PLAN FOR LIVSFASEPOLITIKK I GAULAR KOMMUNE Vedteken i Kommunestyret 26.06.09. Revidert 01.01.2011 1
DEL 1 TEKSTDEL Definisjon Visjon Verdiar Overordna mål - Suksessfaktorar. Definisjon livsfasepolitikk: Livsfasepolitikk er ein lærings- og utviklingsstrategi gjennom å iverksette konkrete tiltak overfor arbeidstakarane sine ulike utfordringar i ulike delar av livet, og fokuserer på at alle grupper av tilsette har særskilte behov, krav begrensninger og moglegheiter som bør ivaretakast. Arbeidet med livsfasetilpassa personalpolitikk byggjer på Gaular kommune sin visjon og verdiar: KOMMUNEN SIN VISJON: Godt samhald Gode tilbod. KOMMUNEN SINE VERDIAR (THOR): TRIVSEL HUMØR OMSORG RESPEKT KOMMUNEN SIN LEIARFILOSOFI: Vi vil i fellesskap utvikle organisasjonen ved å vere inkluderande, opne og lærande, og prioritere oppgåver gjennom myndiggjorte medarbeidarar. Rådmannen har vidare lagt til grunn følgjande verdiar som også bør ligge i botn i høve til ein god livsfasepolitikk: Meistring Deltaking og inkludering Likeverd og likestilling Mangfold og berekraft Rausheit og toleranse Kommunen sin livsfasepolitikk må komme til syne i dei ulike kommunale reglement. Særskilt må dette takast omsyn til i revideringa av permisjonsreglementet, men også i plan for kompetanseutvikling, kommunen sitt IA- reglement m.m. Gjennom IA- arbeidet har kommunen retningslinjer på korleis arbeidsgjevar skal tilretteleggje for den einskilde arbeidstakar. Dette sjølvsagt så langt som det er praktisk mogeleg i høve til forsvarleg drift, og utan at andre arbeidstakarar får uforholdsmessig store ulemper. 2
Overordna mål: Gaular kommune og dei tilsette har felles ansvar for å utnytte dei positive ressursane medarbeidarane representerer i alle fasar av deira arbeidsliv. Vi skal: Tilrettelegge den einskilde arbeidsplass slik at ein rekrutterer gode medarbeidarar og på helsemessige, forsvarlege vilkår beheld medarbeidarar som ønskjer eit lengst mogleg yrkesaktiv liv. Medarbeidarsamtalen skal vere eit leiarverktøy som skal hjelpe til å forbetre resultat og vidareutvikle god leiing og eit godt arbeidsmiljø gjennom å: Suksessfaktorar: o Skape god dialog o Skape gjensidig innsikt o Evaluere grad av måloppnåing o Kartlegge forventningar o Avdekke behov o Gje muligheiter Ein heilskapleg livsfase-/personalstrategi. Ein heilskapleg personalstrategi som inkluderar alle livsfaser. Slik unngår ein at grupper vert sett opp mot kvarandre. I staden vert fokus sett på utfyllande kompetanse, positivt mangfold og individuelle behov og ressursar. Forankring i toppleiing. Einkvar strategi som skal verke må forankrast og kommuniserast tydeleg frå rådmann og etatsjefane. Ord må følgjast av handling og strategiar må følgjast opp. Medverknad frå medarbeidarane. Dei beste tiltaka vert oftast definert av dei tiltaka skal gjelde for. Medverknad frå tilsette gjev eigarskap og lokal relevans. Etablering av gode arenaer for medverknad og utvikling er avgjerande. Det er derfor viktig at alle leiarar drøfter og gjennomgår ulike tiltak i planen med sine tilsette. Plan for livsfasepolitikk må vere kjent for alle tilsette. Individtilpassa tiltak og løysingar. Medarbeiderar i like livsfasar er like ulike som alle andre arbeidstakere. Individuelle tiltak og løysingar er naudsynte for at den einskilde medarbeidar skal kunne fungere og utviklast etter eigne føresetnader og ressursar. Leiing. Gode individtilpassa tiltak og løysingar krev tett dialog og oppfølging fra næraste leiar. Økonomi. Det må settast av nødvendige midlar dersom ein skal kunne gjennomføre tiltaka, i samsvar med intensjonen i planen. 3
