MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Rendalen kommune

MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Rendalen kommune Møtested: Bergset aktivitetssenter Møtedato: Torsdag 19. februar 2016 Tid: Kl. 08.00 13.00 Saknr 01/2016 09/2016 Til stede på møtet: Medlemmer: - Ann Kristin Moen (leder) - Karin Wiik (nestleder - Tor Ove Midtun Andre: - Fra Rådhuset Vingelen AS (sekretariat) Audun Holte Vingelen 03.03.2016 For Ann Kristin Moen, leder i kontrollutvalget Audun Holte (sign.) Møtesekretær... Ann Kristin Moen Karin Wiik Tor Ove Midtun Leder Nestleder Medlem

Sakliste Sak nr.: Innhold 01/2016 Godkjenning av sakliste og innkalling 02/2016 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte 18.12.2015 03/2016 Regnskapsrapport 2015 for kontrollutvalget, foreløpig 04/2016 Årsrapport 2015 05/2016 Behandling av rapport, Forvaltningsrevisjon 2015 06/2016 Bestilling av overordnet analyse. Plan for selskapskontroll og plan for forvaltningskontroll 07/2016 Oppfølging av «Rapport Forvaltningsrevisjon 2014». Orientering fra rådmann 08/2016 Eventuelt 09/2016 Valg av sekretariat for kontrollutvalget i perioden 2016-2018 Sak 01/2016 Godkjenning av sakliste og innkalling Sakliste og innkalling til møte 19.02.2016 godkjennes. Sakliste og innkalling til møte 19.02.2016 godkjennes. Sak 02/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte 18.12.2015 Vedlagte møteprotokoll fra møte 18.12.2015 godkjennes og signeres.

Møteprotokoll fra møte 18.12.2015 godkjennes og signeres. Sak 03/2016 Regnskapsrapport 2015 for kontrollutvalget, foreløpig Årsregnskapet 2015 for Kontrollutvalget i Rendalen kommune tas til orientering. Utvalget hadde en gjennomgang av regnskapet. Årsregnskapet behandles når kommuneregnskapet er revidert. Sak 04/2015 Årsrapport 2015 for Kontrollutvalget Årsrapporten godkjennes og vedtas. Rapporten ble gjennomgått og endringer ble foretatt. Foreslåtte endringer tas inn i rapporten. Årsrapporten behandles og vedtas i maimøtet. Sak 05/2015 Behandling av rapport, Forvaltningsrevisjon 2015 Saken behandles og vedtas på neste møte i Kontrollutvalget. Når kontrollutvalget skal fatte vedtak i denne saken er det viktig at en er bevist på å se hva som ligger bak KOSTRA-tallene. Det er viktig at de som skal bruke dette regnskapet får opplæring.

Saken behandles og vedtas på neste møte i Kontrollutvalget. 06/2015 Bestilling av overordnet analyse. Plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ber KPMG om å utarbeide en overordnet analyse og forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapsrevisjon på bakgrunn av analysen. Kontrollutvalget ber KPMG om å utarbeide en overordnet analyse og forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapsrevisjon på bakgrunn av analysen. 07/2015 Oppfølging av «Rapport forvaltningsrevisjon 2014». Orientering fra rådmann. Saken utsettes til neste møte i utvalget da rådmannen ikke har anledning til å møte. Etter at sakspapirene var utsendt ble det varslet om at personalsjef Rakel Sandodden møtte på vegne av rådmannen for å orientere om saken. Følgende orientering ble gitt: «VEDR. OPPFØLGING AV RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON 2014. Tiltaksplan med frister ligger til grunn for oppfølgingen: Tiltak 1: 1. Vedtatt IA-handlingsplan for 2014 31.12.2018 er vurdert og anses å være dekkende i forhold til intensjonene i den sentrale samarbeidsplanen om et mer inkluderende arbeidsliv (IA). Grunnen til at den lokale IA-handlingsplan gjelder fram til 31.12.2018 er at den følger samme tidsperiode som den sentrale IAavtalen. 2. Det er litt ulikt hvor mye virksomhetene har jobbet med egne handlingsplaner. Det jobbes kontinuerlig med delmålene i IA handlingsplan, men de er ikke ferdig nedfelt i virksomhetsplaner.

