KONTROLLUTVALGET I GJEMNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/16 Møtedato: 15.6.2016 Tid: Kl. 12.00 kl. 15.15 Møtested: Kommunestyresalen, Gjemnes kommunehus Sak nr: 15/16 20/16 Møteleder: Øyvind Gjøen, leder (H) Møtende medlemmer: Kristine Måløy, nestleder (Krf) Erik Aspen Bakke (Frp) Kari Roset Holten (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Geir Berg (Ap) Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Anny Sønderland, forvaltningsrevisor (unntatt OS 13/16) Av øvrige møtte: Svein Arild Eikemo, ass. rådmann (under OS 13/16) Tone Aarsund, flyktningkonsulent (under OS 13/16) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Orienteringen fra flyktningtjenesten ble tatt først i møtet. Det ble i møte fremmet forslag om ny sak 20/16 Eventuelt. Innkalling og sakliste med denne endringen ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 15/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. MAI 2016 PS 16/16 PS 17/16 PS 18/16 PS 19/16 PS 20/16 REFERAT OG ORIENTERINGER UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 15/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 9. MAI 2016 Side 1 av 5
Protokollen fra møtet 9. mai 2016 godkjennes. PS 16/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 06/16 Referat fra konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS, 4.5.2016. Sekretær informerte om at det nå er bestemt at det nye selskapet blir etablert med virkning fra 1.10.2016. Orienteringssaker: OS 13/16 Orientering fra flyktningetjenesten i Gjemnes kommune ved Tone Aarsund, flyktningkonsulent og Svein Arild Eikemo, assisterende rådmann. Utvalget hadde på forhånd sendt administrasjonen noen stikkord for hva de ønsket orientering om. Flyktningkonsulenten innehar i dag alle funksjoner i forhold til oppfølging av flyktningene, med assisterende rådmann som støttespiller. Det har blitt utarbeidet en rutinebeskrivelse som beskriver ramme og ansvar også for andre enheter i kommunen, som drift, barnehager, helse osv. Flyktningkonsulenten holder på å utarbeide en rammeplan for arbeidet. Aarsund sier at flyktningen som er kommet har fått innvilget asyl i landet med hjemmel i utlendingsloven. Kommunen har i dag bosatt 4 unge menn fra Eritrea og det vil komme to damer fra Eritrea til høsten. Ass. rådmann Svein Arild Eikemo sier at kommunen styrer litt hvem de vil ta i mot. De kan for eksempel komme med ønsker om hvilke land, eller om de ønsker å bosette familier eller enslige. De kan også si nei til de de får tilbudt. Kommunen har gjort vedtak om å bosette 10 flyktninger i 2015, 10 i 2016 og ytterligere 10 i 2017. Per i dag har kommunen med seg et etterslep på 8 fra 2015. Utfordringen i kommunen er å skaffe nok boliger, bl.a. fordi private utleiere priser seg ut. Husleien blir da for høy for at flyktningene klarer å dekke den. Flyktningene bosettes i kommunale og private leiligheter/bofellesskap. Kommunen må nå bygge leiligheter for å dekke opp behovet. Det skal nå legges ut et anbud på Doffin. Det er en utfordring med transport. Flyktningene har ikke sertifikat og busstilbudet er ikke så godt. Det har derfor vært ønskelig å klare å bosette sentralt i kommunen. Alle flyktninger mellom 18-55 år har rett og plikt til å delta i introduksjonsprogram i inntil 2 år, og de får norsk og samfunnsfag. De skal sysselsettes i 37,5 time i uka og ha 5 uker ferie i året. Side 2 av 5
Når flyktningen kommer til kommunen så blir det laget en individuell plan etter kartlegging av den enkelte. Alle tiltak og alt flyktningene gjør registrerer flyktningkonsulenten i IMDI sitt datasystem. Undervisningen foregår på Voksenopplæringen. Det er viktig at en får til språkpraksisplasser. Opplæring i norsk er sentralt for å lykkes, Deltakerne i introduksjonsprogrammet har pliktig fremmøte og skal trekkes i lønn for ugyldig fravær. De vil da også bli fulgt opp med samtaler om de ikke møter opp. Lønnen som flyktningene får for å delta i introduksjonsprogrammet skal dekke alle kostnader til livsopphold, som husleie strøm, mat osv. Kommunen får integreringstilskudd. Satsen for dette er 234 000,- for voksen enslig første året, 220 000,- 2. året, 160 000,- 3. året, 83 400,- 4. året, 70 000,- 5. året. I tillegg får kommunen et tilskudd til norskopplæring 30 900,- 1. år, 58 200,- 2. år og 39 500,- 3. år. Tilskuddene skal blant annet dekke lønn til flyktningene som deltar i introduksjonsprogrammet, lønn til flyktningkonsulenten og andre kostnader knyttet til dette ansvaret. Flyktningkonsulent Tone Aarsund sier at arbeid, trivsel og god integrering er viktig for at flyktningene skal ville fortsette å være bosatt i kommunen. Det er viktig at de kommer