Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret Forsvarssjefen fastsetter Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret Oslo, 18. desember 2007 Sverre Diesen General Forsvarssjef
Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret KORTTITTEL: Varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret SIKKERHETSGRADERING: Ugradert IKRAFTTREDELSE: 2008-01-01 HJEMMEL: Organisasjons- og instruksjonsmyndigheten ANSVARLIG FAGMYNDIGHET: FSJ GJELDER FOR: Forsvaret Innhold 1 Innledning...3 1.1 FORMÅL...3 1.2 VIRKEOMRÅDE...3 1.3 ANSVAR FOR DIREKTIVET...3 1.4 DEFINISJONER...3 2 Hvordan varsle...3 2.1 HVOR SKAL MAN VARSLE...3 2.1.1.1 Intern varsling...3 2.1.1.2 Ekstern varsling...4 2.2 HVORDAN SKAL MAN VARSLE...4 3 Sentral varslingskanal...4 3.1 SENTRAL VARSLINGSKANAL...4 4 Ansvar, rettigheter og plikter...5 4.1 LEDELSENS ANSVAR...5 4.2 ARBEIDSTAKERS PLIKT TIL Å VARSLE...5 4.3 ARBEIDSTAKERS RETT TIL Å VARSLE OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD...5 4.4 KRAV TIL FORSVARLIGHET...5 5 Behandling av varsel...6 5.1 REGELVERK...6 5.2 FORTROLIGHET...6 5.3 SAKSBEHANDLING AV VARSEL...6 5.4 INFORMASJON TIL LEDELSEN...6 5.5 INFORMASJON TIL MEDIA...6 5.6 ARKIVERING AV VARSEL...7 6 Rettigheter og vern for den som varsler og den det varsles om...7 6.1 VERN MOT GJENGJELDELSE FOR VARSLEREN...7 6.2 VERN FOR DEN DET VARSLES OM...7 6.3 PSYKOSOSIAL OPPFØLGING OG STØTTE TIL VARSLER OG DEN DET VARSLES OM...7 7 Intern kontroll og avviksbehandling...8 8 Veiledning...8 9 Ikrafttredelse...8 2
Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret Fastsatt av FSJ den 18. desember 2007 med hjemmel i Arbeidsmiljøloven (aml) 3-6. 1 Innledning 1.1 Formål Formålet med direktivet er å gi nærmere rutiner for den varslingsrett som følger av aml. Varslingsrutiner skal bidra til ytringsfrihet i et godt ytringsklima og bidra til en enhetlig behandling av varsel om kritikkverdige forhold. Varslingsrutinene skal bidra til at det varsles om reelle, kritikkverdige forhold og medvirke til at Forsvaret kan korrigere disse forholdene. 1.2 Virkeområde Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret gjelder for Forsvaret innefor FSJ myndighetsområde. 1.3 Ansvar for direktivet FSJ har ansvaret for direktivet og gi informasjon om dette, samt det overordnede ansvar for generell veiledning og opplæring. Den enkelte avdeling har ansvaret for at eget personell blir gjort kjent med og opplært i direktivet og at det blir fulgt. 1.4 Definisjoner Varsling: med varsling menes her at arbeidstaker sier i fra om kritikkverdige forhold i Forsvaret. Kritikkverdige forhold: med kritikkverdige forhold menes her straffbare forhold, brudd på lovregler, brudd på Forsvarets interne regler og Forsvarets etiske retningslinjer og allment aksepterte etiske standarder. Arbeidstaker: med arbeidstaker menes her alt personell som har Forsvaret som arbeidsgiver (herunder vernepliktige, militært personell, vervet og sivilt personell). 2 Hvordan varsle 2.1 Hvor skal man varsle 2.1.1.1 Intern varsling Som hovedregel skal man varsle internt om kritikkverdige forhold til nærmeste leder i linjen. Dersom dette ikke anses hensiktsmessig kan man varsle til (ikke uttømmende): Den person eller enhet, nærmest i linjen, som har myndighet til å gjøre noe med problemet. Tillitsvalgt Arbeidsmiljøutvalg Verneombud / Hovedverneombudet Bedriftshelsetjenesten Militærpolitiavdeling ved straffe- og disiplinær saker Narko Sør/Nord ved rusmisbruk saker Sentral varslingskanal ved FSJ internrevisjon 3
