PROTOKOLL FRA STYREMØTE FREDAG 11. FEBRUAR Sted: Kulturskulen, Vestre Slidre Tid: 1100-1400 Til stede Fra styret: Anne Koht Walmsnæss, Helge Tryggeseth, Kåre Haugli, Arne Johan Austrheim og Monica Korsli Solberg Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Forfall Tor Stallvik Saksliste 05/11 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 2 06/11 REGNSKAP 2010... 4 07/11 KONTRAKT FOLKETS HUS, HAMAR... 5 Slidre, 11.02.2011 Anne Koht Walmsnæss (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: 6/11 Revisor Side 1 av 5
Sakspapir til styremøtet 11.02.2011 Før møtet startet, fikk vi en orientering/omvisning ved kulturskolerektor Mona Kleven. Inspirerende og tankevekkende, ikke minst at kulturskolen har flere elever enn grunnskolen, og at kommunen har en plassgaranti slik at alle får plass. 05/11 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Frivillighet Norge/KS Plattform for samspill og samarbeid, 13.1. Viktig dokument for musikkrådenes strategier ovenfor kommuner/fylker 2. VOFO Hedmark Varsel om årsmøte (Hamar 13.4.), 17.1. Kandidatforslag til styret sendes innen 17.2. (viktig arena å være på) Forslagsfrist 13.3. Konsulent har sagt opp stillingen, endringer ventes 3. NMR/musikklokaler Faggruppe for lydsterke grupper (korps, storband, orkester) Trond er med i gruppa, som skal jobbe med referanselokaler og etablere standarder for øve- og konsertlokaler for slike grupper. NMR kjøper tiden. 4. HTV Orientering AFP. 19.1. Rolv rapporterer følgende fra møtet: Møtet med Felleskontoret var informativt for begge parter. Vi ble enige om at det skal lages en fellessøknad for alle fylkesmusikkrådene. Der skal vi gjøre nødvendig dokumentasjon som viser at vi er skattefri, ikke har personlige eiere, vi skal vise til et fast samarbeid dokumentert med vedtekter, regnskap og samarbeidsavtaler. Ved å lage en slik fellessøknad, så slipper hvert enkelt musikkråd å gjøre det samme. Vi skal videre søke om å få opprettholdt tidligere ansiennitetsdato for alle, noe som vi har sterke signaler om vil bli innfridd. Søknaden vil bli laget og oversendt i løpet av de nærmeste dagene. 5. Lokalrevisjon AS Orientering om revisjonsplikt, nye regler fra nyttår, 19.1. Formelt er vi nå under kravene (mht omsetning, balansebeholdning og åntall årsverk) for revisjonsplikt, men siden MVA-refusjon og VO-forvaltning via MSF er off tilskudd som er underlagt spesielt ettersyn, og at vi ikke har ekstern regnskapsfører som kjører lønn, taler dette for at vi fortsetter slik vi har gjort. 6. AU Notat AFP, 25.1. 7. NMR Normaltid, arbeidstidsordningen 2011, 01.02. 8. NMR/Frifond Frifond-søknader 2010, 04.02 7.000 Avregning for 60 kommenterte søknader i 2010. 9. Teater i Glåmdal Rapport 2010 planer 2011, 04.02. Saker sendt til: 10. Elverum kommune, kultur Premissdokument for kravspec, Terningen Arena (mai 2007), 19.1 11. Åmot kommune, kulturhuset Priser, akustikkflåter til scenerommet, 24.01. 12. Norsk musikkråd Innspill Handlingsprogram, 8.02. W:\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 0211.doc Side 2 av 5
Sakspapir til styremøtet 11.02.2011 Fra administrasjonen: 13. Avlysning av sangkurs Planlagt temakurs på Hamar avlyst, kun 9 påmeldte, 19.1. 14. Lydmåling Ridabu skole, gymsalen, 19.1. Hamar kommune betaler måling + tiltaksvurdering av akustiker 15. Oppfølging av sak 4/11 Innspill fra Monica, Tor og Trond er under arbeid 16. VO-statistikk høsten 2010 Tall for høsten 2010 legges fram i møtet Invitasjoner/innkallinger Hvem? 17. Hamar musikkråd Årsmøte, Hamar, 15.2. Arne J/Kåre 18. Hamar kommune Referansegruppe, kunst på Stortorget, 18.2. Trond 19. Byggeråd Prosjektmøte, scenerigg kulturhuset, Hamar, 22.2. Ingen 20. NMR Lokale musikkråd, prosjektmøte, Gardermoen, 22.2. Trond 21. Hedmark fylke/kok Møte med Chr. Haugen/Randi Langøigjelten, 23.2. AU 22. Norsk kulturråd Dialogmøte, Rytmiske kompetansenettverk, Oslo, 24.2. Trond 23. NOKU/KD Kulturbygg og NMR s akustikkmålinger, Stavanger,16.