inn i aktiviteter for å bli kjent med andre. Her vil frivillige lag og organisasjoner spille en viktig rolle. Språkpraksisplasser vil også være viktige for å lære språket og for å bli kjent med folk i kommunen Flyktningkonsulent Tone Aarsund og assisterende rådmann Svein Arild Eikemo svarte på spørsmål underveis i orienteringen. Utvalgsleder Øyvind Gjøen takker for fyldig og opplysende informasjon. OS 14/16 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov, høringsbrev datert 4.4.2016, samt utskrift av kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet. Sekretæren gjennomgikk lovutvalgets forslag knyttet til kapittel 25. PS 17/16 UTKAST TIL OVERORDNET ANALALYSE PLAN FOR FORVALTNINGS- REVISJON Kontrollutvalget tar utkast til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere innspill gitt i møte i sitt arbeid med ferdigstillelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Sekretær og forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte innledningsvis om prosessen med utarbeidelse av planen. Utvalget kom med følgende innspill til områder de så på som særlig vesentlige å ta med videre i arbeidet: Planlegging oppfølging av planer Side 3 av 5
Implementering av kvalitetssystem og oppfølging av avvik Åpenhets- og ytringskultur Kompetanseutvikling og etterutdanning Tidlig innsats Kvalitet i eldreomsorgen Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg? Omstilling (kan være aktuelt på sikt) Det ble ikke gjort noen prioritering mellom områdene. Forvaltningsrevisor svarte på spørsmål og kom med avklaringer. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets forslag til uttalelse (4 PS 18/16 UTKAST TIL OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget tar utkast til overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden til orientering. Kontrollutvalget ber revisjonen vurdere innspill gitt i møte i sitt arbeid med ferdigstillelse av forslag til plan for selskapskontroll. Sekretær spurte innledningsvis om det var noen som innehar sentrale verv i noen av selskapene som kunne være aktuelle for selskapskontroll. I så måte, så måtte utvalget votere over om disse ville være inhabile ved behandling av denne saken. Leder Øyvind Gjøen opplyste at han i generalforsamling dagen før gikk ut av styre i Gassvegen AS. Det er da ingen i utvalget som innehar slike verv. Utvalget konkluderte med at de ikke så selskap det var særlig aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i, da Gjemnes kommune har små eierandeler og ingen heleide selskap. Det kom frem i diskusjonen at det kanskje kunne være aktuelt å se nærmere på kommunesamarbeid, PPT ble nevnt som ett samarbeid som kunne være aktuelt å se nærmere på, men da i samarbeid med Eide og Fræna. PS 19/16 OPPFØLGINGSLISTE Det gjøres følgende endringer i oppfølgingslisten: Side 4 av 5
Eldreomsorg i Gjemnes kommune I kommunebarometeret skårer Gjemnes jevnt bra, men når det gjelder eldreomsorg kommer Gjemnes kommune på 403 plass. Dette er dårligst i regionen, ned 47 plasser fra året før. Administrasjonen ble i KU-møte 09.05.16, sak 14/16 Eventuelt, spurt om orientering/vurdering om deres syn på tallene. Rådmannen vil analysere tallene nærmere, men sier at det kan se ut som at det at pasientene på sykehjemmet ikke har eget bad slår dårlig ut. Utvalget vil få tilsendt informasjon om metoden som er brukt for å komme frem til skår i Kommunebarometeret. Etter at utvalget har fått sett på bakgrunnen for tallene, vil de vurdere om dette er noe de ønsker å følge opp nærmere. 15.06.16: Utvalget diskuterte nøkkeltallene og vektingen som ble brukt i kommunebarometeret for eldreomsorg og ønsker en orientering fra rådmannen i neste kontrollutvalgsmøte om administrasjonens analyse av tallene. Utvalget ønsker også oversikt over kommunens plassering i forhold til de ulike nøkkeltallene, dersom administrasjonen har fått en slik oversikt. Til dette møtet var det ikke lagt opp til orienteringer fra administrasjonen knyttet til saker på oppfølgingslisten. Utvalget gjennomgikk sakene i oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet forslag om å føre opp nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (4 Sekretariatets innstilling Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten:.. PS 20/16 EVENTUELT Samling for medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalgene 24. mai Leder Øyvind Gjøen, nestleder Kristine Måløy, utvalgsmedlem Geir Berg og varamedlem Olav Sæter deltok på samlingen. Leder, nestleder og sekretær refererte fra samlingen. Øyvind Gjøen leder Kari Roset Holten Kristine Måløy nestleder Erik Aspen Bakke Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5