Kvalitetsbok for saksbehandlingsrutinar på fagopplæringskontoret

Kvalitetsbok for saksbehandlingsrutinar på fagopplæringskontoret OPPDATERT 15.02.10 1 Internopplæring... 3 1.1 Introduksjonsrutinar... 3 2 Marknadsføring av lærlingordninga... 4 2.1 Samarbeid med vidaregåande skular... 4 2.2 Samarbeid med ungdomsskular... 5 2.3 Samarbeid med NAV Hordaland... 6 2.4 Informasjon og tiltak for minoritetsspråklege... 7 3 Formidling... 8 3.1 Intensjonsavtaler... 8 3.2 Informasjon til bedrifter om VIGO Web Bedrift... 9 3.3 Formidling av lærlingar... 10 3.4 Godkjenne lærekontrakt... 13 3.5 Godkjenne opplæringskontrakt... 15 3.6 Innmelding til teoriundervisning... 17 4 Lærebedrift/opplæringskontor/lærekontrakt/opplæringskontrakt... 18 4.1 Godkjenning av lærebedrift... 18 4.2 Godkjenning av opplæringskontor... 20 4.3 Tilbaketrekking av godkjenning av lærebedrifter... 21 4.4 Endringar under læreforholdet... 22 4.5 Heving av lærekontrakt... 23 4.6 Søknad om å behalde retten til vidaregåande opplæring... 25 4.7 Bedriftsbesøk... 26 5 Prøvenemnd... 28 5.1 Årshjul Prøveadministrasjon... 28 5.2 Oppnemning av prøvenemnd og yrkesutval... 29 5.3 Informasjon til prøvenemndene... 31 5.4 Opplæring av prøvenemnder og yrkesutval... 32 5.5 Supplering av prøvenemnd og yrkesutval... 33 5.6 Utbetaling av honorar og reiseutgifter til prøvenemnd og yrkesutval... 34 1

6 Oppmelding til fag-, sveine- og kompetanseprøve... 35 6.1 Administrere preutfylte oppmeldingar for lærling og lærekandidat... 35 6.2 Førebuande saksbehandling 1. gongs prøve for elev, lærling og lærekandidat frå Hordaland... 36 6.3 Førebuande saksbehandling 2. gongs prøve elev, lærling og lærekandidat frå Hordaland... 37 6.4 Førebuande saksbehandling til prøve for praksiskandidat... 38 6.5 Godkjenne oppmelding til prøve for elev og lærling (VKII/Vg3)... 39 6.6 Godkjenne oppmelding til prøve for lærekandidat... 40 6.7 Godkjenne oppmelding til prøve for praksiskandidat... 41 6.8 Behandle søknad om tilrettelegging av prøve for elev, lærling, lære- og praksiskandidat... 43 6.9 Oppmeldingar frå andre fylke... 44 6.10 Prøvar avlagt i andre fylke... 45 6.11 Prøvar avlagt i Hordaland med prøvenemnd frå anna fylke... 46 6.12 Prosedyre for purring på ikkje avlagte prøvar... 47 7 Dokumentasjon på avlagt prøve og eksamen... 48 7.1 Skrive ut kompetansebevis ved bestått prøve... 48 7.2 Skrive ut kompetansebevis for lærling/ elev med ikkje bestått allmenne fag... 49 7.3 Skrive ut melding om ikkje bestått 1. gongs prøve (lærling, lærekandidat og elev)... 50 7.4 Skrive ut melding om ikkje bestått 2. gongs prøve (lærling, lærekandidat og elev)... 51 7.5 Skrive ut melding om ikkje bestått for praksiskandidat... 52 7.6 Behandle søknader om fritak i inntil 2 fellesfag... 53 7.7 Behandle klage på ikkje bestått - fagleg grunnlag... 54 7.8 Behandle klage på ikkje bestått - formelt grunnlag... 56 7.9 Skrive ut fag-/sveinebrev... 58 7.10 Skrive ut vitnemål eller vitnemål etter bestått prøve for elev, lærling, lærekandidat eller praksiskandidat etter avlagt fag-/sveineprøve... 59 8 Utdeling av fag-/sveinebrev... 60 8.1 Administrere utdeling av fag- sveinebrev... 60 9 Læretilskot, stipend og lån... 62 9.1 Utbetaling av lærlingtilskot... 62 9.2 Søknad om stipend og lån... 65 10 Opplæring instruktør og fagleg leiar... 66 10.1 Kurs... 66 11 Internettsider... 68 12 Telefonteneste... 69 2

1 Internopplæring 1.1 Introduksjonsrutinar Ansvarleg: Administrasjonsseksjonen S1: Initialar Kompetansekrav: Namn System: S2 Initialar Frekvens: To gangar i året, vår og haustsemester Namn Revidert dato / namn: 20. august 2009 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Personalhandboka Leiarhandboka Fullmaktsreglement for organisasjonsavdelinga 1.1.1 Registrering av nytilsett første arbeidsdag Før lunsj: Administrasjonsseksjonen Før den nytilsette kjem: Blomar, mappe med innhald, kontor, e-posttilgang, opprette brukar, Adm seksj Etter lunsj: Aktuell seksjon innmelding til lønsavd., personal, resepsjon i 1. etasje, rutinehandboka osv. Adm. seksjon: - Innleiingssamtale, adm. rutinar, felles lover og reglar, tilgangskort, bli vist rundt på avdeling, bygget elles med kantine og treningsrom Aktuell seksjon: lunsj, bli-kjent-runde, presentasjon av arbeidsoppgåver, opplæring 1.1.2 Introduksjonskurs Gjennomførast ein gong om våren og ein gong om hausten à to arbeidsdagar 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 Velkomst Overordna føringar for Opplæringsavdelinga og informasjon om dei vg. skulane (SEF) Om Hordaland fylkeskommune Oppbygging, ansvar, roller (politikk administrasjon) (SEF/BERROK) Presentasjon av dei fire seksjonane på avdelinga Opplæring i gjeldande lover Orientering frå Sentralarkivet Saksbehandlarrutinar Introduksjonstur Ansvar og oppgåver (aktuelle saker) Opplæringslova, Offentlegheitslova og Forvaltningslova DocuLive, andre rutinar Både fellesorientering og seksjonsvis Korleis utforme eit skriv sak/notat/ standardbrev Gjennomførast ein gong om våren og ein gong om hausten à to arbeidsdagar. 3

