MØTEREFERAT Utredning om felles brannvesen - Arbeidsgruppe forebyggende 04.11.13 Sted : Kopervik brannstasjon Tid : 4. november 2013, kl. 09.00 13.30 Til stede: Ole Martin Nordstrand Bokn og Tysvær Solveig Hortman Etne og Vindafjord Øystein Fonnes Haugesund Audun Matre Karmøy og Utsira Leiv Sigmund Trevland Suldal Inge Seim Sauda Tore Johann Enerstvedt Sveio Magne Eikanger Ikke til stede: Torfinn Kongsvik Tysnes Referent: Audun Matre Sak Sak 1 Gjennomgang av forrige referat Merknad Ingen merknader til forrige referat. Sak 2 Gjennomgang av rapporten Da dette var siste møtet i arbeidsgruppa ble hele rapporten gjennomgått. Magne Eikanger informerte at DSB kommer til Haugesund 18. november for å møte med styringsgruppa og prosjektgruppa. Eikanger informerte at det enda ikke er valgt ny tillitsvalgt til prosjektgruppa. Det har kommet innspill fra mannskapene i Sauda (tillitsvalgt i fagforbundet) at de ikke har tillitt til tillitsvalgt fra Haugesund. Det vil være behov for tillitsvalgte også videre i prosessen (fase 3), etter konsulenten har levert/ferdigstilt rapporten. Kommentarer og forslag til endringer av kapittel 2 sammendrag Inge Seim stilte spørsmål om hvorfor det er tatt med et felles utrykningshelikopter som nevnt i første avsnitt side 7 i rapporten, og hvor reelt det er at et helikopter kommer på plass. Eikanger forklarte at dette har kommet inn etter ønske av politikere Haugesund bystyre. Audun Matre foreslo å tilføye seksjonsleder til feiermester under kapittel 6. Det finnes ingen med mesterpapirer i nåværende feiervesener (feiermester//seksjonsleder). Øystein Fonnes forslo å endre til leder feiervesenet.
Ole M. Nordstrand forespurte når ny ROS-analyse blir gjennomført Eikanger: ROS-analyse blir gjennomført høsten 2014, etter vedtak i kommunestyrene, der man ser på hvor mange kommuner som blir med i fase 3. Kapittel 7, side 11 er endret: Ny dato for oppstart av nytt felles brannvesen er endret til tidligst 01.01.16 Kap 8 - organisering og oppmøtested: Seim ytret ønske for å ha kombinert stilling(er) forebyggende/beredskap i Sauda/Suldal. Dette vil forhindre at brannvesenet blir flyttet til ytre del Haugalandet. Kap 9: Seim poengterte at en konsekvens er at det faglige miljøet vil forsvinne bl.a. i Sauda. Kapittel 3: Kap 3.1 Sentrale myndigheters målsettinger Tore J. Enerstvedt undret på om det er sentrale myndigheters eller om det er konsulentens syn at det vil bli enklere å nå målsettingene ved et utstrakt samarbeid mellom kommuner/brannvesen Eikanger: dette er konsulentens syn, og skal omformuleres slik at det fremkommer at det konsulentens syn. tar dette opp med prosjektgruppa Kap 3.5: Seim fortalte at kommunene allerede den dag i dag har samarbeid på innkjøp (bl.a. felles avtaler), og mener at det nok ikke er noe særlig mer å spare på dette. Kap 3.16 rekruttering Fonnes ønsket å vite hvem det er som skal ta seg av rekrutteringen. Hvem denne oppgaven skal ligge på. Eikanger ser for seg at de stillingene som er foreslått i beredskapsavdelingen vil kunne ta seg av dette, men må selvfølgelig tilpasses organiseringen. Kap 3.17 felles helikopter: Seim stilte spørsmål om hvor reelt det er få et felles utrykningshelikopter. I tillegg er det mange dager i året det ikke kan brukes helikopter i Sauda som følge av dårlig sikt/vær. Kap 3.19 nye grupper tilsynsobjekter Nordstrand: Det står i utkastet til rapporten at mange brannvesen ikke har kommet i gang med tilsyn av farlig stoff. Dette er et symptom på at det ikke er nok ressurser i dagens brannvesen. 3.20 økte krav til kapasitet og kvalitet på tilsynsoppgavene Seim opplever at det er vanskelig å ha utstrakt samarbeid med andre, slik som politi og vil nok bli verre dersom alle stillingene flyttes fra distriktene. Forebyggende vil da sannsynligvis tape på dette. Kapittel 4: 4.1 Generelt Eikanger mangler fremdeles årstall for kommune-ros fra Bokn, Sauda, Suldal, Tysnes, Tysvær. Tysvær, Sauda Suldal, Tysnes
