Forprosjekt nytt skoleadministrativt system Vedlegg 3: Prosessbeskrivelse Videregående opplæring
Innledning Dette dokumentet utgjør grunnlaget for den foreløpige funksjonelle kravspesifikasjonen for anskaffelsen av nytt skoleadministrativt system (SAS). Dokumentet beskriver de aktivitetene et nytt skoleadministrativt system skal dekke innenfor videregående opplæring. 2
Prosesskart Nytt SAS videregående opplæring Dokumentet er delt inn i tre hovedprosesser. Hovedprosessen Planlegge og etablere utdanning består av tre delprosesser, hovedprosessen utdanning består av seks delprosesser, og hovedprosessen Kontinuerlige aktiviteter består av to delprosesser som gjennomføres på tvers av de andre hovedprosessene. Under hver delprosess er det beskrevet et sett med tilhørende aktiviteter. De ulike aktivitetene er beskrevet på egne sider i dokumentet og gir et detaljert bilde av oppgaver som gjennomføres innenfor videregående opplæring. Skoleadministrasjon Hovedproses ss 1 Planlegge og etablere utdanning 3 Kontinuerlige aktiviteter 2- utdanning Delprosess 1.1 Etablere utdannings -tilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling 1.4 Realkompetansevurdering Tilrettelegge for og følge opp 3.1 Rapportere Reservere rom og ressurs Utstedelse av 3.2 Arkivere
Hovedprosess 1 Planlegge og etablere utdanning et med hovedprosessen Planlegge og etablere utdanning er å sørge for at det skoleadministrative systemet er klar til å ta i mot ved skolestart. Hovedprosessen Planlegge og etablere utdanning beskriver de delprosessene som må gjøres i et skoleadministrativt system før et nytt skoleår begynner. Dette inkluderer å definere et utdanningstilbud med oversikt over hvilke fag og programmer skolen tilbyr, planlegging av elevenes timeplaner og lærernes beskjeftigelse, samt registrering av og ansatte i skolen. Hovedprosess 1 Planlegge og etablere utdanning 1.1 Etablere utdannings -tilbud Time-og stillingsplanlegging 1.2 1.3 1.4 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 4
1.1 Etablere utdanningstilbud 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud Utdanningstilbudet skolen tilbyr må registreres i SAS slik at og lærere kan knyttes opp mot ulike utdanningsprogram og faggrupper. Ved nytt skoleår er det behov for å oppdatere utdanningstilbudet, og ta inn de endringer som er gjort siden forrige år. Med bakgrunn i skolens utdanningstilbud/aktivitetsplan som kommer fra sentralt hold, er skolene pliktig i å tilby et sett med plasser per utdanningsprogram. Skolenes tilbud innenfor ulike utdanningsprogram og programområder bestemmes gjennom politiske vedtak i kommunen eller fylket. Skolen må deretter avgjøre antall grupper innenfor hvert programområde, såfremt det ikke foreligger politiske vedtak om antall klasser skolen skal tilby. Disse retningslinjene danner grunnlaget for skolens tilbud, før elevene fordeles på klasser og fag. Skolens utdanningstilbud er etablert og kan knyttes mot og ansatte. 1.1.5 Registrering av ansatte 5
1.1 Etablere utdanningstilbud 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk Innhenting av kodeverk fra VIGO sin kodeverksdatabase for å sikre at SAS har riktig kodeverk ved utstedelse av og ved rapportering. 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister Endringer og oppdateringer i kodeverket sentralt og/eller hos Vigo. Systemet har behov for et oppdatert kodeverk. Det nasjonale kodeverket utarbeides av Udir og er tilgjengelig i GREPdatabasen. Det sentrale kodeverket består av fagkoder, programområder, fagmerknadskoder, vitnemålsmerknader, utdanningsprogram med mer. I tillegg til sentralt kodeverk vedlikeholdes noe av kodeverket hos Vigo i kodeverksdatabasen. Denne databasen innhenter koder fra GREP og er master for kodeverket som benyttes i SAS. SAS har også behov for å beholde utgåtte koder slik at det er mulig å behandle tidligere utstedte vitnemål. 1.1.4 Registrering av nye faggrupper Oppdaterte kodeverk blir importert til SAS og fremkommer i de ulike koderegistrene i SAS. 1.1.5 Registrering av ansatte 6
1.1 Etablere utdanningstilbud 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 1.1.3 Vedlikehold av fagregister Et fagregister med oversikt over alle fagkoder i SAS. Behov for opprettelse av lokale fagkoder og kobling av disse til GREP-koder. Oppdaterte GREP-koder er nødvendig for å skrive ut korrekte vitnemål og kompetansebevis. SAS importerer GREPkodene fra Vigo kodeverksbasen. Det skal også være mulig for fylkene å opprette egne lokale fagkoder ved behov. De lokale fagkodene kobles mot GREP-kodene. Skoler som ikke benytter lokale fagkoder benytter GREP-kodene i alle deler av systemet og har ikke behov for kobling av lokale fagkoder mot GREP-koder. Dette gjelder både grunnskoler og videregående skoler. Et fagregister med oversikt over GREP-koder og lokale fagkoder. 1.1.5 Registrering av ansatte 7
