V 3.0 februar 2016 Anbefalte rutiner ved ikke bestått Planlegging, tilrettelegging og oppfølging ved ikke beståtte prøver Finansnæringens autorisasjonsordninger Hansteens gate 2, Finansnæringens hus Postboks 2572 Solli, 0202 Oslo Telefon +47 23 28 42 00 www.finaut.no
Innhold Innledning... 3 Grunnlag 3 Kunnskapsprøven... 4 Kompetansekrav og omfang 5 Tilrettelegging av kunnskapsprøven i forbindelse med særskilte behov. 5 Ved ikke bestått kunnskapsprøve 5 Første ikke beståtte kunnskapsprøve... 6 Andre ikke beståtte kunnskapsprøve... 7 Praktisk prøve i etikk Samtalen... 7 Første ikke bestått Samtalen... 8 Andre ikke beståtte Samtalen... 8 Praktisk prøve... 8 Første ikke beståtte praktiske prøve... 9 Andre ikke beståtte praktisk prøve... 10 Ved ikke bestått på tredje og siste forsøk... 10 2
Innledning Dokumentet gir anbefalte rutiner hvis en kandidat ikke består en av prøvene ved første eller andre forsøk i godkjennings- eller autorisasjonsordningene. Dokumentet tar ikke for seg hva som skjer ved tredje gangs stryk. Dette er en personalpolitisk problemstilling i den enkelte bedrift, Grunnlag Bakgrunnen for dokumentet er FinAuts regelverk 3-1 bokstav f) Autorisasjons- og godkjenningsprøvene f) En kandidat gis anledning til å fremstille seg til autorisasjonsprøvene inntil tre ganger. Dette gjelder både kunnskapsprøven, praktisk prøve og Samtalen (praktisk prøve i etikk). Ved ikke bestått prøve skal medlemsbedriften i samråd med kandidaten sette opp en utviklingsplan frem mot neste forsøk. Det skal settes av tilstrekkelig tid før neste prøve avlegges. Minimumstid mellom prøvene er 14 dager. Det er i næringens, bedriftenes og den enkelte kandidats interesse at kandidater behandles mest mulig likt og at gode råd deles. Vi oppfordrer til å sende innspill til neste versjon av dokumentet til post@finaut.no Versjonnummer 3.0. Denne erstatter tidligere anbefalte retningslinjer utarbeidet av arbeidsgrupper innenfor AFR og GOS. Dokumentet er gjort generelt for ordningene, og også denne gangen har tilsluttede bedrifter i GOS og AFR gitt oss gode innspill til oppdateringer og forbedringer. Rolledeling mellom FinAut og andre aktører FinAut har ansvar for å: overvåke regelverksutvikling som gjelder kompetansekrav knyttet til salg og rådgivning utarbeide kompetansestandarder/fagplaner for ulike fag- og produktområder utarbeide fagplaner for oppdatering av kompetanse dokumentere kompetanse og oppdateringer gjennom nasjonale prøver og/eller internkontroll føre tilsyn med at tilsluttede bedrifter oppfyller de forpliktelsene som følger av FinAuts regelverk ivareta samarbeidet med finansbedrifter, utdanningsinstitusjoner og øvrige underleverandører forvalte næringens faglige ståsted og tilby læremidler innenfor etikk og god rådgivningsskikk 3
Bedriftene har ansvar for å: utvikle og oppdatere kompetanse som tilfredsstiller kompetansestandardene. (Bedriftene velger selv omfang, metoder og eventuelle leverandører av opplæring) forvalte de deler av FinAuts regelverk som bedriftene har forpliktet seg til å følge, herunder - administrere kandidater - gjennomføre prøver - følge opp autoriserte - gjennomføre internkontroll og rapportere til FinAut en gang pr år Autoriserte og godkjente rådgivere og selgere har ansvar for å: innfri de krav som stilles til kompetanseutvikling og -oppdatering utføre rådgivning og salg i overensstemmelse med etikk og god rådgivningsskikk forholde seg lojalt til FinAuts regelverk Eierorganisasjonene har ansvar for å: synliggjøre næringens satsning gjennom FinAut i det offentlige rom og overfor medlemsbedrifter tematisere interesse- og