Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II for anskaffelse av Internettaksess Tilbudsfrist: 05.10.2015 kl. 1200 Saksnummer: 1401743
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Tilleggsopplysninger... 4 1.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.6 Fremdriftsplan... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Offentlighet... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 6 2.5 Forbehold og avvik... 7 2.6 Alternative- og deltilbud... 8 2.7 Underleverandører... 8 2.8 Vedståelsesfrist... 8 2.9 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet... 8 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 10 3.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner... 10 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 10 4.1 Kravspesifikasjon... 10 4.2 Pris og betingelser... 10 4.3 Tildelingskriteriene... 11 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 11 5.1 Registrering av tilbud... 11 5.2 Tilbudsåpning... 12 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren... 12 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet... 12 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 12 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 12 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 12 7 VEDLEGG... 12 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom) fører tilsyn med aktørene i post- og telemarkedene og forvalter viktige samfunnsressurser som frekvenser og nummer. Gjennom sitt arbeid bidrar Nkom til best mulig post- og teletjenester for brukerne, det vil si kvalitativt gode tjenester til lavest mulig pris. Nkom bidrar til å øke sikkerheten og beredskapen i telenettene og arbeider for å fremme norske interesser internasjonalt i post- og telesektoren. Etaten rapporterer til Samferdselsdepartementet og har om lag 150 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lillesand. Mer informasjon finner du på www.nkom.no. Oppdragsgivers kontaktperson er under anbudskonkurransen er: Navn: Jan Dre Le Postadresse: Postboks 93, 4791 Lillesand Besøksadresse: Nygård 1, 4790 Lillesand e-post: rcr@nkom.no Telefaks: 22 82 46 40 Telefon: 22 82 46 87 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Nkom ønsker å inngå ny avtale på levering av internettaksess til hovedkontoret i Lillesand, samt internett og VPN til fem distriktskontorer. I tillegg vil vi ha en opsjon på internett eller VPN til diverse målestasjoner. I Lillesand skal tilbyder levere redundant-forbindelse til NKOM-bygget. Se vedlegg 1 kravspesifikasjon for nærmere beskrivelse av anskaffelsen. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no. 3
1.4 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref. saksnummer: 1401743», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli lagt ut på www.doffin.no. Siste frist for mottak av spørsmål er 7 kalenderdager før tilbudsfrist. 1.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 21.08.15 Befaring i Lillesand 10.09.15 Frist for å levere tilbud 05.10.15 kl. 12:00 Tilbudsåpning 05.10.15 kl. 12:30 Evaluering Uke 41 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 41 Vedståelsesfrist 25.11.2015 kl. 12:00 Karensperiode (frist for å klage til oppdragsgiver). 10 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse 10 dager etter tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I åpen anbudskonkurranse er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf. FOA 3-5. Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd, inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som eventuelt anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og 5
forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal sendes/leveres til; Nasjonal kommunikasjonsmyndighet Att: Jan Dre Le Postboks 93, 4791 Lillesand. Tilbudet kan også sendes på e-post til: jdl@nkom.no, eller leveres i Nasjonal kommunikasjonsmyndighets resepsjon i Lillesand (Nygård 1, 4790 Lillesand). Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart. Tilbudet skal: Oversendes som vedlegg til e-post med emne: "Tilbud leveranse av internettsamband til Nasjonal kommunikasjonsmyndighet, saksnummer: 1401743". Inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Dersom tilbudet ikke leveres pr. e-post skal tilbudet i tillegg legges i nøytral, lukket konvolutt merket med: «Tilbud saksnr. 1401743 v/ Jan Dre Le. Åpnes kun av adressat Alle dokumenter og all kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse 6
Forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer. Beskrivelse av tilbudte tjenester, jf. vedlegg 1, kravspesifikasjonen. Leveranse-/tidsplan for implementering, fra bestillingstidspunkt til leveransen er ferdig godkjenningsperiode (leveransedagen). Leverandørens organisering av brukerstøtte og melding om feil, samt responstid på feilmeldinger. Leverandørens tjenestenivå med eventuelle oppetidsgarantier og tilhørende malus. Eventuelle rutiner for unntak fra oppetid som følge av vedlikeholdsarbeid skal angis. Beskrivelse av leverandørens kompetanse og erfaring på området, deriblant eksempler på de viktigste tilsvarende leveranser siste 3 år. Referanser fra minst to relevante kunder skal oppgis. Pris (utfylt prisbilag, se vedlegg 2) Følgende skal også vedlegges tilbudet: Forslag til avtaletekst HMS-egenerklæring (se vedlegg 3) Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen, jf. punkt 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt 3.3 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget og tilhørende kravspesifikasjon besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt. 2.4. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises jfr. FOA 11-11 (1). 7
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.6 Alternative- og deltilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Underleverandører Dersom leverandøren benytter underleverandører, skal det oppgis navn på disse og hvilke tjenester underleverandør skal tilby. I tilbudet skal det dokumenteres at underleverandør er kvalifisert til å levere tjenesten.. 2.8 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 25.11.2015 kl. 12:00. 2.9 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 8
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder. Se: (Skatteetaten - attester) Utenlandske leverandører skal fremlegge attesters fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. HMS-egenerklæring (Se vedlegg 3). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha autorisasjon fra Nasjonal Kommunikasjonsmyndighet i henhold til Autorisasjonsforskriften. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Brev om innvilget autorisasjon eller Autorisasjonsbevis 9
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/avtalen Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn tre måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstakk. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha nødvendig kompetanse til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal gi en beskrivelse av de tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Nkoms krav til leveransen er beskrevet i vedlegg 1 Kravspesifikasjonen. Leverandørens oppfyllelse av kravspesifikasjonen må beskrives i tilbudet. Mangelfull dokumentasjon kan medføre at Nkom avviser tilbudet. 4.2 Pris og betingelser Det skal oppgis en totalpris som omfatter komplett etablering og drift. Totalprisen skal oppgis for en kontraktsperiode på totalt 4 år. Priser skal være eksklusiv mva. og inkludert alle leverandørens øvrige kostnader. 10
Priser som ikke er angitt antas inkludert i pris gitt i tilbudet. 4.3 Tildelingskriteriene Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris/totalkostnad 60 % Kvalitet, tjenestenivå og leveringssikkerhet 40 % Kvalitet, tjenestenivå og leveringssikkerhet Nkom vil i vurderingen legge vekt på tjenestens innhold og kvalitet, tjenestenivå og leveringssikkerhet. For tjenestenivå og leveringssikkerhet vil vurdering av tilbyders tidligere leveranser, beskrivelse av driftsorganisasjon, tilgang til kompetanse, sikkerhetsfokus og rutinebeskrivelser stå sentralt. Også tilbyders økonomiske situasjon vil bli vurdert. Kvalitet vil bli vurdert etter tekniske forhold, som (men ikke begrenset til) dekningsgrad i forhold til Nkoms eksisterende lokasjoner og valg av sikkerhetsløsninger. Pris Leverandøren skal oppgi priser i henhold til konkurransegrunnlaget punkt 4.2. Nkom vil i vurderingen legge vekt på det samlede prisnivået som oppgis. Leverandøren skal fylle ut vedlegg 2 prisskjema. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 11
5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 11-10 første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA 11-10 andre ledd bokstav a-g foreligger. 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 11-11 første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA 11-11 andre ledd bokstav a-d foreligger. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 7 VEDLEGG Kravspesifikasjon Prisskjema HMS-erklæring 12
13