Gimsøy Rotaryklubb Stiftet 31.10.1962 Guvernørbesøk Tirsdag 12.11.2013 Elisabet Stray Bildet viser Skien under flommen i 1822 (Akvarell av Severin Schweder) Side 1 av 11
Innholdsfortegnelse 1. Gimsøy RKs mål og planer 2013-14 2. Organisering av Gimsøy RK 3. Administrasjonskomiteens planer 4. Kommunikasjonskomiteens planer 5. Medlemskomiteens planer 6. TRF-komiteens planer 7. Budsjett Side 2 av 11
DISTRIKT 2290 ROTARYKLUBBENS MÅL og PLANER 2013-14 Skjemaet fylles ut og sendes til din assisterende guvernør innen 30.04.2013. Klubbens navn AG navn Presidentens navn Gimsøy RK Jan Syvertsen Thor-Herman Thorsen 1 Medlemsutvikling Medlemstall 1.3.2013 37 NB! Skal være i samsvar med antall registrert på Rotarys medlemsnett, www.rotary.no Antatt medlemstall 30.6.2013 37 Antatt tap av/målsatt opptak nye medlemmer 2013-2014 3/4 Klubbens mål for antall aktive medlemmer 31.3.2014 38 Antall menn 31 Antall kvinner 7 Kvinner% 18 Gjennomsnittsalder 61 Angi kort klubbens strategi for å rekruttere og beholde medlemmer Alle medlemmer vurderer sin bekjentskapskrets, styret og medlemskomiteen har dette som tema på møter. Side 3 av 11
2 Opplæring og kommunikasjon Se Rotarys kunnskapssenter www.rotary.no Når ble klubbens lederskapsplan (CLP) sist oppdatert? 2007 Hva er de tre viktigste målene for din klubb i ditt år? Klubbens strategi for å nå målene i langtidsplan for klubben? Hvordan skolerer klubben nye medlemmer? Klubbens bidrag til TRF på 60 USD. Ungdomsutveksling sammen med de andre Skiensklubbene. Øke medlemstall (med yngre medlemmer i området 35 40 år). Lage langtidsplan i første halvår. Gjennom møter og brosjyren «Hva er Rotary». Hvordan planlegger klubben å skolere framtidige komiteledere? Planer for markedsføringstiltak i pressen, radio, andre media? Antall avis /TV/radio-oppslag? Hvilke kurs/seminarer i distriktet planlegger klubben å delta på? (TRF-kurs, Medlemsutvikling mm.) Hvilke kurstilbud ønsker klubben fra distriktet eller fra Rotarys kunnskapssenter? Gjennom møter og brosjyren «Hva er Rotary» samt komitearbeide. Tas løpende. Distriktskonferansen. Noe om studentutveksling. 3 Serviceprosjekter Hvilke lokale prosjekter vil klubben arbeide med? Angi finansieringsmuligheter Forslag; District Grants. Hvilke internasjonale prosjekter ønsker klubben å satse på? Angi finansieringsmuligheter Sjekk District- og Global Grants I samarbeid med de andre skiensklubbene flytte til nye møtelokaler. Kan gi bedre interesse og fremmøte. Under vurdering. 4 The Rotary Foundation (TRF) Distriktsmål for bidrag til TRF i 2013/2014 er min. US$ 60 pr. medlem Klubbens mål for Rotary Foundation, Årlige Programfond i 2013-14 er kr 350,- pr. medlem. Side 4 av 11
Hvilke aktiviteter har klubben planlagt for å nå målene for TRF? Kontingent, utlodninger og auksjoner på kameratskapsaftener. Hva vil klubben gjøre for å oppnå kr 500 pr. medlem i perioden 2013-14 innen 30.06.2014 til Polio Pluss? Dette har vi allerede gjort opp. Klubben planlegger å dele ut antall PHF i 2013-14 0 5 Distriktsprogram Hvilke distriktsprogram vil klubben delta i? RYLA X Ungdomsutveksling X GSE Rotaract Handicamp X Summercamp Georgiastipend Andre 6 Administrasjon Er klubbens økonomi god? Har du en plan for hvordan du vil lede møtene i klubben? Hvordan? Planlegger du månedlige styremøter? Datofestet for hele presidentåret? Hvordan foregår informasjonsflyten i klubben? E-post, ukes/månedsbrev, info på møter muntlig og skriftlig etc Ja, under kontroll Ja, bl.a. litt bedre antrekk på kameratskapsaftener. Ja, omtrent månedlig. Nei Vi har egen nettside som vil bli holdt oppdatert. Informasjon om møter sendes ut på e-mail. Informasjon og 3- minutter på møtene. 7 Beskriv kort hva du vil vektlegge i ditt presidentår Godt og variert program. Noen møter vil fokusere på klimatrusselen. 8 Tjenester fra distriktet Dette trenger vi hjelp til: Intet spesielt. Vurderes fortløpende. Side 5 av 11
