Bilag 5 121568 PA-bok Rev. 02.12.2011 1/16
INNHOLDSFORTEGNELSE Orientering... 3 1.1 Hensikten med PA-boken... 3 1.2 Hvem rutinene (PA-boken) gjelder for... 3 1.3 Utarbeiding ajourføring distribusjon... 3 1.4 Oppdragsgiver og byggherre... 3 1.5 Styringsgruppe... 3 1.6 Prosjektgruppe... 3 Organisasjonsplaner... 4 1.7 Organisasjonskart... 4 1.8 Organisering sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)... 4 Adresseliste... 5 Administrative rutiner... 7 1.9 Korrespondanserutiner - brev, e-post, fax, etc.... 7 1.9.1 E-post... 7 1.9.2 Brev... 8 1.10 Dokumentdistribusjon... 8 1.11 Informasjonsrutiner... 8 1.11.1 Informasjonsrutiner eksternt... 8 Møterutiner... 9 1.12 Møtereferater... 9 1.13 Møtetyper... 9 1.13.1 Styringsgruppemøte... 9 1.13.2 Prosjektmøter... 9 1.13.3 Brukermøter... 10 1.13.4 Byggherremøter... 10 1.13.5 Prosjekteringsmøter (totalentreprenørens møter med sine kontraktsmedhjelpere).. 10 1.13.6 Befaringer... 10 1.13.7 Usikkerhetsanalyser... 11 1.13.8 Møter med myndigheter... 11 1.14 Særmøte... 11 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø... 11 1.15 Generelt... 11 1.16 Roller og ansvar... 11 Fremdrift... 12 1.17 Ansvar... 12 1.18 Hovedfremdriftsplan... 13 1.19 Faseplaner... 13 1.19.1 Prosjektering... 13 1.19.2 Produksjon... 13 1.20 Overtakelsesplan... 13 1.21 Korttidsplaner... 13 Økonomi... 15 1.22 Fakturarutiner... 15 1.22.1 Rutiner arkitekter, rådgivere, prosjektleder og byggeleder/byggherreombud... 15 1.22.2 Generelt... 15 1.22.3 Fakturarutiner totalentreprenør... 16 1.23 Kostnadsstyring... 16 1.24 Budsjett... 16 1.25 Byggeregnskap... 16 1.26 Fakturakontroll/utbetalingsrutiner... 16 1.27 Fullmakter... 16 2/16
ORIENTERING 1.1 Hensikten med PA-boken Hensikten med PA-boken er: å angi rutine for gjennomføring av prosjektet i regi av Larvik kommunale eiendom at den skal være ett av styringsdokumentene i prosjektet For nærmere beskrivelse av prosjektets overordnede rammer, målsettinger, krav etc. henvises det til det overordnede styringsdokumentet for prosjektet. 1.2 Hvem rutinene (PA-boken) gjelder for Denne PA-boken gjelder for alle deltakere i prosjektet. Rutinene for gjennomføring av prosjektet gjelder for alle prosjektdeltakere, og alle parter er forpliktet til å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser i PA-boken. 1.3 Utarbeiding ajourføring distribusjon PA-boken utarbeides av prosjektleder (PL) og revideres fortløpende av prosjektassistent (PLass). PA-boken skal sendes som informasjon til alle kontraktsparter i prosjektet og ev. andre som er involvert i eller berørt av prosjektet. 1.4 Oppdragsgiver og byggherre Oppdragsgiver og byggherre er Larvik kommunale eiendom, ved Ragnar Stubsrød. 1.5 Styringsgruppe Det er nedfelt en styringsgruppe i prosjektet med følgende deltakere: Kristin Borander (prosjektansvarlig) Arve Semb Christophersen (rådmann) Ragnar Stubsrød (daglig leder LKE) Tuva Enger (RE-leder Oppvekst sentrum) Einar Michelsen (prosjektleder) 1.6 Prosjektgruppe Det er nedfelt en prosjektgruppe i prosjektet med følgende deltakere: Kristin Borander (prosjektansvarlig) Tuva Enger (RE-leder Oppvekst sentrum) Tone Omland (verneombud) Nina Skorge (SU-leder) Eva Lise Børven Olsen (rektorgruppa + ) Eva Guren (tillitsvalgte + Torstrand skole) Ragnhild Hjertaas Lia (SFO + Byskogen skole) Mikkel Hallundbæk (arkitekt) Kari Bergo (landskapsarkitekt) Einar Michelsen (prosjektleder) 3/16
ORGANISASJONSPLANER 1.7 Organisasjonskart 1.8 Organisering sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) Egen SHA-plan vil utarbeides når entreprenør er kontrahert. 4/16
