Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 12/27 Møtedato/tid: 07.02.2012, kl. 11:00 Møtested: Fylkeshuset, Kantstein (Tinghusplassen 3, 3. etg.) Deltagere: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Sigrid Angen Hans Bøe Gunnar Hynne Forfall: Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 006/12 007/12 008/12 009/12 010/12 011/12 012/12 Godkjenning av protokoll fra møte 26.1.2012 Referatsaker Rapport fra enhetsbesøk 2011 Årsrapport for elev- og lærlingombudet 2010-2011 Forarbeid til plan for selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 (Ettersendes fredag 3.2.) Eventuelt Møtet innledes med lunsj i fylkeshusets kantine kl 11:00. Kl 11:30 vil IKT-avdelingen være til stede for å bistå med oppsett av ipad. Ordinær saksbehandling begynner ca. kl 12:00. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 31.1.2012 Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek
Godkjenning av protokoll fra møte 26.1.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.02.2012 Saksnr 006/12 Sverre B. Midthjell 033 12/27-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 26.01.2012 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: 26.01.2012 kl. 10:00 12:15 (25.1.2012 seminar 09:00-14:30) Fylkesutvalgssalen Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Møtende varamedlemmer: Lina Homme Andre møtende: Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 3, 4) Saker til behandling: 001/12-005/12 Arkivsak: 12/20 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 001/12 002/12 003/12 004/12 005/12 Godkjenning av protokoll fra møte 9.12.2011 Referatsaker Forvaltningsrevisjon saksbehandlingssystem - innretning Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 - overordnet analyse Eventuelt I tilknytning til møtet ble det 25. januar avholdt workshops om plan for forvaltningsrevisjon med deltakere fra administrasjonen og politisk ledelse: Fra administrasjonen: Fra politisk ledelse: Odd Inge Mjøen, Harald Hegle, Ida Munkeby, Anne Elisabeth Djupvik, Herdis Floan, Harald Volan Randi Reese, Karin Bjørkhaug, Karianne Oldernes Tung, Henrik Kierulf, Olav Huseby, Ronny Kjeldsberg, Gunn Iversen Stokke
Sak 001/12 - Godkjenning av protokoll fra møte 9.12.2011 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 26.01.2012 Saknr Møtedato 26.01.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 002/12 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Protokoll Følgende referatsaker ble orientert: 1. Fylkestingets behandling av sak 177/11 Eierskapskontroll IKA Trøndelag, Access Mid-Norway og Museene i Sør-Trøndelag 2. Fylkestingets behandling av sak 178/11 Rullering av reglement for kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 003/12 - Forvaltningsrevisjon saksbehandlingssystem innretning Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 26.01.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 350 timer, med levering innen 10. mai 2012
Protokoll Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 10. mai 2012 Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 10. mai 2012 Sak 004/12 - Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 - overordnet analyse Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 26.01.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber sekretariatet ta med seg innspill fra møtet og workshops og legge frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 i kontrollutvalgets neste møte. Protokoll Kontrollutvalgets medlemmer kom med innspill til plan for forvaltningsrevisjon. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge deltok under behandlingen. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet ta med seg innspill fra møtet og workshops og legge frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 i kontrollutvalgets neste møte. Sak 005/12 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 26.01.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Henvendelse fra kontrollutvalget i Snillfjord kommune angående overføring av timer for forvaltningsrevisjon ble fremlagt i møtet.
Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget gir sin tilslutning til forespørsel fra kontrollutvalget i Snillfjord, og godkjenner at 120 timer av ressurs for forvaltningsrevisjon kan overføres til Snillfjord i 2012 mot at tilsvarende ressurs overføres til STFK i 2013. Sekretariatet gis fullmakt til å inngå avtale som ivaretar dette. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget gir sin tilslutning til forespørsel fra kontrollutvalget i Snillfjord, og godkjenner at 120 timer av ressurs for forvaltningsrevisjon kan overføres til Snillfjord i 2012 mot at tilsvarende ressurs overføres til STFK i 2013. Sekretariatet gis fullmakt til å inngå avtale som ivaretar dette.
Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.02.2012 Sverre B. Midthjell 033 12/27-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Saksutredning Referatsaker vil eventuelt bli lagt fram i møtet. Saksnr 007/12
Rapport fra enhetsbesøk 2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 07.02.2012 Saksnr 008/12 Jan-Åge Sneve Gundersen 216 11/183-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Vedlegg Samlet rapport enhetsbesøk 2011.pdf Saksutredning Som en del av den finansielle revisjonen har Revisjon Midt-Norge IKS besøkt flere enheter i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det er gjennomført totalt seks besøk, hvorav fire enhetsbesøk hos videregående skoler og to ved tannklinikkene, mellom den 31.august og 1.november. Tannklinikkene er valgt ut etter hvor overtannlegene i distriktene har sin arbeidsplass. Dette er enheter ved Heimdal, Melhus, Røros og Meldal videregående skole, samt Klæbu og Sentrum tannklinikk. Revisjonens oppgave ved slike enhetsbesøk er å: "vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter"1 samt at: "revisor skal se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll". I tillegg til å kartlegge og teste den økonomiske internkontrollen, som et ledd i den finansielle revisjonen ved enhetsbesøk, blir det også lagt vekt på å veilede i internt og eksternt regelverk. Målet er å bidra til forbedring i de enkelte virksomhetene til fylkeskommunen. Det er under besøkene beskrevet i rapporten, blitt bidratt til å øke bevisstheten i ledelsen og hos merkantilt personale om forståelsen og viktigheten av å ha en god internkontroll. Rapporten som er vedlagt fra Revisjon Midt-Norge IKS er ment å dokumentere praksisen ved enhetene og de vurderinger, konklusjoner og anbefalinger revisor har kommet med til fylkesrådmannen. Resultatet av enhetsbesøkene er med og danner grunnlaget for revisjonsberetningen som legges fram for fylkestinget. Revisjonsforskriften 4 inneholder bestemmelser om hvordan revisor skal rapportere mangler og avvik. Vesentlige forhold skal rapporteres skriftlig til kontrollutvalget2 med kopi til administrasjonssjefen. 1 2 Forskrift for revisjon av kommuner og fylkeskommuner mv. 3, i medhold av kommuneloven 78. Kontrollutvalget skal utføre kontroll og tilsyn med den løpende forvaltningen i fylkeskommunen på vegne av fylkestinget etter forskrift for kontrollutvalg.
