Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Astrid Balto Olsen, 78421110 Hammerfest, 7.6.2016 Saksnummer 62/2016 Saksansvarlig: Astrid Balto Olsen, administrasjonssekretær Møtedato: 15. juni 2016 Referatsaker Administrerende direktørs forslag til vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 3. juni 2016 - Referat fra FAMU 3. juni 2016 - Referat fra Brukerutvalgsmøte 2. juni 2016 Eva Håheim Pedersen Administrerende direktør Vedlegg: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 3. juni 2016 - Referat fra FAMU 3. juni 2016 - Referat fra Brukerutvalgsmøte 2. juni 2016
Referat Informasjons- og drøftingsmøte Dato: 3. juni 2016 kl. 09.00 11.00 Sted: Telematikk: Hammerfest og Kirkenes Arbeidstaker Organisasjon Andreas Ertesvåg Rest Akademikerne Tilstede Arnt Johannessen Den norske legeforening Forfall Baard Martinsen NITO Tilstede Johanna Carolina Unga Akademikerforbundet/Forskerforbundet/Presteforeningen Forfall Judith Fjeldberg Utdanningsforbundet Tilstede Mariana Bergman Norsk sykepleierforbund Tilstede Ludmila Amundsen Norsk psykologforening Forfall Marit Kransvik Fellesorganisasjonen Forfall Marit Rakfjord Delta Forfall Modil Eriksson Norsk Ergoterapeutforbundet Tilstede Ole I. Hansen Fagforbundet Forfall Randi Berglund Norsk Fysioterapeutforbund Tilstede Stein Åge Hølvold Norsk Radiograf forbund Forfall Hilde Lund Akademikerforbundet/Forskerforbundet/Presteforeningen Forfall Vernetjenesten Solveig Nilsen Foretaksverneombud Tilstede Arbeidsgiver Ole Martin Olsen Astrid Balto Olsen Lena E. Nielsen Harald G. Sunde Øyvin Grongstad Stilling Administrasjonssjef/Foretakscontroller Administrasjonssekretær HR-sjef Medisinsk fagsjef Drifts- og eiendomssjef 43 Godkjenning innkalling og saksliste OMO Godkjent, men uheldig at enkelte saker sendes ut sendt. Ble forklart med at det ble arbeidet helt opp til dagen før med hastesak til styret og at den derfor kom sent. Informasjonssaker iht 30 i Hovedavtalen- Styresaker til styremøte 15. juni 2016: 44 Styresak 57/2016 Virksomhetsrapport 5 2016 Finnmarkssykehuset HF SEB Saken trekkes da regnskapet ikke lukkes før tirsdag 7. juni Drøftingssaker iht 30 i Hovedavtalen - Styresaker til styremøte 15. juni 2016 45 Styresak 58/2016 - Salg av boligene og gamle Kirkenes sykehus ØG Saken kan ikke behandles fordi saken ikke er ferdig. Det mangler takst på boligene. Foretaket kommer med sak til styret og til drøfting om dette til høsten. 46 Styresak 58/2016 - Prosjekt Reduksjon av ventetid - statusrapport HGS Medisinsk fagsjef Harald G. Sunde innledet i saken. Dette er en sak som ble styrebehandlet i oktober 2015 og foretaket skal rapportere
Side 2 om status til styret. Ingen kommentarer og spørsmål fra arbeidstakerorganisasjoner. 47 Styresak 59/2016 Internrevisjonsrapport 02/2016 - Vedlikehold og utvikling av LEN kompetanse Finnmarkssykehuset HF HR-sjef Lena E. Nielsen innledet i saken. Anbefalingene peker på et område som Finnmarkssykehuset i lang tid ikke har god nok systematikk på i de fleste sentra og klinikker. Denne diskusjonen har Foretaksledelsen hatt ved flere anledninger og da særlig etter andre revisjoner (eksempelvis DSB) som påpeker mangler. Helse Nord har gått til innkjøp av Kompetanseportalen som skal innføres i Helse Nord i løpet av en to-årig prosjektperiode. Kompetanseportalen vil