Endeleg rapport etter undersøking av Volda kommune som matrikkelstyremakt Kommunenamn: Volda kommune Saksnummer: 10/04829 Adresse: Stormyra 2 6100 Volda Tidsrom for undersøkinga: 20. - 21. mars 2013 Kontaktperson i kommunen: Jørgen Vestgarden Frå Kartverket: John Thomas Aalstad Sigurd Langeland Undersøkinga omfatta følgjande emne: Korleis kommunen som matrikkelstyremakt sikrar truverde for matrikkelen belyst gjennom Organisering av kommunen sine oppgåver som lokal matrikkelstyremakt Samordning mellom plan og bygningslova og matrikkellovforvaltninga Føring av bygningsinformasjon Føring av adresse Føring av ikkje fullført oppmålingsforretning Behandling av krav om retting og ved retting av eige tiltak Behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysningar Behandling av matrikkelopplysningar i eigen administrasjon Korleis kommunen som matrikkelstyremakt opprettar matrikkeleiningar og grensejusteringar belyst ved saksbehandling frå det ligg føre rekvisisjon til saka er ferdig ført i matrikkelen og arkivert. Samandrag av resultat Kartverket avdekka følgjande avvik ved undersøkinga: - Volda kommune oppfyller ikkje krava til dokumentasjon av oppmålingsforretning Det vart gitt følgjande merknader ved tilsynet: - Volda kommune behandlar søknader om grensejustering som delingssøknader etter planog bygningslova.
2 - Volda kommune set ikkje som vilkår at skilt med adressenummer skal vere sett opp før ny bygning blir tatt i bruk. Utarbeida dato : 10. april 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarleg Sigurd Langeland leiar for tilsynet i Volda
3 Innhaldsliste 1. Innleiing 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverket si undersøking, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverket si undersøking Deltakarar ved Kartverket si undersøking
4 1. Innleiing Rapporten er utarbeida etter ei undersøking i Volda kommune i perioden 20. 21. mars 2013. Undersøkinga er ein del av Kartverket sin planlagde aktivitet for dette året. 20 av dei 428 kommunane i landet er valt ut. Val av kommunar er gjort gjennom loddtrekking, der grunnlaget for loddtrekkinga er kor store kommunane er, folketalet og ei fylkesvis fordeling. Tilsynet er retta inn mot kommunen si organisering av oppgåva som lokalt matrikkelmynde, og er ein systemrevisjon. Undersøkinga fokuserer på at lov- og forskriftskrav skal haldast, og rapporten beskriv eventuelle avvik og merknader som vart avdekka under undersøkinga. Rapporten gir såleis ingen fullstendig vurdering av kommunen sitt arbeid etter matrikkellova. Følgjande tema inngår i undersøkinga i Volda kommune: Korleis kommunen som matrikkelstyremakt sikrar trudom for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunen sine oppgåver som lokal matrikkelstyremakt - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltninga - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikkje fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eige tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysningar - behandling av matrikkelopplysningar i eigen administrasjon Ut over dette korleis kommunen opprettar matrikkeleiningar og grensejusteringar belyst ved saksbehandlinga frå det ligg føre rekvisisjon til saka er ferdig ført i matrikkelen og arkivert Undersøkinga vart utført ved gransking av dokument, ved intervju av både sentralt plasserte personar og fagpersonar i kommunen, og ved verifikasjon av at rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgt opp i praksis. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka ved undersøkinga. Avvik er mangel på oppfylling av krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift. Merknad er eit forhold som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynsstyremakta med utgangspunkt i krav frå myndigheitene, meiner det er eit potensiale til forbetring. 2. Omfang Omfanget av Kartverket si undersøking er nærare omtala i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikkje vurdert andre område av kommunen si verksemd.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkinga var : - Aktuelle lover og forskrifter - Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drifta og forhold som kan verka inn på dei tema som ligg til grunn for undersøkinga. Spesielt viktige dokument for gjennomføring av undersøkinga er lista i vedlegg 2. 4. Avvik AVVIK 1 Volda kommune oppfyller ikkje krava til dokumentasjon av oppmålingsforretning Avvik frå: Matrikkellova 33 og 34, matrikkelforskrifta 27, 34, 38 og 41. Kommentar: Matrikkelforskrifta har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon frå oppmålingsforretning: 1. Matrikkelforskrifta 38 første ledd, bokstav a, har krav om referanse til delingsløyve i protokollen. 2. Matrikkelforskrifta 27 første ledd, bokstav b, har krav til at landmålar skal gjere greie for eventuelle avvik frå offentlege løyve. 27 andre ledd, bokstav d, har krav til at det skal leggjast fram dokument som er nødvendig for å oppfylle vilkår fastsett i kommunale løyve. 3. Matrikkelforskrifta 34 har detaljerte krav til grensejustering, mellom anna krav til dokumentasjon av arealrekneskap og verdioverslag. 4. Matrikkelforskrifta 41, fjerde og femte ledd, har krav til korleis måle- og utrekningsarbeida skal dokumenterast i samsvar med gjeldande standardar. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Etter ein gjennomgang av utlånte saker har tilsynet funne manglar ved protokoll og dokumentasjon på følgjande punkt, jf. kommentarane ovanfor: 1. I dei utleverte frådelingssakene er det ikkje referert til delingsløyve etter plan- og bygningslova i oppmålingsprotokollen. 2. Kommunen matrikkelfører oppmålingsforretningar utan at vilkår i delingsløyvet alltid er oppfylt.
