Publisering på ansattportalen Publiseringskurs 18.03.2014
Dagens agenda Bli kjent med ansattportalens oppbygging Publiserings- og redigeringsprinsipper i portalen. Publisering til ansattportal: Laste inn bilder og filer Formatering av tekst Publisere en nyhet Lage ny side Lage en megamenytekst til din side Legg til kontaktkort Krysspublisering av fil Versjonshåndtering av filer
Ansattportalens oppbygging Lansert i 2011 Felles intranett for alle 4800 ansatte i Akershus fylkeskommune Bred prosess med innspill fra alle virksomheter, brukerundersøkelser, observasjon etc.
Visjon «En inkluderende ansattportal som alle bruker fordi den er relevant og nyttig».
Rollestyring Hva du ser, avhenger av hvor du jobber og hva du jobber med: Forsiden Min rolle Mitt arbeidssted Akershus fylkeskommune Menypunktene avhenger av hvor du jobber (geografisk) og hva du jobber med. Sentrale, lokale og fagrelaterte nyheter. Du kan lage egne snarveier til sider og dokumenter Felles for dem som jobber med det samme. Roller: Økonomi/personal, saksbehandling, videregående opplæring, tannhelse Felles for dem som jobber på samme sted, for eksempel Nes vgs eller Galleriet. Felles for hele fylkeskommunen
Rollestyring eksempel
Rollestyring - eksempel Menypunkter for alle ansatte Rollestyrt meny Se andres arbeidsområder
Publiserings- og redigeringsprinsipper i portalen.
Sentrale begreper Internettside (frontend): En åpen nettside, f.eks. www.akershus.no. Intranettside nettside som bare er tingjengelige ved pålogging eller spesiell tilgang, f.eks http://portalen.akershus-fk.no Publiseringsverktøy/Content Management System (CMS) Det verktøyet du trenger for å kunne publisere innhold til en nettside. Smartredigering: En inngang til publiseringsverktøyet som gjør det mulig å publisere direkte i frontend. Stadig flere operasjoner kan gjøres herfra. Backend eller administrasjonsgrensesnitt: En annen inngang til publiseringsverktøyet som gir mer avanserte muligheter enn smartredigering. Teksteditor: Grensesnittet i publiseringsverktøyet der du legger inn innhold og formaterer teksten. Består av en rekke ikoner for ulike funksjoner. Formatering: Handler om selve tekstens egen layout, med vedtatte standarder som ligger i designet.
Sider, sidetyper og artikler Sider = Statisk/fast informasjon på nettsiden. Vises i meny (med mindre vi aktivt skjuler dem) To ulike sidetyper. Artikkelside se siden; Ansatt i AFK > Personalhåndbok Filside se siden; Ansatt i AFK > Lønn og godtgjørelse I sider kan vi legge inn objekter/innholdsbokser med artikler eller filer. Artikler: Må krysspubliseres til en nyhetsliste som ligger i en side. Portalartikkel (har mulighet for å legge kontaktkort i høyre kolonne søke fram og egendefinert) Ikke bruk «standard artikkel»
Eksempel på statisk innhold/sider (kan redigeres i smartedit): Men hvis du har dokumenter eller artikler som skal vises på siden «Permisjon», må disse legges under «Mine dokumenter» i backend.
Objekter og relasjoner Objekter: Byggeklosser/funksjoner som kan legges til i en side/artikkel. F.eks fillister, artikkeliste, video etc. Vi bruker standard objekter på portalen kan tilpasses til spesielle behov. Relasjoner: lenker til ulike typer innhold Lenke til artikler/sider/dokumenter, kontaktkort til ansatte etc.