2 Marknadsføring av lærlingordninga 2.1 Samarbeid med vidaregåande skular Ansvarleg: Formidling S1: Initialar GKF Kompetansekrav: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive Office Namn Gruppekoordinator formidling System: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive Office S2 Initialar Alle Frekvens: Namn Alle Revidert dato / namn: 15. januar 2010 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova 3-3. Opplæringsordninga for den vidaregåande opplæringa 4A-3. Rett til vidaregåande opplæring for vaksne 12-4. Oppgåvene til yrkesopplæringsnemnda Sende brev kvar haust til alle elevar på Vg2 Gjer i brevet merksam på at høgt fråvær kan GKF Alle 2.1.1 yrkesfag som har meir enn 10 dagar og / eller gjera det vanskeleg å få læreplass. Dette gjeld 20 timer fråvær frå Vg1. Sende samleskjema til likevel ikkje lovleg fråvær. Rektor vert med rektorane om elevar med stort fråvær. kopi av brevet orientert om kva elevar dette gjeld. Brev: Standardbrev nr 2.1.1(1) og 2.1.1(2) Rådgjevarsamlingar oktober / november Samlingane i samarbeid med inntakskontoret, Inntak 2.1.2 OT/PPT 2.1.3 Konferanse for opplæringskontora medio februar Gjera avtale med hotellet i mai året før. Nemna opp komite til å førebu konferanse. Sjå eiga mappe. F.sjef 4

2.2 Samarbeid med ungdomsskular Ansvarleg: Senter for yrkesrettleiing S1: Initialar TM, LT, MV, KK, KH Kompetansekrav: VIGOfag, Office, Hyperion StdDok, DocuLive Namn Tore Muren, Lene Thowsen, Marte Veim, Kjersti Kvaløy, Kjell Helge Kleppestø System: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive Office Brukerhåndbok Vigo-WEB S2 Initialar TM, LT, MV, KK, KH Frekvens: November og desember Namn Tore Muren, Lene Thowsen, Marte Veim, Kjersti Kvaløy, Kjell Helge Kleppestø Revidert dato / namn: 15. februar 2010 / Kjell Helge Kleppestø K Initialar KK Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Kjell Helge Kleppestø Heimel: Opplæringslova og forskrifta 3-6. Oppfølgingstenesta FOR 13-4. Samarbeid og samordning Utarbeide informasjonsmateriell I samarbeide med NAV TM LT KH 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 Utarbeide/oppdatere heimesida I samarbeide med NAV LT KH Tilby besøk bedrifter til ungdomskular i Hordaland Ha med informasjonsmateriell til 90 skular TM, MV, KK, LT, KH Oppdatere kontaktnett for skular i Hordaland Informere om senteret sitt tilbod til bedrifter, opplæringskontor og bransjeorganisasjonar A jourføre databasen for registrering av avtalar Rådgjevarar på 9. steget. Skulebesøk frå senteret inngår som ein del av faget Utdanningsval. Rettleiing av informantar, (sjekkliste for informasjon som blir gjennomgått på skulane). Rettyrke.no blir brukt som reiskap for å registrere/ styre logistikk rundt møta. Totalt 900 møte blir gjennomførte i løpet av eit skuleår. TM, MV, KK, LT, KH TM, MV, KK, LT, KH TM, MV, KK, LT, KH TM, MV, KK, LT, KH TM, MV, KK, LT, KH TM, MV, KK, LT, KH TM, MV, KK, LT, KH KH KH KH KH 5

2.3 Samarbeid med NAV Hordaland Ansvarleg: Senter for yrkesrettleiing S1: Initialar TM, LT, MV, KK, KH Kompetansekrav: VIGOfag, Office, Hyperion StdDok, DocuLive Namn Tore Muren, Lene Thowsen, Marte Veim, Kjersti Kvaløy, Kjell Helge Kleppestø System: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive Office S2 Initialar TM, MV, KK, KH Frekvens: November og desember Namn Tore Muren, Marte Veim, Kjersti Kvaløy, Kjell Helge Kleppestø Revidert dato / namn: 15. februar 2010 / Kjell Helge Kleppestø K Initialar KH Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Kjell Helge Kleppestø Heimel: Opplæringslova og forskrifta 3-6. Oppfølgingstenesta 12-4. Oppgåvene til yrkesopplæringsnemnda FOR 13-4. Samarbeid og samordning Avtale med NAV datert Individuell rettleiing Senteret set av 20% av tida, dvs. knapt eit TM, TM, KH 2.3.1 årsverk, til individuelle yrkesrettleiingssamtalar. Avtalane blir avtalte ved at brukarar tek kontakt direkte med senteret eller ved at NAVmedarbeidar tek kontakt med senteret for brukar. I tillegg svarar senteret på spørsmål via spørsmål og svarteneste på Mittyrke.no. MV, KK MV, KK Arrangere rådgjevarsamlingar Rådgjevarsamlingar kvart år. Deltakarane er KH TM KH 2.3.2 rådgivarar frå grunnskulane og vidaregåande skular i Hordaland. Arbeidslivsinformasjon har fast plass på programmet til møta. Det er Senteret som har ansvar for å skaffe innleiarar. Brev nr 2.3.2 2.3.3 Oppdatere heimesider Senter for yrkesrettleiing har ei eiga heimeside: www.mittyrke.no LT KH 2.3.4 2.3.5 2.3.6 Oppdatere Database Frå utdanning til arbeid Samarbeid Senter for yrkesrettleiing - OT Informasjon til NAV-medarbeidarar om vidaregåande opplæring, fagopplæringsordninga og realkompetanseordninga. Består av utdanningsprogramma med tilhøyande programområde. Ved å gjøre val i desse, kje, to typar lister opp: - Liste over godkjente lærebedrifter i regionen. - Liste over alle bedrifter i regionen som er knytt til eit utdanningsprogram. Senteret har tatt initiativ til samarbeid med Oppfylgingstenesta i Hordaland fylkeskommune om et tilbod om yrkesrettleiing i grupper for unge som har falle ut av vidaregåande skule. Senteret har begynt arbeidet med plan for eit slikt rettleiingskonseptet og hatt møte med OT/PPT om dette. Kvar gruppe får tilbod om tre møte samt tilbod om besøk ved aktuelle bedrifter. Vidaregåande skule, fagopplæringsordninga og realkompetanseordninga er viktige område for samarbeid mellom NAV og fylkeskommunen. (Sjå eigen delavtale.). Det er planlagt møte sju om desse emna for i alt 14 NAV - einingar ulike datoar i januar 2009. KK KH KH TM, KK TM KK, TM KH 6

