Til Styret i Vestfold Bygdeungdomslag Representant fra Vestfold Bondelag Representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Kontaktperson i sentralstyret Protokoll for det 06. styremøtet i Vestfold Bygdeungdomslag 16/17 Tid: 10.08.2016, kl 18:30 Sted: Gjennestad Tilstede: Inger Martha Skjelland, Kristian Nilsson, Anne Helene Sommerstad, Jon Olav Svartdal, Karina Skjauff, Kathrine Skaug, Åse Marit Jorde, Kristian Lunde, Camilla Vaaden, Benedikte Didrikson og representant fra Vestfold Bygdekvinnelag Faste saker Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) B) Orientering om økonomi (muntlig) C) Høstkurs Sak 07/16 17 Åpen post (muntlig) Løpende saker Sak 13/16 17 Søknad om tildeling av LS 2019 Sak 26/16 17 Forslag til kontrakt for leie av VBU teltet Sak 28/16 17 Evaluering av LS 2016 Sak 29/16 17 Buss til NBUs Høstarrangement i samarbeid med BBU og TBU Sak 30/16 17 Kjøp av jekkestropper Sak 31/16 17 Valg av observatør på 2. rep.skap 2016
Sak 01/16 17 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 02/16 17 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak: Protokoll godkjennes. Referent tar med seg innspillene videre. Sak 03/16 17 Lokallagsrunde Vi har lokallagsrunde på alle styremøter. Lokallagskontakter skal kontakte sine lokallag i forkant av alle styremøter, og gi en orientering om situasjonen. Det orienteres også om medlemstall og medlemstallmål. Botne/Hillestad Ant. medlemmer: 53 Mål: 100 Lågendalen Ant. medlemmer: 110 Mål: 175 Re Ant. medlemmer: 70 Mål: 101 Sande Ant. medlemmer: 80 Mål: 100 Stokke og Andebu Ant. medlemmer: 91 Mål: 110 Sum medlemmer: 406 Mål: 586 Bamble Ant. medlemmer: 79 Mål: 100 Norsjø Ant. medlemmer: 50 Mål: 100 Sum medlemmer: 135 Mål: 200 Forslag til vedtak: Lokallagsrunden tas til etterfølge.
Sak 04/16 17 Orienteringssaker A) Orientering fra VBL og VBK (muntlig) VBL: Vestfold Bondelag har styremøte til uka, og begynner med fremtidige planer da. VBK: Skal på Vestfoldutstillingen. Ha en inspirasjonskveld på Fossnes og få folk med ut. B) Orientering om økonomi (muntlig) Økonomileder har sendt søknad om støtte for benker. Faktura for VBU nytt og porto er sendt ut til lokallag. VBU har i underkant av 6000 på bankkort og rundt 85 000 på brukskonto. C) Høstkurs 16. 18. September i Vikersund. Valgkomiteen kommer opp på lørdag hvor de skal få kursing i sitt arbeid. Påmeldingsfristen for høstkurs er satt til 31. August. Tora Voll Dombu stiller fra sentralstyret Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering Sak 07/16 17 Åpen post Åpen gård Det blir åpen gård på Melsom første helg i September med swingoppvisning og motorsagoppvisning + at VBU skal ha stand Vi prøver å få til en bra stand med benker og bålpanne + kryddertevling Sak 13/16 17 Søknad om tildeling av LS 2019 Det ble, på fylkesårsmøtet, vedtatt at VBU skulle søke om tildeling av LS i 2018. Det gjorde vi, men søknaden ble avslått av sentralstyret. Arrangementsleder i sentralstyret har som et resultat av dette oppfordret oss til å søke om LS 2019. Frist for søknader om LS 2019 var i begynnelsen av august. Sist gang NBUs landsstevne ble avholdt i Vestfold var i 1999, på Hovlandbanen i Larvik.
Saken Saken dreier seg først om fremst om en diskusjon om hvorvidt vi skal søke om LS 2019. Dersom vi velger å søke om LS 2019 må det sendes en søknad snarest. Søknaden vi sendte i forbindelse med LS 2018 ligger som vedlegg, og er foreløpig forslag til søknad. Styret oppfordres til å lese i gjennom søknaden og komme med endringsforslag i møtet. Vurdering Fylkesleder anbefaler styret å gå inn for å søke om LS 2019. Det er som nevnt lenge siden sist et landsstevne ble avholdt i Vestfold. Et eventuelt landsstevne gir positive ringvirkninger for hele fylkeslaget, i form av muligheter for medlemsvekst, kompetansebygging og økonomisk gevinst. I søknaden skal det legges til flere aktuelle personer til å sitte i en hovedkomité. I tillegg bør vi høre om eventuelle steder å holde landsstevne. Forslag til vedtak: Vestfold Bygdeungdomslag skal søke om tildeling av LS 2019. Leder sender søknad til arrangementsleder snarest. Inger Martha Skjelland, fylkesleder Sak 26/16 17 Forslag til kontrakt for leie av VBU teltet På forrige styremøte vedtok styret at VBU teltet skal leies ut. Det ble i den forbindelse satt priser. For å gjøre organiseringen av utleie enklest mulig må vi vedta en kontrakt som skal brukes. Saken Forslag til kontrakt for leie av VBU teltet ligger som vedlegg. Styret oppfordres til å lese i gjennom og komme med endringsforslag i møtet. Forslag til vedtak: Forslag til kontrakt for leie av VBU teltet er vedtatt med de endringer som foreligger. Åse Marit Jorde, Kulturleder
