Birkenes kommune Innkalling for Formannskapet Møtedato: Onsdag 28.10.2015 Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: Etter møte i Planutvalget ca kl 16:00-17:00 Saksnr Tittel Saksliste 044/15 Meldinger 1 Hovedtall økonomi august 045/15 Driftsrapport 2. tertial 2015 046/15 Justering godtgjørelsesreglement 2015-2019 047/15 Bosetting av flyktninger i 2016 - plantall for 2017-19 Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på www.birkenes.kommune.no/politikk Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 19.10.2015 Anders Christiansen ordfører Gro Anita Trøan rådmann
Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 044/15 Formannskapet PS 28.10.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1-033 15/2782 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 1 Hovedtall økonomi august
Birkenes kommune Servicesenter Dok. ref. Dato: 15/720-12, jp. 2015015914 Saksbehandler: LIDA 20.09.2015 Hovedtall økonomi august Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Denne gangen kommer denne rapporten sent som følge av valget og konstituering av nytt kommunestyre. Det er utarbeidet rapport for 2. tertial som legges frem som egen sak i henholdsvis tjenesteutvalg, formannskap og kommunestyre. Denne rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. august med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. august (bokført pr. 15.09.2015): Regnskap august Budsjett august Avvik i NOK Regnskap tom aug. Budsjett htom. Aug Avvik i NOK2 Avvik i % Totalbudsjett 2015 Regnskap 2014 Teknisk 2 169 3 478-1 309 24 769 21 690 3 079 114,20 35 680 37 896 Ressurssenter 2 170 2 010 160 12 639 15 624-2 985 80,89 23 754 20 468 Skole og barnehage 9 876 9 396 480 77 733 71 973 5 760 108,00 113 947 116 066 Helse og velferd 7 876 7 118 758 49 030 48 629 401 100,83 76 520 77 500 Servicesenter 1 457 1 609-151 16 061 15 759 302 101,92 22 696 19 300 Kirken 305 311-6 2 462 2 487-25 98,99 4 021 3 823 Fellesområder -17 257-18 285 1 028-200 738-207 131 6 393 96,91-276 619-275 052 Mer/mindreforbruk 6 597 5 637 960-18 045-30 970 12 925 58,27 0 0 Regnskapsmessig er det et totalt merforbruk i forhold til budsjett på kr 12,9 mill. hittil i år. Avviket gjelder i hovedsak teknisk, skole og barnehage og fellesområdet, i motsatt retning har vi ressurssenteret. I tallene til teknisk er det hovedsakelig periodiseringsavvik. Det store avviket i ressurssenteret skyldes flere årsaker. En del av dette avviket forventes å forsvinne når kostnadene innen barnevernet mottas. Skole og barnehage har stor differanse som først og fremst kommer av at vi har hatt høyere kostnader på barn i andre kommuner enn forutsatt. Læringssenteret har heller ikke mottatt sine tilskudd fra staten ennå, slik at en del av avviket vil jevne seg ut. Gjeldende fellesområdet må vi forvente oss et negativt avvik, nærmere kommentert nedenfor. Frie inntekter pr august: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND
Birkenes kommune Servicesenter Regnskap pr august Budsjett pr august Avvik Budsjett inkl. endringer 2015 Frie inntekter pr august** - 201 543-204 759 3 216-286 068 Regnskapsmessig har frie inntekter et negativt avvik på kr 3,2 mill. pr. august. Underliggende er at vi har mottatt lavere skatte- og rammeinntekter enn budsjettert med kr 0,9 mill. Dette er dels utjevnet med høyere inntektsutjevning, men vi må forvente oss mindreinntekt i fht. budsjett. Kr 1,4 mill. er periodiseringsavvik gjeldende eiendomsskatt for verker og bruk. Kr 1,4 gjelder statlige tilskudd som kompensasjonstilskudd og integreringstilskudd som foreløpig anses å være periodiseringsaavik. Estimat for mindreinntekt er ca kr 1,1 mill. i siste årsprognose og gjelder forventede reduserte skatte og rammeinntekter. Netto finans pr august: Regnskap pr august Budsjett pr august Budsjett inkl. endringer 2015 Avvik Netto finans pr august*** 804-2 373 3 177 9 450 Netto finans har totalt et negativt avvik på kr 3,2 mill. Regnskapsmessig ugjør dette hovedsakelig renter og avdrag. Det forventes et negativt avvik på årsbasis også. I forhold til prognoser kan rente og avdragskostnadene bli over 2 mill. høyere enn budsjettert. Vi kan i tillegg forvente oss dårligere avkastning på verdipapirer enn forventet på ca kr 1,4 mill. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Utvikling i likviditet: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 6
Birkenes kommune Servicesenter Blå linje markerer penger i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr august er det kr 10,5 mill. i banken når det er justert for bundne midler. Den store nedgangen fra juli til august skyldes at det i august ikke utbetales rammetilskudd og at det er foretatt store investeringer i perioden. 80 000 Utvikling i likviditet 70 000 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 Sum likvide midler Sum justerte likvide midler 10 000 0-10 000-20 000 Utviklingen i personalkostnader t.o.m. sep: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 6
Birkenes kommune Servicesenter 25000 Lønnskostnader inklusiv sosiale kostnader, sykelønnsrefusjoner og innsparingskrav 20000 15000 10000 Regnskap Budsjett Gjennomssnitt budsjett 5000 0 Grafen over viser utvikling i personalkostnadene siste 12 måneder. Personalkostnadene har totalt et negativt avvik pr september. De to siste månedene er regnskapet noe høyere enn budsjett. Sykelønnsrefusjoner er imidlertid ikke bokført pr september. Det er imidlertid et for stort avvik for at hele beløpet gjelder september. Vikarbruk i ferie og nyansatte som har fått etterbetalt påvirker sannsynligvis lønnskostnaden for september. Kommunen har for lite i igjen i budsjettet til resultateffekten av lønnsoppgjøret i 2014 og 2015. Dette skyldes en feil i budsjettet for 2015. Oppdatert tall viser at dette beløper seg det til ca. kr 1,3 mill. Personalkostader fordelt pr tjenesteområde ( august 2015) Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 6