2.4 Informasjon og tiltak for minoritetsspråklege Ansvarleg: Senter for yrkesrettleiing/opplæringsavdelinga S1: Initialar PB Kompetansekrav: VIGOfag, Office, Hyperion StdDok, DocuLive Namn Petter Borthen System: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive Office S2 Initialar MV Frekvens: November og desember Namn Marte Veim/Laila Kleppe Revidert dato / namn: 15. februar 2010 / Kjell Helge Kleppestø K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova 3-12. Særskild språkopplæring for elevar frå språklege minoritetar 2.4.1 Betre overgangen mellom grunnskule og vidaregåande skule for minoritetsspråklege elevar Deltaking i nettverk for ungdomsskular med minoritetsspråklege elevar i Bergen kommune, Fagavdeling skule i Bergen kommune og vidaregåande skular med høg andel PB MV 2.4.2 2.4.3 Arrangere informasjonsmøte for minoritetsspråklege søkjarar Spesialrådgiving for minoritetsspråklege minoritetsspråklege. Brev nr 2.4.1 Minoritetsspråklege søkjarar med føresette frå grunnskule og vaksenopplæringa inviterast til møte med fylkeskommunen for informasjon om vidaregåande opplæring. Hente info frå Standard invitasjonsbrev Ulike tiltak mot fråfall og økt gjennomstrømming. Brev nr 2.4.3 PB PB MV 7

3 Formidling 3.1 Intensjonsavtaler Ansvarleg: Formidlingsgruppe S1: Initialar GKF Kompetansekrav: VIGOfag, Office, Hyperion StdDok, DocuLive Namn Gruppekoordinator Gormidling System: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive, Office S2 Initialar FG Brukerhåndbok, Vigo-WEB Frekvens: Namn Formidlingsgruppa Revidert dato / namn: 15. januar 2010 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova og forskrifta FOR 6-40. Organisering for lærlingar og lærekandidatar 12-4. Oppgåvene til yrkesopplæringsnemnda FOR 6-23. Vidaregåande trinn 3 FOR 6-28. Inntak og rangering av vaksne med og utan rett til vidaregåande opplæring Kjøre rapporten som kopierer intensjonsavtalar Rapport o3a001 i VIGOfag: GKF FG 3.1.1 frå året før for alle bedrifter som er godkjende på gyldig kurs. Fylle ut og oppdatere intensjonsavtalar Sende brev til bedrifter som det er registrert Hyperion og StdDok: Intensjonsavtale GKF FG 3.1.2 intensjonsavtalar på for inneverande år, med frist for tilbakemelding Brev nr 3.1.2 (November / desember) Sende brev til bedrifter og orientere om at dei GKF FG 3.1.3 Lage rapport over bedrifter som ikkje har hatt lærling dei siste to åra må søkje om ny godkjenning dersom det går meir enn to år før dei tar inn lærling Registrere tilbakemeldingar. Oppdater VIGOfag slik at det alltid er registert GKF FG 3.1.4 Korrigere intensjonsavtaler etter tilbakemeldingar frå opplæringskontor og bedrifter riktig tal intensjonsavtalar på opplæringskontor, bedrifter og kurs. 3.1.5 3.1.6 Lage oversikt over alle godkjente lærebedrifter. Utheva dei lærebedriftene / opplæringskontora som har teikna intensjonsavtale med Fagopplæringskontoret, og sette på tal intensjonsavtaler for komande formidlingsrunde. Lista vert gjort tilgjengeleg på internettsidene til Hordaland. Oppdatere bedriftslista og VIGOfag kontinuerleg m.o.t. nye godkjende bedrifter/opplæringskontor nye kurs på eksisterande bedrifter endre tal intensjonsavtaler fjerne opphørte bedrifter Leggje oversikten (bedriftslista) ut på: Hordaland.no\vidaregåande opplæring. Sjå kap. 11. Bedriftsliste nettutgåve korrigerast av formidlingsgruppa. Nye godkjende bedrifter eller ny kursgodkjenning på bedrift/opplæringskontor opphørte bedrifter behandlast av bedriftsgruppa, som MÅ melde dette vidare til formidlingsgruppa. GKF FG GKF FG 8

3.2 Informasjon til bedrifter om VIGO Web Bedrift Ansvarleg: Formidling S1: Initialar GKF Kompetansekrav: Namn Gruppekoordinator formidling System: S2 Initialar FG Frekvens: Namn Formidlingsgruppa Revidert dato / namn: 15. januar 2010 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Sende informasjon om VIGO web til alle Informasjon sendast så langt det lar seg gjere GKF FG 3.2.1 bedrifter/opplæringskontor som har teikna intensjonsavtale. per e-post Registrere tilsette i bedrift og tildele webrettar i GKF FG 3.2.2 VIGOfag 3.2.3 3.2.4 Kjøre rapport o1a020 (generer tilsette sine webpassord) Gi brukerhjelp og informasjon om bedriftsweb til bedrifter/opplæringskontor etter behov. Sende e-post til dei tilsette i bedrift som det er generert passord på. GKF FG GKF FG 9