6 3. I grensejusteringssakane ligg det ikkje føre dokumentasjon på arealrekneskap, eller at det er vurdert verdigrenser for overført areal ved grensejustering. 4. Etter gjennomgang av utlånte saker finn tilsynet at det ikkje er laga ein rapport for utrekningar som tilfredsstiller Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningsliner for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant anna dokumentere måleutstyr og målemetodar. Resultatet av utrekningane skal vere vurdert og kommentert. Tilsynet har merka seg at kommunen tar utskrifter som dokumenterer målingane og utrekningane. I intervjua kom det fram at rutinar blir gjennomført, men dokumentasjonen kjem ikkje fram i saka. Protokollen gir i liten grad oversikt over saksdokumenta som er bakgrunn for forretninga og dokument som er kome til under forretninga. Under sluttmøtet vart ovennevnde funn bekrefta.
7 MERKNADER Det vart gitt to merknader etter undersøkinga: MERKNAD 1 Volda kommune behandlar søknader om grensejustering som delingssøknader etter plan- og bygningslova. Kommentar: Tilsynet viser til Ot.prp. nr. 70 (2004-2005), merknader til 16, Grensejustering er ikkje søknadspliktig tiltak som krev løyve etter plan- og bygningslova 93. Kartverket har utarbeida eige skjema for saker etter matrikkellova som er unnateke frå byggesaksbehandlinga. Merknaden byggjer på følgjande observasjonar: I dei utlånte sakene som omhandla grensejustering går det fram at Volda kommune gjennomfører saksrutine og utformar delingsvedtak for søknader om grensejustering. MERKNAD 2 Volda kommune set ikkje som vilkår at skilt med adressenummer skal vere sett opp før ny bygning blir tatt i bruk. Kommentar: Matrikkelforskrifta 57 andre ledd slår fast at eigar, festar og tiltakshavar er ansvarleg for at bygning eller eigedom blir merka med adressenummer. Dette skal vere sett opp før bygning eller bygningsdel kan takast i bruk. Merknaden byggjer på følgjande observasjonar: Ved intervjua kom det fram at kommunen ikkje set som vilkår at adressenummerskilt er sett opp før bruksløyve blir gitt. Tiltakshavar får heller ikkje nødvendig informasjon om denne plikta.
8 5. Gjennomføring Undersøkinga omfatta følgjande aktivitetar: Formøte vart gjennomført som telefonmøte og utveksling av epost. Ved intervjua den 20. mars 2013 vart 6 personar intervjua. Ved sluttmøtet den 21. mars 2013 vart det gitt ei oppsummering med presentasjon av resultata I vedlegg 3 er det lagt ved eit oversyn over deltakarane på undersøkinga.