Publisering i smartedit Gå til nettadressen: http://portalen.akershus-fk.no/ Klikk på Redigere denne siden nederst til høyre (du logges automatisk inn). Evt. gå til http://portalen.akershus-fk.no/edit, og skriv inn ditt brukernavn og passort til EP, klikk på Sign in Ved vellykket innlogging, vil det dukke opp en EP-menylinje i sidens toppområde. Klikk på «rediger» på den siden/artikkelen du vil redigere Demo
Publisering fra backend EP Publiseringsalternativ 2: Gå til denne adressen: http://ep.akershus-fk.no eller: http://portalen.akershus-fk.no/admin Skriv inn ditt brukernavn og passord, klikk på Sign in. Dette gjør du i backend Lage og administrere mapper under «Mine dokumenter». To ulike mappetyper: Artikkelmappe og filmappe Opprette og krysspublisere artikler Laste inn/erstatte filer Publisere filer til fil-sider/fil-lister Demo
(Nyhets)artikler, filer, rammeavtaler etc. Statisk innhold = sider (aktive/skjulte) Siteadmin = mer avansert funksjonalitet
Backend eller smartredigering? Smartredigering opprette og redigere statiske sider, publisere nyhet, redigere i allerede publiserte artikler, legge til bilder. Backend legge til/erstatte filer eller legge til objekter. (mer funksjonalitet legges over i smartedit)
Oppg. 1. Logg inn Logg inn i smartredigering Logg inn i backend
Opprette artikkelmapper og filmapper Logg inn i backend Klikk på Mine dokumenter > Afk portal Høyreklikke og velg mappetype Artikkelmappe Filmappe Opprett mappe. La mappenavnet være det samme som området du skal publisere til. Legg til fil/opprett artikkel i mappen Demo
Eksempel på riktig organisering av mapper under «Mine dokumenter».
Adgang for alle! Husk gode mappe- og filnavn før du laster opp dokumentet. Ingenting i back-end er privat! Tenk at enhver annen person skal kunne forstå hva mappen inneholder eller hva slags fil vi har med å gjøre.
Oppg. 2. Opprett mappe 1. Logg inn i Backend 2. Opprett en artikkelmappe Opprett en artikkel i mappen 3. Opprett en filmappe Legg til en fil i mappen (NB. Unngå å legge reelle filer i mappene de vil dukke opp i søk!)
Publisere innhold i portalen 1. Formatere tekst 2. Opprette, publisere og slette/fjerne nyhet og viktig melding 3. Opprette, publisere og slette/skjule side 4. Publisere dokument/fil til side 5. Lesgge til megamenytekst for side 6. Legge til kontaktkort for side
Formatere tekst Vi har standarder/retningslinjer for hvordan en nettsidetekst skal se ut. En del standarder og funkjsoner er forhåndsvalgt og ligger innbakt i designet. På både artikler og sider benyttes en teksteditor et verktøy for å formatere teksten slik vi ønsker.
Opprette og publisere nyheter 1. Logg deg inn i backend > Mine dokumenter 2. Klikk på AFK portal > din virksomhets-/avdelingsside 3. Klikk på mappen Nyheter 4. Velg «Ny artikkel» > portalartikkel 5. Fyll inn i feltene: Overskrift, ingress og brødtekst. Legg til bilder. 6. Sett status til godkjent 7. Klikk på krysspublisering > Bla gjennom 8. Velg AFK portal virksomhetssider (velg din virksomhet) 9. Hak av under nyheter for ansatte (merk du kan også hake av for viktig melding). 10. Angi tidsbegrensning Demo
Formatere tekst Hovedfelt: Tittel, ingress Legge til ingressbilde (kun nyheter) Teksteditor Formatering Brødtekst (lim inn som ren tekst), Skal ha stilen avsnitt. Mellomoverskift Overskift 2 Kulepunkt-/nummerert liste Unngå fet, kursiv, STORE BOKSTAVER og understreking Lage lenke Sette inn bilde Demo
Legge til bilder Tre muligheter: Ingressbilde (alle nyheter bør ha dette) Bildegalleri (1-10 bilder) Bilde i tekst Slik gjør du det: 1. Klikk på bildemuligheten du ønsker 2. Bla det frem til bildet du vil bruke, eller last opp et nytt fra din maskin 3. Plasser bildet i riktig mappe eller opprett ny. 4. Velg «endre» - legg til tittel, bildetekst og rettigheter 5. Ved behov, velg «behandle» 6. Marker bildet, velg «Sett inn».
Oppg. 3 Opprett nyhet 1. Logg inn i backend 2. Klikk på mine dokumenter 3. Klikke på AFK portal > Virksomheter > Askervollen vgs 4. Klikk på nyheter 5. Velg portal-artikkel Legg til innhold og bilder (husk å sette kladd vi kan ikke publisere) 6. Klikk på krysspubliser (velg riktig sted) 7. Sett tidsangivelse (sett datoer) 8. Gjør det samme fra smartedit.