målkonflikter (se hovedutfordring nr. 6 i FinAuts strategi) løfte frem god rådgivningsskikk og bidra til implementering av reglene på så mange produktområder som mulig Kunnskapsprøven Kandidater som meldes inn i ordningen får tilgang til kartleggingsprøven i portalen. Hvilken type kartleggingsprøve som startes vil automatisk bestemmes ut i fra hva som er registrert på kandidaten ved innmelding i en ordning. Eventuelle fritak etter regelverket gis automatisk dersom kandidaten tidligere har gjennomført relevante prøver. Etter gjennomført opplæring meldes kandidaten opp til kunnskapsprøven. For bedrifter som gjennomfører kunnskapsprøven på Folkeuniversitetet, gjelder interne oppmeldingsrutiner. Øvrige bedrifter, som gjennomfører interne kunnskapsprøver, skal melde fra til FinAut 14 dager i forveien. 14 dagers meldefrist gjelder også for gjennomføring av praktisk prøve og Samtalen. 4
Kompetansekrav og omfang Det er fagplanene på FinAuts hjemmesider som er retningsgivende for hva en kandidat skal kunne, og som ligger til grunn for spørsmålene i kunnskapsprøven. Omfanget av pensum/arbeidsmengde for å nå kompetansekravene i AFRs kunnskapsprøve er tidligere anslått til ca 30 studiepoeng av opplæringsleverandørene. Behovet vil variere med den enkelte kandidats bakgrunnskunnskap og tidligere utdanning og erfaring. Det er mange gode opplæringsopplegg i de ulike medlemsbedriftene med kombinasjoner av pensumlitteratur, e-læring, studiegrupper, felles kursing, bruk av ressurspersoner internt og eksternt, videoforelesninger m.v. Dette beskrives ikke nærmere i dokumentet, men vi oppfordrer alle til å ta på alvor at en vellykket gjennomføring krever god planlegging tilpasset medlemsbedriften og kandidatene. Tilrettelegging av kunnskapsprøven i forbindelse med særskilte behov. I henhold til regelverkets 3-2 d) og e) kan prøvegjennomføring tilrettelegges ved behov. d) Kunnskapsprøven er en flervalgstest og må besvares i løpet av angitt tid (se fagplan/rammeverk). Det kan etter søknad til medlemsbedriften tildeles tilleggstid på 30 prosent for kandidater med særskilt behov for dette. e) Det kan etter søknad til medlemsbedriften tilrettelegges for manuell kunnskapsprøve. Kandidater kan ved begrunnelse og dokumentasjon av særskilte behov få tilpasset kunnskapsprøven. Særskilte behov defineres som: 1) Lese/skrivevansker 2) Medisinske årsaker (Ryggplager/allergier/andre fysiske plager) 3) Annet morsmål enn norsk 4) Andre begrunnede årsaker Behovet må dokumenteres med oppdatert legeattest eller oppdatert attest fra andre sakkyndige. Attesten må inneholde en spesifikasjon av de ulemper kandidaten har i eksamenssituasjonen, samt hvilke tilrettelegginger sakkyndig mener kandidaten har behov for. Medlemsbedriften avgjør søknaden og oppbevarer underlag / dokumentasjon. Avgjørelsen innrapporteres til FinAuts sekretariat, jf. nærmere beskrivelse på FinAut sine sider for bedriftsansvarlige. Ved ikke bestått kunnskapsprøve Dokumentet skiller mellom de tre prøveformene, da det benyttes ulik prøvemetodikk. For å kunne gå opp til etisk dilemma og praktisk prøve, skal kunnskapsprøven være bestått. Ved 5