Det har ved enhetsbesøkene blitt sett på følgende forhold ved besøkene; økonomisk internkontroll, innkjøp, lønn, bokføringsloven og salg av elevarbeid ved de videregående skolene. Revisor har i sin rapport kommet til at ledelsen ved de aktuelle enhetene arbeider aktivt med tilrettelegging av den økonomiske internkontrollen, samt at det er etablert tilfredsstillende rutiner for innkjøp av varer og tjenester, behandling av variabel lønn, etterlevelse av bokføringsloven og salg av elevarbeid ved de videregående skolene. Revisor påpeker allikevel noen problemområder i sin rapport. Det er: Kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser, og spesielt regelen om at kjøp av tjenester med lang løpetid skal sees over en 4-års periode (f.eks. brøyting, elektrikertjenester) Underliggende dokumentasjon til reiseregninger Kunnskap om konkrete krav til dokumentasjon som følge av innføringen av bokføringsloven med tilhørende forskrift Manglende retningslinjer for salg av elevarbeid Noe som kan være årsaker til de påpekninger revisor har kan være manglende kunnskap om regelverket og forståelse av den informasjonen som kommer fra fylkesrådmannen og støttetjenestene på de forskjellige områdene. Revisor anbefaler ledelsen ved enhetene, i samarbeid med økonomiavdeling i fylkeskommunen å se på hvilke tiltak som kan iverksettes for å forbedre forholdene i Agresso for budsjettoppfølging med tanke på periodisering og budsjettjustering. Som et sentralt styringsverktøy er det viktig at budsjettet til en hver tid er oppdatert og reelt. Revisor anbefaler også at det ved skolene som driver utlån av eiendeler og/eller eiendom, utarbeider retningslinjer for utlån, samt ansvarsforhold ved privat bruk av verktøy, lokaler etc. Dette på bakgrunn av å forebygge eventuelle konflikter dersom det skulle oppstå skader på skolens eiendom. Revisor peker også på kjøp av tannteknisk arbeid, som ett eksempel på et område som er aktuelt for alle tannklinikkene, og anbefaler klinikkene å oppfordre Fylkestannlegen til en gjennomgang på dette området med tanke på innkjøpsrutiner og regelverket for offentlige anskaffelser. Revisor peker på det samme ved kjøp av undervisningsmateriell i de videregående skolene. Revisor anbefaler at skolene tar kontakt med jus- og innkjøpstjenesten og løfter frem problemstillingen rundt innkjøp av undervisningsmateriell til de yrkesfaglige studieretningene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet antar at fylkesrådmannen tar revisors anbefalinger med videre i sitt arbeid og implementerer dette i sine rutiner videre. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å se på de forhold revisor har påpekt og vurdere disse. Ut fra sekretariatets synspunkt synes ikke forholdene revisor påpeker i sin rapport, framstå i en slik art at det er behov for å løfte disse opp til fylkestinget.
Samlet rapport enhetsbesøk SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE 2011
FORELØPIG RAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IKS
Forord Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført enhetsbesøk ved fire av de videregående skolene og to av tannklinikkene i Sør-Trøndelag fylkeskommune i tidsrommet 31. august 1. november 2011. Hensikten med enhetsbesøkene har vært å kartlegge og teste den økonomiske internkontrollen, som et ledd i den finansielle revisjonen. Vi har også lagt vekt på veiledning i internt og eksternt regelverk, både i besøkene og i rapporteringen, for å bidra til forbedring i den enkelte virksomhet. Vi håper at vårt besøk har bidratt til å øke bevisstheten blant ledelse og merkantilt personale om viktigheten og forståelsen av god økonomisk internkontroll. Denne rapporten gir en beskrivelse av formål og innhold i enhetsbesøkene og dokumenterer praksis ved enhetene, samt revisors vurderinger, konklusjon og eventuelle anbefalinger samlet sett. Trondheim, 3. januar 2012 Ann Katharine Gardner Oppdragsansvarlig revisor Hanne Bakken Tangen Revisormedarbeider Hilde Modell Strand Revisormedarbeider
Innholdsfortegnelse Oppsummering... 2 1 Formål og gjennomføring... 4 1.1 Et ledd i den finansielle revisjonen... 4 1.1.1 Veiledning... 4 1.2 Prosedyren ved enhetsbesøk... 5 2 Forståelse og innhold i begrepet økonomisk intern kontroll... 6 2.1 Om administrasjonssjefens ansvar... 6 2.2 COSO-rammeverkets innhold... 6 2.3 Praktisk anvendelse... 7 2.4 Anbefalinger til god internkontroll... 8 3 Fylkeskommunens organisering av økonomisk intern kontroll... 9 3.1 Ledelsesprinsipper... 9 3.2 Delegering av ansvar og myndighet...10 3.3 Agresso og ESK...10 4 Praksis ved enhetene...11 4.1 Økonomisk intern kontroll...11 4.1.1 Tilrettelegging for økonomisk internkontroll i STFK...11 4.1.2 Internt miljø...13 4.1.3 Informasjon og kommunikasjon...14 4.1.4 Ledelsens oppfølging...14 4.1.5 Revisors vurdering...15 4.1.6 Revisors konklusjon og anbefalinger...16 4.2 Innkjøp...17 4.2.1 Gjeldende bestemmelser...17 4.2.2 Enhetens etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser...18 4.2.3 Revisors vurdering...19 4.2.4 Revisors konklusjon og anbefalinger...19 4.3 Lønn...21 4.3.1 Gjeldende bestemmelser...21 4.3.2 Rutine for variabel lønn...23 4.3.3 Elektronisk kommunikasjon...23 4.3.4 Rutine for fraværsregistrering...24 4.3.5 Revisors vurdering...24 4.3.6 Revisors konklusjon og anbefalinger...25 4.4 Salg av elevarbeid...26 4.4.1 Bakgrunn...26 4.4.2 Rutiner ved enhetene...27 4.4.3 Revisors konklusjon og anbefalinger...27 4.5 Bokføringsloven...27 4.5.1 Gjeldende bestemmelser...27 4.5.2 Rutiner ved enhetene...29 4.5.3 Revisors vurdering...30 4.5.4 Revisors konklusjon og anbefalinger...30
