INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Fredag den 08. mai kl. 09.00 i Rissa. Saker til behandling: SAK 09 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL SAK 10 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 11 REGNSKAP 1. KVARTAL Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon 73858590. Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder Side 1
SAK 09/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS. 27.03.15 kl. 12.00-14.00 Til stede Forfall Andre : Kjell Sverre Tung, Ole Hyllmark, Laila Lund, Håkan Berdahl og Marit Rennan deltok på møte. : Gro Kristiansen : Ola Sørås SAK 05/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den 13.02.2015 fra sak 01/15 til 04/15. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 13.02.2015 fra sak 01/15 til 04/15. SAK 06/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger: Det ble diskutert rutiner ifbm. Strandryddedag, samt lovverk rundt kostnadsfordeling av herreløst avfall. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 07/15 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2014 Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon 662 406 dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på 49 262 settes av til tilhørende selvkostfond. 3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på 411 599 etter skatt settes på driftsfond. Vedtak: Styret vedtar følgende framlegg til representantskapet: 1. Styret anbefaler at framlagt årsmelding og regnskap for 2014 godkjennes. 2. Styret foreslår at underskuddet på selvkosttjenesten renovasjon på kr 662 406 dekkes av tilhørende selvkostfond, og overskudd på selkosttjenesten slam på kr 49 262 settes av til tilhørende selvkostfond. Side 2
3. Styret foreslår at overskuddet på næringsrenovasjon på kr 411 599 etter skatt settes på driftsfond. SAK 08/15 MEDARBEIDERSAMTALE DAGLIG LEDER Saken ble diskutert uten daglig leder til stede 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr. 24 610, slik at ny årslønn blir kr. 727 650. Denne trer i kraft fra og med 01.01.2015. 2. Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. 3. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en engangskompensasjon for 2014 på kr. 10 000, for pålagt ekstra oppgaver utover gjeldende arbeidsavtale i forbindelse med opprettelsen av Fosen Renovasjon Næring AS Vedtak: 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr. 24 610, slik at ny årslønn blir kr. 727 650. Denne trer i kraft fra og med 01.01.2015. 2. Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. 3. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en engangskompensasjon for 2014 på kr. 10 000, for pålagt ekstra oppgaver utover gjeldende arbeidsavtale i forbindelse med opprettelsen av Fosen Renovasjon Næring AS Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Marit Rennan Gro Kristiansen (sett) Styret godkjenner protokollen fra møte den 27.03.2015 fra sak 05/15 til 08/15. Side 3
SAK 10/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering Sykefravær første kvartal 0,7 % Oppstart Reno Norden 01.04.2015 Oppstart sjåfør servicebil 01.04.2015 Regnskap - Det er ingen uforutsette hendelse så langt i 2015, så det forventes ikke store avvik fra budsjett. SESAM Det informeres kort om status i prosjektet. Strategi Notat/utkast deles ut i møtet og benyttes som bakgrunn for diskusjon. Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 4
