Internkontroll knyttet til byggeprosjekter og bygningsmessig vedlikehold - delprosjekt Felles akuttmottak Mosjøen, Helgelandssykehuset HF Internrevisjonsrapport nr 01/08 16.04.08
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn, formål...3 1.2 Avgrensing og tilnærming i delprosjektet...3 1.3 Viktige internkontrollelementer...4 1.3.1 Fokus på etikk...4 1.3.2 Risikovurdering...4 1.3.3 Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser...5 1.3.4 Ansvars- og arbeidsdeling...5 1.3.5 Budsjettprosess og budsjettoppfølging...5 2 FUNN, VURDERINGER OG ANBEFALINGER... 5 2.1 Fokus på etikk...6 2.1.1 Funn og vurderinger...6 2.1.2 Anbefalinger...6 2.2 Risikovurdering...6 2.2.1 Funn og vurderinger...6 2.2.2 Anbefalinger...6 2.3 Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser...7 2.3.1 Funn og vurderinger...7 2.4 Ansvars- og arbeidsdeling...7 2.4.1 Funn og vurderinger...7 2.4.2 Anbefalinger...8 2.5 Budsjettprosess og budsjettoppfølging...8 2.5.1 Funn og vurderinger...8 2.5.2 Anbefalinger...8 3 OPPSUMMERING, TOTALVURDERING... 9 VEDLEGG: DOKUMENTER, REGISTRE, INTERVJUER... 10 2
1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn, formål I de senere år er det avdekket flere omfattende mislighetssaker knyttet til byggevirksomhet og eiendomsforvaltning i offentlig sektor, hvor ansatte i virksomheten er involvert (bl.a. ved Ullevål Universitetssykehus). Fra styrelederhold i foretakene i Helseregion Nord er det reist spørsmål om det er risiko for at slike misligheter også kan la seg gjennomføre her. På denne bakgrunn ble det våren 2007 besluttet at internrevisjonen i Helse Nord RHF skulle gjennomføre et revisjonsprosjekt med følgende formål: Å kartlegge om helseforetakenes internkontroll gir tilstrekkelig sikkerhet for at misligheter knyttet til byggevirksomhet og eiendomsforvaltning ikke gjennomføres, og at slike misligheter blir avdekket dersom de likevel forekommer. Revisjonen er gjennomført ved fire delprosjekter om byggevirksomhet/bygningsmessig vedlikehold. Ett av disse gjelder byggeprosjektet Felles akuttmottak ved Helgelandssykehuset Mosjøen (FAM). 1.2 Avgrensing og tilnærming i delprosjektet Vi har fokusert på risikoen for misligheter som involverer egne medarbeidere med eller uten medvirkning utenfra (ofte benevnt interne misligheter ), f.eks. i form av korrupsjon som kan innebære smøring og bestikkelser, innkjøp til eget bruk m.m. Vi har ikke gått inn på risikoen for rene eksterne misligheter, altså svindel og andre misligheter begått av tredjemann uten medvirkning fra personer på innsiden. Revisjonsprosjektet dreier seg om hvorvidt de rutiner og kontrolltiltak som er etablert er egnet til å hindre gjennomføring av denne type misligheter i byggeprosjektet, eventuelt avdekke slike dersom de likevel skulle skje (jf. formålet gjengitt i pkt 1.1 ovenfor). Det dreier seg altså ikke om gransking av om misligheter faktisk har skjedd. Internrevisjonen har gjort en vurdering av hvilke internkontrollelementer som er særlig relevante for å hindre eller avdekke interne misligheter, se pkt 1.3 nedenfor. Deretter har vi undersøkt i hvilken grad disse internkontrolltiltakene er etablert på tilfredsstillende vis enten i Helgelandssykehuset HF, ved avdeling Mosjøen eller i selve byggeprosjektet. Flere av de vurderte problemstillingene berører ikke bare FAM-prosjektet men også andre deler av Helgelandssykehusets virksomhet. Revisjonen gjelder rutiner og tiltak som var etablert i byggeprosjektet mens det pågikk, altså primært i 2005 og 2006, og et stykke inn i 2007. Det kan tenkes at rutiner/prosedyrer som er beskrevet her er endret i ettertid. I den grad vi er kjent med at slike endringer er gjort, er det nevnt i rapporten. Arbeidet er utført ved dokumentstudier, regnskapsgjennomgang, intervjuer og samtaler. Internrevisjonen i Helse Nord RHF har hatt bistand fra KPMG AS i revisjonsprosjektet. Våre funn og konklusjoner er gjennomgått med ledergruppen i Helgelandssykehuset HF i et avsluttende oppsummerings-/verifiseringsmøte. En omfattende dokumentasjonsmengde har vært tilgjengelig under revisjonen. De mest sentrale dokumentene fremgår av vedlegg til rapporten, hvor det også er tatt inn en oversikt over hvem som er intervjuet. 3
