Behandlet i styre: 15.4.16 Behandlet representantskap: 27.4.16 ÅRSMELDING 2015 AGDER IKT DRIFTSSENTER IKS ORGANISASJONSNUMMER: 985 359 385
FORORD Styret for IKT Agder presenterer her årsmelding for selskapets drift i 2015. Det er å håpe at denne gir et godt bilde av status i selskapet og viktige tiltak og hendelser i året som har gått. IKT Agder er nå inne i sitt trettende driftsår. Selskapet har funnet sin form og leverer så langt styret kan se i henhold til de forventninger eierkommunene har. Økonomien i selskapet har etter hvert utviklet seg til å bli solid med regnskapsoverskudd de siste årene. Dette har gjort det mulig både å bygge opp en viss buffer samt å tilbakeføre midler til eierne. Sammenlikninger med andre tilsvarende selskaper viser at vi kommer greit ut både i forhold til pris og kvalitet på tjenestene. Prisene som eierkommunene betaler til selskapet har de siste årene blitt redusert. Kommunenes totale IT-kostnader øker imidlertid på grunn av økt uttak av tjenester og produkter. Listen over antall prosjekter selskapet har vært involvert i vitner om høy aktivitet både i forhold til eierkommunene og internt i selskapet. Mye av aktiviteten i 2015 har vært knyttet opp mot «IKT Agder 2020 fra drift til leveranse». Områdene IKT og digitalisering utvikler seg raskt og alt tyder på at dette bare vil øke på i årene framover. Det er da viktig at selskapet gjør seg klar for de endringer og utfordringer som kommer. Vi må være organisert slik - og drive slik - at eiernes mål med selskapet realiseres best mulig. Etter styrets vurdering er vi godt i gang med denne tilpasningen. Kommunesektoren har store utfordringer i årene framover. Dette skyldes bl.a. store demografiske endringer og usikkerhet i forhold til økonomiske rammebetingelser. I denne situasjonen har vi tro på at IKT Agder har en viktig rolle å spille. God brukerservice og utvikling av gode digitale tjenester vil være sentralt for at kommunene skal makte de omstillinger som vil bli nødvendige. Dyktige og motiverte ansatte er en forutsetning for at selskapet skal lykkes. Det er derfor viktig å legge til rette for kompetanseutvikling og godt arbeidsmiljø. 2015 har vært preget av krevende omstillingsprosesser for å tilpasse selskapet de føringer som er gitt i strategiplanen for årene framover. Styret vil takke selskapets ledelse, tillitsvalgte og ansatte for den store jobben som er lagt ned i forbindelse med dette. Svein Skisland Styreleder ÅRSMELDING 2015 side 2
Innhold Forord... 2 Innledning... 4 Visjon og verdier... 4 Representantskap... 5 Styret... 5 Daglig leders redegjørelse... 6 Organisering... 7 Personal- og lønnsforhold... 8 Likestilling... 8 Fravær... 8 Medarbeidertilfredshet... 9 Miljø... 9 Brukertilfredshet... 10 Tjenesteutvikling for eierkommuner... 10 Interne prosjekter... 11 Økonomi... 11 Kostnadsanalyse... 12 Økonomisk utvikling i selskapet 2011 2014... 12 Regnskapsoversikt... 14 Vedlegg 1 Årsregnskap IKT Agder IKS 2015... 15 Resultatregnskap 2015... 15 Balanse pr. 31.12.15... 16 Kontantstrømoppstilling 01.01 31.12.15... 18 Noter til regnskapet 2015... 19 Note 1 Regnskapsprinsipper... 19 Note 2 Prosjekter i arbeid... 19 Note 3 Pensjonsforpliktelser... 20 Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader... 21 Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder... 22 Note 6 Driftsmidler... 22 Note 7 Kasse- og bankinnskudd... 23 Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene... 23 Note 9 Egenkapitalinnskudd KLP... 23 Note 10 Fordringer... 23 Note 11 Gjeld... 24 Vedlegg 2- Revisors beretning 2015... 25 Vedlegg 3- Informasjon om selskapet... 27 Avdeling Service... 27 Avdeling Drift... 27 Avdeling Prosjekt... 28 Vedlegg 4 - Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av tjenestenivå (SLA)... 30 ÅRSMELDING 2015 side 3
INNLEDNING Selskapet kom i operativ drift 1. februar 2003, og ble registrert under navnet Agder IKT Driftssenter IKS. Til daglig benyttes IKT Agder. Eierne av selskapet er Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. IKT Agder er lokalisert i Arendal kommune med fysisk lokalisering og selskapsadresse Fløyveien 12, Postboks 788 Stoa 4809 Arendal. Det ble vedtatt en eierstrategi for selskapet 30. september 2011. Den tar utgangspunkt i selskapsavtalens 4 som sier: Selskapet skal ivareta deltakernes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, samt være deltakernes faglige instans innen dette området. De strategiske hovedpunktene er at IKT Agder skal: være et felles kompetansemiljø innenfor IKT for eierne bidra til at ansatte og folkevalgte i eierorganisasjonene har effektive og fremtidsrettede IKTverktøy bidra til kostnadseffektive IKT-tjenester for eierne med optimal kvalitet på brukergrensesnittet bidra til at innbyggerne tilbys gode og hensiktsmessige kommunale digitale tjenester være miljøbevisst ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktsmessige for å realisere eiernes mål med selskapet Eierstrategien er lagt til grunn for utarbeidelsen av selskapsstrategien. VISJON OG VERDIER Selskapets visjon og verdier er som følger: Visjon: Utvikling i samarbeid Våre verdier GLØDENDE, OFFENSIV, TROVERDIG og TYDELIG skal danne grunnlag for vårt arbeid, prege oss i alt vi gjør og vi skal leve opp til vår visjon. Selskapets visjon skal underbygge hovedmålsettingene om å oppnå gode, fremtidsrettede og felles IKT løsninger for eierne. Selskapets verdier understøtter følgende: Glødende -> vi skal dyrke entusiasmen hos medarbeiderne Offensiv -> vi skal være i forkant av utfordringene Troverdighet -> vi skal besitte kompetanse Tydelighet -> vi skal være tydelige i forhold til hva vi er og hvilke råd vi gir ÅRSMELDING 2015 side 4