2.1.1.2 Ekstern varsling Ekstern varsling til for eksempel Politiet, Datatilsynet, Arbeidstilsynet, Likestillingsog diskrimineringsombudet Arbeidstaker som varsler til media, bør som utgangspunkt først ha forsøkt å varsle internt i virksomheten, til overordnet myndighet eller til tilsyns- eller kontrollmyndigheter. Muligheten for å påføre virksomheten og/eller arbeidstakere skade er vanligvis mye større ved varsling til media. Terskelen for varsling til media bør derfor være høyere enn ved annen varsling. Varsler bør vurdere følgende tre forhold spesielt nøye ved ekstern varsling (herunder varsling til media): Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold, m.a.o. undersøke de faktiske omstendighetene så grundig det lar seg gjøre. Er intern varsling, varsling til overordnet myndighet eller varsling til offentlig tilsynseller kontrollmyndighet mulig eller hensiktsmessig? Om andre utenfor virksomheten har en berettiget interesse i å få vite om forholdene. 2.2 Hvordan skal man varsle Varsleren velger selv om varsling skal skje via varslingstelefon, via e-post, personlig oppmøte, eller via ordinær post. Det er ikke formelle krav til innholdet i et varsel. Varselet bør være så konkret og presist som mulig. Se sjekkliste for varsling om kritikkverdige forhold, i avsnitt Hva bør varslingen inneholde?. Det oppfordres til å varsle med fullt navn, men det er tillatt å varsle anonymt Kontaktinformasjon ved varsling til sentral varslingskanal: Varslingstelefon sivil (Grønn linje): 800 89 666 Varslingstelefon, militær: 0510-9666 E-post: forsv.varslingskanal@mil.no Personlig oppmøte: FSJ intenrevisjon Ordinær post: FSJ Internrevisjon, Oslo mil/akershus, 0015 Oslo 3 Sentral varslingskanal 3.1 Sentral varslingskanal Det skal være ett sentralt varslingsmottak i Forsvaret som skal fungere når varsling via tjenestevei vurderes å ikke føre frem. Varslingsmottaket skal motta, registrere og følge opp varsel om kritikkverdige forhold fra arbeidstakere. Varslingsmottaket skal ha den samme adressen for alle varsel, og skal administreres av Forsvarssjefens internrevisjon. Varsel fra eksterne parter er ikke omfattet av arbeidsmiljølovens bestemmelser, men slike varsel skal likevel behandles i henhold til bestemmelsene i dette direktivet. Varsel som behandles etter hovedregelen (via tjenestevei) skal også behandles etter bestemmelsene i dette direktivet. 4
4 Ansvar, rettigheter og plikter 4.1 Ledelsens ansvar Alle varsel om kritikkverdige forhold som mottas skal vurderes. Det er et ledelsesansvar å avklare de faktiske forhold og iverksette tiltak i forhold til kritikkverdige forhold som avdekkes ved varsling. 4.2 Arbeidstakers plikt til å varsle En arbeidstaker har etter lov plikt til å varsle arbeidsgiver i gitte situasjoner. Det vil være rettmessig å varsle i samsvar med en varslingsplikt som er nedfelt i lov, instruks eller reglement. Brudd på varslingsplikt må regnes som tjenesteforsømmelse og vil, etter omstendighetene, kunne lede til tjenestemannsrettslige reaksjoner, jf. Tjenestemannsloven 14. Eksempler på slik varslingsplikt er: Plikt til straks å underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, jf. aml 2-3 nr. 2 bokstav b. Plikt til å underrette arbeidsgiver eller verneombudet om trakassering (mobbing) og diskriminering på arbeidsplassen, jf.aml. 2-3 nr. 2 bokstav d. Plikt til å melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet, jf. aml 2-3, nr.2 bokstav e. Plikt til å melde fra om saker som kan påføre Forsvaret tap eller skade, jf. Etiske retningslinjer for Forsvarets militære organisasjon, og Etiske retningslinjer for statstjenesten. 