ADRESSELISTE Firma/ adresse Koder Navn Telefon E-post Byggherre Larvik Kommunale Eiendom Urdaveien 11 3274 Larvik BH Ragnar Studsrød (fung. daglig leder) Kristin Borander (prosjektansvarlig) 934 10 842 982 31 496 ragnar.studsrod@larvik.kommune.no kristin.borander@larvik.kommune.no Postboks 2233 3255 Larvik Prosjektledelse OPAK AS Org.nr. 960 816 862 PL Einar Michelsen/ Glenn Bjørsrud (prosjektleder) 907 53 238 936 80 970 einar.michelsen@opak.no glenn.bjorsrud@opak.no Hovfaret 13 0275 Oslo Kristine Overrein (prosjektøkonom) 918 44 277 kristine.overrein@opak.no Postboks 128 Skøyen 0212 Oslo Lene Opsahl (prosjektassistent) 995 67 205 lene.opsahl@opak.no Arkitekter Cebra A/S Vesterbro torg 1-3, 2. sal 8000 Aarhus ARK Mikkel H. Schlesinger +45 2629 9659 mhs@cebra.info Various Architects Org.nr. 992 046 449 Jim Dodson 472 80 770 jim@variousarchitects.no Storgata 25 PB 8928 Youngstorget 0028 Oslo Østengen & Bergo Org.nr. 976 582 705 LARK Kari Bergo Ingrid Sætre 909 123 46 404 54 583 kb@ostengen-bergo.no is@ostengen-bergo.no Malerhaugveien 19-23 0661 Oslo Rådgivere Norconsult AS Org.nr: 962 392 687 Postboks 626 1303 Sandvika Vestfjordgaten 4 1338 Sandvika PRL RIBFys RIG Dag Ottar Vold 454 04 424 dov@norconsult.no Grete Kjeldsen 454 01 794 Grete.Kjeldsen@norconsult.com Ingrid Hole ingrid.hole@norconsult.com Are Stuvøy 454 01 287 are.stuvoy@norconsult.com 5/16
Firma/ adresse Koder Navn Telefon E-post RIBr Ole Petter Aasrum ole.petter.aasrum@norconsult.com Rambøll AS Org.nr: 915 251 293 Hoffsveien 4 Pb. 427 Skøyen 0213 Oslo Multiconsult AS Org.nr: 910 253 158 RIAKU RIM RIV 1 RIE Christian Magnusson 971 91 673 christian.magnusson@ramboll.no Kristoffer Hesstvedt 906 88 457 kristoffer.hesstvedt@ramboll.no Thore Carlsen 913 94 410 thore.carlsen@multiconsult.no Lars Lenes-Johansen 911 13 277 lars.lenes.johansen@multiconsult.no Postbok 2345 3003 Drammen Strømsø torg 9 Drammen RIB Roger Hagen Thomas Boasshard roger.hagen@multiconsult.no thomas.bosshard@multiconsult.no Asplan Viak Org.nr: 910 209 205 Kjørboveien 12 RIV 2 (spesialrådgiver hybrid ventilasjon) Arne Forland Larsen 67 52 52 00 Ole Harald Neergård Kurt Eide arne.forlandlarsen@asplanviak.no oleharald.neergaard@asplanviak.no kurt.eide@asplanviak.no Postboks 24 1300 Sandvika Petter Nome petter.nome@asplanviak.no 6/16
ADMINISTRATIVE RUTINER 1.9 Korrespondanserutiner - brev, e-post, fax, etc. All korrespondanse i både planleggings- og byggefasen skal gjennomføres enhetlig, på følgende måte: Identifikasjon skal oppgis: Det skal kun behandles én sak i hvert brev/hver melding av hensyn til arkivering Alle brev skal stiles til Larvik kommunale eiendom 1.9.1 E-post 1.9.1.1 Rutiner for bruk av e-post Møtereferater og rapporter distribueres via e-post. E-post som blir sendt til enkeltpersoner i kommunen, vil i utgangspunktet ikke bli betraktet som innkommet saksdokument og derved ikke bli behandlet etter forvaltningslovens regler for saksbehandlingen. Ofte kan man spare mye tid ved å gjøre avtaler og gi beskjeder over telefon heller enn å sende e-post. 1.9.1.2 Retningslinjer for bruk av e-post E-post bidrar til effektivitet og samarbeid gjennom hurtig kommunikasjon uavhengig av tid og sted. Unødig bruk av e-post i prosjekter kan imidlertid være et problem fordi det legger beslag på verdifull tid. er et stort prosjekt med mange aktører involvert. Vi må derfor ha regler for hvordan korrespondansen mellom aktørene skal foregå for at hver og én skal kunne bruke sin tid så effektivt som mulig. Hensikten er at e-posten i prosjektet skal være en ressurs, ikke et problem. Prosjektmedarbeiderne bes derfor rette seg etter følgende retningslinjer for bruk av e-post: Utgående e-post Skriv kort Det er lettere å lese og forstå budskapet hvis e-posten er kort og saksrettet. Angi tema i overskriften Fyll alltid ut emnefeltet i e-posten. Dette viser umiddelbart hva e-posten handler om og gjør det lettere for mottakeren å forstå ditt budskap. Merk all