Samhandlingsutvalet Referat Tid og stad: Fredag 01.11. 2013 kl 10.00 14.00 Haugesund sjukehus, styrerom Til stades: Meldt fråfall: Referent: Aud Gunn Løklingholm, Bømo kommune Laila Nemeth, Helse Fonna Gunn Haraldseid, HSH Kari Ugland, Helse Fonna Elise Hausken, felles FOU-eining for samhandling Endre Hodneland, Helse Fonna Sissel Hynne, Haugesund kommune Kenneth Eikeset, Helse Fonna Sølvi Heimestøl, sekretær Jostein Havnerås, Brukarutvalet Nils Magne Kloster, Brukarutvalet Sølvi Heimestøl Sak Omtale - oppfølging - vedtak/slutning: 49/13 Saksliste og innkalling godkjent Innmeldt til eventuelt: Bestilling Analysegruppe Handtering av tvistesaker mellom kommunane og føretaket 50/13 Referat godkjent Merknad: dato for avtalt -møte 5.desember manglar i referatet 51/13 Endring av samansetjing i Brukarrepresentantar: - Brukarutvalet har vedteke at Nils Magne Kloster går inn som fast medlem for Vigdis Eriksen som går ut av på grunn av flytting. Kommunerepresentantar: - Andreas Mo Larsen, assisterande rådmann i Fitjar - Kommunelege-representant er ikkje avklart.
Sekretarfunksjon for : har tidlegare vedteke å leggje sekretærfunksjonen til felles FoU-eining for samhandling. Det vert sårbart om sekretariatet vert lagt til berre ein person. Sekretariat for vert lagt til FoU-eininga og til ein definert person, men med oppgåvene som ein del av FoU sitt daglege arbeid. Det er no lyst ut stillingar som FoUmedarbeidarar- prosjektstillingar for et år. Tilsetjingsutvalet tar stilling til om ein av søkjarane kan ha sekretariatet for som si hovudoppgåve og korleis/kven som skal ivareta arbeidsgjevaransvaret. Tilsetjing for 1 år vil vere ein god måte å prøve ut modellen og leggje grunnlag for ein felles fast sekretariatfunksjon mellom føretak og kommunar på sikt. 52/13 53/13 54/13 55/13 Status samarbeidsavtalar - 16 kommunar har no signert avtalane. Ullensvang herad og Tysvær kommune har ikkje signert avtalane enda, handlar om tidspunkt for kommunestyrebehandling. Eidfjord avventar og planlegg avtale med Helse Bergen. - ser at årleg revisjon av avtalane er ein krevjande og omfattande prosess, både for utvalet og partane. Det medfører at får lite tid og muligheit til å følgje opp innhaldet i avtalane. Evalueringsprosess tema på Toppleiarforum. Brukarråd mandat Bakgrunn: psykisk helsevern og rus vart integrert i samarbeidsavtalane ved siste revisjon. Brukarråd er omtala i Overordna samarbeidsavtale, punkt 6.4 på følgjande måte: «Alle distriktspsykiatriske sentra (DPS) skal ha brukarråd jamfør rettleiar for DPS. Eksisterande brukarråd ved dei ulike DPS og deira mandat vert vidareført. Innan 31.12.2013, skal det utarbeidast eit felles mandat for brukarråd ved alle DPS, som beskriv funksjon, samansetjing og arbeidsform. Det vert nedsett ei arbeidsgruppe av beståande av representantar frå eksisterande brukarråd som får i oppgåve å utarbeide felles mandat for brukarråda.» Kenneth Eikeset lagar forslag til samansetjing av arbeidsgruppe, mandat og tidsfrist for gruppa. Dette vert sendt per mail for gjennomgang og godkjenning. Toppleiarforum valde å utsetje forumet, då det kolliderte med mellom anna Haugaland vekst sitt arrangement og få påmeldte. Forumet skal i følgje Overordna samarbeidsavtale punkt 6.1, «vere ein arena for dialog og forankring av felles strategiske vedtak og prosessar» Organisering og deltaking i Toppleiarforum tema på neste Toppleiarforum. Ny dato for Toppleiarforum vert sett snarast mogleg, når avklaringar er gjort med foredragshaldarane. Oppfølging av samarbeidsavtalane korleis fungerer avtalane i praksis? Bakgrunn: Sjå sak 43/13 Avvikstatestikk ved Kari Ugland - Kommunane leverer flest avvik til Helse Fonna - få avvik vert levert frå Helse Fonna til