3. Når det gjelder oppfølging av sykmeldte er rutinene teknisk endret ved at den syke selv skal legge inn sitt fravær elektronisk i Visma. Dette betyr at øverste leder må inn å godkjenne fraværet elektronisk. 4. Videre gir systemet en grei oversikt over alt sykefraværet til den enkelte ansatte og lett å følge med på hvor mange egenmeldinger som er brukt i perioden. Videre kan vi gjennom det nye systemet ta ut rapport som viser kun arbeidsrelatert sykefravær og f.eks kun svangerskapsrelatert sykefravær. Dette er et greit verktøy i forhold til for eksempel tilrettelegging for gravide. I tillegg har de største virksomhetene faste møter med Arbeidslivstjenesten. Sykefraværet har for øvrig gått betraktelig ned. Grunnen til det kan nok være at ny organisasjonsstruktur har «satt seg», har bidratt positivt samt at den sykmeldte blir fulgt opp tettere enn tidligere. Tiltak 2: 1. Årshjul for AMU er utarbeidet og legges inn i Kvalitetslosen (Compilo). 2. Hovedverneombud er nyvalgt og skal ha grunnopplæring i arbeidsmiljø gjennom bedriftshelsetjenesten HMS-Øst, jfr. utarbeidet samarbeidsplan med dem. For øvrig er det valgt verneombud ved alle virksomheter og de som ikke har grunnopplæring fra tidligere får det ved HMS-Øst. Forrige hovedverneombud hadde faste møter med verneombudene og disse rutinene forventes blir videreført. 3. Det er fått til gode rutiner med faste møter mellom leder, tillitsvalgte og verneombud ved de største virksomhetene (Helse og omsorg, skole og barnehage). 4. Utifra en hektisk arbeidsdag, vil alltid ressursbruk og møteomfang, vurderes. 5. Noen av lederne har vært på presentasjon av en helt ny medarbeiderundersøkelse, 10-Faktor, utviklet av KS i samarbeid med Linda Lai (professor i organisasjonspsykologi fra BI). 10-Faktor er spesielt tilpasset norske kommuner. 10-Faktor er: Forskningsbasert Konkret og avgrenset Både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert Utviklingsorientert Det vil bl.a. bli tatt opp i ledergruppa og AMU om denne medarbeiderundersøkelsen skal gjennomføres og evt. når en starter. Undersøkelsen er ressurskrevende, særlig i etterkant av gjennomføringen. Bør ikke gjennomføres oftere enn hvert andre år. Tiltak 3: 1. Har ikke klart å overholde fristen, men det er ikke så mye igjen! 2. I og med at ikke HMS-håndboka er ferdigstilt så har det heller ikke vært gjennomført opplæring. 3. Modul Dokumenthåndtering i Kvalitetslosen (Compilo) er kjøpt inn og vil bli et nyttig kvalitetssystem.