1.3 Viktige internkontrollelementer Det fremgår av 3 i lov om statlig tilsyn med helsetjenesten at helseforetakene skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. Kravet er utdypet i forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten, og i bestiller-/oppdragsdokument fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Nord RHF. Også i bestiller-/oppdragsdokumenter fra Helse Nord RHF til Helgelandssykehuset HF er det stilt krav til internkontrollen. Se f.eks. pkt 2.1 i bestillerdokumentet for 2006, hvor det bl.a. står: Helgelandssykehuset må kunne dokumentere et godt fungerende internkontrollsystem. Det innebærer bl.a. at foretaket må etablere ordninger som forebygger, avdekker og retter opp avvik fra faglige normer og de aktuelle lover og bestemmelser. Interne misligheter kan gjennomføres på forskjellige måter og være av ulik karakter. Omfattende, grove og planlagte misligheter kan f.eks. gå ut på at en som arbeider i foretaket bevisst belaster virksomheten med innkjøp gjort til privat bruk, eller driver et utstrakt samarbeid med tredjemann som den ene eller begge parter har fordel av. I andre tilfeller handler den ansatte i strid med foretakets interesser pga kunnskapsmangel, uforstand og naivitet, kanskje fordi han/hun vil være imøtekommende overfor en leverandør eller ikke klarer å stå i mot press fra denne. En hensiktsmessig internkontroll skal være egnet til å gi tilstrekkelig sikkerhet for at alle varianter av interne misligheter hindres eller avdekkes. Internrevisjonen vurderer følgende internkontrollelementer som særlig vesentlige i denne forbindelse: 1.3.1 Fokus på etikk Interne misligheter innebærer uetisk opptreden. Ved å øke de ansattes kunnskap og bevissthet om hva det er akseptabelt å foreta seg og hva man ikke kan gjøre, reduseres risikoen for at noen handler i strid med foretakets interesser pga naivitet og uforstand. Fokus på etikk har neppe samme effekt i forhold til grove, overlagte misligheter, hvor medarbeideren utvilsomt er klar over at hun eller han gjør noe som er galt og uetisk. Men også disse tilfellene kan ha startet med en ubetenksom handling som vedkommende ikke så rekkevidden av. Bevissthet omkring etikk er derfor et viktig forebyggende tiltak også i denne sammenheng. Det er ikke uvanlig at den eksterne tredjemann i en intern mislighetssak er en som medarbeideren har nær tilknytning til fra tidligere, f.eks. en slektning eller et familiemedlem. Det kan også være et firma hvor medarbeideren selv eller noen i nær familie har eierandeler eller styreverv, har vært ansatt tidligere, osv. Dersom slike bindinger foreligger er det viktig at ledelsen er kjent med det og kan etablere rutiner og fordele arbeidsoppgaver slik at mislighetsrisikoen motvirkes. Internrevisjonen har derfor sett på om foretaket har hatt fokus på om personer med sentrale roller i byggeprosjektet kan ha slike nære forbindelser til leverandører/entreprenører. 1.3.2 Risikovurdering All virksomhet innebærer risiko for at noe går galt. Den risikoen kan man velge å leve med, eller man kan redusere den ved relevante tiltak. Det kan også tenkes at risikoen kan elimineres helt. Valget mellom disse alternativene bør tas bevisst, og det forutsetter at man er klar over hvilke risikoer som foreligger. Risikovurdering er derfor et viktig kontrolltiltak, også i forhold til interne misligheter. Man vurderer hva mislighetene kan gå ut på og hvordan de kan gjennomføres, samt sannsynlighet og mulige konsekvenser. Dette legges til grunn for en vurdering av mulige tiltak, før det tas beslutning om hvordan man skal forholde seg. Analysen kan foretas særskilt i forhold til prosjektet/problemstillingen, eller være del av en mer omfattende risikovurdering i foretaket. Krav om at risikovurderinger skal foretas fremgår bl.a. av protokoll fra foretaksmøte i Helse Nord RHF 25.01.06 (pkt 4.2.1 Krav til internkontroll i Helse Nord RHF): Styret i Helse Nord 4
