MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/15 Dato: 03.02.15, kl. 08.30 10.30. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Idar Tronstad, møtte for Lønning Gerd Windsland, møtte for Antonsen MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland Agder Sekretariat v/willy Gill Brannvesenet Sør v/jon Inge Aasen Mandal kommune v/ Torbjørn Willumsen Forfall: Hege Lønning Tommy Antonsen Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 02.12.14 SAK 02/15 MØTEPLAN/ÅRSPLAN 2015 EVT. ENDRING SAK 03/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I BRANNVESENET SØR IKS SAK 04/15 SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED A/S RAPPORT SAK 05/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1
SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 02.12.14 Sekretær orienterte om at datoer for generalforsamlinger/representantskap i de kommunale selskapene ikke foreligger pr. d.d. Innkallinger vil bli sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer så snart innkallingene mottas. 1. Møteboken fra 02.12.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte 02.12.14 Forslag til møtebok fra 02.12.14 legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra 02.12.14 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 02/15 MØTEPLAN/ÅRSPLAN FOR 2015 EVENTUELLE ENDRINGER Kontrollutvalget drøftet saken, revisjonen har gitt sin tilbakemelding. Møteplanen beholdes uendret. Forvaltningsrevisjonsrapport Mobbing forventes fremlagt for kontrollutvalget 16. juni. Denne saken oversendes deretter til behandling i bystyret etter sommeren. Normalt sett avholdes det 5 6 møter pr. år i kontrollutvalget. Utvalget bestemte følgende møter for våren 2015: 3. februar, 5. mai og 16. juni. 2
Møte Møtedato Spesielle saker Orienteringer 1. 03.02 Selskapskontroll Ime verksted A/S Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Oppfølging selskapskontroll Brannvesenet Sør IKS 2. 05.05 Årsregnskap (kommune + havn) Presentasjon av regnskapene 3. 16.06? FR Mobbing Presentasjon av FR 4. September Budsjett 2015 5. Okt./Nov. Oppstart nytt utvalg Opplæring nytt utvalg 6. Des.? Vurderinger: Forvaltningsrevisjon Mobbing gjennomføres i løpet av første halvår og planlegges behandlet i kontrollutvalg og bystyre i juni. I vedtatt møteplan er det satt opp møte i kontrollutvalget 16. juni. Det vil da ikke være mulig å få saken til endelig behandling i bystyret 18. juni. Ett alternativ er å flytte kontrollutvalgets møte til f.eks. 11. juni. Alternativt kan bystyret behandle saken etter ferien. Jeg ber om at kontrollutvalget vurderer dette spørsmålet. Dersom utvalget har ønsker om orienteringer utover våren, er det fornuftig å ta stilling til det nå. SAK 03/15 OPPFØLGING - SELSKAPSKONTROLL I BRANNVESENET SØR IKS Brannsjefen orienterte om selskapets oppfølging av selskapskontrollen. Kontrollutvalget tar orientering fra administrasjonen til etterretning. Rapport fra selskapskontroll Brannvesenet Sør IKS Årsberetning 2012 for Brannvesenet Sør IKS Brev fra rådmannen datert 18.12.14 Som tidligere redegjort for ble denne rapporten ikke lagt frem formelt for bystyret. På grunn av tidsaspektet besluttet kontrollutvalget å be rådmannen om å gi tilbakemelding om hvordan 3
kommunen som eier har fulgt opp rapporten. Vedlagt følger selve rapporten, selskapetets egen oppfølging av anbefalinger knyttet til selskapet og brev fra rådmannen fra desember 2014 som redegjør for kommunens oppfølging som eier. Som en ser av dokumentene fulgte selskapet opp de konkrete anbefalingene allerede samme år som rapporten forelå. Administrasjonen er invitert til å orientere kort om egen oppfølging av rapporten. Vurderinger: Utover at denne saken skulle vært behandlet tidligere har jeg ingen spesielle kommentarer til saken. Kontrollutvalget tar orientering fra administrasjonen til etterretning. SAK 04/15 SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED A/S - RAPPORT Revisor presenterte rapporten. Leder fremla forslag til nytt punkt 2. Utvalget drøftet saken og diskuterte seg frem til nye tidsfrister. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted A/S enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel. 5-18. Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april 2015. Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni 2015. Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i 4
overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Rapport fra selskapskontroll Ime Verksted A/S januar 2015 Kontrollutvalget har bestilt denne rapporten med bakgrunn i vedtatt plan for selskapskontroll. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget. Formål. Hovedformålet med selskapskontrollen har vært å vurdere kommunens oppfølging av eierskapet i Ime Verksted AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Problemstillinger. Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn. Kommunerevisjonen Vest har gjort følgende funn ved gjennomføringen av prosjektet: Mandal kommunes nåværende eierskapsmelding ble vedtatt 15.3.2012. Kommunen har gitt prinsipielle føringer for utøving av eierstyring generelt i eierskapsmeldingen. Prinsippene retter seg både mot kommunen som eier og til selskapene. KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, er lagt til grunn for prinsippene. Revisor mener at kommunen i all hovedsak har etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser. Selskapets vedtaksfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Etter revisors vurdering er det tvilsomt om selskapets kjøp av naboeiendommen, som nå er langtidsutleid, er innenfor selskapets vedtektsfestede formålsangivelse. Bystyret har vedtatt at de sterkt oppfordrer til at personer som velges inn i selskaper av kommunen, skal registrere seg i styrevervregisteret. Kun ett medlem og ett varamedlem i selskapet styre er registrert her. Vi kan ikke se at kontrollutvalget og kommunens revisor er blitt varslet systematisk om møter i generalforsamlingen i den kontrollerte perioden. I Kommunelovens 80, 3. ledd heter det at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. 5
Styret har opplyst at reglene for offentlig anskaffelse ikke er fulgt ved innkjøp av tremateriale. Dette er begrunnet i kvaliteten og tilgangen til varene. Anbefalinger. Revisor kommer med følgende anbefalinger til Mandal kommune med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll: 1. Revisor anbefaler at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet av naboeiendommen og utleie av bolig er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. 2. Revisor anbefaler at kontrollutvalget og kommunens revisor blir varslet om alle møtene i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet opp til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp: 1. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene om offentlige anskaffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp av trematerialer. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll er å gi grunnlag for forbedring. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Rapporten er sendt på høring til kommunen som eier og til selskapet. Ordfører og selskapets styre har avgitt høringsuttalelser. Disse er medtatt i rapporten. Et sentralt punkt i høringsuttalelsene er spørsmålet om kjøp av naboeiendom og utleie av bolig ligger innenfor selskapets formålsparagraf. Ordfører og styret mener at kjøpet ligger innenfor formålsparagrafen. Revisor kommenterer at dette spørsmålet ikke har vært til behandling i generalforsamlingen. Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Bystyret følger opp rapporten slik det anses hensiktsmessig. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 6
SAK 05/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. Vedtatt. Forslag til årsmelding for 2014 Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som inneholder informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og arbeidet som er utført i 2014. 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. FASTE POSTER Nytt fra revisor. Interimrevisjon: Revisor orienterte om utført interimrevisjon. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Utsendelse av dokumenter til vararepresentanter. Utvalget besluttet at det sendes ut dokumenter fast til varamedlemmene. REFERATER 7