Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av prosjektering og rådgivende ingeniørtjenester 1
1. Innledning generell informasjon... 4 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform... 4 1.2. Administrasjon av konkurransen... 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen kravspesifikasjon, omfang m.m.... 4 2.1. Rammeavtalens omfang... 4 2.2. Byggeteknisk-, VVS- teknikk og elektroteknikk.... 4 2.3. Vann- og avløpsprosjektering samt landmåling.... 4 2.4. Prosjekteringsoppdragets innhold... 5 2.5. Anskaffelsens omfang... 5 3. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelsre... 6 4. Leverandørene som blir tildelt oppdraget er forpliktet til å betale kr. 30.000 eks. mva til Innkjøpsservice AS... 6 5. Lønns- og arbeidsvilkår... 6 6. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen... 7 6.1. Anskaffelsesprosedyre... 7 6.2. Konkurransedokumentene... 7 6.3. Avtalens varighet... 7 6.4. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget... 7 6.5. Alternative tilbud... 7 6.6. Større prosjekter... 7 6.7. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen... 8 6.8. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget... 8 6.9. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 8 6.10. Innlevering av tilbud... 9 6.11. Tilbudsfrist... 9 6.12. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger...10 6.13. Vedståelsesfrist...10 6.14. Tilbudsåpning...10 6.15. Språkkrav...10 6.16. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget...10 7. Krav til tilbyders kvalifikasjoner...11 2
7.1. Generelt...11 7.2. Attest for skatt og merverdiavgift...11 7.3. Firmaattest...11 7.4. HMS-egenerklæring...11 7.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...11 7.5.1. Kompetanse og leveringssikkerhet...11 7.5.2. Video og konferanseutstyr...11 7.5.3. Tidligere leveranser...12 7.5.4. Referanser...12 7.6. Finansiell og økonomisk stilling...12 8. Tildelingskriterier...12 8.1. Innledning...12 8.2. Pris...12 8.3. Leveringstid...12 9. Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse...12 10. Tilbudets innhold disponering...13 11. Kontraktsbestemmelser...13 Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument Vedlegg 4: Kontraktsbestemmelser 3
1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform Tysfjord kommune ønsker tilbud på rammeavtale om prosjektering og rådgivende ingeniørtjenester. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. For mer informasjon om anskaffelsen, se nedenfor. 1.2. Administrasjon av konkurransen Denne konkurransen administreres og gjennomføres med bistand fra Innkjøpsservice Advokatfirma AS ved Rolf Willy Berg. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes til han på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no. 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON, OMFANG M.M. 2.1. Rammeavtalens omfang Anskaffelsen gjelder rammeavtaler om prosjektering og rådgivende ingeniørtjenester, utførelse og / eller kontroll av prosjektering. 2.2. Byggeteknisk-, VVS- teknikk og elektroteknikk. Anskaffelsen omfatter følgende fag og funksjoner i forbindelse med kommunale bygg og anlegg. - Byggprosjektering ( ARK, RIB) - Vann og avløpsprosjektering - Prosjektering ventilasjon ( RIV ) - Prosjektering el.tekniske anlegg ( RIE ) - Landmålingstjenester 2.3. Vann- og avløpsprosjektering samt landmåling. Vann og avløpsprosjektering skal omfatte alle funksjoner i forbindelse med - Hovedplaner, vann og avløp 4
- Saneringsplaner VA - VA - ledningsanlegg - Prosessanlegg for vann og avløpsanlegg (vannbehandling, avløpsrensing) - vannmagasiner - pumpestasjoner vann og avløp - Inntaks- og overføringsanlegg vann. - Sjøledninger (vann og avløp) og utslippsledninger avløp - Bistand vedr drift og vedlikehold vannbehandlingsanlegg 2.4. Prosjekteringsoppdragets innhold Leveranser for prosjekteringsgruppene vil som hovedregel være innenfor følgende oppdragtyper: Tidligfasearbeider, eksempelvis helhetsplanlegging, hovedplaner og reguleringsplaner Utarbeidelse av forprosjekt og kostnadsoverslag Bistand i produksjonsfasen herunder kvalitetssikring. Bistand i driftsfase. Andre leveranser / modelleveranser kan være aktuelle. Det kan også være aktuelt med avrop for enkeltvise fag innenfor prosjekteringsgruppen. Ved oppdrag (avrop) som vedrører mer enn ett av enkeltfagene, plikter leverandørene å utpeke en av disse enkeltrepresentanter til å være leder/ koordinator for leverandørens samlede prosjekteringsarbeid. Leverandøren skal senest før oppdraget påbegynnes oppgi til Tysfjord kommune hvem som skal være slik leder / koordinator. Gruppene må ved behov knytte til seg nødvendig spesialkompetanse, eksempelvis innefor fagområdene, geo-, miljø lyd og brannteknikk. Slike tilleggstjenester skal inngå i prosjekteringsgruppens kontraktsansvar ovenfor Tysfjord kommune, og må før utførelsen være regulert gjennom endringsavtale. 2.5. Anskaffelsens omfang Det antas at rammeavtalen har følgende årlig verdi: Antatt ca verdi Rammeavtale om prosjektering og rådgivende ingeniørtjenester 200.000.- Stipulert samlet kontraktverdi pr. år er estimert til ca. kr. 200.000.- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det 5
blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr. 800.000.- for rammeavtalens varighet. 3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSRE Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR. 30.000 EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr. 30.000 eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vil bli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist. 5. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 11a. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. 6
Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 6. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. 6.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tileggsopplysninger vil bare bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 6.3. Avtalens varighet Rammeavtalen skal ha en varighet på 4 år fra 01.01.2011 6.4. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget. 6.5. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 6.6. Større prosjekter Oppdragsgiver vil ved større prosjekter som har en estimert verdi over kr. 250.000 eks. mva - gjennomføre egne konkurranser. Slike prosjekter er således ikke omfattet av denne rammeavtalen. 7
6.7. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp 12.00 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse prosjektering og rådgivende ingeniørtjenester. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 6.8. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 6.9. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 8
6.10. Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Ørnflogveien 13 Bursi 8230 Sulitjelma Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud prosjektering og rådgivende ingeniørtjenester. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 6.11. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 15. desember 2010 klokken 12.00 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. 9
6.12. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 6.13. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse. 6.14. Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. 6.15. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 6.16. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 10
7. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 7.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. 7.2. Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen. 7.3. Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest. 7.4. HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg 1. 7.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 7.5.1. Kompetanse og leveringssikkerhet Tilbyder skal ha god kompetanse og leveringssikkerhet. Det skal inngis en oversikt over firmaets totale bemanning og den bemanning som er tenkt for dette oppdraget med navn og CV for nøkkelpersoner som skal betjene oppdragsgiver innenfor fagområdene, ARK, RIB, RIV, RIEog VA-teknikk. 7.5.2. Video og konferanseutstyr Det er et krav at tilbyder skal ha tilgang til video og konferanseutstyr slik at møter osv kan gjennomføres på en slik måte. 11
7.5.3. Tidligere leveranser Tilbyder må ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det bes opplyst om tilbyders viktigste leveranser de siste 3 årene inkludert verdi og tidspunkt 7.5.4. Referanser Tilbyder må oppgi minimum to referanser med navn og telefonnr som kan kontaktes. 7.6. Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal levere kredittvurdering av fra Creditinform eller tilsvarende. Vurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. 8. TILDELINGSKRITERIER 8.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris 80% Leveringstid 20% Nedenfor er det vist til hva som vil bli vektlagt under hvert kriterium. 8.2. Pris I tildelingskriteriet pris bes leverandøren oppgi timepris inkl. reise og evt. opphold innenfor de ulike områdene. Prisene settes inn i vedlegg 2. prisskjema 8.3. Leveringstid I tildelingskriteriet leveringstid, vektlegges tiden fra bestilling av tjenester til hvor hurtig oppstarten kan påbegynnes. Tiden skal oppgis i antall dager og fylles inn i vedlegg 2 prisskjema. 9. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. 12
10. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 11. KONTRAKTSBESTEMMELSER Se vedlegg 4. 13