Handlingsplan for Siv gymnastikkforening 2014 2017 1
Handlingsplanen Handlingsplan for Siv gymnastikkforening ble godkjent på årsmøte i 2014. Arbeidet med planen startet i 2013 og hele klubben har vært invitert til å bidra. Dette har vært viktig for å forankre visjonen, verdigrunnlaget og virksomhetsideen. Virksomhetsrakett VISJON Spenstig bevegelse for liten og stor Hovedmål Delmål Innsatsområder Virkemidler Handlingsplan Verdier Glede Mestring Inkluderende Siv gymnastikkforening skal tilby barn og unge turnaktivitet. Barn og unge skal oppleve å bli sett og de skal oppleve mestring og motorisk utvikling. Siv gymnastikkforening skal ta vare på tillitsvalgte og trenere slik at de opplever personlig utvikling og får motivasjon til å gjøre en god jobb for klubben. Siv gymnastikkforening baserer sin aktivitet på felles vedtatte aktivitetsverdier for norsk idrett: Idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Siv gymnastikkforening drives etter idrettens organisasjonsverdier: Frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Ut fra fellesverdiene i norsk idrett, har vi tydeliggjort hva som skal prege alle i vår klubb. 2
Verdiene Verdiene skal hjelpe oss til å bli tydelige, få fram det som skiller oss fra andre og klargjøre vår identitet. De skal ikke bare beskrive hvordan vi er, men også hvordan vi vil bli. Verdiene skal være retningsgivende for: - Å skape et godt klubbmiljø hvor vi tar godt vare på hverandre. - Å skape gode holdninger som fører til et godt treningsklima. - Å være en klubb som er kjent for godt samarbeid og god oppførsel. Glede Mestring Hos oss er det viktig å etablere gode holdninger (som likeverd og respekt) som gjør at alle har glede av å være en del av Siv gymnastikkforening. Det er viktig med idrettsglede. Utøvere og trenere skal oppleve vekst og personlig utvikling gjennom aktiviteten. De tillitsvalgte skal føle at det er betydningsfullt å være med å bidra. Hos oss betyr dette at trenerne skal ha tilstrekkelig kompetanse og kunnskap. Dette skal føre til mestringsfølelse hos utøverne. Vi skal ha et attraktivt tilbud hvor vi har fokus på at dette for mange er et første møte med idretten. Opplevelsen skal føre til at de enten fortsetter hos oss eller med annen type idrettsaktivitet. Inkluderende Hos oss innebærer dette å inkludere alle. Vi ser, hører og tar vare på hverandre. Visjon Spenstig bevegelse for liten og stor En visjon er i utgangspunktet en drøm, og skaper bilde av en ønsket framtid for klubben. En visjon må kunne omsettes til handling. Men det krever god kommunikasjon. En god måte er å beskrive visjonen på flere måter slik at den lettere blir forstått av alle. Hos Siv gymnastikkforening betyr visjonen at: Siv gymnastikkforening er de minste barnas første møte med idretten. De skal oppleve at klubben har fokus på den gode opplevelsen. Siv gymnastikkforening skal være foreningen som hele tiden strekker seg langt for å ha motiverte og engasjerte trenere og tillitsvalgte. Det skal være trivelig for alle å komme til Siv gymnastikkforening. Dette er et bilde av den framtiden vi ønsker for klubben. Visjonen forteller hvorfor folk er med og gjør en innsats for akkurat vår klubb. Den sier hva vi skal strekke oss etter og skape sammen. For at visjonen skal kunne omsettes til handling kreves det god kommunikasjon. 3