REPRESENTANTSKAP Representantskapet er selskapets øverste organ og eierne utøver sin myndighet i selskapet gjennom dette fora. Representantskapet avholdt syv møter i 2015, hvor følgende saker ble behandlet: Årsregnskap og årsmelding for 2014 Disponering av resultat for 2014 Godtgjørelse til ekstern styreleder Ny IKT-forvaltningsorganisasjon med utnevnelse av medlemmer Selskapet skal ta opp lån for å finansiere IKT-fellesprosjekter Nye regnskapsmessige avskrivningsprinsipper knyttet til felles IKT-systemer Generell informasjon om status i pågående IKT-fellesprosjekter Budsjett for 2016 og økonomiplan for perioden 2017 2019 Generell informasjon om status og utvikling i selskapet Det ble i mars 2015 gjennomført eiermøte. Hovedsaken på eiermøtet var knyttet til den overordnede strategiprosessen for selskapets utvikling mot år 2020. Representantskapet bestod i 2015 av følgende medlemmer: Leder Willy Hægeland Froland kommune Nestleder Harald Danielsen Arendal kommune Representant Arild Eielsen Aust-Agder fylkeskommune Representant Per Kristian Vareide Grimstad kommune Representantskapets medlemmer er rådmennene i de fire eierkommunene. STYRET Styret hadde i 2015 åtte styremøter. Det har vært løpende kontakt mellom styreleder og daglig leder. Sentrale saker som har vært behandlet i styret: Årsregnskap og årsmelding for 2014 Disponering av resultat for 2014 Godkjenning av sikkerhetshåndbok og IKT-instruks Godkjenning av personalhåndbok Egenevaluering av styret Medarbeider- og lønnssamtale med daglig leder Videre arbeid med å konkretisere selskapsutvikling mot år 2020, «IKT Agder 2020» Metode for å finansiere IKT-fellesprosjekter Nye regnskapsmessige avskrivningsprinsipper knyttet til felles IKT-systemer Inngåelse av eksterne kontrakter i IKT-fellesprosjekter Fastsettelse av ramme for generelt lønnsoppgjør i 2015 Visjon og verdigrunnlag i selskapet Prosess for omstilling / nedbemanning Status selskapsstrategi for 2013 2016 Gjennomgang av medarbeiderundersøkelse 2015 Gjennomgang av brukerundersøkelse 2015 Budsjett for 2016 og økonomiplan for perioden 2017 2019 Generell informasjon om status i pågående IKT-fellesprosjekter Generell informasjon om status og utvikling i selskapet ÅRSMELDING 2015 side 5
Styret har fra mai 2014 hatt følgende sammensetning: Leder Svein Skisland Ekstern styreleder Nestleder Ingunn Kilen Thomassen Arendal kommune Styremedlem Bo Andre Longum Froland kommune Styremedlem Ebba Laabakk Aust-Agder fylkeskommune Styremedlem Liv Ingjerd Byrkjeland Grimstad kommune Styremedlem Gil Holm Ansattrepresentant IKT Agder Observatør Olve Sveen Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Oddvar Somdal Grimstad kommune Varamedlem Kari Rasmussen Arendal kommune Varamedlem Anne-Liv Garmann-Johnsen Froland kommune Varamedlem Bent Sørensen Aust-Agder fylkeskommune Varamedlem Sigrun Krumsvik Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Espen S. Lilleøygard Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Tord Støme Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Hilde Westnes Ansattrepresentant IKT Agder Selskapet oppfyller kravene i allmennaksjelovens 6-11a (krav om representasjon av begge kjønn i styret). Sigrun Krumsvik sluttet i selskapet i mars 2015, og har ikke hatt styreoppgaver etter dette. DAGLIG LEDERS REDEGJØRELSE IKT Agder har i 2015 hatt et spennende og utfordrende år. Det har blitt utført en rekke aktiviteter innen de tjenesteområdene selskapet skal levere til våre eierkommuner. Selskapet har i 2015 tatt ytterligere utviklingssteg for å profesjonalisere våre tjenester. Året 2015 har vært preget av noen større aktiviteter og hendelser som er sentralt å tydeliggjøre: Felles IKT-prosjekter for Det ble av eierkommunene besluttet å gjennomføre flere eierkommunene fellesprosjekter kommende fire år. I prosjektene skal flere av de største fagsystemene fornyes fordi det er behov for en større funksjonell og teknisk oppgradering. I tillegg er det klare forventninger til at de nye systemene skal bidra til å få flere digitale tjenester til innbyggere, ansatte og elever. Total investeringsramme er nær kr. 59 millioner over neste fire år. I 2015 startet flere prosjekter som vil gå videre i 2016 og 2017, se kapittel om Tjenesteutvikling. Finansiering av felles IKT-prosjekter Representantskapet vedtok at IKT Agder skal finansiere fellesprosjektene. IKT Agder vil aktivere prosjektene fortløpende og starte regnskapsmessig avskrivning når prosjektene blir ferdigstilte. Den årlige avskrivningskostnaden vil inngå i selskapets produkt- og prismodell for fakturering av eierkommunene. En slik modell gjør kostnadene knyttet til det enkelte system tydelig, og de totale kostnadene for et system blir forutsigbare for eier-kommunene. Selskapet vil på bakgrunn av dette ta opp lån. De tre kommunestyrene og fylkestinget har alle vedtatt endring av selskapsavtalen som gir selskapet myndighet til å ta opp lån med inntil kr. 70 millioner. Strategisk utviklingsprosess av selskapet mot år 2020; IKT Agder 2020 Eiermøte 2015 fikk presentert en overordnet strategisk plan for utvikling av selskapet mot år 2020. Det er sentralt å se at utviklingen innen IKT og digitalisering vil kreve at selskapet utvikler seg innenfor en rekke områder for å møte de krav og forventninger eierne og brukerne har. Nye tekniske leveransemetoder («sky-tjenester») gjør at både ÅRSMELDING 2015 side 6
Omorganisering (nedbemanning) oppgaver og kompetansebehov i IKT Agder endrer seg relativt mye. For ytterligere informasjon henvises det til den strategiske rapporten. Høsten 2015 ble en ny utredning internt i selskapet startet for å operasjonalisere flere av de overordnede målene. Eierne og selskapet vil arbeide videre med selskapsutvikling gjennom 2016. I forbindelse med budsjettbehandling for 2016 og økonomiplan 2017-2019, ble det av selskapets styrende organer vedtatt en reduksjon i selskapets lønnskostnader. Reduksjonen er knyttet til økonomiske krav fra eierkommunene, og det faktum at selskapet får færre oppgaver da flere av de tekniske oppgavene settes ut til underleverandører («sky-tjenester»). Nedbemanningsprosessen startet høsten 2015, og vil pågå til første kvartal 2016. Det er naturlig at en slik prosess oppfattes som utfordrende og vanskelig for selskapets ansatte. Selskapet har i 2015 hatt et stort aktivitetsnivå. Det leveres en rekke operative tjenester innen support og drift. I tillegg er selskapet involvert i større prosjekter, både felles IKT-prosjekter for eierkommunene og interne infrastrukturprosjekter. Resultatet av alle prosjektene som kjøres, vil innen få år være at har kommunene en total fornyet og oppgradert IKT-løsning Det har gjennom året vært arbeidet godt med utvikling av arbeidsmiljøet. Dette arbeidet fortsetter som en naturlig del av en kontinuerlig utviklingsprosess. Daglig leder vil takke eierkommunene for et godt samarbeid i året som har gått. Det er stor aktivitet og vilje til å utvikle IKT som et strategisk verktøy. Takk også til styret og representantskap for å ta en aktiv rolle i å utvikle selskapet. En stor takk til alle ansatte for engasjement og stå på vilje for å levere gode og forutsigbare IKTtjenester. ORGANISERING Selskapet er organisert i følgende avdelinger: Funksjon Navn leder Avdeling Daglig leder Kjetil Nyhus STAB Avdelingsleder Solveig Aanjesen Service Avdelingsleder Tonny Morewood Drift Avdelingsleder Else Skjellum Prosjekt Det ble i 2012 etablert fem funksjonsgrupper for å ivareta en tydeligere oppfølging av selskapets kunder og brukere, samt å bedre kommunikasjons- og informasjonsflyt på tvers. Gruppene har fungert gjennom 2015 og er som følger: FG Kunde Har det operative oppfølgingsansvaret overfor hver eierkommune. FG Kunde Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet opp mot eierkommunenes IKT Forvaltning forvaltningsorganisasjon (forvaltning og nyutvikling av IKT løsninger). FG Teknisk Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill til teknologisk IKT utvikling i selskapet. FG Sikkerhet Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill knytte til teknisk sikkerhet og informasjonssikkerhet i selskapet og ut mot eierkommunene. FG Service- Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet til ITIL prosessene i selskapet. Management ÅRSMELDING 2015 side 7