3.3 Formidling av lærlingar Ansvarleg: Formidling S1: Initialar GKF Kompetansekrav: VIGOfag, Office, Hyperion StdDok, DocuLive Namn Gruppekoordinator Formidling System: VIGOfag, Hyperion StdDok, DocuLive Office S2 Initialar FG Registreringshåndbok vigo fag Frekvens: Namn Formidlingsgruppa Revidert dato / namn: 26. august 2009 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova og forskrifta FOR 6-40. Organisering for lærlingar og lærekandidatar 3-3. Opplæringsordninga for den vidaregåande opplæringa FOR 6-23. Vidaregåande trinn 3 FOR 6-28. Inntak og rangering av vaksne med og utan rett til vidaregåande opplæring Kvalitetssikre søkjarar i VIGOfag: Etter søknadsfrist 1.mars: Kjøre hyperion GKF FG 3.3.1 At søkaren har rett skolebakgrunn for det rapportar for å finna dei ulike søkjarane. lærefaget som er søkt. Søkjarar som ikkje har registrert rett søknad Ta ut liste på alle som har søkt lærekandidat. eller som ikkje er kvalifisert til å søkje læreplass i Hordaland vert tilskrevet, eller Sjekke at alle som har søkt full opplæring i bedrift også har søkt skole kontakta pr. tlf. Brev nr 3.3.2 Lese og behandle evt. Fritekst som søker har skrevet m.o.t. søknaden. For eksempel spesielle behov, osv. Sjekke kva søker har skrevet som melding til bedrift. I dette meldingsfeltet bør det ikkje framkoma sensitive opplysningar. Stoppe formidling for søkjarar frå andre fylker.(i tilfelle det er fleire intensjonsavtaler enn søkjarar på eit kurs, formidlast også søkjarar frå andre fylker.) 3.3.2 3.3.3 Formidling av søkjarar til opplæringskontor som har intensjonsavtale registrert i VIGOfag: Formidle søkjarar til bedrifter som har intensjonsavtale registrert i VIGOfag. med parameter U-RETT og formidle alle søkjarar til lærefag der det er registrert intensjonsavtale på bedrift. Med unntak av faga tømrar, frisør, elektrikar, lette kjøretøy, rørleggjar og kokk. Desse faga må formidlast med parameter U-RETT og geografisk nærleik og setje minimum tal på søkjarar på bedrift Kjøre rapport o1a001(automatisk formidling i VIGOfag) med parameter : Full opplæring i bedrift = Nei og Type = L Merke av på: Formidle berre til opplæringskontor. Med dette vert alle søkjarar sendt til alle opplæringskontor som har teikna intensjonsavtale i det faget som søkjaren har søkt. Kjøre rapport o1a001(automatisk formidling i VIGOfag) med parameter : Full opplæring i bedrift = Nei og Type = L Formidle til alle bedrifter og opplæringskontor. Formidle alle ønskjer til alle plasser dersom tal søkarar til læreplass er mindre enn 30 (registrer 30 som parameter) og registrer kurskoder. Dette gir alle søkjarane forslag til bedrifter som har teikna intensjonsavtale i faga der tal ønskjer til søkjarar er lik 30 eller mindre. GKF FG GKF FG 3.3.4 Formidle alle søkjarar i store fag tømrar-, frisør-, elektrikar, lette kjøretøy-, røyrleggjar-, og kokkfaget til bedrifter som ikkje er medlem av opplæringskontor og som har intensjonsavtale: Kjøre rapport o1a001(automatisk formidling i VIGOfag) med parameter : Full opplæring i bedrift = Nei og Type = L. Formidle til alle bedrifter og opplæringskontor. Formidle etter geografisk nærheit og sette minimum tal bedriftsforslag pr. ønske til 20 Dette gir alle søkjarane forslag til bedrifter som har teikna intensjonsavtale. i faga: tømrar, frisør, elektrikar, lette kjøretøy, rørleggar og kokk. (Små) bedriftene får då avgrensa tal søkjarar til læreplassar, samt at dei får dei søkjarane som er i same kommune eller nærliggande kommunar. GKF FG 10