SAK 11/15 REGNSKAP 1. KVARTAL Vedlegg: Vedlegg 1 Regnskap første kvartal 2015 Saksopplysninger: Oversikten nedenfor viser hovedtallene for regnskapet. Husholdning Næring Slam Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett SUM INNTEKTER kr -9 227 461 kr -9 270 105 kr -2 021 243 kr -1 502 063 kr -2 576 977 kr -2 584 034 SUM VAREKOSTNADER kr 1 025 156 kr 989 356 kr 317 665 kr 359 870 kr 98 783 kr 130 863 SUM PERSONALKOSTNADER kr 592 528 kr 563 386 kr 338 588 kr 321 935 kr 279 335 kr 265 596 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER kr 3 838 947 kr 3 986 824 kr 586 596 kr 517 527 kr 957 111 kr 971 993 SUM FINANSINNTEKTER kr -19 818 kr -12 449 kr -5 348 kr -2 973 kr -6 292 kr -3 159 SUM FINANSKOSTNADER kr 68 078 kr 69 577 kr 16 434 kr 10 182 kr 1 632 kr 5 091 Totalt kr -3 722 570 kr -3 673 411 kr -767 308 kr -295 522 kr -1 246 408 kr -1 213 650 Tidligere er budsjett justert basert på framdrift for å gi et riktig bilde av resultat. Det er nå satt opp kvartalsbudsjett som er basert på forventet utførte tjenester i perioden. Dette for å redusere arbeidsmengde med kvartalsrapportering. Dette betyr at inntekter vil variere fra kvartal til kvartal. Resultat i regnskap må derfor leses som differanse fra budsjett. Slam Ut fra gjennomføringsplan for 2015 skal alle tanker tømmes i månedene mars til oktober. Framdriftsplan for 1. kvartal viser at framdriftsplan holdes, dvs ca 10% av alle tanker er tømt. For alle hovedposter følger regnskapet budsjett i stor grad. Renovasjon husholdning Basert på erfaringer fra tidligere år vil det være vesentlig mer kostnader på sommerhalvåret enn på vinteren på grunn av mer levering på gjenbruksstasjoner, økt volum og økt tømmehyppighet av hyttekonteinere. Basert på disse tallene er budsjett justert på aktuelle poster. Det er stort sett samsvar mellom regnskap og budsjett på alle hovedposter. Det er noe usikkerhet i fordelingsnøklene som er benyttet mellom renovasjon husholdning og renovasjon næring, da systemet ennå ikke får tatt ut mengderapporter på en enkel måte. Fordelingsnøkler fra 2014 er benyttet. Det er stor usikkerhet på kostnadene på levert trevirke. Basert på mengdene så langt tyder det på at mengden trevirke fortsetter å øke. Dette er det ikke tatt høyde for i denne rapporten. Renovasjon næring Det har vært normal aktivitet på næringslivsrenovasjonen i første kvartal. Inntektene viser at vi ligger foran budsjett i første kvartal. Utgiftene følger i stor grad budsjett. Det er noe usikkerhet i inntektene for behandling som er estimert ut fra fakturerte mengder fra Næringsselskapet. ProAktiv Næring har ennå ikke fått på plass nøyaktig leverandørfaktura. Side 5
Det er noe usikkerhet i fordelingsnøklene som er benyttet mellom renovasjon husholdning og renovasjon næring, da systemet ennå ikke får tatt ut mengderapporter på en enkel måte. Fordelingsnøkler fra 2014 er benyttet. Vurderinger: Totalt sett vil en si at driften av Fosen Renovasjon IKS skjer i samsvar med de forutsetninger som er lagt. Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2015 til etterretning. Side 6
