Arkivplan et kritisk blikk OG Overgang til elektronisk arkiv KAI-konferansen i Bodø 18 september 2014 Martin Bould, Ciber Norge AS 9/19/2014 1 2014 Ciber
Computerworld i dag morges 18.9.2014 Kreativ statsforvaltning Paul Chaffey om elektronisk postkasse 9/19/2014 2 2014 Ciber
Hvorfor har jeg endret på rekkefølgen i forhold til det opprinnelige programmet Fordi arkivplanarbeidet og oversikt over hva slags arkivdanning vi har og hvilken arkivdanning det elektroniske arkivet skal være til for, er en forutsetning for et vellykket elektronisk arkiv Forutsetningen for en vellykket overgang til elektronisk arkiv er at arbeidet med å skaffe oversikt over dokumentasjonskrav er kommet i orden Eller man i hvert fall vet hvilke av virksomhetens oppgaver som skal dokumenteres elektronisk 9/19/2014 3 2014 Ciber
Litt definisjoner her «Arkiv» / «Arkivet» brukes her på norsk måte, altså både som historisk arkiv, og som arkivdanningsarkiv eller det som på engelsk kalles for «Records management» funksjonen Ordet «dokumentasjon» er det vi kaller arkivdokumenter records. Det vi kaller overgang til «elektronisk arkiv», blir egentlig overgang til «elektronisk dokumentasjon» fordi dokumentene er elektroniske på avleveringstidspunktet ikke etter at de er avlevert. 9/19/2014 4 2014 Ciber
Hva skal jeg si noe om Jeg skal argumentere for at Arkivplanen bare er en del av styringsdokumentasjonen en kommune (eller hvilken som helst virksomhet) må ha for at den skal ha en forsvarlig kontroll med dokumentasjonen sin. Du selger ikke inn prioritering av arkivplanarbeidet fremfor barnehageplasser eller sykehjemsplasser dersom arkivplanen kun er for Arkivet 9/19/2014 5 2014 Ciber
Den egentlige saken er at dokumentasjon som felt må ut av «arkivet» Dokumentasjon er alt for viktig til at det kan reduseres til noe som arkivet «driver med» Dokumentasjon er noe som har med: Kvalitetsarbeid Informasjonssikkerhet Risikostyring Compliance Bestepraksis å gjøre Dokumentasjonsforvaltning må inn på ledelsens policynivå 9/19/2014 6 2014 Ciber
Være en del av virksomhetens overordnede strategi og mål Overgang til elektronisk arkiv Er på samme måte ikke en avgjørelse som i praksis fattes på arkivleder / administrasjonssjef nivå IKA må hjelpe arkivfunksjonene til å oppgradere posisjonen til dokumentasjonsfunksjonen 9/19/2014 7 2014 Ciber
Så lenge dokumentasjonsfeltet er inne i «arkivet» Det gammeldagse arkivet som har ansvar for mindre og mindre av dokumentasjonen Er det irrelevant Den som blafrer med arkivloven for å forklare hvorfor man skal bruke 34 36 millioner for å bygge et arkivdepot gjør seg selv irrelevant Når dere er i stand til å gi veiledning som businessen har behov for Så kommer kulturhistoriebiten (det gjør den ikke helt) av seg selv Fordi et ARKIV som fungerer for businessen er også lettere å bevare 9/19/2014 8 2014 Ciber
Dere i IKA må gi F** i arkivplanen Selv om den er lovpålagt Men dere må ikke gi F** i kommunenes behov for å dokumentere det de driver med Det er mulig dere må gi F i rollen som kulturinstitusjon dersom ikke eierne deres trenger det? Nå banner jeg i kirken, så lenge eierkommunene deres ikke får de dokumentasjonsforvaltningstjenestene de trenger fra dere så blir det ikke noen historiske arkiver å bevare Enkelte kommuner kommer til meg og sier de verken får hjelp til å løse dokumentasjonsproblemet - altså hvordan sikrer jeg fangst fra fagsystemene mine eller langtidsbevaringsproblemet sitt ( i elektronisk arkiv) Riksarkivet har heller ikke tid, og Statsarkivene mangler kompetanse 9/19/2014 9 2014 Ciber
