Sakspapirer Nasjonalt styremøte NS

Sakspapirer Nasjonalt styremøte NS2016-06 Scandic Tromsø, 8. april 2016 Kl 0800 kl 1600 Innkalte Nasjonalt styre: Rasmus Bakken (RB), Øyvind Rustan (ØR), Helene Kolstad Skovdahl (HS), Silje Malene Korsvold (SK), Kristina Albertsen (KA) og Ingrid Dyvik (ID). Komitéledere: Ida Tylleskär (IT), Torfinn Madssen (TM), Thea Gustavsen (TG), Miriam Christ (MC), Katherine Wang (KW), Torunn Hjøllo (TH), Tonje Forbregd Reitan (TR) Forfall Orienterte Lokallagsledere: Øystein Ohr (ØO), Emma Lengle (EL), Åshild Ash Norbotten (ÅN), Timo Kanehl (TK) og Cathrine Sevre (CS) Nettredaktør: Haakon Albech (HA) Leder MedHum-2016: Marlene Løw (ML) Æsculap-redaktør: Andreas Wahl Blomkvist (AB) og Ane Drougge Vassbotn (AV) Sekretær: Anita Fagersand (AF)

INNHOLDSFORTEGNELSE VEDLEGG 3 SAKSKART 4 SAK 1 FORMALIA 5 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER 5 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT 5 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN 5 SAK 2 ORIENTERINGER 6 2.1 PERIODERAPPORTER 6 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE 6 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI 6 2.4 MULIG ENDRING AV STUDIEPROGRAM I POLEN 6 2.4 PR 7 2.5 ORIENTERING FRA FAGHELG 7 SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 8 3.1 NMFS DELEGATER TIL BARNE- OG UNGDOMSTINGET (BUT) 8 SAK 4 DISKUSJONSSAKER 9 4.1 ARRANGERING AV TNT 9 4.2 FRIKJØP AV LEDER 11 4.3 KOMMUNIKASJON MELLOM LOKALLAG OG NS 11 4.4 ERSTATNINGSSAK MOT TO SCOPE-STUDENTER FRA IRAN 12 SAK 5 VEDTAKSSAKER 13 5.1 ÅPENT BREV TIL HELSEMINISTEREN OG NORGES DELEGASJON TIL WHA FRA NMF, IFMSA OG NSF STUDENT 13 5.2 UTLYSNING AV GLOBVAC ANSVARLIG 2016/2017 14 5.3 RAPPORT FRA MARSMØTET I IFMSA 2016 15 5.4 UTVELGELSE AV DELEGASJON TIL GA I MEXICO 2016 15 5.5 RETNINGSLINJER FOR KOMITÉDRIFT 16 5.6 MANDAT FOR KONTROLLKOMITEEN 16 5.7 VALG AV HOTELL FOR GUK 2016 16 SAK 6 EVENTUELTSAKER 17 SAK 7 AVSLUTNING 18 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 18 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE 18 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET 18

VEDLEGG NS2016-06 1.3 Tidsplan NS2016-06 1.3 Tidsskjema NS2016-06 2.1 Perioderapporter samlet NS2016-06 4.1 TNT Sept 2016 budsjett NS2016-06 5.1 Åpent brev til Helse- og Omsorgsdepartementet NS2016-06 5.2 GLOBVAC - Nmfs ansvar NS2016-06 5.4 Søknader AM2016 Søknad_1 Søknad_2 Søknad_3 Søknad_4 Søknad_5 Søknad_6 Søknad_7 Søknad_8 Søknad_9 Søknad_10 (NS2016-06 5.5 Retningslinjer for komitédrift Lenke i sakstekst) NS2016-06 5.6 Mandat Kontrollkomiteen forslag Vedlegg i kursiv sendt ut med reviderte sakspapirer.

