PROTOKOLL FRA STYREMØTE 05/13 TIRSDAG 3. SEPTEMBER 2013 Til stede: Forfall: Fra adm.: Sven E. Maamoen, Vidar Bøe, Jon Syversen, Bent Ringvold, Gro-Helen Randem Svendsen og Kjell Kvifte. Oda Marie Often, Wenche Larsen og Rune Engeseth Heidi Annette Garthus, Guro Røen (t.o.m. sak 39) og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen Kort presentasjon av den nye styreportalen tilpasset Ipad - Admincontrol. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 37/13 Fordeling av midler til inkludering IL AIK mottok i første runde 8 søknader om tilskudd fra støtteordningen Inkludering i idrettslag. Da AIK foretok første utbetaling etter styremøte 02-13, hadde AIK enda ikke fått beskjed i fra NIF om beløp til fordeling 2013, men for å få i gang aktiviteten så raskt som mulig vedtok kretsstyret å fordele kr 500.000 allerede da. For 2013 er AIK tildelt kr 900.000. Etter at kostnader til administrasjon og samlinger er trukket i fra, er det nå kr 232.751 som skal fordeles. 7 av 8 søkere ble tildelt støtte i første tildelingsrunde. AIK har i tillegg også mottatt søknad fra Bærumssvømmerne (søknad ligger vedlagt). AIK har kontaktet alle tilskuddsmottakere fra runde 1, for å danne oss et bilde av hvordan hvert enkelt prosjekt drives, for så å vurdere hvorvidt det er ytterligere behov for økonomisk tilskudd. Tabellen nedenfor viser administrasjonens innstilling. Søker Søknadsbeløp Tildeling 1: Tildeling 2: 2013 2013 Ullensaker- prosjektet 100.000 100.000 40.000 (Ullensaker) Rælingen- prosjektet 120.000 120.000 30.000 (Rælingen) Bærums Verk IF 60.000 + 65.000 30.000 - Fotball 35.000 - Innebandy Sum: (Bærum) 95.000 Kolbotn IL basketballgruppa 35.000 35.000 11.375 1
(Oppegård) Hammer turn (Lørenskog) Strømmen IF fotball (Skedsmo) Lyseren vannskiklubb 30.000 30.000 11.376 200.000 140.000 60.000 100.000 10.000 0 * (Enebakk) Bærumssvømmerne 97.200-50.000 (Bærum) SUM 733.500 500.000 232.751 *Lyseren vannskiklubb har gjennomført sin aktivitetsdag og har derfor ikke behov for mer penger. Tilskudd til inkludering i idrettslag fordeles som i tabell over. Sak 38/13 Tildeling midler til IL/IR, Aktiv på Dagtid AIK har for 2013 budsjettert med kr. 600 000 i fordeling til idrettslag i Aktiv på Dagtid (ApD), og det er tildelt totalt 310.000 tidligere i år. Fordelingen mellom de forskjellige idrettslagene/idrettsrådene er basert på organiseringen av tiltaket og planlagt aktivitet for året. Idrettslag Fordeling totalt 2012 Tildeling 1, 2013 Tildeling 2, 2013 DFI 67.000,- 30.000,- 20.000,- Nesodden IF 80.000,- 35.000,- 25.000,- Drøbak Golfklubb 18.000,- 10.000,- 5.000,- Son HK* 35.000,- 30.000,- 0,-* Asker idrettsråd (flere 110.000,- 50.000,- 50.000,- idrettslag) Friskis & Svettis 100.000,- 50.000,- 50.000,- Asker og Bærum (tidl. via Bærum idrettsråd) Nedre Romerike 50.000,- 20.000,- 30.000,- Handicapidrettslag Aurskog/Finstadbru 65.000,- 20.000,- 30.000,- SK Ski Allianseidrettslag 85.000,- 40.000,- 45.000,- Ås idrettsråd 50.000,- 25.000,- 25.000,- Sørumsand IF NY høsten 2013-5.000,- Frogner IL NY høsten 2013-5.000,- Sum 660.000.- 310.000,- 600.000,- 2
* Son HK fikk 30 000,- til ApD i Vestby under første tildelingen i år. ApD i Vestby er fortsatt i en oppstart/etableringsfase, og det jobbes med en forankring inn mot Vestby kommune. En videreføring av tilbudet i 2014 avhenger av at det tildeles midler fra kommunen. AIK bistår Vestby idrettsråd og Son HK i søknadsprosessen og i kontakten inn mot kommunen. Jon Syversen og Bent Ringvold erklærte seg inhabile. Midler til Aktiv på Dagtid tildeles i tråd med forslagene i tabellen over. Sak 39/13 Tildeling midler til IL, MERIdrett YouMe AIK har for 2013 budsjettert med kr. 120.000 til fordeling idrettslag i tiltaket MERIdrett YouMe. I innstillingen tas det utgangspunkt i tilsendt beskrivelse av aktuelle tiltak idrettslaget har eller skal sette i gang for å involvere YouMelederne. Flere av idrettslagene ønsker å videreføre tiltakene de satte i gang basert på fjorårets tildeling. Det foreslås å holde igjen 3 000 kr til bruk i forbindelse med samarbeid med et nytt idrettslag, med tanke på oppstart av YouMe på Hovedgården skole i Asker. Idrettslag Bakgrunn for innstilt beløp / søknadstekst Fet IL Videreføre FYSAK-tilbudet i Fet. For elever i 7.-10. klasse. Samarbeid med YouMe-lederne på Østersund. tildeling 2013 20.000,- Hakadal IL Nittedal IL Gjelleråsen IF Gjerdrum IL Engasjerer årets YouMe-ledere på Hakadal ungdomsskole som instruktører i barneidrettsgruppa. Ønsker midler til å dekke overtrekksdresser og en liten påskjønnelse til disse YouMelederne. Ønsker å videreføre Åpen hall på fredager i regi av YouMe-lederne fra Nittedal ungdomsskole. Ønsker midler for å kunne gjennomføre prosjektet "Nattåpen Hall" for ungdomsskoleelever, i samarbeid med YouMe-lederne på Li skole. Ønsker å videreføre «Åpen hall» til høsten igjen, i regi av YouMelederne på Gjerdrum ungdomsskole. Ønsker midler til honorar og innkjøp 3 7.000,- 15.000,- 20.000,- 20.000,-