bestått prøve er det ikke satt noen minimumstid til neste prøve kan avlegges. Ved ikke bestått skal det, i henhold til regelverkets 3 1 f), gå minimum 14 dager mellom prøvene. Anbefalt rekkefølge er kunnskapsprøve, etisk dilemma og praktisk prøve. En ikke bestått prøve i etisk dilemma, setter imidlertid ingen begrensning for når praktisk prøve kan gjennomføres. Første ikke beståtte kunnskapsprøve Nærmeste leder tar ansvar for at det i samarbeid med kandidaten utarbeides en skriftlig utviklingsplan med utgangspunkt i resultatet fra første prøves emneområder. Det bør gjøres avtaler om opplæringstiltak med relevante ressurser innenfor de ulike fagemnene, om ekstraordinær opplæring for alle som ikke har bestått eller for enkeltgrupper, avhengig av resultater. Dette kan være i form av klasseromsundersvisning, kollokviearbeid, videokonferanser osv. Det bør stilles krav til kandidaten om at den selv har ansvar for å gjennomføre utviklingstiltak etter utarbeidet plan, og å delta på eventuelt tilbud om ekstraopplæring. Her kan det samtidig stilles krav til at kartleggingsprøven gjennomføres med akseptabelt resultat. Det bør avklares med kandidaten om det er andre utfordringer enn de faglige som kandidaten bør jobbe med, for eksempel lesing og tolking av tekst, trening på disponering av tid gjennom bruk av kartleggingstesten eller annen form for øvelse i selve eksamensformen. Før neste gjennomføring av kunnskapsprøven avtales bør det gjøres en vurdering om kandidaten trenger ytterligere oppfølging i forkant. Et forslag til mal følger her: Trenger kandidaten ytterligere oppfølging i forkant av neste prøve? 1 Har kandidaten gjennomført alle aktiviteter I henhold til opplæringsplanen? Ja, nei 2 Hvilke områder er mest utfordrende for kandidaten? Angi hvilke 3 Beskriv hva kandidaten sliter med? (Kunnskap, forståelse, se sammenhenger) 4 Er andre tiltak vurdert? Sette av mer tid til lesing, gruppeaktiviteter, oppgaveløsing etc. 5 Hvordan vurderer du kandidatens egnethet til gjennomføring av prøve? Beskriv Beskriv Høy, lav 6 Hvordan vurderer du kandidatens behov for ekstraoppfølging? Høy, lav *Vurderingsmal gitt av DNB publisert med samtykke. 6
Andre ikke beståtte kunnskapsprøve Samme tiltak som ved første ikke bestått, samt de nevnt under. Bedriftsansvarlig bør kontakte kandidaten og nærmeste leder og avtale et eget møte der målet for møtet vil være å skape trygghet rundt kandidaten og avdekke eventuelle nye støttetiltak som vil kunne hjelpe kandidaten til å bestå på tredje forsøk. Det må gjøres tydelig for kandidaten hva som vil være konsekvensene dersom tredje forsøk ikke bestås, jf Regelverkets 2 1. Den skriftlige utviklingsplanen leder skal sette opp sammen med kandidaten, bør ta utgangspunkt i statistikk fra de to første prøvene. Praktisk prøve i etikk Samtalen For å kunne gå opp til praktisk prøve i etikk, heretter kalt Samtalen, skal kunnskapsprøven være bestått. Ved ikke bestått skal det, henhold til regelverket 3 1 f) gå minimum 14 dager mellom prøvene. Anbefalt rekkefølge er kunnskapsprøve, etisk dilemma og praktisk prøve. En ikke bestått prøve i etisk dilemma, setter imidlertid ingen begrensning for når praktisk prøve kan gjennomføres. I Samtalen, skal kandidatene anvende etikkens verktøy og vise at de kan håndtere dilemmaer på en systematisk måte. Den praktiske prøven i etikk er bestått dersom kandidaten kan: 1. Identifisere dilemmaet 2. Identifisere to lovlige handlingsalternativer som står i motsetning til hverandre 3. Vurdere handlingsalternativene ut fra de seks hensynene i Navigasjonshjulet 4. Identifisere de hensynene som står mot hverandre 5. Ta en beslutning og gi en saklig begrunnelse for valget sitt 6. Bruke fagstoffet på en relevant og treffende måte (gjelder samtlige kompetansekrav) Kandidaten må oppfylle samtlige krav (1-6) for å bestå prøven, og for å oppfylle kravene kreves en poengsum som tilsvarer minst 70 prosent av maksimal poengsum. Ved galt svar gis det en rekke muligheter til å justere svarene sine når det kommer til handlingsalternativene. Prøven starter alltid med score på 100 %, som enten opprettholdes eller synker, avhengig av svarene som gis. Dersom et av kravene besvares så feil at det fører til et uakseptabelt nivå for det kravet, vil prøven avbrytes uavhengig av øvrig score. Dette vil generere en beskjed som sier hva kandidaten gjorde feil. Opplæringsmateriell i etikk finnes på FinAut.no. Det anbefales at kandidaten gjennomfører kartleggingsprøven i etikk, som ligger tilgjengelig når han/hun er innlogget i portalen. 7