Birkenes kommune Servicesenter 9 000 8 000 Personalkostnader og budsjett pr område 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 Regnskap Budsjett 2 000 1 000 0 Teknisk ligger litt under budsjett denne måneden Ressurssenteret ligger fortsatt under budsjett; også i august. I hovedsak er det fordi det ikke blir utbetalt så mye i introduksjonsstønad som planlagt. I tillegg har det vært sykemeldinger det ikke er satt inn vikar for. Lønnsbudsjettet er justert for at barnevernet startet samarbeid med Lillesand i mars måned. Skole og barnehage ligger litt over sitt budsjett, noe av dette kan forventes refundert eller dekket av en annen budsjettpost, men i hovedsak har skole og barnehage vanskelig for å innfri de innsparingskravene som er budsjettert. Helse og velferd ligger litt over sitt budsjett, noe kan skyldes etterslep på lønnskostnader etter sommeren. Servicesenteret ligger omtrent som budsjettert denne måneden. Prognose for pensjonskostnadene vil bli kommentert nærmere i tertialrapporten. Øvrige driftsinntekter- og kostnader blir ikke kommentert i denne rapporten, men fremkommer nærmere i tertialrapportene og årsberetningen. Lisa Dahl Controller Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND 37 28 15 00 postmottak@birkenes.kommune.no www.birkenes.kommune.no 964 965 870 Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 6
Birkenes kommune Servicesenter Saksframlegg Saksnr Utvalg Dato 051/15 Tjenesteutvalget 26.10.2015 Formannskapet 28.10.2015 110/15 Kommunestyret 05.11.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 15/720 Driftsrapport 2. tertial 2015 Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Alle avdelinger tilstreber og kun bruke de budsjettmidler som er nødvendig for å sikre lovlig og forsvarlig drift. 2. Investeringsprosjekt med endrede/økte behov løses som spesifisert nedenfor: Finansiering: Behov Budsjett 2015 Budsjettjusteri ng Budsjett etter budsjettju stering 9486 Plattformvalg/Driftsmodell 1420 600 820 1420 9233 Oppgradering Birkeland Barneskole 21000 5000 16000 21000 9655 Kjøp og salg av kommunale boenheter 700-1700 2400 700 Utstyr og vedlikeholdsarbeider kantine og 9467 kommunehuset 459 450 9 459 Fra 9516 9516 Diverse oppgradering og småprosjekt bygg 1541 1550-9 1541 Til 9467 9111 Trafikksikkerhetstiltak 110 50 61 111 Fra 9102 Myrane trafikkareal, kjøp av tomt, fradeling og 9651 opparbeidelse 209 187 22 209 Fra 9102 9102 Geodata/kartlegging geovekstprosjekt 0 300-300 Til 9111, 9651 og 0 9639 9664 oppgradering vei 1106 930 176 1106 Fra 9665 9665 Gatelys 24 200-176 24 9664 Behov tilleggsbevilgning utover totalramme 2015 26 569 7 567 19 002 26 569 3. Lånerammen økes med inntil kr 5 mill. for å mellomfinansiere Digerhaug og Lille Tømmeråsen, dersom kommunen ikke mottar tilskudd fra husbanken i 2015. Vedlegg: Drift, Rapport fra Gabler verdipapirer 2. tertial 2015, Tertialrapport Birkenes- gjeld - 2 tertial 2015 Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 1 av 2
Birkenes kommune Servicesenter Saksopplysninger: Tertialrapporten gir en samlet fremstilling av regnskaps- og budsjettsituasjonen basert på tjenesteområdenes rapporteringer(1b) og status på fellesområdet(1a) pr 31. august 2015. Rapporten skal gi informasjon om faktisk nåsituasjon, og forslag til tiltak der det rapporteres vesentlige avvik. Rapporten skal også synliggjøre en forventet årsprognose totalt, og innenfor hvert tjenesteområde. Administrasjonen har hittil i år gitt tjenesteutvalget og formannskapet en enkel rapport på hovedtall økonomi for periodene januar/februar, mars, mai, juni/juli og tertialrapport for april. Rapport for 1. tertial er også behandlet i kommunestyret. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 2 av 2
Birkenes kommune Servicesenter Bakgrunn Budsjett og økonomiplanen for 2015-2019 har vedtak på innsparingstiltak på til sammen kr 2,1 mill. sammenlignet med forslaget som administrasjonen la frem for kommunestyret i november 2014. Kr. 2,1 mill var inkludert en omdisponering til kultur på kr 0,3 mill. Økning av ramme på kultur medfører at innsparingskravet for de andre tjenesteområdene ble totalt på kr 2,4 mill. Ved rapportering av 1. tertial ble det gjort vedtak som inneholdt en reduksjon i avsetning til disposisjonsfond fra kr 1,9 mill. til kr 1,4 mill. Barnevernet ble økt med kr 0,4 mill. og barnehageområdet med kr 0,1 mill. Disposisjonsfondet er pr august på kr 2,6 mill. Oppsummering Regnskap pr 2. tertial 2015. Totalt for kommunen viser regnskapet et negativt avvik på ca kr 14 mill. I drift dreier dette seg hovedsakelig om lovpålagte tjenester innen skole og helse som vi ikke kan la være å utføre. Innen fellesområdet dreier det seg hovedsakelig om at økonomikonjukturene har endret seg både nasjonalt og globalt siden høsten 2014. Det medfører endring i en del av kommunens inntekter. Årsprognose 2015 Fellesområdet(1A) rapporterer en årsprognose pr august med negativt avvik på ca kr 4,0 mill. Dette fordeler seg på følgende måte: Skatte og rammeinntekter -1,1 mill. Eiendomsskatt -0,3 mill. Utbytte Agder energi 0,2 Renteinntekter og kalkulatoriske avskrivninger kr -0,4 mill Renter og avdrag kr -1,1mill. Avkastning verdipapirer kr -1,7 mill. Integreringstilskudd kr 0,4 mill. Drift (1B) rapporterer en årsprognose pr august med et negativt avvik på kr 9,9 mill. som fordeler seg på følgende måte Teknisk kr 0,5 mill. Ressurssenteret kr 0,0 mill. Skole og oppvekst kr - 6,4 mill. Helse og velferd kr -3,1 mill. Servicesenteret kr -0,9 mill. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 1 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Regnskap pr 31.8.2015 Budsjett pr 31.8.2015 Budsjett 2015 Årsprognose 2015 Avvik budsjett/progn. I hele tusen Til fordeling "driftskaka" 200 739 207 131 276 619 272 608 4 010 Budsjettskjema 1B 276 119 286 008 9 889 Årsprognose 2015 13 889 Birkenes kommune rapporter en årsprognose som viser et negativt avvik totalt på kr 13,9 mill. sammenlignet med budsjett. Kommunen har budsjettert med kr 1,4 mill. til overføring ubundne driftsfond(avsetning til disposisjonsfond). Hovedområder hvor det forventes negative avvik: - Skatte og rammeinntekter - Rente og avdragskostnader - Avkastning verdipapirer - Lønnsjusteringer - Brukere med særlige behov - Tilskudd til private barnehager Hovedområder det kan forventes positivt avvik: - Integreringstilskudd - Hjemmetjenesten - Flyktningetjenesten - Eiertilskudd KBR - Inntekter oppmåling - Brøytekostnader (med forbehold) - Pensjon (med forbehold) Skatte og rammeinntekter blir sannsynligvis lavere enn vi har budsjettert med og vil føre til et negativt avvik i følge årsprognosene. Rente og avdragskostnader blir høyere enn budsjettert i år. Avkastningen på verdipapirene vil bli lavere enn estimert i år som førlige av uro i markedet. Nedbemanning har i hovedsak vært innen teknisk i 2015, arbeidet med dette er snart ferdig. Barnevernet har hatt flere krevende saker som nå er avsluttet. Kostnadene for tiltak kan bli høye, foreløpig har vi ingen konkrete tall for dette og det er ikke sikkert de vil komme i år. I høst har skolen hatt en økning av elever med spesielle behov, og det går flere barn i barnehagen enn budsjettert. Det har også vært flere barn som går på skole i andre kommuner enn forutsatt. Alt i alt har dette gitt skole og barnehage store utfordringer som gjør at det er ikke mulig å tilpasse aktiviteten til budsjett. Innsparingene lagt til skole og barnehage vil de ikke klare. Det arbeides aktivt med utfordringene. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 2 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Helse og velferd har fått nye brukere med omfattende behov i år. Selv om de har klart å gjennomføre innsparingene, så har nye behov dukket opp. Det er ikke mulig å tilpasse aktiviteten til budsjettet. Det er avsatt for lite gjeldende sentralt og lokalt lønnsoppgjør i 2015. Dette utgjør totalt ca kr. 1,3 mill. Pensjonskostnadene ser totalt sett ut til å bli noe lavere enn budsjettert. Mens KLP blir litt dyrere, vil SPK bli lavere i følge prognosene. Inntekten fra premieavviket på KLP vil bli betraktelig lavere enn budsjettert, mens gjeldende SPK vil vi få motsatt effekt. Regnskapsteknisk sett vil inntekten fra premieavviket utebli i Servicesenteret, mens kostnadene i resten av driften vil bli lavere. Det er usikkert hvordan dette slår ut eksakt ift. prognosene som foreligger fra hvert tjenesteområde. Gjeldende investeringer er det en del prosjekter som av ulike grunner viser avvik i forhold til vedtatt budsjettramme. Prosjektet på Birkeland barneskole har en budsjettramme på kr 5 mill. i 2015, mens total ramme er på kr 23,4 mill. (KS 046/15). I tråd med betalingsplan og finansieringsplan har kommunen har fått utsettelse på betaling til 2016 på kr 18,4 mill., hvor hovedtyngden av arbeidet utføres i år med ferdigstillelse tidlig i 2016 av hensyn til skolens drift. Regnskapsmessig må imidlertid fakturaene bokføres i 2015, når både fakturadato og levering er i 2015, jfr. revisor. Dette innebærer at bruttorammen for 2015 må utvides med beløpet oppsatt i 2016. Pga. planlagt betalingsutsettelse må ikke låneopptaket for 2015 øke. Det er et lignende tilfelle gjeldende Microsoft lisenser, og som ble høyere en forutsatt i investeringsbudsjettet. Lisensene er levert i 2015, og må regnskapsmessig belastes i år selv om 2/3 av fakturaene ikke foreligger til betaling før i 2016. Prosjekt VA-Anlegg g/s FV 402 har et estimat på totalkostnader på i overkant av kr 6,5 mill. i 2015 som budsjettert. Gjeldende prosjektet Lille Tømmeråsen, er det usikkert når det budsjetterte tilskuddet fra Husbanken på kr 3,3 mill. vil utbetales. Kommunen er i tvist med entreprenøren i dette tilfellet. I den forbindelse har det påløpt en del kostnader det er knyttet usikkerhet til refusjon av. Dette vil sannsynligvis bli mellom kr 0,2-0,4 mill. Det kan være behov for ekstra låneopptak for å mellomfinansiere Lille Tømmeråsen og Digerhaug før tilskuddene fra Husbanken kommer. Årsverk Budsjett 2015 Hjemmelsoversikt Faktisk forbruk Teknisk 40,3 45,4 37,3 Ressurssenteret 20,2 20,2 14,7 Skole og barnehage 140,8 152,5 144,6 Helse og velferd 100,9 98,9 97,5 Servicesenteret 13,7 13,7 13,9 Totalt 315,9 330,7 307,9 Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 3 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Det er en ganske stor økning fra budsjett 2015 til det som står i hjemmelsoversikten. Teknisk har fått 5,8 nye stillingshjemler som gjelder samarbeidet med Lillesand. Skole og barnehage har fått en kraftig økning i behov høsten 2015, inkludert i disse tallene er det en del hjemler skolen får refusjon for, men ikke alle. En del av veksten i skolene skyldes økt antall undervisningstimer fra 1.8.2015 som følge av avviket i forhold til Opplæringslovens krav. Ressurssenteret har fortsatt barnevernet inne i hjemlene per dags dato. Teknisk sektor: Svært mye av arbeidet, spesielt de forvaltningsmessige oppgavene, styres av krav som settes gjennom lovverket og er lovpålagte oppgaver. Det påfølges avvik og eventuelle sanksjoner fra overordnede myndigheter dersom disse oppgavene ikke utføres til rett tid. Disse oppgavene har høyest prioritet. Ressurssituasjonen tilsier at det er utfordrende å finne kapasitet til å ivareta alle disse oppgavene tilstrekkelig. Det har likevel blitt prioritert å jobbe med enkelte utviklingsoppgaver som ansees viktige for å tilrettelegge for en bedre ressurssituasjon, bedre planlegging, mindre sårbarhet og mer effektiv oppgaveløsning. Ikke minst finne løsninger som sikrer at lovpålagte oppgaver utføres tilfredsstillende. De utviklingsoppgaver som har vært jobbet med i denne perioden er primært etablering av samarbeid med Lillesand, samt videreføring av arbeid med hovedplaner for bygg, veg, vann og avløp. Hovedplan vann og avløp er vedtatt. I perioden har det i tillegg blitt jobbet med vurderinger knyttet til kommunereformen der administrasjonen har deltatt aktivt i arbeidet i regi av Knutepunkt Sørlandet og gjennomføring av folkemøter. Dette har krevd betydelige ressurser. Etablering av samarbeid med Lillesand for fagene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord-/skogbruk, og natur/miljø med virkning fra 1.9 d.å. har krevd mye administrative ressurser. Organisasjonen er tilpasset det nye samarbeidet som utgjør en ny avdeling. De driftsmessige oppgavene preges fremdeles i stor grad av kommunens vedlikeholdsetterslep, og forfall. Dette innebærer at det brukes mye tid på å rette skader som oppstår, brannslokking. Situasjonen pr i dag er at forfallet begrenses, men ressurssituasjonen tilsier at det er et stykke igjen til å ivareta vedlikehold som er påkrevd for å stoppe forfall. Det pågår også en del større prosjekter i år og det arbeides med å få til en tilfredsstillende prosjektoppfølging. Ressurssenteret: Innen PPT har det vært redusert bemanning dette året, det har medført at det har vært svært krevende for dem og deres parter. SLT-koordinator har hatt fokus på systemanalyse på Engesland, kjernegrupper og folkehelserapport. Flyktningetjenesten har arbeidet med å planlegge og iverksette målrettede introduksjonsprogrammer for den enkelte deltaker. I tillegg har det vært forberedende bosettingsarbeid. I løpet av de nærmeste ukene skal det bosettes 10-12 personer. Helsestasjonens arbeid med foreldreveiledningsprogrammet, Circle of Security Parenting (COS-P), som bl.a. går på trygg tilknytning hos barn, får gode tilbakemeldinger. Det er fortsatt noe avvik knyttet til de nye nasjonale, faglige retningslinjene for barselomsorgen. «Felles barnevern for Birkenes og Lillesand kommuner» har siste halvår mottatt totalt 50 meldinger. Undersøkelsene der Endringspatruljen har vært inne, er avsluttet. Antall brukere innen psykisk helse Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 4 av 33
