PROTOKOLL NORGES IDRETTSFORBUND Telemark idrettskrets OØ TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr. 2-2016/2018 Dag: Tirsdag 24.inai 2016 Tid: kl. 1700-2120 Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Varamedlem Varamedlem Geir B. Nordtveit Guri Ramtoft Siv Johanna Dalen Renate Øien Hans Inge Søvik Administrasjon: Org. sj ef Org.konsulent Idrett- og utd.kons Sondre Fjelldalen Therese Husby Øyvind Gonsholt (personlig presentasjon ved oppstart styremøte) (innledende presentasjon ved oppstart styremøte) Forfall: Grete Etholm Dag Nielsen Sakliste: Sak 4: Protokoll styremøte nr. 1 2016/2018 Sak 5: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Sak 6: Spillemiddelfordeling til anlegg i Telemark 2016 Sak 7: Leieavtale kontorer for Idrettens Hus Telemark - Grenland Arena AS Sak 8: Telemark idrettskrets som org.ledd i norsk idrett info nytt styre Sak 9: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 10: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 11: Møte- og representasjonsplan våren 2016 Sak 12: OLT Sørøst
Vedtakssaker Sak 4: Protokoll styremøte nr. 1 2016/2018 Protokoll fra styremøte er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Protokoll fra styremøte nr. 1 2016/2018 godkjent uten merknader Vedtak: Protokoll fra styremøte nr. 1 2016/2018 godkjent uten merknader Sak 5: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av lag i Telemark idrettskrets i 2016 Opptak - nye registrerte idrettslag Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Stiftelsesdato Antall medl. Dato opptak Siljan Sportsskyttere Anita Vindheim skyting Siljan 01.01.2016 18 02.02.2016 Skjærgården Klatreklubb Steffen Siljan Slåtta Klatring Bamble 26.01.2016 15 29.02.2016 N ye særidrettsgrupper tatt opp i idrettslag Lagets navn Ny særidrett/gruppe Leder Kommune /IR Antall medl. Dato opptak Seljord Idrettslag Sykkel Kai Slokvik Seljord 06.04.2016 Idrettslag som er strøket Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Årsak Dato endring Notodden klatreklubb Olav Vangen klatring Notodden Liten aktivitet/mangel på ar 02.02.2016 Langesund og omegn seilforening Terje Christensen Seiling Bamble Liten aktivitet 13.04.2016 Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Tatt til orientering Vedtak: Tatt til orientering
Sak 6: Spillemiddelfordeling til anlegg i Telemark 2016 Fylkesidrettskonsulent Marte Aksnes vil presenter fylkesrådmannens innstilling til fordeling av spillemiddelsøknadene for 2016. Organisasjonssjefen har gjort en vurdering og satt opp et forslag på fordeling fra TIK administrasjon sin side, som ligger vedlagt som saksdokument. Fylkesrådmannens innstilling til fordeling vurderes opp mot administrasjonens forslag, og uttalelse fra idrettskretsen til Hovedutvalg for kultur utarbeides i tråd med idrettskretsstyrets innspill og kommentarer. Uttalelsen oversendes fylkesidrettskonsulent i løpet av onsdag 25. mai. Forslag til vedtak fra Or2anisasionssief Ingen forslag Vedtak: TIK styre sin vurdering og vedtak på Fylkesrådmannens innstilling: TIK anbefaler at Hovedutvalget for kultur vedtar idrettskretsens justerte forslag som følger vedlagt Av ordinære anlegg er 41 tilsagn sammenfallende. Ett (1) tilsagn fra TFK er vi uenig i og har i stedet forslag på tre (3) nye tilsagn, hovedsakelig mindre søknader fra idrettslag Av nærmiljøanlegg er 15 tilsagn sammenfallende. Ett (1) tilsagn er vi uenig i og har forslag på syv (7) nye tilsagn Ubrukte midler (inkludert summen av inndratte midler) foreslås fordelt sammen rentemidler i september
Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 7: Leieavtale kontorer for Idrettens Hus Telemark - Grenland Arena AS Telemark idrettskrets har på vegne av særkretser, -regioner og forbund ansvar for å forhandle avtaler med huseier når det gjelder kontorfasiliteter for leietakere ved Idrettens Hus Telemark. Alle org.leddene har i dag individuelle avtaler med huseier for eksklusive lokaler, mens idrettskretsen står ansvarlig for sine eksklusive kontorer og eksklusive fellesarealer for Idrettens Hus. Ved inngåelse av leieavtale med Grenland Arena AS fra 01.01.2011 ble det inngått avtaler med ulike lengder på avtaleår (3-5 år). Avtalene ble automatisk fornyet for tre eller fem år hvis ingen reforhandlinger ble gjort innen seks mnd. før avtalene gikk ut. Ved en reforhandling i 2015 ble alle leieavtalene «synkronisert» ved at leietakere som i utgangspunktet hadde 5 år fornyet sine avtaler med ett år, og at alle org.leddene (TIK, NFF Telemark, TVSK, TBIK, NGF og NBF Region Sør) da har avtaler som går ut 31.12.2016. Vi er i en situasjon nå hvor vi ikke har aktuelle alternativer og en reforhandling for fremtidig leieavtale må tegnes innen 30.juni 2016. For alle org.leddene er det kostnader og lengde på avtalene som er av størst betydning. Tidsperspektiv, langsiktighet og alternativ tanker om fremtidig lokalisering av Idrettens Hus Telemark er varierende og av ulik betydning for det enkelte org.ledd. Etter en runde med de enkelte leietakere er det gjennomført et første møte med Grenland Arena AS om en forlengelse av eksisterende leieavtale. I møte med Grenland Arena AS, representert ved Pål Feen Larsen, ble org.sjefen presentert utviklingsplanene knyttet til utbygging av den nørd-østlige svingen ved Skagerak Arena i grove trekk. Utbyggingen er ikke endelig godkjent og vedtatt. Org.sjefen orienterte Grenland Arena AS om status knyttet til prosessen og fremdrift for etableringen av regional avdeling innenfor Olympiatoppen, og eventuelle muligheter og alternativer knyttet til dette for teleidretten. Det ble formidlet at en endelig avklaring på dette vil være avgjørende for en fremtidig lokalisering av Idrettens Hus Telemark, men at dette er for tidlig å kunne fatte en beslutning på per d.d. Fra Grenland Arena AS ble det vist forståelse for den uavklarte situasjonen, og muntlig gitt en åpning for en forlengelse av leieavtalen for en kortere tidsperiode med de samme betingelsene, slik at de utviklingsplanene ved Skagerak Arena og idrettskretsens behov kunne sees i sammenheng. Ønsket fra idrettskretsen ville da kunne legges frem for styret ved Grenland Arena AS. Tilbakemeldingene fra andre leietakere ved Idrettens Hus Telemark er et omforent ønske om en forlengelse av eksisterende leieforhold med inntil to nye år. Styret tok saken til orientering og støttet en forespørsel til Grenland Arena AS med forlenget leieavtale på to år med de samme betingelsene, og innretningen med individuelle leieavtaler for den enkelte særidretten ved Idrettens Hus Telemark. Org.sjefen formidler, på vegne av alle Idrettens Hus Telemark leietakere, ønske om en toårig forlengelse av leieavtale med de samme betingelsene ved til Grenland Arena AS v/pål Feen Larsen. Nødvendig avklaring må skje innen 30.juni 2016.
Sak 8: Telemark idrettskrets som org.ledd i norsk idrett info nytt styre Med mange nye i styret er det behov for både å bli kjent med hverandre, gjennomgang av overordnede og styrende dokumenter, samt plassere og skape forståelse for Telemark idrettskrets sin rolle og ansvar i norsk idrett. Organisasjonssjefen presenterer Telemark idrettskrets. Erfaringsutveksling og diskusjon. Aktuelle temaer: Kort presentasjonsrunde av styret og ansatte NIF 's organisering; org. kart Begreper og internt «stammespråk» idretten Overordnede og farende lovverk, retningslinjer og reglementer TIK Handlingsplan Rammebetingelser og TIK Budsjett Forventningsavklaring mellom styre og adm., styreleder og org. sjef, internt i styret Fordeling av ansvar-/målområder og oppgaver sparringspartnere for adm. Org.sjefen gikk igjennom idrettskretsens rolle og ansvar, overordnede lovverk, retningslinjer, rammebetingelser og idrettens organisering i grove trekk. Forventningsavklaring, fordeling av ansvar/oppgaver internt i styret, samt instrukser