3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 3.3.10 3.3.11 3.3.12 3.3.13 3.3.14 3.3.15 3.3.16 Opne bedriftsweb slik at den einskilte bedrift/ opplæringskontor kan sjå kva for søkjarar som er sendt til vurdering hos dei Sende brev og søkarliste med karakterutskrift til bedrifter og opplæringskontor med oversikt over alle søkjarar til aktuelt fag kor det er registrert intensjonsavtale. Sende brev til alle søkjarar som har søkt læreplass og som har fått oppretta et forslag etter at det er kjørt automatisk formidling i VIGOfag. SMS varsling til søkjarar når det er registrert nye bedriftsforslag på søkjarønska deira Gjenta kontinuerlig 3.3.4 til 3.3.8 der det i formidlings prosessen kjem til nye godkjende bedrifter, eller bedrifter som ettermelder intensjonsavtale og ønskjer oversikt over søkjarar. SMS varsling til søkjarar om at dei må vere aktive og søkje læreplass. Føregår kontinuerlig i heile formidlingsprosessen. SMS varsling til søkjarar om at dei må gi melding tilbake viss dei har fått læreplass. Føregår kontinuerlig i heile formidlingsprosessen Registrere aktuelle kodar på forslag og ønskje på søkjar til læreplass Dersom det viser seg at det er mogleg å få læreplass i et anna fag enn det dei har søkt Kontakte søkjarar for å registrere nye fag og ønskje på dei, der dei er kvalifiserte til andre fag enn det dei har søkt. Opprette lærekontrakt i VIGOfag. Dette blir gjort kvar veke, og kontraktane vert sende til opplæringskontor og bedrifter for underteikning. Opprette gjestelærling kontrakt Sende lærekontraktar til bedrifter og opplæringskontor for godkjenning. Gjøres kvar veke i samband med punkt 3.3.14 På bedriftsweb eller www.vigo.no kan opplæringskontor og bedrifter få opplysningar om dei søkjarane dei har fått til vurdering. Søkjarane kan sjå kva opplæringskontor og bedrifter som har fått søkjaropplysningar om dei på vigo.no Kjøre rapport o3a002 (brev til bedrifter med søknader i VIGOfag). Det blir berre sendt liste til dei opplæringskontora som reserverer seg, eller ikkje ønskjar å ta i bruk bedriftsweb. Rapportane kjørast kvar gang det kjem nye søkjarar eller bedrifter som melder nye ønskje om lærlingar. Brev nr 3.3.7 Kjøre rapport o2r002 (brev til søkjar) i VIGOfag Sende brev til søkjarar om kva bedrifter deira karakter utskrift er sendt til. Denne rapporten kjørast kvar veke for nye søkjarar og kvar gong en søkjar blir sendt til en ny bedrift.. Brev nr 3.3.8 I meldinga blir det opplyst kva bedrifter som har fått tilsendt / tilgang til deira karakter utskrift. Det vert sendt melding samt brev til alle søkjarar til læreplass, kvar veke dersom det er blitt registrert nye bedrift forslag på ønske til søkjaren. Det er mogeleg for søkjarar å svare tilbake på SMS. Alle tilbakemeldingar blir registrert i VIGOfag (enten på fritekst eller som status på søknaden deira) Alle tilbakemeldingar blir registrert i VIGOfag (enten på friktekst eller som status på søknaden deira) Registrere kontinuerlig etter kvart som det kjem meldingar frå opplæringskontor, bedrifter og søkjarar Sjå registreringshandbok for VIGO om bruk av kodar Dette gjerast når bedrifter ber om å få tilsendt fleire søkjarar i eit fag, og det ikkje er nok søkjarar til lærefaget Kjør rapport o1a011. Sett parameter: Søker til lærefag = L. Alle opplæringskontor og bedrifter som har gitt beskjed om at dei har teke inn lærling får oppretta lærekontrakt i vigo teke i bruk Bedriftsweb, har høve å setje formidla på ønske til aktuell søkjarar og blir synkronisert frå Weben kvar natt, slik at fagopplæringskontoret til ei kvar tid har oversikt over formidla lærlingar. Brev nr 3.3.15 For søkjarar frå Hordaland som får læreplass i andre fylker (ikkje p.d. ferdig i vigo) Kjør rapport: o1a031 for å skrive ut alle kontraktar som er oppretta i et gitt tidsrom. (sjå punkt 3.3.14.) Fjern markering utskrift av karakterar i prametersetting. GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG 11

3.3.17 3.3.18 3.3.19 Sende brev til alle søkjarar med rett som ikkje har fått læreplass og ev. tilby alternativ sluttopplæring i skule (Vg3) eller Alm.påbygg i eget fylke eller ved kjøp av plass i andre fylker. Sende brev til alle søkjarar (med unntak av dei som har RETT) at formidlinga er avslutta for i år Skrive brev evt. ringe bedrifter som ikkje har sendt inn lærekontrakt til godkjenning (sjå punkt 3.3.15) Registrere status i VIGOfag. Ha løypande kontakt med inntakskontoret. og Fylkeskommunar i andre fylker. Brev nr 3.3.16 Registrere status i VIGOfag. Brev nr 3.3.17 Kjøre rapporten o1a012 Ureturnerte kontraktar for formidlingsperioden. Brev nr 3.3.18 GKF FG GKF FG GKF FG 3.3.20 3.3.21 3.3.22 3.3.23 3.3.24 Dersom det ikkje er råd å formidle lærling, må det opprettast alternativ Vg3 i skole Sende brev til søkjarar med rett, der vi spørr om dei kan være interesert i alternativt Vg3 i skole. Det vil i dette skrivet være ein svarfrist. Registrere svar frå søkjarane vedkommande tilbod om alternativt vg3 i skole Sende brev til søkjarar med rett, og orientere plass ved Alternativ vg3 i skole Sende brev til søkjarar med rette, dersom det ikkje er mogleg å opprett alternativ vg3. Og orientere om kva fylkeskommunen vil gjøre for at dei ska få oppfulgt sin rett til vidaragåande opplæring Tett samarbeid med inntakskontoret og opplæringsavdelinga m.o.t. kva for skoler som har kapasitet til å legge tilrette for slike klassar. Brev Eksisterande brev for oppretting av vg3-klasse Registrere i vigo at dei har fått ei genrell førespurnad om alt. Vg3 i skole. Dersom søkjaren svarer nei skal det meldast om at formidlinga er avslutta og at dei kan kome attende med ny søknad neste år innan søknadsfristen som er 1.mars. Brev nr. Her vil det være aktuelt med tiltak. Som for eksempel ekstratilskudd til de bedrifter som tar inn ein av dei søkjarane som har takka ja til alternativ vg3 i skole. Tett samarbeid med Nav og OT. GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG GKF FG 12

