Rapport etter forvaltningskontroll i Tromsø kommune

Rapport etter forvaltningskontroll i Tromsø kommune Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd, Gårdskart og Spesielle miljøtiltak i jordbruket Kontrollert 31.05.16

Side 2 av 12 KONTROLLRAPPORT Kontrollert kommune: Tromsø kommune Dato for avholdt kontroll: 31.05.16 Dato for kontrollrapport: 18.07.16 Kontroll gjennomført av: Kontrollerte ordninger: Linn Marstrander Marit Gåre Anne Sofie Jakobsen Cathrine Amundsen Produksjonstilskudd Spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) Gårdskart Saksnummer ephorte: 16/2730 1. Sammendrag Tromsø kommune har en tilfredsstillende landbruksforvaltning. Forvaltningskontrollen viser at saksbehandlingen er forsvarlig. Rapporten peker først og fremst på forbedringspunkter. Den gode jobben Tromsø kommune gjør er ikke redegjort for i rapporten. Etter Fylkesmannens forvaltningskontroll må Tromsø kommune omgående fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, samt utarbeide en lokal tiltaksstrategi over kommunens prioritering av midler til ulike formål innenfor jordbruk og skogbruk. Kommunen bør forbedre sine rutiner vedrørende oppfølging av saker som nærmer seg arbeidsfrist og saker med utgått arbeidsfrist. Kommunen må også endre sine rutiner slik at utsatt arbeidsfrist ikke forlenges uten at det er levert inn skriftlig søknad om dette. Tromsø kommune må få med all relevant beskrivelse i sine tilskuddsbrev vedrørende spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL). Påpekte feil i tilskuddsbrevet må rettes opp. For fremtiden må kommunen i større grad ha fokus på å journalføre og arkivere alle inngående og utgående dokumenter som har betydning for vedtak om tilskudd. Fylkesmannen anbefaler at kommunen, ved stedlig kontroll av produksjonstilskudd, innhenter utskift av hovedbok for å forsikre seg om at det har foregått et reelt grovfôrsalg. Kommunen kan forbedre sine rutiner vedrørende datostempling på innkommende brev. Fylkesmannen i Troms anbefaler også kommunen å arkivere saksdokumenter på ett saksnummer per søker per søknadsomgang. Videre anbefaler Fylkesmannen kommunen å sende ut skriftlig informasjon om stedlig kontroll, fremfor kun telefonisk varsel.

Side 3 av 12 2. Grunnlag for kontrollen Reglement av 12. desember 2003 nr. 1938 for økonomistyring i staten stiller krav om kontroll. Reglementets 15 første ledd fastslår at «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14.» Kommunene er gitt forvaltningsoppgaver vedrørende betydelige økonomiske virkemidler innen landbruksforvaltningen. Kompetansen og kapasiteten er avgjørende for en god forvaltning. Hvordan kommunen utfører sine oppgaver har stor betydning for forutsetningen om korrekt saksbehandling og at riktig beløp utbetales til rett mottaker. Kommunenes oppgaver knyttet til forvaltningen av tilskuddene fremgår av forskrift og rundskriv for de ulike ordningene. Dette må anses som instrukser som kommunene er ansvarlige for å følge. Det er kommunenes etterfølgelse av disse instruksene som er gjenstand for Fylkesmannens forvaltningskontroll. Fylkesmannen er på kontroll for å se hvordan kommunen jobber og hvordan kommunene utfører forvaltningsoppgavene som er delegert. Ved kontrollen ønsker vi å bidra til å forbedre systemet og kvaliteten på forvaltningen. Vi håper å bidra til å identifisere forbedringspunkter hos kommunen og avdekke eventuelle svake punkter før de får konsekvenser. Fylkesmannen vil også kunne rapportere videre til Landbruksdirektoratet dersom vi finner at regelverket er vanskelig å håndtere. Kontrollen skal også medvirke til å sikre legitimiteten for landbrukspolitikken og tillitten til forvaltningen. 