1.1 Etablere utdanningstilbud 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.4 Registrering av nye faggrupper Etablere faggrupper. Når elevantallet i et fag ikke kan samles i én faggruppe er det behov for å dele elevene inn i flere faggrupper. En elev vil alltid tilhøre et utdanningsprogram og programområde, noe som er førende for hvilke fag eleven skal ha i skolen. Fagene kan bli tilbudt i en eller flere faggrupper, avhengig av elevantallet på skolen eller ved andre behov. En elev vil derfor alltid delta i en eller flere faggrupper for å oppfylle kravene til programområdet. For å organisere skolens samles de i klasser. En klasse består av fra ulike faggrupper også innenfor samme fag. Etablerte faggrupper som kan tildeles. 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 1.1.5 Registrering av ansatte 8
1.1 Etablere utdanningstilbud 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.1.1 Registrering av utdanningstilbud 1.1.2 Innhenting av kodeverk 1.1.3 Vedlikehold av fagregister 1.1.5 Registrering av ansatte Ha oversikt over lærerne og andre ansatte i SAS, samt kunne knytte dem mot faggrupper, og lignende. En ny person blir ansatt og starter på skolen. Fylkenes HR-systemer vil være master for registrering av alle lærere. Data om lærere vil så importeres fra HR-systemet til SAS. Det vil være mulig for skolene og registrere lærere i SAS, men denne informasjonen vil bli oppdatert av HR-systemet så snart læreren er registrert der. Det må være mulighet til å registrere ansatte som ikke er ansatt i fylket direkte inn i SAS, for eksempel øvingslærere (), miljølærere, vaktmester, kontor osv. Ansatte er registrert i SAS. 1.1.4 Registrering av nye faggrupper 1.1.5 Registrering av ansatte 9
1.2 Time- og stillingsplanlegging 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1. Utarbeidelse av stillingsplan 1. Utarbeidelse av timeplan 1. Utarbeidelse av stillingsplan Og utarbeide en stillingsplan med oversikt over lærernes belastning og fordelingen av undervisningsaktiviteter dem imellom. For så å kartlegge stillingsbehovet samlet for skolen. Når det oppstår et behov for å få oversikt over lærernes belastning for å kunne kartlegge overtid/undertid, samt ha oversikt over hvilke aktiviteter hver enkelt lærer har ansvar for. Årlig behov for å identifisere stillingsbehov eller overtallighet. Skolene har behov for bistand til planlegging av skoleåret og utarbeidelse av en stillingsplan for gjennomføringen. Dette danner grunnlaget for å identifisere stillingsbehovet basert på skolens ressurser og undervisningstilbudet som skal dekkes. I stillingsplanen registreres alle aktiviteter som skal fordeles blant. I tillegg registreres alt med stillingsstørrelse. En oppdatert stillingsplan med oversikt over lærernes beskjeftigelse og undervisningsaktiviteter, samt oversikt over skolens behov for nye stillinger og/eller overtallighet. 10
1.2 Time- og stillingsplanlegging 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1. Utarbeidelse av stillingsplan 1. Utarbeidelse av timeplan Utarbeide timeplan for alle. Ved nytt skoleår må alle få en oversikt over sin nye timeplan. 1. Utarbeidelse av timeplan Skolene har behov for å utarbeide en timeplan. Denne gir en enkel oversikt over de ulike undervisningsaktiviteter (fag) og fellesaktiviteter( møter), hvor de er plassert på dager, timer og rom, og hvem som underviser/deltar. Oppdatert timeplan for alle ved skolen. 11
1.3 Inntak og saksbehandling 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.2 Registrering og oppdatering av 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.1 Inntak grunnskolen Registrere og tildele grunnskolene nye som skal starte i første klasse. Inntakslister sendes til fylkeskommunen fra DSF. Før nytt skoleår starter må nye få beskjed om hvilken skole og klasse de tilhører. Skolene får tilsendt lister fra DSF med nye. Basert på elevens bostedsadresse blir de fordelt på inntaksområder som knyttes til de ulike skolene. Brev om tildelt skoleplass sendes ut fra SAS og arkiveres. Nye i grunnskolen er registrert i SAS. 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.11 Inntak til fagskole 12