Tiltak 4: 1. Dette bør bli enklere og huske på i og med at oppgavene legges inn i årshjulet. Bør bidra til at flere saker og tema tas opp i AMU og at AMU blir et fora med større engasjement enn det kanskje har vært tidligere. 2. Med nye systemer og etterhvert en oppdatert og forenklet HMS-håndbok, så er det forventninger til at HMS-arbeidet blir styrket og fulgt opp i h.h.t. de lover og forskrifter som gjelder. Tiltak 5: Avvikssystemet i Kvalitetslosen (Compilo) er tatt i bruk og ser ut til å fungere». I tillegg ble følgende tiltaksliste lagt fram: «Oppfølging av rapport fra forvaltningsrevisjon 2014 Intern-kontroll handler om «orden i eget hus», og er således et lederansvar. Det handler om: 1. Organisering 2. Systematikk i kvalitetsarbeidet 3. Avviksbehandling 4. Dokumentasjonsstyring, herunder struktur Internkontrollen skjer bl.a. gjennom AMU Vernerunder Internkontrollsystemer Hovedverneombudet er med på utarbeiding av systemet, med i prosessen. Oppfølging; verneombud og leder. Rendalen kommune har siden denne Forvaltningsrevisjonen påstartet bruk av Kvalitetslosen som verktøy for Kvalitetsstyring Tiltak fra rapporten 1 Kommunen bør videreføre det økende fokuset på HMSarbeid og oppfølging av sykmeldte som er synliggjort gjennom revisjonen. Dette gjelder alle virksomhetene, men anses som særskilt viktig i forbindelse med sammenslåingen av de to virksomhetene Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem. Tiltakene omfatter hele kommunen, men omfanget tilpasses virksomhetene i forhold til arbeidsområde og 1. IA-planen vurderes for revidering på bakgrunn av innspill fra forvaltningsrevisjonen. 2. Virksomhetene utarbeider egne handlingsplaner for IA-arbeidet på eget område. 3. Rutinene for oppfølging av sykemeldte vurderes for revidering på bakgrunn av innspill fra forvaltningsrevisjonen. 4. System for å fange opp oppfølging av rutinene med rapportering, og hvordan det skal rapporteres. 5. Frist 31.10.15

2 Styrke fokuset på involvering av verneombud, tillitsvalgte og medarbeidere i HMS-arbeidet. 3 Videreutvikle en felles tilnærming til det systematiske HMS-arbeidet, da det framgår av revisjonen at det er betydelige forskjeller mellom virksomhetene. Kommunens HMS-håndbok som skal gjelde for hele organisasjonen fungerer i realiteten ikke som et tilstrekkelig godt styringsverktøy for de enkelte virksomhetene. 4 Styrke oppfølgingen av de enkelte virksomhetenes HMS-arbeid for å få mer informasjon om hvordan føringer fra kommunen sentralt følges opp 5 Styrke kontrollen med at arbeidsgivers plikter i oppfølging av sykemeldte følges.» 1. Årshjul for AMU legges inn i Kvalitetslosen 2. Hovedverneombudet legger opp til jevnlige samlinger med øvrige verneombud i kommunen. 3. Jevnlige møter med leder, verneombud og tillitsvalgt gjennomføres på virksomhetene, og etter behov også med andre aktuelle samarbeidspartnere. Referat sendes AMU. I forhold til organisasjonsendringer for Helse og omsorg er også Arbeidslivssenteret og Nav med i disse møtene. 4. Virksomhetene må til enhver tid tilpasse møteomfang utfra situasjon og omfang. 5. Legge opp plan/system for jevnlige medarbeiderundersøkelser. 1. Oppdatering og forenkling av den overordna HMS-håndboka. 2. Opplæring/gjennomgang av HMShåndboka til nyansatte ledere og verneombud. 3. Det vurderes innkjøp av modul Dokumenthåndtering i Kvalitetslosen som en del av kvalitetssystemet, inkl. HMS-prosedyrer. 1. Styrke fokuset med oppfølgingen av de årlige handlingsplanene på HMS, godkjent i AMU. 2. Det vises til punktene ovenfor og HMS-arbeid på hver enkelt virksomhet. Kvalitetslosen med prosedyrer for HMS-arbeid skal sikre at oppfølgingen blir styrket. Se tiltak under punkt 1 vedrørende oppfølging av sykemeldte. Disse rutiner er lagt, og da må avvikssystemet benyttes for å få dokumentert avvik fra denne. 31.12.15 31.12.15 31.12.15 Særutskrift fra k.sak 28/15, der tiltakslisten ble lagt fram for kommunestyret, sier følgende:

