RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Tirsdag 28. februar 2006 kl 10.00 STED: Kommunestyresalen, Røyrvik Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/06 Kontrollutvalgets årsrapport 2006 002/06 Kontrollrapport vedr skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik 2005 003/06 Referater Eventuelt Grong, 21.02.2006 Inge Staldvik (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 per.morten.bjorgum@komsek.no
SAK 001/06 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg 28.02.06 Per Morten Bjørgum 001/06 Røyrvik 06 Røyrvik kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til årsrapport. Rapporten oversendes kommunestyret. Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport 2005 til Røyrvik kommunestyre Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det er utarbeidet forslag til årsrapport for kontrollutvalget for året 2005. Rapporten følger i stor grad mal fra tidligere år, men er noe omarbeidet på enkelte punkt. For øvrig vises til vedlagte forslag til årsrapport.
Røyrvik kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport 2005 til Røyrvik kommunestyre Fylkets Hus, 7725 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
Oppnevning/medlemmer: Etter kommunestyrevalget høsten 2003 ble det valgt følgende kontrollutvalg: Inge Staldvik Gunn Staldvik Tømmermo Leif Rørvik Arnt Mickelsen Karen Nordseth leder nestleder medlem 1. varamedlem 2. varamedlem Skolering: Av hensyn til et visst faglig ajourhold er det abonnert på bladet «Kommunerevisoren» som er et fagtidsskrift for kommunal revisjon og kontrollutvalg. Ny organisering av sekretariatsfunksjonen: 2005 er det første året at sekretariat for kontrollutvalget ivaretas av selskapet KomSek Trøndelag IKS. Opprettelsen av selskapet KomSek Trøndelag IKS skjedde som resultat av endringene i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 1 som trådte i kraft 01.07.04, der kommunerevisjonen ikke lenger kunne inneha funksjonen som sekretariat. KomSek Trøndelag IKS eies av Nord- Trøndelag fylkeskommune og 21 av kommunene i Nord- Trøndelag, deriblant Røyrvik kommune. Samtidig er den nye forskriften mer ambisiøs i forhold til kontrollutvalgets oppgaver, i det kravet til planlegging av prosjekter er skjerpet (plan for forvaltningsrevisjon med foregående analyse og plan for selskapskontroll) og nye oppgaver er lagt til utvalget (selskapskontroll). Dette medfører at kommunens kostnader til revisjon og sekretariat har økt noe sammenlignet med situasjonen før ny forskrift trådte i kraft. Fast sekretær for Røyrvik kontrollutvalg er Per Morten Bjørgum, med kontorsted Grong (50 %) og Steinkjer (50 %). Nytt revisjonsselskap: Revisjon av Røyrvik kommune foretas av selskapet KomRev Trøndelag IKS (heretter kalt KomRev), et interkommunalt selskap eid av Nord- Trøndelag fylkeskommune og 21 kommuner i fylket. Selskapet er en sammenslutning av de tidligere regionale kommunerevisjonene. For Røyrviks del ivaretas revisjonsoppdraget fra KomRev sitt kontor i Grong, og i hovedsak av samme personell som tidligere. Møtevirksomhet: Det er i året holdt 5 møter og behandlet i alt 20 saker. Ordfører og rådmann har fått tilsendt møteinnkallinger med saksdokumenter samt møteprotokoller per e-post. Ordfører har ikke møtt i kontrollutvalgets møter i 2005. 1 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004
Orienteringer fra administrasjonen: Rådmannen har etter invitasjon gitt følgende orienteringer: Det har i 2005 ikke vært bedt om orienteringer fra rådmannen. Rådmann og økonomisjef/kommunekasserer var tilstede under behandlingen av årsregnskapet (sak 07/05), årsberetningen (sak 08/05) og kontrollrapport skatteoppkreverfunksjonen (sak 09/05). Saker som er behandlet: Saksnr Tittel Vedtak 001/05 Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Godkjent 002/05 Godkjenning av møtebok 16.12.04 Godkjent 003/05 Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Årsmelding vedtatt 004/05 Kontrollutvalgets møteplan 2005 Møteplan vedtatt 005/05 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2005 Virksomhetsplan vedtatt 006/05 Eventuelt/referater 007/05 Røyrvik kommunes årsregnskap 2004 med Uttalelse vedtatt revisjonsberetning. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret 008/05 Røyrvik kommunes årsberetning 2004 Uttalelse vedtatt 009/05 Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Vedtak oversendt KST Røyrvik kommune 2004 010/05 Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget Forslag oversendt KST 011/05 Overordnet analyse og plan for Vedtatt igangsatt forvaltningsrevisjon- igangsettingsvedtak 012/05 Eventuelt/referater 013/05 Forslag til budsjett for kontrollutvalget- 2006 Forslag oversendt FSK og KST 014/05 Eventuelt/referater 015/05 Revisjonsplan kommuneregnskapet 2005 Plan vedtatt 016/05 Plan for selskapskontroll Avgitt innstilling for KST 017/05 Eventuelt/referater 018/05 Plan for forvaltningsrevisjon Avgitt innstilling for KST 019/05 Møteplan 2006 Vedtatt 020/05 Eventuelt/referater Litt om enkeltsaker: Jamfør forskrift om kontrollutvalg 7 ble det i møte 27.05.05 avgitt uttalelse til kommunens årsregnskap 2004. Selv om ansvaret for skatteoppkreverfunksjonen nå er overført til staten v/skattefogden, har kontrollutvalget behandlet skattefogdens kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune 2004. Dette fordi skatteoppkreverfunksjonen er et oppdrag som utføres av kommunen på statens vegne, og kontrollutvalget har tilsynsansvar for hele den kommunale forvaltning.