3. Gjennomføring av kontrollen Linn Marstrander ved Fylkesmannen i Troms korresponderte per e-post med Tromsøregionens landbruksforvaltning i forkant av kontrollen, og det ble avtalt at det skulle avholdes forvaltningskontroll den 31.05.16. Tromsø kommune ble varslet om kontrollen i brev av 04.05.16. I brevet ble det redegjort for tidspunkt for forvaltningskontrollen, klargjort bakgrunnen for kontrollen, kontrollens omfang og kommunens forberedelse. I e-post av 23.05.16 ble det spesifisert hvilke SMIL-saker (tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket) som skulle kontrolleres. Det ble gjennomført forvaltningskontroll den 31.05.16 hos Tromsøregionens landbruksforvaltning, vedrørende landbruksforvaltningen i Tromsø kommune. Kontrollen ble gjennomført at Linn Marstrander, som var kontrolleder, Marit Gåre, Anne Sofie Jakobsen og Cathrine Amundsen fra Fylkesmannen i Troms. Fra Tromsø kommune deltok Jørgen Bjørkli, enhetsleder landbruk, og Arnhild Steinsvik, landbruksveileder. Rådmann Ellen Beate Lundberg deltok under åpnings- og sluttmøtet. Kontrollen ble innledet med et åpningsmøte. Åpningsmøtet ble avholdt den 30.05.16 for både Tromsø og Balsfjord kommune. Kontrollen den 31.05.16 rettet seg spesielt mot forskrift om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket, forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket, samt gårdskart. Vi gjennomgikk Tromsø kommunes saksdokumenter som har dannet grunnlag for innvilgede vedtak og utbetalinger i saker om produksjonstilskudd, og spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL). Kommunen var på forhånd gjort kjent med hvilke ordninger, søknadsomganger og delvis hvilke enkeltsaker som skulle gjennomgås.

Side 4 av 12 Etter at samtalene var gjennomført hadde Fylkesmannen i Troms to interne møter, hvert møte på om lag en halv time. Det ble deretter gjennomført sluttmøte, hvor foreløpig funnliste ble presentert. Avslutningsvis ble funnlisten undertegnet av rådmann Ellen Beate Lundberg, enhetsleder på landbruk Jørgen Bjørkli og kontrolleder Linn Marstrander. Tromsø kommune og Fylkesmannen i Troms beholdt hvert sitt eksemplar. Fylkesmannen i Troms fikk fremlagt og gjennomgått det som ble etterspurt, med unntak av to dokumenter som ble bedt ettersendt. Vi mottok de ettersendte dokumenter den 07.06.16. Fylkesmannen i Troms har i tillegg snakket på telefon med saksbehandler av spesielle miljøtiltak i jordbruket (SMIL) den 07.06.16, da han ikke hadde anledning til å delta under kontrollen. Kontrollen ble for øvrig gjennomført som planlagt. 4. Generelt om kommunen Tromsøregionens landbruksforvaltning er et interkommunalt samarbeid mellom Balsfjord, Tromsø og Karlsøy kommune. Tromsøregionens landbruksforvaltning ble offisielt etablert den 01.12.14. Tromsøregionens landbruksforvaltning har kontorsted på Storsteinnes og i Tromsø. Kontoret har 8 ansatte, fordelt på omlag 6,6 årsverk. Det ble sist foretatt forvaltningskontroll i Tromsø kommune den 15.09.09. I kontrollrapport av 15.10.09 hadde Fylkesmannen i Troms tre avvik og fire merknader til kommunen. Fylkesmannen i Troms påpekte i 2009 at kommunen hadde mangelfull journalføring og arkivering av saksdokumenter for produksjonstilskudd og regionalt miljøprogram. Retting av feil i produksjonssøknader ble ikke skriftlig dokumentert og det ble heller ikke forklart hva som var årsaken til rettingen, verken i saksbehandlersystemet WESPA eller registrert som notat i kommunens journalsystem. Kommunen hadde også mangelfull dokumentasjon etter kommunens stikkprøvekontroll for søkeromgangen 20.08.08. Videre ble det bemerket at kommunen ikke hadde faste rutiner på å sende ut forvaltningsbrev, de varslet generelt kun per telefon om stikkprøvekontroll, de ga kun muntlig orientering til søker om resultat av stikkprøvekontroll og de hadde ikke faste regler på reaksjonsform ved avdekking av feil/avvik. Søkere i Tromsø kommune fikk i 2015 utbetalt 17 648 189 kroner i produksjonstilskudd, samt 2 497 892 kroner i avløsertilskudd og 7 181 198 kroner i pristilskudd. 5. Kontrollområder I dette kapittelet blir det først presentert noen generelle begrepsavklaringer. I punkt 5.2 og 5.3 presenteres avvik og merknader som ble registrert under forvaltningskontrollen. 5.1 Generelle begrepsavklaringer Rapporten er utarbeidet etter forvaltningskontroll av landbruksforvaltningen i Tromsø kommune. Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble avdekket i de kontrollerte ordninger. - Avvik er brudd på gjeldende regelverk, det være seg krav fastsatt i lov, forskrift og/eller rundskriv. - Merknader er forhold som ikke er i strid med regelverket, men som Fylkesmannen mener det er nødvendig å påpeke for å sikre en god forvaltning av de kontrollerte ordningene.

