Kartlegging av referansegrupper i emner ved IME Terese Syre og Kristin Haga Evalueringsstudentassistenter Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk (IME) Vårsemesteret 2010 Trondheim
Innledning I arbeidet som evalueringsstudentassistent har det blitt kartlagt bruken av referansegrupper i emnene på IME-fakultetet vårsemesteret 2010. Instituttene som dette gjelder for er: Institutt for datateknikk og informasjonsteknologi (IDI) fagkoder TDT og IT Institutt for matematiske fag (IMF) fagkoder TMA, MA, ST Institutt for teknisk kybernetikk (ITK) fagkoder TTK Institutt for elektroteknikk og telekommunikasjon (IET) fagkoder TFE og TTT Institutt for elkraftteknikk (Elkraft) fagkoder TET Institutt for telematikk fagkoder TTM Siden det er i emnene fra første til tredje årskurs det anbefales å ha referansegrupper er det disse som hovedsakelig omfattes i denne rapporten. I starten av semesteret ble det sendt ut mail til alle fagansvarlige på fakultetet med informasjon og begrunnelse for bruken av referansegrupper samt en oppfordring til å opprette referansegrupper i de enkelte emnene. Se vedlegg 1. Rapporten vil i korte trekk oppsummere bruken av referansegrupper på fakultetet i sin helhet. Tiltak Forrige semester kom vi opp med et forslag til forbedringstiltak (rapport høstsemesteret 2009). Det er nå utarbeidet et skriv som omhandler hva rollen som referansegrupperepresentant går ut på. Dette skal sendes ut til representantene ved semesterstart. Vi håper dette kan bidra til at referansegrupper blir brukt mer aktivt. Se vedlegg 2. Tilbakemeldinger I år har vi fått en del tilbakemeldinger. Nok en gang får vi tilbakemeldinger om at det er vanskelig til å få folk til å melde seg som representant i referansegruppen. Vi håper at når skrivet har vært i bruk en stund, ser folk at det å sitte i referansegruppe gir mulighet til å ytre sine meninger, påvirke undervisningen, og se at de gjør en forskjell. Noen forelesere har brukt aktivt diskusjonsforum på it s Learning og spørreundersøkelser underveis i semesteret. Foreleserne føler de har fått gode tilbakemeldinger og gjennom dette fanget opp både positive og negative tilbakemeldinger på et tidlig tidspunkt. Etter vårsemesteret i fjor ble det utarbeidet en rapport i faget TTK4125 Datastyring (rapport vårsemesteret 2009) her kom det frem at mange studenter ikke var fornøyd med undervisningsopplegget. Vi har i år tatt kontakt med representant i referansegruppen for å høre om det har skjedd noen forbedringer. Tilbakemeldingene vi fikk fra representanten var at det fortsatt foreligger en del mangler i faget. På tilbakemeldingene virker det som referansegruppen ikke fungerer. Mye av det som ble tatt opp i fjor har blitt endret, men det viser seg at ikke alle endringene var like
vellykkede. Vi ser på det som positivt at det har blitt endringer i forhold til i fjor, blant annet har labene blitt betraktelig oppgradert. Vi har også fått en sluttevaluering av faget TMA4115 Matematikk 3 (vedlegg 3). Her nevnes det at referansegruppen har fungert godt som informasjonskanal mellom studenter for foreleser. Her blir det også diskutert veien videre for faget, noe vi ser på som særdeles positivt. Forslag til forbedringer Vi ser det er rom for forbedringer, og vi håper at det skrivet vi har utarbeidet vil føre til en mer bevisst bruk av referansegruppene i tiden fremover, og at det vi være mer attraktivt å melde seg som representant i referansegruppen. Det er vanskelig for oss å vite årsaken til at folk ikke møter i forelesning, men vi håper at det kan komme frem gjennom tilbakemeldinger fra referansegruppene. For å få til dette er vi avhengig av at studentene selv rapporterer inn dette til referansegruppene. Et forslag her er at forelesere som føler de har for dårlig oppslutning gjennomfører en nettbasert spørreundersøkelse på for eksempel it s Learning. Til neste semester vil vi prøve å gjøre det tydeligere for foreleserne at vi ønsker en sluttrapport i slutten av semesteret.
