KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II for kjøp av Malerarbeider for levering til Bergen kommune Anskaffelsesnr. NOR 037-2016 Viktige frister Tilbudsfrist 2. juni 2016 kl. 12:00 Vedståelsesfrist 2. september 2016 kl. 12:00 Tilbudskonferanse 19. mai kl. 10.30 Side 1 av 15
0 FORKORTELSER OG UTTRYKK... 3 1 OPPDRAGET... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 KUNNGJØRING /ANNONSERING... 3 1.3 ANSKAFFELSEN GJELDER... 4 1.4 KONTRAKTENS OMFANG... 5 1.5 FORBEHOLD FRA OPPDRAGSGIVER(E)... 5 1.6 KONTRAKTENS VARIGHET... 6 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 REGELVERK... 6 2.2 KONKURRANSEFORM... 6 2.3 PLANLAGT FRAMDRIFT... 6 2.4 ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 6 2.5 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 6 2.6 FORBEHOLD... 7 2.7 ALTERNATIVE TILBUD... 7 2.8 AVKLARINGER... 7 2.9 AVVISNING AV LEVERANDØR... 7 2.10 AVVISNING AV TILBUD... 7 2.11 AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 7 2.12 SPRÅK... 7 2.13 INFORMASJONSFORMIDLING OG KOMMUNIKASJON... 7 2.14 KONTAKTPERSON FOR DENNE ANSKAFFELSEN... 8 2.15 KOSTNADER VED DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 8 2.16 INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING... 8 2.17 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENS KVALIFIKASJONER... 8 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 8 3.3 [LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 9 3.4 [LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER]... 9 3.5 DER TILBYDER STØTTER SEG PÅ ANDRE FORETAK FOR Å BLI KVALIFISERT... 11 3.6 [UNDERLEVERANDØRER]... 11 4 KRAVSPESIFIKASJON... 11 4.1 GENERELT OM KRAVSPESIFIKASJON... 11 4.2 KRAVSPESIFIKASJON... 11 5 TILDELINGSKRITERIER... 11 5.1 TILDELINGSKRITERIER... 11 6 KRAV TIL TILBUDET... 12 Side 2 av 15
6.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 12 6.2 TILBUDSKONFERANSE... 14 6.3 TILBUDSFRIST... 14 6.4 TILBUDSÅPNING... 14 6.5 TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST... 15 Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3 Vedlegg 4 Bilag 1 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Kontrakt m/bilag Oppdragsgivers spesifikasjon Administrative bestemmelser - Vedlegg B Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår Pris- og betalingsbestemmelser - Vedlegg A Prisskjema Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer etter kontraktsinngåelse Opsjoner Gjenåpning av konkurransen minikonkurranse - Vedlegg A aktuelle tildelingskriterier Vilkår om bruk av lærlinger Tilbudsforside Referanseskjema Forpliktelseserklæring 0 Forkortelser og uttrykk I konkurransedokumentene benyttes følgende forkortelser, navn og uttrykk: Forkortelse Forklaring Merknader LOA Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 FOA Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006, nr. 402 Offl. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr.16 FVL Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967, nr. 9 DOFFIN Database for offentlige innkjøp Nasjonal database for offentlige anskaffelser 1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen kommune ved Etat for bygg og eiendom (EBE). Anskaffelsen vil bli administrert av Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap/etat for bygg og eiendom. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (www.doffin.no) den 15. april 2016. Side 3 av 15
Konkurransedokumentene er tilgjengelig på www.doffin.no sammen med kunngjøringen. 