Vedlegg 1 Detaljregnskap Regnskap Q1 Budsjett Q1 3000 Renovasjonsgebyrer husholdning -2 571 134-2 584 034 3001 Kommunens andel 0 0 3210 Betalte purregebyrer 0 0 3540 Tømming av slamavskillere -2 571 134-2 584 034 3000 Renovasjonsgebyrer husholdning -8 604 886-8 776 982 3001 Kommunens andel 0 0 3002 Gebyrer levering gjenbruksstasjon 0-1 650 3003 Bytte renovasjonsdunk -7 196-2 025 3004 Renovasjonsgebyr fritid -255 929-197 573 3005 Salg av sekker -2 550 0 3007 Salg av kontainere og beholdere 0-2 825 3022 Andre inntekter -133 065-20 125 3030 Papp salg -9 128-10 150 3031 Papir salg -55 378-56 275 3033 Metall salg -143 532-130 000 3034 EE-avfall 0-55 000 3035 Tekstiler 0-17 500 3210 Betalte purregebyrer 0 0 3550 Forbruksavfall husholdning -9 211 664-9 270 105 3000 Renovasjonsgebyrer husholdning -1 430 190-913 008 3002 Gebyrer levering gjenbruksstasjon -94 867-120 280 3022 Andre inntekter 0-17 350 3030 Papp salg -47 922-10 150 3031 Papir salg -4 816-4 225 3033 Metall salg -15 948-32 500 3040 Utleie personell -427 500-404 550 3551 Forbruksavfall næring -2 021 243-1 502 063 3210 Betalte purregebyrer -21 640 0 8700 Renter -21 640 0 30 SUM INTEKTER -13 825 681-13 356 202 4500 Avgift forbrenning inkl st.avg 98 783 130 863 3540 Tømming av slamavskillere 98 783 130 863 4500 Avgift forbrenning inkl st.avg 453 521 448 536 4501 Avgift deponi inkl st.avg 11 942 21 480 4502 Avgift sortering 277 082 244 260 4506 Glass- og metallembalasje 30 249 27 050 4507 Spesialavfall 103 207 79 872 4510 Impregnert trevirke 18 858 31 536 4511 Vindusglass 78 066 47 712 4515 Trevirke 52 232 88 910 3550 Forbruksavfall - husholdning 1 025 156 989 356 Vedlegg 1 side i
4500 Avgift forbrenning inkl st.avg 192 630 201 504 4501 Avgift deponi inkl st.avg 629 4 680 4502 Avgift sortering 69 770 109 733 4506 Glass- og metallembalasje 275 2 625 4507 Spesialavfall 11 467 8 880 4510 Impregnert trevirke 993 3 504 4511 Vindusglass 13 776 5 304 4515 Trevirke 28 125 23 640 3551 Forbruksavfall - næring 317 665 359 870 40 SUM VAREKOSTNADER 1 441 605 1 480 089 5000 Lønn faste ansatte 853 867 777 658 5020 Overtid 3 795 9 041 5089 Fordeling lønnskostnader 0 0 5330 Godtgjørelse styre og rep.skap 104 000 136 550 5400 Arbeidsgiveravgift 117 987 101 437 5420 Premieforsikring KLP 119 416 117 506 5425 Gruppeliv-/ulykkesforsikring 1 236 6 328 5920 Premie LO/NHO ordningene 0 994 5980 Bedriftshelsetjeneste 10 150 1 401 1200 Hovedadministrasjon 1 210 451 1 150 916 5089 Fordeling lønnskostnader 0 0 3540 Tømming av slamavskillere 0 0 5089 Fordeling lønnskostnader 0 0 3550 Forbruksavfall - husholdning 0 0 5089 Fordeling lønnskostnader 0 0 3551 Forbruksavfall - næring 0 0 50 SUM PERSONALKOSTNADER 1 210 451 1 150 916 6300 Leie lokaler 83 548 65 875 6400 Leie maskiner 23 476 9 125 6545 EDB-utstyr 2 039 10 425 6690 Andre driftskostnader 2 500 7 000 6700 Revisjonshonorar 0 0 6701 Regnskapshonorar 15 500 12 775 6702 Innfordringstjenester 94 192 71 250 6730 Konsulenthonorar 0 7 625 6731 Prosjekt 88 741 0 6800 Kontorrekvisita 12 865 9 775 6810 EDB programvare 72 895 0 6840 Aviser/tidsskrifter 1 430 1 800 6850 Faglitteratur 1 120 175 6860 Kurs/oppdateringer 46 074 43 125 6890 Andre kontorkostnader 28 689 28 250 6900 Telefon 22 246 17 250 6940 Porto 44 327 29 200 Vedlegg 1 side ii
6950 EDB-utgifter 56 156 50 000 7000 Diesel 4 745 0 7100 Bilgodtgjørelse - oppgavepliktig 18 333 17 250 7140 Reisekostnader - ikke oppgaveplikti... 