RETTSINSTRUKS FOR TROMSØ KOMMUNE 1. FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE

Transkript

1 RETTSINSTRUKS FOR TROMSØ KOMMUNE 1. FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE Rettsinstruksens formål er å bidra til at Tromsø kommune sikrer riktig og effektiv myndighets- og tjenesteutøvelse, at enkeltmenneskers lov- eller konvensjonsfestede rettigheter ikke krenkes og at kommunens økonomiske og juridiske posisjoner ivaretas best mulig. Plikter som etter instruksen påhviler kommunal virksomhet, påhviler alle ansatte, ombud og innehavere av kommunale verv som behandler vedkommende sak. 2. DEFINISJONER, BELØPSGRENSER I denne instruks menes med: - kommunen/kommunal virksomhet: Enhver virksomhet, herunder kollegiale organ, kommunale foretak m.v., som er en del av rettssubjektet Tromsø kommune. - beløpsgrenser: Beløpsgrenser angitt i rettsinstruksen reguleres årlig i henhold til endringer i konsumprisindeksen. 3. KOMMUNALE VIRKSOMHETERS PLIKT TIL Å FORETA JURIDISK SAKSUTREDNING Alle kommunale virksomheter plikter å påse at de juridiske sider ved en sak er tilstrekkelig utredet før vedtak fattes eller kontrakt inngås. 4. ADVOKATBISTAND KOMMUNENS RETTSSAKER M.V. Kommunale virksomheter som utenfor og i rettssak trenger advokatbistand, har, med de unntak som følger av denne instruks, rett og plikt til å benytte kommuneadvokatens kontor. Advokater ved kommuneadvokatens kontor prosederer alle rettssaker der kommunen er part, med de unntak som fremgår av denne instruks. Når kommuneadvokatens kontor har et prosessoppdrag for kommunen, skal all kommunal kontakt og korrespondanse med motparten i anledning saken kanaliseres via advokaten ved kommuneadvokatens kontor som håndterer oppdraget. Kommunale virksomheter kan ikke selv beslutte å benytte ekstern advokat uten etter konsultasjon med kommuneadvokaten og etter kommunestyrets samtykke. Oppdraget til den eksterne advokaten bør i enkeltsaker formidles via kommuneadvokaten. Kommuneadvokatens kontor kan i den enkelte rettssak eller for typer av rettssaker fritas for oppdraget som prosessfullmektig. - i ordinære inkassosaker der gjelden er ubestridt, kan kommuneadvokatens kontor fritas fra oppdraget som prosessfullmektig for namsfogden eller tingretten i første instans etter byrådets nærmere bestemmelse. - I saker vedrørende frivillig eller tvungen gjeldsordning etter gjeldsordningsloven kan kommuneadvokatens kontor fritas for oppdraget som prosessfullmektig for namsfogden eller tingretten i første instans etter byrådets nærmere bestemmelse.

