Utvidelse av Stavernhallen Notat som grunnlag for dialogprosess med potensielle leverandører frem mot utarbeidelse av funksjonsbeskrivelse. Stavernhallen Larvik kommune, Eiendom 09.10.2015
1. INVITASJON TIL DIALOGKONFERANSE... 2 2. BAKGRUNN TIL ANSKAFFELSE... 2 2.1. Nåsituasjon i Staverhallen... 2 2.2. Forarbeide... 3 2.3. Forutsetninger... 3 3. BEHOV OG FUNKSJONSBESKRIVELSE... 3 4. PROGRAM FOR LEVERANDØRUTVIKLING... 4 5. GJENNOMFØRING AV PROSESSEN... 4 5.1. Tidsplan... 5 1
1. INVITASJON TIL DIALOGKONFERANSE Formålet med dialogkonferansen er å informere leverandørmarkedet om kommunens behov og ønsker tilknyttet anskaffelsen utvidelse av Stavernhallen. Det presiseres innledningsvis at eksisterende idrettshall betegnes som Stavernhallen, ny idrettshall betegnes som «nye Stavern idrettshall». Ved å gjennomføre en slik prosess ønsker kommunen både å få mer klarhet i hva leverandørene kan tilby og hvordan denne anskaffelsen bør gjennomføres. Samtidig får leverandører også mulighet til å utvise innovasjon og kreativitet ved å skissere alternative og nye teknologiske løsninger for denne type bygg. Dialogkonferansen skal også være en arena der bedrifter kan finne mulige samarbeidspartnere. 2. BAKGRUNN TIL ANSKAFF ELSE Innen våren 2017 skal Larvik kommune ha anskaffet en moderne og fremtidsrettet utvidelse av Stavernhallen. Utvidelsen skal omfatte flere bruksområder, men med spesiell fokus på turn og vektløfting. Anskaffelsen skal også bidra til at dagens tilbud videreutvikles og er i tråd med brukernes reelle behov. Larvik kommune ønsker, med denne innovative anskaffelsesprosessen, å sikre at anskaffelse av nye idrettsarealer løser de utfordringene og mulighetene vi står ovenfor nå og i fremtiden på en god og hensiktsmessig måte. 2.1. NÅSITUASJON I STAVERHALLEN Stavernhallen ble bygget som et samarbeidsprosjekt mellom Forsvaret og Brunlanes kommune og ble innviet 9. februar 1986. Larvik kommune er nå eneeier av hallen. Den ligger på Kaken i Stavern med kunstgressbane ved siden av og kort avstand til havet og kyststiens gode rekreasjonsmuligheter. Hallen er således godt plassert også i ett folkehelseperspektiv, og store deler av Staverns befolkning er innom idrettsområdet ifm egen trening eller familie/bekjentes konkurranser og treninger. Hallen er godkjent for 1.200 personer, har uttrekkbar tribune, klatrevegg, 60-meters løpebane, sandgrop med lem for lengdehopp, vektløfterrom, seks garderober til bruk for hallen og kunstgressbanen, samt kiosk og foaje. Foajeen og to møte-/oppholdsrom brukes til lagsmøter, styremøter, foreldremøter, kurs for dommere, kostholds kurs for idrettsungdom og lignende. I løpet av en vanlig uke blir hallen brukt av alle aldersgrupper Aktiviteten er størst fra kl 15-22. Det trenes håndball (19 timer), basket (5 timer), friidrett (2 timer) i form av spydkasting mot kastenett, lengdehopp i sandgropa og 60 meter, fotball (7 timer), og vektløfting (i eget vektløfterrom). I tillegg benyttes arealene utenfor ballområdet til sirkel- og styrketrening. På dagtid leier Politihøgskolen noen timer. Kiosken i foajeen er åpen både ifm treninger og arrangementer. I helgene er det trening med modellfly hver søndag ettermiddag, og det avvikles seriekamper innen håndball og basket i tillegg til andre arrangementer. På sommeren brukes hallen som stevnehall for nasjonale sommertreff. Hallen innredes da med scener og brukes til konserter, gudstjenester og andre større møter. Gjennom resten av året brukes hallen flittig til ulike arrangementer og blant de faste arrangementene er Peter Wessel cup i håndball tre helger hvert år, fotballturneringer for de minste, pysj cup for konfirmantene med konserter og volleyball, friidrettsstevne, eldre treff, turnoppvisninger for foreldre, 2