3.4 Godkjenne lærekontrakt Ansvarleg: Fagopplæring S1: Initialar Eksp Kompetansekrav: Opplæringslov/forskrift, VIGO, aktuell læreplan Namn Ekspedisjonen System: VIGO, Extens, DocuLive, Registreringshåndbok vigo fag S2 Initialar FG, AMJ, B.B Frekvens: Namn Formidlingsgruppa Ann Magritt Juvik, Britt Bugjerde Revidert dato / namn: 23. desember 2009 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova og forskrifta 3-3. Opplæringsordninga for den vidaregåande opplæringa 4-5. Lærekontrakt og opplæringskontrakt FOR 6-40. Organisering for lærlingar og lærekandidatar FOR 11-6. Innhaldet i og forma på kontraktane FOR 11-7. Unntak frå opplæringsordninga for den enkelte lærlingen eller lærekandidaten FOR 11-10. Gjennomgått vidaregåande opplæring i skole i kunnskapsløftet 3.4.1 Kontrakt kjem inn. Mottaksdato vert ført på. Skjer i ekspedisjonen. Eksp Norh.s og 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 Registrere korrekt utfylt kontrakt, se 3.4.4. Registrere i VIGO Kontrakt lærling frå anna fylke Behandle kontrakt, sjekke korrekt utfylling, fylle inn fagkode, utløpsdato, godskriving og heimel for kontrakt, godkjenne kontrakt ved å signere alle tre eks. av kontrakten. Det skal vere tre eks. av kontrakten med underskrift av lærling, fagleg leiar og ansvarleg leiar. Ved feil/manglar returnerast kontrakt til bedrift. Dersom all teori er OK: Utsending av godkjent kontrakt til bedrift og lærling med melding om at all teori OK Kontraktbilde oppretta, sjekk fagkode, bedrift og legg inn dato for registrering under formidling/våre søkjarar, opptrettast kontrakt under person/ønske, legg inn Registrere dato lærlingar frå andre fylke, reg. inn som ny person, kontrakt opptrettast under person i opplæring, heimfylke reg. i kontraktbilde, legg inn Registrere dato kontrakt med lærling utan opplæringsrett, opprett kontrakt under person i opplæring, legg inn Registrere dato Sjå rutinehandbok for registrering i VIGO Innhente garanti for tilskot frå heimfylke. Bruk e-post, (fast tekst) garantierklæring leggjast saman med kontrakt Bedrift må være godkjent oppl.bedrift i faget (sjå godkjenningsbrev og seinare registrerte endringar. Fagleg leiar må vere registert på bedrift. Fagleg og ansvarleg leiar må ha signert kontrakten Kontroller krav om godkjenning av praksistid Karakterar lastast over, ev. sjekk extens, kontroll på at all teori er bestått, ev. innmelding til teori/ restteori (VG3) sjå. 4.2 Ved tvil om ungdomsrett: sjekk elvebilde (rettsregister) Sjå rutinehandbok for registrering i VIGO NB! Registrert godkjenningsdato legg grunnlag for tilskot til lærebedrift Brev: Standardbrev nr 3.4.5 Stord B.B. Norh.s og Stord AMJ AMJ Norh.s og Stord FG FG FG 13

3.4.6 3.4.7 3.4.8 Dersom ikkje all teori er bestått: Utsending av godkjent kontrakt til bedrift og lærling med melding om ikkje bestått i alle fag Utsending av godkjent kontrakt m/innmelding til teoriundervisning Arkivering. I oversendingsbrev (Yrkes på Gyda/felles/ lærekontrakt/ godkjent kontrakt i retur og lærekontrakt til lærling /eigen flettefil i Word for begge breva) til bedrift gjer vi merksam på fag som ikkje er bestått. Kopi av brevet sendast lærling. Brev nr 3.4.6 Same oversendingsbrev som i 4.1.4.2 men i brev til bedrift flettast inn at vedl. varsel om manglande teori skal sendast i retur underteikna. Brev nr 3.4.7 m/vedlegg AMJ Norh.s og Stord AMJ Norh.s og Stord AMJ Norh.s og Stord FG FG FG 14

3.5 Godkjenne opplæringskontrakt Ansvarleg: Formidling S1: Initialar BR, AMJ Kompetansekrav: VIGOfag, HYPERION, StdDok, Opplæringslova med forskrift Namn Torbjørn Mjelstad,Britt Bugjerde, Ann-Magritt Juvik System: VIGOfag, Hyperion StdDok,, Registreringshåndbok vigo S2 Initialar Eksp. fag Frekvens: Kontinuerlig Namn Ekspedisjonen Revidert dato / namn: 26. august 2009 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova og forskrifta 3-3. Opplæringsordninga for den vidaregåande opplæringa 4-5. Lærekontrakt og opplæringskontrakt FOR 6-40. Organisering for lærlingar og lærekandidatar FOR 11-6. Innhaldet i og forma på kontraktane FOR 11-7. Unntak frå opplæringsordninga for den enkelte lærlingen eller lærekandidaten 3.5.1 Kontrakt kjem inn. Mottaksdato vert ført på. Skjer i ekspedisjonen. Eksp 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 Ha møte med bedrift og kandidat Behandle søknad om opplæringskontrakt Ta imot kontrakt i ekspedisjon Registrer kontrakt mottatt i VIGO Kontrakt lærekandidat anna fylke Godkjenning kontrakt, sjekke korrekt utfylling, fylle inn fagkode, utløpsdato, godskriving og heimel for kontrakt, signer alle tre eks. av kontrakten Det skal vere tre eks. av kontrakten med underskrift lærekandidat/ ansvarleg, - og fagleg leiar. Ved mangel returnerast kontrakt til bedrift, med følgjebrev. Utsending av godkjent kontrakt m/innmelding til evnt. teori Orienter om ordninga, bli enig om oppfølging av lærekandidaten, start utarbeiding av IOP) NB! etterlys IOP (Individuell opplæringsplan) dersom denne ikkje er mottatt. Registrere svar i DocuLive, brev til søkjar. Sende pre-utfylt kontrakt til bedrift saman med IOP. Hugs å leggja inn IOP under fagplan Dato for mottak påførast alle tre eks. og på kontrakt i VIGO Kontraktbilde oppretta, sjekk fagkode, bedrift og legg inn dato for mottak under formidling/våre søkjarar, opptrettast kontrakt under person/ønskjer, legg inn mottatt dato lærekandidatar frå andre fylke, reg. inn som ny person, kontrakt opptrettast under person i opplæring, heimfylke reg. i kontraktbilde, legg inn mottatt dato kontrakt med lærekandidat utan opplæringsrett opprett kontrakt under person i opplæring, legg inn mottatt dato Sjå rutinehandbok for registrering i VIGO Innhente garanti for tilskot frå heimfylke. Bruk e-post, garantierklæring leggjast saman med kontrakt Bedrift må være godkjent oppl.bedrift i faget, fagleg leder må være registert på bedrift, same som underteiknar på kontrakten Karakterar lastast over, ev. sjekk extens, kontroll på at all teori er bestått, ev. innmelding til teori/ restteori (VG3) sjå. 4.2 Ved tvil om ungdomsrett sjekk elvebilde (rettsregister) Sjå rutinehandbok for registrering i VIGO Registrert godkjenningsdato legg grunnlag for tilskot til lærebedrift Oversendingsbrev til bedrift med kopi til lærekandidat. Same brev som under 3.4.5 B.B. T.M Eksp. B.B AMJ TM AMJ 15