e-post med "". Mottakere Begrens antall mottakere. Tenk etter om meldingen er relevant for alle mottakerne. Vær bevisst på hvem som skal være hovedmottaker og hvem som trenger en kopi. Bruk "svar alle"- knappen med varsomhet! Blindkopi Som hovedregel skal ikke blindkopi benyttes. Unntaket er tilfeller der e-postadresser ikke skal spres til andre mottakere. Kun ett tema Hver melding skal, bl.a. av arkiveringshensyn, bare inneholde ett tema. Dette gjør det lettere for mottakeren å sortere og behandle e-posten. Har du to problemstillinger du må ta opp, send to separate e-poster. Vedlegg Som hovedregel bør ikke brev og e-post videresendes som vedlegg. Videresend helst med hele tråden direkte i e-posten. Vedlegg kan ofte ta mye plass, så dersom det er mulig, er det å foretrekke at man legger inn en link til filen eller materialet, framfor å sende mange vedlegg. Respekt E-post skal være høflige og ikke virke støtende på noen. Send derfor ikke e-post mens du er opprørt eller sint. 7/16
Svar på innkomne e-post Svar innen rimelig tid En e-post bør besvares innen rimelig tid (én til tre arbeidsdager). Har du ikke tid til å gi vedkommende et utfyllende svar med det første, svar at du lover å komme tilbake til saken. Automatisk svarmelding Legg inn en automatisk svarmelding når du er på ferie, som forteller når du er tilbake. Oppgi ev. e-postadressen til en stedfortreder for hastesaker som bør behandles i ditt fravær. Etter fravær: les alt før du svarer Etter fravær bør all post leses før den besvares. Mange situasjoner kan være løst i ditt fravær. Du slipper jobben med å svare, og mottakeren slipper unødvendig informasjon. 1.9.2 Brev Alle formelle henvendelser til LKE skal sendes i som brev til LKEs postmottak: Larvik kommunale eiendom Postboks 2233 3255 Larvik Slike brev blir registrert og behandlet som saksdokumenter i samsvar med lover og forskrifter. Dette betyr blant annet at du må regne med at innholdet i din melding blir offentlig tilgjengelig med mindre den inneholder opplysninger som gjør at dokumentet blir unntatt offentlighet, f. eks. fordi det inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt. For at brevet skal bli registrert og behandlet som et saksdokument og gitt et svar, må det oppgis fullt navn og adresse. Alle kontraktsmessige varsler og krav skal sendes i original pr. brev. Frister løper fra mottak av original pr. brev. 1.10 Dokumentdistribusjon Dokumenter, rapporter og tegninger distribueres iht. distribusjonsliste. Ved all tegningsdistribusjon skal distribusjonsliste medfølge. Ved referater skal distribusjonsliste fremgå av referatet. 1.11 Informasjonsrutiner Viktig informasjon skal fortrinnsvis gis skriftlig for å unngå misforståelser. Det tilstrebes at prosjektdeltakerne på regelmessige møter får protokollert det viktigste av muntlig informasjon i perioden. Forhandling med myndigheter skal kun skje etter godkjennelse av prosjektleder, og prosjektleder skal som hovedregel delta på vegne av byggherre. 1.11.1 Informasjonsrutiner eksternt All kontakt med media, presse, etc. skal foretas av Larvik kommunale eiendom, ved Ragnar Stubdsrød eller Kristin Borander. Øvrige prosjektdeltakere skal ikke uttale seg om prosjektet til media uten etter særskilt avtale. 8/16
