Til Styret i Vestfold Bygdeungdomslag Representant fra Vestfold Bondelag Representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Kontaktperson i sentralstyret Saksliste for det 04. styremøtet i Vestfold Bygdeungdomslag 16/17 Tid: 04.05.2016, kl 18:00 Sted: Gjennestad Tilstede: Inger Martha Skjelland, Kristian Nilsson, Anne Helene Sommerstad, Jon Olav Svartdal, Karina Skjauff, Kathrine Skaug, Åse Marit Jorde, Kristian Lunde, representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Faste saker Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) B) Orientering om økonomi (muntlig) C) Landbruksakademi v/ Anne Helene D) Åpen Gård v/ Kristian N E) LS 2018 v/ Inger Martha F) Hyttetur med BBU og TBU v/ Inger Martha Sak 07/16 17 Åpen post (muntlig) Løpende saker Sak 11/16 17 Gjennomgang av mandater Sak 14/16 17 Evaluering av stormøtet Sak 19/16 17 Nemndshelg Sak 20/16 17 Konstituering av årsmøtedelegater Sak 21/16 17 Deltagelse på Landsstevne Sak 22/16 17 Kjøp av profileringsartikler
Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll To protokoller skal lages. En som legges på nettsiden og en som sendes til fylkesstyret. Forslag til vedtak: Protokoll godkjennes med de endringene som foreligger. Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Vi har lokallagsrunde på alle styremøter. Lokallagskontakter skal kontakte sine lokallag i forkant av alle styremøter, og gi en orientering om situasjonen. Det orienteres også om medlemstall og medlemstallmål. Botne/Hillestad Ant. medlemmer: 43 Mål: 100 Lågendalen Ant. medlemmer: 103 Mål: 175 Re Ant. medlemmer: 63 Mål: 101 Sande Ant. medlemmer: 65 Mål: 100 Stokke og Andebu Ant. medlemmer: 76 Mål: 110 Sum medlemmer Vestfold: 351 Mål: 586 Bamble Ant. medlemmer: 73 Mål: 100 Norsjø Ant. medlemmer: 46 Mål: 100 Sum medlemmer Telemark: 121 Mål: 200 Forslag til vedtak: Lokallagsrunden tas til etterfølge.
Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) VBL har hatt møte om jordbruksforhandlingene. VBK har ikke så mye gående, men planlegger litt med åpen gård og vestfoldutstillingen. B) Orientering om økonomi (muntlig) Over 110.000 på konto. C) Landbruksakademi v/ Anne Helene Landbruksakademiet på mandag. Fikk omvisning i samdrifta og er delt både av Vestfold BU og Norges Bygdeungdomslag positivt omdømme. Leder i Vestfold Bondelag var tilstede, og fikk et positivt bilde av bygdeungdomslaget. Noe som kan gjøres årlig og når det er valgkamp. D) Åpen Gård v/ Kristian N 4. September blir det åpen gård på Melsom. Ønsker at Vestfold Bygdeungdomslag kan hjelpe til med rigging på lørdag og at vi kan stille med et show med motorsag og swing eller tevlinger. Kan vi arrangere verneløp (passer for 16+) eller eksteriørbedømming? Kan vi lage en høyball lounge og låne den store reklameveggen til NBU? E) LS 2018 v/ Inger Martha Østfold har også søkt om Landsstevne i 2018. Gunn Jorunn Sørum kan være leder i HK. Sentralstyret har møte i starten av juni, og vi får forhåpentligvis svar i juni en gang. F) Hyttetur med BBU og TBU v/ Inger Martha Hyttetur blir siste helga i mai. Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering.
Sak 05/1617 Åpen post 4H Vestfold skal ha en skogdag torsdag 25. Mai 18:00 20:00. De lurer på om vi kan stå på en post hvor vi ordner noe moro for ungene. Vise fram en tevling eller la ungene være med på tevling. Vestfold BU sier ja takk. Sommerleir med 4H 30. Juni, kan vi vise fram noe tevlinger eller annet fra 10:00 14:00? Vi kan få 2000 for dette, og vi kan bruke dette på en motorsagplass. Planlegge på neste styremøte. T skjorter, har vi noen plan for hva vi skal gjøre med de? Kan vi selge på Vestfoldmesterskap, sommerstevne og landsstevne? Premie på 4H. Vi oppretter vipps Kulturmønstring: har tenkt på dommere og konferansier, som kulturnemda ordner. Kulturnemnda ordner også premier. Hyttetur siste helg i mai med Buskerud og Telemark for å planlegge landsstevne. Tevlingsnemnda trenger dommere til landsstevne. Lages et dokument på drive hvor vi kan skrive inn forslag. Selge miljøteltet vårt og kjøpe et større et. Må lage en egen sak på dette, og ta opp på neste møte. Tenk på dette til neste møte. SNS Vestfold, kan vi holde et kurs her i Langesund. Dette sier vi ja til. Sak 11/16 17 Gjennomgang av mandater Vi gikk igjennom de fleste mandatene på forrige styremøte med unntak av noen. De som ikke leverte forrige gang, skal levere denne gangen. Vi går igjennom dem i plenum. Forslag til vedtak: Mandatene godkjennes med de endringer som kom opp i møtet.