Oppsummering Vi har i år gjennomført enhetsbesøk ved totalt seks enheter, herav fire videregående skoler og to tannklinikker. Tannklinikkene er valgt ut med utgangspunkt i de klinikkene hvor overtannlegene i distriktene har sin arbeidsplass. Vi har besøkt følgende enheter: Heimdal videregående skole, Melhus videregående skole, Røros videregående skole, Meldal videregående skole, Klæbu tannklinikk og Sentrum tannklinikk. Bakgrunnen for at vi foretar enhetsbesøk er knyttet til at vi, som et ledd i den finansielle revisjonen, skal "vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter" og videre at "revisor skal se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll". Dette er en samlet rapport til fylkesrådmannen med utgangspunkt i de særskilte rapportene som ble utarbeidet i etterkant av hvert enkelt enhetsbesøk. En foreløpig utgave av den enkelte rapport ble sendt på høring til den respektive enheten, og evt. tilbakemelding ble innarbeidet i den endelige rapporten. Vi har sett på følgende elementer ved enhetene: Økonomisk internkontroll Innkjøp Lønn Bokføringsloven Salg av elevarbeid ved de videregående skolene Ledelsen ved de aktuelle skolene og tannklinikkene arbeider aktivt med tilrettelegging av den økonomiske internkontrollen. Det synes å være etablert tilfredsstillende rutiner for innkjøp av varer og tjenester, behandling av variabel lønn, etterlevelse av bokføringsloven, samt salg av elevarbeid ved de videregående skolene. Det er imidlertid noen konkrete områder som er problematiske for flere av skolene og tannklinikkene: - Kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser, og spesielt regelen om at kjøp av tjenester med lang løpetid skal sees over en 4-års periode (f.eks. brøyting, elektrikertjenester) - Underliggende dokumentasjon til reiseregninger - Kunnskap om konkrete krav til dokumentasjon som følge av innføringen av bokføringsloven med tilhørende forskrift - Manglende retningslinjer for salg av elevarbeid Revisors inntrykk gjennom arbeidet med enhetsbesøkene er at alle enhetene vektlegger å ha en god og betryggende økonomisk internkontroll. Årsak til avvikene synes i stor grad å være knyttet til manglende kunnskap om regelverket og forståelse av den informasjonen som kommer fra fylkesrådmannen og støttetjenestene på de konkrete områdene. Revisor vil anbefale at det sees på hvordan informasjon om regelverket og rutiner formidles fra støttetjenestene for å sikre best mulig kunnskapsoverføring til de som arbeider med oppgaver av økonomisk art ved enhetene. Implementeringen av Agresso og ESK har kommet et lite stykke lengre enn i fjor. Ledelse og ansatte ved flere av skolene gir uttrykk for at de opplever Agresso som et lite funksjonelt regnskapssystem. De skolene som sitter inne med gode kunnskaper rundt systemet synes Agresso er brukervennlig. Det kan virke som om implementeringen ute hos den enkelte enhet avhenger av grad av kunnskap hos nøkkelpersonell. Når det gjeler ESK, er det de to - ENHETSBESØK 2011-2
skolene som har deltatt i pilotprosjekt ved innføringen som er fornøyde med systemet. De øvrige skolene og tannklinikkene gir i det store og hele uttrykk for at ESK er et lite tilgjengelig eller uhensiktsmessig verktøy. I forhold til å ta i bruk disse verktøyene og kunne hente ut gevinsten ved å ta i bruk nye systemer, synes opplæring og informasjon å være en suksessfaktor. Vi har fått positiv respons fra flere av enhetene på rapporteringsformen og at det ligger et element av veiledning i både enhetsbesøk og rapporteringen. - ENHETSBESØK 2011-3
1 1.1 Formål og gjennomføring Et ledd i den finansielle revisjonen Innholdet i den finansielle revisjonen er definert gjennom forskrift for revisjon1 3. Det framgår av forskriften at revisor skal "vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter." Det framgår videre av forskriften at revisor skal " se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll" Det innebærer at revisor må foreta en kartlegging av den økonomiske internkontrollen i fylkeskommunen og foreta tester av rutinene for å kontrollere at de fungerer som forutsatt. Sør-Trøndelag fylkeskommune (heretter kalt STFK) har delegert mye av oppgavene knyttet til økonomisk intern kontroll ut til den enkelte enhet (skole/ tannhelsedistrikt). Det er derfor nødvendig for revisor å ha kjennskap til den delen av den økonomiske internkontrollen som skjer ved den enkelte virksomhet. Resultatet av enhetsbesøkene er dermed med og danner revisjonsberetningen som legges fram for fylkestinget i Sør-Trøndelag. grunnlaget for Revisjonsforskriftens 4 inneholder bestemmelser om hvordan revisor skal rapportere mangler og avvik. Vesentlige forhold skal rapporteres skriftlig til kontrollutvalget2 med kopi til administrasjonssjefen3. 1.1.1 Veiledning Gjennom den finansielle revisjonen får vi et godt innblikk i fylkeskommunens virksomhet og har erfaringer med hva som oppleves som komplisert. Som revisorer har vi god kjennskap til gjeldende regelverk innen områder som regnskapsføring, merverdiavgiftslovgivning, regelverk for offentlige anskaffelser og bestemmelser for lønnsområdet. Ikke minst er vi opptatt av endringer i bestemmelser og hvordan endringene virker inn på fylkeskommunens virksomhet. Vi er derfor bevisste på å legge inn et element av veiledning i enhetsbesøkene, gjennom at vi legger vekt på å møte ledelsen ved den enkelte skole/ tannklinikk og ta opp tema hvor vi tror det kan være et forbedringspotensial. Av samme årsak har vi valgt å være relativt detaljerte i beskrivelsen av regelverket i rapporten. 1 Forskrift for revisjon av kommuner og fylkeskommuner mv. gitt i medhold av kommuneloven 78. 2 Kontrollutvalget skal utføre kontroll og tilsyn med den løpende forvaltningen i fylkeskommunen på vegne av fylkestinget, jf. forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner mv. gitt i medhold av kommuneloven 77. 3 Kommuneloven benytter begrepet "administrasjonssjef" om fylkeskommunens øverste administrative leder. I Sør-Trøndelag fylkeskommune er benyttes tittelen fylkesrådmann. - ENHETSBESØK 2011-4
1.2 Prosedyren ved enhetsbesøk Vi har gjennomført besøk ved den enkelte enhet i en årrekke, første gang i 2004. I forkant setter vi oss inn i eventuelle endringer som har skjedd i fylkeskommunen og den enkelte virksomhet, foretar en økonomisk analyse og sender ut et kartleggingsskjema som kan forberede ledelsen på møtet. Erfaringer med enhetsbesøkene og tilbakemeldinger fra enhetene, fylkesrådmannen og kontrollutvalget har medført et behov for å formalisere prosedyrene knyttet til enhetsbesøkene. Vi har derfor videreført praksis fra 2010 med å gi en tilbakemelding til den enkelte virksomhet i form av en rapport hvor de vil få anledning til å verifisere innhentet informasjon om praksis ved enheten. I tillegg vil også fylkesrådmannen motta en samlet tilbakemelding i egen rapport etter at alle enhetsbesøkene er gjennomført. Kontrollutvalget vil bli orientert gjennom en egen sak. - ENHETSBESØK 2011-5