av klær/utstyr til de nye YouMelederne. Bærums Verk IF Videreføre «Åpen hall» med 20.000,- YouMe-lederne. Har også andre arrangementer de ønsker å involvere YouMe-lederne i. Ønsker midler til honorar og innkjøp av klær/utstyr til de nye YouMe-lederne. Aurskog- Ønsker midler til bla. 5.000,- Finstadbru SK overtrekksdresser og annet diverse utstyr til årets nye YouMe-ledere. Son HK Ønsker å starte opp et «Åpen hall»- 10.000,- tilbud én gang i uken for ungdomsskoleelevene, i regi av YouMe-lederne på Grevlingen skole. Sum 117.000 Jon Syversen erklærte seg inhabil. Midler til MERIdrett YouMe tildeles i tråd med forslagene i tabellen over. Sak 40/13 Fordeling av midler til idrettsråd AIK har utlyst midler hvor idrettsrådene kan søke til egne aktiviteter. Søknadsfrist var satt til 25.08.2013. Det er budsjettert med kr. 240 000,- i tilskudd til idrettsråd. I styresak 19/13 ble Nes IR tildelt kr. 20 000,-. I tillegg tildeles de idrettsråd som har deltakere på den nasjonale IR konferansen kr 2 500,-, dette utgjør kr. 15 000,-. Fordeling av LAM før 1/9 er beregnet til kr. 85.000,-. Idrettsråd Formål Tildeling Oppegård Arrangere verdiseminar på vgs 25.000 Asker Opprettelse av RessursForum 10.000 Asker Årlig høstkonferanse 20.000 Bærum Høstseminar for idrettslagene 20.000 Bærum* Grenseløs idrettsdag 15.000 Fet** Ærlig talt kveld 10.000 Bærum ** Ærlig talt kveld 10.000 Vestby** Ærlig talt kveld 10.000 Ski Idrettspris, politikermøte og drift 10.000 Søknader vedlegges. 4
*Idrettsdag som arrangeres som et samarbeid mellom Bærum idrettsråd, Bærum Kommune, Oslo og Akershus Idrettskretser, NAV og NIF. **Vi jobber med å arrangere «Ærlig Talt»- kveld i samarbeid med YouMeskolene i kommunen og idrettslag (ref tidligere vedtak). Utbetaling av midlene forutsetter gjennomførelse av arrangementet. Kjell Kvifte erklærte seg inhabil. Administrasjonen informerte om søknad fra Ski idrettsråd. Styret ba administrasjonen om å informere om fordelingen i nyhetsbrevet. Midlene fordeles i tråd med ovenstående tabell. Sak 41/13 Budsjettregulering Etter gjennomgang av 30/6 regnskapet ser vi at det på lønnskostnader har blitt «spart» inn noe midler ved å ikke ha vikar for ansatt i pappapermisjon. På innsalg klubbutvikling har vi hatt en person i praksisplass, og vi har dermed ikke hatt noen lønnskostnader her heller. Totalt utgjør dette kr. 200 000,-. Disse midlene foreslås flyttet til tilskudd idrettslag med følgende fordeling: kr. 50 000,- til jubileumsmarkering, kr. 30 000,- til idrett for funksjonshemmede, kr. 20 000,- til ordningene 20pluss, 60pluss og frivilligpluss, samt kr. 60 000 til egendefinerte prosjekter. Jubileumsmarkeringen deles ut under Den Store Kurshelgen, mens de øvrige midlene deles ut i «søknadsrunde 2» som har søknadsfrist 6. oktober. Se for øvrig styresak 46/13 for kriterier for tildeling av jubileumsmarkeringen. Budsjettet reguleres i tråd med ovenstående forslag, og justeringen ekspederes umiddelbart i form av utlysning til idrettslagene. 5
Sak 42/13 Ekstraordinært Idrettsting 28.9.2013 Det vises til innkalling av 27.8. fra Norges idrettsforbund, som ble sendt ut til styret samme dato (e-post). Saken som skal behandles på Ekstraordinært Idrettsting er: Forslag om endring av NIFs lov 4-2 (1). Det føyes til et nytt strekpunkt som lyder «..en representant for NIFs utøverkomité». Ekstraordinært Idrettsting avholdes på Radisson Blu Hotel, Gardermoen, lørdag 28. september 2013 kl. 12.00-14.00. Det vises for øvrig til innkallingen. Følgende delegater meldes på til ekstraordinært Idrettsting 28.9.: Sven E. Maamoen, Oda Marie Often, Vidar Bøe, Wenche Larsen og Jon Syversen. Sak 43/13 NM i friidrett 2014 henvendelse om bistand AIK har mottatt informasjon om arbeidet frem mot NM i friidrett 22.-24.8. 2014. Ivar Egeberg har tatt kontakt både for å informere og for å søke bistand / medvirkning. I en presentasjon som ble oversendt 15.08. er det skissert mulige komiteer og organisering (se vedlegg). Det tas sikte på å oppnå mer enn å arrangere NM. Idrettslig utvikling, verdiarbeid og folkehelse er tatt med. Akershus idrettskrets er positive til å bidra med kompetanse, men AIK kan ikke gå tungt inn med funksjoner i komiteer. Sak 44/13 Forslag til Kommunikasjonsstrategi Administrasjonen har fått i oppgave å utvikle et forslag til kommunikasjonsstrategi for idrettskretsen, ref. vedtak sak 72/12 og 78/12. Oppgaven er løst gjennom å først ha en felles samling i administrasjonen hvor AIKs nåsituasjon ble gjennomgått. Videre hadde man en diskusjon om hvilke mål en strategi kan ha, og hvilke målgrupper man da måtte rette seg mot. En ekstern konsulent har også blitt benyttet. En kommunikasjonsstrategi er en plan som skal fortelle hva vi skal kommunisere til hvem, hvorfor og hvordan. Kort sagt er denne kommunikasjonsstrategien også en måte å utvikle organisasjonen på, gjennom innhenting av informasjon fra virksomhetens målgrupper og deretter gjennomføre en mer bevisst kommunikasjon ut til disse. Formålet er å lykkes med organisasjonens (egentlige) mål. Selv om det er viktig å ha konkrete mål også i en kommunikasjonsstrategi, er det i denne planen likevel ikke laget mange slike målsetninger. I første omgang foreslås følgende kanaler: 6