1.3 Inntak og saksbehandling 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.2 Registrering og oppdatering av 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.2 Registrering og oppdatering av Det er behov for å importere elevlister, samt registrere nye som kommer underveis i skoleåret. Ved nytt skoleår mottar skolen elevlister som må registreres i SAS og det kommer nye underveis som må kobles mot skolen. Nye skal registreres og knyttes mot utdanningsprogram og faggrupper på skolen, og mot eventuell deltagelse i SFO/Aktivitetsskolen. Eleven må registreres med blant annet navn, personnummer, foresatte, adresse osv. Elever som videreføres fra forrige skoleår skal kunne flyttes over i ny klasse og knyttes mot nye faggrupper osv. Elevene er registrert i SAS og kan knyttes mot faggrupper. 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.11 Inntak til fagskole 13
1.3 Inntak og saksbehandling 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.2 Registrering og oppdatering av 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag Få oversikt over og fordele på fag, faggrupper og klasser. Ved nytt skoleår må fordeles på klasser og tildeles faggrupper. Før skolestart må klasser opprettes, det må legges til rette for å ta hensyn til ulike behov og avvik. Elever fordeles på klasser. Elevens fag bestemmes i det vesentlige av hvilket programområde som er knyttet til klassen og faggruppene har gjerne navn etter klassen. Elevens knytning til fag skjer enten ved automatiske rutiner eller manuell knytning til faggrupper. Det er viktig å få varsling om eleven ligger registrert i et fag den har tatt tidligere, eller som ikke kan inngå i elevens programområde. Elevene er knyttet opp mot faggrupper og klasser. 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.11 Inntak til fagskole 14
1.3 Inntak og saksbehandling 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.2 Registrering og oppdatering av 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag 1.3.4 Gjennomføring av Karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad Disse aktivitetene er beskrevet i prosessbeskrivelsen for VO. 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.11 Inntak til fagskole 15
1.3 Inntak og saksbehandling 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.2 Registrering og oppdatering av 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.8 Betale og refundere avgift 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon Disse aktivitetene er beskrevet i prosessbeskrivelsen for privatist. 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.11 Inntak til fagskole 16
1.3 Inntak og saksbehandling 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.3.1 Inntak grunnskolen 1.3.2 Registrering og oppdatering av 1.3.3 Fordeling av på klasser, grupper og fag 1.3.4 Gjennomføring av karriereveiledning VO 1.3.5 Registrering av VO søknad 1.3.6 Saksbehandling av VO søknad 1.3.7 Oppmelding til privatist 1.3.11 Inntak til fagskole Å få registrert nye fagskole i SAS. Nye ønsker å starte på en fagskoleutdanning. Nye fagskole søker gjennom Vigo. Nasjonalt opptakskontor for fagskolen henter ut og distribuerer en liste over de kandidatene som har hver enkelt skolen som sin førsteprioritering. Skolen selv gjennomfører en poengberegning og rangerer kandidatene ut fra tilsendt. De nye elevene registreres i SAS og tilbudsbrev blir sendt til de kandidatene som skal tilbys plass. Nye fagskole er registrert i SAS. 1.3.8 Betaling og fakturagrunnlag 1.3.9 Saksbehandling av privatistoppmelding 1.3.10 Administrasjon av påmeldingsinformasjon 1.3.11 Inntak til fagskole 17
1.5 Realkompetansevurdering 1.1 Etablere utdanningstilbud 1.2 Time-og stillingsplanlegging 1.3 Inntak og saksbehandling Realkompetansevurdering 1.4 1.4.1 Vurdering av realkompetanse 1.4.1 Vurdering av realkompetanse Denne aktiviteten er beskrevet i prosessbeskrivelsen for VO. 18
Hovedprosess 2 utdanning et med hovedprosessen utdanning er å sørge for det skoleadministrative systemet støtter opp om en rekke aktiviteter. Disse aktivitetene går blant annet ut på å gi eleven den utdanning som eleven har krav på, gi oppfølging mht. karakterer, fravær og underveisvurdering, melde opp eleven til og utstede. I tillegg skal de ansatte følges opp mht. lønn, fravær og vikarer. Hovedprosessen utdanning skal inkludere alle delprosesser som støtter opp om at eleven får den utdanning han/hun har krav på og får utstedt et korrekt vitnemål/- kompetansebevis. Dette inkluderer eksempelvis aktiviteter som omhandler registrering av fravær for og lærere, registrering av karakterer, håndtering av IOP/IP, oversendelse av lønnsgrunnlag for ansatte, vikarer, svakter og sensorer, reservasjon av rom og gjennomføring av. Hovedprosess 2 utdanning 1.2 1.3 19