1.3 Anskaffelsen gjelder Rammeavtalen er i hovedsak tiltenkt å dekke Etat for bygg og eiendom behov, men vil også kunne benyttes av andre enheter i Bergen kommune. Rammeavtalen inneholder en opsjon på at EBE kan beslutte at Etat for boligforvaltning skal kunne bruke rammeavtalen. Etat for bygg og eiendom (EBE) forvalter ca. 1000 000 m2 med bygg, og har som oppgave å dekke Bergen kommunes behov for lokaler. Den totale eiendomsmassen fordeler seg på 8 bydeler. Hovedtyngden av eiendomsmassen utgjør ca. 100 skoler og 60 barnehager, samt sykehjem, administrasjonsbygg og idrettsanlegg. En del av denne bygningsmassen er fredet/verneverdige bygg med antikvarisk verdi. Etat for boligforvaltning (EBF) har som oppgave å etablere utleieboliger og andre botilbud, forvalte, drifte og vedlikeholde disse, samt å iverksette bolig- og miljøforbedrende tiltak. Totalt forvalter EBF ca. 450 000 m2, fordelt på ca. 5 000 utleie- og spesialboliger. Arbeidsoppgaver som planlegges omfattet av rammeavtalen vil typisk være: Remaling av flater ute og inne Maling av pasientrom Lakking og sliping av gulv i gymsaler Vasking og maling av utvendige fasader Se kontrakt og spesifikasjon (vedlegg 1 til konkurransegrunnlag og bilag 1 til kontrakten) for ytterligere informasjon. 1.3.1 Oppdragsgivers organisering av oppdrag Bergens åtte bydeler vil deles inn i fire soner á to bydeler hver, se tabell under. Sone 1 Sone 2 Sone 3 Sone 4 Fana og Ytrebygda Laksevåg og Fyllingsdalen Bergenhus og Årstad Åsane og Arna Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med tre leverandører for hver sone. Sonene vil bli fordelt etter prioritet, der det økonomisk mest fordelaktige tilbud får førsteprioritet i den enkelte sone. Tilbydere kan gi inn tilbud på ønsket antall soner, gitt at oppdragsgivers krav til gjennomføringsevne oppfylles (se punkt 3.4.1). Det skal oppgis i tilbudsforsiden (vedlegg 2) hvilke soner tilbudet gjelder for. 1.3.2 Valg av avropsmodell Avrop etter denne avtale kan skje enten ved å benytte rangering av leverandørene fra konkurransen om rammeavtale eller ved gjennomføring av minikonkurranse, jf. rammeavtalens pkt. 9.5.1. Følgende vilkår vil ligge til grunn for valg av modell: Side 4 av 15
For avrop med estimert verdi inntil 300.000,- NOK eks. mva. skal avrop skje på bakgrunn av rangering av leverandørene basert på tildelingskriteriene for tildeling av rammeavtalen. Leverandøren som er rangert som nr. 1 skal bli spurt først. Dersom denne ikke kan levere vil leverandøren som er rangert som nr. 2 bli spurt. For avrop med estimert verdi over kr. 300.000,- NOK eks. mva. skal avrop skje etter gjennomføring av minikonkurranse. Alle leverandører som er omfattet av rammeavtalen vil gis mulighet til å levere tilbud på det aktuelle oppdraget det gjennomføres minikonkurranse på. Oppdrag med estimert verdi over 5 mill. eks. mva. vil bli lyst ut i separate konkurranser. Det vil være mulig for rammeavtaleleverandører å delta i utlyste konkurranser. Se konkurransegrunnlagets bilag 3 administrative bestemmelser for mer informasjon. 1.4 Kontraktens omfang Etat for bygg og eiendom har tidligere hatt rammeavtaler på de arbeidene som er omfattet av denne anskaffelsen. Omfanget av avrop på rammeavtalen kan variere fra år til år, og i løpet av selve året avhengig av hvilke prosjekter som gjennomføres innen drift- og vedlikehold. Rammeavtalens omfang har for de siste årene i gjennomsnitt ligget på rundt 6,2 millioner kroner per år. Rammeavtalen inneholder en opsjon på at EBE kan beslutte at EBF skal kunne bruke rammeavtalen. EBF anslår at deres omfang i så tilfelle vil være på rundt 2 millioner kroner per år. Se vedlegg 7 for mer informasjon om denne opsjonen. Anskaffelsens totalverdi, inkl. opsjoner, anslås å være på rundt 35 millioner. Dette er basert på erfaringstall, forventet forbruk de neste årene og forventet prisstigning. Det er usikkert hvordan fordelingen av kontraktsverdien vil være mellom de ulike sonene, men det forventes at sone 3 (Bergenhus og Årstad) utgjør den største delen av kontraktens totale verdi, deretter forventes det at sone 1 (Fana og Ytrebygda) utgjør den nest største delen av anskaffelsens verdi, mens det forventes at sone 2 (Laksevåg og Fyllingsdalen) og sone 4 (Åsane og Arna) utgjør noe mindre deler av kontraktsverdien. Dette er basert på erfaringer, og det kan ikke garanteres at fordelingen vil være slik i fremtiden. Volumspesifiseringen i prisskjemaet er ment som en evalueringsmengde hvor vektingen mellom de ulike produktene skal representere et mest mulig korrekt bilde av forholdstallet mellom de ulike produktene. Volumspesifiseringen vil derfor ikke nødvendigvis korrespondere med den angitte totale kontraktsverdi. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Forbehold fra oppdragsgiver Det oppgitte omfang er estimater basert på erfaringstall. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjettvedtak, eventuell konkurranseutsetting av arbeider, kommunens aktiviteter og/eller organisasjon. Side 5 av 15