Side 5 av 12 5.2 Registrerte avvik Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen AVVIK 1 Kommunen har ikke oppdatert tiltaksstrategi og overordnede retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader. Forskrift 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 1 siste punktum og 8 andre ledd, samt Landbruksdirektoratets tilhørende rundskriv 2015-17. Det vises også til tidligere rundskriv 7/2005 fra Statens landbruksforvaltning. Tromsø kommune opplyste under samtalen at deres tiltaksstrategi og overordnede retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader var fra 2005. Det ble opplyst at tiltaksstrategien og retningslinjene ikke var oppdatert siden de ble utarbeidet. Den 07.06.16 mottok vi Tromsø kommunes strategi for bruk av midler til spesielle miljøtiltak i landbruket og nærings- og miljøtiltak i skogbruket for perioden 2004 til 2008. Tromsø kommune opplyser, i telefonsamtale av 07.06.16, at de i tidligere år har brukt å ha et årlig møte hvor de har gjennomgått årets søknader og hatt en samtale med rådgivende aktører om hvordan søknadene bør prioriteres. De har imidlertid ikke gjennomført dette møtet etter sammenslåingen til Tromsøregionens landbruksforvaltning. Tilsendt dokument inneholder kommunens strategier, men også enkelte retningslinjer for prioritering av SMIL-søknader. Ettersom dokumentet gjaldt for perioden 2004 til 2008 er det utdatert, og dokumentet bør revideres. Viktigheten av en revidering understrekes ved at Landbruksmyndighetene har gjort endringer i regelverket etter 2004. Dessuten forutsettes det at kommunens prioriteringer har endret seg noe i løpet av en periode på over 10 år. Saksbehandler som jobber med SMIL fremhever at kommunen har fått mindre bevilgninger av SMIL-midler de senere årene. Ettersom tiltaksstrategiene er et grunnlag for Fylkesmannens fordeling av midler mellom kommunene, både innen SMIL og regionalt miljøprogram, er det viktig å oppdatere disse. Tromsø kommune må omgående fastsette overordnede retningslinjer for prioritering av søknader, samt utarbeide en lokal tiltaksstrategi over kommunens prioritering av midler til ulike formål innenfor jordbruk og skogbruk. Fylkesmannen i Troms ønsker kopi av kommunens overordnede retningslinjer og lokal tiltaksstrategi når dette er utarbeidet.