Sakskart Nasjonalt styremøte NS2016-06 Møtet avholdes på hotell Scandic Tromsø, fredag 8. April, kl. 0800-1600. SAK 1 FORMALIA 1.1 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKSDOKUMENTER 1.2 VALG AV MØTELEDER OG REFERENT 1.3 GODKJENNING AV TIDSPLAN SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 PERIODERAPPORTER 2.2 HANDLINGSPLAN FRA FORRIGE MØTE 2.3 STATUSRAPPORT ØKONOMI 2.4 MULIG ENDRING AV STUDIEPROGRAM I POLEN 2.4 PR 2.5 ORIENTERING FRA FAGHELG SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 NMFS DELEGATER TIL BARNE- OG UNGDOMSTINGET (BUT) SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 ARRANGERING AV TNT 4.2 FRIKJØP AV LEDER 4.3 KOMMUNIKASJON MELLOM LOKALLAG OG NS 4.4 ERSTATNINGSSAK MOT TO SCOPE-STUDENTER FRA IRAN SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 ÅPENT BREV TIL HELSEMINISTEREN OG NORGES DELEGASJON TIL WHA FRA NMF, IFMSA OG NSF STUDENT 5.2 UTLYSNING AV GLOBVAC ANSVARLIG 2016/2017 5.3 RAPPORT FRA MARSMØTET I IFMSA 2016 5.4 UTVELGELSE AV DELEGASJON TIL GA I MEXICO 2016 5.5 RETNINGSLINJER FOR KOMITÉDRIFT 5.6 MANDAT FOR KONTROLLKOMITEEN 5.7 VALG AV HOTELL FOR GUK 2016 SAK 6 EVENTUELTSAKER SAK 7 AVSLUTNING 7.1 OPPSUMMERING HANDLINGSPLAN 7.2 PLANLEGGING AV NESTE MØTE 7.3 MØTEKRITIKK/EVALUERING AV MØTET

SAK 1 FORMALIA 1.1 Godkjenning av møteinnkalling og saksdokumenter Forslag til vedtak: Møteinnkalling og saksdokumenter godkjennes. 1.2 Valg av møteleder og referent Forslag til vedtak: RB velges som møteleder, ØR skriver referat og ID skriver handlingsplan. 1.3 Godkjenning av tidsplan Gjennomgang av tidsplan og tidsskjema. Forslag til vedtak: Foreslått tidsplan godkjennes.

SAK 2 ORIENTERINGER 2.1 Perioderapporter Perioderapporter fra nasjonale tillitsvalgte og lokallagene er vedlagt i eget dokument. 2.2 Handlingsplan fra forrige møte Gjennomgang av handlingsplanen fra sist styremøte, og eventuell overføring av uløste oppgaver. 2.3 Statusrapport økonomi Saksbehandler: KA 2.4 Mulig endring av studieprogram i Polen Saksbehandler: IT ANSA har tatt kontakt med Nmf angående mulige endringer i det engelskspråklige studieprogram for medisin i Polen som vil påvirke våre medlemmer om det blir gjennomført. Vi jobber med å avklare hva som faktisk stemmer, og jeg vil på møtet gi en oppdatering om hva som skjer i denne saken. Eventuelt diskusjon med innspill til videre arbeid.

2.4 PR Saksbehandler: ID 2.5 Orientering fra Faghelg Saksbehandler: LR Faghelgen avholdt i Tromsø før påske ble en suksess. Vi kom fram til gode ideer og mål for videre arbeid. Vi kom blant annet fram til at vi skal i første omgang holde tre nasjonale kurs. Planlegging og arbeid med nasjonale kurs, ressursside og revidering av journalkort var blant de tingene vi jobbet med under helgen. Rapport kommer!

SAK 3 SØKNADER OG OPPNEVNELSER 3.1 Nmfs delegater til Barne- og ungdomstinget (BUT) Saksbehandler: RB Som medlemsorganisasjon i Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) kan Nmf sende to delegater til LNUs generalforsamling - Barne- og ungdomstinget (BUT). BUT 2016 avholdes 22. -23. april. Nasjonalt styre må avgjøre hvem som skal reise og representere Nmf under BUT. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre oppnevner xxx xxx og xxx xxx som delegater for Nmf til Barne- og ungdomstinget 2016.