VEDLEGG 1 9 Se mottakerliste Deres ref.: Vår ref. Dato: Sak/dok.: 10/04829-111 08.01.2013 Ark.: 342.1 Varsel om tilsyn våren 2013 i Engerdal, Hå, Hemnes, Øvre Eiker, Volda, Holmestrand, Sørreisa, Bergen, Fredrikstad og Risør kommuner som lokal matrikkelmyndighet Kartverket varsler herved gjennomføring av tilsyn jfr. matrikkellova 28 med nevnte kommuner våren 2013. Disse utgjør de første 10 av i alt 20 kommuner som undergis tilsyn året 2013. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Hver enkelt av kommunene er kontaktet på forhånd pr telefon, og det er etter dette satt opp en liste over disse (kontaktpersoner), se nedenfor. Også fylkesmennene er informert. Nærmere om tidspunkt og gjennomføring (tilsynskalender) fremkommer her i en særskilt tabell. Kommunal oppmåling og registrering av eiendom har forandret seg siden delingsloven ble satt i verk i 1980. Kommunene fikk den gang fokus på kart- og delingsforretning som førte fram til målebrev, innlegging av grenser i eiendomskart og føring i GAB. Med matrikkellova som ble satt i verk i 2010 skal all registrering foregå i matrikkelen. Det har blitt strengere krav til føring i matrikkelen og samspillet med tinglysningsregisteret og andre offentlige registre. Oppmålingsforretningen skal dokumenteres og resultatet føres i matrikkelen. Partene får så den endelige dokumentasjonen av eiendomsendringen som utskrift fra matrikkelen (matrikkelbrev). Matrikkellova stiller krav til kommunen om å informere om endringer i matrikkelen til berørte parter. Økt bruk av nettløsninger og tilgjengeliggjøring av deler av innholdet i matrikkelen fører til økt fokus på kommunens arbeid innefor dette fagområdet. Kartverket har som ambisjon å undersøke hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar som lokal matrikkelmyndighet. Statens kartverk Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: 3507 Hønefoss Telefon: 08700 Telefax: 32 11 81 01 E-post: post@kartverket.no Organisasjonsnummer: 971 040 238
10 Konkret vil tilsynet undersøke hvordan kommunen: sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon for øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Det lånes ut 2 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. Undersøkelsen vil bli utført som en systemrevisjon. Resultatene av tilsynet skal brukes i den dialogen Kartverket har med Miljøverndepartementet, og som bakgrunn for videre samarbeid med kommunene. Rapportene blir ca 14. dager etter postforsendelse til kommunen lagt ut på Matrikkel- og stedsnavnavdelingens veiledningsside på Internett. Kartverket ber om på forhånd å få tilsendt følgende dokumentasjon: - Organisasjonskart for kommunen - Eventuelle rutiner som viser hvordan kommunen gjennomfører saksbehandling av opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, fra søknad om opprettelse, eller rekvisisjon kommer inn til kommunen og fram til saken er avsluttet og ført i matrikkelen - Eventuelle rutiner for hvordan kommunen sikrer matrikkelens troverdighet ved føring av ulike typer saker - Eventuelle rutiner for behandling av krav om retting. - Eventuelle rutiner for behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - Internkontrollsystem eller annen form for beskrivelse som gir anvisning på et system for intern rapportering av gjennomføring og ressursdisponering
11 - Liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenheter og grensejusteringssaker i årene 2011 og 2012 (se nærmere om dette nedenfor) I den grad årsrapport for kommunen, gjeldende kommuneplan og delegasjonsreglement ikke er tilgjenglig på kommunens side på Internett så vil vi også komme til å be om å få tilsendt dette. Kartverket vil selv komme til å ta ut ulike rapporter fra matrikkelen som underlag for tilsynet. Kartverket vil ca. en måneds tid før tilsynet avholdes ta kontakt med kommunen og avtale metoden for oversendelse av dokumentasjon. Den metoden vi foretrekker er å få dokumentasjonen og kopier av sakene direkte inn på Kartverkets FTP-server. Det vi i denne forbindelse vil be om aller først er å få tilsendt en liste over saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011. Ut fra disse listene vil vi velge ut 2 saker som går ut på opprettelse av matrikkelenhet og 3 saker som går ut på grensejustering. I mangel av at kommunen har gjennomført nevnte antall grensejusteringssaker i tiden etter 1/1-2011 så vil det bli lånt ut saker på oppretting av matrikkelenhet, slik at det til sammen blir lånt ut 5 saker totalt. For kommuner med et betydelig antall saker pr. år vil vi ønske å begrense antallet til å omfatte de siste av sakene i 2012. Det vil på bakgrunn av tilsendt organisasjonsplan og gjennom samtaler med kontaktpersonene bli satt opp en timeplan for gjennomføringen, og hvor vi tidligst mulig