gi ansatte og ledere god og enkel oversikt over kompetansebehov og det som finnes av kompetanse. God og enkel rapportering vil forenkle arbeidshverdagen til ledere på alle nivå og forenkle svar på tilsyn. Arbeidet starter før sommeren. Finnmarkssykehuset har bedt om å få være pilot i dette arbeidet fordi det er utålmodighet både på ledelsesnivå og hos kvalitets- og HR rådgiverne for å komme i gang. Piloter i Finnmarkssykehuset er på plass og arbeidet for de fagansvarlige i pilotene starter 1. juni. Kommunikasjon til og forankring i organisasjonen er igangsatt. Kommentarer og spørsmål fra arbeidstakerorganisasjoner: - I rapporten står det at kompetanseheving er ressursavhengig og dette er uheldig da det blir store ulikheter. - Er det laget kompetanseplaner kun for sykepleiere? Svar fra arbeidsgiver: - Foretaket har mye arbeid for å få kompetanseheving på plass. Det er gjort mye arbeid allerede, men alt er ikke på plass. - Dette gjelder hovedsakelig operasjons-, intensivsykepleiere og jordmødre. I tillegg gjelder noe innenfor kreft. I Helse Nord er det flere kategorier, men Finnmarkssykehuset har ikke prioritert disse. Saks nr Sakens navn: Ansvar 48 Godtgjørelse prosjektarbeid LEN HR-sjef Lena E. Nielsen innledet i saken. Saken er ikke ferdig fra arbeidsgiver og saken skal opp i foretaksledelsen og innspill fra Informasjons- og drøftingsmøtet tas med. Det skal være likhet på tvers av foretaket i håndtering av godtgjørelse knyttet til prosjektarbeid Kommentarer og spørsmål fra arbeidstakerorganisasjoner: - Norsk sykepleierforbund (NSF) foreslår at det gis kompensasjon for overtid med 100% fra 1. time. - Hva medfører frikjøp av ressurser for prosjektets økonomi? - Er det hovedavtalen eller overenskomster som ligger til grunn? - Det er bra at tillitsvalgte og vernetjenesten involveres tidlig i prosessen. Arbeidsgiver svarer: - Foretaket tar kravet til NSF med seg i videre behandling av saken. - Prosjektreglementet legger opp til frikjøp av nøkkelpersonell for å unngå at ansatte får stor belastning. Direktøren har delt ut OU-midler til de forskjellige OU-prosjekter og midler til frikjøp skal dekkes av disse. - Det er overenskomstene som legges til grunn
Side 3 49 Åpen og god dialog i sykehusene LEN HR-sjef Lena E. Niesen informerte om brev fra Helse Nord RHF om dialog rundt åpenhet og god dialog i sykehusene. Finnmarkssykehuset har meldt inn 2 medarbeidere til dette arbeidet, hvor den ene er HR-sjefen. Foretaket har jobbet mye med dette i dokumentene Arbeidsgiverpolitikk og kommunikasjonsplanen. Arbeidsgiver anmoder alle om å følge med og melde inn om det finnes fryktkultur på arbeidsplassen. I løpet av året vil arbeidsgiver invitere tillitsvalgte og vernetjenesten til arbeidsmøte om saken. Kommentarer og spørsmål fra arbeidstakerorganisasjoner: - Bra tiltak og konsept. 50 Eventuelt Ingen saker til eventuelt. 51 Styresak 60 - Endret ramme for Nye Kirkenes sykehus ØG Drifts- og eiendomssjef Øyvin Grongstad innledet i saken. Utfordrende sak for hele foretaket. Avsatt ramme ikke tilstrekkelig for å bli ferdig med NKS utfordring på 50 NMOK. Kommentarer og spørsmål fra arbeidstakerorganisasjoner: - Glad for at kvaliteten på sykehuset ikke reduseres i forslaget fra styringsgruppen. Møtet avsluttet kl. 10.00