2 Forståelse og innhold i begrepet økonomisk intern kontroll I dette kapitlet gir vi en beskrivelse av krav og føringer for intern kontroll. 2.1 Om administrasjonssjefens ansvar Ifølge kommuneloven 23, 2. ledd har administrasjonssjefen et ansvar at "administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. " Det er utarbeidet en rapport4 til Kommunal- og regionaldepartementet som inneholder vurderinger knyttet til den kommunale egenkontrollen, herunder den økonomiske internkontrollen. En av hovedanbefalingene i denne rapporten var å styrke arbeidet med internkontrollen i kommunene, herunder forstås også fylkeskommuner. Arbeidsgruppen som utarbeidet rapporten brukte andre rapporter som grunnlag for sitt arbeid og anbefalinger, bla. en rapport fra revisjonsselskapet PricewaterhouseCoopers (PwC) om internkontroll i kommuner5. I begge rapportene er COSO-rammeverket6, som er et rammeverk for internkontroll utviklet av regnskapsførere og revisorer benyttet som en sentral kilde. 2.2 COSO-rammeverkets innhold I rammeverket defineres intern kontroll som en prosess som er iverksatt og gjennomført av organisasjonens ledende organer og medarbeidere, utviklet for å gi en rimelig sikkerhet for å nå virksomhetens mål. Modellen for intern kontroll består av fem innbyrdes sammenhengende komponenter: Internt miljø - kjernen i enhver virksomhet er menneskene som arbeider der - de individuelle egenskapene de besitter, inkludert integritet, etiske verdier og kompetanse og miljøet de arbeider i. Risikovurdering - virksomheten må være bevisst på og håndtere den risiko den står overfor. Det må etableres mekanismer for å identifisere, analysere og håndtere relatert risiko. Kontrollaktiviteter - aktiviteter og rutiner må etableres og utføres for å sikre at de tiltak ledelsen har funnet nødvendige for å håndtere risiko og dermed for å oppnå virksomhetens mål blir gjennomført. Informasjon og kommunikasjon - informasjons- og kommunikasjonssystemer som omgir disse aktivitetene og gjør det mulig for de ansatte å fange opp og utveksle informasjon som er nødvendig for å utføre, styre og kontrollere virksomhetens aktiviteter. Oppfølging - den interne kontrollen må følges opp for å sikre at systemet er effektivt over tid. Oppfølging kan skje kontinuerlig som en del av de daglige ledelsesoppgavene, frittstående evalueringer eller som en kombinasjon av disse. Rammeverket viser videre til synergi og sammenheng mellom komponentene. 4 Kommunal- og regionaldepartementet. Rapport "85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane". Desember 2009. 5 Rapport "Interkontroll i kommuner", PricewaterhouseCoopers, Oktober 2009. 6 Den første utgaven av COSO-rammeverket kom i 1992. Rammeverket gikk gjennom en revisjon i perioden 2001-2004. I vår rapport bygger vi på det reviderte rammeverket - ENHETSBESØK 2011-6
Intern kontroll skal gi en rimelig sikkerhet for at virksomheten når sine mål. Kontrollaktiviteter skal bidra til at virksomheten når sine mål, og skal utføres i et omfang som motvirker virksomhetens risikovurdering. Sammenhengen mellom mål, risikoer og kontroll kan illustreres slik: Figur 1: Sammenhengen mellom mål, risiko og kontrollaktiviteter KONTROLLAKTIVITETER MÅL RISIKO 2.3 Praktisk anvendelse COSO-rammeverket er en teoretisk modell som kan anvendes innenfor ulike virksomhetsområder. I dette avsnittet vil vi gjennom eksempler vise hvordan den teoretiske modellen kan benyttes i den praktiske hverdagen ved en fylkeskommunal enhet innen økonomisk internkontroll. Sett i forhold til økonomisk internkontroll er bl.a. følgende mål relevante: - at innkjøps- og lønnsutgifter som genereres ved enheten skal være i samsvar med gjeldende bestemmelser. Med gjeldende bestemmelser forstås lover og forskrifter og interne bestemmelser i fylkeskommunen (styrende dokumenter). Et eksempel på dette kan være samleforskrift til skattebetalingsloven7 5-6-12 (3) som krever underlagsdokumentasjon for reiseregning. Dette for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon for at det ikke foreligger grunnlag for forskuddstrekk - at alle utgifter som genereres ved enheten skal gjelde virksomheten og ikke private utgifter Aktuelle risikoer for at enheten ikke når disse målene kan f.eks. være: - Medarbeiderne har ikke tilstrekkelig kunnskap til å vite hvilken dokumentasjon de skal legge ved reiseregningen. - Personer som utfører attestasjonsoppgaver kjenner ikke regelverket tilstrekkelig til å vite hvilke krav de skal stille til underlagsdokumentasjon. 7 FOR-2007-12-21-1766 - ENHETSBESØK 2011-7
Eksempler på kontrollhandlinger ved en enhet er: - Attestasjon av alle utgifter, som innebærer en realitetskontroll av underlagsdokumentasjonen og kontroll av faktura/lønnsbilag mot gjeldende bestemmelser. - Anvisning av alle utgifter. Informasjon og kommunikasjon er også viktig for å kunne ha en god intern kontroll. Medarbeidere må få informasjon om hva som forventes av dem, f.eks. hvilke dokumenter som skal legges ved en reiseregning. Et eksempel på kommunikasjon kan være at en medarbeider får tilbake en reiseregning med beskjed om hva som er mangelfullt. Det er også viktig at de som har attestasjonsoppgaver har tilstrekkelig kunnskap om innholdet i oppgaven til å kunne utføre den på en tilfredsstillende måte. Et eksempel på løpende oppfølgingsaktivitet fra ledelsens side er budsjettoppfølging, hvor påløpte utgifter sammenholdes med budsjett. En annen oppfølgingsaktivitet kan være at anviser på stikkprøvebasis kontrollerer at attestanten har utført de riktige kontrollaktivitetene knyttet til en faktura. 