PERSONAL- OG LØNNSFORHOLD Ved utgangen av året (31.12.2015) var det 47 ansatte fordelt på 45,8 stilling. 31. desember Antall 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60+ 2014 48 5 11 20 9 3 2015 47 5 10 19 10 3 Avdeling: Daglig leder / 3 STAB Service 18 Drift 16 Prosjekt 10 Selskapet har i tillegg hatt fem lærlinger, hvorav tre som har hatt sitt ansettelsesforhold hos Aust-Agder fylkeskommune. Selskapet forholder seg til KS tariffområde (KS bedrift) i forhold til lønnsgodtgjørelse og rammebetingelser for lønn. Selskapet benytter også KLP som pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i forebyggende helsearbeid startet selskapet i 2010 en generell satsing på stimulering til fysisk aktivitet for de ansatte. De ansatte har tilbud om en time trening i arbeidstiden hver uke, samt delvis refusjon for treningsavgift ved treningsstudio. Det var i 2015 ingen skader eller ulykker blant ansatte knyttet til arbeidsforhold eller arbeidsplass. Kompetanse er selskapets viktigste styrke. IKT området endrer seg raskt og det satses hvert år mye på kompetanseutvikling. I 2015 ble det brukt kr 705.000,- på kompetansehevende tiltak. Dette er noe mindre enn foregående år, der det i 2014 ble brukt ca kr 998.000,-. Det er i tillegg gjennomført en rekke Microsoft-kurs som dekkes gjennom den inngåtte avtalen med Microsoft. Lønns- og personalrettede kostnader var i 2015 på vel kr 36 millioner. Dette utgjør ca 48 % av totale driftskostnader, noe som er en nedgang på ca 1 % fra 2014 LIKESTILLING IKT området er fortsatt en mannsdominert bransje. Av ordinært ansatte (ekskl. lærlinger og deltidsansatte) er 78,7 % menn og 21,3 % kvinner. Av de fem lærlingene er fire menn og en kvinne. Snittet av kvinners lønn (desember lønn) korrigert for daglig leder, er 98,2 % av menns lønn. Blant lederne i selskapet er kvinneandelen 50 %. FRAVÆR Som det går fram av den forenklede tabellen under, er den samlede fraværsprosenten for selskapet på 7,05 %. Det er en jevn økning i fravær fra 2012, der samlet fravær var på 4,18 %. Det er nedgang i barns sykdom og egenmeldinger fra 2014, men økning innen sykemeldinger. År Egenmelding 1-3 dager 4-16 dager 17 dager eller Totalt fravær høyere 2011 1,66 % 0,07 % 0,28 % 2,70 % 4,71 % 2012 1,42 % 0,02 % 0,31 % 2,43 % 4,18 % Egenmelding Barns eller barnepassers Sykemelding sykdom 2013 2,32 % 0,42 % 3,12 % 5,86 % 2014 2,21 % 0,37 % 4,23 % 6,81 % 2015 1,49% 0,31% 5,07% 7,05 % Merk: Selskapet gikk over til nytt timeregistreringssystem fra 2013. ÅRSMELDING 2015 side 8
Det jobbes kontinuerlig med å påvirke og redusere både korttids- og langtidsfraværet. Samlet sett for 2015 ligger fraværet for høyt, og det må gjøres ytterligere tiltak for å arbeide med reduksjon. Det er langtidsfraværet (sykemeldinger) som vokser, og det jobbes aktivt med den enkelte ansatte for å redusere sykefraværet gjennom ulike tilretteleggingstiltak. Bedriftshelsetjenesten og NAV benyttes der dette er nødvendig. MEDARBEIDERTILFREDSHET Det ble gjennomført ny medarbeiderundersøkelse høsten 2015. Denne ble gjennomført med ekstern bistand og basert på en standard undersøkelse med noen tilleggsspørsmål knyttet til selskapets strategiske retning. Resultatet fra undersøkelsen stemmer med det generelle inntrykket, hvor en ser en forbedring innen noen områder og mindre utvikling innen andre områder sammenliknet med undersøkelsen fra 2013. Siden 2013 er det arbeidet målbevisst med lederadferd/oppfølging, utarbeidet nye samspillsregler, strategisk utvikling av selskapet og forbedret interne prosesser. Sommeren 2014 flyttet selskapet til nye, oppussede lokaler som har vært et viktig tiltak for å forbedre det fysiske arbeidsmiljøet. Fra undersøkelsen i 2015: Positive trekk: Få personlige konflikter som påvirker arbeidssituasjonen Ansatte hjelper og støtter hverandre Ansatte trives sammen Ansatte får utnyttet sin kunnskap og erfaring Ansatte trives med sine arbeidsoppgaver Ansatte føler de gjør en meningsfull jobb Høy arbeidsmoral Stolt av å arbeide i selskapet Forbedringsområder: Ledere kan bli bedre på å skape samhold og engasjement Ansatte kan bli bedre til å ta initiativ for å forbedre situasjonen om de er misfornøyde Ordninger for å overføre arbeidserfaring og kompetanse mellom ansatte kan bli bedre Ansatte opplever at selskapet ikke utvikler seg i riktig retning Ansatte opplever ikke alltid at det kan stilles kritiske spørsmål med måten det arbeides på Ansatte mener det ikke satses aktivt på å øke kompetansen Det vil arbeides aktivt videre med forbedringsområdene fra undersøkelsen. Neste undersøkelse skal gjennomføres i 2017. Gjennom året er det gjennomført medarbeider- og målsamtaler med alle ansatte. MILJØ I 2010 ble selskapet Miljøfyrtårnsertifisert. Selskapet ble resertifisert mot slutten av 2014. Arbeidet har styrket selskapets internkontroll og bevisstgjøring på forurensing og energibesparelse. Det har de siste årene vært gjort mye for å redusere strømbruk knyttet til servere i datarommet. I 2015 har det blitt gjennomført ytterligere reduksjon i maskinvare, både på fysiske servere og ÅRSMELDING 2015 side 9