juleavslutninger, utleie til Heimevernet, stevner i vektløfting, antikk-, retro- og samlemesse to ganger i året og som valglokale ved kommune- og stortingsvalg. 2.2. FORARBEIDE Det foreligger en godkjent reguleringsplan for området, og det er avsatt midler til gjennomføring av prosjektet i Larvik kommune. Det er i forkant av dialogkonferanse avklart med brukerne når det gjelder behov og bruksområder. Brukerne har også utarbeidet en grov idéskisse for ønskede bruksområder. Reguleringsplan og idéskisse fremlegges på dialogkonferanse. 2.3. FORUTSETNINGER Idrettshallen skal bygges slik at den fyller kravene til økonomisk støtte i form av spillemidler. Kulturdepartementet har utarbeidet flere publikasjoner om bygging og drift av ulike typer idrettsanlegg. Veilederen om idrettshaller av 2005 er en revisjon av tilsvarende veileder utgitt i 1988. Siden forrige utgivelse av veiledere har det ikke vært nevneverdig utvikling når det gjelder den fysiske utformingen av anlegg for de ulike idrettene. Derimot er det betydelig endring når det gjelder vektlegging av estetikk og miljøforhold i anleggene, og også når det gjelder normer og forskrifter. Estetikk og miljøhensyn har kommet til som viktige forutsetninger knyttet til søknad om tilskudd fra spillemidlene. Det henvises også til kulturdepartementets «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2015». V-0732B. 3. BEHOV OG FUNKSJONSBE SKRIVELSE I Larvik kommune er det mange idrettslag og med et mangfoldig innhold. Blant disse finnes Sportsklubben Stag turngruppe som teller 552 medlemmer. Her er det er stor aktivitet, og det er flere aktive på nasjonalt nivå. Turngruppa planlegger å flytte fra sine nåværende lokaler i Grophallen ved Holmejordet til nye Stavern idrettshall. Turngruppa har derfor et ønske om at utvidelse av Stavernhallen blir tilpasset deres aktiviteter best mulig. Innspill fra turngruppa følger vedlagt. Turngruppa er åpen for å tenke nytt både hva gjelder bruk og disponering, men det er viktig at man tar hensyn til det man hittil har erfart i nåværende lokaler. Larvik Atletklubb skal også inkluderes i utvidelse av Stavernhallen. Atletklubben er allerede etablert i eksisterende hall, men ønsker at nye arealer tilpasses deres bruk best mulig. Innspill fra atletklubben følger vedlagt. Her er man åpen for å tenke nytt, men det er viktig at man tar hensyn til det man hittil har erfart i nåværende lokaler. Nytt idrettsareal ønskes i tillegg til ovenstående å være tilrettelagt for ulike typer ballspill, (f.eks håndball) og generelt fysisk aktivitet for flest mulig. Det er også et ønske at samlet areal (eksisterende og nytt areal) skal kunne fungere som arena for fellessamlinger eller kulturelle aktiviteter i regi av skole eller nærmiljø (som beskrevet i kap 2.1 nåsituasjon). Det antas også at man fremdeles vil kunne benytte funksjoner i sentralsonen som kiosk og foaje i et sambruk med den nye idrettshallen ved spesielle arrangementer. Larvik kommune ønsker at eksisterende arealer og tilbygget areal sammen skal fremstå som en helhet. Det antas og det er ønskelig at man ser på muligheten for å benytte samme hovedinngang og foaje som før utvidelse. Det vil i dialogkonferansen informeres ytterligere om ønsket bruk, slik at leverandører får innspill til mulig disponering og sambruk av arealer. 3
Larvik kommune ønsker i utgangspunktet å gjennomføre dette som en «Design and built» konkurranse og ser blant annet for seg innspill på følgende temaer: Hvordan bør man sikre en forutsigbar gjennomføringsprosess? Hvordan etterspørre de rette produkter anvendt i denne type bygg? Hvordan løfte energi og miljø klassifisering på den totale bygningsmasse inkludert nybygg? 