Jamfør ny forskrift 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon: Det er i året 2005 ikke behandlet egne forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ett prosjekt bestilt av kontrollutvalget vil bli ferdig på nyåret 2006. Øvrig avsatt tid til forvaltningsrevisjon er benyttet til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Planarbeid: Store deler av året 2005 er gått med til planarbeid, og de to nye planene som danner grunnlaget for kontrollutvalgets arbeid er nå på plass. Disse er: Plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007, vedtas av kommunestyret i januar Plan for selskapskontroll 2006-2008, vedtas av kommunestyret i januar Plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS på bakgrunn av forutgående overordet analyse av kommunens virksomhet. Plan for selskapskontroll er utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS. Året 2006: Jamfør forslag til møteplan planlegges det seks møter i 2006. De tidligere nevnte planene som ble vedtatt på slutten av 2005 vil i stor grad styre utvagets arbeid i 2006, i tillegg til revisjonsplan for kommuneregnskapet. Vedtatte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller vil måtte følges opp av utvalget, i tillegg til de løpende kontrolloppgaver. Vurdering: Arbeidsformen i utvalget har i 2005 stort sett vært som i foregående år. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor administrasjonen i 2005 har blitt besvart innen rimelig tid. Røyrvik, den 28. februar 2006 Inge Staldvik Gunn Staldvik Tømmermo Leif Rørvik Vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Oversikt over kontrollutvalgets oppgaver
Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11. Kap. 1. Virkeområde 1. Virkeområde Forskriften omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf. kommuneloven 77. Kap. 2. Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av medlemmer 2. Valg og sammensetning Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2 annet ledd trer i kraft 1 nov 2007. 3. Utskifting av medlemmer Kommunestyret eller fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i utvalget. Kap. 3. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. 5. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader
Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kap. 6. Selskapskontroll 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15. Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse.
Kap. 7. Særlige oppgaver for kontrollutvalget 16. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Dersom kommunestyret eller fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen, foretar kommunestyret eller fylkestinget selv valg av revisor etter innstilling fra kontrollutvalget. Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av kommunestyret eller fylkestinget. 17. Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret eller fylkestinget om saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er en egen revisjon i kommunen eller fylkeskommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kap. 8. Saksbehandling og sekretariat. 19. Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. 20. Sekretariat Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet. Trer i kraft 1 jan 2005. Kap. 9 Ikrafttredelse - overgangsregler 21. Ikrafttredelse m.m. Forskriften trer i kraft fra 1. juli 2004. Fra samme tidspunkt oppheves forskrift 13. januar 1993 nr. 4044 om kontrollutvalg.
Bestemmelsen i 2 annet ledd med krav om at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyret eller fylkestingets medlemmer trer i kraft fra 1. november 2007. Bestemmelsen i 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1. januar 2005. 22. Overgangsregler Kravet i 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon, gjelder først fra ny valgperiode starter 1. november 2007. I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2005. Tilsvarende gjelder for kravet i 13 om at kommunestyret eller fylkestinget senest innen utgangen av året etter at det er konstituert skal utarbeide en plan for selskapskontroll. Fram til 1. januar 2005 kan kommunens revisor utføre saksutredning og sekretærbistand for kontrollutvalget.
Vedlegg 2 til årsrapport KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER: Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i forskriften, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommune-styret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.) Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter:
Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp. Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommune- styret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. (I inneværende valgperiode innen 31.12.2005 i henhold til overgangsregler.) Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 17 Saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse: Der det er egen revisjon i kommunen, avgir kontrollutvalget innstilling til kommune-styret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor. Der det er egen revisjon i kommunen, foretar kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.
SAK 002/06 RAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I RØYRVIK KOMMUNE 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg 28.02.06 Joar Stiklestad/Per Morten Bjørgum 002/06 Røyrvik 06 Røyrvik kommunestyre Saksbehandlers forslag til innstillingsvedtak: 1. Kommunestyret tar skattefogdens kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune 2005 til orientering. 2. Rådmannen bes foreslå tiltak med sikte på å oppnå tilstrekkelig ressurser avsatt til skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune. Vedlegg: 1. Brev fra Skatteoppkrever i Røyrvik kommune, datert 20.01.06 med skatteregnskap 2. halvår 2006 og skatteoppkrevers redegjørelse 2. Brev av 14.2.2006 til kommunestyret i Røyrvik kommune fra Nord-Trøndelag skattefogdkontor Kontrollrapport 2005 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av 20.06.06 fra Sør- Trøndelag skattefogdkontor til Skatteoppkreveren i Røyrvik 2. Brev av 05.12.06 fra Sør- Trøndelag skattefogdkontor til Skatteoppkreveren i Røyrvik Saksopplysninger: Fra 1.7.2004 ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregnskapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men i følge brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommunene v/rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget.