2 - I tvangsfravikelsessaker/utkastelsessaker kan kommuneadvokatens kontor fritas for oppdraget som prosessfullmektig for namsfogden, forliksrådet eller tingretten i første instans etter byrådets nærmere bestemmelse. Dette gjelder likevel ikke i tingretten første instans dersom det er tvist mellom partene om grunnlaget for fravikelsesbegjæringen. - I saker vedrørende klage på gebyrer og tilleggsavgifter mv. ihht vegtrafikkloven, kan kommuneadvokatens kontor fritas for oppdraget som prosessfullmektig for namsfogden eller tingretten i første instans. Administrasjonssjefen kan videredelegere kompetansen til å opptre som prosessfullmektig i de ovennevnte tilfeller. Kommuneadvokaten kan engasjere ekstern advokat dersom kommuneadvokaten vurderer det påkrevd, f.eks fordi kommuneadvokatens kontor ikke har kapasitet til å håndtere saken, fordi det er ønskelig med et eksternt råd, betenkning eller second opinion i en sak, fordi det er behov for spesialkunnskap i en sak eller lignende. Dersom kostnadene ved oppdraget ikke antas å kunne dekkes over kommuneadvokatkontorets budsjett, forelegges saken for formannskapet til godkjennelse. Administrasjonssjefen kan gi en foreløpig godkjennelse i saker der det haster å engasjere advokat. Der ekstern advokat engasjeres i sak for et kommunalt foretak, må saken forelegges foretaket for godkjennelse. Dersom kommuneadvokaten vurderer seg inhabil til å håndtere en sak, engasjeres ekstern advokat av administrasjonssjefen. Styrets leder for de kommunale foretak gis tilsvarende myndighet. 5. BESLUTNINGSMYNDIGHET I RETTSTVISTER; ERSTATNINGSANSVAR, RETTSSAKER, BILLIGHETSERSTATNING, KONFLIKTSRÅDSBEHANDLING M.V. Kompetanse til å fatte følgende avgjørelser delegeres slik det fremgår nedenfor: 1. Delegasjon til formannskapet og administrasjonssjefen skjer med hjemmel i kommuneloven 8 nr.3 og 23 nr.4. Formannskapet gis fullmakt til å tilstå eller motta (godta) erstatningsoppgjør i og utenfor kontrakt, til å forlike rettstvister utenfor og i rettergang samt til å fatte beslutning om saksanlegg og bruk av rettsmidler (f.eks. anke). Formannskapet ivaretar kommunens interesser og treffer beslutninger i alle saker hvor kommunen er part i tvister for domstoler, tvisteløsningsorganer mv. Styrene for de kommunale foretak gis tilsvarende kompetanse som byrådet på sitt område. Formannskapet gis fullmakt til å foreslå, samtykke til og eventuelt godkjenne eller forkaste resultatet av konfliktrådsbehandling. Dersom handling som har forårsaket tap er begått av ansatt i Tromsø kommune, eller under utførelsen av oppdrag for kommunen, skal øvrige reglement (personalreglement eller andre) i Tromsø kommune følges, selv om samtykke til konfliktrådsbehandling gis. Styrene for de kommunale foretak gis tilsvarende kompetanse som formannskapet på sitt område. Administrasjonssjefen gis kompetanse til å tilstå eller motta (godta) erstatningsoppgjør i og utenfor kontrakt, og til å forlike rettstvister utenfor rettergang for inntil

3 kroner. I enkeltsaker av prinsipiell betydning, skal saken likevel forelegges formannskapet for stillingtaken. Advokater ved kommuneadvokatens kontor gis fullmakt til å beslutte å ta ut stevning for domstolene, herunder stevning til voldgiftsrett og forliksklage når dette haster, uten forutgående godkjennelse. Likeledes gis advokater ved kommuneadvokatens kontor fullmakt til å beslutte å anke uten forutgående godkjennelse hvis saken ikke er blitt behandlet av kompetent organ innen ankefristens utløp. Spørsmålet om bruk av rettsmidler skal forelegges kompetent organ for etterfølgende godkjenning snarest mulig. 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant. Etter ordførerens nærmere bestemmelse, kan administrasjonsleder, øvrige ledere eller andre ansatte i kommunen gis fullmakt til å møte som partsrepresentant for kommunen i en bestemt sak eller i den type rettssaker som ligger under deres myndighetsområde. Likeledes kan styreleder for de kommunale foretak, eller andre ansatte i kommunale foretak, gis fullmakt til å møte som partsrepresentant for kommunen i rettssaker som ligger under deres myndighetsområde etter ordførers nærmere bestemmelse. 3. Kompetanse til å beslutte å reise søksmål eller å anvende rettsmidler på kommunens vegne i barnevernssaker tilligger lederen av kommunens barneverntjeneste. Etter ordførerens nærmere bestemmelse, kan kompetanse til å opptre som partsrepresentant for kommunen i barnevernssaker delegeres lederen av kommunens barneverntjeneste eller den denne bemyndiger til oppgaven. 4. Forkynnelser og meddelelser etter domstolsloven 191 tas imot av ordføreren eller den han har bemyndiget, jf. tvisteloven 2-5. Advokater ved kommuneadvokatens kontor gis innenfor rammen av domstollovens bestemmelser fullmakt til å vedta forkynnelser og meddelelser på vegne av kommunen etter ordførerens nærmere bestemmelse. 5. Når søksmål, anke m.v. mot kommunen trekkes, delegeres kompetansen til å frafalle krav om saksomkostninger til formannskapet. Styrene for de kommunale foretak gis tilsvarende kompetanse som formannskapet på sitt område. Administrasjonssjefen gis kompetanse til å til å frafalle krav om saksomkostninger for inntil kroner når søksmål, anke m.v. mot kommunen trekkes. 6. Formannskapet gis kompetanse til å suspendere foreldelsesfrister etter lov om foreldelse av fordringer. Styrene for de kommunale foretak gis tilsvarende kompetanse som byrådet på sitt område. Administrasjonssjefen gis kompetanse til å suspendere foreldelsesfristen i inntil 6 måneder av gangen. 7. Formannskapet gis kompetanse til å treffe avgjørelse om å tilstå billighetserstatning (erstatning på ikke-rettslig grunnlag ut fra konkret rimelighet).

