OPPSTART AV REGNSKAP BEGREPSFORKLARINGER Man kan kort si at et regnskap er et systematisert oppsett av innbetalinger og utbetalinger, samt hvorfor man har fått innbetalingene, og hvorfor man har foretatt utbetalingene. Det enkleste form for regnskap er en oversikt som kun viser innbetalinger og utbetalinger, samt opplysninger i tekstform om fra hvem og hvorfor man har mottatt innbetalinger, og til hvem og hvorfor man har foretatt utbetalinger. Det sier seg selv at det skal ikke mange transaksjoner til i et slikt enkelt regnskap før man mister oversikten. Derfor er det mer oversiktelig dersom man har et system der man kan fordele innbetalingene over forskjellige inntektsposter, og utbetalingene over forskjellige utgiftsposter. Det moderne bokholderisystemet så dagens lys på midten av 1800-tallet, og begrepet dobbelt bokholderi oppsto. Det ble laget bøker som var rubriserte. Rubrikkene kalles kontoer, og hver konto er delt i to sider; debet og kredit. Begrepet debet oversettes gjerne med å motta, eller å være skyldig. Begrepet kredit oversettes gjerne med å avgi, eller å ha til gode. Tenk seg en 10-åring som mottar hundre kroner fra onkel eller tante. Han putter hundrelappen på sparegrisen. Sparegrisen debiteres (mottar pengene) men samtidig er 10-åringen skyldig en julehilsen til onkel eller tante. Tenk seg tante som avgir hundrelappen. Hun krediterer lommeboka (den avgir pengene), men samtidig mener hun å ha til gode i det minste en julehilsen fra 10- åringen. Med begrepet dobbelt bokholderi menes at enhver postering på debetsiden av en konto skal ledsages av en postering på kreditsiden av en annen konto. Dette vil si at enhver postering skal balansere. Debet og kredit skal være like store. Selvfølgelig kan det hende at en debetpostering må ledsages av flere kreditposteringer, eller omvendt. Den ene posteringen på den ene siden skal allikevel være like stor som summen av alle posteringene på den andre siden. Inntekter En inntekt kommer av et tiltak som er iverksatt. Størrelsen på inntekten måles i penger som innbetales til skytterlagets bank- eller kassekonto. Slike inntekter kan være medlemskontingent, salg av ammunisjon, kakelotterier osv. Ved å opprette en konto for hvert av tiltakene (medlemskontingent, ammunisjonssalg, lotterier osv) vil man kunne fordele inntektene og skaffe seg oversikt over alle elementene på inntektssiden i skytterlaget. Alle kontoer som opprettes for å fange opp de forskjellige inntektene kalles inntekstkonti. I et EDB-basert regnskapssystem har alle ordinære inntektskonti nummer fra 3000 til 3999. Inntekter skal bokføres til debet på konto hvor pengene er mottatt (kasse, bankkonto), og til kredit på den enkelte inntektskonto.
Utgifter Likesom inntekt så kommer en utgift av et tiltak som er iverksatt. Størrelsen på utgiften måles i penger som utbetales fra skytterlagets bank- eller kassekonto. Slike utgifter kan være kjøp av ammunisjon, baneleie, kjøp av frimerker osv. Ved å opprette kontoer for hvert av tiltakene som skaper utgifter vil man kunne fordele utgiftene og skaffe seg oversikt over alle elementene på utgiftssiden i skytterlaget. Alle kontoer som opprettes for å fange opp de forskjellige utgiftene kalles utgiftskonti. I et EDB-basert regnskapssystem har alle ordinære utgiftskonti nummer fra 4000-7999. Utgifter skal bokføres til kredit på konto som avgir pengene (kasse, bankkonti) og til debet på den enkelte utgiftskonto. Resultat Differansen mellom summen av alle inntektskonti og summen av alle utgiftskonti kalles for resultat. Er inntektssiden større enn utgiftssiden er resultatet et overskudd. Er inntektssiden derimot mindre enn utgiftssiden er resultatet et underskudd. Det er viktig at man går gjennom de enkelte inntektskonti for å finne områder hvor inntektene kan økes. Likeledes er det minst like viktig å gå gjennom de enkelte utgiftskonti for å finne områder hvor utgiftene kan reduseres. Dersom man oppnår underskudd må man tære på tidligere opptjente penger. Bruker man mer penger enn man tjener bruker man av reservene! Bilag (dokumentasjon) En hver postering (registrering) i et regnskapssystem skal være på bakgrunn av et bilag (dokumentasjon). En dokumentasjon i denne sammenhengen kan være melding fra banken om innbetalt medlemskontingent. Videre kan den være en oppstilling fra ammunisjonsforvalter over solgt ammunisjon, oppstilling fra lotteriansvarlig over antall solgte lodd multiplisert med salgspris osv. Dette er typiske dokumentasjoner på inntekter. Typiske dokumentasjoner på utgifter kan være faktura fra ammunisjonsleverandøren, regning fra grunneier på baneleie, kvittering på kjøpte frimerker osv. Det er viktig at det ikke foretas noen bokføring, eller registrering i regnskapssystemet før godkjent dokumentasjon foreligger. I regnskapssystemet er det en kolonne som heter bilagsnummer. Dette er et nummer som identifiserer hver postering i regnskapet. Dette nummeret skal føres på bilagene/dokumentasjonen (gjensidig henvisning). På denne måten kan man stå i regnskapssystemet og lete seg direkte til en aktuell dokumentasjon som ønskes. På sammen måten kan man stå med en registrert dokumentasjon i hånden og lete seg direkte til registreringen i regnskapssystemet for å se hvordan den er ført.
