Møtetid: 15.12.2015 kl. 19:00 Sted: Ski brannstasjon MØTEPROTOKOLL Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 8 av 8. Møtende medlemmer: Ludolf Bjelland, Nina Ramberg, Joar Solberg, Inger Johanne Bjørnstad, Nina Ødegård, Knut Grotli, Joakim Tveter, Tore Støkken Fra administrasjonen møtte: Dag Christian Holte Johan Stokkeland Knut Erik Marthinussen Møtesekretær: Dag Christian Holte Diverse merknader: Innkalling og saksliste ble godkjent. Møteprotokoll godkjent 15.12.2015 Ludolf Bjelland Nina Ramberg Joar Solberg Inger Johanne Bjørnstad Nina Ødegaard Knut Grotli Joakim Tveter Tore Støkken
Saksliste Side Informasjon Saker til behandling 12/15 STYREINSTRUKS 4 13/15 INSTRUKS FOR DAGLIG LEDER 4 14/15 PERMISJONSREGLEMENT FOR ANSATTE I FOLLO BRANNVESEN IKS 5 15/15 RUTINER FOR VARSLING 5 16/15 RETNINGSLINJER FOR HÅNTERING AV PERSONALKONFLIKTER I FOLLO BRANNVESEN IKS 6 17/15 ETISKE RETNINGSLINJER 6 18/15 VALG AV MEDLEM TIL LØNNSFORHANDLINGER 7 19/15 UNIFORMSREGLEMENT 7 REFERATSAKER 8/15 MELDING OM TILSYN 8 9/15 IMPLEMENTERING AV PLIVO-PROSEDYREN 8 10/15 HUSLEIEAVTALE MELLOM OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS OG FOLLO BRANNVESEN 8 11/15 ANSETTELSE AV SEKSJONSLEDER 8 12/15 BEHANDLET FYRVERKERI KLAGE I ÅS FORMANNSKAP 8 13/15 BEHANDLET FYRVERKERI KLAGE OPPEGÅRD KOMMUNE 8 Eventuelt 15.12.2015 Side 2 av 9
Informasjon Styreleder orienterte fra representantskapsmøte Brannsjef orienterte om økonomisk status. 15.12.2015 Side 3 av 9
Saker til behandling FBS-12/15 Styreinstruks Forslag til styreinstruks oversendes til representantskapet. Styrets innstilling: Representantskapet vedtar styreinstruks for selskapet s behandling 15.12.2015: Med de endringer som fremkom i møte ble innstilling enstemmig tiltrådt Forslag til styreinstruks oversendes til representantskapet. Styrets innstilling: Representantskapet vedtar styreinstruks for selskapet FBS-13/15 Instruks for daglig leder Styret vedtar instruks for daglig leder/brannsjef s behandling 15.12.2015: Følgende innstilling ble fremmet i møte: Instruks for brannsjef sendes tilbake til administrasjon for å bli innarbeidet i stillingsbeskrivelsen for brannsjef. Fremmet innstilling ble enstemmig tiltrådt Instruks for brannsjef sendes tilbake til administrasjon for å bli innarbeidet i stillingsbeskrivelsen for brannsjef. 15.12.2015 Side 4 av 9
FBS-14/15 PERMISJONSREGLEMENT FOR ANSATTE I FOLLO BRANNVESEN IKS Styret godkjenner «Permisjonsreglement for ansatte i FVB» s behandling 15.12.2015: Følgende innstilling ble fremmet i møte: 1. Permisjonsreglementet sendes tilbake til administrasjon for å bearbeides ytterligere 2. Pkt 2.6 vedrørende husbygging fjernes fra reglementet. 3. Det nedsettes en gruppe bestående av ansatt representant, Inger Johanne Bjørnstad sammen med administrasjon for å utarbeidet nytt permisjonsreglement. Fremmet innstilling i møte ble enstemmig tiltrådt 1. Permisjonsreglementet sendes tilbake til administrasjon for å bearbeides ytterligere 2. Pkt 2.6 vedrørende husbygging fjernes fra reglementet. 3. Det nedsettes en gruppe bestående av ansatt representant, Inger Johanne Bjørnstad sammen med administrasjon for å utarbeidet nytt permisjonsreglement. FBS-15/15 RUTINER FOR VARSLING Styret godkjenner Prosedyre for Varsling. s behandling 15.12.2015: Følgende ble fremmet i møte: Prosedyren sendes tilbake til administrasjon for nærmere vurdering av hvem som håndterer/saksbehandler varslet. Fremmet innstilling i møte ble enstemmig tiltrådt Prosedyren sendes tilbake til administrasjon for nærmere vurdering av hvem som håndterer/saksbehandler varslet. 15.12.2015 Side 5 av 9