RHF skal påse at internkontrollen i det regionale helseforetaket og helseforetaksgruppen er sikret i tilstrekkelig omfang og på en systematisk måte, tilpasset risiko og vesentlighet 1.3.3 Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser Helseforetakene skal følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lovens 5 stiller følgende grunnleggende krav til anskaffelser: Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Det er vanskelig å gjennomføre misligheter som innebærer forskjellsbehandling av leverandører dersom regelverket om offentlige anskaffelser etterleves konsekvent. Rutiner som sikrer at regelverket er kjent og blir fulgt, er derfor viktig for å gardere seg mot interne misligheter. 1.3.4 Ansvars- og arbeidsdeling En som kan håndtere en anbuds-, anskaffelses- eller innkjøpsprosess fra a til å uten at andre involveres i særlig grad, har gode muligheter til å gjennomføre (eller legge grunnlag for) misligheter som det er lite sannsynlig at noen vil avdekke. En hensiktsmessig fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver mellom flere medarbeidere er derfor et viktig kontrollelement i forhold til mislighetsrisiko. 1.3.5 Budsjettprosess og budsjettoppfølging Interne misligheter vil innebære at noen beriker seg på foretakets bekostning, dvs. at foretakets kostnader blir høyere enn de burde være. Det betyr at man kan oppdage overskridelsen og komme på sporet av misligheten ved å sammenligne de faktiske kostnadene med gode og presise forventninger (med mindre det dreier seg om bagatellmessige beløp). Dette forutsetter at det foreligger et realistisk budsjett på tilstrekkelig detaljert nivå og at det foretas god og jevnlig budsjettoppfølging hvor overskridelser analyseres. En god prosess rundt utarbeidelse og oppfølging av foretakets/prosjektets budsjett er dermed et viktig tiltak for å øke muligheten for å avdekke interne misligheter av noen størrelse. 2 FUNN, VURDERINGER OG ANBEFALINGER Internrevisjonen har vurdert hvordan internkontrollelementene som er nevnt i pkt 1.3.1 t.o.m. 1.3.5 ovenfor er ivaretatt i Helgelandssykehuset HF, byggeprosjekt Felles akuttmottak Mosjøen. 5
2.1 Fokus på etikk 2.1.1 Funn og vurderinger Gjennom intervjuene fremkom det at etiske spørsmål i liten grad har vært tema i foretaket, utenom i enkeltsaker. Det er ikke gjennomført spesielle tiltak for å sette etiske problemstillinger på dagsorden i byggeprosjektet FAM, og heller ikke i Helgelandssykehuset HF generelt. Arbeidsreglement for Helgelandssykehuset HF, som medarbeiderne har tilgang til på intranett, inneholder et eget punkt om Etiske regler. Dette er positivt, men innholdet i punktet er forholdsvis tynt og synes lite kjent. Det etiske regelverket for ansatte i Helse Nord, vedtatt av styret i Helse Nord RHF i sak 46-2007, er ikke styrebehandlet i Helgelandssykehuset HF og er dermed ikke gjort gjeldende her. Intervjuene viste at det ikke er gjort noe spesielt for å skaffe oversikt over om personer med sentrale roller i foretaket eller i byggeprosjektet kan ha nære forbindelser til leverandører/ entreprenører. Det er ikke etablert noen rutine for å avklare slike forbindelser ved ansettelse/ engasjement i spesielle stillinger, og man har ikke foretatt noen kartlegging av sentrale medarbeideres eller deres nærståendes eier- og styreengasjementer i næringslivet. Fra foretakets side er det vist til at man opererer i et nærmiljø med små og oversiktelige forhold hvor man jevnt over har bra innblikk i familieforhold og andre forbindelser, slik at behovet for konkrete tiltak neppe er like stort som i større miljøer. Internrevisjonen er ikke uenig, men vurderer likevel dette som en aktuell risiko som kan og bør motvirkes gjennom gode internkontrolltiltak. 