Vår dato: 06.08.2014 Vår referanse: 14/35768 Deres dato: Deres referanse: Org.nr: 964 982 953 Videregående skoler i Nordland Elevinntaket for skoleåret 2014/2015 Rundskriv SE16 2014 Vedlagt oversendes inntaks- og ventelister etter andre gangs inntak. Skolene kan importere inntaks- og ventelistene i TP-systemet fra og med den 07.08.2014 Innhenting av elevdata fra VIGO. Innhenting må også i år foretas i TP. Barman Hanssen har enda ikke klar modulen for elevinntak i Iskole. På forhånd bør man ha lest igjennom håndboken som ligger på nettsidene til Barman Hanssen. Vedlagt finnes en kopi av denne. Det er videre anbefalt at en person foretar inntaket for hele skolen. Husk at før importen kjøres så må alle på forhåndsvisningen ha fått tildelt en klasse. Hvis dette ikke gjøres vil dere miste elever i overføringen. Hvis dere er usikker på hvordan dette gjøres ta kontakt med Barman Hanssen før importen startes. AJOURHOLD/LOKALT INNTAK PÅ SKOLENE (07.08-31.08.) Ajourholdet er begrenset til inntak fra ventelister, og aller viktigst avklaring av oppmøte ved skolestart, slik at femårsfristen ikke begynner å løpe på elever som ikke startet på skolen. Fristen for dette er 31.08. Denne fristen må overholdes. Enda har vi noen få eksempler på personer som mister sin ungdomsrett fordi det ikke er blitt registrert tidsnok at de ikke møtte ved skolestart det første året. Det kan imidlertid ta opp til fem år før disse feilene blir funnet. Andre endringer på elever, f.eks. interne kursbytter og fag kan dere avvente til etter 31.08. Dette betyr ikke at dere ikke kan registrere dette før 31.08, men det er ikke viktig at dette er ferdig til denne datoen. Fristen for dette vil fremdeles være 01.10. slik som før. Inntakskontoret har behandlet alle JA og NEI -svar til tilbud om videregående opplæring gitt i inntaket. På ventelistene kan det forekomme søkere uten tilbudsdato. Dette er søkere som ikke svarte på tilbud om plass ved inntaket, men som kun besvarte tilbudet om ventelisteplassering. Etter gjeldende regelverk behandles ubesvarte tilbud Adresse Postmottak Dir.: 75 65 02 44 Saksbehandler: Stian Ellefsen Fylkeshuset Tlf.: Avdeling: Utdanning 8048 Bodø Faks: Tilbud, inntak og formidling Besøksadresse Prinsensgate 100 E-post: post@nfk.no
som nei-svar, og disse skal ikke prioriteres opp på ventelistene. Videre vil det være et lite antall personer som ikke svarte i andre inntak men som enda står på inntakslistene. Disse personene har vi valgt å la stå selv om de ikke overholdt svarfristen på andre inntak. Disse elevene vil også være uten dato. Når elevene har takket nei til tilbud i andre inntak vil dette medføre at det på inntakslistene kan forekomme programområder med ledige plasser selv om det er ventelister. Skolene skal her fylle opp klassene etter den rangeringen som fremkommer av ventelistene. Disse ventelistene kan kun fravikes i de tilfellene hvor inntakskontoret gir melding om at elever skal prioriteres opp på 1. plass med bakgrunn i at det er gjort feil i inntaket eller at eleven har fått innvilget en klage. I noen få tilfeller vil det sammen med inntakslistene ligge informasjon om enkeltelever som må tas hensyn til når det hentes in personer fra ventelistene. Dette kan være personer som har krav på en bedre plassering grunnet f.eks. karakterklager. Lokale ventelister kommer bare i bruk når alle på den offisielle ventelisten er kontaktet og har bekreftet at de ikke ønsker skoleplass. Elever uten rett på de offisielle listene går foran personer med ungdomsrett på de lokale ventelistene. Elever med ungdomsrett som takker NEI til skoleplass etter at skolene har overtatt inntaket, må bekrefte nei-svaret skriftlig. Dette er imidlertid ikke viktigere enn å rekke fristen for ajourholdet, slik at hvis elevene ikke sender dette har de mistet plassen med bakgrunn i at de ikke møte ved skolestart. Inntakskontoret ber skolene medvirke til at ledige plasser blir fylt opp så snart som mulig etter skolestart, bl.a. må elever som ikke svarer på telefon om dagen kontaktes på ettermiddag/kveldstid. Alternativt kan brev benyttes. Med det må da settes kort frister for å