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak Legge til rette for tilpasset undervisning og oppfølging av med enkeltvedtak. Elev med enkeltvedtak er tatt inn på skolen..4 Underveisvurdering Alle enkeltvedtak lagres i skolen saks- og arkivsystem og ikke i SAS av hensyn til personopplysningsloven. Det registreres i SAS om eleven har enkeltvedtak slik at ansatte raskt kan identifisere om det er ytterligere informasjon om eleven i saks- og arkivsystemet..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Oversikt over med og uten enkeltvedtak..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 20
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.2 Utarbeidelse av IOP og IP Oppfølging av med IOP og IP. En elev får utarbeidet en IOP eller IP..4 Underveisvurdering Med utgangspunkt i sentrale læreplaner utarbeides en individuell opplæringsplan (IOP) med kompetansemål for den enkelte elev som skal ha IOP i faget. Det registreres i SAS om en elev har IOP slik at de ansatte kan finne denne i saks- og arkivsystemet..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse Eleven og læreren utarbeider en IP som lister opp de kompetansemål eleven skal jobbe mot i et fag. Det registreres i SAS om eleven har en IP. Oversikt over som har IOP og IP..8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 21
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.3 Registrering av elevfravær Å følge opp elevenes fravær. En elev er borte fra skolen og fravær skal føres..4 Underveisvurdering Karakteransvarlig i et fag registrerer s fravær i SAS. Det skal være mulig for læreren å notere årsak til fravær i et merknadsfelt. Fravær skal kunne inkluderes i vitnemål/kompetansebevis. Fraværsføring må skje i samsvar med opplæringsloven..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Oversikt over elevenes fravær..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 22
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.4 Underveisvurdering Dokumentere underveisvurdering med og uten karakter. Eleven får underveisvurdering (en eller flere) i løpet av skoleåret..4 Underveisvurdering Etter en underveisvurdering er gjennomført registrerer læreren resultatet inn i SAS. Det er viktig for skolen å ha på at denne er gjennomført, og det skal registreres dato for gjennomføringen og eventuelt karakter i SAS..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Oversikt over om og når underveisvurdering er gjennomført for alle elevene..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 23
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.5 Oppfølging av Formidle meldinger til og foresatte elektronisk, samt dokumentere gjennomførte elevsamtaler. Behov for å sende ut en beskjed/melding til elev eller foresatte. Lærer og elev skal gjennomføre en elevsamtale..4 Underveisvurdering Når en beskjed/melding skal sendes ut til en elev eller elevens foresatte kan læreren eller skolen gjøre dette elektronisk ved en SMS eller e-post via SAS..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Når en elevsamtale er gjennomført skal læreren registrere dette i SAS. Beskjed/melding er blitt sendt til elev eller foresatte og loggført i SAS. Oversikt over oppfølging av i SAS..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 24
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Legge til rette for enkel rapportering når en elev slutter/starter, og ivareta god oversikt over aktive. En elev starter ved ny skole eller slutter ved en skole i løpet av skoleåret og starter eventuelt ved en ny skole..4 Underveisvurdering Når en ny elev starter ved en skole skal det være mulig å sette denne som aktiv i SAS etter bekreftelse fra avgivende skole. Når en elev slutter ved en skole settes eleven til passiv i SAS. Det er viktig at elevhistorikken følger eleven så fremt det er mulig. Ved bytte av utdanningsløp skal SAS sørge for enkel rapportering til Vigo..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Oversikt over aktive i SAS, og rapportering til Vigo er ivaretatt..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 25
