Gamvik kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Restauranten Møtedato: 27.01.2011 Tid: 10.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer innkalles særskilt ved forfall. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/11 10/237 RENOVASJON NÆRINGSAVFALL - REFUSJON FRA RASK AS 2/11 11/70 GODKJENNING AV INNKALLINGEN OG SISTE PROTOKOLL VALG AV PROTOKOLLUNDERSKRIVERE 3/11 11/71 SPØRSMÅL OG ORIENTERINGER 4/11 11/74 OMDISPONERING AV UBRUKTE LÅNEMIDLER 2010 5/11 11/36 Unntatt offentlig ofl 13 Ofl 13 GODKJENNE TAPSFØRING AV ETABLERINGSLÅN Mehamn, 20.01.11 Marius Nilsen ordfører
Sak 1/11 RENOVASJON NÆRINGSAVFALL - REFUSJON FRA RASK AS Saksbehandler: Tore-Jan Gjerpe Arkiv: M5 Arkivsaksnr.: 10/237 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/11 Formannskapet 27.01.2011 Rådmannens innstilling : Formannskapet godkjenner framforhandlet avtale mellom Gamvik kommune v/rådmannen og RASK AS for tilbakebetaling av feilaktig utfakturert renovasjonstjeneste for årene 2010 2009 2008. Avtalen innebærer følgende: Rask AS krediterer Gamvik kommune for 179.123,- eks mva for feilaktig utfakturert næringsabonnement for 2010. Gamvik kommune har betalt faktura fra Rask AS for 1. og 2. kvartal 2010. Gamvik kommune utbetaler snarest tilbakeholdte fakturaer for tredje og fjerde kvartal i 2010 fratrukket kreditert beløp. Dette utgjør et nettobeløp på 139.675,-. Rask AS refunderer til Gamvik kommune et omforent beløp på 270.000,- for feilaktig utfakturert beløp for årene 2007, 2008 og 2009. Rask AS forholder seg til Gamvik kommunes oversendte liste over behov for institusjonsrenovasjon for 2011 og legger dette til grunn for fakturering med virkning fra 01.02.11. Saksopplysninger: Denne saken har sin bakgrunn i at Gamvik kommune siden høsten 2009 har forsøkt å komme til bunns i det administrasjonen har oppfattet som et misforhold mellom det kommunen har betalt til RASK AS (Tidligere FIMIL Næring AS) i avfallsgebyr for kommunale bygg og institusjoner i forhold til det behovet som er meldt inn. Det har vært avholdt flere møter mellom representanter fra kommunen og selskapet for å forsøke å komme fram til realitetene i saken. Etter lengre tids korrespondanse og gjennomføring av møter der kommunen og RASK ikke ble enige valgte Gamvik kommune å holde tilbake fakturaer fra selskapet for de to siste kvartalene i 2010. Partene kom sammen igjen i desember 2010 og fikk gjennomført et konstruktivt møte der begge parter var innstilt på å komme til enighet, både om det som hadde vært og om samarbeidet framover. På dette møtet ble det fra RASK sin side erkjent at de hadde feilfakturert Gamvik kommune i 2010 med 2 containere a 25 abonnement samt 3 ordinære abonnement, til sammen 53 abonnement. Containerne hadde tidligere vært utplassert ved skolen og helsesenteret i Mehamn. Disse har imidlertid ikke vært utplassert der siden 2007. Representanter fra RASK AS signaliserte at de uten videre ville godskrive for mye fakturert i 2010, 179.723,- eks mva som en kreditnota til Gamvik kommune. Når det gjaldt feilfakturering for tidligere år hadde ikke daglig ledelse fullmakt til å ta dette over bordet. Det ble enighet om at rådmannen tilskrev RASK AS i etterkant av møtet som ble avholdt 07.12.10 med begrunnelse for de krav kommunen måtte ha for feil i forutgående år. Rådmannens brev Side 2 av 10