Birkenes kommune Servicesenter har vært stabilt de tre siste årene. Barnehage og skole Det er en økning i antall barn i private barnehager etter årets barnehageopptak. Barnehagene har en forutsigbar drift med hensyn til arbeidsoppgaver, system og bemanning, selv om det ved hvert barnehageopptak knytter seg usikkerhet til om antall søkere til den enkelte barnehage vil bidra til endringer. Engesland har økt ut til to avdelinger fra i høst, etter å ha hatt en avdeling forrige barnehageår. Natveitåsen har redusert, og Birkeland har opprettholdt sin. Barnehagene har avsluttet prosjektet om kognitiv utvikling, og har i tillegg til dette fokuset hatt forskjellige satsningsområder. Alle barnehagene og skolene deltar sammen med Ressurssenteret i storsatsningen for inkluderende læringsmiljø, barns psykiske helse og voksne som trygge hjelpere og ledere. Det er et samarbeidsprosjekt med RVTS (Regionalt senter for vold, traumer og selvmordsforebygging) som går over tre år som heter «Trygge voksne». I løpet av inneværende år har det vært endringer i ledelsen på alle skolene. Rektor ved Engesland skole tiltrer stillingen som fagutvikler utdanning som ble lyst ut eksternt etter en intern omorganisering. Stillingen omfatter alle lovpålagte oppgaver innen barnehage og skole og skal bidra til nødvendig omstilling og kvalitetssikring av praksis. Det arbeides med mange prosjekter i skolen. To statlig initierte prosjekter er «Vurdering for læring» og «Skolen som arena for psykisk helse for barn og unge». I tillegg deltar også skolene i pilotprosjektet «Trygge voksne», i tillegg til «Tidlig innsats». Sammen med avviket på manglende undervisningsøkter og innføring av 5 dager skole på alle trinn har dette hatt mye av fokuset hittil i år. Som følge av en rekke forskjellige omstendigheter, ble en del sakkyndige vurderinger gitt skolene sent i juni. Dette medførte at behovet for spesialpedagoger ikke var dekket opp ved skolestart. Læringssenteret har måtte øke sin kapasitet denne høsten, blant annet på bakgrunn av at det er blitt opprettet et asylmottak for mindreårige ved Røyland gård. Dette er ungdommer i alderen 12 15 år, ofte med liten skolebakgrunn og med uavklart status. Videre har Sana utvidet med 30 plasser på asylmottaket. Dette vil øke presset på voksengruppene som allerede er svært fulle med sprikende nivå. Helse og velferd Helse og velferd har gjennom hele året hatt fokus på å videreføre strategien «Fra passiviserende hjelp og omsorg til aktiv omsorg og mestring.» Omstillingen i forhold til at kommunen må tilpasse seg fremtidens omsorgsbehov- og ressurser, krever et kontinuerlig fokus på å levere tjenester på riktig nivå, og i hjemmet lengst mulig. Det jobbes fremdeles spesielt med overgangene i tjenestekjeden. Dette er avgjørende for rett kvalitet og riktig ressursbruk. Muligheten til å kunne kjøpe middag i kantina, er blitt tatt vel i mot av hjemmeboende. Hver dag etter ordinær åpningstid, med unntak av onsdag, samles mange av de eldre som bor utenfor sykehjemmet, for å spise middag. Boveiledertjenesten har hatt en kraftig økning i etterspørsel av tjenester. Dette har sammenheng med nye behov hos mennesker som bor eller oppholder seg i kommunen. Gjennomgang av enheten er igangsatt, og disse økte behovene fordrer en permanent økt ressursbruk. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 5 av 33
Birkenes kommune Servicesenter NAV kommune har i årets første 8 måneder arbeidet i henhold til tildelte oppgaver. Enheten har fått flere nye brukere innen feltet økonomisk sosialhjelp så langt i år, og har også mange ungdommer med drop-outs og rusproblemer. Frivilligkontoret fortsetter å holde åpent en dag i uka i aktivitetssenteret. Det har tatt tid å gjøre tilbudet kjent, og det kunne vært ønskelig med både flere medhjelpere og flere henvendelser. Servicesenteret: Det har i både første og andre tertial vært et svært høyt aktivitetsnivå pga. ulike omstillinger i store deler av organisasjonen innen alle tjenesteområdene. Dette medfører også stor belastning på Servicesenteret. Det krever tett oppfølging av den løpende operative driften, samtidig som prosjekter som går på tvers av to eller flere tjenesteområder/avdelinger skal koordineres og følges opp. Servicetorvet har bidratt med ressurser knyttet til beredskapsarbeidet. Dette har krevd mye og hatt stor fokus siste året i tillegg til planlegging av høstens valg. Arkiv har hatt rullering av arkivplan og utredning av felles postmottak som planlagte utviklingstiltak i 1. halvår. Dette har måttet utsettes som følge av nødvendig omprioritering av ressursbruk i forhold til å få driften ivaretatt på et minimum. IKT og beredskap gjennomfører i henhold til handlingsplanen. Personal har ferdigstilt Delegasjonsreglementet og satt i gang startpakke(opplæring til nye ledere). Det er hentet inn ekstern hjelp for å få gjennomført kvalitetsystemprosjektet. Øvrige kommentarer: Organisasjonen merker at den økonomiske rammen er for stram for å løse arbeidsoppgavene innen for lov og forsvarlighet. Det er ikke midler innenfor budsjettet til å løse de nye utfordringene som har kommet til i løpet av året dersom vi ikke mottar økte tilskudd i en eller annen form. Mer spesifikke kommentarer fremkommer under de enkelte tjenesteområdene. Likviditet Kommunen har pr 31. august en likviditet på kr 41,0 mill. Av dette utgjør: Kr 8,4 mill. skattetrekk Kr 9,6 mill. ubrukte lånemidler Kr 12,6 mill er knyttet til bundne fond. Når midler som er bundet til spesifikke formål trekkes ut, så har kommunen en positiv likviditet på kr 10,6 mill. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 6 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Tabell 1A Regnskap pr 31.8.2015 Budsjettpr 31.8.2015 Budsjett 2015 Årsprog nose Avvik årsbudsjett/års prognose Skatt på inntekt og formue 58 672 59 556 93 031 92 235 796 Ordinært rammetilskudd 129 073 128 527 168 071 167 808 263 Skatt på eiendom 10 182 11 663 15 550 15 250 300 Andre direkte eller indirekte skatter 261 255 510 521-11 Andre generelle statstilskudd 3 355 4 758 8 906 9 306-400 Sum frie disponible inntekter 201 542 204 759 286 068 285 120 948 Renteinntekter og utbytte 9 679 9 483 12 515 12 333 182 Gevinst finansielle instrumenter (omløpsmidler) 2 200 2 620 3 930 2 200 1 730 Renteutg.,provisjoner og andre fin.utg. 6 081 4 770 12 000 12 550-550 Avdrag på lån 6 601 4 960 12 400 13 000-600 Netto finansinnt./utg. -803 2 373-7 955-11 017 3 062 Til dekning av tidligere regnsk.m. merforbruk 0 Til ubundne avsetninger 0 0 1 495 1495 0 Til bundne avsetninger Bruk av tidligere regnsk.m. mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Til fordeling drift 200 739 207 131 276 619 272 608 4 010 Sum fordelt til drift(fra skjema 1B) 9 889 Regnskapsmessig mer/mindreforbruk 13 899 Oppstillingen i tabellen viser hva kommunen har til fordeling etter at finansposter og avsetninger er fratrukket frie disponible inntekter. Vesentlige avvik sammenlignet med budsjett pr 2. tertial er kommentert nærmere nedenfor. Årsprognosen tilsier at det vil bli et negativt avvik på ca kr 4,0 mill. på inntekter til fordeling. Dette er også kommentert nærmere andre steder i tertialrapporten. Skatt og rammetilskudd Det har vært lavere lønnsvekst og lavere skatteinngang i 2015 enn det som var prognosene i 2014. Kommunen hadde også færre innbyggere enn prognosen som lå til grunn for budsjetterte skatte- og rammeinntekter 2015. Siste årsprognose mottatt fra Telemarksforskning har estimat på kr 1,1 mill. lavere enn budsjettert. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 7 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Skatt på eiendom Årsprognose nedjusteres med kr 0,3 mill. pga av endringer i grunnlaget. Konsesjonsavgift Årsprognosen er omtrent som budsjettert. Investeringskompensasjon reform 97 Årsprognose forventes å bli som budsjettert. Momskompensasjon investeringer kapitaltilskudd i handlingsplan eldreomsorg og øvrige rentekompensasjoner. Forventes å bli tilnærmet budsjettert. Integreringstilskudd Inntektsgruppen har en prognose pr august å bli 0,4 mill. bedre enn budsjettert pga økt bosetting mot slutten av året. Utbytte fra Agder energi Utbytte fra Agder energi ble kr 8,8 mill. det vil si kr 0,2 mill. høyere enn budsjett. Finansavkastning obligasjoner og aksjer Avkastningen hittil i år er kr 2,2 mill. Budsjettet for hele året er kr 3,9 mill. Markedet har vært svært urolig de siste månedene. Prognosen er vanskelig, vi forutsetter derfor at vi vil motta kr 2,2 mill. Renteinntekter av bankinnskudd Foreløpig prognose er at dette blir omtrent som budsjettert. Investeringer foretatt i 3. og fjerde kvartal medfører at inntektene blir litt lavere i siste halvåret enn i første halvår. Renteinntekter og kalkulatoriske avskrivninger Budsjetterte renteinntekter og kalkulatoriske avskrivninger er på kr 2,4 mill, mens foreløpig prognose fra Momentum (selvkostprogram) er kr 2,0 mill. Det vil si vi har et negativt avvik på kr 0,4 mill. Hovedsakelig skyldes dette nedgang i rentenivå i fht budsjettert. Renteutgifter Avviket hittil i år er på litt over kr 1,1 mill negativt. Prognosen for investeringslån er at rentekostnadene er høyere enn forutsatt i budsjettet. Rentesatsen er bundet på et høyere nivå enn budsjettert med bakgrunn i finansreglementet. Noe av dette oppveies av rentekostnadene på startlån som ser ut til å bli lavere enn budsjett. Prognosen for året er at rentekostnadene blir ca kr 0,6 mill. høyere enn budsjettert. Avdrag lån Denne regnskapsposten vil sannsynlig vis bli høyere enn budsjettert. Prognosen er ca kr 0,6 mill. i merforbruk. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 8 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Sammendrag drift fordelt på tjenesteområdene (1B) Teknisk Regnskap tom august Budsjett tom august Budsjett 2015 Årsprognose 2015 Avvik årsprognose budsjett Sum personalkostnader 16 250 16 271 25 030 25 030 Sum andre kostnader 26 703 23 964 36 706 36 206-500 Sum inntekter -18 185-18 545-26 614-26 614 Netto 24 769 21 690 35 122 34 622-500 Ressurssenter Sum personalkostnader 8 545 9 691 18 208 18 208 Sum andre kostnader 7 144 7 524 7 374 7 374 Sum inntekter -3 050-1 590-2 415-2 415 Netto 12 639 15 624 23 168 23 168 0 Barnehage og skole Sum personalkostnader 61 104 56 882 88 770 88 770 Sum andre kostnader 28 639 26 122 40 928 47 318 6 390 Sum inntekter -12 011-11 031-16 710-16 710 Netto 77 733 71 973 112 988 119 378 6 390 Helse og velferd Sum personalkostnader 50 483 47 643 73 912 73 912 0 Sum andre kostnader 11 202 9 598 15 323 18 423 3 100 Sum inntekter -12 655-8 613-13 237-13237 0 Netto 49 030 48 629 75 998 79 098 3 100 Servicesenter Sum personalkostnader 7 652 6 905 12 986 12 986 Sum andre kostnader 9 491 9 317 12 695 13 595 900 Sum inntekter -1 082-463 -859-859 Netto 16 061 15 759 24 821 25 721 900 Kirken Sum andre kostnader 2 462 2 487 4 021 4 021 Netto 2 462 2 487 4 021 4 021 0 Netto rammeområder 182 694 176 161 276 119 286 008 9 889 Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 9 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Tabellen nedenfor viser utvikling i sykefravær pr 2. tertial siste fire år Hele kommunen Korttidsfravær i %(<16 dager) Langtidsfravær i %(>16 dager) Totalt fravær i % 2012 1,4 5,9 7,4 2013 1,5 6,3 7,7 2014 1,4 6,7 8,1 2015 1,4 6,4 7,9 Korttidsfraværet er i denne oppstillingen definert som arbeidsgiverperioden(opp til 16 dager), mens langtidsfravær er definert fra 17 dager og oppover. Fraværet er fallende totalt sett selv om enkelte avdelinger i kommunen har et betydelig fravær. INVESTERINGER Budsjetterte brutto investeringer er på kr 45,6 mill. i 2015 og netto kr 29,3 mill. Hittil i år har kommunen investert for netto kr 17,6 mill. Det er en