Referat til møte i FAMU Finnmarkssykehuset 03.06.16 kl. 1230-1350. Møtet ble avholdt via telematikk. Til stede: Arbeidstakerrepresentanter: Baard Martinsen, leder Mariana Bergman Solveig Nilsen Arbeidsgiverrepresentanter: Eva Håheim Pedersen Rita Jørgensen Inger Lise Balandin Øyvin Grongstad Ikke til stede: Ole I. Hansen Kicki Nytun Linn Tjønsø / Aslak Kristoffersen Jørgen Nilsen Vigdis Kvalnes Andre: Torstein Fagerli, status nærværsarbeid og veien videre, sak 38/16. Astrid Andersen, referent Sak 36/16 Godkjenning av innkalling og saksliste. Saker til eventuelt, 1 minutt v. Baard Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Innkalling og saksliste godkjennes. Det opplyses at ny vara for Baard Martinsen er Odd Torbjørnsen. Sak 37/16 Godkjenning av referat 11.05.16, 1 minutt v. Baard Forslag til vedtak: Referat godkjennes. Referat godkjennes. Sak 38/16 Status nærværsarbeid og veien videre, 15 min v. Torstein Fagerli Torstein Fagerli orienterer. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU tar saken til orientering. FAMU understreker viktigheten av å ha fokus på nærværsarbeid hele tiden, også i tider med lavt sykefravær. Torstein Fagerli bes oversende sine rapporter til sekretær i FAMU. FAMU understreker at avdelingsvise handlingsplaner for dette arbeidet skal være på plass.
Sak 39/16 Evaluering IA-handlingsplan, 10 minutt v. Baard FAMU skal årlig evaluere IA-handlingsplan. Vedlagt er handlingsplanen med forslag til justeringer. Forslag til vedtak: FAMU godkjenner forslag til justert IA-handlingsplan. FAMU godkjenner forslag til justert IA-handlingsplan. Sak 40/16 Videreføring av prosjektstilling nærvær, 5 minutt v. Baard Høsten 2015 utarbeidet FAMU forslag til tiltak for nærværsarbeid i foretaket. Ett av disse var opprettelse av prosjektstilling for nærværsarbeid i 2016. FAMU har satt av 750 000 kroner fra HMSmidlene til dette arbeidet. Torstein Fagerli begynte i denne stillingen i januar, og har kontrakt ut året. Nærværsarbeid krever fokus over lang tid, og er en kontinuerlig prosess. Tilbakemeldingene fra prosjektet så langt er gode. Hovedfokus så langt har vært på klinikk Hammerfest og psykisk helsevern og rus. Det anbefales at FAMU setter av HMS-midler i 2017 og forlenger prosjektperioden med ett år. Dette gjør det mulig å planlegge mer langsiktig. Både for avdelingene som deltar i prosjektet, og for prosjektleder. Sykefravær er en stor utgiftspost i foretaket. En fortsatt prioritert innsats på dette området vil være hensiktsmessig. Forslag til vedtak: FAMU forlenger nærværsprosjektet med ett år, ut 2017. FAMU setter av 750 000 i HMS-midler for 2017 til dette prosjektet. FAMU forlenger nærværsprosjektet med ett år, ut 2017. FAMU setter av 750 000 i HMSmidler for 2017 til dette prosjektet forutsatt at FAMU får disse midlene til disposisjon. Avstemming: enstemmig vedtatt. Sak 41/16 Status/oppfølging overtid og AML, 10 minutt v. klinikksjefene Klinikksjefene orienterer om status for oppfølging av overtid og AML-brudd. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. Saken oversendes til HR for å få bedre statistikk på årsakene og for å undersøke om det er søkt om de nødvendige dispensasjoner. Sak 42/16 Opplæringsplan, 10 minutt v. Ole FAMU vurderer opplæringstiltak på HMS. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. Saken utsettes til neste møte pga. Oles fravær.