Sak 1/11 ble behandlet av styret i RASK AS og selskapets styreleder og daglig leder fikk fullmakt til å forhandle med Gamvik kommune om et endelig oppgjør i saken. Forhandlingsmøte ble avholdt i Mehamn 19.01. Fra kommunens side møtte rådmann og byggforvalter. Forhandlingene ble gjennomført i en positiv atmosfære der begge parter var innstilt på en løsning. Partene ble enige om at RASK AS skulle tilbakeføre 270.000,- til Gamvik kommune som et endelig oppgjør for overfakturering i årene 2009, 2008 og 2007. Dette kom i tillegg til det partene ble enige om i forhold til 2010 (179.723,-). Like viktig, og for kommunen kanskje viktigere, er det at partene ble enige om at kommunens bestilling av næringsrenovasjon for 2011 skal ta utgangspunkt i en revidert behovsliste for de enkelte bygg som byggforvalter presenterte i møtet. Dette innebærer at Gamvik kommune fra og med 01.02.2011 vil bestille til sammen 48 enkeltabonnement til de kommunale bygg, 41 abonnement som gjelder renovering av lokalt næringsliv og som kommunen viderefakturerer og i utgangspunktet beholdes en container for papp og papir som tilsvarer 25 enkeltabonnement. I forhold til sistnevnte har RASK AS lovet å komme med et revidert tilbud på alternativer på denne papphåndteringen. I forhold til utgangspunktet for 2010 med et samlet fakturagrunnlag basert på 194 enkeltabonnement, vil kommunen fra 2011 ha et fakturagrunnlag på 114 enheter. Dette kan bli ytterligere redusert som følge av endringer i papp/papirhåndteringen. Rådmannen er av den klare oppfatning at den gjennomgangen som nå har vært foretatt har gitt en løsning som både sikrer at kommunen får tilbake et akseptabelt beløp knyttet til feilfakturering fra RASK AS samtidig som det er lagt et godt grunnlag for et videre samarbeid med selskapet basert på det behov som kommunen løpende melder inn til selskapet når det gjelder næringsrenovasjon. Side 3 av 10
Sak 2/11 GODKJENNING AV INNKALLINGEN OG SISTE PROTOKOLL VALG AV PROTOKOLLUNDERSKRIVERE Saksbehandler: Helge J. Pedersen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/70 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/11 Formannskapet 27.01.2011 Rådmannens innstilling : Innkallingen godkjennes. Protokoll fra møtet den 09.12.10 underskrives av Marius Nilsen og Kai Brox. Protokollunderskrivere til dagens protokoll utpekes av møteleder. Saksopplysninger: Side 4 av 10
Sak 3/11 SPØRSMÅL OG ORIENTERINGER Saksbehandler: Helge J. Pedersen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/71 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/11 Formannskapet 27.01.2011 Rådmannens innstilling : Rådmannen tar utvalgets orienteringer til etterretning. Utvalget tar rådmannens orienteringer til orientering. Saksopplysninger: Orienteringer: 1. Årsrapport fra skolene v/gunn Marie Fermann 2. Valg 2011, v/jan Arne Kristiansen Forskrift om e-valg (elektronisk valg) sendt på høring. Gjelder Møre- og Romsdal fylkeskommune og Hammerfest kommune i Finnmark. Administrasjonen har ikke forberedt høringsuttalelse. Stille lister etter forenklet regelverk. Følgende partier omfattes av disse reglene ved høstens valg: Det norske Arbeiderparti, Fremskrittspartiet, Høyre, Kristelig Folkeparti, KristentSamlingsparti, Kystpartiet, Miljøpartiet De Grønne, Pensjonistpartiet, Rødt, Senterpartiet, Sosialistisk Venstreparti, Venstre. Følgende parti hadde ikke tilstrekkelig antall stemmer ved siste stortingsvalg (5000 stemmer på landsbasis) og må skaffe et antall underskrifter i kommunen/ fylket for å få stille liste: Det Liberale Folkepartiet, Fedrelandspartiet, Norges Kommunistiske Parti, Reformpartiet, Samefolkets Parti, Samfunnspartiet Tverrpolitisk Folkevalgte. Endring av forskrift om valg til sametinget høring. Vil gjelde fra valget 2013. Foreslåtte endringer: Reduksjon i antall valgkretser fra 13 til 7. Skille mellom kommuner med 30 eller flere personer og kommuner med færre enn 30 i Sametingets manntall. Med 30 eller flere skal det tilrettelegges for stemmegivning til Sametinget på valgdagen. Ved færre enn 30 manntallsførte må det avgis forhåndsstemme. Disse regler gjelder også i dag. Forslag til endring: Valgmanntall pr 30. juni ved siste fylkestingsvalg legges til grunn og ikke valgmanntall ved siste stortingsvalg som i dag (vil gå for lang tid). Dette vil ha som konsekvens at kommunene må legge ut Samemanntallet offentlig hvert annet år i stedet for hvert fjerde år. Ikke forberedt høringsuttalelse. Side 5 av 10