Den største utfordringen er ikke at avleveringer til arkivdepot ikke skjer Det er rett og slett mangel på arkivfangst altså ekte capture Manglende kobling mellom forretningsprosesser og dokumentasjon Mange har løst saksbehandlingsproblemet med ulike fagsystemer saksbehandlingssystemer samhandlingsflater Man har ikke løst koblingen mellom det og dokumentasjon Da hjelper ikke 10 millioner arkivplaner 9/19/2014 10 2014 Ciber
Når dokumentasjon Blir en støttefunksjon direkte for alle deler av virksomheten, så blir det lettere å si at det blir færre og dårligere barnehageplasser, lengere tid på saksbehandlingen av byggesaker, og dårligere kvalitet på sykehjemmet uten et forsvarlig arkiv- eller en forsvarlig dokumentasjonsfunksjon Er det slik at man tar en runde internt og velger man skal ha et lønnssystem eller en barnehageplass? Løsninger for forsvarlig håndtering av dokumentasjon er minst like viktig som lønns- og økonomisystemet Ikke noe lønningssystem ingen ansatte ingen barnehager Ikke noe arkiv ingen saksbehandling ingen offentlige tjenester 9/19/2014 11 2014 Ciber
Arkivplan Du får ikke orden på arkivdanningen før arkivplanarbeidet blir en del av kommunens styrings- eller kvalitetssystem Du får ikke gjennomslag for arkivplanarbeidet før arkivplanen blir en del av styringssystemet til virksomheten Eller en egen del av virksomhetens strategi 9/19/2014 12 2014 Ciber
Arkivplanen En del av de de retningsgivende dokumentene til kvalitetssystemet til arkivfunksjonen Direkte knyttet til arkivfunksjonens oppgaver og nedslagsfelt Beregnet på arkivfaglige- og dokumentasjonsfaglige medarbeidere 9/19/2014 13 2014 Ciber
Kvalitetssystemet (av noe slag) for dokumentasjon Målgruppe: Hele virksomheten. Alle virksomheter danner dokumentasjon som et ledd i sine aktiviteter Et kvalitetssystem etablerer policy, mål og rammeverk for sikre kontroll over dokumentasjonen og for å sikre at dokumentasjonen som oppstår tilfredstiller behovene til virksomheten (kommunen) Viktig kvalitetssystemet danner selv dokumentasjon som også skal underkastes kvalitetssystemets retningslinjer Arkivplanen er bare en del av kvalitetssystemet til kommunen 9/19/2014 14 2014 Ciber
Arkivplan og kvalitetssystem Kvalitetssystem for arkiv eller dokumentasjon har altså fokus på kommunens egne krav til dokumentasjon Arkivplan er arkivets egne greier for at arkivet skal kunne gjøre sin jobb på en god måte 9/19/2014 15 2014 Ciber
Den egentlige greia 9/19/2014 16 2014 Ciber
Den mest idiotiske tilnærmingen til arkivplan Er at det gjøres fordi det er lovpålagt ISO 30301 som en tilnærming til arkivplan- og veiledningsarbeidet 9/19/2014 17 2014 Ciber
Hvem er man arkivet for? Hva slags arkivdanning har arkivlederen innflytelse på: Sakarkivet Personalmappene Rekruttering forutsatt at rekrutteringsmodulen er integrert med Noark-løsningen Elevmappene Nei PP-tjenestene NJA 9/19/2014 18 2014 Ciber
Denne figuren er fra 2002 (benyttet første gang i et møte med KS i 2002) og har vært benyttet i ulike varianter dessverre er den fortsatt helt riktig 9/19/2014 19 2014 Ciber
Selv om arkivlederen bare har begrenset reelt ansvar Har kommunen omfattende dokumentasjonsforpliktelser for å understøtte det kommunen driver med Hva er det vanligste avviket dersom du sertifiserer deg i henhold til ulike styringssystemstandarder feks ISO 9001, 14001, 27001? Svar: Manglende dokumentasjon 9/19/2014 20 2014 Ciber