4.3 Arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold Arbeidstakere har etter arbeidsmiljøloven 2-4 rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Varslingen må ikke stride mot andre lovbestemmelser som for eksempler regler om taushetsplikt. Kritikkverdige forhold kan være: Økonomisk kriminalitet som underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri og økonomisk utroskap i tjenesten m.m. Miljøkriminalitet. Forhold som setter eller kan sette liv og helse i fare. Mobbing, trakassering, diskriminering, helsefarlig arbeidsmiljø eller lignende. Ulovlig bruk av rusmidler 4.4 Krav til forsvarlighet Loven stiller krav til at varslingen skal skje på en forsvarlig måte. Forsvarlighetskravet skal ikke tolkes strengt eller begrensende. En arbeidstaker som varsler i tråd med interne rutiner vil alltid ha varslet på en forsvarlig måte. Arbeidstaker som varsler i tråd med interne rutiner må likevel opptre på en ryddig og ordentlig måte. Dette innebærer bl.a. at det ikke kan varsles på en måte som er trakasserende, unødig sårende eller unødig belastende for enkeltpersoner eller arbeidsmiljø. Kravet til forsvarlighet vil variere med opplysningenes karakter, arbeidstakerens stilling og den situasjon opplysningene er gitt i. Eksempelvis vil det stilles strengere krav til aktsomhet ved varsling til media enn ved varsling internt eller til tilsynsmyndigheter. Videre vil en arbeidstaker alltid ha rett til å varsle til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige organer. Krav til forsvarlighet gjelder også her. 5
Arbeidsgiver kan ikke påberope seg forsvarlighetskravet for å beskytte eller skjule straffbar, lovstridig, uetisk eller skadelig virksomhet. 5 Behandling av varsel 5.1 Regelverk Regler for saksbehandling og dokumenthåndtering i Forsvaret gjelder også i forbindelse med mottak av varsel. Det gjelder regler i forvaltningsloven herunder habilitetsregler og taushetspliktregler, offentlighetsloven, personopplysningsloven og arkivloven, samt forskrifter til disse og Forsvarets egne regelverk og instrukser. 5.2 Fortrolighet Varslerens identitet skal ikke gjøres kjent for flere enn det som er absolutt nødvendig for den videre saksbehandlingen. Det kan være nødvendig å gjøre varslerens identitet kjent for de personer som vil ta del i den nærmere undersøkelse av saken. Varsleren skal få informasjon før det skjer. Den som varsler må informeres om at lovbestemmelser om innsyn kan medføre plikt til å opplyse om varslerens identitet. Det vises til punkt 6.2 om den varselet omhandler. Det må også informeres om at den det varsles til kan bli innkalt som vitne i en eventuell rettssak, og bli pålagt å opplyse varslerens navn. 5.3 Saksbehandling av varsel Alle varsel skal vurderes. Etter at varselet er mottatt skal arbeidsgiver: Undersøke Vurdere Beslutte den videre behandlingen av saken Arbeidsgiver må foreta en konkret vurdering av hvem som skal involveres i den videre behandling av saken og hvilke tiltak som skal iverksettes, alt etter hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot. Saksbehandling skal skje uten unødig opphold. Beslutninger må kunne dokumenteres i ettertid. Skjema for Mottak og behandling av varsler om kritikkverdige forhold i Forsvaret kan benyttes. Alle saker skal avsluttes med en rapport som beskriver varselets innhold, saksbehandling og eventuelle tiltak. Rapporten skal arkiveres som et journalpliktig dokument i henhold til gjeldende arkivregler. Forsvarssjefens internrevisjon skal være kopimottaker av alle rapporter. Dersom varselet gjelder mistanke om økonomisk mislighet skal fremgangsmåten beskrevet i Bestemmelser om behandling av underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri og utroskap mv i Forsvaret følges. 5.4 Informasjon til ledelsen Er mistanken alvorlig og/eller saken er av alvorlig karakter, skal Forsvarets ledelse ved Sjef Forsvarsstab, FST/P&I og Forsvarssjefens internrevisjon underrettes uten unødig opphold. 5.5 Informasjon til media FST/P&I ansvarlige i Forsvaret har ansvaret for all informasjon i slike saker. Alle spørsmål fra media skal henvises til FST/P&I ansvarlige. 6