og delegasjonsreglement internt for Telemark idrettskrets følges opp på neste styremøte. Det ble oppfordret styremedlemmene om deltakelse på aktuelle kursmoduler, seminarer og aktiviteter i regi av idrettskretsen utover høsten, for å bli kjent med «produktet» som er en del av idrettskretsens lovpålagte basisoppgaver og ansvar. Sak 9: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. S ret Geir 28.04.16 Styrelederform IS, SF og IK, Gardermoen 18.05.16 Møte etablering OLT Sørøst 20.05.16 Idrettskretsledermøte, Gardermoen Guri 25.04.16 Nome idrettsråd Årsmøte 18.05.16 Møte etablering OLT Sørøst Dag 27.04.16 18.05.16 Kragerø idrettsråd Årsmøte Møte etablering OLT Sørøst
Administrasjon Sondre 23.04.16 100-års jubileum Åmdal IL 28.04.16 Skype-møte NIF Tema: Lansering av prosjekt- og styreportal 28.04.16 Styrelederform IS, SF og IK, Gardermoen 29.04.16 Møte Olympiatoppen Tema: Presentasjon av rapport og innstilling OLT Sørøst 02.05.16 Møte m/skien Fritidspark og Nordic Hockey Academy Tema: Info om planer for etablering 09.05.16 Møte Olympiatoppen Tema: Oppfølging av rapport OLT Sørøst 11.05.16 Skype-møte med utviklingsavd. I NIF Tema: Evalueringsmøte ordningen «Inkludering i idrettslag» 18.05.16 Møte etablering OLT Sørøst 20.05.16 Idrettskretsledermøte, Gardermoen Therese 29.04.16 11.05.16 12.05.16 Øyvind 22.-24.05.16 29.04.16 11.05.16 Bjørn 21.04.16 22.04.16 25.04.16 AktivSkole365 avslutningssamling 2015/16, Skien Fritidspark Planleggingsmøte Grenseløs idrettsdag november, Skien Fritidspark Skypemøte NIF - Samordnet søknad og rapportering Tema: Status, erfaringer og gjennomgang av veileder Veilederutdanning del 3 AktivSkole365 avslutningssamling 2015/16, Skien Fritidspark Anleggskonferanse Vestfold idrettskrets, Tønsberg Trenerseminar Norges Skiforbund, Ullevål Trenerseminar Norges Skiforbund, Ullevål TELETOPPEN seminar, Skien Fritidspark. Tema: Sykdoms- og skadeforebygging og mental trening. Sak 10: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. > Personal > Ferieavvikling > AktivSkole365 skoleåret 2016/17 rammebetingelser > Grenseløse idrettsdager 2016 - rammebetingelser > Telemark fylkeskommune Frivilligmelding > Samordnet søknad og rapportering 2015 > Spillemiddelordningen «Inkludering i idrettslag» > Status aktivitet kompetanseutvikling
Sak 11: Møte og representasjonsplan våren 2016 Møte- og representasjonsplan våren 2016 oppdatert og forslag til plan for høsten 2016 utarbeidet. Representasjonsoppgaver fordeles Møte- og representasjonsplan oppdatert og avklart. Datoer for styremøtene utover høsten 2016 satt. Enkelte saker vil gjennomføres i form av skriftlig saksbehandling, hvis det ikke er mulig og naturlig tatt på datofestede styremøter, ut fra tidsfrister som følger aktuelle innkomne saker. Styreportalen vil nå brukes aktivt som verktøy med styrerom og lagring av overordnede dokumenter. Aktuelle saksdokumenter vil legges ut på portalen med lese- og skriverettigheter som er nødvendig i aktuelle enkeltsaker for styremedlemmer. Siden portalen er ny og ukjent, også for administrasjonen, får bruken og administreringen «gå seg til over tid» for en optimal og effektiv bruk. Sak 12: Oppfølging OLT Sørøst Det har vært skriftlig og muntlig kontakt mellom styreleder og NIF i forbindelse med Telemark idrettskrets sin reaksjon på OLT sin rapport og innstilling om OLT Sørøst. I8. mai ble det avholdt et møte med sentrale samarbeidspartnere, Fylkesordfører og Ordfører i Skien som har gitt klare føringer til idrettskretsen for den videre prosess. Styreleder orienterte kort om status og videre initiativ. Det avventes nå innkalling til et møte sentralt med NIF/OLT og kretsledere før neste Idrettsstyremøte som skal avholdes 2.juni 2016. Skien, 28.mai 2016 erge Nordtveit Leder v t-crt, Guri Ramtoft Nestleder Dag Nielsen Grete tholm iv dohanna Dalen Renate Øien Varamedlem ans Inkje Søvik ram lem Sondre Fjell en Organisasjonssjef