Kva kjenneteiknar dei ulike livsfasar: Yngre medarbeidarar ungkarrierefasen Yngre medarbeidarar kan verte tilsette i kommunen umiddelbart etter endt skulegong, ofte med studiegjeld. Dei kan kanskje være i etableringsfasen og ha små born som treng omsorg både i heimen og tilbod om barnehageplass. Kommunen må legge til rette for å kunne rekruttere og behalde denne gruppa medarbeidarar desse medarbeidarane kan både tilføre organisasjonen nye impulsar og ferskt blod. Påfyll av kommunal kompetanse kan være aktuelt ved jobbstart. Det er viktig at arbeidsgjevar kan tilby løn og andre kvalitetar som gjer det attraktivt for yngre medarbeidarar å etablere og bli værande i sitt arbeidstilhøve i kommunen. Alle tiltak i planen som gjeld arbeidstakarar i denne fasen, er med i generelle tiltak som gjeld alle tilsette. Det er ikkje i livsfaseplanen foreslege særskilte tiltak til denne gruppa arbeidstakarar. Foreldrefasen: Kva kjenneteiknar: Aldri tid/ tidsklemma, privat jobb tilpasning, heim og familie vs. overtid og løn. Arbeidskravet og psykiske belastninga er vel så stor i heimen som på arbeidsplassen. Fasen er også økonomisk krevjande. Karrierefasen Kommunen må ha som mål at gode medarbeidarar etablerer seg i organisasjonen, og fortsetter sitt arbeidstilhøve her. Eit viktig stimuli i så måte er at kvar einskild medarbeidar får høve til å utvikle seg, og om mogleg /ønskjeleg får moglegheit til å utvikle seg innan sitt fagområde. Vidare karriere-moglegheiter innan fagområdet bør kunne utviklast, til tross for at Gaular kommune er ein relativt liten kommune. I denne fasen av medarbeidaren sitt arbeidsliv, har medarbeidaren ofte følarar ute på arbeidsmarknaden. Kommunen må følgjelig kunne være konkurransedyktig med omsyn til løn, kompetanseutvikling og velferdsgoder i høve til dei verksemder som ein konkurrerer med om arbeidskrafta. Stabiliseringsfasen (fra ca 45 år)/ Midtlivsfasen: Kva kjenneteiknar: stabile, erfaringskompetanse, god økonomi, høg arbeidsmoral, nyorientering, ønskjer nye utfordringar, sjølvgåande, gamle foreldre, tenåringsborn, evt. nye born. Kommunen bør leggje til rette for at medarbeidarar som er i denne fasen av arbeidslivet får tilbod om oppdatering og vedlikehald av kompetanse. Medarbeidarar som har vore tilsette i organisasjonen over lengre tid og som søkjer permisjon/friår for å få nye impulsar/ kunnskap, bør kunne få slik permisjon. Hospitering i andre kommunar eller jobbrotasjon innan kommunen kan være element som førebyggjer utbrentheit og stagnasjon. 4
Seinkarrierefasen Statistisk materiale syner at landet samla sett vil ha eit stort behov for arbeidskraft i tida framover. Utviklinga syner også at kommunen sine medarbeidarar vil vere ein aukande andel av eldre arbeidstakarar (seniorar). Den største auken vil være i alderen frå 55 til 65 år. Samstundes syner utviklinga ein tendens til at andelen yrkesaktive over 60 år går ned, sjølv om både levealder aukar og helsa er betre enn tidlegare i denne årsklassen hos befolkninga generelt. Denne utviklinga nødvendiggjer at kommunen set fokus på seniorpolitikk, sett ut i frå arbeidsmarknaden si utvikling, og det er difor viktig med tilrettelegging for en klart uttala seniorpolitikk. Seniorane utgjer ein sentral og verdifull erfaringsressurs. Ein viktig utfordring er å inkludere erfarne seniorar i omstilling og opplæring. Seniorfasen Kva kjenneteiknar: kompetanse å dele, lojale, lite kravstore, pliktoppfyllande/ stabile, ein del gler seg til å snart verte pensjonist, frykt for utstøyting, føler press for å slutte, mindre endringsvilje, kan ha lange fråvær Utfordringar relatert til livsfasane: Arbeidsgjevar må: Vere klar, tydeleg, stille krav og gje konstruktive tilbakemeldingar. Følgje opp tilsette og vere løysingsorientert. Herunder: Vere villig til å sjå på utviklingsmoglegheiter, redefinere jobbinnhald, finne nye løysingar. Vise romslegheit, legge til rette for ein individuelt tilpassa personalpolitikk som nødvendigvis ikkje er lik for alle. Arbeidstakar må: Tydeleggjere/ synleggjere eigne ønskjer og behov om for eksempel: Kva arbeidsevne han/ ho har. Vere villig til å tenke nytt ta på seg andre typar oppgåver m.m. (re)vitalisering av eigne ressursar. Vurdere eigne rutiner og arbeidsvaner. Komme med forslag til eigne utviklingsmoglegheiter og tiltak for å stimulere desse. Signalisere ansvar for eigen situasjon. 5