Virksomhetside Siv gymnastikkforening skal tilby barn og unge turnaktivitet. De skal bli sett, oppleve mestring og motorisk utvikling. Siv gymnastikkforening skal ta vare på tillitsvalgte og trenere slik at de opplever personlig utvikling og får motivasjon til å gjøre en god jobb for klubben. Siv gymnastikkforening har fokus på breddeaktivitet. Det er denne ideen Siv gymnastikkforening hovedsakelig skal arbeide med. Virksomhetsideen definerer hva som er det unike med klubben vår og aktivitetene. Den forteller hva vi tilbyr og hva som gjør at folk foretrekker oss i stedet for andre klubber. Visjonen, verdiene og virksomhetsideen er rettledende for alle medlemmer, tillitsvalgte og trenere. Dette er utgangspunktet for det vi skal skape sammen, hvordan vi skal fremstå, hva vi skal drive på med og hvilke oppgaver vi skal ha fokus på. Hovedmål Siv gymnastikkforening skal være en attraktiv klubb for barn og unge som ønsker å lære grunnleggende bevegelses- og mestringserfaring. Dette skal måles i at antall medlemmer per år opprettholdes på nivå med årets (2013) idrettsregistrering. Hovedmålet definerer mer presist hva det er Siv gymnastikkforening skal arbeide for. Hovedmålet er det vi ønsker at klubben skal oppnå og være i forhold til omgivelsene. Det er et overordnet mål som strekker seg inn i fremtiden. Hovedmålet blir konkretisert under delmål, samt innenfor hvilke innsatsområder man ønsker å oppnå målene. Det tar tid å oppnå hovedmålet, og det kan revideres etter behov. 4
Arbeidsområder Organisasjonshjulet er en beskrivelse av de områder klubben jobber på. Disse er: Organisasjon Trenere Ledelse Aktivitet Arrangementer Anlegg Siv gymnastikkforening har gjort en vurdering av hva vi ønsker å oppnå og statusen for de ulike områder i organisasjonshjulet. Handlingsplanen beskriver hvilke mål vi har satt oss og hvordan vi må jobbe for å oppnå dette. 5
Delmål og tiltak Handlingsplanen danner grunnlaget for det Siv gymnastikkforening skal jobbe med i årene fremover. Her er det definert delmål med tiltak for hvert område, hvordan disse skal gjennomføres, hvem som er ansvarlig og når det skal være gjort. Organisasjon Delmål: Være en klubb som skaper tilhørighet og har god kommunikasjon med våre medlemmer Tiltak Hvordan skal vi oppnå dette Hvem er ansvarlig Utarbeide klubbhåndbok - Beskrive gode rutiner og retningslinjer Info- (basert på NIF sin etter behov ansvarlig veileder) - Lage funksjonsbeskrivelser med Leder oversikt over oppgaver som skal løses og ressursbehov Når Januar 2016 Des. 2014 - Årshjul/ styreplan med oversikt over arbeidsoppgaver gjennom året som søknadsfrister for ulike org.ledd, interne tidsfrister ift. sesong osv. - Klubbprofil Lage en enkel beskrivelse for farger og logobruk. - Kommunikasjonsstrategi med fokus på at informasjonsflyten skal oppleves som god og hensiktsmessig for våre medlemmer og foreldre/foresatte Definere aktuelle informasjonskanaler og hvordan de skal brukes - Hjemmesider - SMS - Epost Definere målgrupper og type informasjon til den enkelte målgruppen som: - Medlemmer - Foreldre/foresatte - Trenere Utarbeide en enkel brosjyre/infoskriv til medlemmer og foreldre/foresatte Infoansvarlig/ leder Infoansvarlig Infoansvarlig Des. 2014 Januar 2015 Oktober 6
Ledelse Delmål: Tilgjengelig ledelse som involverer og engasjerer hele klubben Tiltak Hvordan skal vi oppnå dette Hvem er ansvarlig De tillitsvalgte skal få tilbud om aktuelle kurs og kompetansehevende tiltak Lage en oversikt over aktuelle kurs og kompetansehevende tiltak som tilbys av idrettskrets og turnkrets Arrangere kurs for klubbens tillitsvalgte/medlemmer ved behov Leder Når Oktober Oktober Engasjere trenerkoordinator som har ansvar for engasjerte og motiverte trenere Profilere de tillitsvalgte og trenere Rekruttere flere foreldre til ulike oppgaver og/eller tillitsverv Definere trenerkoordinator sine oppgaver Nestleder Juni Evaluere trenerkoordinator sine oppgaver Nestleder Mai Bestille vester til trenere (styret) Nestleder August Involvere og engasjere foreldre gjennom god informasjon, og ved å være til stede på trening og andre aktuelle arenaer Infoansvarlig Sept. Vurdere strukturen på medlemskontingenten Økonomiansvarlig Des. Arrangement Delmål: Utvikle våre arrangementer til en sosial møteplass Tiltak Hvordan skal vi oppnå dette Hvem er ansvarlig Sommeravslutning/juleavslut Lage en beskrivelse («dreiebok») Nestleder ning (kan dette være en av de ulike arrangementene vi skal arena for å komme i kontakt ha med foreldre? Kan dere Servere kaffe de to første ukene Anleggs- og tenke annerledes når det for å bli kjent med foreldrene handlingspl. gjelder gjennomføring for å ansvarlig lage det til en sosial møteplass? Når Høst 2015 September 7