nettverkskomponenter. Dette har resultert i redusert behov for kjøling og UPS kapasitet i datarommet. Reduksjonen i strømforbruket er på ca. 80 000 kwh noe som tilsvarer en nedgang på 16,5 % i forhold til 2014. Arbeidet med ytterligere reduksjoner vil fortsette i 2016, men vi vil fremover se mindre effekter. Ved utgangen av året var det kun 15 % av serverne som fortsatt var fysiske. BRUKERTILFREDSHET Mot slutten av 2015 ble ny brukertilfredshetsundersøkelse gjennomført. Svarprosenten på undersøkelsen var 28 % (2083 svar av 7444 mulige respondenter) som er som forventet, og er tilsvarende sammenliknbare undersøkelser. Undersøkelsen ble gjennomført ved at brukerne (ansatte i kommunene) ble presentert for en rekke påstander som de da skulle gi tilbakemelding om de kjente seg igjen i. Fra undersøkelsen: Positive trekk: Jeg blir forstått når jeg henvender meg til Servicedesk Jeg møtes med en god serviceinnstilling Selskapets ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å gi meg den hjelp jeg trenger Jeg får den hjelpen jeg trenger når jeg henvender meg til Servicedesk Når jeg henvender meg med en utfordring, blir denne løst på en tilfredsstillende måte Forbedringsområder: Hjelper min avdeling/enhet til å jobbe mer effektivt Er en god rådgiver innen IKT, både innen utnyttelse av systemer og anskaffelse av nye systemer/tjenester Er en pådriver for digitalisering av kommunene/fylkeskommunen Er et selskap som jobber godt med fremtidsrettet utvikling for sine eiere Forstår behovene i offentlig sektor Det er spesielt positivt å se at brukerne opplever å få den bistand som er forventet for å løse ulike IKT utfordringer. Gjennomgangen av forbedringsområdene viser at selskapet har et utviklingspotensialet for å kommunisere tettere med brukergruppene. Dette vil bidra til en større forståelse av hvordan IKT ytterligere kan benyttes som et sentralt verktøy i den enkeltes arbeidshverdag. TJENESTEUTVIKLING FOR EIERKOMMUNER Selskapet har deltatt med flere ressurser i prosjekter, og bidratt til utvikling av IKT-tjenester i eierkommunene. Følgende er gjennomført i 2015: Oppgradering av innbyggerportal for Aust-Agder fylkeskommune Ferdigstilt anskaffelse for nytt journalsystem for legevakten i Arendal kommune Ferdigstilt etablering og tilrettelegging av IKT-løsninger for Agder Kommunale Støttetjenester (AKST) Ferdigstilt etablering av SvarUT tjenesten i sak- og arkivsystemet ephorte Etablert nettverk gjennom mindre byggeprosjekter (Stuenes skole, Froland skole, Rykene skole) for eierkommunene Bistått Aust-Agder fylkeskommune i nasjonalt fylkeskommunalt arkitekturprosjekt (FINTprosjektet) Påbegynt prosjekt for utvikling av SvarUT DigitalPrint. En «utskriftsløsning» for å sende dokumenter elektronisk gjennom nasjonal SvarUT-tjeneste. Prosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom 25 kommuner, og skal ferdigstilles i 2016. Påbegynt prosjekt for innføring av nytt WEB-publiseringsverktøy for de tre kommunene. Ferdigstilles etter plan 2016. Anskaffelse og implementering av ny GIS innsynsløsning. Ferdigstilles etter plan 2016. ÅRSMELDING 2015 side 10
Påbegynt prosjekt for innføring av nytt skoleadministrativt system for de tre kommunene. Ferdigstilles etter plan 2016. Påbegynt prosjekt for innføring av nytt Sak og Arkiv system for alle eierkommunene. Ferdigstilles etter plan 2016. Påbegynt prosjekt for innføring av nytt ERP-system for alle eierkommunene Ferdigstilles etter plan 2017. Påbegynt prosjekt for innføring av skoleadministrativt system for fylkeskommunen. Ferdigstilles etter plan 2017. INTERNE PROSJEKTER IKT Agder har gjennomført en rekke tekniske prosjekter knyttet til teknologisk utvikling og effektivisering. Følgende er de største prosjektene som er gjennomført i 2015: Domenemigrering av Arendal og Grimstad Utvidelse av sentral lagringsenhet med raskere teknologi Oppgradering av backupløsning Satt i drift ny løsning for sikker utskrift (Safecom Follow-Me-Print») i alle soner Migrert Oracle databaseservere over til virtuelt miljø Implementert Hybrid tilknytning til Microsofts skytjenester Office 365 Implementert og forberedt epost-system for en migrering til Exchange 2013 Byttet brannmurer på alle sensitive lokasjoner i Arendal Kommune Ferdigstilt omlegging til felles trådløsløsning for alle lokasjoner. Avviklet alle gamle løsninger. Implementering av nye redundante brannmurer Satt i drift ny løsning for sentralt håndtering av IP-adressetildeling (Infoblox DHCP) Implementert ny sentral nettverkskjerne Utbygging og oppgradering av nettverk på sentrale lokasjoner Implementert sentral redundant løsning for internett ØKONOMI Selskapet har utviklet en prismodell for eierkommunene som er grunnlag for betaling for selskapets tjenester. Den enkelte kommune betaler for de tjenester som rent faktisk tas ut. Dette gir en forutsigbarhet både for den enkelte kommune og selskapet. Til grunn for prismodellen ligger en tjenestenivåavtale (Service Level Agreement SLA) som styrer kvalitet på tjenestene. Selskapet hadde i 2010 og 2011 underskudd på grunn av finansiering av flere felles prosjekter for infrastruktur. Eierkommunene finansierte flere anskaffelsesprosjekter for felles systemer gjennom IKT Agder. Prosjektregnskapene for disse ble i 2013 avsluttet, og gjenstående midler ble tilbakeført til eierkommunene. Selskapet har gått i overskudd hvert år siden 2012. I 2015 har følgende økonomiske tiltak blitt gjennomført. Kostnadsnivået har gått noe ned sammenliknet med 2014-nivå. Dette lå som en forventing i budsjettvedtaket fra representantskapet. Pensjonskostnadene har blitt betydelig lavere enn budsjettert. Eierkommunene fikk utbetalt kr 2 millioner i desember pga. mindreforbruket. Selskapet går i 2015 med et høyere overskudd enn budsjettert. Årsaken til dette er knyttet til høyere inntekter (økt antall tjenester/uttak og prosjektaktivitet), og et mindre forbruk innenfor lønnskostnader, avskrivningskostnader (færre investeringer) og andre driftskostnader. Budsjettert mål for selskapet i 2015 var et 0-resultat. Det fokuseres gjennom året på å effektivisere og spare kostnader - enten kostnader som gir effekt for inneværende år eller kostnader som gir en varig effekt. Sistnevnte vil bidra til en lavere pris gjennom produkt- og prismodellen til selskapet. ÅRSMELDING 2015 side 11
Kostnadsanalyse Det ble høsten 2013 gjennomført en kostnadsvurdering av selskapets priser og kostnadsnivå. Analysen ble utført av objektiv part og sammenliknet kostnadsnivået med andre tilsvarende selskaper. Kostnadsvurderingen ble utført ved å se på IKT-kostnader og administrasjonskostnader opp mot tjenesteomfang, IKT-modenhet og kundetilfredshet. Det er viktig å påpeke at en kostnadsvurdering ikke vil være 100 % nøyaktig, da det alltid vil være en rekke usikkerhetsfaktorer. Resultatet må derfor sees på som en indikasjon og som gir muligheter for en ytterligere analyse. Tallgrunnlaget er fra 2012. Selskapet har gjennomført ytterligere kostnadsreduksjoner i 2013, 2014 og 2015. IKT Agder kom bra ut i forhold til de andre selskapene som var med i analysen. Selskapet har gode, kvalitative tjenester til et riktig kostnadsnivå. Det vil alltid være områder som kan videreutvikles, og selskapet har som mål å ytterligere effektivisere og samordne IKT området for våre eierkommuner. I forbindelse med utførte analyse, er det utviklet et verktøy som gjør det mulig å gjennomføre nye analyser og sammenlikninger mot flere tilsvarende selskaper. IKT Agder vil med jevne mellomrom utføre slike analyser for å sjekke ut at vi fortsatt har et riktig nivå i forhold til tjenester, kvalitet og kostnader. Det er planlagt ny kostnadsanalyse i 2017. Økonomisk utvikling i selskapet 2011 2014 Inntekter fra eierkommuner Endring fra Korr. 2011 2012 2013 2014 2015 2011 SSB Salg til eier 65 471 909 73 144 224 73 269 660 77 160 440 76 027 430 16,12 % 6,72 % Inntekten fra eierkommunene har fra 2011 økt med 6,72% utover konsumprisindeksen. For 2015 har følgende hovedendringer kommet: Økt antall PCer og tynnklienter, +0,9 mill Økning trådløst nett, +0,3 mill Økt antall Agressomoduler, + 0,3 mill Økning linjeleie til TDC, +0,8 mill Helårsvirkning ITET Sykefraværsoppfølging, +0,1 mill Utvidelse (drift og lisenser) innbyggerportal, +0,2 mill Økte kostnader til Powel pga. Gemini Portal, +0,1 mill Helårsvirkning og volumøkning IAM-system, +0,7 mill Utvidet funksjonalitet, system for sikker utskrift, +0,1 mill Eierkommunene fikk kreditert kr 2 millioner av inntektene mot slutten av desember. Dette ble gjort pga. et stort mindreforbruk av kostnader (pensjon). Ordinære driftskostnader 2011 2012 2013 2014 2015 Endring fra 2011 Leie lokaler 3 204 378 3 137 512 3 118 288 2 988 719 2 781 882-13,18 % -22,58 % Leieavtaler, utstyr, 4 003 228 4 181 629 2 254 793 3 924 145 4 470 972 11,68 % 2,28 % Inventar, vedlikehold 1 597 868 1 536 337 1 610 003 2 623 499 2 387 524 49,42 % 40,02 % Regnskap og revisjon 219 000 235 125 253 000 249 000 256 000 16,89 % 7,49 % Konsulentbruk 2 487 804 2 470 916 2 546 833 1 920 335 3 752 014 50,82 % 41,42 % Rekvisita og aviser 306 800 84 802 35 006 41 532 39 770-87,04 % -96,44 % Kurs og opplæring 855 637 653 421 838 470 929 317 621 321-27,38 % -36,78 % Løpende utgifter og leiebiler Kontingenter, forsikring, styret 1 103 351 1 057 802 802 465 836 546 1 033 236-6,35 % -15,75 % 111 006 152 921 247 955 184 745 314 033 182,90 % 173,50 % 13 889 072 13 510 465 11 706 813 13 697 838 15 656 752 12,73 % 3,33 % Korr SSB ÅRSMELDING 2015 side 12
Oversikten viser driftskostnader ekskl. lønn, avskrivninger og prosjekter. Kolonnen Korr SSB viser endringen av den enkelte kostnadspost regulert for konsumprisindeks. Lønns- og personalkostnader 2011 2012 2013 2014 2015 Endring fra 2011 Korr med SSB Direkte lønnskostnader 29 065 684 29 832 925 33 650 630 35 676 534 34 734 157 19,50 % -0,80 % Andre lønnskostnader 520 033 831 228 566 786-298 932-503 274-196,78 % -217,08 % 29 585 718 30 664 153 34 217 416 35 377 602 34 230 883 15,70 % -4,60 % Lønns- og personalkostnaden har gått samlet sett ned med 4,6 % ift til lønnsindeksen. Av Andre lønnskostnader er det spesielt sykepengerefusjonen som har gått opp. Dette gir i 2015 som tabellen over viser, et negativt tall («en positiv kostnad»). Kostnader nær knyttet til kunde og prosjekt Endring fra 2011 2012 2013 2014 2015 2011 Avskrivninger 6 022 366 7 712 780 5 942 506 5 099 087 6 206 765 3,06 % Kundekostnader HW/SW 18 391 264 14 633 762 16 969 625 14 923 339 16 356 754-11,06 % Finans 3 070 056 1 485 101-90 755 29 436 106 301-96,54 % 27 483 686 23 831 644 22 821 376 20 051 861 22 669 820-17,52 % De store investeringene utført i perioden 2006 2008 nådde sin avskrivningstopp i 2011. Selskapet har fra 2012 gått med overskudd da en gjennom det enkelte år har hatt forhold som tilsier en høyere besparelse enn budsjettert. Dette har vært besparelser som har vært knyttet til det enkelte år. Overskuddene i 2012 og 2013 har blitt disponert til å synliggjøre selskapets pensjonsforpliktelse, styrkning av egenkapital og tilbakebetaling til eierkommunene. Regnskapsresultat RESULTAT 2011 2012 2013 2014 2015 Resultat -4 937 642 5 505 106 5 935 419 3 968 343 5 912 039 Overføringer: Annen egenkapital 5 505 106 2 000 000 3 000 000 Tilbakebetaling eiere 3 935 419 3 968 343 2 912 039 Pensjonsforpliktelse 5 042 110 Minus tall = underskudd, positivt tall = overskudd 2011: Underskuddet var budsjettert bruk av avsetninger ÅRSMELDING 2015 side 13
Regnskapsoversikt Regnskapet til selskapet kan deles i tre: 1. Regnskap for prosjektaktivitet IKT Agder fører IKT-prosjektregnskapene for eierkommunene, og skiller disse ut. 2. Regnskap for drift Dette er selve driftsregnskapet til selskapet, og som kan sammenliknes med vedtatte budsjett og regnskap fra tidligere år. 3. Regnskap offisielt er selskapets offisielle regnskap, summen av prosjekt og drift. 2015 2015 2015 2015 2014 2014 2014 2014 Regnskap Regnskap Budsjett Regnskap Regnskap Regnskap Budsjett Regnskap Prosjekter Drift (Drift) Offisielt Prosjekter Drift (Drift) Offisielt Driftsinntekter Salg til eier 1 795 856 74 231 575 79 200 000 76 027 430 2 797 516 72 162 912 71 415 000 74 960 428 Salg til eiers selskaper og andre 307 965 1 091 055 1 300 000 1 399 020 19 110 1 893 455 1 400 000 1 912 565 Andre inntekter 2 200 012 2 200 013 Sum driftsinntekter 2 103 821 75 322 630 80 500 000 77 426 450 5 016 638 74 056 367 72 815 000 79 073 006 Aktiverte ikke fakturerte prosjekt 6 247 567 6 247 567 Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 0-34 230 883-40 006 000-34 230 883 3 861-35 381 463-37 039 000-35 377 602 Avskrivninger 0-6 206 765-10 270 000-6 206 765 0-5 099 087-5 542 001-5 099 087 Leie- og Leasing 0-5 842 913-5 817 000-5 842 913 0-5 574 758-6 218 000-5 574 758 Anskaffelse HW og SW -749 785-17 766 695-16 720 000-18 516 480 1 168 280-15 563 009-15 057 000-14 394 728 Interne prosjekter 152 438-167 727 0-15 289-1 940 484-1 378 387-1 380 999-3 318 871 Andre driftsutgifter -7 732 269-5 109 009-7 287 000-12 841 278-4 247 653-7 062 527-7 553 000-11 310 181 Sum driftsutgifter -8 329 616-69 323 992-80 100 000-77 653 607-5 015 996-70 059 231-72 790 000-75 075 227 Driftsresultat 21 772 5 998 638 400 000 6 020 410 642 3 997 136 25 000 3 997 779 Finansinntekter- og kostnader Renteinntekter, andre finansinntekter 35 738 251 000 35 738 0 51 437 100 000 51 437 Rentekostnader, andre finanskostnader -2 069-142 039-651 000-144 108-642 -80 230-125 000-80 873 Resultat av finansposter -2 069-106 301-400 000-108 370-642 -28 793-25 000-29 436 Årsresultat 19 703 5 892 337 0 5 912 040 0 3 968 343 0 3 968 343 Merk: Inntekter er angitt som positive tall, kostnader som negative tall. Resultatet viser overskudd. Årets resultat er bedre enn budsjettert og ligger innenfor en ramme som tilsier at forutsetningene om fortsatt drift er til stede. ÅRSMELDING 2015 side 14