DEL 2: GENERELLE TILTAK - FELLES FOR ALLE LIVSFASAR. 1. Alle tilsette skal få gjennomført minimum 1 medarbeidarsamtale pr.år. Tilsette skal også kunne be om ekstra samtale ved behov. Ein skal bruke samtalen som verktøy for utvikling av arbeidstakar. 2. Tilsette skal kunne be om å få gjennomført milepælsamtale med næraste leiar (langsiktig karriereplanlegging). 3. Kommunen skal i større grad enn i dag legge til rette for trivselstiltak som t.d. lærings- og opplevelsesreiser, blåturar og julebord, fellesfrokost m.m. 4. Kommunen vil snarleg utgreie tilbod om trening i og/eller utanfor arbeidstida. Kommunen vurderer leige av lokale, innkjøp av utstyr, løn av instruktør (vert utgreidd nærare i eiga sak hausten -09). 5. Tilsette skal få høve til meir fleksibel arbeidssituasjon og få høve til kompetanseutvikling ut i frå individuelle behov. Herunder støtte til kurs, etter- og vidareutdanning. 6. Gje høve til at tilsette skal få skaffe seg nødvendig kompetanse til å drive kollegarettleiing og intern undervising. 7. Dersom det er ønskje og behov for det utan at det fører til ulempe for tenesta, skal det leggast til rette for hospitering/ byte arbeidsplass innafor fagområdet internt i kommunen/ nabokommunen. 8. Det skal hausten -09 utarbeidast kompetanseplan som skal omfatte alle einingar. 9. Det skal så langt som råd er, legge til rette for å auke stillingsstorleikar for tilsette med uønskt deltid. 10. Personalleiing Leiarane må i større grad ha fokus på livsfasetenkjing og gjennom haldningsskapande arbeid, motivere medarbeidarane til å ta nye utfordringar. 6
11. Fokus på leiing (Fortsette leiarutviklingsprosessen frå 2007 og vidareutvikle leiarar til å bli betre leiarar i høve til personaloppfølging vurdere kurs i coaching for leiarane). Det skal gjennomførast 2-4 årlege leiarsamlingar med ulike tema. 12. Leiar skal sjå til at det til ei kvar tid vert gjeve god og korrekt informasjon om rettane til arbeidstakarane og deira løns- og arbeidsvilkår. 13. Tilrettelagde arbeidsoppgåver i høve behov og meistring (individtilpassa løysingar). 14. Ved tilrettelegging/ endring av arbeidsoppgåver, utvida permisjonar, fleire fridagar m.m. som varer ei viss tid: I dei tilfeller at tilrettelegginga medfører ulemper/ belastningar for andre, enten den det gjeld kollegaer, brukarar m.m, skal dette kompenserast ved å sette inn ressursar. 15. Tilsette som har høve til å nytte, og særskilte behov for heimekontor, skal få høve til dette. Dette kan vere som permanent ordning eller for ein mellombels periode. 16. Gjennomtenkt omorganisering: for eksempel la seniorane ta ut seniorveke når personale med omsorgspermisjon kjem inn i periodar. 17. Bruke mentor/rettleiarar i starten av tilsettinga, (evt. seniormedarbeidar). I tilfeller der ein nyttar mentor, må dette tilretteleggast på ein hensiktsmessig måte, slik at vedkommande mentor får avsett tid til dette og at denne tilrettelegginga ikkje går ut over andre tilsette. 18. Kompetente medarbeidarar - Tilrettelegge/organisere gjennom god og målretta leiing, slik at den einskilde føler seg kompetent og verdifull i arbeidet han/ho gjer. 19. Tilbod om Bedriftshelseteneste ved behov (Ny lov frå 01.01.10 vil medføre vesentleg utviding då tilsette innan helse- og sosial og undervising vert innlemma). 20. Kvar einskild leiar skal i større grad enn tilfellet i dag, vere bevisst på å søkje tilretteleggingstilskot gjennom NAV. 7