1.6 Kontraktens varighet Kontrakten skal ha en varighet på to år, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil ytterligere to år, totalt maksimalt fire år. Oppdragsgiver kan velge å innløse opsjonen på to år med ett år av gangen Dersom opsjon ikke innløses, opphører kontrakten ved avtaletidens utløp uten forutgående oppsigelse. Oppdragsgiver skal varsle om innløsing av opsjon senest 30 dager før utgangen av inneværende avtaleår. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Lov og forskrift er tilgjengelig under lenken "regelverk" på www.bergen.kommune.no/innkjop. 2.2 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1, jf. 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud, jf. FOA 12-1 (1). 2.3 Planlagt framdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor er foreløpige med unntak av dato for innsending av spørsmål og tilbudsfrist. Planlagte milepæler Dato Tilbudskonferanse 19. mai 2016 kl. 10.30 Siste frist innsending av spørsmål til konkurransen 25. mai 2016 Tilbudsfrist 2. juni 2016, kl. 12:00 Kvalifisering Ca. uke 23 Evaluering av tilbud Ca. uke 23-24 Vedtak (administrativt eller politisk) Ca. uke 25 Orientering om tildeling Ca. uke 25 Kontraktsinngåelse /signering Ca. uke 26-27 2.4 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelse, supplering og endring av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2 (1). 2.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA 11-5. Side 6 av 15
2.6 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. FOA 11-11 (1), bokstav d. Forbehold skal både være avkrysset på tilbudsforsiden og fremgå nøyaktig og detaljert av tilbudsbrevet for å være gyldig. Eventuelle forbehold til kontraktsteksten skal tilbyder også føre inn i bilag 5 til kontrakten. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne vil det kunne føre til at tilbudet blir avvist. Det anbefales at tilbydere stiller spørsmål i stedet for å ta forbehold, jf. pkt. 2.13. informasjonsutveksling/kommunikasjon. 2.7 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 2.8 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf. FOA 12-1 (1) og (2). 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 2.10 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11(1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11(2). 2.11 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1. 2.12 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. 2.13 Informasjonsformidling og kommunikasjon Dersom oppdragsgiver foretar rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil orientering bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra leverandørene. Alle henvendelser skal foregå skriftlig til kontaktpersonen for denne anskaffelsen. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn Doffin, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. Side 7 av 15
Eventuelle spørsmål i tilknytning til konkurransedokumentene fremsettes så tidlig som mulig. Siste frist for innsending av spørsmål er 25. mai 2016. Fristen er fastsatt på bakgrunn av at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid å utarbeide svar og sende dette svaret ut til alle tilbydere som tidligere har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilleggsinformasjon skal videre leveres tilbyderne i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, jf. FOA 10-1. 2.14 Kontaktperson for denne anskaffelsen Kontaktperson vedr. konkurransegrunnlaget: E-post: Tine Sæbø ebe-i@bergen.kommune.no 2.15 Kostnader ved deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle utgifter til deltakelse i konkurransen. 