Side 6 av 12 AVVIK 2 I én av de gjennomgåtte SMIL-sakene, sak 10/3457, er det ikke søkt skriftlig om utsatt arbeidsfrist. Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3 siste ledd. Det følger av ovenfor nevnte forskrift 3 siste ledd, samt da gjeldende rundskriv fra Statens landbruksforvaltning 7/2005 s. 4, at fristen for gjennomføring av prosjekt/tiltak er 3 år fra tilskuddet ble innvilget, med mindre kommunen har satt en kortere frist. For mindre og enklere prosjekt/tiltak kan det være hensiktsmessig at kommunen fastsetter kortere frist. Fristen kan etter søknad forlenges med inntil 2 år, slik at maksimal arbeidsfrist blir 5 år fra innvilgningstidspunktet. Det fremgikk under samtalen med kommunen at det ikke ble sendt inn skriftlig søknad om utsatt arbeidsfrist for tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket i sak 10/3457. Ved innvilgelse av tilskudd ble arbeidsfristen satt til 31.10.15. I e-post av 17.11.15 ga kommunen Fylkesmannen beskjed om at søker hadde fått utsatt arbeidsfristen til 01.11.14. Kommunen må for fremtiden endre sine rutiner slik at utsatt arbeidsfrist ikke forlenges uten at det er levert inn skriftlig søknad om dette. AVVIK 3 Ved gjennomgang av to ulike SMIL-saker, sak 13/8284 og sak 10/3457, ble det avdekket mangelfull journalføring og arkivering av diverse saksdokumenter. Forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv 2-6 første ledd, jf. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 4. Kommunene har ansvar for å journalføre og arkivere alle inngående og utgående dokumenter som har hatt betydning for vedtak om tilskudd. Alle dokumenter, som dokumenterer hvilket grunnlag et vedtak om tilskudd er fattet på, må journalføres og arkiveres. Eventuelle vedlegg til søknaden journalføres og arkiveres, ettersom disse inneholder sentral informasjon om grunnlaget for kommunens vedtak. Ved gjennomgang av de utvalgte SMIL-sakene ble det avdekket at flere saksdokumenter ikke var journalført i saksmappen. Dette gjaldt saksdokument lagt fram for kommunen (miljøplan trinn 2), samt viktig korrespondanse mellom Fylkesmannen i Troms, kommunen og søker.

Side 7 av 12 For fremtiden må kommunen i større grad ha fokus på å journalføre og arkivere alle inngående og utgående dokumenter som har betydning for vedtak om tilskudd. AVVIK 4 Ved Fylkesmannens gjennomgang av to utvalgte SMIL-saker, sak 10/3457 og sak 13/8284, ble det avdekket at kommunens vedtaksbrev har både feil og mangler. For SMIL-sakene som ble gjennomgått gjaldt Statens landbruksforvaltnings rundskriv 7/2005 Forvaltning av forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket. Under overskriften «Til 3 Vilkår», er det beskrevet hva tilskuddsbrevet til søkeren skal inneholde. Rundskrivet henviser til Reglement av 12. desember 2003 nr. 1938 for økonomistyring i staten. Punkt 6.3.3 omhandler blant annet kravene til tilskuddsbrevets beskrivelse. Tilsagn om tilskuddsbeløp skal bekreftes med et vedtaksbrev. Det stilles visse krav til innholdet i tilskuddsbrevet. Tilskuddsbrevet skal blant annet klargjøre rettigheter og plikter til tilskuddsmottaker og forvaltning i forhold til tilskuddet. Tromsø kommunes tilskuddsbrev i de gjennomgåtte SMIL-saker, sak 13/8284 og sak 10/3457, inneholder både feil og mangler. Det er informert om feil klagefrist. Tilskuddsbrevet inneholder også mangler, herunder er det ikke referert til hjemmel for innvilgelse av tilskudd. Det er ikke opplyst om at kontrolltiltak kan bli iverksatt, med henvisning til 9 i forskriften. Det er heller ikke gitt opplysninger om riktig klageorgan. For framtidige SMIL-saker gjelder Landbruksdirektoratets rundskriv 2015-17. Det står om vedtaksbrevet i kapittel 3.5. Kommunen må endre sin mal og sine rutiner slik at vedtaksbrevets innhold tilfredsstiller kravene. Fylkesmannen i Troms ønsker at Tromsø kommune sender inn kopi av sin oppdaterte vedtaksmal. AVVIK 5 Kontrollen avdekket at det er feilutbetalt tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, i sak 13/8284. Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3. Statens landbruksforvaltnings rundskriv 7/2005 avsnitt «Til 3 Vilkår».