Oppgave 4: Formatere tekst 1. Gå til en artikkelside du har opprettet på Askervollen vgs 2. Kopier teksten du vil legge inn på nettsiden 3. Klikk på «Lim inn som tekst» 4. Sett mellomtitler 5. Sett kulepunkt eller talliste 6. Lenker, både i hovedfeltet og på høyre side.
Oppg. 5 Viktig melding Etter samme oppskrift som under nyhet, opprett (ikke publiser) en viktig melding. I en viktig melding er en forståelig tittel og en kort ingress alfa og omega?
Kursside portalen: 1. Vi bruker fanen Askervollen vgs. Gå til nettadressen: http://portalen.akershusfk.no/ansatt/virksomhetssider/askervollen%20vgs/ 2. Klikk på fanen «Askervollen vgs» 3. Logg deg på smartredigering ved å klikke her: Denne funksjonen tilsvarer påloggingen «edit» på skolenes ytre nettsider.
Opprette og redigere side 1. Logg på smartredigering. 2. Klikk på Ny side i den oransje toppmenyen. Velg ønsket sidetype: Artikkelside eller Filside. 3. Skriv inn navnet på siden i feltet Angi visningsnavn. Gi siden riktig prioritet. Klikk på Neste. Pass på at rullegardinmenyen viser riktig plassering. (På kurs skal den vise Askervollen vgs) 4. Siden er nå opprettet, du vil komme direkte til siden og kan begynne å legge inn innhold. 5. Du kan også endre, slette og legge til megamenytekst i siden. (Demo)
Endre rekkefølge i meny? Gjøres i smartedit, i sidens egenskaper EPverktøylinjen i toppen av siden. Menyen følger prioritet fra lav til høy Alle nye sider får automatisk prioritet 0. Gi sidene prioritetene 100. 200, 300 etc. For å sikre at en side kommer øverst, bruk -100 For å sikre at en side kommer nederst, bruk 10000
Nytt menypunkt? Trenger du et nytt menypunkt? Tenk i så fall gjennom: Starte med innholdet, bygge nedenfra og opp Hva trenger brukeren? Hva er behovet? Hvilket innhold trenger vi å få plassert? Mest mulig konkret
Oppg. 6. Opprett artikkelside 1. Klikk på ny side i redigeringsbanneret øverst på siden 2. Klikk på «Ny artikkelside» (side med statisk artikkel) 3. Plasser siden under fanen Askervollen vgs 4. Legg inn tekst i feltene: overskrift, ingress og brødtekst. 5. Endre siden og gi den ny prioritet 6. Omplasser og slett siden. Se brukerveiledning på portalen: Område: Brukerstøtte og veiledning, Webpublisering, Elev- og ansattportal Ny side. Opprette, slette, endre. Kap. 8.
Oppg. 7. Opprette filside Klikk på ny side Velg Filside Plasser siden under fanen Askervollen vgs Legg inn tekst i overskrift, ingress og brødtekst. Legg til megamenytekst Se brukerveiledning på portalen: Område: Brukerstøtte og veiledning, Webpublisering, Elev- og ansattportal Ny side. Opprette, slette, endre. Kap. 8..
Publisere filer til en filside 1. Logg inn i backend 2. Klikk på Mine dokumenter og aktuell filmappe 3. Marker filen du vil publisere 4. Klikk «Krysspubliser». 5. Klikk på Søk etter side 6. Velg riktig nettsted 7. Klikk på «Velg» for siden du vil publisere filen til. 8. Fjerne fra filliste: Fjerne krysspubliseringen (Klikk på rød x under fjerne) Demo
Oppg. 8. Publiser filer til filside 1. Krysspubliser en eller flere filer til filsiden du har opprettet under Askervollen vgs. 2. Sjekk at filene er publisert 3. Fjern en eller flere av filene fra fillisten Se brukerveiledning på portalen: Område: Brukerstøtte og veiledning, Webpublisering, Elev- og ansattportal Brukerveiledning: Filer (dokumenter), Kap. 5
Versjonshåndtering Erstatte fil og ta vare på gammel versjon Dobbeltklikk på filen som skal fornyes. Klikk på fanen Versjoner Klikk på Last opp ny versjon og bla deg fram til riktig fil. Merk av at filen er Gyldig og Gjeldende Demo
Oppg. 9. Last opp ny versjon av fil 1. Finn fram til en fil i backend 2. Last opp ny versjon av filen (Du kan bruke filer her: F/alle/EP-kurs) Brukerveiledning: Filer (dokumenter), Kap. 5
Når en fil er foreldet - slett den!