2.4 Anbefalinger til god internkontroll Arbeidsgruppen som utarbeidet 85 anbefalinger for å styrke egenkontrollen i kommunene sluttet seg til prinsippene i rapporten "Internkontroll i kommuner" og mente at det kunne være anbefalinger for god internkontroll: Tilråding 16: Kommunane bør basere seg mindre på uformell kontroll. Ei formalisering vil gjere kommune mindre sårbar for skifte av personell, endringar i omgivnadene og habilitetskritikk og vil auke det organisatoriske minnet. Tilråding 17: Kommunane bør i større grad nytte risikovurderingar i styringa av verksemda og særleg når ein skal definere innretninga på og omfanget av kontrollaktivitetar. Tilråding 18: Kommunane bør i samanheng med behovet for auka formalisering av internkontrollen dokumentere internkontrollen i større grad. Tilråding 19: Kommunane bør ha, bruke og halde ved like dokument som gjer greie for roller og ansvar. I tillegg bør kommunane i større grad inkludere kontrollansvaret i desse dokumenta. Tilråding 20: Kommunane bør sikre arbeidsdelinga ved utforming og utføring av kontrollar. Prinsippet om arbeidsdeling vil seie at ein og same person ikkje skal vere ansvarleg for både aktiviteteten og kontrollen. Tilråding 21: Kommunane bør ha ei systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og sikring, gjennom opplæringstiltak og informasjon og ved rekruttering. Tilråding 22. Kommunane bør i den løpande drifta av internkontrollen prioritere nok ressursar og prioritere naudsynt vedlikehold høgare. Sentralt i et velfungerande vedlikehaldsregime er det at ansvaret for oppdatering/ revidering av dokumentasjonen er tydelig plassert. Det er vidare sentralt at oppdateringar/ revideringar av til dømes risikovurderinger og dokumentasjon skjer regelmessig og i faste intervall, til dømes i eit internkontrollårshjul. Tilråding 23: Kommunane bør etablere tiltak som sikrar god løpande informasjon og kommunikasjon til leiarar og medarbeidarar, og som sørgjer for at dei får naudsynt opplæring og kompetanse. Vidare må administrasjonssjefen ta ansvaret for å følgje opp internkontrollen systematisk og reagere ved avvik og brot. Vi synes dette er gode anbefalinger som kan være relevante også for økonomisk internkontroll ved enhetene. - ENHETSBESØK 2011-8
3 Fylkeskommunens organisering av økonomisk intern kontroll Dette kapitlet inneholder en kort beskrivelse av fylkeskommunens overordnede organisering og tilrettelegging av den økonomiske internkontrollen. 3.1 Ledelsesprinsipper Revisjon Midt-Norge gjennomførte en forvaltningsrevisjon om intern kontroll i STFK i 20098. I dette arbeidet er organiseringen i forhold til intern kontroll kartlagt, og noe av denne informasjon gjengis her. STFK er organisert etter en tonivåmodell. Modellen innebærer en mer direkte styringsform, med rådmannsnivået direkte over den enkelte virksomhet, eller enhet. De videregående skolene har en leder med faglig ansvar, personalansvar og budsjettansvar. Overnevnte rapport fremhever at den daglige ledelsen selv må få rom til å definere løsningene i organisasjonen, ut fra organisasjonens forutsetninger. Det er høy grad av ansvarsdelegering i STFK, og det må rettes tillit til de enkelte enhetslederne. Vi legger til grunn i vårt arbeid at denne organiseringen og ledelsesprinsipper fortsatt gjelder i fylkeskommunen. Fylkestinget i STFK har vedtatt en plan for styring og kontroll, som bygger på prinsippene i COSO-rammeverket. Planen definerer fylkeskommunens overordnede prinsipper for ansvar for etablering av styrende dokumenter9 for virksomheten. De styrende dokumentene deles i to kategorier: Eksternt styrende dokumenter (utarbeidet av andre, f.eks. lover, forskrifter o.l.) Internt styrende dokumenter (styrende dokumenter utarbeidet i STFK, på politisk eller administrativt nivå). De internt styrende dokumentene er inndelt i tre kategorier: - Plandokumenter som synliggjør visjoner, mål og strategi. - Reglementer som beskriver hvordan funksjoner/ hendelser/ prosesser skal håndteres. - Prosedyrer som fastsetter ansvar og framgangsmåte som skal følges når arbeidsoppgaver skal løses. ESK10 er et kvalitetssystem som skal inneholde alle overordnede styrende dokumenter som gjelder for alle enheter, både de dokumentene som er vedtatt i STFK og de som er vedtatt på nasjonalt eller internasjonalt nivå. I tillegg til de overordnede dokumentene har enhetene utarbeidet "egne" dokumenter på de områdene hvor det ikke er utarbeidet overordnede styrende dokumenter, eller på områder hvor de overordnede styrende dokumentene gir behov for nærmere presiseringer. For de enhetene som ikke har sine dokumenter i ESK ble fristen for innleggelse satt til 1.1.2011. 8 Forvaltningsrevisjonsrapport på oppdrag fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag kommune "Intern kontroll og styring". Mai 2009. 9 Definert i plan for styring og kontroll som fellesbetegnelse for dokumenter som setter krav til, og gir retningslinjer for planlegging, utvikling, organisering og gjennomføring av aktiviteter. 10 Elektronisk støtte til kvalitetsprosessen i STFK. - ENHETSBESØK 2011-9
3.2 Delegering av ansvar og myndighet Fylkestinget i Sør-Trøndelag har vedtatt11 reglement for anvisning og attestasjon. Anvisning er fullmakt til å gi ordre om å foreta utbetaling og/ eller belastning av en utgiftspost i fylkeskommunens regnskaper. Fylkestinget har delegert anvisningsmyndigheten til fylkesrådmannen, men kan på eget ansvar videredelegere anvisningsmyndigheten. Slik videredelegering skal foretas på fastsatt skjema. På skjemaet skal det angis hvilke budsjettområder anvisningsmyndigheten omfatter, når den trer i kraft og eventuelle tidsbegrensninger. Fylkesrådmannen har videredelegert anvisningsmyndigheten til enhetslederne. Attestasjon er en bekreftelse på at både bilaget og underliggende forhold er tilstrekkelig behandlet, kontrollert og i orden. Alle posteringer i fylkeskommunens regnskap skal være attestert før de anvises og/ eller regnskapsføres. Det gjelder både inntekter og utgifter. Den som har budsjettansvar for et område har attestasjonsansvar i kraft av sin stilling. Han/ hun kan delegere attestasjonsansvar til andre for samme budsjettområde eller for en begrenset del av dette. Delegert attestasjonsansvar skal dokumenteres. Innholdet i attestasjonsoppgaven er definert i reglementets pkt. 2.4 og er nærmere gjengitt under kap. 4.2.1 og 4.3.1. 3.3 Agresso og ESK STFK har valgt et nytt økonomi-, lønns- og personalsystem som heter Agresso. Det er implementert i organisasjonen med virkning f.o.m. 1.1.2010. ESK12 er et kvalitetssystem som skal inneholde alle overordnede styrende dokumenter som gjelder for alle enheter, både de som er vedtatt i STFK og de som ser vedtatt på nasjonalt eller internasjonalt nivå. I tillegg til de overordnede dokumentene har enhetene utarbeidet "egne" dokumenter på de områdene hvor det ikke er utarbeidet overordnede styrende dokumenter, eller på områder hvor de overordnede styrende dokumentene gir behov for nærmere presiseringer. For de enhetene som ikke har sine dokumenter i ESK ble fristen for innleggelse satt til 1.1.2011. Den enkelte enhet skal bruke begge disse systemene. 11 Fylkestingets vedtak 86/ 97. 12 Elektronisk støtte til kvalitetsprosessen i STFK. - ENHETSBESØK 2011-10