Trenere Delmål: Være en attraktiv klubb for engasjerte og kompetente trenere Tiltak Hvordan skal vi oppnå dette Hvem er ansvarlig Når Alle trenere skal ha nødvendig kompetanse for trening av barn i alderen 4-13 år Spesifisere trenerbehov på de ulike partiene Juli/ august Definere kompetansekrav til trenere på de ulike alderstrinn på tvers av gruppene Februar 2015 Benytte gym og turnforbundet sin trenerutdanning September Alle trenere skal ha undertegnet kontrakt Definere ansvar og krav til trenerne Styreleder Januar 2015 Utarbeide forslag til standard kontrakt som skal godkjennes i styret Styreleder Desember 2014 Etablere faste møteplasser for trenerne Utarbeide en agenda for møtene Februar 2015 Gjennomføre oppstartmøte med alle trenere før sesongstart August Gjennomføre minst to oppfølgingsmøter med trenerne Vår/ høst Alle nye trenere skal føle seg trygge i rollen og ha kunnskap om hva de skal gjøre Opplæring av nye trenere September Etablerte trenere får ansvar for å følge opp nye trenere September 8
Aktivitetstilbud- og anleggsutvikling Delmål: Tilby barn og unge grunnleggende turnferdigheter, å sørge for å opprettholde forutsigbar anleggsdekning Tiltak Hvordan skal vi oppnå dette Hvem er ansvarlig Når Kartlegge behov for god anleggsdekning og tilfredsstillende utstyr Lage en totaloversikt over alle aktuelle treningsfasiliteter i Nordre Aker Anleggsansvarlig Mars 2015 Forhandle gode avtaler med aktuelle lokaliteter Anleggs- Ansvarlig April 2015 Evaluere aktivitetstilbudet jevnlig Definere anbefalt utstyrsbehov for det enkelte parti Trenerkoordina tor / Nestleder April/ mai Januar 2015 Sørge for sikker oppbevaring av utstyr så det ikke blir borte Januar/ aug. Evaluering av planen: Handlingsplanen skal evalueres og justeres hvert år. Det gamle og det nye styre kommer sammen i felles styreseminar etter årsmøte, for å gjennomgå planen og forankre den i hele idrettslaget. 9
Funksjonsbeskrivelser I Siv gymnastikkforening er alle styremedlemmene ansvarlig for ulike områder, oppgavene er beskrevet under hver rolle. LEDER Funksjon Overordnet Hovedoppgaver Leder i Siv gymnastikkforening Velges på årsmøte Må være medlem av Siv gymnastikkforening Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet Sørge for at styret ivaretar vedtak fra årsmøte, og at handlingsplanen blir gjennomført - Innkalle til styremøter - Sørge for at protokoll/referat skrives fra styremøte - Planlegge årsmøte - Igangsette valgkomiteen i god tid før årsmøte - Sørge for at klubben deltar på møter i regi av ISU - Sørge for kontakt med de overordnede organisasjonsledd klubben tilhører (Oslo/Akershus gymnastikk- og turnkrets, Oslo Idrettskrets m.m) - Oppfølging av saker og eventuelt konflikter i klubben - Ha fokus på oppgaven med å rekruttere foreldre til verv/oppgaver 10
NESTLEDER Funksjon Overordnet Hovedoppgaver Nestleder i Siv gymnastikkforening Velges på årsmøte Må være medlem av Siv gymnastikkforening Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet - Leders stedfortreder - Ansvarlig for politiattestordningen - Engasjere trenerkoordinatorer - Ansvarlig for oppfølging av trenerkoordinatorene - Gjennomføre «medarbeidersamtale» med trenerkoordinatorene - Sikre at alle trenere er kjent med oppgavene og treneransvaret, og har undertegnet trenerkontrakt - Ansvarlig for at alle trenere som slutter får attest - Delta på de faste trenermøtene sammen med trenerkoordinatorene - Utarbeide rutiner for oppgave trenerne har ansvar for før og etter trening - Utarbeide arrangementshåndbok for sommer- og juleavslutningene - Delta på styremøter - Ansvarlig for å koordinere og utarbeide årsberetning for klubben 11