ønsker å få på plass hvilke navn/personer vi ønsker å intervjue. Normalt vil dette være rådmannen, og den person som leder den enhet der matrikkellovforvaltning foregår. For øvrig den person som administrerer samordningen mellom plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning. Det kan også være aktuelt å intervjue den personen som administrerer kommunens servicetorg. Mesteparten av tiden vil likevel gå med til å intervjue en av kommunens landmålere, og den/de personer som fører matrikkelen for matrikkelenhet, adresser og bygninger. Etter dette vil det bli fastsatt en timeplan før gjennomføringen av tilsynet (se vedlegg til dette brev). Første dag går med til formøte, intervju av 5 8 personer og en kort oppsummering hvor vi forteller hvilke funn vi har gjort. Andre dag vil vi gjennomføre sluttmøtet som fast ordning i tidsrommet 10:00-11:00. Her vil eventuelle avvik og merknader bli presentert. Gjennom de samtaler vi til nå har hatt med kontaktpersonene er det avdekket at tidspunktene for tilsyn passer for kommunen, se tidsplan for gjennomføring med angivelse av kontaktpersoner i kommunen og i Kartverket nedenfor:
12 Tidsplanen for gjennomføring av tilsynene er følgende: Uke Dato Kommune og kontaktpersoner Uke 7 torsdag 14. og fredag 15. februar Engerdal kommune Roar Moren Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 8 onsdag 20. og torsdag 21. februar Hå kommune Sigmund Langerak Sigurd Langeland 32118742 Uke 10 onsdag 6. og torsdag 7. mars Hemnes kommune Kjetil Sjåvik Sigurd Langeland 32118742 Uke 11 onsdag 13. og torsdag 14. mars Øvre Eiker kommune Terje Nordli Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 12 onsdag 20. og torsdag 21. mars Volda kommune Jørgen Vestgarden Sigurd Langeland 32118742
13 Uke 14 onsdag 3. og torsdag 4. april Holmestrand kommune Svend Bergan Grane Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 15 onsdag 10. og torsdag 11. april Sørreisa kommune Lennart Fagernes Sigurd Langeland 32118742 Uke 16 onsdag 17. og torsdag 18. april Bergen kommune Eivind Lund Anders Fekjær Tlf. 32118129 Uke 17 onsdag 24. og torsdag 25. april Fredrikstad kommune Asbjørn Borge Sigurd Langeland 32118742 Uke 21 onsdag 22. og torsdag 23. mai Risør kommune Stig Sevenius Anders Fekjær Tlf. 32118129 Da ser vi fram til å møte dere, og hvis det er noen spørsmål så er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Fekjær Tilsynsansvarlig Kopi: - Fylkesmannsembetene, tilsynskoordinator - Kartverket, fylkeskartkontorene
14 Mottaker Kontaktperson Adresse Post Land Engerdal kommune 2440 ENGERDAL Norge Hå kommune Postboks 24 4368 VARHAUG Norge Hemnes kommune Sentrumsveien 1 8646 KORGEN Norge Øvre Eiker kommune Rådhuset 3300 HOKKSUND Norge Volda kommune Stormyra 2 6100 VOLDA Norge Holmestrand Postboks 312 3081 Norge kommune HOLMESTRAND Sørreisa kommune Storveien 20 9310 SØRREISA Norge Bergen kommune Postboks 7700 5020 BERGEN Norge Fredrikstad Postboks 1405 1602 FREDRIKSTAD Norge kommune Risør kommune Postboks 158 4952 RISØR Norge
15 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverket si undersøking Utgreiing om kva dokument som vart lagt til grunn for Kartverket si undersøking. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedanfor er det lista dokument som var spesielt lagt vekt på som dokumentunderlag for undersøkinga. 1. Matrikkellova med merknader 2. Matrikkelforskrifta med merknader 3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011 4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012 5. Kommuneplan - internett 6. Årsrapport for Volda kommune, uttdrag kart- oppmåling og byggesak 2010, 2011 og 2012 7. Organisasjonskart 01012011 8. Delegasjonsreglement endra oktober 2011 9. Rutinar for utlevering av nabolister 10. Saksmapper for 6 oppmålingsforretningar 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkeleiningar basert på utlånte saksdokument
16 VEDLEGG 3 Deltakarar på Kartverket si undersøking I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarar frå Volda kommune under opningsmøtet og sluttmøtet, og kven som vart intervjua --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Namn Funksjon Opningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Rune Sjurgard Rådmann X X Geoffrey J. Armstrong for rådmannen X Jørgen Vestgarden Leiar kart, oppm. og byggesak X X X Torgeir Stensø Saksbehandling deling/ adresse X X X Bjørn Reite Landmålar, fører matrikkeleining X X X Frank Thommessen Landmålar, fører matrikkeleining X X Ingvild Kalvatn Saksbehandling bygg, fører bygg og adresse i matrikkelen X X X Inger-Johanne Johnsen Leiar servicekontoret X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Frå Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Sigurd Langeland, med den siste som tilsynsleiar.