Sak 43/16 Styresaker, 10 minutt v. Ole FAMU behandler styresakene i et HMS-perspektiv. FAMU tar sakene til orientering med følgende kommentarer; Sak 60/2016 Internrevisjon vedlikehold og utvikling av kompetanse: FAMU understreker viktigheten av et helhetlig og integrert planverk for vedlikehold og utvikling av kompetanse i foretaket. Sak 60/2016 (mulig feil nummerering i styrepapirene) Endret ramme for NKS FAMU forutsetter at det utarbeides en risikoanalyse i forbindelse med eventuelle kuttforslag. Sak x/2016 Prosjekt reduksjon av ventetid FAMU berømmer det gode arbeidet som er lagt ned i prosjektet. Sak 44/16 Valg av leder og nestleder i FAMU og oppnevning av representanter til AU, 2 minutt v. Ole Lederen og nestleder for utvalget velges vekselvis av arbeidsgiverens og arbeidstakernes representanter hvert år. Arbeidsutvalget består av leder, representant for den annen part og sekretær i FAMU. Følgende framgangsmåte foreslåes: Arbeidsgiver velger leder og nestleder. Arbeidstaker velger representant til AU. Dette meldes til sekretær i FAMU med frist 24.06.16 Forslag til vedtak: FAMU støtter forslag til framgangsmåte. FAMU støtter forslag til framgangsmåte. Sak 45/16 Orienteringssaker, 3 minutt v. Astrid Ingen orienteringssaker er meldt inn. Forslag til vedtak: FAMU tar sakene til orientering. Saken utgår fordi ingen saker er meldt inn. Sak 46/16 Eventuelt Saken utgår pga. ingen saker til eventuelt. Sak 47/16 Saker til neste møte (15.08.16) Styresaker Status sykefravær Status vedtak i FAMU Oppfølging sak med presisering av seniorpolitikk (34/16) Opplæringsplan Status/oppfølging overtid og AML, klargjøring av årsakene til dette
Brukerutvalgsmøte Finnmarkssykehuset HF REFERAT 2. juni 2016 ao1211fi
Side 2 02.06.2016
Side 3 Deres ref: Vår ref: 2015/219 Dato: 25. februar 2016 Jørgen Dahl Leder Til stede Kjell Magne Johansen Nestleder Til stede Johan Berg Medlem Meldt forfall Solbjørg Henningsen Medlem Til stede Åge Driveklepp Medlem Meldt forfall Tove Hardersen Medlem Til stede Jan Tore Rasvik Medlem Til stede Sigmund Jessen Medlem Til stede Issat Ande Jovnna Eira Medlem Ikke møtt Fra administrasjonen møtte: Astrid Balto Olsen Ole Martin Olsen Administrasjonssekretær, referent Administrasjonssjef
Side 4 Møtet startet med presentasjon av administrasjonen og Brukerutvalget. Administrerende direktør Eva Håheim Pedersen besøkte Brukerutvalget. - Orienterte om sin bakgrunn - Informerte om sine visjoner - Brukerutvalget ønsker treff med direktøren to ganger i året en på våren og en på høsten. Administrasjonssjefen orienterte om arbeidet i Brukerutvalget - Reiseregning - Honorarer - Valg/organisering av arbeidet/deltakelse i arbeidsgrupper Sak 13/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling til Brukerutvalgsmøte i Finnmarkssykehuset Det innkalles herved til Brukerutvalgsmøte i Finnmarkssykehuset HF 2. juni (merk dato) 2016 kl. 11.00 15.00 på møterom Administrasjonen, Hammerfest sykehus Beslutning 