Nettsidene (eksisterende) Elektronisk nyhetsbrev (nytt har blitt testet fra våren 13) Facebook (eksisterende) Evalueringer gjennom Questback og Proviso (eksisterende). Selv om mange av disse kanalene er noe AIK benytter seg av i dag, er de ikke satt inn i et system for å fungere med hverandre. Å etablere og lære hvordan vi jobber systematisk med disse kanalene vil være et av de viktigste (kvalitative) målene i denne første versjon av kommunikasjonsstrategien. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Akershus idrettskrets 1. Organisasjonens visjon, virksomhetsidé, verdigrunnlag og hovedmål En kommunikasjonsstrategi skal ikke leve et eget liv, men være en del av hele organisasjonens planverk. Kommunikasjonsstrategien må derfor ta utgangspunkt i virksomhetsplanen. Det skal gå en rød tråd mellom den og kommunikasjonsstrategien. Visjon: Idrettsglede for alle i Akershus Virksomhetsidé: AIK skal utvikle Akershusidrettens organisasjonsledd og formidle idrettens samfunnsverdi Verdigrunnlag: Offensiv, motiverende, kompetent og åpen Hovedmål: AIK skal forbedre forutsetningene for idrettslagene til å drive sin virksomhet 2. Akershus idrettskrets nåsituasjon sett fra en kommunikasjonssynsvinkel. AIK er litt for lite kjent hos den jevne idrettslederen. Dette beror dels på at det er høy «turn-over» blant idrettslagslederne, og dels kan det oppleves at idrettskretser er en byråkratisk del av idrettsorganisasjonen. Det meste av kommunikasjonen fra idrettslaget går i tillegg direkte til særkrets/region eller forbund. AIK er relativt ukjent hos befolkningen. Det betyr videre at de politikere og administratorer i kommunen og fylket, som er viktige for idrettens rammevilkår, sannsynligvis har heller ikke de god nok kunnskap om idretten eller idrettskretsen. Det er ikke vanlig, selv om det begynner å bli vanligere, å bruke de digitale kommunikasjonskanalene innenfor norsk idrett. Dette betyr også at det ikke finnes så mye kompetanse om (digital) kommunikasjon innenfor idretten. Den er ikke helt fraværende, men det har ikke etter hva AIK er kjent med, blitt gjennomført en fagsamling innenfor dette området. Dette betyr at AIK som en pioner må gjøre litt nybrottsarbeid. En må få lov til å prøve og feile, samt skaffe seg nødvendig kompetanse dersom en trenger påfyll. 7
3. Målgrupper: hvem ønsker vi å nå frem til? Når vi velger ut målgrupper, tar vi utgangspunkt i AIKs virksomhetsidé og hovedmål. Det er disse som forteller hva idrettskretsen skal drive med, for hvem og hva som er hovedmålet med alt AIK driver med. Virksomhetsidéen skal gi organisasjonen et fortrinn for å nå sitt hovedmål. En bør derfor se på hvilke målgrupper en må forholde seg til for å kunne lykkes med å oppnå hovedmålet. Virksomhetsideen lyder: «AIK skal utvikle akershusidrettens organisasjonsledd og formidle idrettens samfunnsverdi». Dette betyr at AIK må nå ut til idrettsledere i idrettsorganisasjonen (fordi det er disse som utvikler), men også politikere og journalister (fordi det er til disse vi skal formidle idrettens samfunnsverdier). Hovedmålet lyder: «AIK skal forbedre forutsetningene for idrettslagene til å drive sin virksomhet.» Dette betyr at kommunikasjonen skal ta sikte på å i første rekke fortelle om idrettslagenes forutsetninger til de som kan bidra til å bedre disse. Dette gir at vi har valgt følgende målgrupper for kommunikasjonen: 1. Idrettslederen. AIKs primære og viktigste målgruppe er idrettslederen. De personer som er involvert i ledelse og drift av idrettslaget eller idrettsrådet til daglig. Dette kan være styreledere, styremedlemmer, daglig ledere, og andre engasjerte personer. Det kan også være trenere. Det kan være gamle og unge. Det vil bety at en bør tenke på hvilke type kanaler og kommunikasjon en ønsker. Sannsynligvis må en velge forskjellige virkemiddel avhengig av hvilket alderssegment en ønsker å nå. En bør i tillegg se spesielt på hvordan en når ut til ungdom. 2. Idretten som helhet. En annen målgruppe er de øvrige organisasjonsleddene i norsk idrett. Særkretser/regioner, særforbund og NIF sentralt inngår her. Disse kjenner ofte til idrettslagenes forutsetninger minst like bra som AIK. I kommunikasjon med denne målgruppen vil det derfor være viktigere å kommunisere AIKs betydning for idrettslagene. Målet bør være å få tillit internt i organisasjonen. 3. Politikere, administrasjon i fylkeskommune og kommuner, samt journalister. Det er viktig at også andre enn idrettens egne kjenner til og får informasjon fra AIK. Dette gjelder spesielt politikere og administrasjonen i kommuner og fylkeskommunen, samt journalister. Dette er personer som er spesielt viktige for idrettens rammebetingelser. Måten AIK skal jobbe mot denne målgruppen på er litt annerledes enn de to ovenstående. Når det gjelder forholdet til pressen er dette tidligere beskrevet i delegasjonsreglementet og retningslinjer for uttalelse til pressen. 4. Hvilke fortellinger skal vi fortelle for å bli kjent og anerkjent? Spørsmål vi må svare på når vi skal fortelle og formidle noe: 1. Hvorfor er dette aktuelt og viktig for idrettslagene? 2. På hvilken måte skal et idrettslagsmedlem kjenne seg igjen i det vi formidler? 3. Hvilken (visuell) måte passer best for å nå ut med det vi ønsker? 8
4. Gjenspeiler budskapet det AIK er? 5. Har vi fått spørsmål fra idrettslag/medlemmer om dette tidligere - hva svarte vi da? Det er tre grunnhistorier, med noen underhistorier, som AIK skal fortelle. Det er imidlertid viktig å påpeke at det gjelder å vise at AIK er disse historiene. Hvis det oppleves slik at AIK moraliserer, eller forteller en tenkt ideell situasjon, vil ikke budskapet nå frem. 1. AIK er en viktig støttespiller for idrettslagene! a. Du kan få hjelp fra AIK! Vi har kjennskap til hva idrettslagene har for behov. b. En idrettskrets er viktig for norsk idrett. c. Vi har tilbud som hjelper dere til å få en enklere hverdag i idrettslaget: i. sjekklisten for et godt og lovlig årsmøte ii. arbeidskontrakter iii. klubbhåndboken 2. Bedre organisasjon gir bedre aktivitet! a. Idrettslagene må gå fra trenestyrte idrettslag til idrettslagsstyrte trenere (dårlige trenere gir utslag i «dårlig frafall»/burn out). b. Idretten har ikke nødvendigvis et problem med frafall. c. Vi hjelper til med utviklingsprosesser. d. Hvert idrettslag trenger kurset «Klubbens styrearbeid i praksis»! 