Sak 3/11 3. Innføring i Robek, v/fylkesmannen 4. Høringsuttalelse fra Gamvik og Lebesby kommuner ang. samhandlingsreformen.(se vedlegg) Side 6 av 10
Sak 4/11 OMDISPONERING AV UBRUKTE LÅNEMIDLER 2010 Saksbehandler: Svein Tønnessen Arkiv: 251 Arkivsaksnr.: 11/74 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/11 Formannskapet 27.01.2011 Rådmannens innstilling : 1. Formannskapet vedtar følgende omdisponering av ubrukte lånemidler/investeringsmidler for 2010: Ansvarsområde 0.1000 Salgsinntekter eiendom 365.326,- Ansvarsområde 0.3210 Uteareal Mehamn barnehage 24.000,- Ansvarsområde 0.3420 Fjernvarmeanlegg 88.350,- Ansvarsområde 0.3524 Renovering Brodtkorb 77.000,- Ansvarsområde 0.3614 Oppgradering kaier 176.605,- Ansvarsområde 0.3620 Hovedplan vann 139.774,- Ansvarsområde 0.3630 Hovedplan avløp 100.000,- Ansvarsområde 0.4300 Brannvernmateriell 27.702,- Omdisponeringen dekker forventet underskudd på gjennomførte investeringstiltak i 2010 på til sammen 1.355.903,-. Med dette vil investeringsregnskapet for 2010 kunne forventes lagt fram i balanse. Gjenstående ubrukte investeringsmidler vil bli ført i regnskapet for 2010 som ubrukte lånemidler. Disse vil være disponible til bruk i 2011. 2. Vedtaket fattes etter Kommunelovens 13 hasteparagrafen. Bruk av hasteparagrafen begrunnes med at vedtaket må fattes før økonomisjef avlegger sitt regnskap for 2010 da vedtaket vil ha betydning for regnskapsresultatet. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i desember 2009 et investeringsbudsjett for 2010 på 9.925.000,-. Tiltakene skulle i sin helhet finansieres gjennom låneopptak. Budsjettet har gjennom 2010 blitt regulert flere ganger. Formannskapet vedtok 23.03 å oppta 1.000.000,- i startlån til videre utlån. Deretter ble det 12.04 i KST vedtatt en omdisponering innenfor vedtatt opprinnelig vedtatt låneramme. På kommunestyrets møte 15.06 ble det vedtatt en ny regulering, denne gang med en rekke nye tiltak kombinert med regulering av gamle som ga et samlet netto finansieringsbehov på 5.567.703,-. Disse skulle i sin helhet finansieres gjennom låneopptak. Etter kommunestyrets møte 15.06 var vedtatt opptak av nye lån i 2010 kommet opp i 16.207.703,-. Side 7 av 10
Sak 4/11 En gjennomgang av investeringsprosjektenes status ved utgangen av 2010 viser at det er en rekke prosjekter som har betydelig underforbruk, mens andre har et overforbruk i forhold til budsjett. I forhold til underforbruk skyldes dette at flere av prosjektene ikke er avsluttet ved årsskiftet og de forutsettes fullført gjennom at ubrukte midler overføres til 2011. Vedlagt ligger rådmannens oversikt over avvik slik de er registrert pr 19.01.11. På vedlagte excel ark framkommer det at det er et beregnet overforbruk på 1.355.903,-. Samtidig er det et samlet underforbruk på andre tiltak på 4.520.387,-. Oversikten viser også hvor det er avvik. Det gjøres oppmerksom på at excel arkets kolonne for status(kolonne 4) ikke innbefatter den mva refusjonen som vil bli godskrevet prosjektet. I kolonne Avvik er det imidlertid tatt hensyn til denne. Rådmannen har tatt utgangspunkt i belastet mva på respektive prosjekt pr 19.01.11 og lagt inn en tilbakeføring av 20% av denne til prosjektene. Dette i tråd med endret regnskapsforskrift gjeldende fra 2010 som tilsier at mva refusjonen gradvis skal godskrives investering. For 2011 vil tilsvarende