2.16 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers innstilling på kontraktstildeling meddeles i rimelig tid før kontrakt inngås, jf. FOA 13-3. Meddelelsen vil være skriftlig og gis samtidig til deltakerne. 2.17 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offl. 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger unntatt fra offentligheten, jf. FOA 3-6, Offl. 13 og Fvl. 13. Oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av foreliggende dokumenter i behandling av innsynskravet. Offl. krever ikke at det skal innhentes samtykke for innsyn. Når oppdragsgiver har skjermet opplysninger, kan den som har krevd innsyn anmode oppdragsgiver til å innhente samtykke for innsyn i disse opplysningene, jf. Offl. 13, tredje ledd. 3 Krav til leverandørens kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA 11-10 (1). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 3.2.1 Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt. Side 8 av 15
Skatteattest, utstedt via Altinn, Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret. Attesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. 3.2.2 Krav: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av merverdiavgift. Merverdiavgiftsattest, utstedt via Altinn, Skattekontoret eller Skatteoppkreverkontoret. Attesten skal ikke være utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på merverdiavgift og evt. størrelsen på denne. Egenerklæringen må være signert. 3.2.3 Krav: Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Firmaattest, som ikke er utstedt mer enn 6 måneder før tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal godtgjøre at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 3.3.1 Krav: Selskapets soliditet Leverandøren må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Bergen kommune vil innhente informasjon angående leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. (Alle selskaper som har levert regnskap til Brønnøysundregistrene, vil være registrert gjennom Proff Forvalt). Tilbyder må sjekke om det ligger slik informasjon i Proff Forvalt (www.forvalt.no). Det kreves at tilbyderne minimum har karakteren "tilfredsstillende" innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, beskrevet i Proff Forvalt sin rating. Leverandører som ikke har levert regnskap til Brønnøysundregistrene og dermed heller ikke er registrert i Proff Forvalt, eller som ikke oppfyller karakterkravene ovenfor, kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet med egnede bank-/morselskapsgarantier, relevant ansvarsforsikring og/eller utdrag fra årsregnskap. Oppdragsgiver anser bank-/morselskapsgarantier eller relevant ansvarsforsikring egnet, dersom disse dokumentene dekker oppdragsgivers Side 9 av 15
økonomiske risiko der leverandøren ikke har økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Med oppdragsgivers økonomiske risiko menes økonomisk tap som forårsakes av manglende kontraktoppfyllelse. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 3.4.1 Krav: Gjennomføringsevne Det kreves at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre rammeavtalen i tråd med oppdragsgivers behov. For hver av de fire sonene kreves det minst følgende bemanning og antall servicebiler: Minstekrav personell (malersvenn) Sone 1 Sone 2 Sone 3 Sone 4 Fana og Ytrebygda Laksevåg og Fyllingsdalen Bergenhus og Årstad Åsane og Arna 2 2 2 2 Minstekrav biler 1 1 1 1 Dersom det gis inn tilbud på flere soner, må gjennomføringsevnen tilfredsstille summen av kravene i hver av sonene. Oversikt over antall årsverk, med kompetanse for spesielle/viktige fagområder for gjennomføring av denne rammeavtalen. Oversikt som viser antall servicebiler innredet til formålet 3.4.2 Krav: Erfaring fra lignende oppdrag Det kreves at leverandøren har relevant erfaring fra oppdrag innen alle sentrale områder av denne rammeavtalen. Leverandør må fylle ut vedlegg 5 - referanseskjema, vedrørende minst tre relevante leveranser de siste 3 år, inkludert deres omfang (antall månedsverk), verdi, tidspunkt og oppdragsgiver eller mottaker. 3.4.3 Krav: Kompetanse Det kreves at leverandøren har minst en ansatt med godkjenning som malermester. Kopi av mesterbrer, malerfag 3.4.4 Krav: Rutiner for miljøstyring Det kreves at leverandørene har rutiner og systemer som sikrer en lav miljøbelastning ved utførelsen av leveransen. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer for å sikre en lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. Side 10 av 15