Vedlegg 1 Mail som ble sendt til Faglærere Hei! Nå er det nye semesteret godt i gang, og referansegrupper primært i alle fag som undervises for 1., 2. og 3. klasse burde være opprettet. Som et ledd i kartleggingen av referansegruppene på fakultetet ber jeg om å fa tilbakemelding om fag/emnekode, faglærers navn, e-post adresse, antall studenter i gruppen, samt navn og mailadresse på minst ett medlem av referansegruppen. Dersom det ikke er opprettet, og/eller ikke kommer til å bli opprettet referansegruppe vil jeg ha tilbakemelding om dette også, med begrunnelse på hvorfor. Vedlagt ligger det et skriv om hvorfor det er ønskelig at referansegrupper skal opprettes, og således brukes aktivt. Om det er noen spørsmål angående opprettelse av referansegrupper er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Terese Syre / Kristin Haga Evalureringsstud.ass. IME
Vedlegg til mail som ble sendt til Faglærer Bakgrunn for ønsket om aktiv bruk av referansegrupper Bakgrunnen for at man skal opprette referansegrupper kommer av at Kunnskapsdepartementet setter som krav til institusjonenes kvalitetssikringssystem, at det skal inngå rutiner for studentevaluering av undervisningen. Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) har deretter satt som et kritere for evaluering av kvalitetssikringssystem, at systemet omfatter "studentenes aktive medvirkning i kvalitetsarbeidet og fokus på det totale læringsmiljøet". Den mest utbredte formen for studentevaluering er referansegrupper, og Kvalitetssystemet for NTNU (UKS) fastslår at referansegrupper skal opprettes i alle emner. Det eneste kravet til aktivitet er at det avholdes minst ett møte i løpet av et semester, hvor referansegruppen Det viser seg at ved å opprette referansegrupper settes kvalitet på dagsordenen, slik at studenter og faglærer får et forum hvor det er naturlig å ta opp tema som det ellers kan være vanskelig å starte dialog rundt. Referansegruppene skal fungere som bindeledd mellom hele studentgruppen og faglærer/emnelærer og institutt/fakultet. Dersom det blir behov for å innhente systematiske tilbakemeldinger fra studentgruppen som helhet kan spørreskjemaverktøyet eller andre metoder benyttes i tillegg. I fag med få studenter (mindre enn ti studenter) er det ikke nødvendig å opprette referansegruppe, men det forutsetter at faglærer har god kontakt kontinuerlig med studentene og får tilbakemelding på denne måten. Ansvarlig faglærer skal ved oppstart ta initiativ til at referansegrupper opprettes. Dette kan gjøres på flere måter. Studenter kan tilfeldig bli spurt, eller velges av sine medstudenter. Det er ingen krav til at utvalget i referansegruppen er representativt for studentmassen, men den man burde tilstrebe en best mulig representativ sammensetning. Om emnet er felles for studenter ved ulike program kan det være fornuftig at disse er representert. Antall studenter i referansegruppen kan vurderes i forhold til størrelsen på studentgruppen. To er et absolutt minimum, en gruppe på mellom tre og ti vil erfaringsmessig fungere godt. Referansegruppen gjøres kjent for alle studentene så snart den er opprettet, f.eks på It's Learning, e-post, hjemmesider eller på forelesning. Referansegruppen deltar på evalueringsmøter for emne og program underveis og ved emnets slutt. Ved semesterslutt burde det forfattes
en kort rapport over hva som har blitt tatt opp på møtet/-ene. Denne rapporten oversendes programrådsleder/instituttstyrer og evalueringsstud.ass. ved fakultetet.
Vedlegg 2 Til deg som medlem av referansegruppe IME har gjennom lengre tid brukt referansegrupper og anser denne ordningen som en viktig del av sitt lovpålagte kvalitetssikringssystem. Det viser seg at ved å opprette referansegrupper settes kvalitet på dagsordenen, slik at studenter og faglærer får en arena hvor det er naturlig å ta opp tema som det ellers kan være vanskelig å starte dialog rundt. Referansegruppene skal fungere som et bindeledd mellom hele studentgruppen og faglærer/ emnelærer og institutt/fakultet. Du som medlem av referansegruppe har en mulighet til å være med på å kvalitetssikre undervisningen ved å gi tilbakemeldinger på blant annet øvingsopplegg, forelesninger og lab. Dersom du oppdager at noe burde tas opp er du pliktig til å videreformidle dette ettersom faglærere og studenter har et felles ansvar for å skape et godt læringsmiljø og sørge for god læring. Både positive og negative tilbakemeldinger er med på å styrke undervisningen. Dette vil gi foreleser input på hva som burde forbedres og hva som skal forbli som det er. Dersom du mener at noe burde tas opp, har du også mulighet til å kalle inn til et møte med medlemmene i referansegruppen og foreleseren. Vi oppfordrer sterkt til å skrive en rapport i slutten av semesteret slik at studentenes meninger kan bli tatt opp ved institutt/faktultet. Denne rapporten kan bli vedlagt evalueringen faglærer gjør av faget, slik at det til senere tid kan refereres til hva studentene har ment.
Vedlegg 4