Side 8 av 12 Kommunen kan i henhold til fjerde ledd sette vilkår i innvilgningsvedtaket. Vilkårene som settes må fremgå av vedtaket. I vedtaksbrevet, i sak 13/8284, skriver kommunen at det «gis ei bevilgning på 95 000, inntil 50 % av godkjent kostnad.» Godkjent kostnad er av kommunen satt til 190 000 kroner. Den 26.11.15 ba kommunen Fylkesmannen i Troms om å utbetale tilskudd med 71 250 kroner. Ved kontrollen ble søkers anmodning av 21.09.15 om utbetaling med regnskap lagt fram. Vedlagt regnskap viser en kostnad på 97 229 kroner. Søker skrivet at den delen av restaureringsarbeidet som han fikk tilskudd til er utført. Fylkesmannen vurderer dette som et sluttregnskap. Tilskuddet som kan utbetales er etter dette 48 614 kroner. Tilskuddet som er utbetalt tilsvarer imidlertid 75 prosent av godkjent kostnadsoverslag. Tromsø kommune har utbetalt for mye tilskudd til søker. Tromsø kommune må vurdere tilbakebetaling av for mye utbetalt tilskudd på 22 636 kroner. Vi ber om at både varsel og eventuelt vedtak sendes i kopi til Fylkesmannen i Troms. AVVIK 6 Kontrollen avdekket at ett av de gjennomgåtte SMIL-tiltakene, sak 10/3457, er utenfor forskriften. Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 5. Statens landbruksforvaltnings rundskriv 7/2005 avsnitt «Til 5 Tilskudd til kulturlandskapstiltak og forurensningstiltak». I følge rundskrivet kan det gis tilskudd til gjennomføring av tiltak som ivaretar natur- og kulturminneverdier i kulturlandskapet (kulturlandskapstiltak) og tiltak som bidrar til å redusere forurensning eller risiko for forurensning fra jordbruket (forurensningstiltak). Forskriften omfatter blant annet tiltak som: - Ivaretar biologisk mangfold og gammel kulturmark, og som tilrettelegger for økt biologisk mangfold. Gammel kulturmark er arealer med vegetasjon utformet ved slått, beiting, styving, brenning eller andre driftsformer gjennom en lang periode, ofte uten tilførsel av gjødsel, og med et plante- og dyreliv som skiller seg fra det som ellers kan være vanlig i området. - Tilrettelegger for større tilgjengelighet og opplevelser i landskapet, og som holder verdifulle områder åpne - Ivaretar kulturminner og kulturmiljøer, inkludert freda og verneverdige bygninger, gjennom skjøtsel, vedlikehold og istandsetting etter kulturminnefaglige retningslinjer.

Side 9 av 12 Tromsø kommune har innvilget tilskudd til rydding av kantsoner langs bygdeveg (fylkesveg). I kommunens vurdering av tiltaket er det ikke beskrevet noe utover at kommunen mener det er behov for rydding av kantsoner og at tiltaket er i samsvar med kommunens strategi for miljøtiltak i jordbruket. Det er ikke oppgitt om vedtaket er hjemlet i forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak. Søker har ikke bedt om utbetaling av tilskudd til tiltaket. Slik Fylkesmannen ser det er rydding av kratt og større skog langs bygdeveg (fylkesveg) ikke et tiltak som kommer inn under noen av tiltakene som er beskrevet i rundskrivet for SMILtilskudd. Slik Fylkesmannen i Troms vurderer det er tiltaket utenfor SMIL-forskriften. Kommunen må derfor vurdere å omgjøre sitt vedtak om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket. Vi ber om at både varsel og eventuelt vedtak sendes i kopi til Fylkesmannen i Troms. AVVIK 7 Én av de gjennomgåtte SMIL-sakene, sak 10/3457, har utgått arbeidsfrist. Forskrift av 4. februar 2004 nr. 448 om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket 3 fjerde ledd og 10. Dagjeldende rundskriv fra Statens landbruksforvaltning 7/2005, og någjeldende rundskriv