3. Idretten trenger flere anlegg og mer penger! a. Vi har dokumentasjon på hvordan det ser ut. b. Idretten har et ansvar for samfunnet og samfunnet har et ansvar for idrettens utvikling. c. AIK hjelper idrettslag og kommuner med prosjektering av anlegg. 5. Mål og kanalene Kommunikativt hovedmål: Å gå fra relativt ukjent til anerkjent av idrettslagslederen. AIK skal «lytte» (lese/følge med på) blogger om idrett. Tanken er at vi skal få innspill på hva som kan være gode vinklinger på AIKs egne budskap. I tillegg ser en hva som skaper interesse. AIK bør legge opp automatiserte søk som fanger opp idrettsrelaterte temaer. For å lykkes med dette målet skal AIK etablere en redaksjonskomité. Den skal ha faste møter for gjennomgang av statistikk fra de forskjellige kanalene og hva som skal frontes og publiseres påfølgende måned. 9
AIK skal lytte til hva idrettslagene mener gjennom å evaluere hvert kurs, prosess og klubbesøk. I tillegg skal en måle hvilke typer innlegg som blir lest mest i nyhetsbrevet. Vi skal også gjennomføre en årlig klubbsjekk i hvert fleridrettslag i perioden jan - feb. Tanken er at en skal øke kunnskapen om hva som opptar idrettslagene og hvilke utfordringer de har. En kan også finne gode ambassadører for AIKs budskap. AIK skal snakke gjennom å fortelle tre grunnfortellinger. Disse er: «AIK er en viktig støttespiller for idrettslagene!», «Bedre organisasjon gir bedre aktivitet!», «Idretten trenger flere anlegg og mer penger!». AIK skal bruke følgende kanaler til å snakke: Facebook, nyhetsbrev og nettsider. I slutten av 2013 skal AIK ha 1000 likere på Facebook. Det skal være 7% aktive brukere. Det skal være 1200 som mottar nyhetsbrevet. Antall klikk per nyhetsbrev skal være 50 %. AIK (redaksjonskomiteen) skal lage en halvårlig publiseringsplan hvor noen av de viktigere tiltakene i AIKs virksomhetsplan inngår. AIK skal forsterke budskapene gjennom å formidle relevant statistikk. Signaler i styremøtet: Viktig å informere/ få opp interessen for saker som i første omgang kan oppfattes som «ikke mest interessante», men som likevel er viktige Bruk av kanaler og hvor nyheter plasseres ble diskutert. Administrasjonen informerte om at nettsiden er mest beregnet på basisinformasjon, og at nyhetsbrevet inneholder mer dagsaktuell informasjon. AIKs facebookside er også en aktiv nyhetskanal. Styret ønsket en fast spalte med hva som skjer i IL, idrettsråd og kretstinget. Økonomien i saken ble kommentert, og de innkjøpene som er omtalt ligger i vedtatt budsjett. Med organisatoriske tilpasninger menes å organisere en redaksjonskomité. AIKs kommunikasjonsstrategi vedtas i tråd med ovennevnte forslag. Administrasjonen bes starte arbeidet med å sette strategien ut i livet, herunder gjøre de eventuelle innkjøp samt organisatoriske tilpasninger planen krever. Det utarbeides en oppdatert versjon som forslag til kretstinget i juni 2014., samt at det legges frem en oppdatert versjon for styret i forkant av saksdokumentene til kretstinget i 2014. Sak 45/13 Forslag til rammer for partnerskapsavtale med Akershus fylkeskommune Akershus idrettskrets har per i dag ikke en partnerskapsavtale med fylkeskommunen. Tidligere har vi hatt en avtale for prosjektene innenfor 10
folkehelse, og den siste avtalen var gjeldende for 2011. Midlene innenfor folkehelse har i etterkant vært fordelt via en søknadsbasert ordning, men det har vært ønskelig fra begge parter om å komme frem til en ny partnerskapsavtale. En ny avtale bør dekke hele spekteret av støtte, samarbeid og partnerskap. Det er også et gjensidig behov av å etablere et enklere rammeverk i forholdet mellom begge parter. En ønsker dels å kunne få overført midler så tidlig som mulig på året, men også å forenkle rapportering og søknader. Målet er å etablere en større forutsigbarhet og sikre større grad av personuavhengighet. Administrasjonen har med dette som bakgrunn vært i to møter med fylkeskommunens administrasjon, og en ramme for avtalen har blitt drøftet. Fylkeskommunens har videre ønsket å se en ny avtale i sammenheng med sluttfinansieringen av årets tilskudd til folkehelsearbeidet. Det er derfor viktig å avstemme rammene så langt, avklare ønsket økonomisk omfang og ferdigforhandle et forslag til avtale rimelig raskt. Forslag til rammer: 1. Avtalen skal være 4-årig. Den skal beskrive forutsetningene i partnerskapet mellom fylkeskommunen og idrettskretsen. 2. Avtalen skal inneholde en beskrivelse av AIKs oppgaver og mandat innenfor idrettsorganisasjonen, samt idrettens størrelse i Akershus (antall idrettslag, fleridrettslag og medlemskap), samt størrelsen av frivillighet. Forskningen til Dag Wollebæk vil avdekke det siste. 3. Avtalen skal ikke gå i detalj for hvert enkelt prosjekt. Dels er dette en forutsetning for at idrettskretsen har en fri stilling som organisasjon. Samtidig er det viktig å ha klart for seg at fylkeskommunen ønsker at en arbeider innenfor noen spesifikke områder. De områder en har blitt enig om så langt er: folkehelse, utdanning, integrering, internasjonalt arbeid og gjennomføringen av en felles konferanse to ganger i perioden. 4. Avtalen skal indeksreguleres og ta hensyn til kostnadsøkning som følge av befolkningsvekst. 5. Avtalen skal inneholde én sum som skal utbetales tidlig på året. 6. Det bør være to årlige møter mellom AIKs styre og fylkespolitikerne, henholdsvis i april og september. 7. Det må finnes en felles mulighet til regulering av avtalen ved fornyelse. De ovennevnte rammer for en partnerskapsavtale med Akershus fylkeskommune vedtas slik de er beskrevet samt styrets signaler i møtet. Administrasjonen bes ferdigforhandle en avtale med fylkeskommunens administrasjon. Avtalen sendes ut til godkjenning, og styreleder signerer i etterkant. 11