2. Organisering av Gimsøy Rotary Side 6 av 11
3. Administrasjonskomiteens planer Administrasjonskomite. Administrasjonskomiteens målsetting er å opprettholde det gode arbeidet som legges ned i de underliggende komiteer. Et av hovedbudskapene er å få komitemedlemmene til å øke aktiviteten og å arbeide på tvers av komiteer. Det er viktig å arbeide for å beholde medlemmene, øke oppmøtet og bedre rekrutteringen av nye medlemmer. Det er også utarbeidet en instruks med ansvarsområde for Programkomiteen og Festkomiteen. Kari Lise Holmberg Leder av Administrasjonskomiteen. Fest, møter og arrangementer. Festkomiteen er limet som holder Gimsøy Rotary sammen. Kaffen er klar en halv time før møtene begynner, og det legges vekt på det sosiale samværet. Dette er også viktig for å integrere nye medlemmer, knytte kontakter, skape et godt miljø og tilhørighet blant medlemmene. Festkomiteen har som formål å stå for sosiale arrangementer (kameratskapsaften) ca en gang pr.måned samt skaffe vin til de eksterne foreleserne. Medlemmer: Sissel Bergby, leder Amiri Mahnaz Ali Sultan Rezai Tonje Meissner Knut Rutlin Plan for vårhalvåret er ikke fastsatt, men det blir hyggelig lag med god mat en tirsdag i måneden. I juni blir det tradisjonell sommeravslutning med grilling og «olympiade». Festkomiteen har som formål å gi pengene tilbake til medlemmene. Dersom det blir overskudd vil en kunne subsidiere ett eller flere arrangement, evt. gi tilskudd til ønskelige prosjekt. Programkomite. Medlemmer: Birger Røseth, leder Kåre heimholt Svein Hermansen Thor-Herman Thorsen Komiteens mål er å lage gode møteprogram som gir medlemmene lyst til å møte opp. Programmene skal i god Rotaryånd være en blanding av Rotarystoff, egoforedrag, aktuelle samfunnssaker fra inn- og utland, oppfølging av klubbens prosjekter samt våre tradisjonsrike kameratskapsaftener. Det er laget ett program for høsthalvåret, og det vil utkomme program for våren 2014. Store arrangement høsten 2013 27.08.13 Presidentens aften 12.11.13 Guvernørbesøk 10.12.13 Oscars aften Foruten disse, inneholder medlemsmøtene en rekke interessante foredrag der det bl.a legges stor vekt på klima og miljø. Side 7 av 11
4. Kommunikasjonskomiteens planer Medlemmer Arne Kristiansen Tore Bakken Tore Kittilsen Lasse Haraldsen Mål Denne komiteen skal bistå president og sekretær med å formidle Rotaryinformasjon til medlemmene og til målgrupper utenfor klubben, om Rotary, klubbens prosjekter og virksomhet. Komiteen er avhengig av informasjon fra styret og de andre komitelederne. Aktiviteter denne perioden Holde Gimsøy Rotarys hjemmeside oppdatert. Sørge for god og rask kommunikasjon med sekretær om viktige saker som må endres på hjemmesiden f.eks endringer i medlemsregisteret. Sørge for god kommunikasjon med de øvrige komitelederne om viktige saker som bør informeres om Oppdateringer må også alltid sendes hjemmesideansvarlig på epost. Utvikle hjemmesiden til medlemmenes informasjonskanal gjennom å publisere aktuelt stoff på sidene. Nøkkelpersoner læres opp i å legge inn informasjon på hjemmesiden. Sekretær og en person i kommunikasjonskomiteen. Holde Gimsøy Rotary klubbhåndbok oppdatert Ha ansvaret for event. Gimsøy Rotary facebook side. Oppdatere Varden og TA med informasjon om klubbens møter. Distribuere informasjon til medlemmene etter oppdrag fra president / sekretær Distribuere informasjon eksternt etter oppdrag fra president / sekretær. Side 8 av 11
