REFERAT FRA STYREMØTE I DRIFTSASSISTANSEN I HEDMARK. Møtedato: 26.5.16 Sted: Hias, Sandvikavegen 136, Ottestad Til stede på møtet: Styremedlemmer: Hanne Rolsdorph Inge Ryen Hanne Thingstadberget Ingeborg Aasvangen Geir Martinsen fra kl. 12.15 Øvrige: Forfall: Ingen Saksliste: 1/16 Årsmelding for DiH 2015. 2/16 Regnskap for DiH 2015. 3/16 Gjennomgang av årshjul og årsplan 2016. 4/16 Status timebruk pr. 30.4.16. 5/16 Orientere om timebruk, direkte bistand siste 5 år. 6/16 Status regnskap pr. 30.4.16. 7/16 Status handlingsplan pr. 20.5.16. 8/16 Overtagelse av nødvannsutstyr 9/16 Orientering om endelig timepris for DiH 2016. 10/16 Eventuelt. Sak 1/16: ÅRSMELDING FOR DIH 2015. Saksdokumenter: Forslag til årsmelding DiH 2015, vedlegg 1. Vedlagt forslag til årsmelding for DiH 2015. Forslaget godkjennes som styrets årsmelding for 2015 med de endringer som kom fram under styremøte, og under forutsetning av at revisors beretning ikke skulle tilsi noe annet. Underskrevet årsmelding sendes medlemmene og legges frem for årsmøtet. Sak 2/16: REGNSKAP FOR DIH 2015
Saksdokumenter: Detaljregnskap for DiH 2015, vedlegg 2. Regnskapsføring: DiH er registrert som en forening uten økonomisk formål med eget regnskap. Samlet resultat: I revidert budsjett av 2.10.15 var det forutsatt et resultat i balanse. Det var budsjettert med et underskudd på kr. 317.560,- for avløp som skulle dekkes av et overskudd med tilsvarende beløp for akkreditert prøvetaking. Dette har sammenheng med et overforbruk på avløp i forbindelse med oppstart og innføring av akkreditert prøvetaking i perioden 2010-2012. Vannforsyningen var budsjettert i balanse. Regnskapet for 2015 viser et lite overskudd for DiH (vannforsyning, avløp og akkreditert prøvetaking) på kr. 31.746,-. Underskudd på avløp med kr. 547.483,- ble dekket av overskudd ved vann og akkreditert prøvetaking på henholdsvis kr. 219.598,- og kr. 359.632,-. Hovedårsaken til underskudd på avløp ble ca. kr. 200.000,- høyere enn forventet er for optimistisk budsjettering på kursinntekter og andre driftsinntekter i tillegg til høyere etterspørsel fra medlemmene om bistand på avløp. Overskuddet for akkreditert prøvetaking ble omtrent som forventet. Overskuddet på vann ble ca. kr. 200.000,- mer enn forventet da etterspørselen til bistand på vann var lavere enn forventet. Bemanningsinnsatsen fra Hias til DiH i 2015 var 3,55 årsverk (4615 timer inkl. 23 timer lekkasjesøk). I hht til revidert budsjett var det planlagt at det skulle benyttes 3,6 årsverk (4690 timer). Det ble dermed benyttet 75 timer mindre enn revidert budsjett. Kursinntekter (3220) og andre driftsinntekter (3990): Overskudd fra fagtreff i Kongsvinger og tilskudd fra Fylkeskommunen i forbindelse med kurs ved HiG er inntektsført med kr. 142 079,-. Det var budsjettert med ekstra timer for Os kommune, men disse timene ble ikke tatt i bruk. Intektene fra VA-dagene Innlandet 2014 ble inntektsført i 2014. Konsulenthonorar (6791): DiH har avtale med kommuneentreprenøren i Hamar om oppdrag på lekkasjelytting. Det er lekkasjelyttet ca. 23 timer i 2015. Videre er utgifter i forbindelse med undervisning ved HIG ført på denne posten. Data/EDB-kostnader (6810): Nytt rapporteringssystem til erstatning for Avløp 2000 ble anskaffet i 2014, men implementering og testperioden førte til at selve anskaffelsen ikke er blitt belastet budsjettet i 2014 og 2015. Utgiftene for anskaffelsen vil komme i 2016 i avdelingen for avløp. DiH s egenkapital Forutsatt at årets samlede overskudd går til økning av DiH s egenkapital, har DiH pr. 31.12.2015 en egenkapital på kr. 516 281,-. Styret anbefaler at årsmøtet gjør følgende vedtak: 1. Regnskap for 2015 godkjennes. 2. Samlet overskudd på kr. 31 746,- går til økning av DiH s egenkapital