Kap 4.3.2 tilsyn i særskilte brannobjekt m.v. Matre: Tall for Utsira i tab 2 side 25 er 0/0 4.3.3 Feiing Matre informerte at det er budsjettforslag på en ny stilling i feiervesenet i Karmøy. 4.3.4 informasjons- og motivasjonsplikt Seim og Hortman mener at det kommer til å bli et dårligere tilbud på informasjons- og motivasjonstiltakt til innbyggerne, særlig til utkantskommunene. Eikanger forklarte at han ikke har skrevet noe om at det blir dårligere tilbud. Fonnes mener dette bør omtales bedre og Eikanger tar det med under konsekvenser. Trevland mener at mange av de som nå jobber i brannvesenene, også vil jobbe i det nye felles brannvesenet og da må det være mulig for avdelingsleder å utnytte ressursene best mulig (å bruke de som bor i nærområder). Matre forklarte at på sikt vil man miste de som bor i Sauda, Vindafjord, Sauda etc. som følge av naturlig avgang m.m. Da vil de nyansatte i felles brannvesen mest sannsynlig være bosatt i nærheten kontorsted, og således mister man en slik ressurs. Kap. 4.5 innsatstid Side 36: Fonnes kom med en korreksjon: Revmatismen har 110 sengeplasser og Haugesund sykehus har 300 sengeplasser. Kap. 6.3 Forebyggende avdeling Matre: Endre tittel for for Feiermester til leder feiervesenet Seim mener at det vil kunne bli dårligere kontakt opp i mot byggesak i et felles brannvesen. Kap 6.6 alarmsentral brann Trevland mener at trygghetsalarmer og alarmer fra for eksempel sykehjem kan gå til alarmsentral brann. Noe som kan være med å styrke en lokal sentral. Kap. 6.7 organisasjonsplan (vedlegg 4) Skrivefeil (det står Karamøy) Kapittel 7.1 eventuelle garantier overfor de som er ansatt Eikanger informerte om at personalsjefene i Karmøy, Haugesund og Vindafjord er engasjert av styringsgruppa til å begynne å se på trygghetsavtaler. Fonnes bemerket at det ikke er samsvar mellom kapittel 11 pkt. 22 og kapittel 7.1. Eikanger endrer anbefalingen i kapittel 11 pkt. 22. Kap. 7.6: Hortman informerte at Vindafjord har bestilt nye hjelmer. Kap. 7.10 Materiell Fonnes: kostnader/utgifter til for eksempel it-utstyr ble diskutert sist men er ikke godt nok beskrevet i tillegg bør det være noen forklarende linjer til
tabellen på side 55 og hva som menes med denne. Kap. 7.13 Valg av pensjonskasse Endring; Sveio har DNB som pensjonskasse. Kap 7.14 Framdrift/innfasing Eikanger forklarte at datoer er endret og at endelig avgjørelse blir tatt etter ROS er gjennomført. Nordstrand stilte da spørsmål om hva som skal vedtas i kommunestyrene våren 2014. : Det blir om man ønsker å være med videre i fase 3, og det blir opp til styringsgruppen hva som foreslås som vedtak. Kap 8.2 Forebyggende avdeling Seim hadde merket seg at konsulenten ikke anbefaler å ha et satellittkontor i indre strøk og lurer på hvordan dette kan forsvares økonomisk. Det går mye tid bort i kjøring. Eikanger mener at man kun sparer ca 150 timer på å ha eget satelittkontor, noe som utgjør ca 8 % av hel stilling. Hortman mener at man ikke kun kan se på tallene slik, men også se på det i sammenheng med informasjons og motivasjonstiltak, samt tilstedeværelse i lokalmiljøet. Kap. 8.10 øvelser på institusjoner, virksomheter, skoler etc. Matre, Fonnes og Trevland mente at dette bør ses sammen med en opplæringsavdeling som tilbyr kurs til bedrifter og private. Kan være selvfinansierende (2-3 stillinger) og vel så det. Vil kunne være med å gi overtallig personell faglige interessante arbeidsoppgaver og kan ses i sammenheng med kap. 8.13. Kap. 8.l3 opplæring /kompetansenter Arbeidsgruppa mener at dette kapittelet er for dårlig beskrevet. Det er skrevet for lite om utfordring og drift av en slik avdeling/seksjon/ kompetansesenter. en skal ta dette med i rapporten. Kapittel 9: Matre mener det bør komme frem av rapporten (kapittel 9 eller 10) at det er behov for et eget investeringsbudsjett og ikke kun driftsbudsjett. Kap. 9.4 økonomiske konsekvenser Nordstrand stilte spørsmål om hvordan budsjettprosessen vil foregå i et felles brannvesen. : Vanlig er at brannsjefen lager forslag som tas opp i styret. Styret tar dette videre med representantskapet, som videre må ta det opp i kommunestyrene til eierkommunene. Nordstrand ba om en redegjørelse for hva som ligger i de årlige utskiftningskostnadene på 14 mill i året de første 10 årene? en har lagt inn at småbiler skal være maksimalt 10 år, tankbiler maksimalt 25 år og mannskapsbiler/høydemateriell maksimalt 20 år. Med en del kjøretøy som allerede er noen år gammelt vil det bli en slik kostnad de første 10 årene.