SAK 4 DISKUSJONSSAKER 4.1 Arrangering av TNT Saksbehandler: ØR, KW Training New Trainers (TNT) er en type kurs/seminar som brukes mye av IFSMA. For IFMSA er målet med TNT er å heve kapasitetsbyggingen og på den måten styrke foreningen, i tillegg til at det gir deltagerne ferdigheter og verktøy for selv å arrangere kurs og trainings på en bedre måte. TNT går gjennom en rekke forskjellige temaer, blant anent: - Feedback and Evaluation - Communication - Motivation - Teambuilding - Presentation - Facilitation - Improvisation - Time Management - How to train Ved å følge retningslinjene til IFMSA vil de som gjennomfører TNT bli «IFMSA trainers» og kan dermed være med å arrangere trainings/kurs på de internasjonale møtene til IFMSA, noe som er i tråd med Nmf sitt ønske om større deltagelse i IFMSA. Krav til kurset er at det skal vare 24 timer (helst over en helg), 2/3 skal holdes på engelsk, det skal holdes av minst 1 erfaren trainer (i tillegg til at det er krav til selve innholdet). Av relevans er også kravet om en «graduation training» som må avholdes innen 6 mnd etter TNT. Kate og jeg har startet arbeidet med å se på hvordan dette kan innføres som en del av kapasitetsbyggingen til Nmf. Den foreløpige planen er å arrangere det en helg i september i Oslo, slik at deltagerne kan gi trainings på Tvk3. Vi har også beregnet ca.12 deltagere. Både Danmark og Sverige har vært veldig positive til å få i gang et samarbeid rundt dette, ved at de f.eks. sender trainere til oss for å hjelpe oss med gjennomføringen av TNT, og at vi sender noen til dem, i tillegg til samarbeid om selve innholdet i TNT. Vedlagt følger også et forslag til budsjett som tar utgangspunkt i at deltagerne overnatter hjemme hos folk i lokallaget. For å komme litt videre i planleggingen ønsker vi Nasjonalt styre sine synspunkter på et par ting: - Hvem kan delta? Alle Nmf medlemmer? Nåværende, fremtidige styremedlemmer? Hvordan skal vi fordele disse mellom lokallag? - Krav til deltagerne i etterkant? Hvordan skal vi bruke trainerne aktivt videre? - Mulighet for å ha graduation trainings på Tvk3? Eller andre ideer til når vi kan ha de trainingene? - Tanker om samarbeidsmuligheter med Danmark og Sverige? Forslag til vedtak:

4.2 Frikjøp av leder Saksbehandler: KA Sak utsatt fra NS2016-04 (sak NS2016-04 4.1). Fortsettelse på diskusjon fra forrige styremøte med særlig vekt på de innspill nasjonalt tillitsvalgte har med seg fra lokallagene. - Hva har Nmf og vinne/tape på å ha frikjøpt leder? - Andre alternativer: to nestledere eller andre ideer? Innspill på hvordan dette skulle kunne finansieres og en plan for hvordan vi eventuelt skal gå videre med dette. 4.3 Kommunikasjon mellom lokallag og NS Saksbehandler: ØR Saken ble også diskutert under NS2016-04 (sak NS2016-04 2.5). Det ble da besluttet å ta med innspillene fra diskusjonen til en ny runde i lokallagene og ta opp igjen diskusjonen under dette møtet. Lokallagenes tilbakemeldinger på kommunikasjon mellom lokallag og Nasjonalt Styre særlig i forbindelse med vedtektsendringer.

4.4 Erstatningssak mot to SCOPE-studenter fra Iran Saksbehandler: TH Etter et utvekslingsopphold via SCOPE i Tromsø i Januar, har vi fått beskjed om at det er gjort skade på en av leilighetene som to av studentene bodde i. Deler av golvet i leiligheten er skrapet opp, av noe eier beskriver som spor etter at noen har gått inne med brodder på. Eier har anslått pris for å få gulvet tilbake til originaltilstand til 100 000 kroner, men sier at skaden i seg selv ikke er så omfattende. Vi forsøker nå å komme frem til hvilke erstatningsbeløp som er det riktige. I følge SCOPE Regulations er det studentene som er ansvarlige for skade som er påført leiligheten de bodde i. Se utdrag fra SCOPE bylaws under: 7.3.9 The exchangee is responsible for any damage that he/she may cause to the living quarters and other materials lent for his/her use during the duration of the clerkship. The exchangee shall replace or pay the cost of any of these objects in case of damage or misuse. In case damage is discovered after the student has finished the clerkship, the claim should be passed on to the NEO or NMO who represents the exchangee. The NEO or NMO must try to solve this problem immediately with the exchangee. NEO i Iran er kontaktet og de internasjonale lederne for SCOPE er kopiert inn for å passe på at alt forgår på en rett måte. Studentene som var i Tromsø har svart at de ikke påtar seg skyld for hendelsen, og mener de blir anklaget uten grunnlag / ikke er blitt behandlet bra nok under utvekslingen. Jeg fortsetter å jobbe videre med saken, i samarbeid med Rasmus, Åshild (Leder Tromsø), Nabila (LEO Tromsø), Tonje og Kate. Det vi ønsker innspill fra resten av styret er blant annet dette: - Skal vi kreve bevis på at skaden er påført under Nmf sin leieperiode - Skal vi kreve fullstendig erstatning fra studentene fra Iran - Hvem skal dekke kostnadene rundt denne saken