svare. Elever med ungdomsrett (merket med U) som ikke møter opp ved skolestart, må kontaktes før de mister sin skoleplass jfr KUF s brev av 10.08.94. vedrørende ansvar for elever som ikke møter første skoledag. Elever uten rett mister sin skoleplass dersom de ikke møter ved skolestart, uten å ha varslet skolen. Innføringstilbud for minoritetsspråklige. Skoleåret 2014/2015 har vi for første gang tatt inn personer til innføringstilbud i fortrinnsinntaket. Ved skolestart må disse elevene kodes om til en vigokode som reflekterer denne statusen. Det er frivillig å delta i disse tilbudene slik at det er bare de som ønsker det som behøver å delta. Alle elevene er derfor tatt inn i ordinære tilbud og har plass i en ordinær klasse. Denne mister de ikke ved deltakelse på disse tilbudene, og de skal fremdeles ha en tilknytning til sin ordinære klasse. Kodene som skal benyttes har en C i syvende posisjon. Eks. En person som er tatt inn til bygg og anleggsteknikk vg1. Babat1---- får nå koden babat1c--- Mens en person tatt inn til studiespesialisering stusp1---- får nå koden stusp1c--- Husk at programområdekodene må være ferdig ført den 31.08. 2
LEDIGE SKOLEPLASSER. Ledige skoleplasser vil bli avertert i alle avisene i Nordland de første dagene, med henvisning til fylkeskommunens hjemmesider hvor en detaljert oversikt blir publisert. Ved inntak til ledig plass etter 2. gangs inntak må følgende regler følges: 1. Kompetansen må sjekkes. Søkere som står på de offisielle ventelistene med poengsum, har Inntakskompetanse da denne er blitt sjekket av inntakskontoret. Dersom skolen tar inn en søker fra lokal venteliste må søker levere kompetansebevis fra riktig VG1 og VG2 (gyldig i strukturen) eventuelt grunnskolevitnemål. Skolene kan ikke, uten å ha vært i kontakt med inntakskontoret, ta inn søkere med feil programområde på lavere nivå. 2. Dersom søkeren er fra et annet fylke, må det i tillegg undersøkes om han/hun har spesielle behov. Det kan f. eks. være at de trenger støttetimer, er minoritetsspråklige eller skal ha samisk undervisning. Behovet må dokumenteres. Skolen må gi tilbakemelding til inntakskontoret slik at det tas kontakt med søkerens hjemfylke med forespørsel om de gir økonomisk støtte til søkerens behov. Dette må være avklart før eleven tas inn. 3. Minoritetsspråklige søkere skal dokumentere at de har gyldig oppholdstillatelse før de tas inn til vgs. Dette i henhold til forskrift til opplæringsloven 6-3. Legg merke til at reglene er endret fra i fjor. Det var tidligere her unntak for mindreårige asylsøkere. Dette unntaket er nå fjernet og medfører i praksis en innstramming i reglene på dette punktet. Godkjent dokumentasjon vil være gyldig oppholdstillatelse eller norsk pass. Sjekk dato. Alternativt godtar vi brev fra politiet om at vedkommende har inne en søknad om opphold som enda ikke er behandlet. Ved tvil om dokumentasjonen er god nok kan inntakskontoret kontaktes. Hvis det er en søker som søker til vg1 må vedkommende også dokumentere gjennomført grunnskole. For personer med utenlands grunnskole kan det noen ganger være vanskelig å finne ut om vedkommende er kvalifisert. Minner her om at det må dokumenteres minst 9 års skolegang i utlandet for å kvalifisere til vgs. De er mange land som har kortere grunnskole enn dette, også enkelte europeiske land. Videregående skole/universitet fra utlandet kan kompensere for manglende år på grunnskolen. Hvis de har 8 år eller færre år med grunnskole så skal de henvises til sin hjemkommune for å få gjennomført nødvendig opplæring. Personer som sier de har 9 års skolegang men har mistet papirene og ikke er i stand til å få tak i disse kan kontakte sin kommune for å få gjennomført en vurdering av sin inntakskompetanse. Brev fra kommunen på godkjent kompetanse vil erstatte vanlig grunnskolebevis. Eventuelle papirer av denne typen må det sendes kopi av til inntakskontoret, ellers risikerer personen å bli ukvalifisert neste år. Dette gjelder også utenlandske grunnskolepapirer som har dannet utgangspunkt for enkeltvedtaket om inntak. TILBAKEMELDING TIL INNTAKSKONTORET PÅ AJOURHOLDET Det elektroniske ajourholdet har erstattet det meste av tilbakemeldingene som tidligere gikk på lister til inntakskontoret. Inntakskontoret tar allikevel forbehold om at det kan bli nødvendig med etterkontroller hvis det oppdages feil i ajourholdet. 3