21. Kommunalt årleg tilretteleggingstilskot som rådmannen kan tildele for tilrettelegging på dei ulike arbeidsplassane. 22. Andre individretta tiltak som tilsette har særskilte behov for. Kommentar til punkt 21: Grunna relativt begrensa midlar sett av til tiltak i planen, må leiarane i starten vere aktive i å søkje tilrettleggingstilskot gjennom NAV til desse føremåla. Ein vil freiste å gjennomføre tiltaket med finansiering gjennom NAV og eige budsjett. 8
SÆRSKILTE TILTAK FOR GRAVIDE, SMÅBARNSFORELDRE OG 55 + Gravide: Vi veit følgjande: Sjukefråveret blant gravide er høgt og har stege jamnt over mange år. 2 av 3 treng tilrettlegging, 1 av 3 oppnår ein viss tilrettelegging. Sykmelding er assosiert med mengda av belastande arbeidstilhøve. Minst 30% av fraveret kan skuldast manglande tilrettelegging. Vi bør difor ha som målsetting å: 1. Lette den fysiske arbeidsbyrda fysisk for gravide. 2. At gravide står gjennomsnittleg lenger i arbeid enn i dag. 3. Få til auka bruk av gradert sjukmelding. Det er likevel viktig å presisere at ein ikkje skal sjukeleggjere graviditeten. Tiltak: 1. Tidleg kontakt/ dialog med den gravide. 2. Informasjon til kollegaer/ diskusjon rundt arbeidsmiljø/ tilrettelegging. 3. Vere bevisst bruk av hjelpemidlar. 4. Ha klar plan for oppfølging. Eks. vaktreduksjon, fritak frå tunge løft/lengre turar, - søke tilretteleggingstilskot gjennom NAV. 5. Trekantsamtale fleire gongar i løpet av graviditeten tilsett leiar og lege eller NAV. Fordelar av dette: a. Betydninga av å verte sett. b. Være i forkant av problema. c. Forutsigbarhet for arbeidsgjevar. Ta opp m.a. følgjande: Kan arbeidet organiserast annleis? Rettleiingsarbeid? Faglig utviklingsarbeid? Variasjon i arbeidsoppgavene? 6. Hyppigare pauser/måltid. 9
Livsfase: Fedre / mødrepermisjonar/ foreldrefasen Målsetting: 1. Rekruttere/ behalde 2. Betre individuell tilpasning Tiltak: 1. Gjennom medarbeidersamtaler freiste å imøtekomme arbeidstakarar i denne fasen, i høve til fleksibilitet og tilrettelagt arbeidstid. 2. Deltidstilrettelegging/ kortare arbeidsveker/dagar utan løn. 3. Lengre omsorgspermisjon utover 2- årig lovfesta permisjon, dersom tenesta tillet det. 10
Livsfase: Seniorfase 55+ Målsetting: 1. Førebyggje sjukdom, skade 2. Førebuing av pensjonsalder 3. Langsiktig utvikling 4. Beholde seniorane lengst mogleg/ heve pensjonsalder/ redusere uttak av AFP Tiltak: 1. Særskilt seniorsamtale seinast 6 månader før fylte 62 år. 2. Medarbeidarsamtale fokus på seniorpolitikk førebuing allereie frå 55 + 3. Tilbod om kurs i førebuing til pensjon frå 60 år. 4. Seniormedarbeidarar som coach og nytte dei bevisst innan internopplæring. 5. Omdefinering av stilling til mentor / seniorrådgjevar. 6. Tilrettelegging for deltid, herunder kortare arbeidsveker/dagar. 7. Det skal verte lettare å oppfylt ønskje om redusert stilling/ permisjon utan løn frå 55 år enn i dag. (Må vurderast i høve til revisjon av permisjonsreglementet hausten -09). 8. Tilbod om ei ekstra ferieveke gjennom året for tilsette frå 62 år. Dei får høve til å ta ut ferien ut i enkeltdagar eller samla og når som helst etter samråing med næraste leiar. Tilsette som ønskjer ordninga med ekstra ferieveke, får ikkje høve til å overføre ferieavvikling til nytt år. 9. Angrefrist 12 mnd: om ein ynskjer gå tilbake i jobb og avslutte pensjon. 10. Tilretteleggingstilskot for arbeidstakarar som vel å fortsette i 100% stilling. Etatane får eit tilskot knytt opp mot kvar arbeidar frå fylte 62 år eller meir som ikkje tek ut AFP-pensjon. 11