SAK 5 VEDTAKSSAKER 5.1 Åpent brev til Helseministeren og Norges delegasjon til WHA fra Nmf, IFMSA og NSF student Saksbehandler: HS I forbindelse med WHO sin generalforsamling i Geneve i mai 2016 fremmes et forslag om en global strategi for helsearbeidskraft mot 2030, som setter fokus på at verden mangler helsearbeidskraft, og at denne mangelen kommer til å øke drastisk de neste årene. Dette er et globalt problem som er like aktuelt i Norge som i lavinntektsland. Blant annet store forskjeller mellom land hva gjelder økonomi og arbeidsvilkår fører til migrasjon av helsearbeidere på tvers av land, og ingen land i verden er i dag i stand til å utdanne sitt eget helsepersonell i tilstrekkelig grad. En global strategi kan bidra til et samarbeid på tvers av land om felles mål for fremtidens helsearbeidskraft, og gi hvert land insentiver til å implementere egne nasjonale tiltak som vil bedre situasjonen både lokalt og globalt. Norge er et av de landene som er med på å foreslå at WHO vedtar den foreslåtte globale strategien. Dette er positivt. IFMSA har igangsatt et forsøk på å påvirke verdens helseledere til å stemme for den foreslåtte strategien, og Nmf kan bidra til dette igjennom å kontakte vår egen helseminister og delegasjonen Norge skal sende til WHO som generalforsamling i mai. Nmf har utarbeidet et brev som inneholder oppfordring til å fortsette å støtte den globale strategien, men også å implementere nasjonale tiltak vi mener vil gjøre at Norge bidrar til å oppfylle den globale strategien. Dette sendes inn på vegne av Nmf, IFMSA og NSF student (sykepleierstudentene) dersom nasjonalt styre stiller seg bak brevets innhold. Brevet er vedlagt sakspapirene. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre godkjenner at det vedlagte brevet er i tråd med Nmfs politikk og at brevet sendes inn til Norges delegasjon til WHOs generalforsamling 2016 på vegne av Nmf.

5.2 Utlysning av Globvac ansvarlig 2016/2017 Saksbehandler: HS Forskningsrådet i Norge har et eget program for global helse forskning i Norge. Globvac overordnede målsetting er å støtte forskning som kan bidra til vedvarende bedringer i helsetilstanden og utjevning av ulikheter i helse for fattige mennesker i lavog mellominntektsland. Globvac konferansen er en forskningskonferanse innenfor programmet som har vært arrangert årlig inntil 2015. 2016 var et år uten konferansen da all utdeling av midler til Globvac programmet ble stoppet fra staten. Dette er i gang igjen nå, men så sent at en konferanse i 2016 ikke er mulig. I 2017 blir det i midlertid en ny konferanse. Forskningsrådet har sammen med vertsinstitusjon (NTNU i 2017) hovedansvaret for konferansen. Samtidig er konferansen et samarbeid mellom 5 andre aktører som jobber med global helse i Norge: - Norad - Helsedirektoratet - Norsk Forum for Global Helseforskning - Legeforeningen - Norsk medisinstudentforening Disse sju sitter sammen i plankomiteen for konferansen. Konferanseprogrammet og tema for konferansen bestemmes i samarbeid gjennom møter i plankomiteen. Plankomiteen har møter til endelig program og key note speakers er vedtatt. Det betyr deltagelse i ca. 5 møter. Det har foreløpig vært et møte i plankomiteen hvor HS deltok. Norsk medisinstudentforening (Nmf) har det fulle ansvaret for å arrangere studentkonferanse dagen før GLOBVAC konferansen. Nmf setter ned en komite som får ansvar for budsjettet og alle bestillinger til konferansen. De 100 000 Nok som er bevilget for 2017 studentkonferansen skal dekke eventuell leie av lokale, enkel bevertning og diverse kostnader. Nmf må nå finne en kandidat til å lede en komite som kan arrangere studentkonferansen, og som kan sitte i plankomiteen for Globvac konferansen på vegne av Nmf. Da dette er en posisjon med mye ansvar, foreslås det at denne oppgaven lyses ut blant våre medlemmer, og at nasjonalt styre blir enige om noen kriterier utvelgelsen skal baseres på. Globvac konferansen og studentkonferansen arrangeres i Trondheim 13.-15.mars 2017. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar å lyse ut posisjonen som Nmfs representant til Globvac konferansens plankomite og leder av komiteen som arrangerer studentkonferansen. Utvelgelsen skal baseres på disse kriteriene:...(fremkommer etter diskusjon i møtet)...