del utfordringer knyttet til bevilgning og finansiering av en del prosjekter i 2015. Investeringsprosjektene ser slik ut pr august: Prosjekt Prosjektnavn Rgn Tot. Bud. Progn. Kommentar 5015 Egenkapitalinnskudd KLP 649 0 Skal finansieres av fond Geodata/kartlegging 9102 geovekstprosjekt 23 300 0 Ingen kostnader før igangsatt 9108 Vegnavnskilting - Adressering 7 150 0 Kan skyves til neste år Fakturering for høyere tomteutnyttelse av tidligere 9110 Natveitåsen -313-2 075 fakturerte boenheter. Overforbruket skyldes arbeidet knyttet til prosjektering og løsningsalternativer ifm 9111 Trafikksikkerhetstiltak 30 50 110 "skoleområdet" 9120 Tveide Næringspark 79 300 Vil holde rammen, men det påløper en prosjektkostnad som er høyere enn budsjettert- se kommentar 9122 Tomtegrunn -26 0-26 Tilfeldig salg Hovedplan for vann og Avsluttet prosjekt, kostnadene skal overføres 9155 avløp 81 0 andre prosjekt 9193 VA-plan Engesland 6 150 150 Kommer i 2015 9233 Oppgradering Birkeland Barneskole 4 784 5 000 21 000 Se egen kommentar 9235 Ombygging Engesland skole 3 0 Ikke prosjekt i 2015-overføres drift 9242 Planmessig utskiftning møbler og inventar 255 300 300 Ok i 2015 9244 Riving Gamle Valstrand og flytting 0 195 0 Ikke igangsatt 2015 Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 10 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Prosjekt Prosjektnavn Rgn Tot. Bud. Progn. Kommentar brakker VO, helhetlig plassering 9336 Bil til hjemmesykepleien 318 318 Ok i 2015 9337 Sprinkling av sykehjemmet og serviceboliger 63 2 000 Ikke merforbruk i 2015. Endelig sum for arbeider ventes i oktober etter anbudsforespørsel. Evt justering av ramme i 2016. 9338 Sansehagen 296 330 Nesten ferdig 9452 Friluftsliv, kultur 267 290 Ramme holder 9453 Nærmiljøanlegg, kultur 0 483 Ballbinge i Natveitåsen, blir sannsynligvis utsatt og må ha større ramme 9460 Lekeapparater (lekeplasser i kommunen) 5 100 0 Blir sannsynligvis ikke brukt i år skyves til neste år 9467 Utstyr og vedlikeholdsarbeider kantine og kommunehuset 459 450 459 Er litt overskredet. 9468 Nye maskiner og utstyr til renhold 59 100 Ok i 2015 9475 Rulleringsplan maskiner 459 400 Vil kreve omdisponering innen rammen 9478 Utvidet bruk av IT i Helsesektoren 173 250 Vil kreve omdisponering innen rammen 9486 Plattformvalg/Driftsmo dell 784 600 Vil overskridesmed 830 000,-, les kommentar nedenfor 9492 Kursrom IKT 0 300 Vil kreve omdisponering innen rammen 9493 Skole/barnehageprosjekter IKT 80 400 Vil kreve omdisponering innen rammen 9494 Utvikling Struktur1 IKT 0 150 Vil kreve omdisponering innen rammen 9495 Sikker sone Acos Websak 0 100 Vil kreve omdisponering innen rammen 9496 Kvalitetssystem Implementering 0 150 Vil kreve omdisponering innen rammen 9510 Videre utbygging boliger Digerhaug/PU 4 557 2 460 2 006 Se egen kommentar Boliger tilrettelagt for leietakere med 9512 spesielle behov 884-3 336-3 537 Se egen kommentar Diverse oppgradering Ok i 2015-ombygging av lokaler i 1. etasje kommer i 9516 og småprosjekt bygg 739 1 550 tillegg her 9517 ENØK-tiltak, fjernvarme 0 1 000 Ikke igangsatt ennå 9639 VA-anlegg i g/s vei FV 402 Speiderfeltet - Jordbruna 4 760 6 500 Ferdig ultimo oktober 9640 Høydebasseng Natveitåsen boligområde 115 7 400 0 Får ikke skikkelig oppstart i år pga eksterne problem 9645 Skogbruksplaner, eiendomsgrenser 81 300 Kommer kanskje på kr 200 000,- i 2015 9647 Ekstraordinært veivedlikehold (standardheving 21 0 0 Flyttes til ordinært veiprosjekt 9651 Myrane trafikkareal, kjøp av tomt, fradeling og opparbeidelse 209 187 Overskredet 9652 Tilrettelegging av 117 120 117 Ingen fler kjente kostnader Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 11 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Prosjekt Prosjektnavn Rgn Tot. Bud. Progn. Kommentar teknisk infrastruktur, Stoppdalsmyra Lån til museumsbygg 9654 Grasham 0 100 100 Skal utbetales som planlagt 9655 Salg og kjøp av kommunale boenheter 0-1 700-1 600 Salg av en bolig i år, det kjøpes også bolig i år. Se kommentar 9659 Landbruksplan 0 100 0 Flyttes til neste år Flytting av 9660 vannledning Strøget 0 250 0 Sannsynligvis ikke i år pga uenigheter 9661 VA-oppgraderinger 52 725 Usikkert hva som blir brukt i år Opparbeidelse/reparasjon av bro Soleheim vil føre til 9664 Oppgradering vei 430 930 1 106 en budsjettoverskridelse på kr 176 000,- 9665 Gatelys 0 200 En del kostnader havnet i drift her 9666 VA ledninger til Bufjell boligområde 0 700 0 Dette prosjektet blir ikke noe av i år 9828 Redskapsbu med universelt utformet toalett 440 440 440 Ok i 2015 9829 Audiovisuelt utstyr og digitale løsninger salmebok Vegusdal 110 110 110 Ok i 2015 9830 Hjullaster med tilhenger 175 175 175 Ok i 2015 På Birkeland barneskole er årets budsjettbevilgning på kr 5 mill., mens total rammer er på kr 23,4 mill. (KS 046/15). Kommunen har fått utsettelse på betaling til 2016 på kr 18,4 mill., men det meste av arbeidet ferdigstillelsen i år. Regnskapsmessig må imidlertid fakturaene bokføres i 2015 når både fakturadato og levering er i 2015. Forventet utgift i 2015 er derfor kr 21,0 mill. Prosjekt VA-Anlegg g/s FV 402 har et estimat på totalkostnader på i rundt kr 6,5 mill. i 2015. Det skal monteres pumpestasjon avløp i Tveide næringspark med en anslått kostnad på kr 0,6 mill. Denne kostnaden dekkes av næringsparken pga «gratis» opparbeidelse av 4-5 da industritomt. Gjeldende prosjektet Lille Tømmeråsen er det usikkert når det budsjetterte tilskuddet fra Husbanken på kr 3,3 mill. vil utbetales. Kommunen er i tvist med entreprenøren i dette tilfellet. I den forbindelse har det påløpt en del kostnader det er knyttet usikkerhet til refusjon av. Dette vil sannsynligvis bli mellom kr 0,2-0,4 mill. Tilskuddet fra Husbanken på prosjekt Digerhaug blir høyere enn budsjettert. Tilskuddssatsen har økt i fht.budsjetteringen. Det har imidlertid påløpt mer kostnader enn budsjettrammen, men netto skal prosjektet gå med overskudd i 2015 med kr 0,5 mill. Tveide næringspark har solgt flere tomter enn budsjettert i 2015. Tilbud mottatt fra Agder energi reflekterte ikke lavtspennanlegg, slik at kostnadene ble kr 0,6 mill. høyere enn budsjettert. Dette oppveies imidlertid av høyere salgskostnader enn budsjettert i 2015. I budsjettet for 2015 er det innen IKT vedtatt en investeringsramme på kr. 2,4 mill. Etter at budsjettet for 2015 ble vedtatt i desember 2014, har vi fått to hovedutfordringer som det ikke er tatt tilstrekkelig høyde for; korrigert lisensiering på Microsoft-produkter og fiber fra stolpe til Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 12 av 33