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse Muligheten til å administrere skyssgodtgjørelsesordningen i SAS. Elev som oppfyller krav til skyssgodtgjørelse er tatt inn på skolen..4 Underveisvurdering Når en elev som har krav på skyssgodtgjørelse er tatt inn på skolen registreres dette i SAS. Det skal være mulig å beregne skyssgodtgjørelse med utgangspunkt i bostedsadresse i SAS, samt å bestille busskort ut fra de rapportene SAS genererer..5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner Oversikt over med krav på skyssgodtgjørelse og muligheten til å lage rapporter for å bestille busskort..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 26
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen Å informere Lånekassen om elevenes utdanningsløp. Lånekassen har behov for informasjonen for å kunne behandle lånesøknader og gjøre om lån til stipend..4 Underveisvurdering Skolene må innrapportere alle undervisningsopplegg til Lånekassen. Dette med bakgrunn i at elevenes søknader om lån og stipend kontrolleres mot at utdanningstilbudet faktisk finnes. Lånekassen henter informasjon for alle undervisningsopplegg som er tilknyttet Vigo. Skolene må også oversende informasjon om undervisningstilbud som ikke rapporteres via Vigo. Dette gjøres på et skjema som er tilgjengelig på Lånekassens internettsider..5 Oppfølging av Skolene rapporterer også sdata. Lånekassen bruker disse dataene ved omgjøring av lån til stipend. I tillegg bruker Lånekassen disse opplysningene til å kontrollere den faglige progresjon ved søknad om studiestøtte for kommende undervisningsår..6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner.7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse Lånekassen får oversendt nødvendig informasjon..8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 27
.1 Tilrettelegging for med enkeltvedtak.2 Utarbeidesle av IOP og IP.3 Registrering av elevfravær.4 Underveisvurdering.5 Oppfølging av.6 Registrering og rapportering av som slutter/begynner.9 Registrering av elevenes fagønsker Registrere elevenes fagønsker. Elevene kan innenfor noen områder velge hvilke fag de skal ta. Innhenting av elevenes fagønsker danner grunnlaget for skolens tilbud av valgfrie programfag, utdanningsvalg og prosjekt til fordypning. Det må kjøres kontroller for å sikre at ikke elevenes fagønsker ikke innebærer fagkollisjoner. Elevene blir fordelt på ulike fag..7 Registrering og vedlikehold av behov for skyssgodtgjørelse.8 Oversendelse av undervisningsopplegg til Lånekassen.9 Registrering av elevenes fagønsker 28
.1 Håndtering av lærerfravær.1 Håndtering av lærerfravær Legge til rette for rapportering av læreres lønnsgrunnlag til HR-systemet, samt for å identifisere vikarlærer. En lærer er fraværende..2 Håndtering av vikarer og variabel lønn Skolene registrerer fravær i SAS slik at ledelsen kan få innsyn i personalfraværet. Fraværsregistrering danner grunnlaget for identifisering av vikarbehov. Lærerfravær skal kunne eksporteres til eksternt økonomisystem som grunnlag for lønnsutbetaling. Vikar for fraværende lærer blir identifisert og riktig lønnsgrunnlag for lærerne blir sendt HR-system..3 Oversendelse av lønnsgrunnlag 29
.1 Håndtering av lærerfravær.2 Håndtering av vikarer og variabel lønn Generere lønnsgrunnlag for vikartimer. En vikar har gjennomført undervisning og har krav på lønn..2 Håndtering av vikarer og variabel lønn Etter en vikar har gjennomført undervisning skal det være mulig å registrere disse timene i SAS. De timene som ligger registrert på en vikar skal kunne generere et lønnsgrunnlag for utbetaling av variabel lønn som sendes til fylkets økonomisystem. Lønnsgrunnlag for underviste vikartimer blir oversendt fylkets økonomisystem..3 Oversendelse av lønnsgrunnlag 30
.1 Håndtering av lærerfravær.3 Oversendelse av lønnsgrunnlag Legge til rette for enkel oversendelse av lønnsgrunnlag til økonomisystem. Pedagogisk har krav på lønn hver måned..2 Håndtering av vikarer og variabel lønn Lønnsgrunnlag for beregnes ut fra beskjeftigelse på de ulike kostnadssteder/kostrafunksjoner i SAS. SAS genererer lønnsgrunnlag og oversender dette til fylkets økonomisystem. Riktig lønnsgrunnlag for blir oversendt til fylkets økonomisystem..3 Oversendelse av lønnsgrunnlag 31