Hvis selskapet er miljøsertifisert etter ISO 14001:2004 (eller nyere versjon) eller tilsvarende 3dje parts verifiserte systemer, aksepteres slikt sertifikat som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravet]. 3.4.5 Krav: rutiner for kvalitetsstyring Det kreves at leverandørene har systemer for kvalitetsstyring og effektiv vareflyt. Dokumentasjon (skal gis på én av følgende måter): Beskrivelse av firmaets rutiner vedrørende kvalitetsstyring, med vekt på kvalitetssikring, ressursstyring, ledelsens ansvar, tilvirkningsprosess og kontinuerlig analyse og forbedring. Dersom leverandøren innehar ISO 9001:2008 sertifikat (eller nyere versjon), aksepteres slikt sertifikat som dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravet. 3.5 Der tilbyder støtter seg på andre foretak for å bli kvalifisert Må tilbyder støtte seg på andre foretak for å kvalifisere seg i henhold til oppdragsgivers kvalifikasjonskrav, skal tilbyder dokumentere overfor oppdragsgiver at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. For det foretaket som tilbyder må støtte seg på for å oppfylle et kvalifikasjonskrav, må det leveres slik dokumentasjon som det stilles krav om i det aktuelle kvalifikasjonskravet. 3.6 Underleverandører Eventuelle underleverandører må ha nødvendige kvalifikasjoner, og det er tilbyders ansvar at underleverandørene har dette. Dersom tilbyder støtter seg på en underleverandør for selv å bli kvalifisert gjelder også dokumentasjonskravene i punkt 3.5. 4 Kravspesifikasjon 4.1 Generelt om kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen er de nærmere definerte krav som oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom de tilbudte arbeidene eller produktene ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudsbrevet, jf. pkt. 6.1, tilbudets utforming og levering dok. 1, tilbudsbrev. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. 4.2 Kravspesifikasjon Oppdragsgivers kravspesifikasjon fremgår som del av kontrakt m/bilag, bilag 1 (oppdragsgivers spesifikasjon), som er vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. Side 11 av 15
Kontrakt vil bli tildelt den leverandøren som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier Vekting 1. Pris 2. Kvalitet og oppgaveforståelse 60 % 40 % Totalsum 100 % 5.1.1 Tildelingskriteriet pris Under dette kriteriet vektlegges: Arbeidskostnader timepriser personale Mengdegrunnlag og beregningsmetode er angitt i prisskjemaet (kontraktens bilag 4A prisskjema del 1) Timeprisene skal være eks. mva, men inkludere alle andre utgifter. Herunder bl.a., men ikke utelukkende: Kjøring/transport innenfor Bergen kommune inkl. bompenger Porto, telefon og andre administrasjonsutgifter. Beskyttelsesutstyr og nødvendig utstyr og maskineri Betingelser på materiell Påslagsprosent på maling og øvrig materiell. Kontraktens bilag 4A prisskjema del 2 5.1.2 Tildelingskriteriet Kvalitet og oppgaveforståelse Leverandøren skal gi en beskrivelse av hvordan leverandøren har tenkt å gjennomføre rammeavtalen. Denne beskrivelsen bør inneholde opplysninger om blant annet følgende forhold: - Hvordan leverandøren vil organisere seg for å utføre hvert enkelt avrop på rammeavtalen på en god og effektiv måte. - Rutiner for rapportering, gjennomføring og oppfølging av rammeavtalen. - Tilpasninger i forhold til arbeidssteder i full drift, - Tilpasninger i forhold til verneverdige bygg, akutte oppdrag, materialbruk, bruk av lærlinger mv. - Rutiner vedrørende oppfølging av egne ansatte og evt. underleverandører som skal sikre kontraktsmessig utførelse av arbeidet. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørs forståelse av kontraktarbeidene. 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudets utforming og levering Bergen kommune har utarbeidet vedlagt kontrakt som standard for alle anskaffelser, jf. vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget. Tilbyder må gjøre seg kjent med de vilkår som framgår av kontrakten m/bilag og vedlegg. Disse vil bli lagt til grunn ved en eventuell kontraktinngåelse. Side 12 av 15