4. PROGRAM FOR LEVERAND ØRUTVIKLING Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), og Kommunenes interesse - og arbeidsgiverorganisasjon (KS) er initiativtakere til programmet som gjennomføres med et partnerskap av nasjonale innovasjonsaktører, statlige virksomheter, kommuner og næringsliv. Programmet var i utgangspunktet planlagt for perioden 2010-2014 men blir nå videreført i fem nye år. Programmets visjon er å utnytte offentlige anskaffelser på en mer aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon, for slik å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. Det gjennomføres flere piloter på utvalgte områder innen utvalgte fokusområder. Larvik kommune har vært deltaker i KS sitt «Nettverk for Innovative offentlige anskaffelser». Larvik Kommune ønsker nå å bruke metoden for å anskaffe nye arealer til Stavernhallen. 5. GJENNOMFØRING AV PRO SESSEN Dialogprosessen som skal gjennomføres vil bestå av 3 deler: Del 1 Gjennomføring av dialogkonferansen 13.11.15. Del 2 Leverandørenes innspill frist 03.12.15. Del 3 En-til-en møter hvor leverandøren vil få mulighet en muntlig presentasjon av sine innspill i perioden fra 15.12.15 til 18.12.15. Ferdigstillelse av konkurransegrunnlag, gjennomføring av selve anskaffelsen og valg av leverandør planlegges gjennomført i løpet av første kvartal 2016. På bakgrunn av denne åpne dialogkonferansen vil vi invitere interesserte leverandører til å beskrive hvordan de mener vi best kan løse våre utfordringer i prosess med leverandørene. Målet er å få best mulig kunnskap om muligheter og alternative løsninger, slik at det kan utarbeides et rom og funksjonsprogram som både etterlever brukerens behov og sørger for at tilbygget areal er tilstrekkelig fremtidsrettet. Ved at leverandørene får presentert sine løsninger, planer og visjoner, sikrer vi at bransjen blir hørt. Tilbakemeldingene vil behandles som forretningshemmeligheter. Det er ønskelig at de løsningsforslag/innspill som blir presentert er beskrevet på et overordnet og mest mulig funksjonelt nivå. De som ønsker å presentere sine løsningsforslag, vil få anledning til å sende inn en skriftlig beskrivelse (ikke mer enn 5 A4-sider) samt foreta en muntlig presentasjon i prosessens del 3, en-til-en møter (se tidsplan nedenfor). Det er også mulig å sende inn svar på de beskrevne utfordringer uten å delta i en-til-en møtene. 4
Innspill som fremkommer i denne prosessen vil kunne bli brukt både i denne anskaffelsen og kommende lignende anskaffelser i tiden fremover. Anskaffelsen generelt vil bli gjennomført som en etterfølgende prosess i henhold til lov og forskrift. 5.1. TIDSPLAN Vi forventer at prosessen vil bli gjennomført etter følgende tentative fremdriftsplan: Dato Aktivitet Fredag 13. november 2015 Dialogkonferanse (del 1) Torsdag 3. desember 2015 Frist for oversendelse av innspill (del 2) og påmelding til en til en møter. Uke 51 15-17.desember En til en møter, en time (del 3) 1.Kvartal 2016 Ferdigstillelse av konkurransegrunnlag Dialogkonferanse fredag 13. november 2015 Larvik kommune inviterer i samarbeid med nasjonalt program for leverandørutvikling til dialogkonferanse i Larvik kommune. Sted: Stavernhallen. Dialogkonferansen vil ha følgende agenda: Tid Tema 10.00-10.30 Registrering, (utdeling av navneskilt) og kaffe/frukt 10:30-10:45 Innledning velkommen v/ Erik Solli-Tangen, Larvik kommune, Eiendom 10.45-11.00 Om NHO/KS Nasjonalt program for Leverandørutvikling og innovative anskaffelser v/ Gørill Horrigmoe 11.00-11.45 Ønsker og behov, Stag turngruppe og Larvik Atletklubb 11.45-12.30 Generelt om prosjektet «Utvidelse av Stavernhallen idrettsanlegg» v/erik Solli-Tangen 12.30-13.00 Pause/mingling 13.00-13.15 Dialog, spørsmål og diskusjon 13.15-13.30 Veien videre 13.30-14.00 «Match making». Her blir det anledning for leverandørene å snakke sammen, Larvik er til stede for å svare på spørsmål. Påmelding foretas ved å sende e-post til prosjektsekretær; Sølvi Thommassen, Email: solvi.thomassen@larvik.kommune.no Vi ber om at man i påmeldinger opplyser navn, firma og kontaktinformasjon. Påmelding må skje innen: søndag 8. november 2015. 5