MØTERUTINER Det oppfordres til å holde alle møter fri for mobiltelefon. Dvs. at all type anrops- og meldingsvarsling er slått helt av. 1.12 Møtereferater Det skal føres referat fra alle møter. Innledningsvis i alle møter skal det varsles om hvem som er referent. Referenten er ansvarlig for at referat blir oversendt til møtedeltakerne og andre relevante aktører i prosjektet uten ugrunnet opphold etter møtet. Alle som referatet blir distribuert til, plikter å lese det grundig. Referatet skal ha forside som inneholder: prosjektets nummer og navn møtested møtedato møtetype og nummer møtedeltakere distribusjonsliste innkalling til ev. neste møte Møtereferater skal kommunisere konklusjoner og aksjoner. Aksjoner skal være korte og presise, og det skal angis både firma (kontrakt) og saksbehandler/person for aksjon, samt tidsfrist. For faste møter i serie skal det alltid være samme referent og ansvarlig for distribusjon av referatene (ev. stedfortreder). Referatet godkjennes i neste møte. Ellers settes frist på 1 uke for godkjenning av referatet. Alle må gi beskjed snarest til referent ved innsigelser til referatet. Eventuelle kommentarer tas inn i neste referat eller sendes alle per e-post av referenten. Alle oppfordres til å gjøre egne notater i møter. Det kan skje tilfeller der møtereferatet ikke kommer til utsendelse før etter at saken skal sluttføres. Saker som inntas i et møtereferat, anses kun som gyldig varsel hvis den part som varsles, deltok i møtet, og det fremgår tydelig i referatet at det er snakk om et varsel. 1.13 Møtetyper Følgende møter skal gjennomføres: 1.13.1 Styringsgruppemøte Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Einar Michelsen Kristin Borander Arve Semb Christophersen Ragnar Stubsrød Tuva Enger Einar Michelsen Kristin Borander etter avtale i referat fra foregående møte 1.13.2 Prosjektmøter Prosjektmøtene, som bl.a. skal gi innspill til arkitekter og øvrige rådgivere i prosjekteringsfasen, avholdes mellom, og i syklus med, prosjekteringsmøtene. Etter kontraktsinngåelse med totalentreprenør vurderes hyppigheten redusert til månedlige møter. Etter behov deltar arkitekt, landskapsarkitekt, interiørarkitekt og/eller øvrige rådgivere. Referat: Deltakere: Einar Michelsen Kristin Borander Tuva Enger 9/16
Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: Ragnhild Hjertaas Lia Tone Omland Vibeke Berg Nina Skorge Eva Lise Børven Olsen Eva Gro Guren Mikkel Hallundbæk Jim Dodsen Kari Bergo Dag Ottar Vold Einar Michelsen Einar Michelsen etter avtale hver 14. dag i referat fra foregående møte 1.13.3 Brukermøter Prosjektet har flere forskjellige brukergrupperinger, som avholder separate møter. Prosjektleder/prosjektlederass. deltar etter behov/ønske fra brukerne. Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: gruppeleder aktuelle brukere, tillitsvalgte og lokale verneombud (ass. PL og ARK/LARK ved behov) gruppeleder etter avtale ved behov gruppeleder i referat fra foregående møte 1.13.4 Byggherremøter Byggherremøter skal avholdes hver andre uke, med mindre byggherren bestemmer noe annet. Referat føres av byggherren eller den han utpeker. NS 8407 pkt. 4.2 første ledd siste punktum utgår. Totalentreprenøren har, i den grad byggherren ønsker det, plikt til å gjennomgå foreliggende prosjekteringsmateriale og utførelse med byggherren, særlig med sikte på å klargjøre og utdype byggherrens krav til funksjon og kvalitet. Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: BL/byggherreombud BL/BHO, BH, PL BL/BHO etter avtale hver 14. dag i referat fra foregående møte 1.13.5 Prosjekteringsmøter (totalentreprenørens møter med sine kontraktsmedhjelpere) Byggherren skal ha innkalling til prosjekterings- og underentreprenørmøter (herunder byggemøter, fremdriftsmøter, mv.), og skal ha anledning til å delta på disse møtene. Totalentreprenøren skal føre referat fra møtene, og byggherrens representant skal alltid ha kopi av møtereferatene. Prosjekteringsmøter skal avholdes hver 14. dag. I byggeperioden skal det avholdes underentreprenørmøter hver 14. dag. I tillegg skal det avholdes regelmessige framdrifts-/koordineringsmøter, samt nødvendige særmøter. 1.13.6 Befaringer Typer: Kontrollbefaringer - under arbeidets utførelse SHA-befaringer - under arbeidets utførelse Ferdigbefaring ved varslet ferdigstillelse 10/16