VEDLEGG 1 ÅRSREGNSKAP IKT AGDER IKS 2015 Resultatregnskap 2015 Noter 2015 2014 Driftsinntekter Salg av tjenester til eierkommunene 1,2,8 76 027 430 77 160 440 Andre inntekter 1 399 020 1 912 565 Sum Driftsinntekter 77 426 450 79 073 005 Aktiverte fellesprosjekter 6 6 247 567 Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4,5 34 230 883 35 377 602 Avskrivninger 6 6 206 765 5 099 087 Andre driftsutgifter 37 215 960 34 598 538 Sum Driftskostnader 77 653 608 75 075 227 Driftsresultat 6 020 409 3 997 778 Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter 35 738 51 437 Rentekostnader 144 108 80 873 Resultat av finansposter -108 370-29 436 Årets resultat 5 912 039 3 968 343 Overføringer Tilbakebetaling til eierne -2 912 039-3 968 343 Overføring til annen egenkapital -3 000 000 - Sum overføringer -5 912 039-3 968 343 ÅRSMELDING 2015 side 15
Balanse pr. 31.12.15 Anleggsmidler Noter 2015 2014 Varige driftsmidler Maskiner og utstyr 6 24 295 603 17 700 864 Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP 336 821 279 528 Sum anleggsmidler 24 632 424 17 980 392 Omløpsmidler Kundefordringer 2 1 969 220 10 004 132 Andre fordringer 6 979 563 4 150 670 Kasse og bankinnskudd 7 2 692 016 1 452 355 Sum omløpsmidler 11 640 799 15 607 157 Sum eiendeler 36 273 223 33 587 550 Egenkapital Opptjent egenkapital Overføring til eierne 2 912 039 Annen egenkapital 8 152 884 5 152 884 Sum egenkapital 11 064 923 5 152 884 Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelse KLP 3 7 994 924 8 527 559 Sum avsetning for forpliktelser 7 994 924 8 527 559 Kortsiktig gjeld Kassekreditt 7-889 613 Leverandørgjeld 11 12 017 167 8 823 540 Skyldig skattetrekk 1 161 990 1 078 136 Skyldig arbeidsgiveravgift 665 250 619 722 Skyldig merverdiavgift 1 204 539 Påløpte feriepenger 3 383 886 3 234 324 Avsatt for tilbakebetaling til eierne 0 3 968 343 Annen kortsiktig gjeld 11-14 917 88 891 Sum kortsiktig gjeld 17 213 376 19 907 107 Sum egenkapital og gjeld 36 273 223 33 587 550 ÅRSMELDING 2015 side 16
ÅRSMELDING 2015 side 17
Kontantstrømoppstilling 01.01 31.12.15 Noter 2015 Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Resultat 5 912 039 Ordinære avskrivninger 6 6 206 765 Endring pensjonsforpliktelser -532 635 Endring i kortsiktige fordringer 5 206 019 Endring i kortsiktig gjeld -2 693 731 Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter 14 098 457 Kontantstrømmer fra investeringsaktiviteter Utbetalinger ved kjøp av driftsmidler 6-12 801 503 Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter -12 801 503 Kontantstrømmer fra finansieringsaktiviteter Endring egenkapitalinnskudd -57 293 Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter -57 293 Netto endring i kontanter og kontantekvivalenter 1 239 661 Kontanter og kontantekvivalenter 01.01 1 452 355 Kontanter og kontantekvivalenter 31.12. 2 692 016 ÅRSMELDING 2015 side 18
NOTER TIL REGNSKAPET 2015 Note 1 Regnskapsprinsipper Agder IKT Driftssenter IKS er et interkommunalt selskap som fører regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser for foretak. Fram til og med 2014 ble regnskapet ført som lite foretak. Prosjekter i arbeid er inntektsført i henhold til fremdrift. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Varige driftsmidler er balanseført og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Selskapets ansatte er omfattet av en kollektiv pensjonsordning gjennom Kommunal Landspensjonskasse som oppfyller kravene etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Dette er en forsikret ordning. Pensjonsordningen er omtalt i note 3. Note 2 Prosjekter i arbeid Selskapet utfører både prosjekter for enkelte av eierkommunene og felles prosjekter. Her er tatt med prosjekter som enten var pågående ved inngangen til året eller ikke avsluttet ved årets slutt. Fellesprosjektene skal midlertidig finansieres av selskapet og faktureres først når de er avsluttet. Se note 6. Andre prosjekter faktureres løpende. Enkeltprosjekter for kommunene - faktureres løpende Pågående Endring Pågående 01.01.2015 2015 31.12.2015 A-melding Fase 1-83 790 83 790 Videreutvikling Ansattportal 18 700-18 700 0 Kartlegging av livssyklus-fagsystemer 465-465 0 Samhandlingsløsning 130 620-130 620 0 A-melding Arendal pensjonskasse -14 700 14 700 0 Grimstad Kulturhus -144 400-144 400 51 295-195 695-144 400 Endringer i 2015 inngår i resultatregnskapet. Pågående 31.12.2015 inngår i kundefordringer i balansen. ÅRSMELDING 2015 side 19
Note 3 Pensjonsforpliktelser Selskapet har kollektiv pensjonsforsikring i KLP Forsikring. Pensjonsordningen er ytelsesbasert og er tilpasset nytt avtaleverk for offentlig tjenestepensjon, inklusive pensjonen fra folketrygden. Balanseført verdi for pensjonspremiefond og pensjonsforpliktelser samsvarer med beste estimat pr. 31.12.2015 beregnet av KLP. Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse er innarbeidet i regnskapet. Estimatendringer pr. 31.12.2015 er resultatført etter beregning fra KLP i henhold til regnskapslovens regler. Pensjonskostnad: 2015 2014 Årets opptjening 3 834 094 3 715 995 Rentekostnad 1 263 043 1 194 443 Forventet avkastning -1 075 641-982 293 Adm.kostnader 202 626 207 377 Resultatført estimatavvik -1 239 396 1 039 150 Netto pensjonskostnad 2 984 726 5 174 672 Pensjonspremie dekt av de ansatte -512 395-487 716 Selskapets andel av pensjonskostnaden 2 472 331 4 686 956 Arbeidsgiveravgift netto pensjonskostnad 348 599 660 861 Netto pensjonskostnad inkl. arbeidsgiveravgift 2 820 930 5 347 817 Spesifikasjon av brutto pensjonspremiemidler pr. 31.12 31.12.2015 31.12.2014 Brutto pensjonsmidler 01.01 23 271 604 20 143 436 Estimatavvik midler 01.01-1 365 600-183 566 Faktiske pensjonsmidler 21 906 004 19 959 870 Forfalt premie inkl. adm. 3 451 540 3 157 148 Administrasjonskostnad -202 626-207 377 Utbetalinger -796 795-620 330 Forventet avkastning 1 075 641 982 293 Brutto pensjonspremiefond 31.12 25 433 764 23 271 604 Spesifikasjon av brutto pensjonsforpliktelse pr. 31.12 31.12.2015 31.12.2014 Brutto pensjonsforpliktelse 01.01 30 745 363 25 599 671 Estimatavvik forpliktelse 01.01-2 604 996 855 584 Faktisk forpliktelse 28 140 367 26 455 255 Årets opptjening 3 834 094 3 715 995 Rentekostnad 1 263 043 1 194 443 Utbetalinger -796 795-620 330 Brutto pensjonsforpliktelse 31.12 32 440 709 30 745 363 Netto pensjonsforpliktelse 7 006 945 7 473 759 Beregnet AGA på netto pensjonsforpliktelse 987 979 1 053 800 Balanseført netto forpliktelse inkl. aga 7 994 924 8 527 559 ÅRSMELDING 2015 side 20