Sak 28/16 17 Evaluering av LS 2016 NBUs landsstevne ble i år avholdt i Surnadal, Møre og Romsdal. Dette er et av årets viktigste arrangement for fylkeslaget og fylkesstyrets rolle er viktig i denne sammenhengen. Derfor er det vesentlig at arbeidet som er gjort alltid evalueres i etterkant, for å sikre at arbeidet utføres på en bedre måte fra år til år. Saken Det er fylkesstyrets arbeid og opptreden som skal evalueres, ikke landsstevne i sin helhet. Det blir en diskusjon på møtet, med mulighet for å komme med innspill, men styret oppfordres spesielt til å forberede seg på disse punktene: Tevling: Hvordan ble påmeldingene organisert, og fungerte det godt? Det ble gjennomført en ringerunde av tevlingsnemnda som sørget for flere tevlere. Visste alle hvor og når alt av oppmøte var? Til neste år henges alle tevlingslister opp fra første dagen så tevlere har full oversikt. Vi vil også lage en telefonliste hvor tevlere vil få påminnelse på SMS i forkant om klokkeslett og sted. Vi vil også få tak i en informasjonstavle med plasseringer fra Vestfold, samt lister med mer. Hva synes vi om resultatene som ble oppnådd i forbindelse med tevling på LS? Noen på pallen, men vi bør satse på mer tevlingskurs i Vestfold. Kultur: Hvordan gikk fylkesvorset? Fylkesvorset ble ikke godt nok gjennomført. Det kræsjet med kulturmønstring, samt at pysjamas ble for varmt. Dette bør planlegges og tenkes nøye over neste år. Hva synes vi om årets miljøtorg? Hvordan var den generelle kulturen i fylkeslaget? Det var en flink gjeng med leirbyggere som gjorde en god jobb. Neste år vil vi satse på å ha med grill og arrangere felles grilling. I tillegg ønsker vi å arrangere flere aktiviteter som f.eks quiz eller bingo. Økonomi: Hvordan gikk det med økonomien på årets LS? Hvordan ligger vi an i forhold til budsjettet? Budsjettet ligger vi godt an. Det som er kjøpt er benker og andre nødvendige småting.
Forslag til vedtak: Styret tar evalueringen til etterretning. Inger Martha Skjelland, fylkesleder Sak 29/16 17 Buss til NBUs Høstarrangement, samarbeid med BBU Vi har over flere år diskutert hvorvidt det skal settes opp buss til NBUs Høstarrangement. Buskerud BU ønsker å samarbeide med Vestfold om dette i forbindelse med årets HA, som forøvrig er i Rogaland. Saken Erfaringer fra andre fylkeslag viser at det å sette opp buss til HA gir flere deltagere fra fylkeslaget og er et viktig bidrag til stemningen i fylkene. Vi har ikke nok deltagere fra Vestfold til å fylle en buss alene, så det å samarbeide med Buskerud kan være en god løsning. Dersom vi velger å samarbeide med Buskerud må det velges en person som har hovedansvaret for dette. Vi kan ikke bestemme pris, reiserute e.l uten kontakt med Buskerud, men kan komme med forslag som denne personen tar med seg inn i samarbeidet. Vurdering Fylkesleder anbefaler styret å gå inn for et slikt samarbeid med Buskerud. Med tanke på avstand, er det grunn til å tro at dette er tilbud våre medlemmer vil benytte seg av. Vi kjører en markedsundersøkelse på faecbook om folk er interessert i fly, tog eller buss. Forslag til vedtak: Vestfold Bygdeungdomslag skal samarbeide med Buskerud BU om bussreise til NBUs Høstarrangement. Jon Olav Svartdal er ansvarlig for videre kontakt med BBU. Inger Martha Skjelland, fylkesleder
Sak 30/16 17 Kjøp av jekkestropper I og med at vi nå skal leie ut VBU teltet, kan det være lurt å legge til rette for at brukerne (leietagere, VBU og lokallag) tar vare på teltet så godt som mulig. Et vindkast kan fort komme til å ta tak i teltet og vrenge det, eventuelt at det blåser av gårde. Et tiltak for at dette skal unngås er å bruke jekkestropper til å feste teltet med i tillegg til teltplugger. Rammebetingelser/økonomi/andre ting På Felleskjøpet har de jekkestropper til kr. 382, pr. stk. med disse egenskapene: 25 mm: Surrekapasitet 250 dan. Bruddstyrke 500 dan. Byggmakker har jekkestropper til kr. 69,90, pr. stk. som tåler 1000 kg, og er 5 m lang. Vurdering Kulturleder tenker dette er en god investering for å forlenge teltets levetid, og anbefaler styret å diskutere hvor mange jekkestropper og hvilken type som burde kjøpes. Forslag til vedtak: VBU skal gå til innkjøp av jekkestropper og kasse til oppbevaring av telt. Kristian Lunde har fullmakt til å bruke penger på dette. Åse Marit Jorde, Kulturleder Sak 31/16 17 Valg av observatør på 2. rep.skap 2016 2. rep.skap avholdes på Gjøvik 24. 25.september. Fylkesleder møter fast i representantskapet og hvert fylkeslag har i tillegg mulighet til å sende en observatør. På bakgrunn av at det avholdes to rep.skap i året, har de to nestlederne tradisjonelt reist på et hver i løpet av styreåret. Forslag til vedtak: Kristian Nilsson stiller som observatør på 2. rep.skap 2016. Møtet hevet 21:30