SÆRUTSKRIFT Arkivsak: 15/733-3 Saksbehandler: Rakel Sandodden SAMLET SAKSFREMSTILLING - OPPFØLGING AV RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON - SYKEFRAVÆR OG ARBEIDSMILJØ Saksnr. Utvalg Møtedato 28/15 Kommunestyret 25.06.2015 Vedlegg: - Rådmannens forslag til tiltaksliste i det videre arbeidet. Ikke vedlagte dokumenter: - Rapport fra Forvaltningsrevisjon 2014 Sykefravær og arbeidsmiljø, tidl. vedlagt i sak 6/15. - Innsendt div. dokumentasjon på forespørsel fra KPMG, se pkt. 1.4.1, nedenfor. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget i Rendalen kommune vedtok å gjennomføre en forvaltningsrevisjon innenfor temaet Sykefravær og arbeidsmiljø i de tre administrative enhetene Helse og omsorg, Rendalen sjukehjem og Rendalen barnehage. Oppdraget ble tildelt KPMG AS. Forvaltningsrevisjonens problemstillinger:: 1. Kartlegge og beskrive sykefraværet i Rendalen kommune innenfor pleie, omsorg og barnehage for perioden 2008-2014. 2. Kjenner kommunen til årsakene til sykefraværet? Er noe av fraværet arbeidsrelatert, og hva oppgis i så fall som årsak? 3. Hva har kommunen gjort i forhold til arbeidsmiljøtiltak og liknende for å forebygge sykefravær, og hvordan følger kommunen opp sykefraværet? Revisjonskriteriene for denne forvaltningsrevisjonen er utledet fra følgende kilder: Arbeidsmiljøloven, særlig 3-1 (Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) Kommunens HMS-system og rutiner Etter en innledende gjennomgang og systematisering av sykefraværsstatistikken for kommunen generelt, ble de tre administrative enhetene i Rendalen kommune gjenstand for revisjonen: Helse og omsorg Rendalen sjukehjem Rendalen barnehage På bakgrunn av de funn som ble avdekket anbefalte revisor ulike tiltak å jobbe videre med. Saken ble behandlet i kommunestyrets møte 26.02.15, sak 6/15 og det ble fattet følgende vedtak:

1. Rendalen kommune, kommunestyret, tar rapporten fra forvaltningsrevisjon for Rendalen kommune 2014, «Sykefravær og arbeidsmiljø», til etterretning, og det iverksettes nødvendige tiltak for å imøtekomme de anbefalinger som framkommer i rapporten.: - Videreføre det økende fokuset på HMS-arbeid og oppfølging av sykmeldte som er synliggjort gjennom revisjonen. Dette gjelder alle virksomhetene, men anses som særskilt viktig i forbindelse med sammenslåingen av de to virksomhetene Helse og omsorg og Rendalen sjukehjem. - Styrke fokuset på involvering av verneombud, tillitsvalgte og medarbeidere i HMSarbeidet og videreutvikle en felles tilnærming til det systematiske HMS-arbeidet. - Oppdatere kommunens HMS-håndbok løpende og derigjennom tydeliggjøre hva som er de viktigste kravene/forventningene til alle virksomhetene. - Styrke oppfølgingen av de enkelte virksomhetenes HMS-arbeid for å få mer Informasjon om hvordan føringer fra kommunen sentralt følges opp. - Styrke kontrollen med at arbeidsgivers plikter vedrørende oppfølging av sjukmeldte følges. 2. Rådmannen bes om å legge fram rapport til kontrollutvalget og kommunestyret som en sak til kommunestyremøte i mai 2015. Rådmannen har i ettertid gjennomgått de anbefalte tiltak, og satt disse inn i vedlagte handlingsplan med frister. Rådmannens vurdering: Rådmannen ser på HMS-arbeidet som svært viktig og viser til sin tidligere uttalelse til Rapportens hovedpunkt 4, hvorfra det siteres: «Rådmannen slutter seg til rapporten og de anbefalinger som KPMG har kommet fram til for å bedre rutiner og systemer innen sykefravær og arbeidsmiljø». Flere av tiltakene som er foreslått er allerede igangsatt er bl.a. oppstart av Kvalitetslosen, modulene Årshjul og Avvikshåndtering. Videre er det igangsatt faste møter med NAV Arbeidslivssenteret vedr. sykefraværsoppfølging samt at hovedverneombudet har jevnlige møter med verneombudene. De øvrige tiltakene skal det jobbes videre med innen angitte frister. Rådmannens forslag til tiltaksliste anbefales tilsluttet med de frister som er angitt. Rådmannens forslag til vedtak: Rendalen kommune, kommunestyret, tar vedlagte tiltaksplan til orientering Behandling i Kommunestyret 25.06.2015: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyret 25.06.2015: Rendalen kommune, kommunestyret, tar vedlagte tiltaksplan til orientering