Inntakskontoret vil etter 31 august foreta innlasting av alle endringene i forbindelse med skolestart til VIGO. OPPFØLGINGSTJENESTEN I ajourholdsperioden er det viktig at skolene informerer OT-koordinator om rettselever som ikke møter til skolestart, om evt. ledige plasser, og om de som takker nei til skoleplass. Elever som ikke møter til skolestart skal meldes til oppfølgingstjenesten i elevens hjemregion, innen 31. august. Elever som tas inn fra ventelister skal meldes oppfølgingstjenesten i elevens hjemregion. Dette vil hindre at OT tar unødig kontakt med ungdom som har fått skoleplass. Skolene bes oppgi grunn til at elevene ikke møter hvis dere har denne informasjonen slik at OT slipper å kontakte elevene om dette. 31 august må det sendes oversikt over ajourholdet til OT. For dette kan skolene benytte rapporten begynt/sluttet i TP. Sett utvalget til 01.08.-31.08. INTERNKODER Inntakskontoret benytter svært mange interne koder på søkerne i vår saksbehandling. Noen av disse kan være av interesse for skolene. Kodene vil dere finne på inntakslistene i de nummerte kolonnene. Vi har her lagt ved en kort tegnforklaring til inntakslistene og tatt med en kort beskrivelse av internkoder vi antar skolene kan ha nytte av. Det er noen få endringer i disse fra i fjor. INNTAKSLISTER, FORKLARING R: Rettstype U = Ungdomsrett, I = Ikke rett, F = Fullføringsrett, V = Voksenrett Refnr: Referansenummer i inntakssystemet Fødselsnr: Fødsels- og personnummer Navn og adresse: Søkerens navn og adresse Telefon: Søkerens fasttelefonnummer Mobil: Søkerens mobilnummer Kom: Søkerens folkeregistrerte kommunenummer Avgiver: Skole og kurskode fra foregående år Mor: Søkerens morsmålskode V: Vedtakskategori for fortrinnssøkere (I og P er tatt inn uten poengkonk) Fs1: Språkvalg i grunnskole. Fs2: Ønsket språk i vgs. Ø: Viser hvilken prioritet dette ønsket/tilbudet har hos søker V: Vedtakskode på ønsket. (T = tilbud fortrinn, O = Ordinær søker) Poeng: Søkerens poengsum som danner grunnlaget for inntak på poengkonkurranse. Tilb.d: Dato for inntakskjøring Inntatt: Dette gjelder ventelister og viser eventuelt hvilket annet kurs søkeren er gitt tilbud på. 4
Andre nummerte koder av betydning. 1. T. Mindre tilretteleggingsbehov på skolen. Eleven har samtykket til at skolen kan kontakte dem om behovet etter inntak. 5. F. Minoritetsspråklig søker. Ferdigbehandlet. Kompetanse og opphold ok. 6. P. Søker har søkt om spesialundervisning men ikke om prioritering i inntaket. 9. J. Søker har fått enkeltvedtak om plassering i egen gruppe. HT kode. Hvis det skulle være andre koder av interesse kan inntakskontoret kontaktes. VIDERESØK Videresøk vil si at elever blir tilbudt plass ved en skole/kurs som de ikke har søkt, men som har ledige plasser. For søkere til VG2 og VG3 betyr det at de også kan få tilbud om plass på programområder de ikke har søkt, men er kvalifisert for. Disse elevene er merket på inntakslistene med ønskenummer 90, 91 og 92. 90 betyr videresøk på kurs de har søkt. Men på andre skoler. 91 betyr videresøk til andre skoler og kurs. Vg2 og vg3. 92 betyr manuelt videresøk av inntakskontoret. OVERBOOKING Enkelte programområder er overbooket i årets inntak. Overbooking er et effektivt verktøy for å få elever til å ta tidlig stilling til om et tilbud er aktuelt. For det meste er denne overbookingen hentet inn ved andre gangs inntak, men grunnet nyordningen med elektronisk forhåndsvar som har medført færre nei svar har ikke all overbooking blitt hentet inn i år. Som en konsekvens av dette vil det på noen få programmer på enkelte skoler være tatt inn for mange elever etter andre inntak. De skolene dette gjelder i år er Saltdal vgs. Bodø vgs. Polarsirkelen vgs. Mosjøen vgs. og Vest Lofoten vgs. Totalt for disse skolene dreier det seg om 12 elever. Inntakskontoret vil som en konsekvens av dette redusere bruken av overbooking i neste års inntak. REGION