refusjon som skal godskrives investeringsprosjekter være 40% av belastet mva. På papiret skulle dette gi et godt utgangspunkt for å kunne foreta en omdisponering av midler som skulle kunne bidra til å avslutte investeringsregnskapet for 2010 i balanse. Saken er imidlertid den at flere av tiltakene som er vedtatt er prosjekter som pågår og der det i forhold til videreføring av disse er forutsatt at ubrukte midler fra 2010 overføres til videreføring av prosjektene i 2011. Dette gjelder blant annet store viktige prosjekter som bygging av molo Varholmen og renovering Mehamn skole. Vedtatt investeringsbudsjett for 2011 har ikke tatt høyde for at blant annet disse prosjektenes ubrukte lånemidler for 2010 overføres til annet formål. Rådmannen vil ta utgangspunkt i at investeringsregnskapet for 2010 skal legges fram i balanse før det foretas overføring av ubrukte investeringsmidler til kommende år. Følgende omdisponering foreslås: Ansvarsområde 0.1000 Salgsinntekter eiendom 365.326,- Ansvarsområde 0.3110 Renovering Mehamn skole 357.146,- Ansvarsområde 0.3210 Uteareal Mehamn barnehage 24.000,- Ansvarsområde 0.3420 Fjernvarmeanlegg 88.350,- Ansvarsområde 0.3524 Renovering Brodtkorb 77.000,- Ansvarsområde 0.3614 Oppgradering kaier 176.605,- Ansvarsområde 0.3620 Hovedplan vann 139.774,- Ansvarsområde 0.3630 Hovedplan avløp 100.000,- Ansvarsområde 0.4300 Brannvernmateriell 27.702,- Samlet omdisponering utgjør 1.355.903,- og dekker inn det beregnede overforbruket på investeringstiltak i henhold til oversikt i vedlagt liste. Rådmannen vil spesielt henføre at reduksjon på Mehamn skole er særdeles uheldig ettersom investeringsbudsjettet for 2010 har satt opp en kostnad til prosjektet på 4.000.000,- som forutsatte at de ubrukte lånemidler fra 2010 på prosjektet i sin helhet ble overført til 2011. Rådmannen ville heller kutte i ubrukte midler til investering i digitalkino med samme beløp som er tatt fra Mehamn skole, men kinoutstyret er i følge ordfører allerede i bestilling. Side 8 av 10
Sak 4/11 Formannskapets vedtak i denne saken må fattes etter Kommunelovens 13 hasteparagrafen ettersom vedtaket er en forutsetning for at økonomisjef skal kunne avslutte regnskapet for 2010 innen fristen 15.02. Side 9 av 10
Sak 5/11 GODKJENNE TAPSFØRING AV ETABLERINGSLÅN Saksbehandler: Jan Arne Kristiansen Arkiv: 252 &09 Arkivsaksnr.: 11/36 Unntatt offentlig ofl 13 Ofl 13 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/11 Formannskapet 27.01.2011 Rådmannens innstilling: Restgjeld + renter kr. 208.606,- (pr 18.01.2011) på etableringslån gitt til xxxxxxxxxxxx, jfr formannskap sak 76/01 føres til tap. Saksopplysninger: Historikk: xxxxxxxxxxx ble av formannskapet den 05.07.2001 sak 76/01 innvilget etableringslån kr. 150.000,- for kjøp av bolig i Mehamn. Lånet ble gitt som toppfinansiering etter Husbanken som innvilget kr. 568.000,-. Lånet ble gitt mot pant i eiendommen gnr 3, bnr xxx med prioritet etter Husbanken. 3 års avdragsfrihet. Skyldig renter og avdrag har vært forsøkt inndrevet uten hell. Gamvik kommunes sikkerhet har ikke vært særlig god med vår pant etter Husbanken. Restgjeld + renter pr 11.11.2010 kr. 207.052,-. Status nå: Eiendommen ble etter begjæring fra Husbanken tvangssolgt høsten 2010. Øst-Finnmark tingrett stadfestet 16.08.10 et bud på kr 200.000,-. Her fikk vi dekket skyld kommunale avgifter ca kr. 18.000. Dette er legalpantekrav som går foran annen pant på eiendommen. Eiendommen der vi hadde pant er altså solgt og pante på eiendommen er slettet. Husbanken fikk ved salget dekket ca kr. 172.000,- av sin gjeld. Resten regner vi med at de må tapsføre. Rådmannen anbefaler at Gamvik kommune tapsfører restgjeld + renter på etableringslånet. Side 10 av 10