4 Praksis ved enhetene I dette kapitlet vil vi først beskrive gjeldende bestemmelser på området, både eksterne og interne styrende dokumenter. Deretter vil vi beskrive skolens praksis og avslutningsvis gi uttrykk for våre vurderinger, konklusjoner og eventuelle anbefalinger. 4.1 Økonomisk intern kontroll 4.1.1 Tilrettelegging for økonomisk internkontroll i STFK Reglement for attestasjon Anskaffelser av varer og tjenester innebærer også behandling av inngående faktura fra leverandør. I avsnitt 3.2 tidligere i rapporten vises det til STFKs reglement for attestasjon og for anvisning. Attestanten sitter med en av de viktigste oppgavene når det gjelder bekreftelse av fylkeskommunens utbetalinger. I attestasjonsreglementet er det gitt en detaljert og konkret beskrivelse av hva attestasjonsoppgaven innebærer og hvilket ansvar som følger av den gitte myndigheten for bekreftelse av fylkeskommunens utgifter. Det skal påses at: kravet vedrører fylkeskommunen faktura er original (ikke kopi, purring e.l.) underbilag er original den fakturerte varen/tjenesten er bekreftet mottatt faktura er i samsvar med bestilling og mottatt vare/tjeneste fakturaens angitte priser, rabatter, kredittid eller andre betingelser er i samsvar med bestilling/avtale inngåtte innkjøpsavtaler er benyttet gjeldende bestemmelser om aktivering av anskaffelser overholdes bestemmelsene i reglementet for inventarregistrering overholdes varer som skal inngå i lagerbeholdning registreres som bestemt det er budsjettmessig dekning Fylkeskommunens reglement for attestasjon gjelder også for utbetaling av lønn. Reglementet er tydelig på attestantens oppgave ved bekreftelse av lønn, oppgavepliktige utbetalinger, reiseregninger m.m. Vedkommende skal påse at: utgiften har bakgrunn i avtalt og utført oppdrag utgiften er i samsvar med regulativ og tariffmessige betingelser lønns-/utgiftsfastsettelsen er fattet av rette vedkommende rett skjema er benyttet skjema er fullstendig og riktig utfylt forskudd eller lån er innvilget av rette vedkommende og i samsvar med gjeldende bestemmelser (obs! evt. innberetningsplikt) lovbestemmelser omkring skatter og avgifter er overholdt budsjettmessig dekning Ved oppgavepliktige/trekkpliktige utbetalinger stilles det ytterligere krav til attestanten: sørge for at gjeldende bestemmelser for oppgaveplikt/trekkplikt skal følges sørge for at oppgavepliktige/trekkpliktige utbetalinger behandles som lønnsbilag, og blir kodet etter regler fastsatt og personal- og lønnsavdelingen Attestantens oppgaver, slik den er regulert i attestasjonsreglementet, stiller store krav til vedkommende som attesterer på lønnsutbetalinger, og det forutsetter at den eller de med attestasjonsmyndighet til enhver tid er oppdatert på gjeldende regelverk. - ENHETSBESØK 2011-11
Etiske retningslinjer Fylkestinget vedtok 25. februar 2009 etiske retningslinjer, som gjelder for hele den fylkeskommunale virksomheten. Retningslinjene bygger på et etisk fundament som bl.a. peker på at ansatte skal være bevisst at deres arbeid danner grunnlaget for innbyggernes tillit til offentlig virksomhet og holdningene til fylkeskommunen. Ledelsen har et særskilt ansvar for at enhetens praksis er i tråd med STFK etiske fundament, og skal sørge for tid og rom for dialog om etiske problemstillinger. I retningslinjene står det at ansatte ikke kan ta imot gaver eller benytte sin stilling til å oppnå personlige fordeler, og at slike tilbud om gaver eller annen form for oppmerksomhet skal avklares med nærmeste overordnede. I de etiske retningslinjene blir det også presisert at det skal være åpenhet i organisasjonen om ansattes eventuelle bistillinger, styreverv eller andre lønnede oppdrag, og det pekes på at alle ansatte har selv ansvar for å sørge for at slik informasjon blir registrert og holdt à jour. Det vises til Styrevervregisteret13 for registrering av slike forhold. Retningslinjene åpnet for å kunne benytte fylkeskommunens innkjøpsavtaler til personlige innkjøp, men slike innkjøp kan ikke skje uten at det foreligger avtale om det. Jf skatteloven 5-1og 5-10 a anses fordel vunnet ved arbeid skattepliktig. Dersom ansatte foretar innkjøp via fylkesavtalen som er rimeligere enn markedet ellers, vil dette utløse skatteplikt. STFK har utarbeidet egne reglement for attestasjon og anvisning. Utlån / utleie av transportmidler og utstyr STFK har utarbeidet sentrale retningslinjer for kassasjon, salg og utleie av fylkeskommunalt inventar og utstyr. I avsnitt 2.4, som omhandler utleie, er det presisert at fylkeskommunalt inventar og utstyr ikke kan nyttes til private eller utenomtjenestelige formål, unntatt når inventaret/utstyret er beregnet på slikt utleieaktivitet. Videre sier retningslinjene at alle interne og eksterne utlån av inventar/utstyr skal registreres og det skal føres nødvendig oversikt over utlånt inventar/utstyr. Registrering av utlån skal minimum omfatte: - hva som lånes ut - til hvem - eventuelt hvor inventaret/utstyret befinner seg i utlånsperioden - dato når utlånt - dato/frist for tilbakelevering - avtalt pris og betingelser - eventuelt spesielle vilkår/betingelser knyttet til utlånsforholdet - avtale om den som låner/leier inventar/utstyr, må erstatte eventuelt tap eller skade Alle utlån skal bekreftes med underskrift fra partene, og tilbakelevering skal også bekreftes. I tillegg skal det også være fastsatt rutiner for: - kontroll i forbindelse med utlevering - kontroll med at inventaret/utstyret blir tilbakelevert som avtalt 13 Styrevervregisteret er et verktøy som KS tilbyr kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide selskaper å ta i bruk. Det er frivillig om den enkelte kommune, fylkeskommune eller kommunalt eide selskap vil knytte seg til Styrevervregisteret, og om man vil benytte seg av alle mulighetene registeret gir. Det er videre også frivillig om den enkelte personen i kommunen, fylkeskommunen eller kommunalt eid selskap ønsker å la verv og økonomiske interesser om seg selv bli registrert. Styrevervregisteret vil derfor ikke gi en fullt ut dekkende oversikt over alle verv og økonomiske interesser personer i kommunal sektor har. Her kan du gjennom søk i kommune, fylkeskommune eller kommunalt eid selskap søke på personer i kommunal sektor og se deres ulike roller som blant annet folkevalgt, ansatt, styreleder, styremedlem, oppdragstaker og innehaver av andre næringsinteresser www.styrevervregisteret.no - ENHETSBESØK 2011-12