5.3 Rapport fra marsmøtet i IFMSA 2016 Saksbehandler: HS Nmf representerte norske medisinstudenter i IFMSAs 65.marsmøte i mars, med en delegasjon på elleve personer. Den vedlagte rapporten oppsummerer Nmfs deltakelse, utvelgelse av delegasjonen, forberedelser og utbytte. (Rapporten ettersendes i løpet av starten av neste uke!) Forslag til vedtak: Nasjonalt styre godkjenner rapporten fra IFMSAs marsmøte 2016. 5.4 Utvelgelse av delegasjon til GA i Mexico 2016 Saksbehandler: HS Muligheten for deltakelse i Nmfs delegasjon til augustmøtet i IFMSA ble lyst til med frist 1. april, og det er kommet inn 10 søknader. Før utvelgelsen er allerede disse tillitsvalgte en del av Nmfs delegasjon: Helene Kolstad Skovdahl (Internasjonalt ansvarlig) Katherine Wang, NORE (Forskningsutvekslingsansvarlig) Tonje Reitan Forbregd (Klinisk utvekslingsansvarlig UT) Torunn Hjøllo (Klinisk utvekslingsansvarlig INN) Søknader og innstilling til sammensetning av delegasjonen ettersendt med reviderte sakspapirer. Forklaring til innstilling gis på møtet. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar å sendefølgende til IFMSAs 65.augustmøte i Mexico: Helene Kolstad Skovdahl (Internasjonalt ansvarlig) Katherine Wang, NORE (Forskningsutvekslingsansvarlig) Tonje Reitan Forbregd (Klinisk utvekslingsansvarlig UT) Torunn Hjøllo (Klinisk utvekslingsansvarlig INN) Egenandel er satt til 2500kr, og refusjonstak settes i tråd med aktuell retningslinje tilsvarende reiseutgiftene beregnet to uker etter utvelgelse av delegasjon.

5.5 Retningslinjer for komitédrift Saksbehandler: TM Se sak under Nasjonalt styremøte NS2016-04, da utkast til retningslinjer først ble diskutert. Et revidertforslag er siden da blitt utarbeidet. Forslaget er tilgjengelig i Google Docs: goo.gl/9fqt4s Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar de foreslåtte retningslinjene for komitédrift, med endringene som fremkommer under møtet. 5.6 Mandat for kontrollkomiteen Saksbehandler: RB Nasjonalt styre foreslår for Landsstyret at det til Landsmøtet 2016 nedsettes en kontrollkomite, med utgangspunkt i anbefaling fra arbeidsgruppen for etterarbeid ette Landsmøtet 2015. For å beskrive denne komiteens arbeid må Nasjonalt styre også foreslå et mandat for kontrollkomiteen, som Landsmøtet kan vedta samtidig med oppnevnelsen ved konstitueringen av møtet. Utkast til mandat ettersendes. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre vedtar vedlagte dokument, med endringer fremkommet under møtet, som forslag til mandat for Kontrollkomiteen under Landsmøtet 2016. 5.7 Valg av hotell for GUK 2016 Saksbehandler: TM Det foreslås å legge GUK til Quality Airport Hotel Værnes (same hotel som GUK 2015), som kom med det beste tilbudet på pris og fungerte godt i fjor. For å signere kontrakten trengs vedtak i Nasjonalt styre. Forslag til vedtak: Nasjonalt styre godkjenner valg av Quality Airport Hotel Værnes som hotell for GUK 2016. RB gis mandat til å signere kontrakt med hotellet.

SAK 6 EVENTUELTSAKER

SAK 7 AVSLUTNING 7.1 Oppsummering handlingsplan 7.2 Planlegging av neste møte 7.3 Møtekritikk/evaluering av møtet