Det anbefales at materiellet blir grundig gjennomgått på eventuelle bedriftssamlinger, eller via gruppearbeid. Å bruke kartleggingsprøven i etikk som opplæringsressurs, vil også kunne bidra til å styrke kandidaters forståelse av et dilemma. Denne kan gjennomgås i grupper, hvor det åpnes for å diskutere ulike aspekter ved dilemmaet. Desto flere sider som bli belyst ved et dilemma, desto større læringseffekt kan det ha. Første ikke bestått Samtalen Nærmeste leder tar ansvar for at det i samarbeid med kandidaten utarbeides en skriftlig utviklingsplan med utgangspunkt i resultatet fra første prøve. Det bør da spesielt ses til tilbakemeldingen når prøven avsluttes. Det bør gjøres avtaler om opplæringstiltak med utgangspunkt i pensumheftet, Mot og tillit. Dette kan være i form av klasseromsundersvisning, oppgaveløsing eller kollokvier. Det bør stilles krav til kandidaten om at denne selv har ansvar for å gjennomføre utviklingstiltak etter utarbeidet plan og å delta på eventuelt tilbud om ekstraopplæring. Her kan det samtidig stilles krav til at kartleggingsprøven gjennomføres med akseptabelt resultat. Det bør avklares med kandidaten om det er andre utfordringer enn de faglige som kandidaten bør jobbe med, for eksempel tolking av caset, trening på disponering av tid gjennom bruk av kartleggingstesten, eller annen form for øvelse i prøvemetodikken. Andre ikke beståtte Samtalen Samme tiltak som ved første ikke bestått, samt følgende punkter: Bedriftsansvarlig bør kontakte kandidaten og nærmeste leder og avtale et eget møte der målet for møtet vil være å skape trygghet rundt kandidaten og avdekke eventuelle nye støttetiltak som vil kunne hjelpe kandidaten til å bestå på tredje forsøk. Det må gjøres tydelig for kandidaten hva som vil være konsekvensene dersom tredje forsøk ikke bestås, jf Regelverkets 2 1. Den skriftlige utviklingsplanen leder skal sette opp sammen med kandidaten, bør ta utgangspunkt i hvorfor kandidaten strøk de to siste prøvene. Leder bør også kartlegge hvilke deler av prøven kandidaten finner mest utfordrende. Praktisk prøve I den praktiske prøven skal kandidatene vise at de mestrer å gjennomføre rådgivning / salg i praksis. Praktisk prøve kan gjennomføres som fysisk rollespill, fjernmøte via Skype, og som simulert praktisk prøve i GOS. 8
Den som er med på å trene kandidaten bør ha god faglig kompetanse og innsikt i sensorskjemaet. Noen medlemsbedrifter har laget egne treningscaser som er på samme vanskelighetsnivå som de praktiske casene for å sikre at den enkelte trener på rett nivå til prøven. Det er også viktig at man bruker reelle kundemøter, planlegger og gjennomfører disse i tråd med sensorskjemaet. Dette gir trening i rett bruk og ikke minst at det kan være med å bidra til at den enkelte gjennomfører kundesamtaler etter denne malen også etter at man har bestått den praktiske prøven. Det er viktig at kandidaten har trent og er trygg på saksbehandlersystemet / støttesystemet som benyttes i den enkelte bedrift. Dette har stor betydning for produksjon av dokumentasjon og det løsningsforslaget kandidaten skal presentere i møte 2. Det er anbefalt at kandidatens nærmeste leder til stede når