5. Medlemskomiteens planer. Medlemsutvikling / opplæring Rotary-skole For å skape engasjement og begeistring rundt Rotary er det viktig med kunnskap om hva Rotary er og hva Rotary driver med på lokalt og nasjonalt plan. For de som har vært medlemmer en stund blir det kanskje litt kjedelig å høre alt dette på nytt, så vi foreslår at man retter dette først og fremst mot de nyeste medlemmene i klubben. Hvordan dette kan gjøres rent praktisk, blir et spørsmål for styret og programkommiteen. Rotaryskolen er utviklet for å gi nye medlemmer en god og inkluderende start på medlemskapet. Kunnskap om Rotary gir større glede av medlemskapet. Rotaryskolen er ment å bevisstgjøre medlemmene på hvorfor de er medlem og hva ønsker de å få ut av Rotary? Og hva kan de tilføre Rotary med sitt medlemskap? Det er også veldig viktig at nye medlemmer får delta på distriktssamlinger og andre kurs/møter i distriktet. Her får man treffe andre rotarianere og i tilegg en større innsikt om hva som skjer i de forskjellige klubbene. Dette er meget inspirerende og vil føre til at klubben får tilførsel av engasjerte medlemmer. Dette vil igjen føre til verving av nye medlemmer. Brenner man for noe, er det lettere å få med seg andre. Det er veldig viktig at nye medlemmer føler seg sett og satt pris på. Slipper de ikke inn i varmen, forsvinner de fort. De nyeste medlemmene har blitt bedt om å dra på møte om medlemsverving, som blir holdt i Porsgrunn i løpet av november. Hilde Wang Sveva Medlemskomiteen Side 9 av 11
6. TRF-komiteens planer Leder Rolf Momrak Prosjektfinansiering Evind Bjørnsen Sigurd Becker Ragnar Haraldsen Arvid Guddal Arne Jan Midgaard Nils-Petter Svanholm GSE:/RT/ungdomsutveksling Frank Severinsen Steinar Solberg Ragnar Holtskog Kjell Gisholt Komiteen har som formål å informere og spre opplysninger om Rotary Foundation. Komiteen har en ungdomsutveksling i inneværende år, sammen med naboklubbene Skien RK og Skien Vest RK. Det er vi Gimsøy RK som er vertskap 2013/14. Frank Severinsen er vår kontaktperson overfor utvekslingstudenten (Asher). Utgifter for tre klubber 2013/14 er ca 25 til 30 tusen.. Vi får besøk av Asher på årsmøte den 26.11 hvor han vil holde et lite foredrag om sitt opphold i Norge så langt. Ansvar for ungdomsutvekslingen er vårt prosjekt i inneværende år. Vi har pt. ingen andre prosjekter, men jobber fortløpende,med å finne ett lokalt prosjekt. Til TRF annual giving vil Gimsøy Rotary innbetale USD.60,00 pr. medlem. Rolf Momrak Leder TRF komiteen Side 10 av 11
7. Budsjett Gimsøy Rotaryklubb, Skien Budsjett Gimsøy Rotary 1. juli 2013 til 30. juni 2014. Rotary int. kr. 25.000,00 D-2290 kr. 21.830,00 Gebyrer kr. 800,00 Gaver kr. 2.500,00 Møter/konferanser kr. 18.000,00 Husleie kr. 27.000,00 Diverse kr. 5.000,00 Prosjekter kr. 15.000,00 Datautgifter kr. 1.600,00 Medlemsavgift kr. 92.500,00 Overskudd Festkomite kr. 23.000,00 Innsamling/lotteri kr. 5.000,00 SUM kr.116.730,00 kr.120.500,00 Overskudd Kr.3.770,00 Skien 01.juli 2013. Kasserer Rolf Momrak Kasserer Side 11 av 11