Når dokumentasjonsforvaltningen blir en aktiv del av Leveransen av barnehage Kulturminnevern Landbruksforvaltning Eldreomsorgen Kommunale veier 9/19/2014 21 2014 Ciber
Det blir mye lettere å sikre aksept for å drive med arkiv når dokumentasjon knyttes direkte til: 9/19/2014 22 2014 Ciber
Når man vet at de fleste avvik i forbindelse med sertifisering av styringssystemer Eller fra internrevisjon av ulike typer kan tilbakeføres manglende dokumentasjon Når Lysbakken måtte gå som statsråd i en situasjon preget av dårlig saksforberedelse (sekundært etter min vurdering alle politikere hilser hjem og støtten til Jenteforsvaret var vel en mindre «synd enn at Kjell Opseth fikk en av alt for mange stamveier mellom Østlandet og Bergen til å gå via Sogn- og Fjordane). Primært manglende dokumentasjon av saksbehandlingen som faktisk foregikk 9/19/2014 23 2014 Ciber
Denne delen av foredraget er inspirert av Foredrag jeg holdt på EDOK i Sandefjord i 2012 som igjen er inspirert av denne artikkelen av Chris Hurley med tittelen «What If Anything Is Records Management fra 2004» 9/19/2014 24 2014 Ciber
Overgang til elektronisk arkiv - Stort sett gjort av feil grunner? Stort sett dårlig planlegging Stort sett for lite ressurser til denne overgangens egentlige problemer Stort sett valg av feil løsning av riktige grunner Gode intensjoner Går ofte til helvete «Veien til helvete er brolagt med gode intensjoner» (Bernhard av Clairvaux, kirkelærer og helgen 1090 1193) 9/19/2014 25 2014 Ciber
Fokus på systemanskaffelsen Samtidig som man glemmer at det nesten ikke har med system å gjøre alt har med organisasjon Kanskje man skal snike inn litt New Public Managment her det dreier seg om styring- og styringssystemer. 9/19/2014 26 2014 Ciber
Påstander som nok er korrekte men som mangler statistikk Dagens tradisjonelle elektroniske sakarkivsystemer understøtter en saksbehandling som ikke lenger foregår på den måten De færreste fagsystemleverandørene har noe bevisst forhold til bevaring av elektronisk dokumentasjon Ved etablering av integrasjoner er det sjelden man spør aktivt om hva man faktisk ønsker å arkivere, og om metdatastrukturene i dagens hyllevare sakarkivløsninger faktisk arkiverer det som har dokumentasjonsverdi 9/19/2014 27 2014 Ciber
Elektronisk arkiv skal understøtte businessen Ellers er det pokker ikke noe vits i En utilsiktet konsekvens av elektronisk arkiv er bedre støtte for arkivfunksjonen Mer spennende arbeidsoppgaver Mindre registrering og manuelle rutiner Helst bedre tjenester og enklere og forbedret saksbehandling 9/19/2014 28 2014 Ciber
Dersom nytt elektronisk arkiv Blir til fordi arkivet innser de ikke klarer seg med Noark-4 løsningen og at løsningen blir til for å lette journalføringen eller man får en bedre skannerdings så er det totalt feil fokus 9/19/2014 29 2014 Ciber
Den viktigste erfaringen jeg fra elektroniskarkivprosjekter er At man forsøker ikke en gang å tenke nytt Man forsøker å løse gårsdagens problemer med dagens verktøy Man vil ha alt som det var før, men i elektronisk form Man vet ikke hvem man er arkivet for Man vet ikke hvilket arkivproblem man skal løse 9/19/2014 30 2014 Ciber