-17.3 Trond 24. Hamar bispedømme Nasj fagdager; kirkebygg og kultur, LHMR, 23.-24.3 Trond 25. RKØ/Norsk kulturråd Møte, Oslo, 8.4. Trond 26. Norsk musikkråd Musikkting, Oscarsborg, 27.-29.5. påmeldingsfrist 2.3. Monica/Kåre 27. MSF Representantskapsmøte, Oscarsborg, 27.-29.5. Monica/Kåre Enstemmig vedtak: Sakene ble tatt til orientering med disse kommentarene: 4. Svar på felles søknad avventes før styret foretar seg noe mer 21. Møte m KOK/fylkesråd forberedes av AU; tema som bør tas opp: samarbeidsavtale (jfr KS/Friv/OFK-avtalen), forutsigbarhet, flyttesaken, VOtimetilskudd, saksbehandling (manglende svar på søknader), strategisk kulturplan, revisjon av tilskuddsordningene. W:\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 0211.doc Side 3 av 5
Sakspapir til styremøtet 11.02.2011 06/11Regnskap 2010 Saksdokumenter 1. Foreløpig resultatregnskap, 5.2. (vedlagt) 2. Prosjektregnskap Storbandkurs (vedlagt) 3. Prosjektregnskap akustikkmåling (vedlagt) 4. Reskontro (oversikt over ikke innbetalte fakturaer) Bakgrunn Driftsregnskapet for 2010 viser så langt et overskudd på 37.755,- for 2010. Det er før utbetaling av tilskudd for Frifond-behandling (min 7.000 kr), føring av tap på fordringer (6.900,-), og noen mindre korrigeringer av føringer. Korrigeringene er under arbeid, og ferdigstilles i god tid før ledermøtet i april. Avsetning på 25.000 kr til prosjekt for pensjonist-/eldrekor (Sangløftet) videreføres til bruk i 2011, og er ikke inntektsført. Vurdering/avvikskommentarer Konto Budsj.avvik Kommentar 3200-55 000 Færre sangkursdeltakere enn forutsatt i budsjettet. Interessen for kursene er dalende. 3410-42 000 Hedmark fylke kuttet timetilskudd i 2010, vi fikk kun for siste halvår 2009. Fra 2011 er dette tilskuddet delvis på plass igjen (godt arbeid fra VOFO Hedmark) 3420 + 131 000 Oppland fylkeskommune tildelte dobbelt så mye som budsjettert, pt er dette tilskuddet uvisst for 2011 3520-13 000 Her er ikke Frifond-tilskuddet for 2010 avregnet ennå. Tekniske problemer med søknadsløsningen har forsinket avregningen, forventer min 7 000 kr. Inntekter 11 000 Samlet er inntektene litt over budsjettet 5010 + 44 700 Noe høyere enn budsjettert, ca 30000 kommer av ekstra tid solgt til Skogly Barnehage 5060-30 000 Færre instruktører enn beregnet (sammenheng med konto 3200) 5430 + 20 600 Etterslep pga en ½ stilling ekstra fra aug 2009 og innbetaling av historisk premie v lønnsopprykk gav kostnader ut over det budsjetterte 6310 + 24 900 Husleie storbandkurs var ikke budsjettert (jfr eget prosjektregnskap) 6320-25 000 Færre kurs = mindre kostnader enn budsjettert 6700 + 4 900 Økt revisjon i forbindelse med MVA-refusjon (ny ordning fra 2010) 6720-75 000 Her var det satt av penger til lærere på storbandkurset (se prosj.regnskap) 6860 + 22 500 Stor deltakelse på landskonferansen for lokale musikkråd bidro til merforbruket her. Vi har også deltatt på Sangkulturkonferansen og Musikktorg i 2010 7100 + 10 600 Reisekostnader ifb styremøter og akustikkmålinger ble større enn forutsatt 7320-36 300 Færre kurs, noe færre annonser, markedsføring flyttes over på nettet 7700 + 5 800 Hyppigere møtefrekvens enn tidligere (inkl også julemøtet) Kostnader - 21 600 Noe lavere enn budsjettert lønn ligger over og andre kostnader godt under Enstemmig til vedtak: Tapsavskrivning gamle fakturaer (2008/2009) + MUO-faktura (omstridt krav). Styret godkjenner med dette regnskapet for 2010, som oversendes revisor W:\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 0211.doc Side 4 av 5