Birkenes kommune Servicesenter grøft på Birkelandsveien ifm gang- og sykkelveiprosjektet. Microsoftlisensiering: I forbindelse med samordningsprosessen i KR-IKT, har det måttet gjøres en oppdatering av lisensene allerede i 2015. I tillegg har Microsoft krevd at i et samarbeid mellom kommuner må den best lisensierte kommunen legges til grunn for nivået til de andre kommunene. Dette var ukjent for samarbeidet og for vår avtalepartner på Microsoftlisensiering. Avtalen nå er blitt at totalkostnaden blir kr 1,0 mill. for Birkenes. Lisensene er anskaffet i 2015, og i følge revisor må hele investeringen fremkomme i regnskapet for 2015. Det betyr i praksis at vi har en underfinansiering på kr. 0,82 mill. inkl. mva som ikke er mulig å dekke innenfor investeringsrammen til IKT. Fiber fra stolpe til grøft: Birkenes kommune eier, sammen med Lillesand kommune og firmaet TDC, en fiberkabel mellom de to kommunesentraene. Ifm gang- og sykkelveiprosjektet på RV402 Birkelandsveien, må stolper flyttes til og fra alt ettersom sprengning og planering foregår. Vegvesenet har tilbudt oss gratis plass i grøft mellom Storemyr og Birkeland. Totalkostnadene er satt til kr 1,6 mill. + mva. Birkenes kommunes andel av fiber fra stolpe til grøft blir totalt kr 0,5 mill. + mva. Kostandene fordeler seg over de tre årene G/S-prosjektet foregår. De første delfakturaen kan komme mot slutten av 2015. Dette er det ikke forutsatt i budsjettet. Det er foretatt omprioriteringer innenfor investeringsrammen opp til kr. 0,2 mill. Det er behandlet 28 søknader på startlån hittil i år. Mange flere har vært innom kontoret for å høre om mulighet for startlån uten at det er resultert i noen søknad. Totalramme pr 1.1.2015 var på kr 5 mill. Hittil er det utbetalt 5 lån, 4 er innvilget, det vil si at rest til utlån 2015 er på kr 1,1 mill. Om det er boligmarkedet som er tregt, eller det er den nye finansloven av 1.7.15 der det står at bankene ikke kan gi lån til de uten egenkapital som gjør at færre klarer å skaffe seg bolig er uvisst. Bankene kan gjøre unntak ved ca 10 % av alle lån. Det er ikke alle banker som regner startlån som egenkapital, noen tar disse som avvikslån, her er det ulik praksis mellom bankene. Kommunen har ikke fått midler til boligetablering og utbedringstilskudd i 2015. Det er behandlet 19 søknader med avslag fram til nå. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 13 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Forslag til finansiering av investeringer: Finansiering: Behov Budsjett 2015 Budsjettjustering Budsjett etter budsjettjustering 9486 Plattformvalg/Driftsmodell 1420 600 820 1420 Oppgradering Birkeland 9233 Barneskole 21000 5000 16000 21000 Kjøp og salg av 9655 kommunale boenheter 700-1700 2400 700 Utstyr og vedlikeholdsarbeider 9467 kantine og kommunehuset 459 450 9 Fra 459 9516 Diverse oppgradering og 9516 småprosjekt bygg 1541 1550-9 Til 1541 9467 Fra 9102 9111 Trafikksikkerhetstiltak 110 50 61 111 Myrane trafikkareal, kjøp av tomt, fradeling og Fra 9651 opparbeidelse 209 187 22 209 9102 Til 9111, 9651 Geodata/kartlegging og 9102 geovekstprosjekt 0 300-300 0 9639 Fra 9664 oppgradering vei 1106 930 176 1106 9665 9665 Gatelys 24 200-176 24 9664 Behov tilleggsbevilgning utover totalramme 2015 26 569 7 567 19 002 26 569 «Udekket lånebehov» vil bli på kr 2,1 mill. ut fra denne beregningen, mens behovet for tilleggsbevilgning er på kr 19,0 mill. Planlagt betalingsutsettelse fra leverandør gjeldende Birkeland skole og Microsoft programmene gjør at lånebehovet ikke blir så kritisk. Uteblivende salgsinntekter fra Natveitåsen vil imidlertid gjøre at «udekket lånebehov» vil bli større. Administrasjonen tror imidlertid at det vil bli utsettelse på en del flere prosjekter som f. eks høydebassenget i Natveitåsen som vil kunne dekke dette lånebehovet. Det vil imidlertid bli kritisk dersom kommunen ikke rekker å motta tilskuddene fra Husbanken for Digerhaug og Lille Tømmeråsen. Til sammen utgjør disse to forventede tilskuddene kr 6,6 mill. Administrasjonen forslår derfor økt lånebevilgning med inntil kr 5,0 mill. dersom tilskuddene skulle utebli i år som en mellomfinansiering før tilskuddene mottas. Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 14 av 33
Birkenes kommune Servicesenter TJENESTEOMRÅDENE Teknisk Regnskap tom august Budsjett tom august Budsjett 2015 Årsprognose 2015 Avvik årsprognose budsjett Teknisk Sum personalkostnader 16 250 16 271 25 030 25 030 Sum andre kostnader 26 703 23 964 36 706 36 206-500 Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 15 av 33
Birkenes kommune Servicesenter Sum inntekter -18 185-18 545-26 614-26 614 Netto 24 769 21 690 35 122 34 622-500 Driftsoppgaver og tiltak: Tjenesteområdet teknisk ivaretar drift og vedlikehold av kommunale bygninger, vann og avløpsnett, kommunale veger, friluftsområder med mer. Tjenesteområdet har også ansvar for planlegging og gjennomføring av investeringsprosjekter knyttet til vedlikeholdsoppgaver, oppgraderingstiltak og nye bygg og infrastrukturtiltak (vei, vann og avløp). Teknisk ivaretar de forvaltningsmessige oppgaver innenfor planlegging, byggesak, oppmåling, landbruk, geodata, miljø med mer, samt kultur, næring og kommunale eiendommer. Svært mye av arbeidet, spesielt de forvaltningsmessige oppgavene, styres av krav som settes gjennom lovverket, lovpålagte oppgaver. Det påfølges avvik og eventuelle sanksjoner fra overordnede myndigheter dersom disse oppgavene ikke utføres til rett tid. Disse oppgavene har høyest prioritet. Ressurssituasjonen tilsier at det er utfordrende å finne kapasitet til å ivareta alle disse oppgavene tilstrekkelig. Det har likevel blitt prioritert å jobbe med enkelte utviklingsoppgaver som ansees viktige for å tilrettelegge for en bedre ressurssituasjon, bedre planlegging, mindre sårbarhet og mer effektiv oppgaveløsning. Ikke minst finne løsninger som sikrer at lovpålagte oppgaver utføres tilfredsstillende. De utviklingsoppgaver som har vært jobbet med i denne perioden er primært etablering av samarbeid