ØKONOMIANSVARLIG Funksjon Overordnet Hovedoppgaver Økonomiansvarlig i Siv gymnastikkforening Velges på årsmøte Må være medlem av Siv gymnastikkforening Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet Ansvarlig for gode rutiner og oppfølging av økonomien, for åsikre en forsvarlig bruk og forvaltning av idrettslagets midler - Utarbeide budsjett - Den daglige oppfølging av regnskapsfører - Sikre at revisorene er informert og oppdatert slik at de kan avgi sin beretning til årsmøte - Attestere og sikre utbetaling av timelister til trenere og trenerkoordinatorer - Sørge for å følge opp tidsfrister for ulike støtteordninger som o Mva-kompensasjon o Lotteri o Bingo o Kommunale støtteordninger m.m. - Svare på epost om fakturaspørsmål - Utarbeide beretning for sitt definerte ansvarsområde 12
MEDLEMSANSVARLIG Funksjon Overordnet Hovedoppgaver Medlemsansvarlig i Siv gymnastikkforening Velges på årsmøte Må være medlem av Siv gymnastikkforening Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet Sørge for å ha oversikt over medlemmene og status på treningsparti og betaling - Ta imot påmeldinger - Registrere og oppdatere medlemsoversikt i Mysoft - Sende ut oppropslister til alle trenere på alle partier - Utarbeide oversikt over de ulike partier og sende til trenerne - Sende ut medlemskontingent - Gjennomføre idrettsregistreringen - Svare på epost fra medlemmer - Delta på styremøter - Utarbeide beretning for sitt definerte ansvarsområde 13
INFORMASJONSANSVARLIG Funksjon Overordnet Hovedoppgaver Informasjonsansvarlig i Siv gymnastikkforening Velges på årsmøte Må være medlem av Siv gymnastikkforening Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet Sørge for informasjon ut til medlemmer, foreldre/foresatte og samarbeidspartnere - Ansvarlig for klubbens hjemmesider - Utarbeide en god og informativ hjemmeside - Legge ut aktuelle saker på hjemmesiden - Utarbeide klubbhåndbok basert på «veileder for klubbhåndbok» - Utarbeide årshjul - Svare på eposthenvendelser - Delta på styremøter - Utarbeide beretning for sitt definerte ansvarsområde 14
ANLEGGS- OG HANDLINGSPLANANSVARLIG Funksjon Overordnet Hovedoppgaver Medlemsansvarlig i Siv gymnastikkforening Velges på årsmøte Må være medlem av Siv gymnastikkforening Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet Sørge for å ha oversikt treningssteder og søke lokaler til gjeldende frister hvert år. - Morellbakken - Kjelsås idrettshall - Korsvoll skole - Norges idrettshøgskole Følge opp målene i handlingsplanen og sørge for alle involveres. 15
TRENERKOORDINATOR Funksjon Overordnet Hovedoppgaver i Siv gymnastikkforening Ansettes Overordnet: nestleder Plikter å følge: - Lov for Siv gymnastikkforening - Klubbens verdigrunnlag, visjon og overordnede mål beskrevet i virksomhetsplan - Vedtak som gjøres på årsmøte og i styrearbeidet I samarbeid med nestleder ansvar for å følge opp trenerne, og at de ulike partier har nødvendig utstyr. Ansvarlig for å: - Engasjere trenere - Utarbeide kompetanseoversikt over trenere - Tilby trenerne kurs etter behov Utarbeide halvårsplan iht. aktivitetsmål for de enkelte partier, i samarbeid med hovedtrenere - Gjennomføre oppstartsmøte med trenerne i forkant av hvert semester - Innkalle til trenerforum 2 ganger per år - Besøke de ulike treningssteder og partier min. 1 gang per måned - Definere utstyrsbehov for de enkelte partier ved å ha utstyrslister - Gjennomføre rutinesjekk på utstyret og sørge for at alt er i orden og merket - Melde utstyrsbehov til innkjøpsansvarlig - Utarbeide aktivitetsrapport til årsberetningen 16