Sakspapir til styremøtet 11.02.2011 07/11 Kontrakt Folkets hus, Hamar Saksdokumenter 1. Kontrakt, 8.2.2011 Bakgrunn Vi fikk oversendt et kontraktsforslag fra Folkets hus i høst, og dette ble orientert om i AU som ønsket en justering på noen av punktene i avtalen før den underskrives. Nå har ny versjon kommet fra Folkets hus, og den legges fram til styret for behandling. Vurdering Lagt fram i møtet styret hadde to punkter som de ber om avklaring på 1) Oppsigelsestid det er ønskelig med 3-6 måneder gjensidig oppsigelsestid, slik at det er mulig å komme seg ut om rammevilkårene skulle endres brått 2) Utleier bes komme med en utdyping av dette avsnittet: Krav/offentlige pålegg vedrørende leietakers bruk av lokalene (arbeidsmiljø krav m,v.) bekostes og utføres av leieren. Enstemmig vedtak: Kontrakten godkjennes, og avtale inngås når de to punktene i vurderingen er avklart og reforhandlet med utleier W:\Datafiler HMR\Styret\2011\Møteprotokoll 0211.doc Side 5 av 5
LEIEKONTRAKT KONTORLOKALER MELLOM Folkets Hus Hamar A/S, Folkets Hus,2326 Hamar SOM UTLEIER Det er i dag inngått følgende kontrakt: 1. LEIEOBJEKTET. OG Hedmark og Oppland musikkråd SOM LEIETAKER. Utleier bortleier kontorlokaler til leietaker i 1.etg. inng. Grønnegata i Folkets Hus. Det samlede leieareal er beregnet til: a) Kontorlokaler to kontor à 9 m 2 (målt etter reglene i Norsk Standard 3940) b) Lagerlokale ett rom i kjeller à 6 m 2 2. LEIEFORHOLDETS VARIGHET. Hedmark og Oppland musikkråd leier fra 1.april 2011 til 31.12.2013 lokaler til kontor i Folkets Hus, Torggt.91, 2326 Hamar. 3. LEIE OG REGULERING. Leiesummen pr. år er : kr. 1000,- per m 2 for kontorlokaler og kr. 300,- per m 2 for lagerlokaler, til sammen 19.800,-/år. Leien kan hvert år pr. 01.01 endres i samsvar med utviklingen i Statistisk Sentralbyrå s konsumprisindeks pr. 15. november hvert år. Reguleringen finner sted første gang pr. 1. januar 2012 basert på indeksutviklingen fra 15 november 2012. Leien betales forskuddsvis pr. kvartal. Dersom leien samt eventuelle tillegg ikke betales ved forfall, beregnes morarente etter mora rentelovens bestemmelser og de tilhørende satser. Leietaker skal i tillegg betale en forholdsmessig andel av de nåværende og /eller framtidige offentlige avgifter knyttet til eiendommen. Disse utgifter fordeles med endelig og bindende virkning av utleier eventuelt med bistand fra konsulent som utleier engasjerer. Inntil videre er de offentlige avgifter inkludert i leien som fremgår i første avsnitt dette punkt 3. Utleier kan imidlertid i forbindelse med den årlige husleiereguleringen velge å skille disse utgiftene ut fra leien i punkt 3 og avregne disse som angitt punkt 3, 6. avsnitt. Side 1 av 3
LEIEKONTRAKT KONTORLOKALER 4. I TILLEGG TIL LEIEN BETALES. Hvis det ikke lar seg gjøre og etablere eget elektrisk abonnement for leietakeren, skal disse utgiftene fordeles etter det areal leietaker disponerer. Utleier skal stipulere a konto beløp til dekning av forannevnte utgifter som betales forskuddsvis og kvartalsvis sammen med husleien. Det foretas så avregning en gang hvert år. Eventuell differanse i noen av partenes favør avregnes umiddelbart etter avregningsårets utløp. Renhold av felleslokaler. 5. UTLEIERENS PLIKTER. Utleieren har det utvendige vedlikehold av eiendommen, herunder utvendige vinduer, karmer (ikke vindusglass) og dører. Utleier har ansvaret for stell av utvendige arealer. Utleier har tegnet og vil fortsette å tegne ordinær bygningsforsikring. 