Saksnr: 201331992-120 Saksbehandler: BNO Delarkiv: ESARK-0352 FULLMAKTER FOR BYRÅD FOR FINANS, EIENDOM OG EIERSKAP Endring pr. 1. oktober 2016. Vedtatt av byrådet i møtet 22. oktober 2015. Korrigert pr. 14. januar 2016 og endret pr. 29. september 2016 i sak 1316-16 Ansvarsområder Byråd for finans, eiendom og eierskap (heretter kalt finansbyråden) har overordnet ansvar for økonomisk og ressursmessig samordning, planlegging og analyse, arbeid med budsjett, regnskap, ivareta de økonomiske controller funksjoner, rapportering og finansstyring, herunder utvikling av styringsverktøy og styringsdokumenter. Finansbyråden har ansvar for kommunens overordnede innkjøpsvirksomhet og kommunens bruk av innkjøpsreglementet, utskriving av eiendomsskatt og er kommunens kompetansesenter for bedrifter. Finansbyråden har også det overordnete ansvaret for personal- og arbeidsgiverpolitikk, helse, miljø og sikkerhet (HMS), konsernopplæring/lederutvikling, informasjonsteknologi- og sikkerhet, organisasjonsutvikling og likestilling. Finansbyråden har ansvaret for utbygging og forvaltning av kommunens bygningsmasse herunder innleie av areal. Følgende etater og virksomheter ligger under finansbyråden: Yrkesopplæring, Vikarservice, Overformynderi, IKT-drift, Lønns- og regnskapssenteret, Kemneren, Etat for utbygging, Etat for bygg og eiendom. Kompetanse Generell og gjennomgående kompetanse Avgrenset av hva byrådet i annet dokument har fastsatt som byrådets enekompetanse, delegeres byråd for finans, eiendom og eierskap kompetanse til å utøve all annen myndighet herunder å fatte beslutninger og forestå oppgaveløsning innenfor byrådsavdelingens ansvarsområde. Finansbyråden har myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle viktige saker eller saker av prinsipiell betydning legges frem for byrådet for beslutning. Finansbyråden har instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon. Instruksjonsmyndigheten overfor etater og underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektøren, som også er byrådsavdelingens øverste administrative leder. Finansbyråden selv gir innstilling til byrådet. Finansbyråden kan foreta organisatoriske endringer innenfor egen byrådsavdeling. Finansbyråden er lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser i egen byrådsavdeling basert på de overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger.
Finansbyråden innehar alle relevante personal- og økonomifullmakter for videre delegasjon til kommunaldirektør og videre til resultatenhetsledere. Nedenfor angis det en oversikt over aktuelle fagområder hvor byråden er tillagt myndighet. Denne oversikt er ikke uttømmende. Finansbyråden er gitt myndighet og ansvar til å adressere og klargjøre alle utfordringer byråden måtte stå overfor i avdelingens oppgaveløsning. Fagmyndighet forvalte lover og oppgaver. Finansbyråden utøver på vegne av byrådet myndighet som regulerer oppgaveløsning på konsernnivå. I dette ligger både å utvikle systemer for god oppgaveløsning og oppfølging av hvordan de rutiner og regelverk som er etablert, etterleves i alle organisasjonsenheter i kommunen som omfattes av det enkelte regelverk. Med dette som utgangspunkt, kan finansbyrådens myndighet konkretiseres slik: Økonomifeltet: Finansbyråden gir rutiner og retningslinjer for økonomi og regnskapsarbeidet i kommunen. Det faglige ansvaret for regnskapet tilligger regnskapssjefen. Finansbyråden gir tolkinger av bestemmelser i lover og forskrifter samt kommunens eget økonomireglement innenfor områdene økonomi og tjenesterapportering. Finansbyråden utarbeider internkontrollsystem for økonomi- og regnskapsarbeidet, samt gir tolkinger av lover og forskrifter på dette området. Finansbyråden kan bestemme en bindende kontoplan for Bergen kommune innenfor gjeldende forskrifter. Finansbyråden kan frafalle kommunale pant