5.6 Arkivering av varsel Virksomheten skal registrere mottatte varsel som et journalpliktig dokument i henhold til gjeldende arkivregler. Opplysninger om avsender, mottaker og den det varsles om bør skjermes etter konkret vurdering i den enkelte sak. 6 Rettigheter og vern for den som varsler og den det varsles om 6.1 Vern mot gjengjeldelse for varsleren I henhold til arbeidsmiljøloven 2-5 er gjengjeldelse mot arbeidstaker som har varslet i samsvar med arbeidsmiljøloven 2-4 forbudt. Som gjengjeldelse i denne sammenheng må regnes: At vedkommende blir fratatt arbeidsoppgaver, frabeordret, omplassert eller blir forbigått i forhold til muligheter til faglig utvikling og lønnsutvikling Mobbing eller trakassering Alle negative reaksjoner som er en følge av varslingen Arbeidsgiver har bevisbyrden for at arbeidstaker har varslet i strid med reglene i arbeidsmiljøloven 2-4. Disse reglene forutsetter videre at arbeidstaker har varslet på en forsvarlig måte i henhold til arbeidsmiljøloven 2-4. I henhold til lovens 2-5, må arbeidsgiveren bevise at gjengjeldelse ikke har skjedd såfremt arbeidstakeren fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at gjengjeldelse har funnet sted (delt bevisbyrde). Arbeidsgiver kan heller ikke iverksette noen form for gjengjeldelse ovenfor arbeidstaker som samler inn opplysninger, skaffer til veie materiale til bruk ved en eventuell fremtidig varsling, for eksempel ved kopiering av dokumenter, eller på andre måter gir til kjenne at han eller hun planlegger eller vurderer å varsle. Arbeidstaker må benytte lovlige arbeidsmetoder i sine forberedende tiltak. 6.2 Vern for den det varsles om Før substansen i et varsel er bekreftet / avkreftet må varselet behandles med stor varsomhet slik at færrest mulig får tilgang til det. Virksomhetene må behandle innkomne opplysninger på en måte som ivaretar arbeidsmiljøet og hensynet til den det varsles om. Som hovedregel bør den det varsles om så tidlig som mulig underrettes muntlig om at det er mottatt et varsel og med hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken. Han bør også informeres om sakens videre gang. Det må likevel tas et forbehold i saker hvor det av hensyn til den videre etterforskning er viktig at vedkommende ikke gjøres kjent med varslet. Varslerens identitet skal ikke gjøres kjent for den det er varslet om. Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. Slik informasjon skal gis på en skånsom måte. Dersom virksomheten for eksempel mener det er påkrevet å gjøre unntak fra informasjonsplikten etter personopplysningsloven 23 i forbindelse med varslingstiltak, må dette vurderes konkret for hver enkelt varslingssak. Den det varsles om vil som hovedregel ha partsinnsyn. 6.3 Psykososial oppfølging og støtte til varsler og den det varsles om Saksbehandlende ledd i Forsvaret skal påse at varsleren og den det varsles om er orientert omog har fått tilbud om kontakt med Forsvarets helsetjenester ved militær lege, militær psykolog eller bedriftshelsetjeneste. Der det ikke er hensiktsmessig eller mulig å benytte Forsvarets helsetjenester skal saksbehandler tilby å orientere og samarbeide med vedkommendes fastlege eller annen sivil helsetjeneste. Alle tilbud og oppfølging skal dokumenteres. 7
7 Intern kontroll og avviksbehandling Forsvarssjefens internrevisjon skal fortløpende evaluere at Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret ivaretar lovverket og behov for å følge opp slike saker. 8 Veiledning Myndighet til å gi ut veiledning etc er delegert til FSJ IR. 9 Ikrafttredelse Direktiv for varsling av kritikkverdige forhold i Forsvaret trer i kraft 1.1.2008. 8