BALANSEN Når en skytterlagskasserer skal starte opp med å føre regnskap, skal man alltid starte med å registrere (bokføre) verdiene av de eiendelene og gjelda som skytterlaget har. En slik oppstilling kalles for balanse. Med eiendeler forstås hus, bane, inventar og utstyr, ammunisjons- og andre salgbare beholdninger, fordringer eller tilgodehavende på medlemmer eller andre personer, organisasjoner eller bedrifter, betalingsmidler på bankkontoer og i kontanter. Med gjeld forstås banklån, penger som medlemmene har til gode (eksempelvis ikke utbetalt premieoppgjør) og penger som andre personer, organisasjoner eller bedrifter har til gode. Summen av eiendelene minus summen av gjelden kalles egenkapital. Egenkapitalen viser verdien av hva skytterlagets medlemmer gjennom hardt arbeid over mange år har tilført skytterlaget i kroner og øre. Verdsetting av eiendeler Ammunisjons- og andre salgbare beholdninger skal telles opp. Tellelistene er et regnskapsdokument (en dokumentasjon) og skal oppbevares i regnskapet. Verdien på den enkelte artikkel skal settes til den laveste av innkjøpsprisen på kjøpetidspunktet og den verdien som en kan forvente å få for den. Fordringer, eller tilgodehavende på medlemmer eller andre personer, organisasjoner eller bedrifter skal være reelle og sikre!! Man skal ikke balanseføre fordringer som man ikke er sikker på at man kan få inn. Fordringene verdsettes i kroner og øre til verdien da fordringen oppstod. Bankkontoer settes til verdien som er dokumentert i kontoutdrag eller lignende fra banken. Kontanter skal telles opp, og verdsettes til opptellingsresultatet. Hus og bane: Dette kan det være vanskelig å finne en fornuftig verdi på. Hus og bane kan være av eldre dato, og det kan være umulig å finne dokumenter som viser hva oppføring av hus og bane kostet. Dessuten har det over tid vært verdiforringelse på anlegget. Nye anlegg bør verdsettes til byggekost, dog ikke høyere enn eventuell gjeld som er knyttet til anlegget. Anlegget bør avskrives så raskt som mulig. Årlige avskrivninger skal minst tilsvare det årlige avdraget på den gjeld som knyttes til anlegget. Elektronisk skivemateriell: Verdsettes til anskaffelseskost, dog ikke høyere enn eventuell gjeld som er knyttet til anskaffelsen av skivene. Årlige avskrivninger skal minst tilsvare det årlige avdraget på den gjeld som knyttes til skivene. Inventar og utstyr: Skal ikke balanseføres, men utgiftsføres når det anskaffes. Føres inn i inventarprotokoll.
Verdsetting av gjeld Banklån settes til verdien som er dokumentert i kontoutdrag eller lignende fra banken. Pengepremiene settes til den faktiske verdien av premier som lagets skyttere har skutt inn og som ikke er utbetalt. Penger som andre personer, organisasjoner eller bedrifter har til gode skal være reelle. Det må finnes avtale mellom skytterlaget og vedkommende som dokumenterer grunnlaget for gjelden. Slik gjeld settes lik verdien da gjelden oppstod, eventuelt med tillegg for påløpte, ikkebetalte avtalefestede renter. Oppstilling av balansen Med oppstilling av balansen menes å sette opp eiendeler, gjeld og egenkapital i et fast system. Det er kontoplanen som bestemmer hvilken rekkefølge den enkelte balansepost skal plasseres i. I en kontoplan har hver eiendelspost nummer i serien 1000-1999, mens egenkapital- og gjeldspostene har nummer i serien 2000-2999. Eiendelene bokføres på debetsiden i et regnskap, mens egenkapitalen og gjelden bokføres på kreditsiden. Eksempel på balanseoppstilling Et skytterlag har følgende eiendeler: Verdien av hus og bane er satt til kr 100.000. Verdien av inventar og utstyr er satt til kr 15.000. Det er opptalt en ammunisjonsbeholdning som er verdsatt til kr 13.885. Andre salgbare beholdninger finnes ikke. Skytterlaget har to bankkontoer. Det er innestående på driftskontoen kr 14.460, mens det på særvilkårskontoen er innestående kr 63.470. Kassebeholdningen er opptalt til kr 2.730. Skytterlaget har ikke noen form for gjeld. Ved oppstart av regnskapet skal denne beholdningen bokføres slik: Bilagsnr Bilagsdato Konto Medlem Bilagstype Bilagstekst Beløp 60000 01.11.05 1150 Inngående balanse 100 000,00 60000 01.11.05 1250 Inngående balanse 15 000,00 60000 01.11.05 1460 Inngående balanse 13 885,00 60000 01.11.05 1920 Inngående balanse 14 460,00 60000 01.11.05 1930 Inngående balanse 63 470,00 60000 01.11.05 1990 Inngående balanse 2 730,00 60000 01.11.05 2050 Inngående balanse -209 545,00 (- foran beløpet på konto 2050 betyr at det er en kreditpostering). Utskrift av balanserapport fra og til dato 01.11.05 vil vise følgende Eiendeler: 1150 Hus og bane 100 000,00 1250 Inventar og utstyr 15 000,00 1460 Beholdning ammunisjon 13 885,00 1920 Bankkonto drift 14 460,00 1930 Bankkonto særvilkår 63 470,00 1990 Kassekonto 2 730,00 Sum eiendeler 209 545,00
Egenkapital og gjeld: 2050 Egenkapital -209 545,00 Sum egenkapital og gjeld -209 545,00 Foreløpig resultat 0,00 Linjen foreløpig resultat viser resultatet på utskriftsdatoen, det vil si differansen mellom inntekter og utgifter. Ettersom det i eksemplet kun er balansepostene, eller skytterlagets eiendeler som er ført, så er resultatet 0.