for lån, samt frafalle prioritet når dette ikke medfører økt tapsrisiko for kommunen. Finansbyråden kan iverksette rettslig inkasso for kommunens krav Finansbyråden har myndighet til å inngå låne- og leasingavtaler i samsvar med vedtatt budsjett, avtale lånetidspunkt og undertegne slike kontrakter innenfor vedtatt låneramme. Finansbyråden har myndighet til å benytte rentesikringsinstrumenter (derivater). Finansbyråden har fullmakt til å plassere overskuddslikviditet. Finansbyråden har myndighet til å forhandle frem og inngå de nødvendige avtaler med långiver. Finansbyråden har myndighet til å refinansiere kommunens låneportefølje. Finansbyråden kan frafalle kommunens rett til motregning i enkeltsaker, når fordringen mot kommunen ikke overstiger 100.000. Anskaffelser Finansbyråden bestemmer hvilke felles rammeavtaler om leveranser som skal inngås for hele kommunen, samt bestemme hvilke retningslinjer som skal gjelde for kommunens innkjøp med utgangspunkt i vedtatt innkjøpsstrategi. Finansbyråden har myndighet til å inngå avtaler om varer og tjenester knyttet til kontrahering av bygg og anlegg. Finansbyråden har myndighet til å forestå innkjøp av elektrisk kraft og forsikringstjenester for hele kommunen. Personalfeltet Finansbyråden kan gi bindende tolkinger av lov og avtaleverk på arbeidslivets område.
Finansbyråden kan bestemme føringer og prioriteringer for lønnsarbeidet i kommunen. Finansbyråden kan gi bindende tolkninger av kommunens personalreglementer og retningslinjer for personalarbeidet. Finansbyråden har myndighet til å påse at Bergen kommune etterlever lovverket knyttet til likestilling og diskriminering på arbeidslivsområdet. Finansbyråden har myndighet til å utarbeide overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse med utgangpunkt i de premisser og prinsipper byrådet trekker opp. Finansbyråden gir mandat for og gjennomfører forhandlinger i henhold til avtaleverkets bestemmelser 1 Finansbyråden har myndighet til å følge opp de øvrige byrådsavdelingenes bruk av tildelt myndighet til å være lønnsfastsettende myndighet og se til at dette arbeidet skjer med betryggende kontroll med forankring i overordnete vedtak. Bergen kommune ved finansbyråden er godkjent som opplæringsbedrift jf. bestemmelser i opplæringsloven. Kommunaldirektør utøver myndighet i henhold til de bestemmelser som gjelder på området. Finansbyråden skal utarbeide og følge opp overordnete retningslinjer for forebyggende, helsefremmende og rehabiliterende arbeid for alle ansatte i Bergen kommune (jf. arbeidsmiljølovens kap.3 3-1). IKT-feltet Finansbyråden har myndighet til og ansvar for å samordne Bergen kommunes totale IKT-satsing, herunder ansvar for IKT-infrastruktur, og definere IKT-standarder og metoder Finansbyråden ivaretar overordnet ansvar for datasikkerhet med myndighet til å påse at Bergen kommune følger datatilsynets retningslinjer og særlovgivning på ulike områder. Annet Finansbyråden kan angi rutiner og gi retningslinjer for innhenting, utarbeiding og bruk av statistikk. Finansbyråden har myndighet til å bestemme retningslinjer for innhold og bruk av det elektronisk sak-arkivsystemet Finansbyråden har myndighet til å fastsette overordnede ytelseskrav ved bruk av verktøyet balansert målstyring Forvaltning av kommunens bygningsmasse Finansbyråden skal påse at kommunens bygningsmasse samt innleid areal, forvaltes på en kostnadseffektiv måte, hensyn tatt til lov, forskrift og andre retningslinjer på området. Finansbyråden forestår innleie av lokaler som kommunen trenger i sin oppgaveløsning, samt utleie av kommunal bygningsmasse til andre. Innenfor beløpsgrenser per eiendom fastsatt i budsjettfullmaktene har finansbyråden myndighet til å forestå salg av kommunal eiendom. 1 Byrådet gir mandat og gjennomfører lønnsforhandlinger for toppledere etter avtaleverket.