Sak 46/13 Kriterier for fordeling av Jubileumsmarkering I styresak 02/13 ble det besluttet å tildele kr. 50 000 som en markering i forbindelse med AIKs jubileum. Midlene skulle tildeles under DSK til de tre idrettslagene som har drevet best for ungdom. I styresak 41/13 er det foreslått det å øke budsjettposten til denne jubileumsmarkeringen med ytterligere 50 000. Dersom dette får styrets tilslutning, foreslås det å dele ut kr. 50 000,- til de tre fleridrettslagene som har hatt størst prosentvis økning av antall ungdomsmedlemmer de siste 5 årene, og likeledes kr 50 000 til de tre særidrettslagene som har hatt størst prosentvis økning av antall ungdomsmedlemmer de siste 5 årene. Midlene fordeles i tråd med opprinnelig forslag: kr 25 000,- til nr. 1, kr 15 000,- til nr. 2 og kr 10 000,- til nr. 3 i begge grupper. Jubileumsmarkeringen tildeles etter ovennevnte kriterier. Sak 47/13 Oppfølging av sak fra breddefotballforeningen Se vedlagte innlegg i VG signert styreleder. Det vises også til notat som ble sendt ut 11.6. Viktige momenter som nevnes i notatet: driftsvilkårene for idrettslag er betydelig forverret økt behov for opplæring og feil som blir begått - begge deler koster penger økning i spilleravgifter og lisenser for seriespill som etter hvert er blitt en betydelig pengestrøm oppover til krets og forbundsnivå Idrettslagene får heller ikke tilgang til enklere anlegg fordi de kostnadskrevende hallene støvsuger hvert fylkes disponible ressurser til dette formålet Idrettslagene må oppta lån for å få bygget anlegg fordi staten ligger 2,3 mrd. kr i etterslep Den svake økonomien fører til at idrettsrådene ikke har ressurser til å dokumentere idrettslagenes økonomi I notatet tas det opp spørsmålet om en skal engasjere 3-4 idrettskretser, 3-4 idrettsråd i hver krets og 5-10 idrettslag pr deltakende IR i et prosjekt som dokumenterer de lokale vilkår idrettslagene i Norge lever under. Det er ingen tvil om at rammevilkår er sentralt for idrettskretsenes arbeid. En analyse vil sannsynligvis avdekke at det er behov for mer midler for å møte ambisjonene. Det er nærmest ubegrenset hva man kan bruke på anlegg og aktivitet. Flere anlegg skaper også mer aktivitet som igjen skaper behov for flere anlegg. Innenfor fotball har det blitt bygget «et betydelig antall» kunstgressanlegg over en periode i vårt fylke. Det er helt sikkert ikke nok, og behovet for 12
rehabilitering kommer raskt. Imidlertid er idrettshaller (og andre anlegg) også i underdekning flere steder. Hvorvidt det prioriteres én type anlegg over en annen, må avgjøres av idrettsrådene i hver kommune. Det er ikke bare spillemidlene som begrenser, det er kommunale bevilgninger og egenandeler som utgjør den største andelen. Det er utvilsomt en for lang kø og et etterslep som idrettskretser og NIF må jobbe hardt for å fjerne, samt at andelen spillemidler for å finansiere et idrettsanlegg nå ligger under 20 % i gjennomsnitt. Dette er en av fanesakene foran Stortingsvalget i år, og slik vil det også trolig vil være helt til noe gjøres for å komme á jour. Idrettsrådene i kommunen er også AIKs ansvar. Oppfølging, motivering, utvikling og evt. gjenoppretting om nødvendig. Uten sterke idrettsråd vil anleggsutviklingen i den enkelte kommune tape terreng. Rammevilkår er hovedsatsingsområdet for idrettskretsen, og anlegg er en viktig del av dette. Idrettskretsene og NIF jobber for å utvikle og forbedre de store ordningene med; ny nøkkel for spillemidler, økning av LAM, momskompensasjon etc. Dette er i stor grad politisk påvirkningsarbeid. I tillegg er rammevilkårene via fylkeskommunen og NIF viktige for at idrettskretsen kan tilby den støtte og service som vi er satt til å levere. AIK har ansvaret for all idrett i fylket. Pengestrømmer oppover i særkrets og forbund styrer imidlertid den enkelte idrett selv gjennom egen organisasjon (årsmøter/ting). Hva gjør AIK i dag for å møte problemene som skisseres i notatet? Vi har vedtatte planer for en storsatsing på klubbutvikling i fleridrettslag. Særidrettslagene skal følges opp av særforbundene, men det er et bra samarbeid med flere særidretter (ref. innsalg for særforbund som er etablert etter pilotprosjekt i Akershus). Gjennom innsatsen på klubbutvikling er vi i ferd med å komme inn i flere av de aller største idrettslagene i fylket. Dette er ikke «hyllevare» men prosessarbeid tilpasset behov. Bedre organisering, bedre planarbeid, bedre konkrete verktøy (klubbhåndbok, økonomirutiner, medlemsadministrasjon) alt dette for å oppnå hovedmålet: «bedre idrettslagenes forutsetninger». På området anlegg yter AIK konsulentbistand i alle regioner, og det fører til flere/bedre anlegg for (ofte) lavere kostnader. På området kompetanse (utover klubbutvikling) er det høy aktivitet både egne kurs og i samarbeid med særidrettene. Den Store Kurshelgen er det største og mest synlige tiltaket, men det er betydelig mer som arrangeres via egen kurskatalog og i samarbeid med spesielt NHF Region Øst. Det som er sagt ovenfor er ikke ment som «vi gjør allerede nok», men de store og betydningsfulle satsingene må beholdes og forbedres inntil noe annet er prioritert høyere. Kvalitet oppnår vi som tidligere sagt (planarbeid for 2013) ved å konsentrere oss om færre og større tiltak. Administrasjonen gjennomfører 13