FBS-16/15 RETNINGSLINJER FOR HÅNTERING AV PERSONALKONFLIKTER I FOLLO BRANNVESEN IKS Styret godkjenner «retningslinjer for håndtering av personalkonflikter». s behandling 15.12.2015: Følgende innstilling ble fremmet i møte: 1. Styret tar retningslinjer for håndtering av personalkonflikter til orientering 2. Brannsjefen må lage en plan for implementering og sørge for at retningslinjen blir implementert i selskapet. Fremmet innstilling i møte ble enstemmig tiltrådt 1. Styret tar retningslinjer for håndtering av personalkonflikter til orientering 2. Brannsjefen må lage en plan for implementering og sørge for at retningslinjen blir implementert i selskapet. FBS-17/15 ETISKE RETNINGSLINJER Styret godkjenner «Etiske retningslinjer» for selskapet s behandling 15.12.2015: Med de merknader som ble fremmet i møte ble innstilling enstemmig tiltrådt Styret godkjenner «Etiske retningslinjer» for selskapet 15.12.2015 Side 6 av 9
FBS-18/15 Valg av medlem til lønnsforhandlinger Representant foreslås i styremøte s behandling 15.12.2015: Følgende ble fremmet i møte: For å ivareta selskapets interesser fremmes styreleder som representant med nest leder som vara representant. Fremmet innstilling ble enstemmig tiltrådt For å ivareta selskapets interesser fremmes styreleder som representant med nest leder som vara representant FBS-19/15 UNIFORMSREGLEMENT Styret godkjenner reglementet s behandling 15.12.2015: Følgende ble fremmet i møte: Styret tar uniformsreglementet til etterretning. Fremmet innstilling i møte ble enstemmig tiltrådt Styret tar uniformsreglementet til etterretning. 15.12.2015 Side 7 av 9
Referatsaker 8/15 Melding om tilsyn 15/00007-13 9/15 Implementering av PLIVO-prosedyren 15/00007-15 10/15 Husleieavtale mellom Oslo universitetssykehus og Follo brannvesen 15/00007-16 11/15 Ansettelse av seksjonsleder 15/00007-14 12/15 Behandlet fyrverkeri klage i Ås formannskap 15/00194-126 13/15 Behandlet fyrverkeri klage Oppegård kommune 15/00194-127 Eventuelt Joakim Tveter trådte ut av møte, slik at det var 7 stemmeberettigede. FBS-20/15 Amortisering av premieavvik Steinar Nerby fra Follo distriktsrevisjon redegjorde for taksert materiell, balanse og pensjonskostnader. Valg av fremtidig amortiseringstid. Alternativ 1 med full amortisering av tidligere akkumulert premieavvik fra Søndre, gir samlet kostnad i 2015 på 11.510.448. Dette innebærer at man får ryddet opp i balansen av ikke-bokførte pensjonskostnader, og starte med 'blanke ark' ved sammenslåingen. Alternativ 2 der akkumulert premieavvik fra Søndre blir stående i balansen til fremtidig amortisering i Follo, og det nye Follo velger å amortisere premieavvikene over ett år, gir samlet kostnad i 2015 på 8.546.047. Disse to alternativene vil gi Follo en svingende pensjonskostnad i regnskapet i årene fremover, det vil spesielt svinge med størrelsen på reguleringspremien, som følger av de enkelte års lønns- og trygdeoppgjør. Svingningene lar seg forklare. Alternativ 3 der Follo velger 7 års amortisering, lik kommunene, vil gi en mer stabil pensjonskostnad, men med balanseføring av hvert års premieavvik (dvs differansen mellom kostnad og innbetalt premie). Det er mulig at differansene i årene fremover kan være mindre enn det har vært ifra 2002, da regnskapsforskriftene kom, slik at man kan håpe på en lavere akkumulert/ikke bokført pensjonskostnad i balansen. 15.12.2015 Side 8 av 9
Ellers vil dette valget innebære en forskyvning av pensjonskostnader og dermed en viss usikkerhet i fremtidig økonomi. Innstilling fremmet i møte: Alternativ 2 Premieavvik for SFB 7 års amortisering og Follo brannvesen 1 års amortisering. Alternativ 3 7 års amortisering s behandling 15.12.2015: Alternativ 2 fikk 2 stemmer Bjørnstad/Ødegaard Alternativ 3 fikk 5 stemmer 7 års amortisering 15.12.2015 Side 9 av 9