SIDE NR.: 1 av 9 TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER - ENTREPRISE UTSKIFTING AV DØRER OG VINDUER VED SANDEID SKULE TILBUDSFRIST: 6.5.2016 KL. 12.00
SIDE NR.: 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt... 3 1.1 Innbydelse... 3 1.2 Om oppdragsgiver... 3 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten... 3 1.4 Generelle konkurranseregler... 3 1.5 Prosedyreform og kunngjøring... 3 1.6 Utforming av kontrakten... 3 2 Konkurransegrunnlaget m.v.... 3 2.1 Konkurransegrunnlaget... 3 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 3 2.3 Befaring... 4 2.4 Informasjonsmøte... 4 3 Tilbudet... 4 3.1 Tilbudsbrev... 4 3.2 Tilbudsvedleggene... 4 3.2.1 Dokumentasjon... 4 3.2.2 Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet... 5 3.2.3 Offentlighetsloven... 5 3.3 Språk, format, kopier... 5 3.4 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse)... 5 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 5 3.6 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet... 6 3.7 Tilbudskonvolutt eller -pakke... 6 3.8 Vedståelsesfrist... 6 3.9 Forbehold og avvik... 6 3.10 Alternative tilbud... 6 3.11 Deltilbud... 6 3.12 Annet... 6 4 Kvalifikasjoner... 7 5 Tildeling av kontrakt... 8 6 Underskrift... 8 7 Vedlegg... 8
SIDE NR.: 3 av 9 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Oppdragsgiver innbyr med dette til konkurranse om kontrakt i prosjektet : Utskifting vinduer og utv.dører ved Sandeid skule. 1.2 Om oppdragsgiver Vindafjord kommune er oppdragsgiver 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Oppdraget omfatter utskifting av 92 stk vinduer i varierende størrelse. Vinduer skal leveres som aluminiumsbelagte trevinduer. U-verdi 0.8 W/m2K eller bedre. Det skal også skiftes 6 stk dørfelt. Nye dørfelt leveres i aluminium med 3 lags, U-verdi 0.8 W/m2K. Dører og vinduer er plassert i trevegg. Det skal samtidig byttes vindusbelistning innvendig og utvendig samt skifte noe kledning. Det er ønskelig at arbeidene kan påbegynnes så snart som mulig etter at skuleferien er begynt, uke 25, og at mest mulig av arbeidene utføres i skuleferien. Arbeidene skal være ferdigstilt senest uke 36. Generelle konkurranseregler: Konkurransen omfattes av lov om offentlige anskaffelser. 1.4 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, og er kunngjort på Doffin. 1.5 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8406. 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsforespørselen med konkurranseregler Oppdragsbeskrivelse Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. Konkurransegrunnlaget er utlagt på Doffin. 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes på e-post.
SIDE NR.: 4 av 9 Oppdragsgivers navn: Vindafjord kommune Adresse: Østbøvegen 2, 5585 Sandeid Att: Linda Nordtveit Epost: linda.nordtveit@vindafjord.kommune.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom meddelelsen gis kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 2.3 Befaring Befaring avholdes den: Onsdag 13.4.2016 kl. 14.00 Fremmøte: Parkeringsplassen ved Sandeid skule. Formålet med befaringen er å gi tilbyderne innsyn i rammebetingelser for kontraktsarbeidene som ikke lett lar seg beskrive. Det vil bli ført referat fra befaringen som angir tidspunkt for befaring, hvem som var til stede og hva som ble befart. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaringen, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Tilbydere skal delta på befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. 2.4 Informasjonsmøte Det vil ikke bli avholdt eget informasjonsmøte 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsbrev Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. 3.2 Tilbudsvedleggene 3.2.1 Dokumentasjon Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D.
SIDE NR.: 5 av 9 Dokumentasjonen som skal leveres skal være på norsk jfr. 3.3. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/forplikte avgiver rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. I tilknytning til kravene i punkt 4 viser vi til Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd): I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). For at Oppdragsgiver skal kunne vurdere og vektlegge resurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer, som beskrevet i forskriften, vedlegges tilbudet. 3.2.2 Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D. 3.2.3 Offentlighetsloven I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 01.01.2009 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets-/time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer). 3.3 Språk, format, kopier Tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk. Tilbudet skal innleveres i papirformat 3.4 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Oppdragsgivers navn: Vindafjord kommune Adresse: Østbøvegen 2, 5585 Sandeid Att: Linda Nordtveit 3.5 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Vindafjord kommune v/linda Nordtveit Østbøvegen 2 5585 Sandeid
3.6 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet SIDE NR.: 6 av 9 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende d.v.s. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: 6.5.2016 kl. 12.00 3.7 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet) Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: «Tilbud, Vindusskifting, Sandeid skule» 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 3.9 Forbehold og avvik Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot kontraktsvilkårene eller avvik fra kravspesifikasjonene, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning. Det gjøres uttrykkelig oppmerksom på at også ikke vesentlige forbehold eller avvik kan føre til at oppdragsgiver avviser tilbudet, jf forskrift om offentlige anskaffelser. 3.10 Alternative tilbud 3.11 Deltilbud Det er ikke anledning å gi tilbud på deler av arbeidene. 3.12 Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert uåpnet. Hvis ikke nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten, vil likevel tilbudet bli åpnet før tilbakesendelse.
SIDE NR.: 7 av 9 4 Kvalifikasjoner Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravnene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt og økonomisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Der leverandøren ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de vedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf nærmere i pkt 3 om tilbudet. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Firmaattest, ikke eldre enn 6 mnd. Vedlegg 1.1. Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er eldre enn 6 mnd. Vedlegg 1.2 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring. Vedlegg 1.3 Forestaket skal ha økonomisk kapasitet til å utføre oppdraget. Regnskap for de 2 siste år eller rating utført av annerkjent ratingselskap, ikke eldre enn 6 mnd. Vedlegg 1.4 Teknisk og faglige Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende tiltaksklasse 1 i Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon Vedlegg 1.5
SIDE NR.: 8 av 9 kvalifikasjoner godkjenningsområdet: Ansvarlig utførende, tømrerarbeider som gjør det sannsynligjør minimum tilsvarende kvalfikasjoner (referanse liste over tilsv. oppdrag de 2 siste år. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 11-10 (2) eller 20-12 (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA 11-10 (2) og 20-12 (2), vil bli avvist. 5 Tildeling av kontrakt Tildeling skjer ut fra hvilket tilbud som har lavest pris: Pris Totalpris Enhetspriser Timepriser Påslagsfaktor Dokumentasjon Utfylt mengdebeskrivelse med opplysninger om enhetspriser Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om totalpris, Påslagsprosent, timesatser Laveste pris vil fremkomme som summen av: Tilbudspris + 100 timer + kr 100000.- X påslagsprosent 6 Underskrift Sted, Sandeid Vindafjord kommune Linda Nordtveit Ingeniør 7 Vedlegg 1 HMS Erklæring 2 Anbudspapirer
SIDE NR.: 9 av 9 VEDLEGG 1 EKSEMPEL PÅ FORPLIKTELSESERKLÆRING Firma xxxxxx stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet til firma xx i prosjektet xx. for oppdragsgiver. Dato, Firma underskrift (for firmaet som stiller sin kompetanse og kapasitet til rådighet) NB denne erklæringen kan kun benyttes for kvalifikasjonskriteriet Tekniske og faglige kvalifikasjoner