Et annet problem Noen velger å kaste over bord gode arkivfaglige grunnprinsipper i jakten på effektiviseringsgevinster Jeg har sett eksempler på at man har sluttet å bruke arkivkode fordi den tilgjengeliggjorte arkivnøkkelen er for dårlig Jeg har hørt om museer som gikk fra å være kommunale til å bli stiftelse og derfor kuttet ut arkivet I stedet har man et helvete med skriveregler for å erstatte arkivnøkkelen ikke for å gi bedre søkemuligheter for innhold 9/19/2014 31 2014 Ciber
Jeg får sitere meg selv igjen Når jeg hører ordet skriveregler spenner jeg hanen på min revolver omskrevet fra «Når jeg hører ordet kultur, spenner jeg hanen på min revolver.» (Hanns Johst tysk forfatter 1890 1978 i et skuespill fra 1933) 9/19/2014 32 2014 Ciber
Hva betyr overgang til elektronisk arkiv? Hvem er arkivet for? Kommunen sier de har gått over til fullelektronisk arkiv for? 9/19/2014 33 2014 Ciber
Viktige ting ved overgang til elektronisk arkiv Eller viktige ting ved arkivdanningen Ledelsesforankring Behovskartlegging Hvilke dokumentasjonsbehov har kommunen Hvilket arkivproblem skal du løse? En 26122, 16175, og 15489-1 approach (Jeg kommer tilbake til det) Kommunene driver ikke med elektronisk arkiv for at dere i KAI ene skal få noe å gjøre 9/19/2014 34 2014 Ciber
Altså profesjonalisering av de dokumentasjonsfaglige sidene ved Elektronisk arkiv 9/19/2014 35 2014 Ciber
Overgang til elektronisk arkiv krever Langt større faglig bevissthet rundt det man gjør Medlemskommunene kan ikke forutsettes å ha eller sitte på den nødvendige kompetansen på feltet Selv Riksarkivet sliter (ikke med kompetansen kanskje) men med antall nødvendige medarbeidere med kompetansen Dere sliter helt sikkert også? Arkivfolk i kommuner som er på ulike kurs hos meg forteller at de ikke får nødvendig assistanse fra IKA-kommunene sine. Noen kommuner melder seg ut av IKA 9/19/2014 36 2014 Ciber
Overgang til elektronisk arkiv krever faglig bevissthet Med skolerte arkivmedarbeidere og en klarhet rundt de tingene jeg har snakket om hittil Men hvor begynner vi? Det meste av det jeg har snakket om er bygget på tenkning fra ISO 15489-1 og andre standarder Men det er lett og la seg forvirre over hva- og hvordan de kan brukes De neste foilene har noen sett før 9/19/2014 37 2014 Ciber
Begge disse standardene er avledet av krav fra ISO 15489-1 og 2 som grunnloven ISO 26122 Er egnet i et danningsperspektiv som en veileder for å se på eller konkret kartlegge hvor dokumentasjon oppstår i forretningsprosessene som utføres ISO 23081 bidrar til en økt bevissthet rundt hva slags metadata som skal knyttes til dokumentasjonen som oppstår fra forretningsprosessene vi kommer tilbake til dem litt lengere ute i gjennomgangen 9/19/2014 38 2014 Ciber
Jeg skal (med foiler jeg har benyttet tidligere) Orientere dere gjennom landskapet av en del ISO-standarder som kan være nyttige i både arkivdannings- og bevaringsarbeidet Ikke minst som inngang til å tenke prosess og, forretningsnytte ved overgang til elektronisk arkiv 9/19/2014 39 2014 Ciber
For ordens skyld Disse standardene utgjør kun et begrenset utvalg innfor feltet (Information & documentation og det er andre jeg gjerne skulle berørt eller gjennomgått Men disse har jeg brukt direkte i jobbsammenheng (både undervisning og konsulentoppdrag) i større eller mindre grad. 9/19/2014 40 2014 Ciber