Sak 14/16 17 Evaluering av stormøtet Årets første stormøte ble avholdt den 14.04 på Gjennestad. Vi går igjennom svara lokallagene har gitt på evalueringsskjemaet og evaluering. Det forventes at styremedlemmene har tenkt igjennom hva de synes om møtet, kommer med sine innspill. Huske på til neste gang at innkalling må sendes ut tidsnok, slik at det blir lengre tid til å sende inn saker for lokallag. Flere ønsker at vi kan ha mer diskusjon på møtene. Lokallag ønsker eksempler til saker som kan tas opp eller sendes inn. Noen ønsker lørdagsmøter hvor man kan deles opp i forskjellige verv. Forslag til vedtak: Evalueringen tas til etterfølge. Sak 19/16 17 Nemndshelg I henhold til retningslinjene for nemndsarbeid som vi vedtok på første styremøte skal vi arrangere en nemndshelg. Hensikten med nemndshelg er å komme i gang med arbeidet og tiltak/aktiviteter man har planlagt. Tevlingsnemnda kan planlegge organisering av tevlinger på LS osv. Vurdering Nemndshelga bør avholdes før sommeren. Vi vet at det er få ledige helger i forkant av sommerferien og bør se på alternative løsninger for å møtes og arbeide. Styret kommer med forslag i møtet. Forslag til vedtak: Nemndshelg blir 3/6 på Gjennestad. Inger Martha er ansvarlig for å sende ut innkalling.
Sak 20/16 17 Konstituering av årsmøtedelegater Vi må bli enige om hvilke styremedlemmer som skal få plass på NBUs Årsmøte, som går av stabelen mandag og tirsdag i landsstevneuka. Det er bestemt i vedtektene at hvert fylkeslag får 3 representanter for 1 500 medlemmer, og deretter 1 representant for hvert påbegynte 500 talls medlemmer. Vårt offisielle medlemstall er 535, som betyr at vi kan sende 4 representanter. Fylkesleder sitter i rep.skap og skal dermed ikke regnes med her. Det er foreløbig ikke informert om noen begrensing på antall observatører. Vurdering Det er tradisjon for, og naturlig at de to nestlederne prioriteres. Utover dette må styret bli enige om hvem som får plass. Forslag til vedtak: Kristian Nilsson, Anne Helene Sommerstad, Åse Marit Jorde og Jon Olav Svartdal er valgt som årsmøtedelegater til NBUs Årsmøte 2016. Kristian Lunde og Kathrine Skaug stiller som observatører. Sak 21/16 17 Deltagelse på Landsstevne Fylkesleder har fått signaler på at det er få av medlemmene som planlegger å delta på sommerens landsstevne. Styret tar en diskusjon, setter seg et mål og blir enige om tiltak som skal iverksettes for å nå målet for antall deltagere. Dele videoen fra landsstevne ifjor på facebook arrangementet. Lokallag må dele mye om landsstevne de også på facebook. Ringe eller sende SMS til alle på medlemslista. Selge billetter til landsstevne på sommerstevne husk at sommerstevne må informere om dette. Snakke positivt! Forslag til vedtak: Fylkesstyret har satt et mål om 107 deltagere på landsstevne i 2016. Alle er ansvarlige for å prate positivt og sørge for at målet blir nådd.
Sak 22/16 17 Kjøp av profileringsartikler Profileringsartikler er viktig for at Vestfold Bygdeungdomslag skal få vist seg fram, og for å nå ut til nye, gamle og potensielle medlemmer. I budsjettet for 2016 står det 5000, under posten profilering. Her er noen forslag til ting vi kan bestille: Profileringsartikkel Antall Pris Roll up 1 stk 1.250, (inkl. mva) Is skraper (firkantet) sølv, blå, svart eller hvit http://www.axonprofil.no/fritid/isskraper/solid 500 stk 1000 stk 3.562, (inkl. mva) 5.312, (inkl. mva) Vurdering av saken Roll up er noe vi ikke har, og noe som hadde vært fornuftig å ha på stands og ulike aktiviteter for både fylkesstyret og lokallag. I tillegg har jeg satt opp is skraper som et forslag, som ikke er så dyre per stk men noe de aller fleste har bruk for. Med tanke på at profileringsartiklene kun vil være utgifter, foreslår jeg at vi kan selge et visst antall til lokallaga hvor vi oppfordrer lokallaga til å gi ut disse på diverse arrangement. Jeg vil at alle tenker over hvor mye penger vi skal bruke på dette, og hva som er fornuftig for oss å bestille. Forslag til vedtak: Vi bestiller opp 1000 penner og 1 roll up. Kathrine har ansvar for å følge opp dette. Kathrine Skaug, infoleder Møtet hevet 21:00