2.1.2 Anbefalinger Et viktig tiltak for å redusere risikoen for interne misligheter i en virksomhet, er å sørge for at medarbeiderne har et bevisst forhold til etiske problemstillinger og krav. Etter internrevisjonens oppfatning kunne Helgelandssykehuset HF/avdeling Mosjøen gjort mer her. Det bør vurderes konkrete tiltak som f.eks. vedtak av Helse Nords etiske regelverk, orienteringer, workshops, eksempelsamlinger med fokus på etiske problemstillinger o.l. Det bør også vurderes etablert rutiner som gir ledelsen oversikt over eventuelle forbindelser mellom sentrale medarbeidere og potensielle leverandører/forbindelser. 2.2 Risikovurdering 2.2.1 Funn og vurderinger Det er etablert mange rutiner som bidrar til å redusere risiko i byggeprosjektet, inklusive risikoen for misligheter. Noen av de viktigste er beskrevet i PA-boken (prosjektadministrativ bok). Det er imidlertid ikke gjennomført noen konkret og dokumentert vurdering av mislighetsrisiko, verken på overordnet nivå i helseforetaket eller i tilknytning til byggeprosjektet. Dette er uheldig, da en systematisk utført risikovurdering er viktig for å sikre at alle vesentlige risikoforhold fanges opp. En dokumentert risikovurdering er også viktig som begrunnelse når man velger å akseptere risiko på et visst nivå, jf. bl.a. pkt 2.4 nedenfor om ansvars- og arbeidsdeling. 2.2.2 Anbefalinger Internrevisjonen anser det som viktig at det ved fremtidige byggeprosjekter i Helgelandssykehuset HF etableres rutiner og kontrolltiltak basert på dokumenterte risikovurderinger. Slike vurderinger bør også gjøres for øvrige deler av virksomheten, jf. kravet om et godt fungerende internkontrollsystem som er tilpasset risiko og vesentlighet i foretaket. Vi anbefaler at ledelsen 6
ved Helgelandssykehuset HF snarest tar stilling til hvordan man best kan innfri disse kravene, og gjennomfører risikovurderingsprosesser i samsvar med dette. 2.3 Etterlevelse av regelverk om offentlige anskaffelser 2.3.1 Funn og vurderinger Gjennom intervjuene har det fremkommet at så vel prosjektleder/byggeleder som andre med sentrale roller i forhold til avtaleinngåelser og anskaffelser i byggeprosjektet, har god kompetanse på fagområdet offentlige anskaffelser. Internrevisjonen har foretatt revisjonshandlinger med sikte på å avklare to forhold knyttet til offentlige anskaffelser: a. Er regelverket fulgt ved utlysninger og inngåelse av kontrakter i byggeprosjektet? I den anledning har vi undersøkt om det er gjennomført anbudsrunder for samtlige inngåtte kontrakter. Videre har vi gjennomgått to av anbudsrundene og vurdert om det er ført forskriftsmessig protokoll, om riktig prosedyre er benyttet og om det er gitt tilfredsstillende begrunnelse for valg av leverandør i overensstemmelse med tildelingskriteriene. b. Har foretaket/prosjektledelsen forholdt seg lojalt til inngåtte avtaler, eller er det gjort innkjøp fra andre i tilfeller hvor man skulle benyttet leverandør man har avtale med? Flere firmaer har hatt leveranser i byggeprosjektet uten at det er inngått avtale med dem i selve prosjektet. Vi har kontrollert, ved stikkprøver, om det foreligger rammeavtale i slike tilfeller. Hvis slik avtale ikke foreligger, har vi vurdert om foretaket burde ha benyttet annen leverandør med rammeavtale i stedet for den aktuelle leverandør. Våre kontroller har ikke avdekket brudd på regelverket om offentlige anskaffelser i byggeprosjektet Felles akuttmottak Mosjøen. Prosessen fra tilbudsutsendelse til endelig avtale synes tilfredsstillende behandlet, og stikkprøvekontrollene viser at kjøp fra leverandører som det ikke er inngått avtale med i prosjektet enten gjelder leverandører man har rammeavtale med, eller anskaffelser hvor det ikke er nødvendig å gjennomføre anbudsrunde. 