Reklamasjonsbesiktigelse - før reklamasjonstidens utløp (BH kan også innkalle til besiktigelse innen ett år etter overtakelse. Referat skrives av PL.) Deltakere: etter avtale Leder: BL/BHO Innkallelse: BL/BHO 1.13.7 Usikkerhetsanalyser Referat: Deltakere: Møteleder: Sted: Tid: Innkallelse: PL etter avtale PL etter avtale 1-3 ganger i løpet av prosjektet PL i referat fra foregående møte 1.13.8 Møter med myndigheter PL skal sørge for at det skrives referat fra alle møter med myndigheter. Referater distribueres til møtedeltakerne, LKE, byggeleder/byggherreombud og prosjektleder. PL skal som hovedregel delta i alle møter med myndighetene. 1.14 Særmøte Andre møter enn nevnt ovenfor betegnes som hovedregel som særmøter. I særmøter velges referent, som er ansvarlig for referat og distribusjon av dette, og møteleder blant møtedeltakerne. SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ 1.15 Generelt Byggherren utarbeider SHA-plan, som skal videreutvikles av koordinatorer for hhv. Prosjektringsfasen og senere for utførelsesfasen. Byggherrens SHA-plan vil være det overordnede SHA-dokumentet for byggeplassen. Byggherren har ansvaret for å oppdatere dokumentet ved behov gjennom hele byggefasen. Byggherren har satt følgende mål for SHA i byggeperioden: H-verdien på alt personell i forbindelse med gjennomføringsfasen skal være mindre enn 5 (Det skal tilstrebes 0 skader) Ingen alvorlige materielle skader Ingen pålegg fra tilsynsmyndigheter (Arbeidstilsynet, Politi ) Planen beskriver blant annet mål, risikoforhold, forebyggende tiltak (riggplan) og krav til avviksbehandling. 1.16 Roller og ansvar SHA-rollene i dette prosjektet er fordelt slik (ref. SHA-planen): Byggherrens representant (BHR): PL, Einar Michelsen Koordinator for prosjektering (KP): ARK, Mikkel Hallundbæk Schlesinger Koordinator for utførelse (KU): Ivaretas av byggherren, ved byggeleder/byggherreombud Hovedbedrift (HB): Totalentreprenøren Arbeidsoppgavene/ansvar til BHR, KP og KU er beskrevet i Byggherreforskriften og tilhørende skriftlige avtaler. Ansvaret til HB er hjemlet i AML 2-2 og beskrives her: 11/16
Hovedbedrift skal: Gjøre nødvendige tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får adkomst til byggeplassen Sikre god orden og forsvarlige hygieniske forhold Sikre adkomst til arbeidsplassene og sikre ferdselsveier Avmerke og tilrettelegge områder for lagring og oppbevaring av materialer, spesielt når det dreier seg om farlige materialer og stoffer. Sørge for tilfredsstillende personalrom Gjennomføre og dokumentere sikkerhetsopplæring for alle arbeidstakerne på bygge- og anleggsområdet, herunder utarbeide, informere og fordele sikkerhetsinformasjon. Innholdet i opplæringen skal utarbeides i samråd med byggherrens Representant. Kurset skal gjennomføres før arbeidstakerne begynner på anlegget. Omfanget av inntakskontrollen av arbeidstakere på bygge- og anleggsplassen skal utarbeides sammen med BHR. Påse at de enkelte foretak på byggeplassen har og følger opp eget IK-system Sørge for at alle arbeidene samordnes, herunder å påse at prosjektets fremdriftsplaner i tilfredstillende grad tar hensyn til sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø og at det er tatt hensyn til samordnet sikkerhet ved arbeider som foregår i samme område. Dette betyr blant annet at hovedbedrift må kartlegge de farer som kan oppstå i forbindelse med grensesnittene mellom alle entreprenørene på anleggsplassen. Sørge for at det blir utarbeidet en overordnet risikoanalyse av alle anleggsarbeidene før oppstart av anleggsarbeidene. Sørge for at det gjennomføres nødvendige Sikker Jobb Analyser (SJA) og at disse er avmerket i fremdriftsplaner. Sørge for at det opprettes og vedlikeholdes et felles stoffkartotek