med Lillesand, samt videreføring av arbeid med hovedplaner for bygg, veg, vann og avløp. Hovedplan vann og avløp er vedtatt. Det har i tillegg vært fokus på å få god oversikt på de lovpålagte oppgaver som ikke er tilfredsstillende utført og restansene på disse. Det har vært jobbet systematisk med restanser og disse er redusert betydelig. I perioden har det i tillegg blitt jobbet med vurderinger knyttet til kommunereformen der administrasjonen har deltatt aktivt i arbeidet i regi av Knutepunkt Sørlandet og gjennomføring av folkemøter. Dette har krevd betydelige ressurser. De driftsmessige oppgavene preges fremdeles i stor grad av kommunens vedlikeholdsetterslep, og forfall. Dette innebærer at det brukes mye tid på å rette skader som oppstår, brannslokking. Etablering av hovedplaner er et viktig grunnlag for å komme i posisjon til å løse grunnen til at skader oppstår fremfor å rette dem. Vi har kommet langt videre med å etablere dette grunnlaget og benytter det så langt mulig for å styre tilgjengelig menneskelige og økonomiske ressurser for best mulig langsiktig verdiforvaltning. Situasjonen pr i dag er at forfallet begrenses men ressurssituasjonen tilsier at det er et stykke igjen til å ivareta vedlikehold som er påkrevd for å stoppe forfall. Etablering av samarbeid med Lillesand for fagene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- /skogbruk, og natur/miljø med virkning fra 1.9 har krevd mye administrative ressurser. Organisasjonen er tilpasset det nye samarbeidet som utgjør en ny avdeling. Organisasjonskart vedlagt. Som følge av endringer i organisasjonen er avdeling plan- og utvikling avviklet. Fagene plan og byggesak inngår i teknisk stab, og rapporteres ikke som egen avdeling i 2. tertial. Tidligere jordbruksrådgiver gikk av med pensjon i juni. Ny rådgiver ble ansatt fra 1.8.15. Det har vært engasjert vikar i perioden frem til ny jordbrukssjef er tiltrådte. Vikaren vil gå over i et svangerskapsvikariat fra midten av september i den nye avdelingen for samarbeidet med Lillesand. Vikaren var også engasjert i august for å ivareta overlapp av oppgaver og starte arbeidet med planlagt landbruksplan, som også har avsatte budsjettmidler. Som følge av mye arbeid knyttet til å få Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 16 av 33
Birkenes kommune Servicesenter oversikt over restanser og løse disse, samtidig som nye oppgaver ajourføres kontinuerlig har det derfor ikke blitt jobbet med landbruksplan. Dette blir igangsatt så fort situasjonen ift restanser tillater det. Oversikt over restanser har også vært et hovedfokus for oppmåling. Kommunen har over tid hatt betydelige restanser. Disse har det vært jobbet målrettet med og omfanget er redusert betydelig. Det er pr nå 5 midlertidige forretninger som ikke er avsluttet samt ca 60 ikke fullførte oppmålingsforretninger, dette dreier seg om oppmåling av større felt. Det er igangsatt nødvendige arbeider på alle disse, og de forventes å være lukket innen utgangen av 2015. Dette samtidig med at alle nye saker behandles ihht gitte tidsfrister. Videre håndteres adresseringsprosjektet med god fremdrift. Det gjenstår etter dette fremdeles en del eldre saker. Det har vært en plan på at alle restanser lukkes innen juni 2016. Vi er i rute med denne planen. Det er i tråd med planer for 2015 gjennomført anskaffelse for å engasjere ekstern rådgiver/landmåler for å ha ekstra kapasitet til å lukke restanser. Oppmåling har noe høyere aktivitet på nye saker sett mot forventninger til grunn for budsjett. Fagene plan og byggesak har stor saksmengde. Spesielt plan har flere ressurskrevende oppgaver med kommuneplan, andre utviklingsoppgaver, sluttbehandling av flere krevende reguleringsplaner og ikke minst arbeid med sluttføring av sentrumsplanen. Kommunestyret valgte å ikke vedta sluttbehandlingen av planen, og det vil videre være behov for å bruke ressurser til å ferdigstille planen etter de innspillene som kom. Arbeidet med kommuneplanens arealdel er godt i gang, men har ikke kommet fullt så langt som opprinnelig planlagt. Dette av hensyn til behov for ressurser på andre planer/prosjekter. Byggesak har hatt noe mindre saksmengde sammenlignet med samme periode i 2014. Dette er knyttet til redusert aktivitet, samt lovendring som tilsier at en del tiltak ikke lenger er søknadspliktige. Endringene i mengde saker innebærer at budsjetterte inntekter er redusert. Birkenes kommune behandler likevel fremdeles flere byggesaker pr årsverk enn nabokommuner vi har sammenlignet oss med, det er ingen restanser og matrikkelføring er holdt ajour. Tilsyn, oppfølging av ulovligheter og generell veiledning blir fremdeles ikke ivaretatt på et tilfredsstillende nivå. Det er etablert selvkostmodell for beregning av kostnader og inntekter knyttet til plan og byggesaksbehandling. Dette gjøres for å tilpasse ressurser og gebyrnivå til den grad av selvkost politikeren ønsker å vedta. For næring har arbeider vært konsentrert om pågående stedsutviklingsprosjekter for Strøget, Engesland og Herefoss, samt Telemarksveien og oppfølging av strategisk næringsplan for Knutepunktkommunene. Medarbeider som ivaretok mye arbeid med næring er gått av med pensjon fra 1.9.15. Arbeidet med næring er etter dette fordelt på flere personer. Det inviteres til eget møte med næringslivet for å gi god informasjon om dette og ha dialog om aktuelle løsninger. Kultur viderefører sitt arbeid med tilrettelegging for arrangementer og friluftsliv og støtte til lag og foreninger. Det har vært jobbet spesielt med prosjekt Tovdalselva Friluftsområde. Området er kåret til kommunens mest attraktive friluftsområde, og ble 24.aug offisielt åpnet av Klima- og Miljøminister Tine Sundtoft. Det har vært flere arrangementer knyttet til friluftslivets år. I tillegg til tildeling av midler til lag og foreninger er det bevilget midler til 3 nye gapahuker; en ved Flakkefossen, en ved Flakkeloner og en ved Slågedalsbroa. Det er god aktivitet på Joker fritidsklubb og aktiviteten på biblioteket er god med flere arrangementer og bra utlånsomfang. Innen vann og avløp jobbes det etter vedtatt hovedplan. Ny avdelingsleder er på plass fra juni, og avdelingen er fullt bemannet. Produksjon av vann og avløpshåndtering er tilfredsstillende, med Driftsrapport 2. tertial 2015, 15/720 Side 17 av 33