4 Administrasjonssjefen gis kompetanse til å tilstå slik billighetserstatning for inntil kroner. 8. Administrasjonssjefen gis kompetanse til å begjære påtale og kreve borgerlige rettskrav pådømt i straffesaker der kommunen er fornærmet part jf. straffeloven 79, 5. ledd. Likeledes gis administrasjonssjefen kompetanse til å vedta forelegg utferdiget mot Tromsø kommune. Styrene for de kommunale foretak gis tilsvarende kompetanse som formannskapet på sitt område. 6. KOMMUNEADVOKATEN ORGANISATORISKE BESTEMMELSER M.V. Kommuneadvokatens kontor er organisert som en kommunal støtteenhet. Kommuneadvokatens kontor hører i oppdragssammenheng under kommunestyret og administrasjonssjefen. Advokatenes rådgivning og prosedyre utøves på uavhengig faglig grunnlag innenfor rammen av vanlige advokatetiske prinsipper. Kommuneadvokatens kontor rapporterer i administrative spørsmål til administrasjonssjefen og kan i slike spørsmål instrueres av kommunestyret og formannskapet. Kommuneadvokatens kontor ledes av en kommuneadvokat, som ansettes av administrasjonssjefen. 7. KOMMUNEADVOKATKONTORETS OPPGAVER Kommuneadvokatens kontor har følgende oppgaver: 1. Enheten skal etter anmodning gi råd og betenkninger om juridiske spørsmål og tilgrensende administrative og økonomiske spørsmål. 2. Enheten skal prosedere alle kommunens rettssaker, skjønn mv., med de unntak som fremgår av denne instruksen. 3. Enheten kan tilby undervisning i juridiske spørsmål overfor kommunale virksomheter. 4. Enheten kan delta i eksterne forhandlinger og i interne komiteer/arbeidsgrupper. 5. Enheten kan i sitt bidrag til årsmeldingen og/eller på annen måte gjøre kommunen/vedkommende kommunale virksomhet oppmerksom på svikt av betydning i kommunens/virksomhetens håndtering av juridiske og tilgrensende administrative og økonomiske spørsmål dersom det er aktuelt. 6. Enheten kan påta seg rådgivnings- og prosessoppdrag for selskaper m.v. som helt eller for en betydelig del eies av kommunen, eller hvor kommunen deltar (interkommunale selskaper) når det ikke oppstår interessemotsetninger i forhold til kommunen.

5 7. Enheten kan påta seg rådgivnings- og prosessoppdrag for andre kommuner eller offentlig virksomhet når særlige grunner tilsier det og oppdraget ikke strider mot kommunens interesser. 8. Enheten kan etter anmodning påta seg prosessoppdrag for kommunalt ansatte, ombud, innehavere av andre kommunale verv og for styremedlemmer i kommunaleide aksjeselskaper som er innvalgt etter forslag fra kommunen, når disse i nevnte egenskaper er part i rettssaker. Kommuneadvokaten skal ved avgjørelsen legge vekt på om det er motstrid mellom kommunens og vedkommende persons interesser, om saken er godt prosedabel og om vedkommende bør få advokatstøtte i kommunal regi. Advokater ved kommuneadvokatens kontor utøver sine funksjoner i samsvar med god advokatskikk. 8. ENDRINGER AV INSTRUKSEN Formannskapet delegeres myndighet til selv å vedta mindre vesentlige endringer i rettsinstruksen. Øvrige endringer vedtas av kommunestyret selv. 9. IKRAFTTREDELSE Denne instruks trer i kraft fra 1.juli 2016.