for bygge- og anleggsplassen Sørge for at det føres oversiktsliste over alle som arbeider på bygge- og anleggsplassen (BHF 15). Liste henges opp synlig og oppbevares i 6 måneder. Utarbeide og vedlikeholde samordningsskjema for prosjektet. Påse at alle arbeidstakere har korrekt ID-kort. Avholde vernerunder. BHR skal innkalles. Påse at alle underentreprenører utarbeides prosjektspesifikke planer for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, og at disse etterleves. Vedlikeholde riggplan Rapportere og behandle uønskede hendelser og tilstander (RUH) innen SHA Rapportere månedsrapport for SHA Totalentreprenøren er ansvarlig for underentreprenørers og underkonsulenters SHA-arbeid. FREMDRIFT 1.17 Ansvar Prosjektleder har ansvar for å utarbeide prosjektets hovedfremdriftsplan. Prosjekteringsleder (PRL) vil være ansvarlig for utarbeidelse, og oppfølging, av overordnet fremdriftsplan i prosjekteringsfasen (kfr. styringsdokument). Totalentreprenøren skal revidere fremdriftsplanen når byggherren krever det etter NS 8407 pkt. 21.3, siste ledd. Den reviderte planen skal være byggherren i hende senest én uke etter at totalentreprenøren har mottatt krav om dette. For å kunne styre de ulike aktiviteter i prosjektet tidsmessig skal det utarbeides nødvendige fremdriftsplaner for de ulike fasene i prosjektet. Disse er: Hovedfremdriftsplan Faseplaner o Prosjektering og off. behandling o Forhandlinger/kontrahering og produksjon Overtakelsesplaner Korttidsplaner o Prosjektering/leveranseplan o Produksjonsplaner 12/16
1.18 Hovedfremdriftsplan Hovedfremdriftsplanen angir tidsforbruk for gjennomføring av de enkelte faser, samt total tidsramme for prosjektet. Hovedfremdriftsplanen: er utarbeidet av PL med utgangspunkt i innflyttingstidspunkt og tidspunkt for ferdigstillelse følges opp og justeres av PL påvirker faseplaner og korttidsplaner Planen skal oppdateres månedlig og vedlegges månedsrapporten. 1.19 Faseplaner 1.19.1 Prosjektering Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av prosjekterings-/leveranseplan og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom hele prosjektet. Tidsplanen for prosjekteringen skal angi tidsrom for alle aktiviteter: detaljprosjektering, anbudsinnhenting og komplettering for samtlige fag. Utarbeides når prosjekteringsgruppen er etablert og har begynt sitt arbeid. Utarbeides av de prosjekterende/prosjekteringsleder med utgangspunkt i hovedplan og tidsplan for kontraktslutning. Justeres av PGL/PRL iht. godkjent produksjonsplan og plan for kontraktslutning. 1.19.2 Produksjon Totalentreprenøren har ansvaret for utarbeidelse av produksjonsplan og for at denne holdes løpende oppdatert gjennom hele prosjektet. Tidsplanen(e) for produksjon skal angi tidsrom for samtlige aktiviteter på byggeplass. Tidsplan for produksjon: utarbeides av totalentreprenør med utgangspunkt i hovedplan gjennomgås av PL, byggeleder/bho og de prosjekterende påvirker planer for prosjektering Det utarbeides tre typer faseplaner for produksjon: Hovedplan produksjon: Angir grove tidsrammer for de ulike hovedaktivitetene byggefasen. Detaljplan: Utarbeides med utgangspunkt i hovedplan og angir tidsrammen for de ulike hovedaktiviteter pr. fag i hele byggefasen. Planene danner grunnlag for fremdriftsoppfølging av prosjektet. Produksjonsplan pr. fag: Utarbeides unntaksvis for spesielle aktiviteter/behov med utgangspunkt i detaljplan. 1.20 Overtakelsesplan Utarbeides av PL før overtakelse. 1.21 Korttidsplaner Korttidsplaner utarbeides ev. for spesielle aktiviteter hvor tidsrammene er knappe. Korttidsplanene skal dekke: Prosjektering innen ett fag ansv. rådgiver Aktiviteter for prosjekterende " PRL Arbeider innen én eller flere entrepriser " entreprenør Aktiviteten innen hele prosjektorganisasjonen " PL 13/16