NORD SAMARBEID MELLOM DE SEKS NORDLIGSTE FYLKER Det er inngått avtale mellom Finnmark, Troms, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre- og Romsdal og Nordland fylkeskommune om samarbeid vedrørende enkelte utdanningstilbud. Nordland fylkeskommune disponerer plasser i de andre fylkene på tilbud vi ikke har i vårt fylke. Tilsvarende har de andre fylkene kjøpt plasser i Nordland. På inntakslistene står det hvor mange plasser som er solgt, bak Solgte plasser nederst på listene. Det er hjemfylket til søkerne som tar inn elever til de solgte plassene. Inntaks- og ventelister for de solgte plassene vil skolene få oversendt når inntakskontoret har mottatt disse fra aktuelle fylker. Noen fylker sender disse også direkte til skolene. SOLGTE PLASSER Skolene må følge inntaks- og ventelister de får oversendt fra aktuelle fylker som det er solgt plasser til. Hvis det ikke finnes søkere på ventelistene kan plassene fylles opp med elever fra egne ventelister. Dersom skolene er i tvil i forbindelse med innkalling fra ventelistene til solgte plasser, kan inntakskontoret kontaktes. 5
UTVEKSLINGSELEVER I UTLANDET For denne gruppen trenger vi enda å få en papirliste oversendt fra skolene. Vi ber derfor om at vi i år får oversendt en komplett liste fra skolen innen. 01.10. over alle skolen har inngått forhåndsavtale med for kommende skoleår. Denne listen skal være underskrevet av rektor. Konsekvensen av å ikke være på listen vil være at personen ikke vil få søkt til vg3 til neste år samt risikerer å ikke komme inn. ENDRINGER PÅ ELEVER FRA 31.AUGUST. Siden ajourholdet nå er begrenset til august måned behandler vi september på samme måtte som oktober og november. osv. Legg imidlertid merke til at i forslaget til ny lokal inntaksforskrift som skal vedtas i høst (oktober?) så er datoen for forbruk av rett foreslått endret til 1 November. Hvis dette blir vedtatt så vil det gjelde allerede fra i høst. 1 oktober vil imidlertid fremdeles være datoen for levering til nasjonale myndigheter og vil fremdeles være den nasjonale telledatoen for antallet elever, men vil da ikke lengre påvirke elevenes rettigheter. Datoen for forbruk av frist vil heller ikke påvirkes og vil fremdeles være 1 september. Husk at det ikke er lov å tilbakedatere sluttdatoer. Hvis dette skjer vil dette medføre at VIGO ikke får informasjon om at eleven har sluttet. Eleven vil derfor bli stående i VIGO som elev hele skoleåret med dertil forbruk av rett. Dette kan igjen medføre at eleven ikke kommer inn på skole året etter. Husk at sluttdatoer i noen tilfeller utløser rettigheter i form av omvalg. Ved en tilbakedatering vil eleven ikke få denne retten da vigo ikke innhenter datoer som er tilbake i tid. Med nye regler antar vi at dette ikke lengre vil være et problem da man har hele høsten på å få avklart om en person er elev på skolen. FRISTER 31. August. Melding til OT om de som ikke møte ved skolestart. (Bruk rapport i TP for dette.) 31. August. Ferdig med ajourhold. Avklaring av oppmøte ved skolestart, og innkalling fra ventelister skal være avsluttet. Alle elevene skal ha fått tildelt riktig programområde. 3. September blir dataene videresendt til UDIR og vil da danne grunnlaget for nasjonal statistikk. 30. September. Alle fag skal være riktig på alle elever. Det meste av andre føringer som gjelder skolestart skal være avsluttet. (Kursbytter osv.) Kontroller nøye at alle elevene har riktige fag og fagstatus. Husk at det er fagstatusene som avgjør hvilken elevstatus en elev har. 1. Oktober. Oversikt over utvekslingselever i utlandet sendes inntakskontoret. 6
Midten av oktober. Oversikt over elevenes fag og fagstatuser sendes UDIR og danner grunnlaget for nasjonale statistikker. 1. November. Eleven forbruker sin ungdomsrett. Med vennlig hilsen Tone Vangen fylkesutdanningsjef Stian Ellefsen rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift. Hovedmottakere: Videregående skoler i Nordland Vedlegg: - inntaks- og ventelister - Oversikt over elever som ikke svarte på andre inntak. - Brukerveiledning for inntak i TP - Solgte plasser. Inntakslister og ventelister fra andre fylker. 7