Kontrollutvalget tar en god muntlig statusrapport til orientering. Kontrollutvalget forlanger at det leveres en endelig skriftlig rapport på gjennomføring av tiltak i forhold til Forvaltningsrevisjon 2014, innen 31.08.2016. Kontrollutvalget forventer at tilsvarende orientering og rapport legges fram for kommunestyret. 08/2016 Eventuelt Ingen saker var meldt. 09/2016 Valg av sekretariat for kontrollutvalget i perioden 2016-2018 Saksframlegg: Kontrollutvalget i Rendalen kommune skal etablere en avtale om sekretariatstjenester for perioden 20166 2018. Dagens sekretariat er en av tilbyderne og kan dermed ikke utarbeide et saksframlegg eller delta i behandlingen. Abakus sin innstilling er følgende: -oo- Innledning Denne sammenstillingen bygger på inngitte tilbud.

Tilbydere Konkurranse ble gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse der kontrollutvalget sendte ut invitasjon til tre tilbydere om å delta i konkurransen. De tre tilbyderne som ble invitert var: Rådhuset Vingelen AS Revisorkonsult AS Kontrollutvalget Fjell IKS Det var kun Rådhuset Vingelen som gav tilbud. Kontrollutvalget Fjell IKS v Torill Bakken ringte Abakus den 04.02.16 og informerte om at de ikke kom til å gi tilbud da den økonomiske rammen var for lav. Revisorkonsult AS hadde fortsatt ikke hadde åpnet e-posten med dokumentene den 04.02.16. Abakus tok derfor kontakt med Revisorkonsult for å informere om at fristen for å gi tilbud snart var ute. De opplyste at de ikke hadde lest e-posten med dokumentene, men skulle se på det torsdag kveld. Tildelingskriterier Priser (60%) Alle priser er oppgitt eks. mva. Rådhuset Vingelen har tilbudt å utføre oppdraget for 82 202,- pr år. De har lagt inn enkelt priser som forespurt for hver aktivitet. Kompetanse og erfaring (40%) Dedikert personell fra Rådhuset Vingelen har erfaring og kompetanse innenfor det forespurte fagfelt. De har lagt ved CV og referanseliste som dokumentasjon på erfaringen. Oppsummering: Rådhuset Vingelen har levert et godt tilbud som er innenfor de fastsatte rammene for oppdraget, og tiltenkt personell har erfaring innenfor forespurte fagfelt. Kontrollutvalget har etter regelverket to valg: 1. Avlyse konkurransen pga at det kom inn bare et tilbud, og da lyse ut konkurransen på nytt 2. Velge Rådhuset Vingelen As som leverandør som sekretariat for kontrollutvalget i Rendalen kommune. Vår innstilling Abakus innstiller på at Kontrollutvalget velger Rådhuset Vingelen AS som sekretær for kontrollutvalget i Rendalen.

Begrunnelsen for dette er at Rådhuset Vingelen har levert et godt tilbud, og det er usikkert hvor mage tilbud kontrollutvalget vil få ved å lyse ut konkurransen på nytt. Vi vet ikke hvorfor Revisorkonsult valgte å ikke levere tilbud, men Kontrollutvalget Fjell IKS var helt klare på at de ikke ønsket å levere tilbud da omfanget pr år var for liten. Hvis de samme tilbyderne inviteres nok en gang så er det heller ikke da sikkert at man får mer enn et tilbud. abakus as 08. februar 2016 Hege Løland -oo- Kontrollutvalget velger Rådhuset Vingelen As som leverandør som sekretariat for kontrollutvalget i Rendalen kommune for perioden 27.04.2016 26.04.2018.