Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/16 Dato: 11.04.2016 kl. 09.00 10.30 Sted: Rådhuset, møterom Lilleheia MØTEBOK Tilstede: Torbjørn Klungland, leder Sigmund Kroslid, nestleder Charlotte Tangvald Larsen Ann Sylvi Vikeså Judith Birkeland Dessuten møtte: Revisor Monica Nilsen (sak 09/16) Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 08/16 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 09/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 10/16 NUMMERERT BREV NR. 11 FRA REVISOR - OPPFØLGING SAK 11/16 EVALUERING AV ETISKE RETNINGSLINJER Referatsaker: R 05/16 Innkalling representantskapsmøte Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS R 06/16 Innkalling representantskapsmøte IRS Miljø IKS Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
UNDERSKRIFTER Torbjørn Klungland Leder Sigmund Kroslid Nestleder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Flekkefjord kommune, ordfører, rådmann, revisorer, Ellen Frisell, Avisen Agder. 2
Møtebok 11.04.2016 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 08/16 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 01.02.2016 ble godkjent. SAK 09/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget anbefaler at bystyret godkjenner Plan for selskapskontroll i Flekkefjord kommune 2016-2019. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 09/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Forslag til Plan for selskapskontroll 2016-2019 Bakgrunn: Hva er selskapskontroll? Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. 3
Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av bystyret minst en gang i løpet av valgperioden. Hvilke selskaper er omfattet av selskapskontroll? Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide, kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. Formålet med selskapskontroll Kommunen ønsker å ivareta følgende formål med selskapskontrollen: 1. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven og ivaretar kommunens interesser og bystyrets vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltningen av eierinteressene (eierskapskontroll) 2. Sikre at de regler som gjelder innenfor vedkommende organisasjonsform og virksomhetsområde etterleves i de virksomheter som faller inn under den lov- og forskriftspålagte selskapskontrollen. 3. Tilstrebe en bevissthet om hva kommunen ønsker å oppnå ved å etablere virksomheter, eller ved å erverve eller eie eierandeler i virksomheter, alene eller sammen med andre eiere/ deltakere 4. Vurdere økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrets vedtak og forutsetninger i de selskaper hvor dette særskilt besluttes (forvaltningsrevisjon) En del av kontrollen vil være å påse at kommunen har rutiner for å følge opp eierinteressene ved at det foretas kontroll. Det ligger ikke i selskapskontrollen å foreta kontroll med forretningsmessige disposisjoner da dette faller inn under styrets ansvar. Gjennomførte selskapskontroller: Det ble i perioden 2012-2015 gjennomført følgende selskapskontroller: IRS Miljø IKS Lister Bompengeselskap AS Momentor AS Gjennom bestilling av Vest-Agder Fylkeskommune er det tidligere gjennomført selskapskontroll i IKAVA IKS og Vest-Agder Museet IKS (selskap hvor Flekkefjord kommune har eierinteresser) Forslag til plan: Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 4
3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Agder Sekretariat Det er først og fremst prioritert selskaper som ikke har vært gjenstand for eierskapskontroll, en risiko- og vesentlighetsvurdering, samt selskap som allerede er besluttet kontrollert. Der det er flere kommuner som har eierinteresser i de samme selskapene, bør det gjennomføres koordinerte kontroller: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Flekkefjord kommune 2016-2019 foreslått å gjennomføre selskapskontroll i følgende selskap i prioritert rekkefølge. DDV Drift DDV Strategi Flekkefjord Kommunebygg AS Flekkefjord Havn Abelnes AS (Begrenset selskapskontroll) Lister Friluftsråd Dersom det i perioden frem til 2019 etableres eierskap i nye selskaper, kan det bestilles selskapskontroll særskilt for disse selskap. Forslag til innstilling: Kontrollutvalget anbefaler at bystyret godkjenner Plan for selskapskontroll i Flekkefjord kommune 2016-2019». Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 10/16 NUMMERERT BREV NR. 11 FRA REVISOR OPPFØLGING Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannen sin tilbakemelding om oppfølging av nummerert brev nr. 11 fra revisor til etterretning. Saken sendes til bystyret til orientering. 5
Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 10/16 NUMMERT BREV NR 11 FRA REVISOR Vedlegg: Nummerert brev nr. 11 fra revisor, datert 21.01.2016 Oppfølging av nummerert brev fra rådmannen, datert 29.03.2016 Bakgrunn: Revisor plikter å ta opp vesentlige forhold i nummererte brev. Slike brev inneholder informasjon som revisor finner det nødvendig å informere kontrollutvalget om. Brevene skal sendes til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Kontrollutvalget plikter å påse at de forhold revisor påpeker blir fulgt opp. Hva saken gjelder: Kontrollutvalget behandlet i sitt møte 01.02.2016 mottatt nummert brev nr. 11 fra revisor vedr. internrevisjon 2015. I brevet ble følgende forhold tatt opp: Arbeidsdeling Delegasjon av anvisning Kontantsalg Kopi av brevet fra revisor følger vedlagt. Kontrollutvalget gjorde slikt enstemmig vedtak: «Kontrollutvalget vil be rådmannen om å gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 31. mars d.å. om hvordan nummerert brev fra revisor blir fulgt opp.» Rådmannen redegjør i sitt svarbrev datert 29.03.2016 om hvordan de bemerkede forhold blir fulgt opp. Det blir gjort en rekke endringer av rutiner og dokumentasjon av delegasjoner som imøtekommer revisors anbefalinger. Kopi av rådmannens svarbrev følger vedlagt. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannen sin tilbakemelding om oppfølging av nummerert brev nr. 11 fra revisor til etterretning. 6
SAK 11/16 EVALUERING AV ETISKE RETNINGSLINJER Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar formannskapets vedtak til etterretning. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 11/16 ETISKE RETNINGSLINJER Vedlegg: Utskrift av møtebok Flekkefjord formannskap, 17.03.2016 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i sitt møte 01.02.2016, sak 07/16: «Kontrollutvalget er gjort kjent med at etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i Flekkefjord kommune ble vedtatt av bystyret 30.06.2011, og skulle derved ha vært evaluert etter 2 år. Kontrollutvalget vil anmode om at dette arbeidet igangsettes snarest.» Rådmannen beklager i sin saksfremstilling til formannskapet at retningslinjene ikke har vært evaluert i tråd med forutsetningene i bystyrets vedtak, og foreslår at dette arbeidet blir igangsatt i tråd med kontrollutvalgets anbefaling. Formannskapet har i sak 026/16 vedtatt å nedsette en arbeidsgruppe bestående av 5 representanter til å foreta en evaluering av kommunens etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte av 30.06.2011. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar formannskapets vedtak til etterretning. Referatsaker: Disse sakene ble referert og tatt til orientering: R 05/16 Innkalling representantskapsmøte Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS R 06/16 Innkalling representantskapsmøte IRS Miljø IKS 7
Fast post: Revisor orienterer Revisor orienterte om fremdriften med kommuneregnskapet for 2015. Eventuelt 1. Leder av kontrollutvalget hadde mottatt mail fra Tore Torgersen, datert 22.02.2016, vedr. påståtte brudd på Lov om husleieavtaler. Etter henvendelse fra leder forelå det også mail fra Inger Merete Egeland, datert 4. april 2016, hvor flere spørsmål ble besvart. Tore Torgersen ble gitt anledning til å utdype problemstillinger sett fra sitt ståsted i møtet. Revisjonen tar innspillene med i sitt videre arbeid med Overordnet analyse for Flekkefjord kommune. Overordnet analyse skal danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas innen utgangen av 2016. 2. Sekretær opplyste at Torbjørn Klungland var valgt som styremedlem i Agder Sekretariat for inneværende valgperiode. 3. Sekretær tar kontakt med ordfører vedr. eventuell uttale til bystyrets behandling av sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS. Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til 9. mai 2016. 8