Videre er det i Skattedirektoratets brev av 2.7.2004 til skatteoppkreverne blant annet uttalt at: Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.02. året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunk-sjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Vurdering: I og med at kommunestyret/kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteoppkreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen: Sum restanser pr. 31.12.2005 er redusert med ca. 19 % sammenlignet med utgangen av 2004 fra kr 1.724.922,- (2004) til 1.390.018,- (2005), en reduksjon på kr. 334.904,- Det vises for øvrig til rapportens side 3. Den totale skatteinngangen er redusert med vel 12 % fra kr 10.681.791,- (2004) til kr 9.385.824,- (2005),en reduksjon på kr. 1.295.967,- Reduksjonen er i skatteoppkrevers rapport
oppgitt å skyldes en betydelig feil oppstått ved ligningen av naturressursskatt for kraftverkene, oppstått ved Sentralskattekontoret for storbedrifter. Se før øvrig side 2 i rapporten. Skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen: Resultatet av utført oppfølgning og kontroll er oppsummert på side 2 slik: Pålitelig regnskapsrapportering: Det er etablert rutiner med mer som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentlige er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert. Forsvarlig oppfølgning av skatte- og avgiftsrestanser: Skatteoppkreverens behandling av restansene er ikke tilfredsstillende. Skattefogdkontoret antar at ressurssituasjonen på skatteoppkrevers kontor medvirker til at de pålagte oppgaver ikke kan utføres tilfredsstillende. I skatteoppkrevers halvårsberetning av 18.01.2006, skriver skatteoppkreveren: Det vises til tidligere kommentarer fra skatteoppkreveren til at bemanningssituasjonen ved økonomiavdelingen/kommunekassen har vært presset i forhold til de vedtatte forutsetningene og behovet over flere år. Forsvarlig utførelse av skatte- og avgiftsinnkrevingen: Skatteoppkrever har oppfylt sin plikt til å utarbeide tilstrekkelige rutiner for innkrevings-arbeidet. Gjøremål som er pålagt skatteoppkreveren i gjeldende bestemmelser er utført på en forsvarlig måte. Tilstrekkelig arbeidsgiverkontroll: Det er utarbeidet tilstrekkelige rutiner for kontormessig og stedlig kontroll av pliktige oppgaver fra arbeidsgivere, og at de etablerte rutiner blir fulgt. Uten at det har betydning for konklusjonene ovenfor, har utførte kontroller avdekket visse forbedringspunkter som er meddelt skatteoppkrever i brev av 20.06.05 og 05.12.05. Disse følges opp av skattefogden i fortsettelsen, og fordrer ingen kommentar fra kontrollutvalgets side. Når det gjelder forsvarlig oppfølging av skatte- og avgiftsrestanser, som skattefogden karakteriserer som ikke tilfredsstillende, blir dette av skatteoppkrever forklart med for små avsatte ressurser til dette arbeidet over tid. Også andre kommuner i Indre Namdal får karakteristikken ikke tilfredsstillende når det gjelder oppfølging av skatte- og avgiftsrestanser, og situasjonen blir også her forklart med manglende ressurs til arbeidet. Enkelte av kommunene, deriblant Røyrvik, fikk også denne kommentaren i fjor. Saksbehandler mener derfor det er riktig å gjennomgå ressurssituasjonen på området, med sikte på å få avsatt tilstrekkelig ressurs til skatte- og avgiftsinnkreving. Midtre Namdal har fra 01.01.04 operert med felles skatteoppkreverfunksjon med Namsos som vertskommune. Gjennom dette samarbeidet har de berørte kommunene oppnådd å sette av tilstrekkelig ressurser til arbeidet. Samarbeid med en eller flere nabokommuner om skatteoppkreverfunksjonen kan etter saksbehandlers mening være en metode også for Røyrvik, for å kunne sette av tilstrekkelig ressurs til arbeidet. Kanskje kan det også styrke eksisterende arbeidsplasser eller til og med gi nye for den kommunen som eventuelt tar på seg en vertskommunefunksjon innenfor området.
SAK 003/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg 28.02.06 Per Morten Bjørgum 003/06 Røyrvik 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. Vedlegg: 1. Brev til kommunene v/rådmann ang. behandling av årsregnskap og årsmelding i kontrollutvalget 2. Brev til kommunene v/skatteoppkrever ang. behandlingen av årsregnskapet 3. Statusrapport revisjonsarbeidet per 20.02.06 fra KomRev Trøndelag IKS Unntatt offentlighet jfr off lov 5, 2.ledd Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: