/14 Evaluering og revidering av etablert varslingsordning i Bergen kommune KAMB ESARK-0107-201408516-25 Hva saken gjelder: Denne saken gjelder evaluering og revidering av etablert varslingsordning i Bergen kommune. Saken om evaluering og revidering av etablert varslingsordning skal til behandling i byrådet, og HAMU inviteres med dette til å avgi en uttalelse til saken. Bystyret behandlet «antikorrupsjonsprogram» i møte 220114, sak 15-14. Bystyret fattet følgende vedtak: «Bystyret tar byrådets program for antikorrupsjon til orientering». I byrådssaken ligger en tiltaksplan i 5 punkter: 1. Det skal gjennomføres sentrale overordnede risikoanalyser for de kommunale tjenestene i løpet av 2014. For tjenester som identifiseres med høy risiko for korrupsjon må det utarbeides mer detaljerte risikoanalyser, og ansvar for iverksetting av nødvendige tiltak skal klargjøres. 2. Eksisterende kontrolltiltak må vurderes og eventuelt forsterkes innenfor tjenester med høy risiko for korrupsjon. 3. Det må gjøres en evaluering og revidering av «Etisk standard for Bergen kommune». Sak legges frem for bystyret i løpet av 2014. 4. Det må foretas en gjennomgang på hvordan nylig vedtatt strategi for offentlige anskaffelser følges opp. Eventuelle forslag om justeringer må fremmes. 5. Det må i løpet av høsten 2014 foretas en evaluering av etablert varslingsordning. På bakgrunn av denne evalueringen må eventuelle forslag til endringer fremmes. Evaluering og revidering av etablert varslingsordning skal foretas som oppfølging av ett av punktene i antikorrupsjonsprogrammet. I arbeidet med evaluering og revidering av etablert varslingsordning er det tatt utgangspunkt i rapporten «Evaluering av Bergen kommune sitt overordnede arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet», fra BDO. Arbeidet har vært gjennomført av en arbeidsgruppe der organisasjonene har vært representert. Evalueringen har også vært på intern høring i Bergen kommune ved ledende hovedverneombud, byrådsavdelingene, bystyrets kontor, Bergen Vann KF, Bergen og Omland Havnevesen. I tillegg har saken vært på høring hos hovedsammenslutningene LOK, YSK, Unio og Akademikerne. HAMU ble i møte 25.09.2014 sak 21-14, orientert om arbeidet med evaluering av varslingsordningen. 1
Kommunaldirektøren er i det vesentlige enig i arbeidsgruppens forslag og foreslår derfor at det vedtas slik det foreligger. Nedenfor redegjøres det for hovedpunktene i endringene. Tydeligere informasjon om varslingsordningen og hva som menes med «kritikkverdige forhold» Kommunaldirektøren antar at manglende kunnskap om hva som er kritikkverdige forhold er en vesentlig grunn til at svært mange av de sakene som sentral varslingsgruppe mottar gjelder forhold knyttet til varsleren selv. Bedret kunnskap om hva det vil si å varsle samt hva som er et kritikkverdig forhold antas å ville redusere antall henvendelser om saker som ikke gjelder kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven. Samtidig kan det bidra til at faktiske kritikkverdige forhold i økt grad blir gjenstand for varsling. Kommunaldirektøren støtter vurderingen av at det er behov for forsterkede informasjonstiltak for varslingsordningen. Det er viktig at informasjon om varslingsordningen når alle ansatte i Bergen kommune, og det må tas hensyn til at ikke alle ansatte i Bergen kommune har tilgang til intranett. Det bør vurderes om det er behov for en informasjonskampanje og om det er behov for nye/endrede kurs på området varsling. Medlemmer i varslingsgruppen, organisering m.m. Det er kommunaldirektøren sin vurdering at HR-seksjonen som eier av varslingsordningen må ha en representant inn i varslingsgruppen. Begrunnelsen er at arbeidsmiljøfaglig kompetanse er en svært viktig kompetanse inn i arbeidet med behandling av varslingssaker. HR-seksjonen er den avdelingen med kjernekompetanse på dette fagområdet. HR seksjonen har tidligere vært medlem i varslingsgruppen, men dette ble i praksis vanskelig ved at HRseksjonen også ofte er involvert i de samme sakene tjenestevei. Som følge av dette har HR-seksjonen ikke hatt medlemmer i varslingsgruppen de senere år. Det vil fortsatt være slik at enkelte ved HR seksjonen ikke kan ha en slik funksjon, fordi de regelmessig involveres ved varsling i linjen/ klagesaker. I forbindelse med høringen har ledende hovedvernombud uttalt at HVO og eventuelt 1 arbeidstakerrepresentant skal sitte i den sentrale varslingsgruppen. Kommunaldirektøren er ikke enig i dette. En ansatt som oppdager kritikkverdige forhold knyttet til arbeidsmiljøet vil ha fulle rettigheter til å varsle i verneombudslinjen. Den sentrale varslingsgruppen skal imidlertid være et tilbud til ansatte i kommunen som opplever at man ikke kan varsle til sin leder, verneombud eller til tillitsvalgt. Den sentrale varslingsgruppen er således et tilbud som går utenpå de lovpålagte ordningene eller tjenestevei. Dermed er det ikke naturlig at verneombudslinjen er representert i varslingsgruppen. I varslingssaker som gjelder arbeidsmiljøet vil dessuten verneombudet fort komme i en situasjon der man skal behandle saken fra ulike vinkler samtidig. Ellers foreslås varslingsgruppens organisatoriske plassering uendret. Herunder skal gruppen fortsatt være knyttet til kommunaldirektør for byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, og kommunaldirektør for byrådsleders avdeling. Opplæring: Behandling av varsel om kritikkverdige forhold stiller store krav til faglighet og godt skjønn hos de som skal behandle varslene, enten de mottas i sentral varslingsgruppe eller i linjen. Det er derfor viktig at Bergen kommune tilrettelegger med gode systemer og rutiner samt sørger for at de som mottar og behandler varslene har god kompetanse på området varsling. Kommunaldirektøren ser at medlemmer bør gis opplæring i tråd med de oppgaver som skal håndteres av varslingsgruppen. Oppsummering: Samlet sett vil endringene forbedre varslingsordningen samt gjøre denne bedre kjent internt i kommunen. Endringene vil også tydeliggjøre at Bergen kommune ønsker å avdekke kritikkverdige forhold. 2
Forslag til vedtak: 1) HAMU slutter seg til kommunaldirektørens anbefalinger. Ove Foldnes Kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-sjef Dato: 27. november 2014 Karl Morten Bårdsen - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Evaluering og revidering av etablert varslingsordning Høringssvar 3
Evaluering og revidering av etablert varslingsordning i Bergen kommune Innholdsfortegnelse Side Innledning 2 Hvilke saker varsles det om / Behov for begrepsavklaringer 5 Kjennskap til varslingsordningene i Bergen kommune. 8 Mottakere av varsler, kompetanse mm 10 Organisatorisk plassering av varslingsordningen 13 Anonym varsling 14 Bergen kommunes intranettside om varsling 16 Innbyggervarsling 21 Eksternt varslingsmottak 23 Elektronisk varsling 24 Sentral varslingsgruppe sine rutiner for varsling 25 Utarbeiding av statistikker 28 4
Innledning: Bergen kommunes varslingsordning ble opprettet i 2007, gjennom bystyresak 108-07 Rutiner for varsling i Bergen kommune. Arbeidet med opprettelsen av varslingsordningen ble igangsatt på bakgrunn av en endring i arbeidsmiljøloven som trådte i kraft 1. januar 2007 - med blant annet krav til arbeidsgiver om å legge til rette for intern varsling fra ansatte. Varslingsordningen ivaretar ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven 3-6. I henhold til denne bestemmelsen skal arbeidsgiver i tilknytning til det systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet utarbeide rutiner for varsling, eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for varsling. En evaluering og revidering av varslingsordningen er ett av fem tiltakspunkt i sak om antikorrupsjonsprogram som ble behandlet i bystyremøte 220114, sak 15-14. Det skal fremlegges sak for bystyret i løpet av 2014 for både etisk standard og varslingsordningen. Mandat fra kommunaldirektør for byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap til HR-sjef gir følgende premisser for evalueringsarbeidet: «Det skal foretas en evaluering av etablert varslingsordning. På bakgrunn av evalueringen må eventuelle forslag til endringer fremmes. Alle sider av varslingsordningen skal vurderes. Det må derfor sees nærmere på organiseringen, hvorvidt varslingsordningen er tilstrekkelig kjent i organisasjonen, hvordan varslingsgruppen arbeider og om det skal utarbeides statistikker. I tillegg skal det vurderes om det skal tilrettelegges for innbyggervarsel. Det tas utgangspunkt i rapporten fra BDO i arbeidet». I henhold til mandatet skulle arbeidsgruppen levere notat til kommunaldirektør BFEE innen utgangen av mai. Notatet skal inneholde både evaluering av eksisterende ordninger og forslag til endringer. Arbeidsgruppen for evaluering av etisk standard og varslingsordningen hadde sitt oppstartsmøte 10. april 2014. Gruppen mente at frist for notat til kommunaldirektør satt til 31. mai 2014 var for knapp. Fristen ble derfor utvidet til 30. juni. Arbeidsgruppen har valgt å dele seg i to undergrupper, en for evaluering av etisk standard og en for evaluering av varslingsordningen. Tilgjengelig tid og ressurser for evaluering av varslingsordningen gir ikke rom for å gjennomføre spørreundersøkelser/ brukerundersøkelser som kan si noe om hvordan ansatte og ledere opplever og kjenner til sentral varslingsordningen og varsling i linjen. Det er gjennomført samtaler med medlemmene i sentral varslingsgruppe og Byombudet. Bergen kommune sin regnskapsrevisor BDO har gjennom sin rapport «Evaluering av Bergen kommune sitt overordnede arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet» gitt mange nyttige innspill til forbedringer i Bergen kommunes varslingsordning. Innspillene denne rapporten gir skal i henhold til mandat vurderes av arbeidsgruppen. Rapportens innspill er ikke kommentert samlet, men fordelt under de enkelte delavsnitt i rapporten og er skrevet med blå skrift. 5
Arbeidsgruppen har fått god og nyttig informasjon fra de evalueringer som er gjort av varslingsordningene i Oslo kommune og Trondheim kommune. Oslo kommune har i 2011/2012 gjort en omfattende evaluering av sin varslingsordning og har brukt nærmere 1 år på arbeidet. Arbeidet ble gjort med ekstern bistand. Tilsammen 70 personer er intervjuet og en elektronisk spørreundersøkelse ble sendt til mer enn 3 700 e-post adresser. Evalueringen av Trondheim kommune sin varslingsordning er gjort av Trondheim kommunerevisjon. De erfaringer/funn som er gjort i disse to evalueringene mener vi også kan ha relevans for Bergen kommune. Vi har derfor underveis i notatet vist til viktige funn og anbefalinger i disse evalueringsrapportene og vurdert om disse har relevans for Bergen kommune. Mandatet for arbeidsgruppens arbeid sier at «alle sider av varslingsordningen skal vurderes». Vår evaluering dekker i hovedsak den sentrale varslingsordningen i Bergen kommune. Vi har svært begrenset kjennskap til varsling i linjen, og som tidligere påpekt er det ikke mulig innenfor tilgjengelig tid og ressurser for arbeidet å innhente informasjon om linjevarsling for eksempel gjennom en spørreundersøkelse. Våre kommentarer og forslag til forbedringer for varsling i linjen er samlet i et eget avsnitt, «varsling i linjen» under avsnitt «Mottakere av varsler, kompetanse mm». 6
Hvilke saker varsles det om / Behov for begrepsavklaringer Sentral varslingsgruppe opplyser at de fleste henvendelsene som de mottar gjelder varsel om forhold knyttet til varsleren selv. Evalueringsrapport for varslingsordningen i Oslo kommune peker på det samme. Vi kjenner ikke til om dette også gjelder for saker som varsles i linjen. Varslingsordningen er innrettet mot varsling fra uavhengig observatør, og er tenkt benyttet for ansatte som observerer kritikkverdige forhold som skjer i virksomheten, og ikke forhold knyttet til egen person. Varslingsordningene er ikke ment å være en ankeinstans for ansatte som har fått en forsvarlig behandling av sine saker i linjen. Hvis en ansatt likevel velger å varsle om forhold knyttet til eget person så vil man som et utgangspunkt ikke avvise saken, men gjøre nødvendige undersøkelser for å forsikre seg om saken er vært gjenstand for en forsvarlig saksbehandling i linjen. Disse erfaringene tyder på at det er et behov for økt kunnskap om: 1. Hva er et kritikkverdig forhold? På kommunens intranett side om varsling gis følgende definisjon av kritikkverdig forhold: «Kritikkverdige forhold er det som er i strid med lover, forskrifter, avtaler, samt Bergen kommunes interne regler, rutiner og retningslinjer. Brudd på den alminnelige oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt, kan også bli vurdert som kritikkverdig» Denne definisjonen er i all hovedsak hentet fra forarbeidene til arbeidsmiljøloven 2-4 (1). Fra forarbeidene heter det at varsling skal fange opp kritikkverdige forhold som mislighold av lovbestemte påbud eller forbud, brudd med virksomhetens retningslinjer, eks: personal- og arbeidsreglement, etiske standard eller andre allment aksepterte normer. Brudd på etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet kan også være kritikkverdige forhold. BDO rapport anbefaler at det gis en noe mer omfattende informasjon om hva som menes med kritikkverdige forhold. Arbeidsgruppens vurdering og anbefalinger: Verken det å varsle eller hva som utgjør et kritikkverdig forhold har noen entydig betydning, og arbeidsgruppen støtter anbefalingen om at det bør gis mer omfattende informasjon. Dette kan gjøres gjennom å innta presiseringer og eksempler på nettsiden, eksempelvis: o Eksempler på hva som kan være kritikkverdige forhold: - dårlig arbeidsmiljø, mobbing, diskriminering, korrupsjon, økonomiske misligheter, farlige produkter, fare for pasienters liv og helse, mv. o Kritikk av forhold som ikke er ulovlige eller uetiske, regnes ikke som varsling. o Det varslede forholdet må også ha en viss samfunnsmessig betydning i å bli kjent for andre enn varsleren, slik at forholdet kan endres til det bedre. - Forhold som en arbeidstaker mener er kritikkverdig kun ut fra sin personlige politiske eller etiske overbevisning, faller utenfor. Interne personkonflikter vil for eksempel normalt ikke omfattes av begrepet. 7
o For at det skal være tale om varsling, må det dreie seg om opplysninger som ikke er allment tilgjengelige, men som en arbeidstaker har fått rede på gjennom sitt arbeidsforhold og som kan ha en viss allmenninteresse. Saker som tidligere har vært gjort kjent gjennom for eksempel media, vil ikke være opplysninger som ikke er allment tilgjengelig. o Sentral varslingsgruppe involverer seg ikke i saker som har en pågående behandling i linjen, dette for å hindre parallelle prosesser, samt mulig inhabilitet senere dersom saken skulle komme til varslingsgruppen. o Informasjon om hva som skiller et varsel etter arbeidsmiljøloven fra melding av avvik Arbeidsgruppen antar at manglende kunnskap om hva som er kritikkverdige forhold er en vesentlig grunn til at svært mange av de sakene som sentral varslingsgruppe mottar gjelder forhold knyttet til varsler. En betydelig del av sentral varslingsgruppe sitt arbeid er knyttet til samtaler og veiledning vedrørende henvendelser som viser seg ikke å falle inn under varslingsbestemmelsene. Bedret kunnskap om hva det vil si å varsle samt hva som er et kritikkverdig forhold antas å ville redusere antall henvendelser om saker som ikke gjelder kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven. Samtidig kan det bidra til at faktiske kritikkverdige forhold i økt grad blir gjenstand for varsling. 2. Avklaring av hva som skal varsles hvor I rapport knyttet til evaluering av Oslo kommune sin varslingsordning fremkommer det et stort ønske om presisering av hva som skal varsles i varslingsordningen, avgrenset mot å varsle i linjen og melding av avvik. Det presiseres i byrådssak fra 2007 at rutiner for varsling kommer i tillegg til allerede eksisterende system som Bergen kommune har for varsling. Ansatte i Bergen kommune har alltid mulighet for å varsle til sin leder, via tillitsvalgte, vernetjenesten eller via etablerte avvikssystem. Det er også uttalt i byrådssaken at det er ønskelig at varslinger nettopp skjer til nærmeste leder, eventuelt til vernetjenesten eller tillitsvalgte. Det er derfor opp til den som ønsker å varsle om et kritikkverdig forhold hvorvidt linjevarsling eller henvendelse til varslingsgruppen skal benyttes. Det vurderes ikke som hensiktsmessig at varslingsgruppen involverer seg i saker som er til behandling i linjen, dette for å hindre parallelle prosesser, samt mulig inhabilitet senere dersom saken skulle komme til varslingsgruppen. Varslingsgruppen vil derfor si nei til å behandle saker som har en pågående behandling i linjen. Dersom behandlingen av det kritikkverdige ikke blir tilfredsstillende behandlet i linjen, vil dette i seg selv kunne være å betrakte som en varsling som gruppen da kan gå inn i. Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling: Arbeidsgruppen legger til grunn at de behov for presiseringer av hva som skal varsles hvor som fremkommer av Oslo kommune sin evalueringsrapport også er relevant for Bergen kommune. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at de utdypninger/ presiseringer som fremkommer i avsnittet over inntas på kommunens intranettside for varsling og/eller i veileder til varsler. 3. Presisere hvem Bergen kommunes varslingsordning gjelder for: 8
BDO rapporten kommenterer at det «ikke er gitt noen spesifikk informasjon om hvem som kan varsle via kommunens varslingsordning. Det fremgår implisitt i informasjonen som er tilgjengelig på kommunens intranettside at varslingsordningen i all hovedsak er ment for kommunens ansatte». BDO anbefaler «at det tydelig må fremgå hvem varslingsordningen er ment å gjelde for.» Rutinene er innarbeidet i Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement punkt 35. Alle som er omfattet av personal- og arbeidsreglementet er da også omfattet av varslingsrutinene. I personalreglementets punkt 1 Omfang, står det at reglementet gjelder for alle arbeidstakere som er ansatt i Bergen kommune, i tillegg til samtlige av kommunens foretak. Rutiner for varsling gjelder da også for kommunale foretak. Bergen og omland Havnevesen omfattes også. Aksjeselskaper eid av Bergen kommune er egne juridiske rettssubjekter og faller utenfor. Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling: Gruppen støtter BDO sin vurdering og anbefaler at det på intranett siden om varsling redegjøres for hvem som omfattes av varslingsordningen. Personal og arbeidsreglementet må også oppdateres med at Bergen og omland Havnevesen også omfattes av reglementet. 9
Kjennskap til varslingsordningene i Bergen kommune. Det er svært viktig at ansatte som oppdager kritikkverdig forhold i Bergen kommune vet hvordan de skal gå frem for å varsle. Det er også avgjørende for at ansatte skal velge å varsle at de opplever at de trygt kan gjøre det, uten å risikere kritikk eller annen form for gjengjeldelse. 1. Tilgang til informasjon om varsling på kommunens intranettside Bergen kommune har samlet informasjonen om varslingsordningen på kommunens intranettside «HRnett». BDO rapport sier følgende: «Det er ingen informasjon om varsling på første side på kommunens intranett. Det er ingen informasjon om varsling på sidene «Finn frem» og «Hvem og hvor». Fra førstesiden på intranettet er det tre «klikk» for å komme til informasjon om varsling i Bergen kommune. Enten via «Økonominett» eller «HR-nett». Anbefaling: «Vi anbefaler at det legges link til informasjon om varsling på intranettes hovedside» Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling: Vi støtter anbefalingen om at link til informasjon om varsling bør ligge på intranettets hovedside. Det hadde også vært positivt om man kunne ha søkt på ordet «varsling» og deretter blitt ført til Bergen kommunes intranettside for varsling. Per i dag eksisterer det imidlertid ikke en slik søkefunksjon. 2. Hvordan informeres det ellers om varslingsordningene Når sentral varslingsordning ble etablert i 2007 var det ingen informasjonskampanje tilsvarende den HRseksjonen hadde for etisk standard. Ordningen startet opp i det stille. Varslingsgruppens medlemmer fikk ingen opplæring i varsling og fordi ordningen var ny så hadde medlemmene heller ingen å konsultere for å få praktiske og erfaringsbaserte råd. Varslingsgruppens medlemmer tok ikke initiativ til en informasjonskampanje, gruppen hadde behov for å få plass alle rutiner og tilegne seg erfaring før kommunen gikk ut med bred informasjon om sentral varslingsordning. Det å ta initiativ til bedret informasjon om varsling er heller ikke en oppgave som tilligger sentral varslingsgruppe. Den skal primært behandle innkomne varsler. Det er HR-seksjonen som har konsernansvar for området «varsling» i Bergen kommune og som må iverksette nødvendige tiltak for å gjøre varslingsordningen kjent. BDO rapport: Det er gitt informasjon om varslingsordningen på etikk-kurs, i forbindelse med informasjonsdager for nyansatte og ved lederkurs. Vår oppfatning er dog at det kunne vært gjennomført flere informasjonstiltak for å sikre at kommunens varslingsordning er bedre kjent. BDO anbefaler forsterkede informasjonstiltak om kommunens varslingsordning. Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling Arbeidsgruppen støtter vurderingen av at det er behov for forsterkede informasjonstiltak for varslingsordningen. Det er viktig at informasjon om varslingsordningen når alle ansatte i Bergen kommune, og det må tas hensyn til at ikke alle ansatte i Bergen kommune har tilgang til intranett. Det bør 10
vurderes om det er behov for en informasjonskampanje og om det er behov for nye/endrede kurs på området varsling. Det anbefales videre at HR-seksjonen ved utforming av informasjonstiltak trekker veksler på medlemmene i sentral varslingsgruppe. De har gjennom sitt arbeid utviklet en vesentlig kompetanse på området. Det bør også vurderes om medlemmene i sentral varslingsgruppe skal ha en rolle i informasjonog opplæring, og i så fall hvilken. 11
Mottakere av varsler, kompetanse mm a) Sentral varslingsgruppe 1. Utvelgelse og sammensetning av varslingsgruppens medlemmer Sentral varslingsgruppe rapporterer til kommunaldirektørene for finans, eiendom og eierskap, og byrådsleders avdeling. Disse to kommunaldirektørene innstiller aktuelle kandidater til varslingsgruppen og fremlegger disse for hele kommunaldirektørgruppen. Endelig avgjørelse tas av kommunaldirektørgruppen Ved utvelgelse av medlemmer legges det vekt på at medlemmer i gruppen har en kompetanse som kan anvendes på konsernnivå, som for eksempel revisor/økonomi, HR-faglig og juridisk kompetanse. Det er viktig at de ulike medlemmene utfyller hverandre med sine kompetanser. Varslingsgruppen har 4 faste medlemmer og oppnevnes for en periode på 4 år. Varslingsgruppen skal etter interne rutiner selv konstituere en leder. Leder har det administrative og koordinerende ansvaret i tillegg til ordinære oppgaver i gruppen. Arbeidsgruppen har vurdert og diskutert behovet for at leder av varslingsgruppen frikjøpes i en gitt stillingsprosent med medlemmer i sentral varslingsgruppe. Varslingsgruppen ser at de har behov for en leder slik som rutinen sier, noe som gruppen per i dag ikke har oppnevnt. Gruppen har behov for en leder som blant annet tar initiativ til og koordinerer forbedringsarbeid, at medlemmene får relevante kurs, ansvar for å følge utvikling i rettspraksis mm. Gruppen mener at det ikke er hensiktsmessig at leder frikjøpes, kanskje kan leder kompenseres gjennom et lønnstillegg? KS har utarbeidet en veileder til varsling. I følge veilederen bør medlemmene i det særskilte varslingssekretariatet ha kompetanse innen arbeidsmiljø, jus og økonomi. Alternativt kan det være sammensatt av personalsjef/ HR- leder og hovedverneombud. Erfaringsmessig gjelder henvendelser til sentral varslingsgruppe i Bergen kommune forhold av arbeidsmiljømessig karakter, dette gjenspeiles også i Bergen kommune sin årsmelding for 2013 hvor det opplyses at alle de behandlede varslingssakene i 2013 (4 stykk) gjaldt arbeidsmiljømessige forhold. Oslo kommune har i sin evaluering av varslingsordningen gjennom en spørreundersøkelse kartlagt at forhold knyttet til økonomi er den sjeldnest forekommende kategorien, mens mobbing/trakassering og andre forhold knyttet til arbeidsmiljøloven er det de fleste har opplevd. Arbeidsgruppens vurderinger og anbefalinger: Arbeidsmiljøfaglig kompetanse er en svært viktig kompetanse inn i arbeidet med behandling av varslingssaker. HR-seksjonen er den avdelingen med kjernekompetanse på dette fagområdet. Per i dag har ikke HR-seksjonen noen representant i sentral varslingsgruppe. Det er arbeidsgruppens vurdering at HR som eier av varslingsordningen må ha en representant inn i varslingsgruppen. Det vil imidlertid være noen ansatte ved HR seksjonen som ikke kan ha en slik funksjon, ved at de regelmessig involveres ved varsling i linjen/ klagesaker. 12
Det er videre arbeidsgruppens vurdering at det er HR sin representant i sentral varslingsgruppe som bør være leder av gruppen. Dette muliggjør kontinuitet og erfaringsutveksling mellom «nåværende» og tidligere leder og gir HR som eier av fagområdet god innsikt i det arbeidet som gjøres. Det antas også å være praktisk at leder for sentral varslingsgruppe er «samlokalisert» med kommunaldirektør for BFEE, en av to ledere for varslingsordningen. 2. Kompetanse i sentral varslingsgruppe Behandling av varsler knyttet til kritikkverdige forhold er krevende. Saker som mottas av sentral varslingsgruppe har ofte hatt en lang behandling i linjen i forkant. Sakene er ofte betente med et høyt konfliktnivå, det er ofte ord mot ord. Dette stiller store krav til faglighet og godt skjønn hos de som skal behandle varsler, enten de mottas i sentral varslingsgruppe eller i linjen. Det er derfor viktig at Bergen kommune tilrettelegger med gode systemer og rutiner samt sørger for at de som mottar og behandler varslene har god kompetanse på området varsling. BDO rapporten: Det er ikke gjennomført opplæring av medlemmene i varslingsgruppen. Varslingsgruppens medlemmer bør gis opplæring i tråd med de oppgaver som skal håndteres av varslingsgruppen. Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling: Arbeidsgruppen har hatt samtale med medlemmene i sentral varslingsgruppe. I samtalen fremkommer det at gruppens medlemmer ønsker opplæring. Nye medlemmer i gruppen trenger innføring i forbindelse med oppstart. Eksisterende medlemmer trenger repetisjon. Det uttrykkes spesielt behov for opplæring i det lovmessige knyttet til varslingsordningen. Noen utenfra bør stå for opplæringen, og opplæring bør være obligatorisk. Arbeidsgruppen støtter BDO sitt forslag om at varslingsgruppens medlemmer bør gis opplæring i henhold til medlemmenes behov, dette vil også inkludere opplæring/repetisjon i de interne saksbehandlingsreglene for varslingsgruppen. b) Varsling i linjen Ledere med personalansvar, tillitsvalgte og verneombud skal veilede eller bistå ansatte i varslingssaker. De mottar og skal behandle varsler. Det er derfor viktig at disse har tilstrekkelig kompetanse om varsling. Bergen kommune oppfordrer til å varsle i linjen, og det antas at størstedelen av varslene går i linjen. Undersøkelse viser at det meste av varsling i norske organisasjoner foregår i linjeorganisasjonen (Faforapport 2010:18). Oslo kommune sin evalueringsrapport av varslingsordningen viser at ledere, saksbehandlere og hovedtillitsvalgte/ verneombud gir uttrykk for en betydelig usikkerhet knyttet til hva varslingsordningene skal brukes til, og et stort ønske om en avklaring av blant annet hva som utgjør et kritikkverdig forhold, hva som skal varsles om i varslingsordningen (avgrenset mot å varsle i linjen, mot melding av avvik mv) Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling: Arbeidsgruppen legger til grunn at det i Bergen kommune er et tilsvarende behov for opplæring om varsling i linjen som det som er blitt meldt inn for Oslo kommune, og anbefaler følgende tiltak: 13
- HR-seksjonen utarbeider sentral veileder for varsling i linjen. - HR-seksjonen utarbeider sentral rutine for behandling av varslingssaker i linjen. Rutinen må som et minimum gi regler for saksbehandling av varsler, arkivering og sletting/ skjerming av informasjon. - Vurdere om det er hensiktsmessig å opprette lokale varslingsmottak, her kan Oslo kommune kontaktes for å få deres erfaringer med denne ordningen. - Vurdere om det er hensiktsmessig å innføre krav om at alle varsler som mottas i linjen skal registreres. Dette kan gi grunnlag for å utarbeide statistikker hvis det er ønskelig. - HR- seksjonen vurderer behovet for nye/ endrede kurs knyttet til varsling i linjen. 14
Organisatorisk plassering av varslingsordningen HR-seksjonen har konsernansvar for området varsling i Bergen kommune. Dette innbefatter både varsling i linjen og ordningen med en sentral varslingsgruppe. Ved opprettelse av sentral varslingsordning i 2008 ble varslingsgruppen organisatorisk plassert i den gang Byrådsavdeling for finans, kultur og næring, og lagt under HR-seksjonen med rapportering til HRdirektør. Fra februar 2011 ble varslingsgruppen knyttet til kommunaldirektør for byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, og kommunaldirektør for byrådsleders avdeling. Dette ble gjort for å knytte kommunaldirektørene tettere opp mot varslingsgruppen og gjøre dem bedre orientert om arbeidet gruppen gjør, samt sikre gruppen større uavhengighet. Valg av to kommunaldirektører ble gjort av hensyn til mulige habilitetskonflikter. Når varslingsordningen nå evalueres er det naturlig også å vurdere om dagens organisatoriske forankring og rapporteringslinje er optimal. Per i dag rapporterer sentral varslingsgruppe direkte til kommunaldirektør for finans og kommunaldirektør for byrådsleders avdeling. Det er et mål for Bergen kommune at ansatte melder fra om kritikkverdige forhold og at forholdene følges opp. Varsling er også sentralt når det kommer til avdekking av korrupsjon. Som det fremgår i øvrige avsnitt i notatet er det et stort forbedringspotensial når det kommer til blant annet opplæring og kunnskap om varsling. Området varsling er viktig og det er arbeidsgruppens vurdering at kommunaldirektørene som «eiere» av de varslene som mottas bør sitte tett på sentral varslingsgruppe. Rapportering til kommunaldirektørene for BFEE og BLED sikrer også sentral varslingsgruppe størst mulig uavhengighet fra linjen. Arbeidsgruppen anbefaler derfor å videreføre dagens organisatoriske plassering av sentral varslingsgruppe. Anonym varsling På Bergen kommune sin intranettside for varsling står det følgende vedrørende anonymitet: «Dersom du ønsker å varsle anonymt til varslingsmottaker, er dette lovlig. Anonym varsling kan vanskeliggjøre arbeidet med å innhente flere opplysninger om saken, og varslingsmottaker er avskåret fra å gi tilbakemelding til varsler om sakens status, utfall mm.» Ansatte i Bergen kommune kan i dag varsle gjennom å sende et skriftlig brev/ varslingsskjema uten avsender informasjon. En kan også ringe sentral varslingsgruppe sin varslingstelefon og benytte skjult avsender nummer funksjon på telefonen. I byrådssak fra 2007 punkt 1.2 åpnes det opp for at det skal være mulighet for å varsle anonymt. Det antas at en ordning med anonym varsling vil kunne redusere behovet for å varsle bl.a. til media. 15
Muligheten for anonym varsling byr imidlertid på flere utfordringer. En slik ordning stiller krav til ivaretakelsen av personvernet til den det varsles om. Dette hensynet er ment ivaretatt gjennom at det stilles krav til sannsynliggjøring av påstander, samt gjennom å tilrettelegge for kompetent behandling av varslene. Det kan være anonyme varsler hvor det er problemer med å ivareta kontradiksjonsprinsippet og derav en forsvarlig saksbehandling. I verste fall kan da varselet ikke følges opp videre dersom varslers identitet er avgjørende for en videre, forsvarlig behandling. Anonym varsling kan også åpne for sladder og ubegrunnede påstander, ettersom ingen må stå ansvarlige for påstandene. Dessuten kan det være vanskelig å undersøke saken ytterligere når det ikke er mulig å kontakte varsleren for nærmere opplysninger. Dersom det som følge av en varsling oppstår vitneplikt i retten, vil vitneplikten gå foran et eventuelt løfte om anonymitet. Utgangspunktet er at Bergen kommune ønsker at det varsles om kritikkverdige forhold i kommunen. Hvis ikke det er mulig å varsle anonymt antas det at enkelte personer da vil velge ikke å varsle, eventuelt varsle til media. Byrådssak fra 2007 åpner også for anonym varsling, spørsmålet er om det nå skal tilrettelegges for anonym varsling utover de muligheter til anonym varsling som eksisterer i dag. Sentral varslingsgruppe sin rutine knyttet til anonym varsling som sier at avgjørelsen av om et anonymt varsel skal være gjenstand for videre oppfølging av varslingsgruppen beror på en konkret vurdering fra sak til sak, hvor en i tillegg til å se på sakens karakter også må vurdere mulighetene for en forsvarlig saksbehandling all den tid gruppen er avskåret fra å komme i kontakt med varsler. BDO rapport: Rapporten kommenterer to forhold knyttet til anonymitet: 1) «Kommunens varslingsskjema inneholder det mest vesentlige av den anbefalte informasjonen. Dog tar skjemaet ikke hensyn til at det kan være ønskelig med anonym varsling. Anbefaling: Varslingsskjema bør ta høyde for og i noe større grad legge til rette for anonym varsling» 2) «Det er gitt mulighet for anonym varsling, men det er ikke på noen måte tilrettelagt for anonym varsling på elektronisk format. Anbefaling: Kommunen bør vurdere om det i større grad skal tilrettelegges for anonym varsling (ved bruk av elektronisk verktøy)» Varslingsgruppens vurdering og anbefaling: I hvilke grad det skal tilrettelegges for anonym varsling utover de muligheter varsler har for dette i dag, er en avveining mellom Bergen kommune sitt generelle ønske om at kritikkverdige forhold skal varsles om - målt opp mot de utfordringer som anonym varsling gir. 16
Når det gjelder BDO sin anbefaling om å korrigere varslingsskjema påpeker arbeidsgruppen at personer som ønsker å varsle anonymt kan velge å la være å skrive inn navnet sitt i feltet for «navn varsler». Arbeidsgruppen er nøytral i forhold til spørsmålet om det på varslingsskjema skal presiseres at det et mulig å varsle anonymt. Når det gjelder anbefalingen knyttet til å legge til rette for anonym varsling på elektronisk format så støtter arbeidsgruppen dette forslaget. Arbeidsgruppen anbefaler i avsnitt om «Elektronisk varsling» at det etableres en elektronisk varslingsordning, og det er etter vår vurdering naturlig å benytte muligheten for kryptering av varslers e-post adresse som slike system gir. Etter den informasjon som vi besitter så åpner også elektroniske system for kommunikasjon mellom anonym varsler og varslingsgruppen også i etterkant av at varsle er mottatt. Anonyme varsler mottatt i et elektronisk system kan derfor i ettertid opplyses/ dokumenteres i en helt annen utstrekning enn anonyme varler mottatt på papir/ telefon. 17
Bergen kommunes intranettside om varsling innhold Bergen kommune sin intranettside om varsling inneholder følgende 6 avsnitt/ tema: - En kort innledning som sier at varsling om kritikkverdige forhold både er lovlig og ønsket. - Avsnitt «Rutiner for varsling» o Her redegjøres det kort for de alternative kanalene en ansatt kan benytte for å varsle. Det opplyses at varsler må benytte en forsvarlig fremgangsmåte ved varslingen og det gis en kort orientering om anonym varsling. Det oppgis et telefonnummer som kan benyttes ved spørsmål om varslingsordningen. - Avsnitt «Kritikkverdige forhold» o Her gis det en alminnelig definisjon av hva som er et kritikkverdig forhold. Videre sies det at det er ønskelig at kritikkverdige forhold tas opp på en forsvarlig og trygg måte. - Avsnitt «Forsvarlig varsling» o Det orienteres om ansattes rett til å varsle etter arbeidsmiljølovens 2-4 og det presiseres at varsling gjort i henhold til Bergen kommunes rutine/ retningslinjer samt til andre myndigheter (eks arbeidstilsynet og lignende) alltid vil være forsvarlig. Det opplyses at varsler er beskyttet mot gjengjeldelse etter arbeidsmiljøloven. - Avsnitt «Hva er antikorrupsjon» o Det opplyses hva antikorrupsjon er og tiltak som Bergen kommune har iverksatt for å forebygge korrupsjon - Avsnitt «Innkjøpsstrategi» o Det orienteres om målene for innkjøpsstrategien, kort om fokusområder samt hva som er kjerneverdiene. - Avsnitt «Økonomisk internkontroll» o Her sies det ikke noe om Enhet for økonomisk internkontroll, men det er en setning om enhetens hovedoppgaver. 18
Arbeidsgruppens vurdering og anbefalinger: Bergen kommune sin nettside for varsling er primært til for å gi potensielle varslere nødvendig informasjon og veiledning på alle vesentlige områder knyttet til varsling av kritikkverdige forhold. Dette krever at nettsiden er godt strukturert og oversiktlig samt at det fokuseres på de mest sentrale områdene knyttet til varsling. Spesielt vanskelig områder og gråsoner bør eksemplifiseres for å gi best mulig veiledning. Områder som er mindre vesentlige, men av interesse for området, bør henvises til som lenker. Informasjon knyttet til vern av varsler bør tydeliggjøres. På kommunens intranettside om varsling presiseres det med uthevet skrift i innledningen at varsling om kritikkverdige forhold både er lovlig og ønsket. Som tidligere nevnt er det avgjørende for at ansatte skal velge å varsle om kritikkverdige forhold at de opplever dette som tilstrekkelig trygt. Under avsnittet «Forsvarlig varsling» skriver kommunen i siste setning at «En varsler er beskyttet mot gjengjeldelse, jfr. arbeidsmiljøloven 2-5.» Arbeidsgruppen anbefaler at denne informasjonen gis en mer fremtredende plass ved at den flyttes opp i innledningen/ ev som et eget avsnitt. Det anbefales videre at det gis en nærmere presisering av hva som menes med «beskyttet mot gjengjeldelse». Loven sier blant annet at det er forbudt med gjengjeldelse for varsling i samsvar med lovens 2-4 og at det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at det en varsler måtte oppleve som eventuell gjengjeldelse skyldes andre forhold enn at vedkommende har varslet. Arbeidsgruppen anbefaler følgende: 1. Ta vekk avsnittene knyttet til antikorrupsjon, innkjøpsstrategi og økonomisk internkontroll og i stedet å vurdere å lage lenke til disse områdene. 2. Tydeliggjøre det vernet arbeidsmiljøloven gir av varsler. 3. Oslo kommune sin internettside for varsling kan gi gode tips for struktur og oppbygging av Bergen kommune intranettside for varsling. 4. Lage en veileder for ansatte som ønsker å varsle BDO har flere innspill som relaterer seg til innholdet på intranettsiden: BDO rapport: 1) Informasjon på intranettet inneholder noe informasjon til ansatte om deres rettigheter og plikter knyttet til varsling. BDO anbefaler at informasjon om dette gjøres ytterligere nyansert og eksemplifiseres. 2) Informasjon relatert til varslingsordningen inneholder ikke i særlig grad informasjon om verneombudets spesielle rolle og den ansattes varslingsplikt, for eksempel etter arbeidsmiljøloven 2-3, samt eventuelle plikter til å si fra som følge av andre lover og forskrifter eller av avtale, reglement, instruks mv. Bør omtales ytterligere i eventuelt revidert etisk regelverk 3) Varslingsgruppens taushetsplikt relatert til varsling er i liten gras omtalt i informasjon knyttet til varslingsordningen. Dette bør omtales mer omfattende. 19
Arbeidsgruppens vurdering og anbefaling: Arbeidsgruppen støtter anbefalingene og anbefaler at denne informasjonen inntas i veileder til varsler og/eller på intranettsiden for varsling Veileder til varsler Som tidligere nevnt anbefaler arbeidsgruppen at det lages en veileder til varsler, og det anbefales at veilederen som et minimum dekker områder som listes nedenfor. Det bør være en innledning hvor det opplyses at formålet med veilederen er å informere ansatte om at det er lovlig og ønskelig at arbeidstakere som opplever kritikkverdige forhold varsler om dette. Varslingsordningen er innrettet mot varsling fra uavhengig observatør, og er tenkt benyttet for ansatte som observerer kritikkverdige forhold som skjer i virksomheten, og ikke for forhold knyttet til egen person. Veilederen bør videre informere om hvor ansatte kan varsle hvis de opplever kritikkverdige forhold. 1. Arbeidstakeres rett til å varsle om kritikkverdige forhold Det må redegjøres for ansattes rett til å varsle og henvises til arbeidsmiljøloven 2-4. I dette avsnittet er det også naturlig å eksemplifisere hva som kan være kritikkverdige forhold. Påpeke at det er et ledelsesansvar å oppklare, følge opp og iverksette tiltak i forhold til kritikkverdige forhold som avdekkes i Bergen kommune. 2. Varslingen skal være forsvarlig Påpeke at loven stiller krav om at varslingen skal være forsvarlig, men at forsvarlighetsbegrepet ikke tolkes strenget. Varsling gjort i henhold til Bergen kommunes rutine/retningslinjer vil alltid være forsvarlig. Likeledes varsling til andre myndigheter (eks. arbeidstilsynet og lignende.) BDO rapport anbefaler at kravet til forsvarlig varsling bør vurderes noe nærmere konkretisert og eksemplifisert. Arbeidsgruppen støtter dette forslaget og anbefaler at det også gis eksempler på hva som kan være brudd på forsvarlighetskravet. 3. Varsling til allmennheten/ media BDO påpeker i sin rapport at det på intranett i relasjon til varsling ikke foreligger noen informasjon til ansatte om hvilke vurderinger som bør ligge til grunn ved eventuell varsling til allmennheten. BDO anbefaler at følgende vurderingspunkter tas inn: o Foreligger det faktiske kritikkverdige forhold? o Er intern varsling eller varsling til tilsynsmyndigheter eller lignende mulig eller hensiktsmessig? o Har andre utenfor virksomheten berettiget interesse av å få kjennskap til informasjonen? 20
Arbeidsgruppen støtter disse anbefalingene fra BDO, og tilrår at disse punktene tas inn i veilederen til varsler. Arbeidsgruppen anbefaler imidlertid at vurderingspunktene utvides med: o Dersom du ønsker å varsle offentlig, dvs. til media, bør du vurdere å varsle internt i kommunen først. Du har også rett til å si fra til statlige tilsynsmyndigheter som for eksempel arbeidstilsynet, helsetilsynet mv. (Dette bør være første punkt) o Videre bør det presiseres at kravet til forsvarlighet skjerpes ved varsling til allmennheten (varsling til media). 4. Hvem kan det varsles til Kommunens intranettside for varsling presiserer følgende: «Tjenestevei: Den som blir kjent med et kritikkverdig forhold bør først og fremst ta dette opp med den det gjelder. Dersom dette ikke lar seg gjøre eller ikke fører frem, kan en varsle nærmeste leder, verneombud eller tillitsvalgte. Dersom det oppleves vanskelig å ta opp saken i egen enhet, kan overordnet ledelse i egen byrådsavdeling kontaktes» Opplyser videre om at ansatt kan sende varsel til sentral varslingsgruppe/ mottak dersom du mener at varsling i linjen ikke fører frem eller av andre grunner. Arbeidsgruppen anbefaler at det i veilederen til varsler opplyses at varsling kan skje muntlig eller skriftlig etter varslers ønske. Det må også fremgå at varsler av sikkerhetsmessige årsaker ikke skal sendes per e-post. I avsnitt «Hvilke saker varsles det om / Behov for begrepsavklaringer punkt 2 gir arbeidsgruppen anbefaling om å utdype/ presisere forhold knyttet til hvem det kan varsles til. Vi viser til det avsnittet for videre detaljer. 5. Konfidensialitet når du kontakter sentral varslingsgruppe Arbeidsgruppen anbefaler at følgende inntas i veileder til varsler: Den som varsler anmodes om å stå frem med navn. Varsler kan imidlertid velge å være anonym. Hvis du oppgir ditt navn til sentral varslingsgruppe vil ikke navnet ditt bli gitt videre hvis du ikke ønsker det. Ved oppfølging av varselet blir andre ansatte involvert, og det kan tenkes at du som varsler blir identifisert gjennom innholdet i varselet, selv om navnet ditt ikke oppgis. Dersom sentral varslingsgruppe skulle bli innkalt som vitne i en rettssak må gruppens medlemmer oppgi all informasjon som de er kjent med. 6. Krav til sannsynliggjøring og konsekvens Arbeidsgruppens anbefaler at det i veileder til varsler inntas følgende knyttet til Krav til sannsynliggjøring og konsekvens: Rettsikkerheten til den person/personene varslingen gjelder må ivaretas. Dette krever at de kritikkverdige forholdene så langt det lar seg gjøre må sannsynliggjøres og dokumenteres av varsleren. Det kreves ikke 21
nødvendigvis formelle bevis, men det kreves gode beskrivelser av hva som har skjedd. Det må også beskrives når dette har skjedd, hvordan man fikk vite om saken, om andre kjenner til saken, om enhetsleder er kjent med problemstillingen, hvis ja hva er gjort med problemstillingen mv. 7. Varslerens vern mot gjengjeldelse Viser til redegjørelse gitt tidligere i dette kapittelet, deler eller hele den informasjonen som inntas på intranettsiden for varsling knyttet til gjengjeldelse bør også inngå i veilederen til varsler. 22
Innbyggervarsling Bystyresak fra 2007 omtaler ikke temaet innbyggervarsling. Bergen kommunes varslingsordning tilrettelegger for ansattes varsling av kritikkverdige forhold. Hvis personer utenfor Bergen kommune ønsker å varsle Bergen kommune om kritikkverdige forhold så er det ikke tilrettelagt for dette. Innbyggere har ikke tilgang til Bergen kommunes intranettsider hvor man finner informasjon og kontaktdata for sentral varslingsordning. Skulle en innbygger likevel varsle til sentral varslingsgruppe så vil ikke saken automatisk avvises, men videre håndtering vil avgjøres fra sak til sak. Manglende tilrettelegging for innbyggervarsling betyr ikke at innbyggere er avskåret for å varsle til kommunen, men de må selv finne kontaktdata til kommunen (eksempelvis sentralbord nummer) eller kontakte avdelinger eller navngitte ansatte. BDO rapport: BDO kommenterer at varslingsordningen i utgangspunktet kun gjelder ansatte og ikke er bekjentgjort på internett eller lignende. Det bemerkes dog at etablerte rutiner også skal gjelde dersom varsler mottas fra andre enn ansatte. BDO anbefaler kommunen å vurdere om det skal åpnes opp for at andre enn ansatte kan varsle via varslingskanalen, noe som krever konsesjon fra Datatilsynet. Oslo kommune har tilrettelagt for innbyggervarsling gjennom at varslingsordningen ligger tilgjengelig på Oslo kommunes internettside. I tillegg har Oslo et eksternt varslingsmottak som tar imot varsler. Vi oppfatter at hovedbegrunnelsen for å ha et eksternt varslingsmottak er å legge listen lavt for å varsle. Oslo kommune opplyser at deres varslingsordning har to fundamenter: forebygging av korrupsjon og misligheter og ivaretakelse av ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven. Oslo sier i sin evalueringsrapport at det i den sentrale varslingsordningen ikke har kommet inn varsel om misligheter med en alvorlighetsgrad i nærheten av sakene som var grunnlaget for opprettelsen av varslingsordningen. Det er identifisert svært få varslingssaker som har medført innberetning til Kontrollutvalget, i tråd med saksbehandlingsregler for saker om økonomiske uregelmessigheter eller misligheter. Arbeidsgruppen finner at følgende argumenter taler for å tilrettelegge for at eksterne/ innbyggere skal kunne varsle gjennom den sentrale varslingsordningen: - Bergen kommune ønsker at kritikkverdige forhold avdekkes og ryddes opp i. Varsling av kritikkverdige forhold er derfor generelt ønskelig. - Erfaring viser at for eksempel at korrupsjonssaker i liten grad av avdekkes gjennom virksomhetens interne kontrollrutiner, men i hovedsak avdekkes gjennom varsling. - Det antas at en ordning med innbyggervarsling vil bidra til at flere velger å varsle kommunen direkte. Arbeidsgruppen finner videre at følgende argumenter taler imot å tilrettelegge for at eksterne/ innbyggere skal kunne varsle gjennom den sentrale varslingsordningen: - Dagens bemanning og organisering av sentral varslingsgruppe antas ikke å ha kapasitet til å håndtere en forventet økning i antall varsler som følge av innbyggervarsling. Dagens medlemmer av sentral varslingsgruppe gjør dette arbeidet ved siden av sine ordinære stillinger. 23
- En oppbemanning/ omorganisering i tråd med dette har en kostnad. - Hvis person utenfor kommunen henvender seg til sentral varslingsgruppe så vil ikke saken avvises, men videre behandling avgjøres fra sak til sak. - Undersøkelse i Oslo kommune viser at kritikkverdige forhold knyttet til økonomi er den kategori av forhold som forekommer sjeldnest. Oslo kommune har i de årene varslingsordningen har eksistert ikke hatt varsler av samme karakter som Undervisningsbygg saken med flere. Arbeidsgruppen vurderer at eventuell tilrettelegging for innbyggervarsling er en kost-nytte vurdering. Hvis Bergen kommune vurderer det som ikke ønskelig å utvide sentral varslingsordning til også å omfatte innbyggervarsling, er det et spørsmål om det finnes eksisterende ordninger som innbyggerne alternativt kan benytte til også å varsle om kritikkverdige forhold som omfattes av varslingsordningen. I den forbindelse har arbeidsgruppen vurdert det som interessant å få mer informasjon om byombudet sin rolle og oppgaver. Det er derfor blitt avholdt et møte mellom representant for arbeidsgruppen og Byombud Erik Dahl. Det fremkommer at byombudet er opprettet som en permanent ordning av Bergen bystyre og skal påse at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort feil eller urett mot den enkelte innbygger. En viktig oppgave ved ombudskontoret er å gi informasjon, råd og veiledning til kommunens innbyggere. Henvendelsene gjelder både klager på kommunens behandling av enkeltsaker og forespørsler av mer generell karakter. Det mottas også i dag henvendelser som gjelder økonomiske forhold. Byombudet er en kjent og innarbeidet ombudsinstans for innbyggerne i Bergen kommune og er i dag bemannet med 3 personer. Byombudet har inngående kjennskap til Bergen kommunes organisasjon og vil kunne gi råd og veiledning til innbyggerne også på området varsling av kritikkverdige forhold. Dagens mandat for byombudet omfatter etter arbeidsgruppens vurdering ikke området varsling av kritikkverdige forhold. Det tilhører bystyrets myndighet eventuelt å utvide ombudets rolle til også å dekke varsling. Byombudet sin rolle vil da trolig være avgrenset til å motta varselet for så å videreformidle varselet til riktig avdeling i kommunen. Arbeidsgruppens vurdering og anbefalinger: Arbeidsgruppen finner det vanskelig å gi en klar anbefaling på om det skal tilrettelegges for innbyggervarsling eller ikke, og vurderer det som hensiktsmessig om bystyresiden kan vurdere om byombudet sin rolle kan utvides til også å gjelde varsling av kritikkverdige forhold. Eksternt varslingsmottak: BDO rapport: BDO påpeker at Bergen kommune ikke har etablert et eksternt varslingsmottak og anbefaler at Bergen kommune vurderer å ta dette i bruk. Vi oppfatter at Oslo kommune sin hovedbegrunnelse for å etablere et eksternt mottak av varsler er å senke terskelen for å varsle. Vi er usikre men tror at eksternt varslingsmottak mottar varsler både fra ansatte i Oslo kommune og eksterne. Bergen kommune har tilrettelagt for flere varlingskanaler internt i linjen, inklusiv tillitsvalgte og verneombud. Det er også etablert en sentral varslingsgruppe. 24