.1 Reservasjon av rom.1 Reservasjon av rom Legge til rette for enkel administrasjon av rom i SAS. Lærernes behov for å booke enkelte rom er til spesiell undervisning eller osv. Ved behov for et spesielt rom eller en ressurs (videorom, prosjektor osv.) kan læreren eller andre fra skolen reservere ressurser i SAS. Dette kan være i forbindelse med undervisning, møter og med mer. Lærerne kan også avbestille reserverte rom er. Oversikt over hvilke rom er som er i bruk til enhver tid. 32
.1 Dokumentering av fagets timetall.1 Dokumentering av fagets timetall Sikre at det finnes en god oversikt over hvert fag med antall planlagte i forhold til skoleruta som tilfredsstiller krav til timeantall i hvert enkelt fag. Elevene har rett på et bestemt antall timer i hvert enkelt fag, føringene kommer fra Udir. Hvert fag det undervises i legges inn i SAS med et krav til timetall undervisning. SAS mapper dette opp mot timeplan og skoleruta (som inkluderer aktivitetsdager, heldagsprøver osv.), og kommer frem til hvor mange timer undervisning som er planlagt for skoleåret. Om dette tallet ikke tilfredsstiller kravet til antall må man gjøre noen endringer. Fagenes minstetimetall framgår av Udir 10-11 (og framtidige tilsvarende dokumenter). En oversikt over alle fag og planlagte antall hvor det fremgår hvilke fag som ikke oppfyller kravet fra Udir. 33
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.1 Registrering av sensorer Legge til rette for enkel administrasjon av sensorer ved skolen. Eksamens skal gjennomføres og sensorer må oppnevnes. Dette gjelder både lokalt gitte og sentralt gitte muntlige er. En lærers sensorkompetanse registreres i SAS og læreren registrerer om han ønsker å bistå som sensor. Fylkene plukker ut de som skal være sensorer og registrerer dette i SAS. For sentralt gitte er blir sensorene utnevnt i PAS. En oversikt over hvilke lærere ved skolen som skal være sensorer hvor og når..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 34
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.2 Registrering av svakter Legge til rette for enkel administrasjon av svakter. Behov for svakter ved gjennomføring av. Alle svakter registreres i SAS med den type skompetanse de har. Eksamensvakter allokeres til bestemte er i SAS og får tilsendt beskjed om oppmøte tid, sted og rolle fra løsningen. Oversikt over alle skolens svakter, samt oversikt over hvilke vakter som bistår ved hvilken..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 35
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.3 Oppmelding/uttrekk til Legge til rette for enkel administrasjon av suttrekk. Et suttrekk skal gjennomføres. Trekkfager registreres i SAS. Når et suttrekk skal gjøres genererer SAS et tilfeldig uttrekk i faget og grupperer spartier. Informasjon om hvilke kandidater som er kommet opp til blir tilgjengelig for elevene i systemet ved et bestemt tidspunkt. Oversikt over hvilke som har kommet opp i hvert fag, og spartier. Eleven får beskjed om han/hun er kommet opp eller ikke..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 36
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS Legge til rette for enkel rapportering til PAS. Elever skal opp i sentralt gitte er. Ved sentralt gitte er skal SAS rapportere inn spartier og annen sdata til PAS. Det må registreres i SAS om spartiet er knyttet til gitt sentralt eller ikke. SAS gir PAS input ang. hvilke spartier som er trukket ut til..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 37
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.5 Innhenting av resultater Legge til rette for enkel innhenting av sresultater elektronisk fra PAS. Eksamen er gjennomført og sensur er klar. Etter sensur er klar henter SAS inn resultatene fra PAS og offentliggjør dem for elevene ved et predefinert tidspunkt. Karakterene skal også brukes til utstedelse av vitnemål/kompetansebevis. Eksamensresultater fra PAS tilgjengelig for elevene i SAS..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 38
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.6 Registrering av obligatorisk Legge til rette for enkel administrasjon av obligatorisk. Obligatorisk skal gjennomføres i flere fag. Det registreres i SAS hvilke fag som har obligatorisk. En administrativ ressurs genererer spartier i løsningen, og disse blir offentliggjort for elevene i SAS. Oversikt over spartier i obligatoriske er i SAS..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 39