På ulike måter dekker standardene aspekter ved dokumentasjonsforvaltning og langtidsbevaring Jeg har forsøkt å typologisere bruksområdene på dem i forhold til områder hvor de kan brukes: Systemer (IT-systemer) versus organisatoriske og administrative forhold Hvordan de retter seg mot arkivdepot (langtidsbevaring / forvaltning) og arkivdanning dokumentasjon av spor fra forretningsprosesser Hvilket nivå er de egnet som underlag for styringsdokumentasjon eller er det beregnet på rettet mot utforming av instrukser og veiledninger For ordens skyld så ligger det overlappende elementer i de fleste av disse standardene 9/19/2014 41 2014 Ciber
Standardene system versus organisasjon Organisering av funksjoner og oppgaver og grunnleggende om hva dette feltet er Funksjonelle krav til systemer 9/19/2014 42 2014 Ciber
Arkivdepot versus arkivdanning Danning Depot 9/19/2014 43 2014 Ciber
En tredje tilnærming styring og policy retningslinjer for utforming av instrukser Styring Instrukser Denne er på vei 9/19/2014 44 2014 Ciber
Et bra sted er å se på ISO-standarder for dokumentasjonsforvaltning Gi F i arkivloven med forskrifter som også Riksarkivet mener er utdaterte Ved å bygge på gjennomtenkte minstenormer, på ulike områder så kan det bidra til å etablere felles kvalitetssikrede krav Det kan også bidra til å standardisere de råd og veiledninger som IKAene gir til kommunene 9/19/2014 45 2014 Ciber
Ved overgang til elektronisk arkiv kan man se på for eksempel Følgende standarder: 15489 1 og 2 (grunnloven for dokumentasjonsforvaltning) 30301(styrings- eller kvalitetssystem for dokumentasjonsforvaltning) 16175 1, 2 og 3 (gjelder funksjonelle krav til systemer som skal brukes til elektronisk arkiv 15801 (Dokumentasjon anbefalinger for holdbarhet og troverdighet) kanskje spesielt viktig for kontrakter og person/ forretningssensitiv dokumentasjon 9/19/2014 46 2014 Ciber
Egentlig alle de tingene man skal gjøre i morgen Man bør altså før overgang til elektronisk arkiv Kartlegge hvem som skal over Hvordan gjør de ting i dag Hvordan skal de gjøre ting i morgen Og hvordan skal saksbehandlingsfunksjonaliteten understøtte oppgavene som skal gjøres i morgen Det er her deler av arkivplanen kommer tilbake Man må dokumentere virksomhetens arbeidsoppgavers dokumentasjonsbehov og fremgangsmåte Dersom vi får tid kan jeg vise hvordan det ble gjort i Statnett (jeg får lov til å bruke foilsettet til foredrag, men vet ikke om jeg får lov til å dele det ut) 9/19/2014 47 2014 Ciber
Hva slags prosesser Kartlegge dokumentasjonsprosessene Fra 26122 Gjennomgang av sammenhengen prosessene inngår i Identifikasjon av funksjoner prosesser og transaksjoner Identifikasjon av rekkefølgen på transaksjonene Identifikasjon og analyse av variasjoner i prosessene Etablering av prosedyrer som regulerer rekkefølgen på transaksjoner Identifikasjon av koblinger til andre prosesser Kvalitetssikring av analysene med deres deltakere 9/19/2014 48 2014 Ciber
Hvordan gjør vi ting i dag Nå-situasjon med alle tungvinte gammeldagse rutiner, prosesser og praksis som har fått utvikle seg over mange år 9/19/2014 49 2014 Ciber
Hvordan skal vi gjøre ting i morgen Hvordan skal vi revidere arbeidsprosessene og dokumentfangst 9/19/2014 50 2014 Ciber
Hvor kan vi forenkle Fra Nå-situasjonen Til ønsket situasjon 9/19/2014 51 2014 Ciber
Hva er forholdet til andre systemer Integrasjoner med eksterne systemer Saksbehandlingen er avhengig av andre systemer Resultatene av saksbehandlingen skal inn i andre systemer Arkiveringen skal skje i et tredje system 9/19/2014 52 2014 Ciber