kommunane. - Stor variasjon mellom kommunane på kven som melder avvik. - For 2013 ser det ut som om tal på avvik vert halvert samanlikna med 2012. - Ny avvikshandtering/prosedyre internt i Helse Fonna, legg behandling av avvik direkte til eininga som eig avviket. - Det går føre seg eit regionalt arbeid i Helse Vest for å få lik kategorisering av avvik på samarbeidsavtalane i Synergi (spesialisthelsetenesta sitt avvikssystem). Dette vil gje oss betre statestikk på avvik på samhandling. Arbeidet er berekna ferdig des.2013. Presentasjon av registrering gjort ved Stord sjukehus ved Endre Hodneland Registreringa er gjort som ein del av Sollaug Espedal si oppgåve som deltakar i Toppleiarprogrammet, Endre Hodneland er rettleiar. Registringa er gjort i 3 månader ved mottaksavdelinga på Stord sjukehus og gjeld registrering av kva dokumentasjon akutt medisinske pasientar har med når dei vert innlagt i sjukehus, totalt 767 pasientar. Registreringa gjev utfyllande informasjon til avviksstatestikk. - Resultata frå Sunnhordaland bør presenterast for fastlegane i Sunnhordaland. Hodneland tek kontakt med koordinator for PKO og avtalar tid for dette. - Det bør gjerast liknande registrering for Haugalandet, Kari Ugland undersøkjer muligheit for det. På grunn av større mengde pasientar, er det nok med ein månad registrering. - Resultat frå begge sjukehusområda bør presenterast for Toppleiarforum saman med avviksstatestikk. Tuberkuloseoppfølging ved tuberkulosekoordinator i Helse Fonna Ann Iren Muren Olsen Tuberkuloseoppfølging handlar om å finne både dei som er sjuke og dei som er smitta for å utgreie, behandle og hindre spreiing av sjukdommen. Nasjonale føringar og retningslinjer ligg til grunn for arbeidet. Sjå vedlagt presentasjon. Nokre hovudpunkt: - Det er viktig med samarbeid på tvers av spesialisthelseteneste og kommunar for å ivareta varslingsrutinar og oppfølging av screeningsprogram. - Samarbeid med smittevernlege og helsestasjonar i kommunane fungerer godt, men tal frå DIPS viser at det er store forskjellar i talet på tilvisingar frå dei ulike kommunane i Fonna. Det vert stilt spørsmål om kva årsaka til dette kan vere. Skuldast det naturlege variasjonar i samansettinga i befolkninga? At personar er screena, men resultatet indikerer at det ikkje er behov for tilvising? At screening ikkje er utført i tråd med tilråding frå folkehelseinstituttet? Det har store konsekvensar for folkehelsa om dette arbeidet sviktar. - Korleis kan bidra til kvalitetssikring på området og kontakt mellom aktuelle partar i tuberkuloseoppfølginga? - Korleis kan saka om tuberkulose, vere eit eksempel på at kan ha ei pådrivarrolle i kvalitetssikring av viktige fagområder der kommunar og føretak har felles ansvar? - Slike saker kan leggjast fram for som så melder saker vidare til behandling i leiarnettverka i regionen. - Fokus på aktuelle fagområder/saker i nyheitsbrev/samhandlingsnytt og felles nettside. - tar initiativ til oppretting av fagnettverk innan tuberkulosefeltet. FoU utarbeider forslag til mandat saman med tuberkulosekoordinator, mandatet skal godkjennast av. Invitasjon til å delta i nettverket og melde inn representantar (med tidsfrist for å melde