2.4 Ansvars- og arbeidsdeling 2.4.1 Funn og vurderinger I byggeprosjektets PA-bok er det beskrevet en prosjektorganisasjon med bl.a. en prosjektleder og en byggeleder. Prosjektleder skal bl.a. ivareta kontraktsinngåelser og forholdet til planleggere og entreprenører, mens byggeleder har ansvar for økonomisk og teknisk oppfølging og kontroll, kontroll med fremdrift og rapportering. Dette er en viktig arbeidsdeling, men i byggeprosjektet Felles akuttmottak Mosjøen har man valgt å legge begge funksjonene til en og samme person. Det er opplyst at dette ble gjort av økonomiske grunner, man sparte penger ved å samle oppgavene hos foretakets ansatte byggeprosjektleder. Dette kan være en fornuftig beslutning, men internrevisjonen mener den burde vært tatt etter en konkret og dokumentert vurdering av risikoen ved å samle så mye ansvar og myndighet på en hånd. Vurderingen burde da omfatte en beslutning om kompenserende kontrolltiltak. Slik risikovurdering er ikke dokumentert, jf. også pkt 2.2.1 foran. 7
I intervjuer ble det opplyst at alle kostnader i byggeprosjektet skal anvises av avdelingsdirektøren eller dennes stedfortreder. Dette er en viktig rutine, særlig sett hen til prosjektleders/byggeleders vide myndighet, og nåværende avdelingsdirektør opplyste at han nettopp på denne bakgrunn har lagt ekstra vekt på denne kontrollfunksjonen. Ut over dette har ikke internrevisjonen registrert at man har iverksatt spesielle kompenserende rutiner i prosjektet. Våre kontroller viste at rutinen med anvisning ved avdelingsdirektør ikke alltid ble fulgt i 2005. Flere fakturaer i prosjektet ble da anvist av prosjektleder/byggeleder, som også har attestert fakturaene. Det er opplyst at årsaken er at det først i november 2005 ble innført krav om både attestant og anviser i fakturasystemet BasWare. Før dette ble arbeids- og ansvarsdelingen ivaretatt ved at økonomisjefen gjennomgikk kostnader i FAM-prosjektet og godkjente disse, uten at dette ble dokumentert. Den manglende skriftlighet/dokumentasjon på dette punkt må anses som en vesentlig svikt i den interne kontroll i prosjektets tidlige fase. 2.4.2 Anbefalinger Foretaket synes ikke å ha vært tilstrekkelig bevisst på å etablere kontrolltiltak som kan kompensere for den manglende arbeidsdeling som oppsto da prosjektleder- og byggelederfunksjonen ble samlet på en hånd i dette byggeprosjektet. I senere prosjekter vil internrevisjonen sterkt anbefale at en eventuell tilsvarende beslutning tas etter en dokumentert risikovurdering, hvor det også tas stilling til hvilke kompenserende tiltak som skal iverksettes. 2.5 Budsjettprosess og budsjettoppfølging 2.5.1 Funn og vurderinger Vi har i dette revisjonsprosjektet ikke gått nærmere inn på prosessen frem mot styrevedtatt budsjett for byggeprosjektet. Avdelingsledelsen i Mosjøen ble holdt løpende orientert om fremdriften i prosjektet gjennom økonomirapporter fra byggeleder/prosjektleder. Også foretaksledelsen ble holdt løpende orientert, men dette har i hovedsak skjedd muntlig. Alle avvik ble drøftet i ledergruppe/utvidet ledergruppe, og overskridelsene som har forekommet er styrebehandlet. Det synes dermed som budsjettoppfølgingen har foregått tilfredsstillende, men internrevisjonen mener det ville vært en kontrollmessig fordel med mer skriftlighet i disse prosessene, bl.a. knyttet til de omprioriteringer og endringer som er gjort i prosjektet. Byggeleder/prosjektleder har ført et eget byggeregnskap for prosjektet Felles akuttmottak Mosjøen. Dette er et positivt tiltak som gir mulighet for kontroll med at kostnadene i prosjektet er korrekt registrert i finansregnskapet (Agresso). Denne kontrollmuligheten er imidlertid ikke fulgt opp, det er ikke gjort avstemminger mellom regnskapene under veis i prosjektet. Dermed har man heller ikke sikret at rapportering til ledelse og styre blir pålitelig og korrekt både når den skjer ut fra byggeregnskapet og når finansregnskapets tall legges til grunn. 2.5.2 Anbefalinger I senere byggeprosjekter vil internrevisjonen anbefale at det legges opp til større grad av skriftlighet i økonomirapportering og ledelsens budsjettoppfølging, først og fremst for å oppnå en bedre dokumentasjon for at dette viktige internkontrollelementet er på plass. Internrevisjonen vil også anbefale at man i fremtidige byggeprosjekter utnytter den kontrollmuligheten som ligger i avstemminger mellom byggeregnskap (prosjektregnskap) og finansregnskap. 8