Kap. 9.4.5 Forebyggende avdeling Fonnes mener at kostnader knyttet til feiervesenet må tas med her. Kap. 9.4.6 - kontorlokaler skal sjekke opp kostnader for leie kontorlokaler. Kap. 9.4.8 Diverse etableringskostnader, engangskostnader Matre mener at kostnader for ROS-analyse også bør fremgå av dette kapittelet. Kap. 9.4.10 konklusjon for økonomiske konsekvenser Matre mener at kostnader for kjøp av nye biler til forebyggende bør tas med (biler som kjøpes inn for å erstatte at ansatte bruker egne biler). Fonnes mener at også kostnader for klassifisering (etter 10 år) av høydemateriell bør tas med her. Denne kostnaden kan være høy. Kostnader for årlig kontroll av radiokommunikasjonsutstyr bør komme med. Kap. 9.5 Konsekvenser for arbeidsmiljø Trevland poengterte at det er viktig å ha fokus på å ivareta arbeidsmiljøet. Kap. 9.9.3 lenger avstand til brannvesenets øverste ledelse Både Fonnes og Seim mener at det kan bli vanskelig å gjennomføre i praksis at brannsjef og avdelingsleder beredskap deltar på enkelte øvelser/samlinger. Det vil en for stor belastning da det er mange brannstasjoner i deltakerkommnene. Kap. 9.9.5 Geografiske avstander Seim mente at det blir feil å fokusere på hvordan andre har det. Fokuset må være på endringene som blir lokalt. Kap. 10 Modeller for fordeling av kostnader Her har det ikke blitt foretatt noen endringer, men konsulenten anbefaler modell 3 (ser på kostnadsnivået både drifts- og investeringsbudsjett de 3 siste regnskapsåret). Kap. 11 ens anbefaling Punkt 5: Matre mener at det er viktig at engangssummen pr. innbygger er så korrekt som mulig, slik at kommunestyrene får alle fakta på bordet. Punkt 11: Matre mener det bør stå minst 12 stillinger. Punkt 22 ordlyden endres/revideres av konsulent. Punkt 23: Seim synes ordlyden er uklart. Ordet eventuelt kan misforstås og gi feil forståelse av punktet. Punkt 24: Fonnes: det bør komme klart frem hva forpliktende kostnader det er for kommunene og når disse kostnadene skal tas. Punkt. 27: Enerstvedt: Det bør være en stilling som ser på internkontroll/hms før opprettelsen av nytt brannvesen. Punkt 28: Nordstrand: Det bør presiseres at harmonisering av godtgjørelsen for bæring av varslingsutstyr gjøres før eller ifm. oppstart av felles brannvesenet. Matre mener at det også bør ses på harmonisering godtgjørelse for overbefalsvakt. Punkt 29: Matre: Det bør ses på om det skal tas inn litt høyere feie- og
tilsynsgebyr de første årene for å ta eventuelle oppstartskostnader for feievesenet, selv om det er selvkost så kan disse pengene stå på fond i inntil 3 år. Nordstrand mener at det er viktig å se på harmonisering av arbeidsrutiner m.m. for feiervesenet. Gjennomgang av vedlegg: Vedlegg 1 blir sammendrag av forstudien Vedlegg 4: Skrivefeil i Karmøy Magne Eikanger takket for deltakelse og bidrag i arbeidsgruppa. 11.11.13 Audun Matre, referent