Lage lenker til filer/artikler Styringsdokumenter Økonomiplan Økonomiplanen 2010-2013 (word) Hvert år lager fylkesrådmannen et forslag til økonomiplan. Økonomiplanen behandles i fylkeskommunes hovedutvalg, fylkesutvalget og vedtas endelig i fylkestinget. Fylkestingets kommentarer til økonomiplanen (word) Endringer i tallbudsjettet etter behandling i Fylkestinget (word) Ansvarsdokumentet Ansvarsdokument for Akershus fylkeskommune, 2010 (word)
Lenke til dokument et annet sted på portalen Ønsker du å lage en lenke til et dokument som allerede finnes et annet sted på portalen? IKKE last ned dokumentet og last det ned til «din» side. Enten: lag en lenke til siden dokumentet finnes på eller direkte til dokumentet (høyreklikk for å finne lenkesti) Eller: be den ansvarlige for siden der dokumentet ligger krysspublisere det til din filliste
Husk å gi lenkene dine gode lenketitler! Ikke Les mer her. Last ned skjema Men: Les mer om lønnsforhandlinger. Last ned skjema for søknad om kurs
Oppg. 11 Lage lenke 1. Logg inn i smartredigering og finn artikkelsiden du har opprettet på Askervollen vgs. 2. Lag en lenke til en fil 3. Lag en lenke til en artikkel 4. Lag en lenke til en annen side på portalen 5. Lag en ekstern lenke Brukerveiledning: Filer (dokumenter), Kap. 5
Legg til Megamenytekst
Legg til Megamenytekst Gå til smartredigering 1. Klikke på den aktuelle siden 2. Klikk på Egenskaper. Velg fanen Avansert på boksen som kommer opp. 3. Skriv inn megamenyteksten i feltet til høyre 4. Klikk Lagre og lukk. Demo (Demonstrer under Galleriet personal)
Oppg. 11. Legg til megamenytekst Bruk din skolefane eller en annen fane du er redaktør for. Eks. Sørumsand vgs. Brukerveiledning: Megamenytekst, Kap. 9.
Kontaktkort Mange sider i portalen trenger informasjon om kontaktpersoner, dvs. hvem medarbeiderne skal kontakte for mer informasjon om temaet på siden. Personlige kontaktkort henter informasjon fra AFKs persondatabase (AD). I tillegg kan den enkelte medarbeider legge inn noe informasjon om seg selv. Endringer vil automatisk oppdateres i kontaktkortene i portalen. Kontaktkort for grupper lages og oppdateres av den enkelte redaktør
Kontaktkort for person 1. Logg inn i smartredigering 2. Åpne editoren til den aktuelle siden/artikkelen og klikk på fanen Innhold i høyre kolonne. 3. Skriv inn navnet på personen (begynn med fornavnet). Du vil da få opp en liste som du kan velge fra. 4. Klikk Legg til til høyre for aktuell person. Klikk Lagre. 5. Gjenta operasjonen hvis du skal føre opp flere kontaktpersoner. Demo
Kontaktkort for gruppe 1. Åpne editoren til den aktuelle siden/artikkelen og klikk på fanen Innhold i høyre kolonne. 2. Fyll ut en eller flere redigerbare kontaktbokser. Maksimalt antall er tre. Vær nøye med hvordan du organiserer innholdet i kontaktkortet. Det skal være enkelt og oversiktlig. 3. Klikk Lagre 4. Husk at du selv må holde kontaktkortene for grupper oppdatert. Demo
Oppg. 12. Legg til kontaktkort Velg en side du har opprettet under Askervollen vgs. Legg til kontaktkort for person Lag et kontaktkort for en gruppe Brukerveiledning: Kontaktkort, kap. 6. Veileder kap 3.4
Spesielle behov/tilpasninger? Kontrakt brukerstotte@akershus-fk.no, spesifiser at det gjelder portal. Utdyp hva du trenger hjelp til eller hvilke ønsker du har
Feil eller mangler? Dårlig søk? Ting som ikke fungerer som de skal? Gi tilbakemelding hvis deg er noe du ikke finner i søk, evt hvis du finner feil. Brukerstotte@akershus.no Hvor god portalen er avhenger av at alle bidrar til å heve kvaliteten!