Rammeavtale for hente-/bringetjeneste, frankering og utsendelse av post for Porsgrunn kommune Spørsmål og svar til konkurransen Spørsmål 1 Viser til utlyst anbudskonkurranse i Doffin databasen, og har noen spørsmål til konkurrasen: 1) Under Tjenestegruppe A er det beskrevet: «B-post skal være hos adressaten 3 dager etter henting» Forventer Oppdragsgiver en garanti for at sendingene er hos adressaten 3 dager etter henting? Postens Norge AS sin framsendingstid er 3 5 virkedager i Norge. I samme punkt et det beskrevet «Utsendelse av massepost» Hva legger Oppdragsgiver i massepost? Et punkt omfatter distribusjon av lokal massepost. «Utsendelser av lokal massepost under 50 gr. Åpen konvolutt eller folder» Kan Oppdragsgiver utdype hva som legges i lokal massepost? Kan det bekreftes at Porsgrunn Kommune ikke sender post som strider mot Posten Norge AS sitt monopol? Svar 1: Nei. Oppdragsgiver forventer ingen garanti for at B-post skal være hos adressaten innen tre dager etter henting. Det oppdragsgiver forventer er at B-post etter henting
behandles på en slik måte at det kan forventes at brevet er hos adressaten etter 3-5 dager. Med massepost menes følgende: Når vi sender minst 200 sendinger i samme format. Når det gjelder utsendelse av lokal massepost under 50 gram menes her brosjyrer og andre skriv fra Porsgrunn kommune til alle hustander. Det menes ikke brev. Porsgrunn kommune kan bekrefte at vi ikke sender post som strider med Posten Norge AS sitt monopol. Spørsmål 2: Tjenestegruppe D «Levering, henting og behandling av pakker» Vil Oppdragsgiver selv besørge adressering av pakkene med nødvendig adressekort eller skal dette utføres av leverandør? Hva legger Oppdragsgiver i at pakker skal ekspederes til adressaten? Svar 2: Leverandør skal sørge for at pakken er påklistret nødvendig adressekort. Med ekspederes til adressaten menes det rett og slett at etter at pakken har fått påklistret adressekort, sendes den videre til adressaten. Spørsmål 3: Tjenestegruppe F «Sortering av store og små konvolutter. Sortering av post etter henting fra Rådhusgata 7» Forventes det at post under 50 gram skal frankeres og sendes med Posten Norge og at sendinger over 50 gram til Porsgrunn-Skien-Bamble og Siljan Kommune, skal kjøres ut til kommunenes besøksadresser? Hva er forventet leveringstid på overnevnte kommuner? Svar 3: 1. Ja. Det er korrekt. Forventet leveringstid er den samme som nevnt under Tjenestegruppe A. Distribusjon av brev.
Spørsmål 4: Tjenestegruppe G «Bringe- og hentetjeneste for virksomheter som ikke er i Rådhuskvartalet» I forespørselen er det opplyst 44 lokasjoner som ikke er i Rådhuskvartalet, men i prismatrisen står det 49 lokasjoner. Hva skyldes avviket på 5? Har de 44 lokasjonene samme postmottak som Porsgrunn Kommune? Hva legges i «bringe- og hentetjeneste» ved disse lokasjonene? Hvordan betjenes Klokkerholmen? Svar 4: Avviket på de 5 skyldes dessverre en skrivefeil. Det riktige antall er 44. Porsgrunn kommune har et sentralisert postmottak og virksomhetene har postbokser i Rådhusgata 7. Det vi ønsker er et pristilbud på henting av post i disse postboksene og bringe dem til de 44 virksomhetene som ikke har gangavstand til Rådhusgata 7. Klokkerholmen får post i samme postboks som Brevik oppvekstsenter, og henter posten sin der. Spørsmål 5: I prisskjema er det bedt om priser på : Servicepakker Dør-dør Grenland Hva menes med Servicepakke dør-dør? Hva legger Oppdragsgiver i Grenlandsområdet? Ekspress Dør Dør Grenland Hva menes med Ekspress dør-dør? Hva legger Oppdragsgiver i Grenlandsområdet? Svar 5: Ser at prisskjema kan misforstås. Det er brukt fra tidligere år. Det vi ønsker er pris for behandling av pakker per pakke. Dvs. for den jobben som det refereres til i svar på spørsmål 2. Vi ønsker pris for pakker hentet hos oss i Rådhusgata 7, og for pakker som hentes på postkontoret og leveres til oss.