tilbakemelding fra sensor 2 blir gitt, fysisk eller per telefon. Det viser seg å være en god løsning for at leder blir kjent med hva som er forbedringspunkter og det gir også en god oversikt over hvilke områder kandidaten leverer godt på. Ved ikke bestått skal det, henhold til regelverket 3 1 f) gå minimum 14 dager mellom prøvene. Første ikke beståtte praktiske prøve Ved fysisk praktisk prøve vil sensor 2 og sensor 1 redegjøre for sine vurderinger. Det er viktig at kandidaten får en så grundig tilbakemeldingenat han/hun er i stand til å korrigere feil til neste forsøk. Etter fysisk praktisk prøve skal det gis skriftlig tilbakemelding på fastsatt skjema fra sensorene innen 2 virkedager etter avholdt praktisk prøve. Den skriftlige tilbakemeldingen må være tydelig i sin begrunnelse, og samstemt med den muntlige tilbakemeldingen. Sensor 2 melder resultatet til bedriftsansvarlig og sender med skriftlig dokumentasjon til kandidaten og dennes leder. Kandidaten må gjøres oppmerksom på klagefristen som er en uke fra mottatt skriftlig tilbakemelding fra sensor 2. Noen kandidater ønsker å skifte sensorpar mellom første og andre forsøk. Ved simulert praktisk prøve i GOS, vil resultatet gis elektronisk og testleder sørger for at kandidaten får en kopi av dette. Kandidaten må gjøres oppmerksom på klagefristen, som er tre uker fra gjennomføringen. Nærmeste leder er ansvarlig for oppfølging av kandidaten frem mot neste prøve. Det må tilrettelegges et godt treningsopplegg som er i tråd med sensorenes vurdering/tilbakemeldinger fra simuleringsprogrammet av hva som skal til for å bestå neste prøve. 9
Alle dokumenter kandidaten har brukt under den praktiske prøven, skal samles inn og gis til BA. Dokumentene skal sikres inntil klagefristen er gått ut, og bør deretter slettes.. Andre ikke beståtte praktisk prøve De samme punktene som gjelder etter første forsøk, samt følgende tiltak. Kandidaten har rett på å bytte sensorpar før siste forsøk. Bedriftsansvarlig bør være tett på kandidaten og deres leder for å sikre at en oppfølgingsplan kan være med å bidra til riktig trening i perioden før siste forsøk. Den enkelte bedrift må vurdere hvem som eventuelt bør involveres for å legge til rette for et godt treningsopplegg for kandidaten, samt kjenne til status. Eksempler på hvem dette kan være er leders leder, bedriftsansvarlig, HR direktør eller andre ressurspersoner. Ved ikke bestått på tredje og siste forsøk Gjelder kunnskapsprøve, Samtalen, og praktisk prøve. Dette er en personalpolitisk problemstilling i den enkelte bedrift. Det er mulighet for å søke om nye forsøk når det er gått 2 år fra siste forsøk, jf regelverkets 3-1. 3-1 Autorisasjons- og godkjenningsprøvene i) En medlemsbedrift kan søke om at en kandidat som ikke har bestått en prøve, kan fremstille seg til nye prøver dersom det er gått minimum to år etter siste forsøk. Alle tre prøver må tas på nytt. Nye forsøk forutsetter at tilstrekkelig kompetanseutviklende tiltak er gjennomført etter siste forsøk. Søknaden behandles av lederen for sekretariatet i FinAut. Avslag kan innen fire uker påklages til styret i FinAut. Innvilget søknad innebærer tre nye forsøk på hver av prøvene. Rutiner: se oppslagstavlen for BA under Regler og aktuell paragraf for mer informasjon om søknad og behandling. h) Etter søknad fra en kandidat kan lederen for sekretariatet i FinAut i særlige tilfeller gi dispensasjon til et fjerde forsøk. Avslag kan innen fire uker etter at det ble meddelt, påklages til styret i FinAut. Rutiner: se oppslagstavlen for BA under Regler og aktuell paragraf for mer informasjon om søknad og behandling. 10