fra Landbruksdirektoratet 2015-17. Frist for gjennomføring av prosjekt etter 4 og tiltak etter 5 er 3 år fra hvert tilskudd ble innvilget, med mindre kommunen har satt en kortere frist ved innvilgelsen av søknaden. Kommunen kan etter søknad forlenge gjennomføringsfristen, men ikke ut over 5 år fra tilskuddet ble innvilget. Kommunen har ansvar for å føre tilsyn med at vilkårene for tilskuddet blir overholdt. Dersom prosjektet/tiltaket ikke blir gjennomført innen fastsatt arbeidsfrist, eller ikke blir gjennomført som forutsatt ved innvilgingen, skal kommunen vurdere å fatte vedtak om omgjøring av vedtak om innvilget tilskudd. Kommunen skal vurdere om utbetalt tilskudd skal kreves tilbakebetalt. Kommunen innvilget tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket til rydding av kantsoner langs bygdeveg (fylkesveg) den 26.10.10. Arbeidsfristen ble satt til 31.10.11. I e-post av 28.11.13 ble søker innvilget utsatt arbeidsfrist til 01.11.14. I e-posten opplyser kommunen at noe arbeid er utført, men det må gjøres en vurdering av arbeidet våren 2014. Det er ikke levert rapport etter denne befaringen. Det er heller ikke bedt om utbetaling av tilskudd. Det er over 5 år siden tilskuddet ble innvilget. Tromsø kommune bør forbedre sine rutiner vedrørende oppfølging av saker både før utgått arbeidsfrist og for søknader hvor fristen er gått ut. Ved henvendelse til Fylkesmannen i Troms kan kommunen få en oversikt over arbeidsfristene i deres SMIL-saker.

Side 10 av 12 Det vises for øvrig også til avvik 6 der saken er nærmere omtalt. Fylkesmannen i Troms vurderer det slik at tiltaket er utenfor SMIL-forskriften. Det er uansett ikke anledning til å forlenge fristen i denne saken, jf. forskriften 3 siste ledd siste punktum. 5.3 Registrerte merknader Følgende merknader ble registrert ved forvaltningskontrollen. MERKNAD 1 Kommunen krever ikke dokumentasjon på at bilag ved fôrsalg er kontert/regnskapsført. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 10. Under samtalen om produksjonstilskudd kom det frem at kommunen, under stedlig kontroll, kun ber om kvittering som dokumentasjon på fôrsalg. Kommunen krever ikke at søker fremviser bankbilag eller kopi av hovedbok, med mindre de mistenker at fôrsalget ikke er reelt. Dokumentasjon på at det har foregått et reelt fôrsalg, vil alltid være bilag fra regnskapet. Skal forvaltningen kunne beregne hvor mye arealtilskudd søkeren kan ha rett på, må bilaget vise antall kilo fôr og hvilken type fôr som er solgt. I tillegg kreves det flere opplysninger av bilaget, jf. forskrift om bokføring 5.1.1, for at bilaget skal kunne godkjennes. En faktura fra foretaket vil i denne sammenheng ikke være tilstrekkelig, da fakturaen kan være kreditert. Av denne grunn er det hensiktsmessig å etterspørre hovedbok/kontospesifikasjon. Fylkesmannen anbefaler kommunen om å innhente utskift av hovedbok for å forsikre seg om at det har foregått et reelt fôrsalg. MERKNAD 2 Kommunen kan forbedre sine rutiner vedrørende datostempling på innkommende brev. Forskrift 22. mars 2002 nr. 283 om produksjonstilskudd i jordbruket 8 annet ledd. Landbruksdirektoratets rundskriv 2015-26 kapittel 8 s. 27 og rundskriv 2015-27 kapittel 1.2 s. 5. Det er søkers ansvar at søknaden leveres i rett tid. For å regnes som levert i rett tid, må søknaden enten: - Være levert elektronisk via altinn.no før midnatt på datoen for søknadsfristen, eller - Være postlagt senest på dato for søknadsfristen, eller - Være levert kommunen før åpningstidens slutt på datoen for søknadsfristen.