Økonomiske forutsetninger: 2015 2014 Diskonteringsrente 4,00 % 4,00 % Forventet lønnvekst 2,97 % 2,97 % Forventet G-regulering 2,97 % 2,97 % Forventet pensjonsregulering 2,20 % 2,97 % Forventet avkastning 4,65 % 4,65 % MEDLEMSSTATUS 01.01.2014 01.01.2015 Antall aktive 47 49 Antall oppsatte 23 26 Antall pensjoner 3 4 Gj.snittlig pensjonsgrunnlag, aktive 513 844 516 237 Gj.snittlig alder, aktive 42,07 42,42 Gj.snittlig tjenestetid, aktive 7,34 7,82 Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Lønns- og personalkostnader fordeler seg slik: LØNNSKOSTNADER 2015 2014 %-vis endring Lønn inkl. feriepenger 26 969 006 25 673 464 5,05 % Arbeidsgiveravgift 4 239 326 4 061 852 4,37 % Pensjonskostnader *) 2 440 332 4 983 765-51,03 % Andre personalkostnader 582 219 658 521-11,59 % Sum lønns- og personalkostnader 34 230 883 35 377 602-3,24 % *) Pensjonskostnader: Netto pensjonskostnad inkl. aga kr. 2 820 930 -> se note 3 Reduksjon avsetning AFP 62-56 kr. 0 Tilskudd sikringsordningen KLP kr. 33 822 AGA av årets betalte premie som inngår i linjen for arbeidsgiveravg. kr. -414 420 Pensjonskostnader kr. 2 440 332 ÅRSMELDING 2015 side 21
Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Selskapet har i tillegg til fast ansatte, fem lærlinger, hvorav tre som har sitt ansettelsesforhold hos Aust-Agder fylkeskommune. Ved utgangen av året 31.12.2015, var det 47 ansatte fordelt på 45,8 stilling med følgende aldersfordeling: 31. desember Antall 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60+ 2014 48 5 11 20 9 3 2015 47 5 10 19 10 3 Det er utbetalt kr. 50 000 som godtgjørelse til styreleder i 2015. Utbetalt lønn og annen godtgjørelse til daglig leder utgjør kr. 911 143. Årslønn daglig leder pr. utgangen av året var kr. 917 000. Som honorar til revisor er det kostnadsført kr. 42 000 ekskl. mva for revisjon og bistand Note 6 Driftsmidler 2015 Inventar Maskinvare Programvare Felles prosjekt Sum driftsmidler Anskaffelseskost 01.01. 2 320 615 30 343 030 21 007 337 53 670 982 Tilgang i året 4 042 625 2 511 312 6 553 937 Aktiverte fellesprosjekter 6 247 567 6 247 567 (Se under) Anskaffelseskost 31.12 2 320 615 34 385 655 23 518 649 6 247 567 66 472 486 Akk. Avskrivninger 31.12-435 115-22 386 265-19 355 503-42 176 883 Bokført verdi 31.12. 1 885 500 11 999 390 4 163 146 6 247 567 24 295 603 Årets avskrivninger 290 077 4 247 185 1 669 503 Ikke 6 206 765 startet Økonomisk levetid 8 år 5 år 4 år Aktiverte fellesprosjekter: Fellesprosjekter for kommunene avskrives/ faktureres ved avslutning Pågående 1.1.2015 Endring 2015 Pågående 31.12.2015 Skoleadministrativt system 0 548 750-548 750 GIS innsyn 0 999 524-999 524 Web publisering 0 1 591 248-1 591 248 Sak/ Arkivsystem 0 1 928 193-1 928 193 ERP system 0 1 179 852-1 179 852-6 247 567 Endringer driftsmidler: 2015 2014 Endring Inventar 1 885 500 2 175 577-290 077 Maskinvare 11 999 390 12 203 950-204 561 Programvare 4 163 147 3 321 337 841 809 Fellesprosjekter 6 247 567 0 6 247 567 eierkommunene Maskiner og utstyr 24 295 603 17 700 864 6 594 739 Ca 50 % av økningen i driftsmidlene fra 2014 til 2015 kommer hovedsakelig fra aktiveringen av fellesprosjektene. ÅRSMELDING 2015 side 22
Note 7 Kasse- og bankinnskudd Utgjør kr. 2 692 016, herav bundne skattetrekksmidler på kr. 1 512 355. Selskapet har en innvilget trekkrettighet på kr. 37 mill. Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Selskapets utfakturering til eierkommunene skjer på grunnlag av faktisk forbruk. I 2015 og 2014 fordeler denne utfaktureringen seg som følger: Eier: Utfakturert 2015 % -fordeling Utfakturert 2014 % - fordeling Arendal kommune 33 873 557 44,44 % 33 022 951 44,05 % Froland kommune 5 373 730 7,05 % 5 449 144 7,27 % Grimstad kommune 18 621 310 24,43 % 18 281 713 24,39 % Aust-Agder fylkeskommune 18 354 529 24,08 % 18 206 620 24,29 % Sum 76 223 125 100,00 % 74 960 428 100,00 % Endring prosjekter i arbeid jfr note 2-195 695 2 200 012 Årets inntekter fra eiere 76 027 430 77 160 440 Note 9 Egenkapitalinnskudd KLP Innbetalt egenkapitaltilskudd skal regnskapsføres som en eiendel i balansen. Beløpet som skal føres i regnskapet for 2015 er egenkapitaltilskuddet fra balansen 31.12.2014 tillagt innbetalt egenkapitaltilskudd i 2015 Note 10 Fordringer 2015 2014 Endring Eierkommunene 1 717 531 9 957 297-8 239 766 Eierkommunenes virksomheter 0 1 145-1 145 Andre kunder med begrenset ansvar (AS) 0 22 524-22 524 Private og privat næringsdrivende 10 456 7 761 2 695 Opptjent inntekt 241 232 15 405 225 827 Sum Kundefordringer 1 969 220 10 004 132-8 034 913 Diverse kortsiktige fordringer 49 400 564 457-515 057 Utlegg/deling utgift - ikke i forb med leveranse 0 32 840-32 840 Oppgjørskonto MVA 536 472 0 536 472 Periodiserte kostnader 6 393 691 3 553 373 2 840 319 Sum Andre fordringer 6 979 563 4 150 670 2 828 893 ÅRSMELDING 2015 side 23
Note 11 Gjeld 2015 2014 Endring Leverandørgjeld -33 468-30 063-3 406 Kredittforetak og finansieringsselskaper -13 990-0 -13 990 Forsikring -100 729-97 459-3 270 Eierkommuner -689 099-354 491-334 608 Statlig virksomhet -31 223-56 425 25 202 Andre kunder med begrenset ansvar (AS) -10 164 136-7 666 385-2 497 751 Private og privat næringsdrivende -946 338-503 866-442 472 Reskontro -38 183-114 851 76 668 Leverandørgjeld -12 017 167-8 823 540-3 193 627 Nettolønn til utbetaling -2 654-33 354 30 700 Påløpte kostnader 0-54 073 54 073 Kaketrekk ansatte 11 692 15 774-4 082 Kantinetrekk 9 630-17 238 26 867 Uidentifiserte OCR-betalinger -3 750 0-3 750 Annen kortsiktig gjeld 14 917-88 891 103 808 Periodisering over årsskiftet har økt. Gjeld til private foretak er derfor større enn i 2014. ÅRSMELDING 2015 side 24
VEDLEGG 2- REVISORS BERETNING 2015 ÅRSMELDING 2015 side 25
ÅRSMELDING 2015 side 26