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.7 Gjennomføring av særskilt, utsatt og ny prøve Legge til rette for enkel administrasjon knyttet til gjennomføring av særskilt, utsatt eller ny prøve. En elev har behov for en særskilt, utsatt eller ny prøve. I et sparti må hvert enkelt kandidat registreres med hvilken prøvetype kandidaten skal opp til i SAS. Dette kan være ny prøve, særskilt prøve, utsatt prøve, ordinær prøve eller privatist prøve. Slik vil man få man prøven registrert riktig på vitnemål (førstegangs eller nytt). Oversikt over alle skandidater og hvilken prøvetype de tar i hvert fag..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 40
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.8 Utsending av informasjon til Legge til rette for enkel utsending av informasjon til elevene. En eller flere skal informeres om et forhold. Når det oppstår et behov for å dele informasjon med en eller flere kan man i SAS sende ut en melding (epost), en sms eller generere et brev. Informasjon rundt sgjennomføring osv skal være tilgjengelig for eleven i SAS. Elevene får tilsendt den nødvendige informasjon fra/i SAS..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 41
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.9 Registrering av sresultater (lokale) Legge til rette for enkel registrering av sresultater for lokalt gitt. Gjennomføring av lokalt gitt. Etter en lokalt gitt er gjennomført registrerer sensoren eksmensresultatet i SAS og signerer/godkjenner resultatene for sine kandidater. Når sensuren er klar logger elevene seg inn i SAS og får tilgang til sine resultater. Oversikt over alle resultater ved lokalt gitte er i SAS..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 42
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.10 Administrering av lønn til sensorer og svakter Legge til rette for enkel administrasjon av lønn til sensorer og svakter. Gjennomføring av. Når en er gjennomført skal sensoren evt. supplere og signere et forhåndsinnfylt skjema hvor riktig antall skandidater osv. er fylt inn. Dette skjemaet danner grunnlaget for lønnsgrunnlaget som sendes over fra SAS til fylkets økonomisystem. Eksamensvaktenes arbeid registreres i SAS (kan ha ulike satser) og oversendes fylkets økonomisystem for utbetaling. Oversikt over sensorarbeid og svaktarbeid i SAS, og mulighet for oversendelse av lønnsgrunnlag..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 43
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.11 Oppsett av splan Legge til rette for enkel distribusjon av splan. Eksamen skal gjennomføres. Når splan med oversikt over sdager og foreberedelsesdager er utarbeidet legges denne inn i SAS slik at lærere og får tilgang til den. Oversikt over alle sdatoer og forberedelsesdatoer ligger inne i SAS..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 44
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.12 Allokering av svakter, sensorer og rom Legge til rette for enkel administrasjon av svakter, sensorer og rom. Eksamen skal gjennomføres. Det registreres kobling mellom spartier, rom, svakter og sensorer i SAS. Eksaminatorer registreres pr (evt. egne lærere med sensorkompetanse), eksterne sensorer kobles til spartier. Oppdatert oversikt over spartier, svakter, sensorer og rom og koblingen mellom dem..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 45
.1 Registrering av sensorer.2 Registrering av svakter.3 Oppmelding/uttrekk til.4 Eksportering av sdata til PAS/PGS.5 Innhenting av resultater.6 Registrering av obligatorisk.7 Gjennomføring av særskilt utsatt og ny prøve.8. Utsending av informasjon til.9 Registrering av sresultater (lokale).10 Administrering av lønn til sensorer og svakter.13 Kontroll av srom Legge til rette for enkel administrasjon av srom. Eksamen skal gjennomføres. Det registreres i SAS om et rom kan benyttes til, og til hvilken type det kan brukes. SAS har oversikt over hvilke rom som kan benyttes til de ulike typene..11 Oppsett av splan.12 Allokering av svakter, sensorer og rom.13 Kontroll av srom 46
.1 Sluttvurdering.1 Sluttvurdering Legge til rette for registrering av sluttvurdering av eleven. Skoleåret er over og standpunktkarakter, terminkarakter og skarakterer skal gis..2 vitnemål/ kompetansebevis.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak Etter skoleåret er over legger læreren inn standpunktkarakterer pr elev i SAS. Etter sensuren er gjort legger sensorer inn skarakterer pr elev. Det skal også være mulig for læreren og signere/godkjenne karakterregistreringer i SAS for å unngå papir. Karakterene skal kunne publiseres for elevene i SAS ved et tidspunkt bestemt av skoleadministratoren. Oversikt over alle med karakterer, samt at eleven får tilgang til sine karakterer i SAS..4 Klagebehandling 47