Deler av tilbudsbesvarelsen fylles ut i kontraktdokumentets bilag/vedlegg i henhold til det som er angitt i tabellen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at hans tilbud svarer på alle krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget samt vedlegg. Følgende vedlegg til konkurransegrunnlag og bilag til kontrakten skal fylles ut og legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: Filnavn: Innhold/besvarelse: Dok1- Tilbudsbrev_[leverandørnavn] Dok2- Tilbudsforside_[leverandørnavn] Dok3- Kvalifikasjonskrav_[leverandørnavn] Tilbudsbrevet skal være datert, undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren, og etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: - Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Eventuelle forbehold til kontraktsteksten m/bilag skal tilbyder også føre inn i bilag 5 til kontrakten. Tilbudsforsiden (vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget) må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. Påbudt dokumentasjon iht. kvalifikasjonskrav oppgitt i konkurransegrunnlaget. - Skatteattest for skatt - Skatteattest for mva. - Firmaattest for norsk selskaper/bekreftelse for registrering i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert (utenlandske selskaper) - Gjennomføringsevne personell og biler - Erfaring fra relevante oppdrag (Referanseliste, vedlegg 5 til konkurransegrunnlag) - Rutiner for miljøstyring - Kvalitetsstyring - generelt - Evt. Forpliktelseserklæring Dok4- Oppfyllelse av kravspesifikasjon_[leverandørnavn] Dok5- Tildelingskriterier_[leverandørnavn] Dok6- Brosjyremateriell_[leverandørnavn] - Ikke krav til dokumentasjon - Fyll ut kontraktens bilag 4a, prisskjema, i redigerbart regnearkformat. - Beskriv i et eget dokument hvordan kontrakten er tenkt gjennomført. Det kan legges ved relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene i et allment elektronisk format. Side 13 av 15
Tilbudene skal leveres på oppdragsgivers leveringsadresse (kontoradresse) innen utløpet av fristen. Bergen kommune Etat for bygg og eiendom Allehelgensgate 2, 6. etasje 5020 Bergen Åpningstid: kl. 09.00-15.00 Tilbudet skal leveres i papirformat og med originale signaturer. Det skal leveres et eksemplar av tilbudet. Prisskjemaet skal signeres av person som har fullmakt til å binde selskapet, med initialer på hver side. Dette gjelder ikke for standard prislister. Dokumentene skal leveres innsatt i ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt etter den struktur som er angitt ovenfor. Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: NOR 037-2016- Malerarbeider. Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en cd eller usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: NOR 037-2016- Malerarbeider 6.2 Tilbudskonferanse Tilbudskonferanse hvor konkurransegrunnlaget vil bli nærmere gjennomgått vil bli holdt på dato og sted som fremgår fra forsiden av dette dokumentet. Referat fra konferansen vil bli sendt ut til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 6.3 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud fremgår av forsiden til dette dokumentet. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent blir avvist. 6.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. Side 14 av 15
6.5 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil utløp av fristen som fremgår av forsiden til dette dokumentet. Side 15 av 15