- kontroll i forbindelse med tilbakeleveringen - tiltak som skal iverksettes dersom inventaret/utstyret ikke blir tilbakelevert som avtalt Når det gjelder tap eller skade vises det i retningslinjene til fylkeskommunens fastsatte bestemmelser for hvilke oppgaver som skal ivaretas i slike tilfeller. Det vises også til forsikringsportalen på STFKs intranett. 4.1.2 Internt miljø Enhetslederne ved både tannklinikkene og skolene gir uttrykk for god internkontroll knyttet til oppgaver av økonomisk art og rammeverket rundt. Det gis også uttrykk for fokus og bevissthet rundt budsjett og budsjettoppfølging både for skolene og tannklinikkene. Det er overtannlegene på tannklinikkene som sitter med budsjettansvar i de aktuelle distriktene og begge synes å være bevisste sitt ansvar. Det er etablert gode budsjettoppfølgningsrutiner. Klinikksjefen ved Klæbu Tannklinikk sitter som overtannlege i Tannhelsedistrikt Syd, og klinikksjefen ved Sentrum Tannklinikk sitter som overtannlege både i Tannhelsedistrikt Nord og Vest. Det finnes ingen strukturert plan for risikovurderinger, verken for tannklinikkene eller skolene. Overtannlegene peker på at risikoen for misligheter vurderes som lav siden klinikkene har få ansatte og dermed har relativt gjennomsiktige forhold. Overtannlegen ved Klæbu Tannklinikk påpeker også at risikoen for misligheter er lav pga. at arbeidsprosessene i stor grad er styrt av elektroniske systemer. Når det gjelder risiko for misligheter ved skolene, fremhever flere av rektorene at man aldri kan være sikker på at det ikke foregår uregelmessigheter, men de mener selv at et sterkt tillitsforhold og relativt oversiktlige forhold bidrar til at risikoen er lav. Når det gjelder implementeringen av Agresso, synes de fleste enhetene at denne har kommet et godt stykke lengre på vei enn i fjor. Det ser ut for at kontorpersonell som benytter seg av regnskapssystemet regelmessig har opparbeidet seg god kunnskap om systemet. Synspunktene på om rapportene som hentes ut fra systemet er funksjonelle eller ikke, er noe blandede. Overtannlegen ved Klæbu Tannklinikk peker på at det har vært noe frustrasjon knyttet til Agresso i forhold til at tall i rapporter kommer med feil format i Excel. I det store og hele oppleves ikke rapportene fra Agresso som funksjonelle, men klinikken har tilpasset seg ved å utvikle egne metoder for analyse av datamaterialet i Excel. Overtannlegen ved Sentrum Tannklinikk sliter noe, i likhet med de fleste skolene, med å få gode budsjettrapporter ut av systemet. Likevel oppleves rapportene som funksjonelle, selv om det har tatt litt tid å sette seg inn i hvordan det hele henger sammen. Det trekkes frem at det er positivt at Agresso gjør det mulig å føre løpende kontroll med budsjett og regnskap. Overtannlegene peker på at Agresso kan oppleves som tungvint for ansatte som kun benytter seg av systemet en sjelden gang, for eksempel ved registrering av reiseregninger som kun gjøres noen få ganger i året. Det finnes såkalte ressurspersoner og superbrukere i andre tannhelsedistrikt som klinikkene kan henvende seg til dersom de skulle ha behov for bistand. Både skolene og tannklinikkene har etablert arbeidsdeling for oppgaver av økonomisk art i henhold til STFK sitt reglement. Det er i all hovedsak rektorene og overtannlegene som sitter med anvisningsmyndighet, mens attestasjonsmyndigheten ligger hos kontorpersonell og klinikksjefene. Dersom det skulle være noen uklarheter knyttet til enkelte bilag, er det bred praksis på at den som har attestert blir kontaktet og forholdet oppklares. Virksomhetslederne gir uttrykk for at de ansatte har god kunnskap om hva attestasjonsoppgaven innebærer. Tannklinikkene og distriktenes etiske dilemma og problemstillinger er i stor grad knyttet til behandlingen av kunder. Det vektlegges at behandlingen skal holde en god faglig standard - ENHETSBESØK 2011-13
og at den skal oppfattes som rettferdig. Betalende kunder skal betale en rimelig pris ut i fra den behandlingen de har mottatt. Overtannlegen i Klæbu har vanskelig for å identifisere mulige etiske dilemma utover det å motta en og annen konfekteske fra fornøyde kunder. Eventuelle gaver fra leverandører er lite aktuelt, da innkjøp gjøres gjennom fylkeskommunen sine innkjøpsavtaler. Overtannlegen ved Sentrum Tannklinikk har vanskelig for å identifisere aktuelle etiske dilemma som det kan skapes diskusjon rundt slik situasjonen er i dag. Begge overtannlegene peker på at det er mulig å diskutere etiske dilemma i personal-, klinikksjefog distriktsmøter hvis det skulle dukke opp nye og aktuelle problemstillinger. Samtlige skoler har formidlet de etiske retningslinjene som er gitt fra sentralt hold til sine ansatte. Røros vgs. har blant annet gjennomført en planleggingsdag som resulterte i et eksplisitt verdigrunnlag for skolen. Heimdal vgs. har skapt diskusjoner med utgangspunkt i case der problemstillinger knyttet til økonomi, arbeidsetikk og elever har vært oppe på dagsordenen. De fleste skolene vedgår at de kanskje ikke har særlig fokus på etiske problemstillinger i hverdagen og at det finnes forbedringspotensial på området. Diskusjoner rundt temaet må skje jevnlig, og det må unngås at slike diskusjoner blir et engangstilfelle. Det pekes på at det kan oppstå dilemma, særlig for avdelingslederne, mellom pedagogisk ledelse og økonomisk styring. I disse tilfellene blir ikke økonomisk styring noen synlig prioritering. De aller fleste skolene driver som hovedregel ikke med utlån av skolens biler, tilhengere, verksted etc. til de ansatte. I noen tilfeller forekommer det utlån, men det finnes ingen utarbeidede retningslinjer som beskriver betingelser og ansvarsforhold. 