Finansbyråden har gjennomføringsansvaret for investeringer i nybygg og den kommunale bygningsmasse forøvrig. I dette ligger også valg av organisasjonsformer ved gjennomføring av prosjekter. Finansbyråden er delegert myndighet med tilhørende ansvar for iverksetting og oppfølging av vedlikeholds- og rehabiliteringsprogram for kommunens eiendomsmasse. Finansbyråden har myndighet til å fatte gjennomføringsvedtak for mindre investerings- og rehabiliteringsprosjekter innenfor en kostnadsramme på inntil 10,0 mill. Beløpsgrensen for fullmakten fastsettes i budsjettfullmaktene. Finansbyråden har myndighet til å fastsette krav til byggetekniske løsninger etter forutgående diskusjoner med fremtidig bruker av den aktuelle bygningskropp. Betryggende kontroll Kommuneloven 20. nr. 2 pålegger byrådet et ansvar for å se til at oppgaveutførelsen i kommunen «er gjenstand for betryggende kontroll». Ivaretakelse av dette hensynet innebærer at: Finansbyråden har myndighet til å utvikle systemer for god økonomioppfølging i hele kommunens virksomhet. Systemene skal nedfelles i Økonomihåndboken. Finansbyråden har myndighet til å påse at det er etablert et felles system for kommunens HMS arbeid, samt ved behov å tolke bestemmelsene i det internkontrollsystem som er etablert på dette området. Finansbyråden har myndighet til å følge opp hvordan arbeidet med HMS skjer i Bergen kommunenes organisasjon Finansbyråden har myndighet til å følge opp hvordan IKT brukes i kommunen og å påse/kontrollere hvordan kommunens IKT-sikkerhetsutfordringer følges opp. Finansbyråden har myndighet til å sørge for at det etableres en nødvendig systematikk i forvaltning og oppfølging av kommunens bygningsmasse, herunder å påse at bygningene er i forsvarlig stand og at bruken er gjenstand for en betryggende kontroll Kommunale aksjeselskaper Finansbyråden er generalforsamling i kommunens arbeidsmarkedsbedrifter organisert som aksjeselskap og utgjør generalforsamling i kommunens heleide aksjeselskaper, og andre aksjeselskap der kommunen har eierinteresser, jf. dog byrådssak 1302-12 av 28.06.2012. Årsregnskap og årsberetning fremmes for bystyret til orientering for selskaper der kommunens eierinteresser utgjør vesentlige beløp. Begjære påtale Finansbyråden har myndighet til å begjære påtale og fremme borgerlige rettskrav i saker der kommunen er fornærmet, jf. Straffeloven 79. Myndigheten er begrenset til kommunaldirektørens ansvarsområde. Myndigheten begrenses til krenkelse av verdier eller interesser som vedkommende forvalter eller fører tilsyn med. Fullmakten gjelder også for straffbare forhold som allerede er begått, men der det ennå ikke er tatt stilling til påtalespørsmålet. Samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven Finansbyråden har fullmakt til å samtykke til å løse tvister etter konfliktrådsloven.
Klage Byrådsavdelingen er faglig utreder for Klagenemnden. Myndighet til å forberede klager som underinstans (2. gangs behandling i underinstansen), jf. forvaltningslovens 33, 2. ledd, delegeres videre til kommunaldirektør. Delegasjon til kommunaldirektør Rammene for delegasjon til kommunaldirektør fastsettes av finansbyråden i et eget delegasjonsvedtak.