11. Samordne tiltak for undervisingspersonale heimla i SFS 2213 og andre kommunalt tilsette i ei lokal avtale vedr. seniorpolitiske tiltak for Gaular kommune. 12. Gaular kommune tilbyr allereie kr. 7.000,- ekstra til tilsette frå året dei fyller 62 år. Kommentar til punkt 9 - Seniorpolitikk : Det er ikkje garanti for at den tilsette skal få komme attende til sin gamle stilling, men så langt det er mogleg i ei stilling med tilsvarande arbeidsoppgåver eller ei stilling vedkommande kan akseptere. Etter vedtektene for AFP 3 må ein vere i arbeid i 3 år i minst 20% stilling, før ein på nytt kan ta ut AFP. Kommentar til punkt 10 - Seniorpolitikk: Grunna relativt begrensa midlar sett av til tiltak i planen, må leiarane i starten vere aktive i å søkje tilrettleggingstilskot gjennom NAV til desse føremåla. Ein vil freiste å gjennomføre tiltaket gjennom finansiering gjennom NAV og eige budsjett. Eksempel på aktuelle tiltak tilretteleggingstilskotet kan nyttast til: - kortare arbeidsdager (meir fleksibel arbeidstid), - ta inn ekstrahjelp, - arbeid med færre helge-/kvelds-/nattevakter, - redusert leseplikt (jfr sentrale avtaler) - mindre reinhaldssareal i høve til stillingsstorleik, - ansvar for mindre antal brukarar, - leiaransvar for færre arbeidstakarar, - Rådgjevar-/rettleiaroppgåver for yngre arbeidstakar, - eventuelle andre tiltak. Gjennom dialog mellom leiar og den aktuelle medarbeidar skal ein finne fram til kva tiltak som er aktuelle i kvart konkret tilfelle. Tilrettelegginga og bruken av tilskotet skal gå fram av skriftleg avtale mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar. Etatsjefen skriv under slike avtaler. Etatsjefen vert gjeve høve til å vidaredelegere dette til sine avdelingsleiarar. Kopi av inngåtte avtaler sendast kontor- og personalsjef Generell merknad til tiltaka: Alle tiltak i planen i høve til tilrettelegging på arbeidsplassen som er av ein viss varigheit, enten det gjeld endring av arbeidsoppgåver/ bortfall av arbeidsoppgåver /lengre permisjonar enn dei lovfesta m.m, krev at omsynet til andre tilsette og brukarar av tenestene vert i vareteke, slik at dette ikkje medfører vesentleg ulempe for tenesta, brukarar eller tilsette. Det er næraste leiar på kvar einskild avdeling som har ansvaret for å gjere planen kjend blant dei tilsette og følgje opp tiltaka i planen. 12
Kven omfattast av planen:? Tiltaka ovanfor gjeld ikkje berre for faste tilsette, men også for mellombels tilsette og vikarar. Lengda på vikariatet og den mellombelse stillinga er avgjerande for om medarbeidarsamtalar skal nyttast ovanfor desse. Ein formell medarbeidarsamtale er ein rett som trer i kraft når tilsettingstilhøvet har ei varigheit på 1 år. Tiltakslista er ikkje absolutt. Her er høve til lokalt/ personleg tilpassa tiltak som kjem fram under ein livfasetilpassa samtale og kan vere svært viktig for den det gjeld. Utfordringa her vil vere knytt til å også tolerere ulikskapar noko som nærmast er ein føresetnad for livsfasetilpassa leiing. Gjennomføring av tiltaka: Tiltaka i livsfasepolitikken vert gjennomført i dialog mellom den tilsette og næraste leiar. Tiltaka særskilt retta mot seniorar skal avtalast mellom den tilsette og leiar. Seniortiltak er ein del av tema i medarbeidarsamtale jf. HTA 3.2.3. Verknadstidspunkt: Dei tiltak som eventuelt vert vedtekne skal gjerast gjeldande frå 01.08.09. Planen bør gjennomgå ei kort evaluerast allereie hausten 2010. Årlege kostnader tiltak i høve til livsfaseplanen/ kompetanseplan og revisjon av permisjonsreglement: Sjå også saksutgreiing vedr. plan for livsfasepolitikk for gjennomgang av tiltaka under. Trivselstiltak delfinansiering av julebord for alle tilsette Lærings- og opplevingsreiser og andre trivselstiltak: Årleg kr. 20.000,- Tilbod om trening til tilsette Delfinansiering kr. 50.000,- Mange av tiltaka i planen treng nødvendigvis ikkje utløyse større utgifter. Leiar og tilsette har ansvaret for at føresetnadane i planen vedr. betre dialog som igjen skal føre til betre/ meir individtilpassa tilrettelegging vert realisert. Ved budsjetthandsaminga for 2011 bør ein vurdere om planen fungerer som føresett, dvs. om tiltaka i planen vert gjennomført i tråd med intensjonen og opplevd som positive hjå tilsette. Denne vurderinga bør ha påverknad for omfanget av framtidige tiltak i planen. 13