inn), vert sendt kommunane frå. 56/13 Felles FOU-eining for samhandling Bakgrunn: Sjå sak 20/13, 35/13 og 44/13 Gunn Haraldseid gjennomgår justert modell og økonomi i møtet, kjem med innspel. FoU ved leiar og sekretær for, justerer modell og sender ut til saman med referatet. Hovudpunkter/nytt : skal vedta satsingsområder og økonomiske rammer for kvart år, FoU-eininga utarbeider handlingsplan/aktivitetsplan for oppfølging i eininga. FoU ved leiar rapporterer i kvart -møte og med hovudrapportering halvårleg. Sekretæriatfunksjon for må i beskrivast i mandatet som ein del av arbeidet i FoUeininga. Deler av LMS i Helse Fonna vert lagt saman med FoU-eininga, det vil sei LMS somatikk Haugesund og ressursar frå LMS i Klinikk for psykisk helsevern. Dette vert gjort for å styrkje utvikling av LMS-tilbod i samarbeid med kommunane. Leiar av LMS-teamet, vert ein del av FoU-eininga og deltek i driftmøter. Å gjere eininga kjent er viktig og vert prioritert med eigen kommunikasjonsstrategi. Det er tilsett kommunikasjonsmedarbeidar og arbeid med nettsidene er godt i gang. Brev som skal gå ut til alle partar er under utarbeiding. Her ber eininga om innspel og inviterer seg inn på aktuelle arenaer for å informere og ha dialog rundt satsingsområder for 2014 og korleis ein kan få mest ut av felles midlar. Samarbeid og avtalar med privat næringsliv skal alltid godkjennast av ved leiar. Skal Felles FoU-eining for samhandling vere det offisielle namnet? Helsetorgmodellen er kjent både lokalt og nasjonalt, viktig at det er med vidare. Sak vert tatt opp i seinare møte. Det er viktig at FoU-eininga opprettar kontakt og samarbeider med partane sine interne FoU-einingar. Økonomi: Alle kommunane har betalt inn for 2013. Budsjett for 2013 viser at kr 800.000 kan overførast til 2014, dette grunna i overføring av eksterne midlar, permisjonar og tilsettingstidspunkt. Dette gir handlingsrom til å oppfylle målsetjinga/mandat for eininga og bidra til god overgang til drift. Helse Fonna og HSH går i tillegg inn med fleire ressursar ein dei er forplikta til i avtalane. Stillinga som leiar av FoU i 100% er lyst ut og har søkjarar. Det er også lyst ut stillingar som FoU-medarbeidar i 50-100% - her er 19 søkjarar. Tilsettingsutvalet avgjer korleis tilsettingane skal tene eininga best mogleg når det gjeld tal på stillingar, fordeling og stillingsprosent. Oppussing av nytt lokale i Bjørnsonsgate er forsinka, dato for innflytting ikkje avklart. 57/13 Kommunikasjon mellom og kommunar/føretak Sjå sak 45/13 Arbeid med oppdatering av nettsida Helseetorgmodellen.net er under arbeid av FoUeininga. Viktig å ha ei felles side for samhandling og informasjon frå.
nyttar Helsetorgmodellen si side til å nå ut med informasjon. FoU ser på korleis dette best kan gjerast, info frå ligg per i dag på www.helse-fonna.no. Nyhetsbrev/samhandlingsnytt: forslag klar til neste -møte. Ansvar: FoU-eininga/sekretæriat. 58/13 Møteplan for våren 2014: saka utsatt til neste møte Neste møte i : torsdag 5.des kl 10 14 Tillitsvalde vert innkalla frå kl 14-15 torsdag 5.des. 59/13 Eventuelt: Tvisteløysingsorgan: korleis organiserer me dette i vår region? Saker det er usemje om skal opp i før det vert sendt Nasjonal tvisteløysingsorgan (?) Bestilling til Analysegruppa: sak utsett til neste møte