3.5.9 Arkivering med korrigering (flette inn autotekst). 16

3.6 Innmelding til teoriundervisning Ansvarleg: Fagopplæring / teorikoordinator Oppl.avd. S1: Initialar AMJ, Taa, PWMK Kompetansekrav: Opplæringslov/forskrift, VIGO, aktuell læreplan Namn Ann-Magritt Juvik, Terje Aarland, Per W Mørk Karlsen System: VIGO, Extens Microsoft Office S2 Initialar FG Frekvens: Hele året ved godkjenning av lærekontrakt Namn Formidlimgsgruppa Revidert dato / namn: 26. august 2009 / Vidar Heimset K Initialar Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Heimel: Opplæringslova og forskrifta 13-3. Plikt for fylkeskommunen til å sørgje for vidaregåande opplæring FOR 6-40. Organisering for lærlingar og lærekandidatar Behandle innmelding til teoriundervisning 2 fletteskriv under : Yrkes på Gyda/felles/ AMJ FG 3.6.1 full opplæring i bedrift lærekontrakt/ innmelding til teori. Innmelding til teoriundervisning = Fellesfag: VG1 VG2 framside med opplysningar lærling/bedrift 75t norsk 75t norsk Varsel om manglande teori, skriv kor 112t engelsk 75t engelsk mange undervisningstimar/fag 112t matematikk 112t samfunnslære Original innmelding m/kopi av varsel om 75t naturfag Programfag: 304t. VG2 manglande teori /kopi av kontrakt ev. andre relevante dokument leggjast i plastomslag i hyllen til teorikoordinator Ved spørsmål konf. teorikoordinator Betaling av teori Inntil program og rutinar for semestervis TAa 3.6.2 fakturering for teoriopplæring er utarbeidd, vert TEST det trekt i tilskot til lærebedrift f.t. kr. 44 pr. time for kontraktar m/basis I kr. 15 pr. time for 3.6.3 Utarbeide underlag for trekk i basistilskott for gjennomført teoriopplæring, kjelde Extens. Trekket vert normalt gjennomført etter kvart semester. Det blir arbeidd med omlegginga av betalingsordninga og med program og rutinar for semestervis fakturering av teoriopplæring. Ei mellombels løysing vert utvikla i Extens. VIGO vil seinare ha ei permanent løysing. Jfr. 3.6.3. kontraktar m/basis II 1. Registrer lærlingar med gjennomført teori for respektive semester i Extens. Val: Utskrift (Rapportgenerator), Rapportane: Eigne rapporer, Lærling: EL_FAGTIMER_EL1.RPT og HFK- LÆRLING-BASGRUPPER.RPT. 2. Kontroller for eventuelt avbrot eller heving av kontrakt. 3. Før timepris og talet på undervisningstimar i VIGO. Val: Respektive lærekontrakt, Manuelle tilskot. Felta: Beløp og tal PMK 17

4 Lærebedrift/opplæringskontor/lærekontrakt/opplæringskontrakt 4.1 Godkjenning av lærebedrift Ansvarleg: Bedriftsgruppa S1: Initialar Kompetansekrav: VIGO, DocuLive, opplæringsloven Namn Claus Nydegger System: VIGO, DocuLive, Registreringshåndbok vigo fag S2 Initialar Frekvens: Hele året Namn Lise Knag Revidert dato / namn: 4. januar 2010 / Vidar Heimset K Initialar, Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Natascha Rivera, Sigrid Isdal Heimel: Opplæringslova og forskrifta 4-3. Godkjenning av lærebedrift 12-4. Oppgåvene til yrkesopplæringsnemnda FOR 11-1. Godkjenning av lærebedrift 4.1.1 Bedrift ønskjer å bli lærebedrift og tek kontakt med fagopplæringskontoret Sende aktuelt materiell til bedrift Sende søknadsskjema, informasjonsskriv, skriv om tilskot og læreplan i faget (ev. link til aktuell side). Brev nr 4.1.1 kriterium for 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 4.1.10 4.1.11 Registrere søknad Behandle søknad og kontrollere innkomne dokument. (Behandlingsmåte i samsvar med VIGO-handboka) Dersom feil/ manglar: Registrer søknaden i VIGO under behandling. Send brev med orientering om feil/manglar Dersom bedrifta må vurderast av yrkesutval: Sende brev til aktuelt yrkesutval Sende innkalling til informasjonsmøte og gi melding om ev. manglar/feil ved søknad Informasjonsmøte. (Kan også ta imot tilleggsdokument til søknad på møtet) Behandle søknad om godkjenning. Registrering av godkjente bedrifter i VIGO Lage saksførelegg med forslag til enkeltvedtak Fagopplæringssjefen gjer vedtak i saka Dersom lærebedrift blir godkjend: Sende godkjenningsbrev til bedrifta. NB! Alle nye lærebedrifter skal ha info om VigoWeb. Sendast ut saman med godkjenningspapir Dersom lærebedrift ikkje blir godkjend: Sende grunngjeving for avslag til bedrifta godkjenning av oppl.kont. Søknad mottatt dato DocuLive nr: Registrer søknaden i VIGO under behandling. Dokument som skal følgje søknad: -firmaattest - ikkje eldre enn 12 månader -dokumentasjon på fagleg leiar sine kvalifikasjonar -stadfesting på ev. medlemskap i oppl.kontor Kontrollsjekk om bedrifta har registrert seg i NAV Aa-registeret (www.brreg.no) Legg i fritekst i VIGO. Legg inn DocuLive nr. og saksbehandlar Brev nr 4.1.4 mangelfull søknad om goskjenning Er aktuelt dersom søkjar er ukjent, eller det uvisse om tilstrekkeleg kompetanse i faget etc. Brev nr 4.1.5 prøvenemnda / synfaring på bedrift Send brev med orientering om tid og stad. Brev nr 4.1.6 innkalling til informasjonsmøte Presentere informasjon som finst på: info. til bedrifter 20.. Legg inn fag, fagleg leiar, dagleg leiar, tilsynsrepresentant, ev. opplæringskontor. Følgje mal for saksbehandling Mal: Saksbehandling Ved godkjenning etter 1. des. kopi av godkjenningsbrev til formidlingsansvarleg. Godkjenningsbrev sendast ut Kopi til ev. opplæringskontor Brev nr 4.1.10 godkjenning som lærebedrift. Godkjent søknad arkiverast i bedriftsarkiv (dersom ikkje oppretta, arkiver i trillevogn) Dersom bedrifta er medlem i opplæringskontor, skal godkj. arkiverast under opplæringskontoret Legg ved informasjon om rett til å klage. Skriv i fritekst: avslag og DocuLive nr. Brev nr 4.1.11 avslag på søknad om godkjenning. Avslag arkiverast i perm Søknader Avslag 18