VEDLEGG 3- INFORMASJON OM SELSKAPET Avdeling Service Avdeling Service består ved utgangen av 2015 av 20 ansatte fordelt på 19,4 årsverk. I tillegg kommer ytterligere tre lærlinger fra Aust-Agder fylkeskommune. Totalt har IKT Agder ansvar for 5 lærlinger. Serviceavdelingen har deltatt aktivt med å øke kundetilfredshet og arbeidsmiljø. Det har vært arbeidet med å få redusert sykefravær i avdelingen i samarbeid med Agder Arbeidsmiljø. Avdelingen fikk i 2015 overført en ressurs fra prosjektavdelingen. Avdeling har to hovedfunksjoner: Servicedesk som behandler henvendelser fra brukerne Serviceteknikere som bistår brukere ute på eierkommunenes lokasjoner Avdelingen har følgende ansvars- og arbeidsområder: Servicedesk er Singel Point Of Contact (SPOC) mot IKT Agder Avdelingen skal bidra til effektive og kundetilfredse løsninger Gi god og riktig informasjon til brukerne, både knyttet til driftsmeldinger og annen sentral informasjon Arbeide proaktivt for å holde stabil drift knyttet til problemer eller feil Avdelingen skal: o Videreformidle henvendelser videre inn i organisasjonen o Bidra til innføringsstøtte ved realisering av nye produkter og tjenester. Dette inkluderer også utvikling av rutiner og arbeidsprosesser for videre vedlikehold o Levere og klargjøre klientutstyr til brukere o Administrasjon av brukere og tilganger til ulike tjenester Servicedesk har åpningstider fra kl. 0700 1700. Utvidet åpningstid realiseres gjennom forskjøvet arbeidstid og fungerer tilfredsstillende. Totalt i 2015 er det registrert 23972 henvendelser. I 2014 ble det registrert 17751 henvendelser. Dette er en relativt stor økning som er knyttet direkte opp mot forbedrede arbeidsprosesser og gjennomførte endringer i infrastruktur/nye løsninger. Det har vært et høyt fokus på å registrere alle innkomne henvendelser. Gevinsten av innføringen av SIKT/IAM har enda ikke gitt den reduksjonen i antall henvendelser som var estimert. Det har vært arbeidet med informasjon i samarbeid med eierkommunene og internt i selskapet for å redusere antall henvendelser knyttet til passord, for å oppnå forventet gevinst. Serviceavdelingen har i samarbeid med driftsavdelingen videreutviklet tjenesten for driftssenter. Driftssenter er nå organisert mellom avdelingene og dekker både funksjonen med overvåkning og brukersupport utover normal arbeidstid. Gevinstene av dette er reduksjon av antall uforutsette hendelser, kompetanseheving internt i IKT Agder og en styrking av felles ansvar for oppgaven. Det har i 2015 vært utført flere og større tekniske endringer. Serviceavdelingen har vært en viktig bidragsyter i arbeidet. Ressurser arbeider med utfordringene på tvers av avdelingsstrukturen, både i forhold til planlegging og gjennomføring av prosjekter og oppgaver i linjeorganisasjonen. Avdeling Drift Avdelingen består ved utgangen av 2015 av 16 årsverk og har ansvar for ivaretakelse av blant annet følgende oppgaver: Utføre proaktiv drift ved å overvåke de til enhver tid gjeldende tekniske løsninger i henhold til våre eierkommuners avtalte og gjeldende SLA Sikre optimal forvaltning, drift og utvikling av basis infrastruktur og tjenester innenfor områdene database, server plattform, nettverk, samhandling, sikkerhet, lagring og backup og telefoni Planlegging, koordinering og implementasjon av nye tekniske løsninger og tjenester ÅRSMELDING 2015 side 27
Videreutvikle tjenester og forvaltning av systemer med tanke på best mulig økonomi Vedlikeholde, dokumentere og utvikle teknisk løsningsdesign Forvalte og utvikle plattform for nettverk, teknisk sikkerhet og kommunikasjonstjenester Bistå med teknisk produktstøtte og oppdragsbasert prosjektstøtte ved behov Forvalte og utvikle test- og utviklingsmiljøer i henhold til behov Avdelingen overførte i løpet av året en utviklingsressurs til prosjektavdelingen. Organisering av samarbeidet (IKT forvaltningsorganisasjonen) mellom selskapet og kommunene ble endret sommeren 2015. I denne forbindelse gikk driftsavdelingens medarbeidere inn med et medlem i de fleste forvaltningsgruppene. Avdelingsleder deltar i den sentrale forvaltningsledelsen. Avdelingen har i 2015 fortsatt med videreutvikling og forbedring av grunnleggende teknisk infrastruktur, spesielt i forhold til nettverk og sikkerhet. Videre utbygging av trådløse nettverk har i løpet av året blitt sluttført, og en har nå en moderne og homogen plattform som muliggjør en stabil og fremtidsrettet forvaltning av tjenesten. Det har også vært et fortsatt fokus på virtualisering og konsolidering av gjenstående fysiske servere noe som forankret i strategien om høyere grad av redundans og reduksjon av fotavtrykk i datarom. Dette er også med på å redusere driftskostnader på daglig drift og investeringskostnader. Det har i løpet av året vært mange større feil-hendelser (pri.) av varierende karakter. Noen mer alvorlige enn andre, men de fleste har blitt løst forholdsvis raskt. Kommunene er fornøyd med at saker nå blir kategorisert riktig, og at hver hendelse får den oppmerksomhet den skal ha i forhold til alvorlighetsgrad. Av større tekniske endringer kan det nevnes oppgradering av sentral lagringsenhet, innkjøp og etablering av nye sentrale brannmurer, oppgradering av backupløsning, implementering av ny nettverkskjerne samt etablering av redundant infrastruktur mot internett. Avdelingen har også arbeidet med planlegging og gjennomføring av domenemigrering. Alle våre eiere har pågående byggeprosjekter hvor IKT Agder bidrar med rådgivning, design og implementering av totalløsninger for nettverk. Det har vært få større byggeprosjekter i 2015, men det har vært flere mindre ombyggingsprosjekter spesielt i forhold til omlegging til nye trådløse nettverksløsninger på mange lokasjoner. Avdelingen har i løpet av året styrket kompetanse ytterligere ved at de fleste ansatte har gjennomført kurs og seminarer innenfor eksisterende og nye tjenesteområder/teknologier. Avdeling Prosjekt Ved utgangen av 2015 er det av 10 medarbeidere i avdelingen innenfor fagområdene prosjektledelse, utvikling, IT- og løsningsarkitektur, avtaleforvaltning og strategisk/forretningsmessig kundeoppfølging. Avdelingen ansatte en prosjektleder i begynnelsen av året, og fikk ila året overført en utviklingsressurs fra driftsavdelingen. I tillegg sluttet forretningsrådgiver i mars og ble erstattet av en digital rådgiver i juni. Kundeoppfølgingen knyttet til leveranser iht. til SLA organiseres i avdelingen, og har gjennom året fulgt en fast plan avtalt med hver kunde (se vedlegg 4). I tillegg ble det høsten 2015 gjennomført brukerundersøkelse. Organisering av samarbeidet mellom selskapet og kommunene ble endret sommeren 2015. I denne forbindelse gikk prosjektavdelingens medarbeidere ut av forvaltningsgruppene. Avdelingen deltar imidlertid fortsatt aktivt i utviklingsdelene av samarbeidet, gjennom prosjekter og utviklingsenheten Drivhuset. Avdelingen har i 2015 jobbet med levering av flere store prosjekter. I alle prosjektene har avdelingen bistått med hovedprosjektleder. I tillegg har avdelingen bidratt med innkjøpsansvarlig og løsningsarkitekt i de fleste prosjektene. Avdelingen kan ved utgangen av 2015 levere en total-pakke ÅRSMELDING 2015 side 28