11 793 9 725 7150 Diettkostnader - oppgavepliktig 3 076 1 875 7320 Reklame- og annonsekostnader 48 257 61 975 7400 Kontingenter 9 379 78 050 7500 Forsikringspremier 8 500 0 7700 Styre- og bedriftsfors., servering 593 1 750 7770 Bank- og kortgebyrer 8 740 7 650 7830 Tap på fordringer - husholdninger 0 0 7990 Fordeling andre driftskostnader 0 0 1200 Hovedadministrasjon 709 216 541 925 6000 Avskrivning på bygninger og annen f... 0 0 6100 Transport innsamling 713 522 760 300 6410 Leie areal 3 757 4 500 6450 Leie kontainere 0 0 6545 EDB-utstyr 20 440 0 6690 Andre driftskostnader 0 17 550 6730 Konsulenthonorar 2 396 8 500 6731 Prosjekt 0 30 850 6810 EDB programvare 11 500 25 650 6900 Telefon 5 030 0 6940 Porto 20 427 0 7320 Reklame- og annonsekostnader 16 920 0 7990 Fordeling andre driftskostnader 0 0 3540 Tømming av slamavskillere 793 992 847 350 6000 Avskrivning på bygninger og annen f... 0 0 6100 Transport innsamling 1 625 827 1 523 700 6101 Containertransport -1 994 26 550 6102 Transport papp 18 304 98 125 6103 Transport klær 41 000 40 800 6104 Transport metall 55 743 42 941 6105 Transport restavfall 212 594 227 136 6106 Transport grovavfall 234 072 230 046 6107 Transport papir 126 089 110 425 6130 Ekstra transport 67 990 38 686 6140 Opprydding ved hyttekontainere 2 725 0 6190 Sekker 30 485 45 325 6200 Elektrisitet 18 759 11 280 6400 Leie maskiner 1 365 1 400 6410 Leie areal 58 228 69 825 6450 Leie kontainere 11 900 28 290 6545 EDB-utstyr 7 000 0 Vedlegg 1 side iii
6600 Reparasjon/vedlikehold hyttekontain... 3 950 37 475 6620 Reparasjon/vedlikehold returpunkt 0 6 250 6630 Reparasjon/vedlikehold kontainere 129 207 80 700 6640 Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta... 63 872 146 850 6690 Andre driftskostnader 75 295 37 575 6730 Konsulenthonorar 2 263 46 575 6731 Prosjekt 0 135 050 6750 Leid hjelp drift gjenbrukstorg 550 055 594 440 6810 EDB programvare 46 375 39 575 6890 Andre kontorkostnader 1 365 1 525 7000 Diesel 2 504 6 100 7020 Løpende vedlikehold traktor 17 144 35 025 7030 Kjøretøy 3 060 0 7320 Reklame- og annonsekostnader 8 240 0 7990 Fordeling andre driftskostnader 0 0 3550 Forbruksavfall - husholdning 3 413 417 3 661 669 6000 Avskrivning på bygninger og annen f... 0 0 6101 Containertransport -855 6 650 6102 Transport papp 96 095 18 700 6104 Transport metall 6 194 4 761 6105 Transport restavfall 82 676 88 320 6106 Transport grovavfall 58 518 57 523 6107 Transport papir 10 964 9 600 6130 Ekstra transport 29 138 22 057 6200 Elektrisitet 8 040 3 630 6400 Leie maskiner 585 600 6410 Leie areal 13 148 15 775 6450 Leie kontainere 5 100 12 834 6630 Reparasjon/vedlikehold kontainere 55 374 48 825 6640 Reparasjon/vedlikehold gjenbrukssta... 15 968 37 800 6690 Andre driftskostnader 18 824 10 675 6730 Konsulenthonorar 133 2 475 6731 Prosjekt 6 158 9 075 6750 Leid hjelp drift gjenbrukstorg 61 117 66 044 6810 EDB programvare 0 3 750 6890 Andre kontorkostnader 0 1 450 7000 Diesel 626 1 525 7020 Løpende vedlikehold traktor 4 286 8 750 7831 Tap på fordringer - næring 1 031 0 7990 Fordeling andre driftskostnader 0 0 3551 Forbruksavfall - næring 473 121 430 819 7770 Bank- og kortgebyrer 204 0 8700 Renter 204 0 70 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER 5 389 950 5 481 763 Vedlegg 1 side iv
8050 Renteinntekter - bank 0-4 060 3540 Tømming av slamavskillere 0-4 060 8050 Renteinntekter - bank 0-14 330 3550 Forbruksavfall - husholdning 0-14 330 8050 Renteinntekter - bank 0-190 3551 Forbruksavfall - næring 0-190 8050 Renteinntekter - bank -21 538 0 8070 Renteinntekter - kunder -9 920 0 8700 Renter -31 458 0 80 SUM FINNANSINTEKTER -31 458-18 580 8140 Rentekostnader uten fradragsrett 3 693 3 750 3540 Tømming av slamavskillere 3 693 3 750 8140 Rentekostnader uten fradragsrett 70 280 69 250 3550 Forbruksavfall - husholdning 70 280 69 250 8140 Rentekostnader uten fradragsrett 12 171 11 850 3551 Forbruksavfall - næring 12 171 11 850 81 SUM FINNANSKOSTNADER 86 144 84 850-5 728 989-5 177 164 Vedlegg 1 side v