13/2016 Valg av representant fra BU til overordnet styringsgruppe i Finnmarkssykehuset for større OU og investeringsprosjekter, Ole Martin Olsen 14/2016 Valg av samisk representant til overordnet styringsgruppe i Finnmarkssykehuset for større OU og investeringsprosjekter, Ole Martin Olsen 15/2016 Valg av medlem fra BU til styringsgruppen for Tolkeprosjektet, Ole Martin Olsen 16/2016 Valg av representanter til BU Sykehusapotek Nord, Ole Martin Olsen 17/2016 Tertialrapport 1. tertial Oppdragsdokument 2016, Ole Martin Olsen 18/2016 Langtidsbudsjett og bærekraft Finnmarkssykehuset, Trude Jensen 19/2016 Tjenesteavtaler med kommunene - uttalelse fra BU vedrørende tjenesteavtale 5 om utskrivningsklare pasienter, Jørgen Dahl Orientering 20/2016 Ungdomsutvalg Muntlig, Ole Martin Olsen 21/2016 Møteplan og budsjett BU 2016, Ole Martin Olsen 22/2016 Presentasjon av Finnmarkssykehuset for nye medlemmer, Ole Martin Olsen 23/2016 Status fra arbeid i styrings- og arbeidsgrupper med deltakelse fra BU, Jørgen Dahl 24/2016 Eventuelt, Jørgen Dahl Referatsaker 25/2016 - Referat AU-møte 10.5.2016, Jørgen Dahl Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Side 5 Sak 13/2016 Valg av representant fra BU til overordnet styringsgruppe i Finnmarkssykehuset for større OU og investeringsprosjekter Administrasjonssjef Ole Martin informerte om styringsgruppe i Finnmarkssykehuset HF for større OU og investeringsprosjekt. Administrasjonen i Finnmarkssykehuset HF og Brukerutvalgets arbeidsutvalg anbefaler at Brukerutvalgets leder Jørgen Dahl representerer. Vedtak Brukerutvalget vedtar at Jørgen Dahl representerer Brukerutvalget i styringsgruppe i Finnmarkssykehuset for større OU og investeringsprosjekt. Sak 14/2016 Valg av samisk representant til overordnet styringsgruppe i Finnmarkssykehuset for større OU og investeringsprosjekter Administrasjonen i Finnmarkssykehuset HF og Brukerutvalgets arbeidsutvalg anbefaler at Brukerutvalgs Issát Ánde Jovnna Eira representerer. Vedtak Brukerutvalget vedtar at Issát Ánde Jovnna Eira er samisk representant fra Brukerutvalget i styringsgruppe i Finnmarkssykehuset for større OU og investeringsprosjekt. Sak 15/2016 Valg av medlem fra BU til styringsgruppen for Tolkeprosjektet Administrasjonen i Finnmarkssykehuset HF og Brukerutvalgets arbeidsutvalg anbefaler at Brukerutvalgs Issát Ánde Jovnna Eira representerer Brukerutvalget i styringsgruppen for Tolkeprosjektet. Vedtak Brukerutvalget vedtar at Issát Ánde Jovnna Eira er samisk representant fra Brukerutvalget i styringsgruppen for Tolkeprosjektet. Sak 16/2016 Valg av representanter til BU Sykehusapotek Nord Administrasjonen i Finnmarkssykehuset HF og Brukerutvalgets arbeidsutvalg anbefaler at Brukerutvalgs representant blir Tove Hardersen med vara Merethe Holm. Brukerutvalget vedtar at brukerutvalgsmedlem Tove Hardersen representerer Brukerutvalget i Finnmarkssykehuset i Brukerutvalget for Sykehusapotek Nord, med Merethe Holm som vara.