i stor grad de tiltakene som styret og tinget har vedtatt, og styret håndterer den idrettspolitiske delen. Administrasjonens råd er å holde fast ved, samt forbedre det store og viktige arbeidet med rammevilkår, og at styret diskuterer eventuelle nye tiltak i forbindelse med planarbeidet for neste år. Å forbedre idrettslagenes forutsetninger for å drive sin virksomhet er AIKs hovedmål. AIK fastholder og forsterker det politiske påvirkningsarbeidet i forhold til fylkeskommunen og andre myndigheter i tråd med «Idrettspolitisk Dokument». Eventuelle prosjekter må vurderes ved behandling av tiltaksplanen. Saken ventileres på IK-samlingen 13.- 15.9.2013. Sak 48/13 Idretten og russisk lovgivning mot omtale av homofili. Det vises til tidligere utsendt e-post (14.08.) fra et telefonmøte mellom org.sjefene i noen av idrettskretsene. Rune Sjåholm (org.sjef i Møre og Romsdal) skrev under tittelen «Ærlig talt» om idrettens verdier og russisk lovgivning mot homofile. På det tidspunktet ble det etterspurt reaksjoner fra NIF og idretten for øvrig. Vi ble i telefonmøtet enige om å ta opp dette med hvert vårt styre for å løfte saken til NIF. Idrettsstyret har i etterkant (27.8.) behandlet sak som er omtalt på idrett.no: «Idrettsstyret om Sotsji-OL og russisk lovgivning mot homofile». Styret i AIK støtter NIFs initiativ og planer for arbeid som skissert i Styremøte 27.8. «O-sak J: Idrettens arbeid mot homohets». Idrettsstyret tilskrives i tråd med styrets signaler. Sak 49/13 Deltagelse møter, konferanser og seminarer. Det vises til tidligere utsendt halvårsplan for styrets deltakelser. Det er en svært hektisk høst, og det er klart at vi ikke kan delta på alt. De første momentene på listen nedenfor er avholdt før styremøtet 3.9. Til IR-konferansen i Kristiansand har AIK påmeldt et bra antall. Foruten egne styremøter anbefales styret å prioritere egne store arrangement; 25.9. AIK arrangerer møteplassen i samarbeid med andre organisasjoner. I Panelet i siste del av programmet bør styreleder fra hver organisasjon sitte. Se AIKs kalender på nettsiden for full utlysning. Hvert styremedlem melder seg på, dersom anledning. 28.9. Ekstraordinært Idrettsting, se egen sak. 19.10. DSK og IR-seminar på Sognsvann. Se AIKs nettside for full informasjon. Program for IR-seminaret på samme arrangement er ikke klart. 14
Øvrige konferanser og seminarer er det positivt og interessant å delta på, men det bør komme i tillegg til det ovennevnte. Administrasjonen ivaretar det faglige på folkehelse, barn/ungdom samt lov og domsseminar dersom styremedlemmene ikke har anledning. AIKs jubileum markeres 3.12. AIK inviterer tre spillere fra toppserien i kvinnefotball. Gro-Helen Randem Svendsen deltar på Folkehelsekonferansen. Jon Syversen Oda Marie Often stiller på «Møteplassen» med de frivillige organisasjonene i Akershus. Administrasjonen sørger for påmelding og øvrig tilrettelegging. Sak 50/13 Småprosjekt Interreg Det vises til sak 30/13 og tidligere orientering om idé for et småprosjekt i Interreg. Hvordan kan idretten bidra til økt sysselsetting samtidig som den bevarer sitt ideelle grunnlag? Er svaret et mentor-program for idrettslag som ønsker å ansette for å klare å tilby aktivitet til flere grupper? Innledning I sluttfasen av Interreg-prosjektet Verdens beste idrettsregion (VBI), ble det diskutert en fortsettelse av samarbeidet mellom partnere i et eventuelt nytt prosjekt. Det ble sendt ut et spørsmål om de ønsket å bli med i et småprosjekt i tiden frem til den nye perioden 2014-2020, som reelt sett sannsynligvis begynner i 2015. Historien har vist at det har vært mye koordinering i løpet av det første året av en ny periode. AIK vedtok i slutten av 2011 (styresak 50/11) at «Akershus idrettskrets ønsker å søke på nytt Interreg-prosjekt sammen med Värmlands idrottsförbund. Samarbeid med idrettskretsene i Østfold og Hedmark skal etterstrebes, men Akershus idrettskrets er beredt til å finansiere en prosjektsøknad med inntil kr. 100.000,-. Beløpet innarbeides i budsjettene for 2012/13.» Det var diskutert en mulig innretning på et prosjekt, som ble kalt «En hållbar idrott». (Hållbar=bærekraftig). I teksten til saken står det: «Dette kan omhandle miljø, men i like stor grad spørsmål som dreier seg om på hvilken måte idretten skal kunne delta i en samfunnsutvikling hvor det stilles større krav til den, men hvor samfunnet (les politikere) ikke alltid er like godt orientert om idrettens begrensninger og muligheter. Å få muligheten til å gjennomføre dialogmøter og konferanser om idrettens muligheter vil være et viktig bidrag til regional utvikling og folkehelse.» 15