4.1.12 4.1.13 4.1.14 4.1.15 4.1.16 Dersom det kjem klage på avslag: Skrive saksførelegg i klagesak. Dersom fagopplæringssjefen omgjer vedtak og godkjenner bedrifta som lærebedrift: Sende saksførelegg og vedtak til bedrifta Dersom fagoppl.sjefen opprettheld vedtak: Skrive saksførelegg i klagesak til klagenemnda Dersom klagenemnda omgjer vedtak og godkjenner bedrifta som lærebedrift: Sende saksførelegg og vedtak til bedrifta Dersom klagenemnda opprettheld avslag: Sende saksførelegg og vedtak til bedrifta Mal: Saksbehandling klagesak Godkjent søknad arkiverast i bedriftsarkiv (dersom ikkje oppretta, arkiver i trillevogn) Dersom bedrifta er medlem i opplæringskontor, skal godkj. arkiverast under opplæringskontoret Mal: Saksbehandling klagesak til klagenemnd. NB! Habil saksbehandlar. Saka endeleg avgjort. Godkjent søknad arkiverast i bedriftsarkiv (dersom ikkje oppretta, arkiver i trillevogn) Dersom bedrifta er medlem i opplæringskontor, skal godkj. arkiverast under opplæringskontoret Saka endeleg avgjort. Avslag arkiverast i perm: søknader avslag 19

4.2 Godkjenning av opplæringskontor Ansvarleg: Bedriftsgruppa S1: Initialar Kompetansekrav: VIGO, DocuLive, opplæringsloven Namn Claus Nydegger System: VIGO, DocuLive, Registreringshåndbok vigo fag S2 Initialar Frekvens: Hele året Namn Lise Knag Revidert dato / namn: 4. januar 2010 / Vidar Heimset K Initialar, Gjeld frå: 1. januar 2010 Namn Natascha Rivera, Sigrid Isdal Heimel: Opplæringslova og forskrifta 4-3. Godkjenning av lærebedrift 12-4. Oppgåvene til yrkesopplæringsnemnda FOR 11-2. Opplæringskontor og opplæringsring 4.2.1 Gruppering av lærebedrifter ønskjer å bli opplæringskontor og tek kontakt med fagopplæringskontoret. Sende aktuelt materiell Sende søknadsskjema, informasjonsskriv, skriv om tilskot og læreplan i faget (ev. link til aktuell side). Brev nr 4.1.2 kriterium for til gruppering godkjenning av oppl.kont 4.2.2 Registrere søknad Søknad mottatt dato DocuLive nr: Registrer søknaden i VIGO 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9 4.2.10 4.2.11 4.2.12 4.2.13 Behandle innkomen søknad. (Kan behandlast under føresetnad av at opplæringskontoret er registrert i offentleg register). (Behandlingsmåte i samsvar med VIGOhandboka) Dersom feil eller manglar: Send søknaden i retur vedlagd brev med orientering om manglar Når søknad er komplett: Registrere opplæringskontor i VIGO under behandling Lage saksførelegg til enkeltvedtak. Fagoppl.sjefen gjer vedtak i saka Dersom opplæringskontor blir godkjent: Sende saksførelegg og vedtak til opplæringsktr. Dersom opplæringskontor ikkje blir godkjent: Sende saksførelegg og vedtak til opplæringsktr. Avslag må grunngjevast! Dersom det kjem klage på vedtak(avslag): Skrive saksførelegg i klagesak Dersom fagoppl.sjefen omgjer vedtak og godkjenner opplæringskontor som lærebedrift: Sende saksførelegg og vedtak til oppl.kontor Dersom fagoppl.sjefen opprettheld vedtak: Skrive saksførelegg i klagesak til klagenemnda Dersom klagenemnda omgjer vedtak: Sende saksførelegg og vedtak til oppl.kontor Dersom opplæringskontor ikkje blir godkjent: Sende saksførelegg og vedtak til bedrifta Avslag må grunngjevast! under behandling. Dokument som skal følgje søknad: - firmaattest / registreringsattest - vedtekter med organisering av kontoret - oversikt over fagområde - oversikt over medlemsbedrifter, minimum 2 i kvart fag - tilslutningsavtale bedrift/oppl.kont. Legg i fritekst i VIGO. Legg inn DocuLive nr. og saksbehandlar Brev nr 4.2.4 Mangelfull søknad om godkjenning I fritekst med DocuLive nr. og saksbehandlar Følgje mal for saksbehandling Mal: Saksbehandling Brev nr 4.2.7 godkjenning av opplæringskontor Legg ved informasjon om rett til å klage. Brev nr 4.2.8 Avslag opplæringskontor Mal: Saksbehandling klagesak Vedtak arkiverast i delegerte saker Godkjente søknader arkiverast i bedriftsarkiv Mal: Saksbehandling klagesak. NB! Habil saksbehandlar. Saka endeleg avgjort Godkjent søknad arkiverast i bedriftsarkiv (dersom ikkje oppretta, arkiver i trillevogn) Saka endeleg avgjort. Avslag arkiverast i bedriftsarkiv 20