Korttidsplanen utarbeides og følges opp av den som har ansvaret for aktiviteten innen det området som planen dekker. 14/16
ØKONOMI 1.22 Fakturarutiner Larvik kommunale eiendom har elektronisk fakturabehandling av inngående fakturaer. Det er opprettet et felles fakturamottak hvor alle leverandørfakturaer vil bli skannet og deretter distribuert elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal stiles til: Larvik kommunale eiendom KF Postboks 2233 3255 Larvik og sendes til OPAK AS i original for attestasjon: OPAK AS v/einar Michelsen Postboks 128 Skøyen 0212 Oslo Adressen gjelder kun fakturaer og kreditnotaer. For annen korrespondanse, slik som ordrebekreftelser eller purringer, jf. pkt. 4.1.2. 1.22.1 Rutiner arkitekter, rådgivere, prosjektleder og byggeleder/byggherreombud Avtalt honorar faktureres normalt hver måned. Honorarer etter medgått tid faktureres med opparbeidet honorar iht. timelister. På hver faktura skal det fremgå: gjeldende avtalte honorarbudsjett fakturert hittil fakturert denne perioden gjenstående honorar Reiseutlegg og utlegg skal spesifiseres særskilt på fakturaen og skal IKKE inngå i ovennevnte oversikt, som kun omfatter oversikt over timehonorar. Det skal sendes separate fakturaer for avtalte tilleggsytelser. Faktura for avtalte tilleggsytelser, utover honorarbudsjett for hovedavtale, skal baseres på avtalt beløp, eller medgått tid og avtalte timesatser. Det skal avtales separate honorarbudsjetter også for tilleggsytelser og på fakturaer skal det fremgå tilsvarende som ved hovedoppdraget. Ved all fakturering etter medgått tid skal timelister legges ved faktura. Eventuelle fastprishonorerte oppdrag faktureres iht. avtalt faktureringsplan. 1.22.1.1 Ekstern kopiering Fakturaer for ekstern kopiering skal stiles til Larvik kommunale eiendom KF. Alle slike fakturaer skal sendes til den som har rekvirert kopieringen, for kontroll/godkjenning. Den som har rekvirert kopieringen skal etter gjennomført kontroll videresende de attesterte fakturaene til OPAK AS. 1.22.2 Generelt Separat faktura for tilleggsarbeider fra totalentreprenør og andre leverandører skal ha følgende bilag: originalrekvisisjon, kopi av ev. bestillingsbrev, henvisning til referater eller annen skriftlig referanse. Øvrige bilag som dokumenterer fakturasum skal være originalbilag. Hvis ikke returneres fakturaen. 15/16
Fakturaer beheftet med formelle feil, manglende attestasjon, regnefeil, feil beregningsmåte, manglende underbilag, avvikende oppsett i forhold til avtale etc., vil kunne bli forsinket under behandlingen og eventuelt returnert. Originalbilag skal vedlegges ved fakturering. 1.22.3 Fakturarutiner totalentreprenør Totalentreprenør skal følge rutinene i NS 8407 pkt. 27. 1.23 Kostnadsstyring Med kostnadsstyring menes kontroll med kostnadsutvikling, og styring av denne, fra prosjekteringsstart frem til ferdigstillelse av prosjektet. PL har overordnet ansvar for kostnadsstyringen i alle faser og skal: ha økonomisk kontroll med kostnadene i prosjektet foreta budsjettoppfølging iht. alle inngåtte kontrakter utarbeide økonomiske rapporter til byggherren 1.24 Budsjett Budsjettet er den økonomiske ramme for hele byggeprosjektet. Detaljert budsjett utarbeides av PL i samarbeid med Larvik kommunale eiendom KF.. 1.25 Byggeregnskap Prosjektøkonom fører attestasjonsregnskap hvor alle utbetalinger, fastlagte og forventede tillegg og lønns- og prisstigning registreres. Attestasjonsregnskapet danner grunnlag for økonomisk rapport og kostnadsstyring. Prosjektøkonom fører totalt regnskap for hele prosjektet. 1.26 Fakturakontroll/utbetalingsrutiner Utføres av PL inntil totalentreprenør er kontrahert, deretter i tillegg av byggeleder/byggherreombud. 1.27 Fullmakter Iht. styringsdokumentet. 16/16