Värmlands idrottsförbund og Østfold idrettskrets takket ja, samtidig som AIK fattet sitt vedtak i 2011. Østfold idrettskrets har i tillegg takket ja til nedenstående forslag. Mellom da og nå har noen forandringer inntruffet. Blant annet har EU pekt på at nye prosjekter nok må fokusere mer på arbeid/sysselsetting. Mange i Europa, og ikke minst i Sverige, er arbeidsledige. Det er spesielt en dårlig situasjon for ungdom, og ikke minst i Värmland hvor ca. 20% av ungdom mellom 18-24 år er åpent arbeidsledige. (ref: http://www.vf.se/nyheter/allman/fler-jobb-menhogre-ungdomsarbetsloshet). I tillegg er det ikke mer midler igjen på norsk side til prosjekter, selv om det finnes penger igjen på svensk (EU) side. Et prosjekt vil altså måtte være fullfinansiert på norsk side. AIK fikk en betydelig sum til internasjonalt arbeid fra fylkeskommunen i slutten av 2012. Av tilskuddet står det fortsatt igjen midler, delvis med tanke på finansiering av et Interreg-prosjekt. AIK har også mottatt midler fra NIF til internasjonalt arbeid, og disse ble ikke tatt med på inntektssiden på budsjettet fordi det var usikkerhet om posten da budsjettet ble behandlet. Fylkeskommunen er blitt spurt om hvor mye de kan finansiere av prosjektet. Et svar vil foreligge når deres halvårsregnskap er ferdig. Nedenstående notat er blitt utarbeidet sammen med administrasjonen i Värmlands idrottsförbund. Det er videre blitt sendt til Interreg-sekretariatet på svensk side. Der mente de at forslaget ligger innenfor hva de kan støtte. De sier at det er prosjekter som ligger tett opptil den nye programperiodens innretning som vil få støtte. Det er altså ikke mulig å søke på inneværende programs dokumenter. Det er likevel administrasjonens oppfatning at nedenstående notat, som skisserer et prosjekt, vil kunne få støtte hvis en søker på det til Interreg. Bakgrunn - står idretten og samfunnet overfor et valg? Idretten har aldri organisert flere i Norge. Men samtidig ser det ut som om idretten likevel står overfor et stort press. Frafallet fra idretten skjer til kommersielle aktører, noe som gjør det vanskeligere å tilby idrett til alle. Det ser ut som om mennesker, til tross for mer fritid, likevel ikke velger å være frivillig i idretten. Isolert sett, og fra et folkehelseperspektiv, er ikke dette nødvendigvis et onde. Hvis folk fortsatt er fysisk aktive, spiller det ikke så stor rolle at dette ikke skjer innenfor idrettsorganisasjonen. Dersom dette imidlertid skjer på grunn av individets økonomi (og derved sosiale ulikheter), er det ikke bare et problem for idretten, men også for samfunnet. Samtidig rapporteres det om økende vanskelighet med å rekruttere frivillige til idrettslagenes primærfunksjoner. Det ser altså ikke ut som om det er mulig å øke idrettens andel av en aktiv befolkning, samtidig som en kun har frivillige som organiserer og tilbyr aktivitet. Hvilke årsaker kan dette ha? En kan i hvert fall finne en av årsakene i måten organisasjonen er satt sammen på. Både i Norge og Sverige er idrettsorganisasjonen en samling med idrettslag hvis fellesnevner er at de tilbyr idrett til dem som ønsker å delta i ideelt styrte foreninger. Det betyr at 16
idrettslagene har en stor grad av egenstyrte aktiviteter, hvor det produseres idrett for dem som skaper den til seg selv. Tradisjonelt har idretten også hatt vanskeligheter å fange opp dem som i første hånd ønsker å «bare komme til en aktivitet». Den nytenkning og kraft en trenger til å fange opp slike grupper ser det ut som om idretten har problemer med å klare. Hvis idretten skal klare å tilby det myndighetene ønsker, og idretten til tider selv forteller at den kan tilby, ser det ut som om idretten står overfor et valg. Hvis den skal klare å tilby aktivitet til flere, som ikke har funnet aktivitet innenfor idretten slik den er organisert i dag, er en nødt til å se hvordan et idrettslag skal klare en slik omstilling organisatorisk og økonomisk. Dette valget innebærer troligvis å kunne tilby bedre og annen type aktivitet og i mange tilfeller på andre tidspunkter, enn det idretten tilbyr i dag. Sannsynligvis vil dette innebære at idretten må ansette personer som instruktører/aktivitetsledere. Samtidig ser det ikke ut som det finnes offentlige midler til å fullfinansiere den typen aktiviteter i idrettslag. Idretten må altså finne finansieringsgrunnlag fra de individer og sponsorer som ønsker å få/betale for et slikt tilbud. Det betyr at idretten må utvikle de virksomhetsideer som kreves for å klare å drifte virksomhet med større krav til inntjening. Dette er imidlertid ikke en umulig oppgave. Det finnes eksempler på at idrettslag har klart å utvikle sin organisasjon til å tilby noe annet enn konkurranseaktivitet, og hvor de også har skapt stillinger. Et eksempel er de idrettslag som tilbyr såkalte idretts-sfo. Men per i dag eksisterer det ikke noen støtte (kompetanse og prosess) for idrettslag som ønsker å utvikle tilbud som krever at en skaffer seg ansatte. Det er ofte opp til det enkelte idrettslag og dets nettverk til å finne ut av hvordan de skal få det til selv. For bedrifter og gründere finnes det slike tjenester og støtteordninger. Innovasjon Norge støtter for eksempel «Etableringstjenesten» gjennom Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR). Men ettersom den tjenesten er ment for gründere og bedrifter, tar den ikke for seg det spesielle som gjelder for ideelle organisasjoner eller de særegenheter som finnes innenfor idretten. Det er med andre ord ikke slik at idrettslag kan benytte seg av de eksisterende tilbud, fordi idretten er «litt for sær». Samtidig er det alltid interesse for å skape flere arbeidsplasser. Idrett er også relativt interessant som utdanning. Dette betyr at det ganske sikkert eksisterer mange som har relevant utdanning. Men det ser ikke ut som om idretten har klart å skape arbeidsplasser i noen stor grad innenfor rammene av idrettslagene. De strategiske planer for regionen ser også ut til å være rettet mot å skape bedre livskvalitet og økt sysselsetning. Region Värmland har for eksempel et forslag til strategi for regionen i årene 2014-2020 1. Den har med fire 1 http://www.regionvarmland.se/sites/default/files/grupper/varmlandsstrategin/varmlands strategin_remiss.pdf 17