Sak 3/16: GJENNOMGANG AV ÅRSHJUL OG ÅRSPLAN 2016. Saksdokumenter: Årshjul 2016, vedlegg 3 Årsplan 2016, vedlegg 4 Årshjul- og årsplan 2016 gås gjennom på styremøte. Årshjul- og årsplan 2016 godkjennes av styret. Forslag til årshjul 2017 legges frem for styre i styremøte 29.9.16 Sak 4/16: STATUS TIMEBRUK PR. 30.4.16 Saksdokumenter: Oversikt timebruk, vedlegg 5 Timebruk gjennomgås på møte. Styret tar presentert timebruk pr. 30.4.16 til orientering. Sak 5/16: ORIENTERING AV TIMEBRUK, DIREKTE BISTAND SISTE 5 ÅR Saksdokumenter: Oversikt timebruk, direkte bistand siste 5 år, vedlegg 6 Timebruk, direkte bistand siste 5 år gjennomgås på møte. Styret tar presentert timebruk siste 5 år til orientering. Sak 6/16 STATUS REGNSKAP 30.4.16 Saksdokumenter: Regnskapsrapport pr. 30.4.16, vedlegg 7. Regnskap pr. 30.4.16 gjennomgås på møte. Styret tar regnskapsrapport pr. 30.4.16 til orientering. Sak 7/16 STATUS HANDLINGSPLAN PR. 20.5.16
Saksdokumenter: Status i hht. handlingsplan 20.5.16, vedlegg 8. Status i hht. handlingsplan gjennomgås på møte. Status i hht. handlingsplan 20.5.16 tas til orientering. Sak 8/16: OVERTAGELSE AV NØDVANNSUTSTYR Nødvannsutstyr er et mobilt vannforsyningssystem, tilpasset bruk i kommuner i tilfelle det oppstår problemer med forsyningen av drikkevann til kommunens innbyggere. Konseptet består av store stålkontainere som inneholder sammenleggbare plasttanker/bokser som igjen utstyres med plastsekker (1m³). Plastsekkene fylles med vann fra en ren vannkilde. Plastsekkene er engangsutstyr, og skiftes ut etter en beredskapshendelse. Utstyres er enkelt å håndtere og hygienisk i bruk. Plasttankene er isolert og har elektriske varmematter for å kunne benyttes om vinteren. Utstyret transporteres på lastebil. Når plasttankene er utplassert kan de etterfylles med tankbil. Egnede steder for plassering av tankene er f.eks. ved matbutikker, skolegårder, bensinstasjoner eller parkeringsplasser. Vinteren 2014 gikk Givas IKS, Hias IKS og Elverum kommune til en felles anskaffelse av ovenstående beskrevet utstyr. Formålet var nettopp å øke leveringssikkerheten i forbindelse med beredskapssituasjoner hvor det må leveres nødvann til eierkommunens abonnenter. Anskaffelsen besto av følgende materiell: 2 stk. stål kontainere som hver inneholder 70 stk. vintersikrede sammenleggbare plasttanker, 140 plastsekker, samt tilhørende utstyr (ca. kr. 1,4 mill. kr) 10 stk. 7,5 m³ transportposer og 10 stk. 5 m³ transportposer (samlet kr.370.000,-) 5000 stk. 10 liters poser til sluttbruker (forbruksmateriell) (kr.140.000,-) Den totale kostnaden for anskaffelsen ble i overkant av 1.9 mill. kroner (uten mva). Eierforholdet/kostnadsfordelingen: Givas IKS 27,3 % Elverum kommune 22,7 % Hias IKS 50 % Utstyret lagres i dag ved vannbehandlingsanlegget i Kongsvinger, men
det planlegges et nytt lagerbygg i Elverum hvor utstyret skal plasseres. Det er satt visse krav til lagringsstedet, og DiH er involvert i byggeprosessen for å sikre at krav og behov blir ivaretatt. DiH ønsker å overta ansvaret og eierskapet til alt nødvannsutstyret som i dag eies av Givas IKS, Hias IKS og Elverum kommune. Årsaken er å sikre at alle kommunene som er medlemmer av DiH (vann) har samme tilgang til nødvendig materiell ved en beredskapssituasjon. DiH ønsker at utstyret skal oppbevares i det nye lagerbygget som settes opp i Elverum. Kostnadene for lagring dekkes av DiH gjennom medlemsavgiften. Henvendelser fra medlemmene om lån av utstyret ønskes rettet til DiH og/ eller Elverum kommune. Ettersyn og vedlikehold utføres av personell fra DiH. Ved anvendelse skal materiellet rengjøres og pakkes av de som har benyttet det. Forbruksmateriell (plastsekker) må etterfylles og skadet utstyr må erstattes av bruker. Forslag til avtale om overtagelse av nødvannsutsyr legges fram for styre i neste styremøte. Det utarbeides finansieringsalternativer hvor alle medlemskommunene inkluderes. Saken skal godkjennes av årsmøte. Sak 9/16: ORIENTERING OM ENDELIG TIMEPRIS FOR DIH 2016 Indeksregulert timepris 2016 etter indeks 09517 (Tjenesteprisindeks med underindeks «Byggeteknisk konsulentvirksomhet») er beregnet etter indeks 106,8 i 3. kvartal 2012 og indeks 112,9 4. kvartal 2015. Timepris i 2012 var kr. 875,-. Prisøkning: ((112,9-106,8) / 106,8) x 100 = 5,7 % Timepris 2016: 875 x 1,057 = kr. 925,- Styret tar endelig timepris for DiH 2016 til orientering. Sak 10/16: Saksdokumenter: EVENTUELT Ingen.