Møteprotokoll Bamble kontrollutvalg Dato: 12.09.2016 kl. 9:00 11:55 Sted: Rådhuset, møterom Synken Arkivsak: 15/09763 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Bård Hoksrud (leder), Aase Kristine Salen Hagen (nestleder), Carl-Otto Thommesen (medlem), Ann Helen Storø (medlem) Svein Inge Nyhus (varamedlem) for Tom Rune Olsen Tom Rune Olsen (medlem) Andre: Rådgiver velferdsteknologi Nicolai Welfler, sak 30/16 Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal, sak 32/16 Oppdragsrevisor Lisbet Fines Revisor Veronica Brandt Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/09763-33 Godkjenning av innkalling 12.9.2016 3 Møteprotokoll 4/16 15/09763-32 Godkjenning av protokoll 23.5.2016 4 Saker til behandling 30/16 16/11684-1 Kommunens satsing på velferdsteknologi - Bamble 5 31/16 16/11229-1 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2017 Bamble 6 1
32/16 16/04831-8 33/16 16/11666-1 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling pleie og omsorg Bamble Bestilling av plan for forvaltningsrevisjon Bruk av konsulenter i Bamble kommune 7 9 34/16 16/11686-1 NOU 2016:4 Ny kommunelov, høring i kommunene 10 35/16 16/11464-2 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Bamble kommune 11 36/16 16/03028-7 Referatsaker 12.9.2016 12 37/16 16/03037-7 Eventuelt 12.9.2016 13 Langesund, 12.09.2016 Bård Hoksrud Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av innkalling 12.9.2016 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 4/16 Innkalling til møte 12.9.2016 godkjennes. Innkalling til møte 12.9.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll 23.5.2016 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 4/16 Protokoll fra møte 23.5.2016 godkjennes. Protokoll fra møte 23.5.2016 godkjennes. 4
Saker til behandling 30/16 Kommunens satsing på velferdsteknologi - Bamble 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 30/16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Rådgiver velferdsteknologi Nicolai Welfler orienterte om arbeid med handlingsplan for velferdsteknologi og satsingen på velferdsteknologi i møtet, og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 5
31/16 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2017 Bamble 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 31/16 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 kontroll, tilsyn og revisjon i Bamble kommune med en ramme på kr 2 056 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretær la frem forslag til budsjett 2017 for kontroll, tilsyn og revisjon og svarte på spørsmål. Den konkrete selskapskontrollen som er foreslått gjennomført i 2017 er en forvaltningsrevisjon i selskap (innen selvkostområdet i Renovasjon i Grenland). Derfor var det i utgangspunktet lagt inn kr 200 000 til dette (revisjonens ordinære prisanslag for denne typen revisjoner). Siden denne selskapskontrollen er tenkt gjennomført sammen med andre eierkommuner, ga revisor i møtet beskjed om at kostnadene til en viss grad vil kunne deles på de ulike eierkommunene, slik at anslaget for Bamble kommune kan reduseres fra kr 200 000 til kr 100 000. Dette reduserer forslaget til ramme for kontroll, tilsyn og revisjon for 2017 tilsvarende. Endringsforslag fremsatt i møtet: «Kommunestyret vedtar forslag til budsjett 2017 for kontroll, tilsyn og revisjon i Bamble kommune med en ramme på kr 1 956 000.» Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 kontroll, tilsyn og revisjon i Bamble kommune med en ramme på kr 1 956 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 6
32/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling pleie og omsorg Bamble 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 32/16 Kontrollutvalget oversender rapporten «Saksbehandling pleie og omsorg Bamble» til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling pleie og omsorg Bamble til orientering og ber rådmannen: - Oppdatere delegasjonsreglement med nødvendig skriftlig videredelegering for å sikre at de som fatter vedtak har nødvendige fullmakter. - Sikre at fordeling av oppgaver og myndighet er tydelig og kjent av de ansatte. - Etablere og implementere nødvendige felles rutiner/prosedyrer for å sikre at saksbehandlingen er i tråd med de krav som er satt, herunder at saken blir forsvarlig utredet, at saksbehandlingstiden blir overholdt og at søker får nødvendig informasjon om vedtaket. - Sikre nødvendig dokumentasjon av kartlegginger som gjøres og tjenester som ytes, for å sikre en mest mulig effektiv saksbehandling. Senest i løpet av våren 2017 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal la frem rapport fra forvaltningsrevisjonen Saksbehandling pleie og omsorg