3 OPPSUMMERING, TOTALVURDERING Prosjektet Felles akuttmottak Mosjøen er et relativt beskjedent byggeprosjekt (drøyt 40 millioner NOK). Det økonomiske tapet ved eventuelle interne misligheter kan likevel bli merkbart også i et slikt prosjekt hvis relevante internkontrolltiltak ikke er på plass. Misligheter kan dessuten resultere i negativ fokus og medieomtale uavhengig av beløpsstørrelse ( omdømmerisiko ). Internrevisjonen vil også nevne at hensynet til involverte medarbeidere som kan la seg forlede til å handle uetisk og begå misligheter i et miljø preget av dårlig internkontroll, tilsier at viktige internkontrollelementer må være på plass selv i mindre prosjekter også som sikring mot at noen blir gjenstand for urettmessig mistanke. Mange viktige rutiner har vært på plass i dette byggeprosjektet. Det synes bl.a. som regelverket om offentlige anskaffelser er fulgt, noe som er viktig for å redusere mislighetsrisikoen. Som anbefalingene foran viser, er det imidlertid også avdekket kontrollmessige svakheter. Særlig ett forhold fremstår som en betydelig risiko i byggeprosjektet, det er den manglende ansvars- og arbeidsdelingen mellom prosjektleders og byggeleders oppgaver. Foretaksledelsen gjorde et bevisst valg om dette, og internrevisjonen regner med at fordeler og ulemper ble vurdert før beslutningen ble tatt. Det er likevel en klar kontrollmessig svakhet at det ikke er gjennomført og dokumentert en risikovurdering som omfatter dette forholdet. I en slik risikovurdering burde det fremgå om det etableres kompenserende tiltak, og hva disse i så fall går ut på. Internrevisjonen har videre konstatert at det har vært beskjeden fokus på etikk i foretaket, og at man har manglet tiltak som sikrer oversikt over eventuelle nære forbindelser med aktuelle leverandører. Samlet sett betyr dette at Helgelandsforetaket HF ikke kan sies å ha etablert en internkontroll som ga tilstrekkelig sikkerhet for at interne misligheter ikke kunne gjennomføres i byggeprosjektet Felles akuttmottak Mosjøen, eller at slike misligheter ville bli avdekket dersom de likevel skulle ha forekommet. Foretaksledelsen har i tilbakemeldinger til internrevisjonen opplyst at det vil bli truffet tiltak for å rette opp de avdekkede svakheter. 9
VEDLEGG: DOKUMENTER, REGISTRE, INTERVJUER En omfattende dokumentasjonsmengde har vært tilgjengelig under revisjonen, både i form av dokumenter og regnskaper/registre. De mest sentrale av disse er: - Prosjektadministrativ bok (PA-bok) for Helgelandssykehuset Mosjøen FAM Felles akuttmottak - Arbeidsreglement Helgelandssykehuset - Div. bestillerdokument (oppdragsdokument) fra Helse Nord RHF til Helgelandssykehuset HF - Anskaffelsesprotokoller - Div. bilagsdokumentasjon for anbudsprosess inkl. tilbud og avtaler - Oversikt over avtaler utenom byggeprosjektet (inngått gjennom Nordland fylkeskommune) - Hovedbok, prosjektregnskap og reskontro i Agresso - Regnskapsdokumentasjon (fakturaer) i BasWare - Prosjektregnskap ( skyggeregnskap ) i Excel - Rapporter knyttet til prosjektoppfølging og økonomisk rapportering (inkl. økonomirapport fra Excel-regnskap fordelt på leverandører) - Fullmaktsoversikt fra fakturasystemet BasWare - Prosjekthotellet Proteknologi med bl.a. endringsmeldinger og tilleggsordrer Internrevisjonen har intervjuet følgende medarbeidere: - Foretaksdirektør Jan Erik Furunes - Avdelingsdirektør Jan Inge Pettersen - Byggeprosjektleder Håkon Hårvik - Tidligere avdelingsdirektør Arne Wilskow - Økonomileder Kirsti Stokland - Prosjektleder for omstilling Sissel Lindseth Enkelte spørsmål er også diskutert med andre medarbeidere. 10