6. LEIETAKERS PLIKTER Leietakeren har det fulle innvendige vedlikehold av de leide lokaler, herunder eventuelle trapper toaletter, korridorer m.v., som utelukkende disponeres av leieren. Inngangsdører til de leide rom og vinduer med rammer pliktes vedlikeholdt av leieren så vel utvendig som innvendig. Det indre vedlikehold omfatter også eventuell fornyelse av tapet, maling, gulvbelegg, himling, elektriske og andre ledninger, elektrisk utstyr, samt varme, eget ventilasjon anlegg og sanitærutstyr i de leide lokaler. Utleier har rett til å kontrollere at leiren overholder sin vedlikeholdsplikt og kan forlange mangler utbedret. Oppfyller ikke leietaker denne forpliktelse, er utleieren berettiget til å la arbeidene utført på leietakers regning. Ominnredning, nyinnredning eller annen forandring i eller av de leide lokaler må ikke finne sted uten utleier s skriftlige samtykke. Leietaker plikter å behandle så vel de leide lokaler som eiendommen for øvrig med tilbørlig aktsomhet, og er erstatnings ansvarlig for all skade som skyldes han selv eller folk i hans tjeneste, faste eller tilfeldige, så som flyttefolk, betjening av varetransport og lignende, eller andre personer som han har gitt adgang til lokalene eller eiendommen for øvrig. Krav/offentlige pålegg vedrørende leietakers bruk av lokalene (arbeidsmiljø krav m,v.) bekostes og utføres av leieren. Leietaker har tilsvarende selv risikoen for oppnåelsen av de offentlige eller private tillatelser virksomheten til enhver tid er avhengig av. Leietaker plikter å tegne innvendig forsikring av de leide lokaler og er selv ansvarlig for glass og annen skade på inventar. Side 2 av 3
LEIEKONTRAKT KONTORLOKALER 7. FRAMLEIE Leietaker har rett til fremleie av lokalene i leietiden, etter skriftlig søknad med angivelse av vilkår til utleier. Utleier kan ikke nekte fremleie uten saklig grunn. Godkjennes framleieforholdet blir leietaker og fremleietaker solidarisk ansvarlig for husleie og andre forpliktelser nedfelt i denne kontrakt. Leietaker har ikke rett til å overdra denne kontrakt til annen person eller selskap. Det samme gjelder ved overdragelse av alle aksjer/ andeler hvis leietaker er et selskap. 8. TILBAKELEVERING AV LOKALENE - FRAFLYTTING. Ved fraflytting skal leieren levere lokalene tilbake i godt vedlikeholdt stand, jfr. pkt 6 og 8, inklusive eventuelle fornyelser/og med mangler utbedret. Lokalene skal likeledes fra flyttes ryddiggjort og faglig rengjort med hele vindusruter. Det avtales mellom leietaker og utleier, eventuelt ny leier, i hvilken utstrekning innredning satt opp av leietaker skal fjernes. Leier kan pålegges å fjerne slik innredning helt, og for øvrig sørge for at lokalene er klargjort slik ny leier kan start sine innredningsarbeider umiddelbart.. Straks lokalene er ryddiggjort og rengjort tilkaller leietaker utleier for gjennomgang og tilbakelevering av lokalene i den i kontraktens bestemte stand. Partene skal i forbindelse med befaringen sette opp protokoll slik som nevnt i foregående punkt hvor det skal inntas opplysninger som nevnt om for eksempel påståtte mangler, utbedringsfrist og lignende. Leieren plikter å innrette seg slik at utbedringsarbeider / oppretting av mangler /fornyelse av belegg og lignende kan foretas innen leietidens utløp. 9. UTKASTELSE Leietaker vedtar utkastelse uten søksmål når leietiden er ute eller leien ikke betales ved forfall, jfr. tvangsfullbyrdelsesloven 13-2 tredje ledd. 10. VOLDGIFT Tvister som måtte oppstå i forbindelse med kontrakten skal med bindende virkning avgjøres av en voldgiftsrett bestående av tre personer, hvorav sorenskriveren i Hedmark oppnevner formann partene hver sin representant. 11. HUSLEIELOVEN Der intet er avtalt spesielt i denne kontrakt, skal Husleieloven gjelde. Denne kontrakten er underskrevet i 2 eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Hamar den 08.02.2011 Hamar den. Folkets Hus Hamar A/S. Hedmark og Oppland musikkråd Side 3 av 3