Side 11 av 12 Under samtalen ble det diskutert hva som kan godtas i forbindelse med postlegging av papirsøknad. Landbruksdirektoratet har understreket betydningen av at søknadsfristene er reelle. Det er derfor etter Fylkesmannens vurdering ikke anledning til å være for romslig ved godkjenning av papirsøknader som blir mottatt per post mange dager etter søknadsfristen. Poststempelet er i utgangspunktet et sentralt bevis for postleggingstidspunktet. Fylkesmannen i Troms bemerker imidlertid at problemstillingen kun er aktuell for et fåtalls saker. Dersom kommunen mottar søknader ved deres kontor, det være seg både ved rådhuset og ved Tromsøregionens landbruksforvaltning, må kommunen være nøye på å stemple søknadene den dato de mottar papirene. Grunnen til at dette understrekes er at søknader som kommer inn etter søknadsfristen, skal ha et trekk i tilskuddet på 1 000 kroner per påbegynte dag etter fristens utløp. MERKNAD 3 Kommunen har ikke journalført og arkivert sakens dokumenter på ett saksnummer per søker per søknadsomgang. Landbruksdirektoratets rundskriv 2015-27 om saksbehandlingsrutiner ved søknad om produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket ved søknadsomgangene 20. august 2015 og 20. januar 2016, kapittel 5.1.1 som henviser til rundskriv 28/07, kapittel 4.14. Under kontrollen kom det frem at Tromsø kommune journalfører alle dokumenter på en søker på ett saksnummer for en hel kommunestyreperiode. Dette innebærer at flere søknadsomganger ligger arkivert på samme saksnummer. I tillegg medfører dette at søknad og vedtaksbrev for samme søknadsomgang i enkelte perioder arkiveres på ulikt saksnummer. I følge rundskriv 28/07 kapittel 4.14.1 har kommunene ansvar for å journalføre og arkivere dokumenter, som har hatt betydning for vedtak om produksjonstilskudd. Der kommunen har etablert et Noark-basert saksarkiv, skal dokumentene journalføres og arkiveres her. Kommunene bør da, i følge rundskrivet, opprette ett saksnummer i Noark-systemet pr. søker pr. søknadsomgang. Fylkesmannen i Troms anbefaler kommunen å følge ovenfor nevnte retningslinjer. Vi anser at en slik arkivering vil gjøre det lettere for kommunen å finne fram i egne saksdokumenter. MERKNAD 4 Kommunen sender ikke foretakene skriftlig varsel om stedlig kontroll av produksjonstilskudd. Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 15 og 16. Landbruksdirektoratets rundskriv 2015-27 Saksbehandlingsrutiner ved søknad om

Side 12 av 12 produksjonstilskudd og avløsertilskudd i jordbruket ved søknadsomgangene 20. august 2015 og 20. januar 2016, punkt 6.4. I ovenfor nevnte rundskriv avsnitt 6.4 er det opplyst om at kommunen som hovedregel skal varsle søkeren før kontroll. Samtidig bør foretaket informeres om formålet og omfanget av den stedlige kontrollen, samt søkers plikter og rettigheter. Videre varsles det for å avtale tidspunkt for gjennomføringen av kontrollen og for å forberede foretaket på hvilken dokumentasjon som skal legges frem under kontrollen. Tromsø kommune har opplyst at saksbehandler ringer søkeren for å avtale tidspunkt for kontrollen. I samtalen med kommunen kom vi ikke nærmere inn på hvilke opplysninger som ble gitt i telefonsamtalen med foretaket. Det er ikke et absolutt krav at det skal gis skriftlig varsel om kontroll. Likevel påpeker Fylkesmannen i Troms at dersom det ikke sendes skriftlig varsel før kontrollen, kan dette få betydning for dokumentasjon og sporbarhet i ettertid, dersom søker bestrider at slikt varsel er gitt eller innholdet i varselet bestrides. Det er god forvaltningsskikk å sende skriftlig informasjon om kontrollen. Å utarbeide et skriftlig varsel trenger ikke å være særskilt tidkrevende, og kan med fordel sendes ut etter at det er avtalt tidspunkt for kontroll for eksempel per telefon. Avsluttende kommentarer Fylkesmannen i Troms takker for godt samarbeid under forvaltningskontrollen. 18.07.16 Linn Marstrander rådgiver Landbruksavdelingen, Fylkesmannen i Troms