hovedmål, og det første av disse er «Livskvalitet för alla». Det hovedmålet har ni delmål, og blant disse er det koblinger til bedre folkehelse i to delmål. I Norge har kommunene blitt lovpålagt et folkehelseansvar, og de vil sannsynligvis henvende seg til idrettslag i større grad enn tidligere for å klare å gjennomføre denne nye oppgaven. Det er også nærliggende å mene at et tiltenkt Interreg-prosjekt vil være med på å styrke de muligheter Region Värmland ønsker å gi gründere. Idretten i regionen burde derfor bli enda viktigere som bidragsyter til å realisere myndighetenes målsetninger og planer 2 frem til 2020. En konferanse med mål om å se hvordan et mentorprogram for idrettens gründere kan se ut Med dette som bakgrunn ønsker vi å gjennomføre en konferanse/workshop over to dager med utvalgte forskere og nøkkelpersoner fra idretten (nasjonalt og regionalt), samfunnet (kommune/fylke), samt fra idrettslag. Totalt ser vi for oss at 5 forskere/profesjonelle, 5+5 nøkkelpersoner fra idretten, 1+ 1 fra fylke/kommune og 2+2 idrettsledere fra idrettslag deltar. Disse er valgt ut for å gi en god forskningsbasert bakgrunn for idrettens utfordringer, samtidig som en også ser på hva det innebærer å velge et «sysselsettingsspor». Det er naturlig å søke hjelp fra SNR, Innovasjon Norge og Region Värmland for å få riktige eksperter til å bidra. Konferansens mål er å gi «råd» til idretten om hva den kan gjøre i fremtiden for at idretten fortsatt skal kunne eksistere innenfor de rammer den ønsker å bevare (den skandinaviske idrettsmodellen), samtidig som den deltar i å øke sysselsetningen innenfor sine egne rammer og organisasjoner (les idrettslag). Vi ser for oss at konferansen er delt i tre: Det gis en bakgrunn fra forskere om hvilke utfordringer idretten har i dag. Hva er årsakene til idrettens utfordringer og hva mener de at idretten må ta tak i? Hvordan kan en utvikle virksomhet innenfor en ideell organisasjon? Workshop for å gi svar på spørsmålene. «Kan idretten bidra til å øke sysselsetting samtidig som den bevarer sitt ideelle grunnlag og utøver sin primærvirksomhet?», og hvis dette blir besvart med «ja»; «Hvordan kan idretten benytte seg av Interreg eller andre støtteordninger?» En kan blant annet se for seg at en skal utvikle en interreg-søknad for et mentorprogram, hvor idrettslag som ønsker å utvikle sin virksomhet til å nå flere kan delta. Hvilke milepæler har prosjektet? 1. Planlegging: Tidsperiode 1. juli - 31. oktober. Delmål 1.1 Finne og invitere konferansedeltakere. 2 Noen strategi eller handlingsplan for Akershus og årene 2014-2020 eksisterer ikke, men det vil være oppsiktsvekkende hvis den ikke inneholder lignende målsetninger. 18
Delmål 1.2 Bestille hotell - konferanselokaler. Delmål 1.3 Utvikle spørreundersøkelse sammen med forsker/forskingsassistent for å undersøke interesse for et eventuelt mentorprogram, samt hva man mener burde inngå i programmet. Delmål 1.4 Finne deltakende idrettslag for spørreundersøkelsen. Delmål 1.5 Finne prosessveiledere og utvikle prosessen for konferansen. Kostnader: Egen personal totalt 20 dager jobb: 50.000,- Externa tjänster (forskare) 10.000,- 2. Gjennomføring av spørreundersøkelse 1. november - 30. november Delmål 2.1Sende ut spørreundersøkelse Delmål 2.2 Sammenstille spørreundersøkelsen Delmål 2.3 Bestille reiser til konferansen Kostnader: Externa tjänster (student) 15.000,- Externa tjänster (forskningsassistent motsv.) 20.000,- 3. Konferanse 1. desember - 28. februar Delmål 3.1 Gjennomgang med prosessveilederne Delmål 3.2 Bestilling av flyreiser/reiser Kostnader: Konferanse+ hotell 30 personer*1 natt 55.000,- Externa tjänster (forskere til konferansen) 50.000,- Externa tjänster (foreningsledere) 10.000,- Reser 45.000,- Externa tjänster (prosessledelse) 20.000,- Egen personal 10.000,- 4. Rapportering 1. mars - 29. april Delmål 4.1 Skrive rapport Egen personal 25.000,- Totalt 310.000,- Finansiering VIF 50.000 EU 125.000 AIK 60.000 ØIK 20.000 AF 60.000 310.000 Tiltaket iverksettes i tråd med beskrivelsen ovenfor. Det forutsettes finansiering som beskrevet. 19
C: Orienteringssaker a) Regnskap per 30.6.2013 b) Den store Kurshelgen c) Status for årsmøter i idrettsrådene, AIK følger opp d) Idrettsrådskonferansen e) Tahirlekene Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Ski Bryteklubb Gunvor Eldegard Bryting Ski 19.06.13 Lillestrøm EL-Innebandyklubb Ellen Swane Due El-innebandy Skedsmo 01.07.13 Lommedalen Judoklubb Kristos Spiteri Judo Bærum 03.07.13 Nes Svømmeklubb Guri Sveen Engehagen Svømming Nes 27.08.13 2013 Representasjon styret: Sted Dato Representert av: Bærum Idrettspark åpning av anlegg 25.04.2013 Sven, Kjell IK-samling, Gardermoen 26.-27.04.13 Sven, Oda Mai Idrettspolitisk konferanse Østfold IK 07.05.2013 Sven E. Maamoen Akershus og Oslo Skøytekrets kretsting 22.05.2013 Gro H. Svendsen Jar IL Ishockey åpning av anlegg 26.05.2013 Sven E. Maamoen NIF ledermøte 31.05- Sven E. Maamoen 02.06.13 Juni VIVIL-lekene 2013 01.06.2013 Oda M. Often August Østmarka IL Tahirlekene, Krogsrud 28.08.2013 Sven, Bent IR-konferansen Kr. Sand 30.08.- 01.09.13 Sven, Bent, Kjell, Gro H. Adm. 20