Spørsmål 6: Har Porsgrunn Kommune bemanning for postmottak på lørdager og i så fall hvilket tidsrom? Svar 6: Porsgrunn kommune har ikke et bemannet postmottak på lørdager. Det som menes med at A-post skal kjøres ut på lørdag er følgende: Leverandør skal komme med et pristilbud for distribuering av A-post til adressat på lørdag. Det gjelder altså ikke henting av post ved Porsgrunn kommune, men utkjøring. Spørsmål 7: Når det gjelder utsendelse av lokal massepost under 50 gram menes her brosjyrer og andre skriv fra Porsgrunn kommune til alle husstander. Det menes ikke brev. Er dette da «flyers» som skal legges i postkassen til alle innbyggere i Porsgrunn Kommune og ikke legges i konvolutter? Hva er volumet på dette, og hvor ofte skal slike forsendelser distribueres? Svar 7: Ja, det er korrekt. Volumet på dette er det vanskelig å si noe om. Men det er ikke store greiene. Jeg har jobbet i Porsgrunn kommune i ca et år, og jeg kan ikke huske at vi har sendt ut noe slikt. Spørsmål 8: Porsgrunn kommune har ikke et bemannet postmottak på lørdager. Det som menes med at A-post skal kjøres ut på lørdag er følgende: Leverandør skal komme med et pristilbud for distribuering av A- post til adressat på lørdag. Det gjelder altså ikke henting av post ved Porsgrunn kommune, men utkjøring. Er dette da sendinger over eller under 50 gram? Er de adressert og hvem er mottakerne.
Svar 8: Det gjelder all form for A-post. Når det gjelder post som skal videresendes med Posten Norge er vel dette greit da de (inntil videre) distribuerer A-post på lørdager. Det vi sikter til her er post som leverandør selv distribuerer til mottakerne. Posten er adressert. Spørsmål 9: Dere krever i pkt. 3.1 at B-post skal være fremme innen 3 dager. Hos Bring / Posten som er den eneste innenfor eneretten som kan levere dette, så angis det: Framsendingstid B-post tar 3-5 virkedager i Norge, minst 4 virkedager i Europa og minst 10 virkedager til resten av verden. Er det da ett krav at B-post må være fremme senest etter 3 dager? Svar 9: Nei. Det er ikke et krav fra oppdragsgiver at B-post skal være hos adressaten innen tre dager etter henting. Det oppdragsgiver forventer er at B-post etter henting behandles på en slik måte at det kan forventes at brevet er hos adressaten etter 3-5 dager. Spørsmål 10: Det er på siste side skrevet side 9 av 11 mangler det noe innhold, eller er det kun sidetallet som er blitt feil? Svar 10: Det mangler ikke innhold. Dessverre har sidetallet blitt feil. Spørsmål 11: Regjeringen har varslet en mulig endring om at post ikke skal leveres på lørdager fremover, hvordan vil en slik endring stille seg i forhold anbudet? Svar 11: Iverksettes den varslede endringen må Porsgrunn kommune forholde seg til det.
Spørsmål 12: Vi lurer på bakgrunnen for punktet om at post skal leveres til Porsgrunn-, Skien-, Bamble- og Siljan kommune. Skal dette leveres til en adresse der, eller frankeres og sendes? Svar 12: Bakgrunnen for dette punktet er følgende: Posten har ikke monopol på utkjøring av brevsendinger over 50 gram. Er det mulig for leverandør å kjøre ut brevpost til mottakeradressene i de fire Grenlandskommunene til en pris som er rimeligere enn å sende dem videre med Posten, er dette ønskelig. Se for øvrig det vedlagte prisskjemaet, Porto Grenland. Spørsmål 13: Foreligger det en adresseliste over virksomhetene i tjenestegruppe G? Svar 13: Det foreligger ikke en adresseliste over virksomhetene i tjenestegruppe G. Men det er mulig å gå inn på organisasjonskartet til Porsgrunn kommune og finne adressene der (besøksadresser). Her er link til organisasjonskartet: https://www.porsgrunn.kommune.no/kommunens-organisasjon/ Spørsmål 14: Vi er usikre på om avtalebestemmelsen 12.7 om prisendringer gjelder endringer i porto hos Posten Norge. Vil man kunne legge til grunn at den porto som måtte gå til Posten Norge kan endres i samsvar med Posten Norge sine endringer, uavhengig av denne bestemmelsen? Altså at de punktene i prisskjemaet som innebefatter tjenesteområde A kan prisreguleres etter den til enhver tid gjeldende porto for frankeringsmaskin (minus eventuell rabatt)? Vi er også usikre på om det er en formelfeil i prisskjemaet. Slik vi ser det så gir kolonnen Gk Pris kun bruttopris, uavhengig av hva man oppgir i rabatt. Skal dette egentlig vise nettoprisen etter rabatt, så kan det være at det er en feil i regnearket som vi kan rette opp selv.
Svar 14: Punkt 12.7 om prisendringer gjelder ikke endringer i porto hos Posten Norge. Så svaret på spørsmålet ditt blir: Ja, porto som går til Posten Norge kan endres i samsvar med Posten Norge sine endringer. Ja, det må være en feil i prisskjemaet. Gk Pris skal vise nettoprisen etter rabatt.