Bamble kommune og svarte på spørsmål. Tilleggsforslag fremsatt i møtet (etter første setning): «Kontrollutvalget merker seg at rapporten viser at Bamble kommune ligger lavt på statistikk for institusjonsdekning. Kontrollutvalget oversender saken» Kontrollutvalget oversender rapporten «Saksbehandling pleie og omsorg Bamble» til kommunestyret. Kontrollutvalget merker seg at rapporten viser at Bamble kommune ligger lavt på statistikk for institusjonsdekning. Kontrollutvalget oversender saken med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling pleie og omsorg Bamble til orientering og ber rådmannen: - Oppdatere delegasjonsreglement med nødvendig skriftlig videredelegering for å sikre at de som fatter vedtak har nødvendige fullmakter. - Sikre at fordeling av oppgaver og myndighet er tydelig og kjent av de ansatte. 7
- Etablere og implementere nødvendige felles rutiner/prosedyrer for å sikre at saksbehandlingen er i tråd med de krav som er satt, herunder at saken blir forsvarlig utredet, at saksbehandlingstiden blir overholdt og at søker får nødvendig informasjon om vedtaket. - Sikre nødvendig dokumentasjon av kartlegginger som gjøres og tjenester som ytes, for å sikre en mest mulig effektiv saksbehandling. Senest i løpet av våren 2017 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt 8
33/16 Bestilling av plan for forvaltningsrevisjon Bruk av konsulenter i Bamble kommune 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 33/16 Kontrollutvalget bestiller plan for forvaltningsrevisjonen Bruk av konsulenter i Bamble kommune i tråd med føringer gitt i kommunestyret 11.2.2016 og i møtet. Kontrollutvalget ber om at prosjektplanen legges frem i møtet 31.10.2016. Leder og sekretær redegjorde for bakgrunnen for forslaget til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt og problemstillinger. Forvaltningsrevisor Anne Sæterdal kommenterte kort hvordan revisjonen tolker bestillingen. Kontrollutvalget vil ta stilling til selve planen i neste møte. Kontrollutvalget bestiller plan for forvaltningsrevisjonen Bruk av konsulenter i Bamble kommune i tråd med føringer gitt i kommunestyret 11.2.2016 og i møtet. Kontrollutvalget ber om at prosjektplanen legges frem i møtet 31.10.2016. 9
34/16 NOU 2016:4 Ny kommunelov, høring i kommunene 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 34/16 Forslag til vedtak legges frem i møtet. Leder Bård Hoksrud ba om å få sin habilitet vurdert, da han som stortingsrepresentant vil være lovgiver i denne sammenheng. Nestleder Aase Kristine Salen Hagen trådte inn som fungerende leder av utvalget. Bård Hoksrud ble enstemmig erklært inhabil og fratrådte behandlingen av saken. Det trådte ikke inn vara i hans sted. Sekretær orienterte om høringsuttalelse fra 9 kontrollutvalgssekretariater. Hovedfokus for disse har vært NOU-ens manglende bestiller-utfører-perspektiv mellom kontrollutvalg og revisjon. I tillegg støttes bl.a. forslaget om økt lovbestemt minsteantall medlemmer i kontrollutvalg. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Bamble kontrollutvalg velger å ikke avgi høringsuttalelse til NOU 2016:4 Ny kommunelov. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Bamble kontrollutvalg velger å ikke avgi høringsuttalelse til NOU 2016:4 Ny kommunelov. 10
35/16 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Bamble kommune 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 35/16 Overordnet revisjonsstrategi 2016 for Bamble kommune tas til orientering. Oppdragsrevisor Lisbet Fines orienterte om revisjonens planlegging av og strategi for regnskapsrevisjon revisjonsåret 2016 og svarte på spørsmål. Overordnet revisjonsstrategi 2016 for Bamble kommune tas til orientering. 11
36/16 Referatsaker 12.9.2016 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 36/16 Saken tas til orientering. 1. Det var ingen aktuelle saker å orientere om fra kommunestyret. 2. Neste møte 31.10.2016 3. Sekretær Benedikte Muruvik Vonen har blitt valgt som styreleder i Forum for kontroll og tilsyn, en organisasjon av og for kontrollutvalg og deres sekretariater. Saken tas til orientering. 12
37/16 Eventuelt 12.9.2016 1 Bamble kontrollutvalg 12.09.2016 37/16 - Varamedlem Svein Inge Nyhus spilte inn spørsmål omkring regnskap fra Skjærgårdshallen AS. Selskapet er heleid 100 % av Bamble kommune. Kontrollutvalget ønsker å få en orientering fra rådmannen i neste møte basert på de spørsmålene som er stilt i fremlagt dokument. - Sekretær legger frem en oversikt over selskaper kommunen er eier av for vurdering om kontrollutvalget ønsker å være til stede i representantskapsmøter/generalforsamlinger. - Bestilling av første selskapskontroll kommer i neste møte. 13