Side 6 Sak 17/2016 Tertialrapport 1. tertial Oppdragsdokument 2016 Administrasjonssjef Ole Martin Olsen gjennomgikk tertialrapport 1. tertial Oppdragsdokument 2016. Brukerutvalget i Finnmarkssykehuset HF tar Tertialrapport 1. tertial Oppdragsdokument 2016 til orientering. Sak 18/2016 Langtidsbudsjett og bærekraft Finnmarkssykehuset Leder Budsjett/Analyse Trude Jensen orienterte om Strategi for økonomisk bærekraft 2016 2024 Brukerutvalget tar informasjon om Langtidsbudsjett og bærekraft Finnmarkssykehuset HF til orientering. Brukerutvalget ønsker saken tilbake i brukerutvalget i september. Sak 19/2016 Tjenesteavtaler med kommunene - uttalelse fra BU vedrørende tjenesteavtale 5 om utskrivningsklare pasienter Leder Brukerutvalg Jørgen Dahl orienterte om OSO-møte (Overordnet samarbeidsorgan) vedrørende tjenesteavtale 5 - Utskrivningsklare pasienter. Brukerutvalget vedtar følgende høringsuttalelse: Pasienten ønsker primært å gjennomfør sitt pasientforløp i eller nær hjemmet. Ordningen med utskrivningsklare pasienter må derfor organiseres med vekt på pasientens helse og velbefinnende. Samhandling og kommunikasjon rundt pasientens utskriving må starte allerede ved planlegging av innleggelse. Brukerutvalget ved Finnmarkssykehuset forutsetter at OSO kommer til enighet på dette punktet. Det forutsettes også at kommunene settes i stand til å ta sitt ansvar i denne samhandlingen og at klinikkene tilstreber at nødvendig dokumentasjon foreligger ved utskrivningstidspunktet. Sak 20/2016 Ungdomsutvalg Muntlig Administrasjonssjef Ole Martin Olsen informerte om krav om etablering av Ungdomsutvalg. Brukerutvalget i Finnmarkssykehuset ser utfordringer i opprettelse av ungdomsutvalg i 2016. Brukerutvalget ber administrasjonene vurdere utvidelse av brukerutvalget med 1 ungdomsrepresentant som observatør nå i 2016 med tanke på i framtiden å kunne få på plass et Ungdomsutvalg.
Side 7 Sak 21/2016 Møteplan og budsjett BU 2016 Møteplan gjennomgått. Brukerutvalget i Finnmarkssykehuset HF tar møteplan og budsjett BU 2016 til orientering. Sak 22/2016 Presentasjon av Finnmarkssykehuset for nye medlemmer Administrasjonssjefen orienterte om tilbudet i og organiseringen av Finnmarkssykehuset HF. Brukerutvalget i Finnmarkssykehuset HF tar presentasjon av Finnmarkssykehuset til orientering. Sak 23/2016 Status fra arbeid i styrings- og arbeidsgrupper med deltakelse fra BU Brukerutvalgsleder Jørgen Dahl og Nestleder Kjell Magne Johansen orienterte om de forskjellige styrings- og arbeidsgrupper brukerutvalget deltar i dag. Vedtar: Brukerutvalget tar informasjon til orientering. Sak 24/2016 Eventuelt - Brukerutvalget ønsker Brukeropplæring og anmoder at administrasjonen ser på muligheten for gjennomføring av opplæring av representanter. - Parfymefritt Sykehus Brukerutvalgets leder svarer Astma og allergiforbundet region Nord på deres henvendelse til Brukerutvalget. - Neste møte må starter kl. 10.00 og blir i Kirkenes Fristbrudd: Solbjørg meldte om at pasienter blir innkalt til spesialist på poliklinikk for å unngå fristbrudd uten faktisk bli behandlet. Brukerutvalget oppfordrer til at Finnmarkssykehuset følger prioriteringsveilederne. Sak 25/2016 Referat AU-møte 10.5.2016 Tatt til orientering. Neste møte i Kirkenes 21. september 2016. Jørgen Dahl Leder Brukerutvalget
Side 8 Godkjent i etterkant av møtet