.1 Sluttvurdering.2 vitnemål/kompetansebevis Legge til rette for enkel administrasjon av vitnemål og kompetansebevis (med vedlegg). En elev er ferdig med sin skolegang og har krav på vitnemål/ kompetansebevis på gjennomført undervisning..2 vitnemål/ kompetansebevis Når en klasse er ferdig med sin skolegang skal man i SAS kunne skrive ut korrekte vitnemål/kompetansebevis (med vedlegg) til alle i klassen. Det skal også være mulig å skrive ut en karakterutskrift etter første termin, eller endt skoleår til de elevene som ikke er avgangs..3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak Mulighet til å skrive ut vitnemål/kompetansebevis (med vedlegg) fra SAS..4 Klagebehandling 48
.1 Sluttvurdering.3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak Legge til rette for elektronisk oversendelse av vitnemål til SO. Skoleåret er over og elevene skal søke seg videre på høyere utdanning..2 vitnemål/ kompetansebevis Alle vitnemål og kompetansebevis sendes elektronisk over til SO fra SAS. Skolen får sendt alle elevenes vitnemål/ kompetansebevis over til SO for behandling av elevens søknad til videre utdanning..3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak.4 Klagebehandling 49
.1 Sluttvurdering.4 Klagebehandling Legge til rette for en god klageprosess med god sporbarhet. Elev sender inn klage på standpunkt eller skarakter..2 vitnemål/ kompetansebevis Når en elev ønsker å klage på en karakter/vurdering gjøres dette i SAS. Klagen oversendes til skolen og viderebehandles i SAS. Eleven kan sjekke status på klagen selv i SAS. All aktivitet i klagesaken loggføres i SAS slik at man enkelt kan se historikken. Eleven får resultatet på klagen i SAS, evt. med elektronisk beskjed om at klagen er behandlet pr e-post eller SMS..3 Oversendelse av vitnemål til Samordna opptak Oversikt over alle klager og deres status i SAS..4 Klagebehandling 50
Hovedprosess 3 Kontinuerlige aktiviteter Kontinuerlige aktiviteter er støtteprosesser som gjennomføres regelmessig gjennom skoleåret. Dette inkluderer rapportering og arkivering. et er å sikre at lovpålagte krav til rapportering og arkivering tilfredsstilles. Kontinuerlige aktiviteter inkluderer aktiviteter knyttet til rapportering og arkivering. Skolen må ha et verktøy som gjør det mulig å bygge rapporter som tilfredsstiller lovpålagte krav og lokale rapporteringsbehov. Skolen må videre ha et verktøy som tilfredsstiller lover og forskrifter knyttet til arkivering. Hovedprosess 3 Kontinuerlige aktiviteter 3.1 Rapportere 3.2 Arkivere 51
3.1 Rapportere Rapportere 3.1 3.2 Arkivere 3.1.1 Rapportering av statistikk 3.1.1 Rapportering av statistikk 3.1.2 Generering av rapporter og maler Legge til rette for enkel rapportering av statistikk. Ved gitte tidsfrister skal det rapporteres statistiske data til en rekke instanser. Rapportering skal gjøres til eksempelvis GSI (Grunnskolens informasjonssystem), Vigo, NIR (Najsonalt introduksjonsregister), Lånekassen, DBH (Database for statistikk for høgre utdanning) og Kvalitetsportalen (Oslo kommune). De ulike rapporteringene til ulike instanser skjer på litt forskjellig måte. Noen rapporteringer går automatisk, mens andre genererer dokumenter som må sjekkes og innrapporteres manuelt. Rapportering av statistikk til nødvendige instanser er ivaretatt. 52
3.1 Rapportere Rapportere 3.1 3.2 Arkivere 3.1.2 Generering av rapporter og maler 3.1.1 Rapportering av statistikk 3.1.2 Generering av rapporter og maler Legge til rette for generering av ulike typer rapporter og maler. Behov for skreddersydde rapporter. Ved behov for en skreddersydd rapport velges de ønskede feltene, og det genereres en rapport. Om det er behov for å generere samme rapport senere lagres utvalget som en egendefinert rapporttype. Rapportene kan eksporteres til ønsket format (regneark, tekstbehandlingsfil eller pdf). En skreddersydd rapport som inneholder ønsket informasjon. 53
3.1 Rapportere Rapportere 3.1 3.2 Arkivere 3. Arkivering 3. Arkivering Legge til rette for enkel administrasjon av arkivverdig materiale. Det produseres arkivverdige dokumenter i SAS som skal lagres i saks- og arkivsystem. Ved utarbeidelse av arkivverdig kan man enkelt arkivere disse i fylkets saks- og arkivsystem. Det loggføres i SAS hvilke dokumenter som er arkivert. Arkivverdige dokumenter blir arkivert i fylkets saks- og arkivsystem. 54