4.1.3 Informasjon og kommunikasjon Det ser ut for at ledelsen ved både skolene og tannklinikkene er dyktige på å formidle aktuell og relevant informasjon ut til de ansatte. Informasjon og kommunikasjon skjer gjennom flere kanaler. Det benyttes blant annet e-post, telefon, intranett og lunsjpauser. Tannklinikkene har personalmøter, og det avholdes klinikksjef- og distriktsmøter med jevne mellomrom der aktuelle tema tas opp. De fleste skolene har både faste ledermøter og fellesmøter for personalet ukentlig hvor aktuell informasjon blir videreformidlet og aktuelle saker gjennomgås. Det legges også vekt på at det i hovedsak er relevant informasjon som skal spres videre til de ansatte. ESK har i varierende grad blitt implementert ved enhetene. Ingen av tannklinikkene har tatt i bruk ESK. De avventer en tilrettelegging for å ta i bruk kvalitetssystemet fra Fylkestannlegen sitt kontor. Ifølge en av overtannlegene er klinikkene ment å ta i bruk systemet etter hvert som det blir klargjort fra sentralt hold. Det ser ut for at det er de to videregående skolene som deltok i pilotprosjektet ved innføringen, Heimdal vgs. og Meldal vgs., er de enhetene som i størst grad benytter seg av kvalitetssystemet slik situasjonen er i dag. I tillegg har Melhus vgs. begynt å ta i bruk ESK. Ifølge rektor er utfordringen fremover å få alle de ansatte til å bli kjent med og ta i bruk systemet. De øvrige skolene opplever ESK som lite brukervennlig og har fremdeles mange av sine styringsdokumenter liggende i permer. Flere av skolene har fokus på at de ansatte skal ta i bruk elektronisk utstyr i arbeidsprosessene. Ved Røros vgs. avholder IT-ansvarlig egne kurs for de ansatte når ny informasjonsteknologi skal implementeres ved enheten. Rektor ved Heimdal vgs. opplyser at kommunikasjonen med STFK sentralt har vært litt varierende pga. sykdom og utskiftning blant ansatte i de forskjellige avdelingene. Dette har ført til at vedtak om tildelinger eller ekstrabevilgning i 2010 og 2011 ikke har blir fulgt opp, og skolen har ved flere anledninger måtte purre på sentralt hold for å få midlene utbetalt. 4.1.4 Ledelsens oppfølging Virksomhetslederne ved både skolene og tannklinikkene synes å ha stort fokus på budsjettoppfølging. - ENHETSBESØK 2011-14
Flere av rektorene peker på at Agresso oppleves lite funksjonell i henhold til manglende periodisering i budsjettet som legges inn i Agresso. Løsningen på denne problematikken er at skolene selv foretar egne beregninger og prognoser for å ha oversikt over de korrekte tallene ved budsjettoppfølgingene hver måned. Det synes å være bred forståelse av viktigheten av budsjettoppfølging ute blant rektorene, og samtlige har en form for månedlig oppfølgning av regnskap mot budsjett. Ved eventuelle avvik settes det i verk tiltak for å spare inn utgifter på andre områder slik at regnskap og budsjett igjen balanserer. Overtannlegene sitter budsjettansvar for sine distrikter og synes å ta budsjettoppfølgingen på alvor. Overtannlegen ved Klæbu Tannklinikk foretar budsjettoppfølging hver måned, mens den andre foretar kontroll hvert tertial. Skulle det vise seg at det er store avvik mellom budsjett og regnskap blir dette tatt opp med den aktuelle klinikksjefen slik at nødvendige justeringer gjennomføres. Ved Heimdal vgs. foretas det i tillegg til budsjettoppfølgingen også kontinuerlig kontroller av at attestasjons- og anvisningsmyndighetene som ligger inne i Agresso til enhver tid er a jour. Skolen fører en egen oversikt som oppdateres ved eventuelle endringer. En av rektorene kontrollerer ved anvisning hvem som har attestert og får på denne måten en indikasjon på om attestasjonsrutinene ved skolen fungerer. Det er ikke etablert andre rutiner for oppfølging fra ledelsens side ved tannklinikkene utover budsjettoppfølging. Flere av enhetslederne peker på at det er viktig med tillit til de ansatte i alle ledd av virksomheten for at enheten skal fungere på en god og hensiktsmessig måte. 4.1.5 Revisors vurdering Både overtannlegene og rektorene synes å ha stort fokus på budsjettoppfølging og økonomisk internkontroll. Overtannlegene synes å ha god kontroll over økonomien. Noen av skolene har et tidligere underskudd som de nå arbeider med å dekke inn igjen. Det synes å være en gjennomgående forståelse for at budsjettoppfølgningen må foregå løpende. Etter revisors vurdering er dette et godt eksempel på at budsjettet er et av ledelsens viktigste styringsverktøy, og at manglende opplæring i sentrale hjelpemidler kan få alvorlige konsekvenser. Situasjonen synes imidlertid å ha økt bevisstheten om å sikre seg kunnskap og kompetanse om Agresso. Revisor presiserer at det er viktig at ansatte med attestasjonsmyndighet er fullstendig orientert om hva oppgaven innebærer, hvilke krav som stilles til den ansatte, og at ledelsen legger til rette for og sikrer at den ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre den jobben han eller hun er satt til. Attestasjons- og anvisningsfullmakt synes å være delegert i tråd med fylkeskommunens reglement, og revisor har inntrykk av at ansatte med attestasjonsmyndighet har god kunnskap om hva attestasjonsoppgaven innebærer. Det synes å være liten risiko knyttet til feil i regnskapet og misligheter hos tannklinikkene ettersom alle transaksjoner og all data enten går gjennom journalsystemet Opus eller direkte inn i regnskapssystemet Agresso. Skolene virker å ha et mer bevisst forhold til å vurdere risikoer for at en feil kan oppstå i regnskapet. Samtidig har man opplevd at budsjettet i Agresso ikke har vært tilfredsstillende oppdatert. I tillegg har det heller ikke vært periodisert med hensyn til overgangene mellom to skoleår midt i budsjettåret. Det har bydd på problemer i budsjettoppfølingen, og ass. rektor har vært nødt til å foreta egne beregninger for å ha et reelt budsjett til enhver tid. Budsjettet er som nevnt et av ledelsens viktigste styringsverktøy, og etter revisors vurdering bør det til en hver tid foreligge et oppdatert og - ENHETSBESØK 2011-15