Tabell 1a REKRUTTERINGSPROSESSEN UiB-stillinger (finansiert over grunnbudsjettet) Personalreglement for vitenskapelige stillinger Rutiner ved tilsetting i vitenskapelig stilling Personalreglement for tekniske og administrative stillinger Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling Rutiner for fakultetsnivå og Gå til: Utlysing Professor Førsteamanue nsis Postdoktor Stipendiat Midl. vit. stilling eng./vikariat over 9 mnd. Timelærer Fast teknisk/adm. stilling Midl. teknisk/adm. stilling eng./vikariat over 6 mnd. Mottak av søknader Professor Professor II Førsteamanue nsis Postdoktor Stipendiat Fast teknisk/adm. stilling Bedømmelse Innstilling Tilsetting Lønnsplasseri ng Professor Professor II Førsteamanue nsis Postdoktor Stipendiat Midlertidig vit. stilling eng./vikariat over 9 mnd. Forslag til innstilling Fast teknisk/adm. stilling Midl. teknisk/adm. stilling (forslag til innstilling ) eng./vikariat over 6 mnd. Professor Professor II Førsteamanue nsis Postdoktor Stipendiat Midl. vit. stilling eng./vikariat over 9 mnd. eng./vikariat inntil 9 mnd. forlengelse inntil 9 mnd. Fast teknisk/adm. stilling Midl. teknisk/adm. stilling eng./vikariat over 6 mnd. Professor Professor II Førsteamanue nsis Postdoktor Stipendiat Midl. vit.stilling eng./vikariat over 9 mnd. eng./vikariat inntil 9 mnd. forlengelse inntil 9 mnd. Fast teknisk/adm. stilling Midl. teknisk/adm.. stilling eng./vikariat over 6 mnd. eng./vikariat inntil 6 mnd forlengelse inntil 6 mnd. Flyttego dtgjøringe r Mottak av nytilsatte Vitenskape lige Tekn./adm. UTLYSING Fast vitenskapelig stilling professor utlysing tekstmaler Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorater Rutiner ved tilsetting i vitenskapelig stilling 1
Brev til fakultetet Mottar/journalføre Dersom det er ønskelig er med forslag til r forslag til PØA behjelpelig med å lyse utlysing og utlysing fra ut stillinger via EUs stillingsomtale på instituttet mobilitetsportal, se e-post av norsk og evt. 7.3.2006 fra Kari E. Lønøy, engelsk. Brevet ets brev, PØA. skal også utlysingstekst og inneholde stillingsomtale stillingsnummer mottas også (STN) og hvem elektronisk på forrige norsk og ev. på stillingsinnehaver engelsk var, forslag til hvor stillingen skal lyses ut (utover standard) og ønsket dato for søknadsfrist. Utlysing og stillingsomtale sendes også elektronisk på norsk og evt. engelsk. Saken sendes fakultetet innen frist for fakultetsstyresaker. Kvalitetssikrer utlysing og stillingsomtale (norsk + engelsk) Stillingsomtale (norsk + engelsk) legges på nettet, og linken legges inn i utlysingsteksten (norsk + engelsk) Dersom annonse i utenlandsk tidsskrift, bistår med utarbeidelse av engelsk kortversjon av utlysingen Kontrollerer/ev. oppretter stillingsnummer (STN) Gjør i stand arkivomslag PØA/prosjektadministrasjo n 2
Mottar kopi av fakultetets brev til PØA Mottar fra PØA endelig utlysningstekst. Skriver saksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak Kopierer og sender sakspapirene til fakultetsstyret Skriver brev og ekspederer saken til PØA for effektuering (kopi til inst.) Sender brev og utlysingstekst (norsk + engelsk) også elektronisk til saksbehandler på PØA Brevet avskrives i Doculive/arkiveres Brevet kommer i retur fra PØA, vedlagt endelig utlysingstekst med søknadsfrist, og arkiveres Registrerer stillingen og søknadsfrister i egen bok for utlyste professorat Saksbehandler kvalitetssikrer teksten og sender utlysingstekst til tjenestemannsorganisasjonen e samt til Likestillingsrådgiver. Foreningene skal etter Hovedtariffavtalens pkt. 2.3.8 nr. 1 orienteres om den lønn stillingen vil bli utlyst med, og kan kreve å få drøfte lønnsinnplasseringen innen 3 virkedager etter at de har mottatt utlysingsteksten. Dersom lønnsnivået endres etter drøfting med tjenestemannsorganisasjonene, orienterer saksbehandler fakultetet om dette. Saksbehandler sender utlysingsteksten til Norsk lysingsblad, Aetat samt annonsebyrået. Saksbehandler legger utlysingsteksten ut på internett. Se for øvrig Rutiner for fakultet og. Kopi av endelig utlysingstekst sendes fakultet og institutt Fast vitenskapelig stilling førsteamanuensis tekstmaler 3
Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger Rutiner ved tilsetting i vitenskapelig stilling for professor for professor, men registrerer ikke utlysingsfristen i egen bok for professor. Rekrutteringsstilling postdoktor utlysing tekstmaler for professor for professor, men registrerer ikke utlysingsfristen i egen bok for professor. Rekrutteringsstilling stipendiat utlysing tekstmaler for professor for professor, men registrerer ikke utlysingsfristen i egen bok for professor. Midlertidig vit. stilling engasjement/vikariat (over 9 mnd.) utlysing tekstmaler 4
Brev til fakultetet med forslag til utlysing og evt. stillingsomtale. Brevet skal inneholde stillingsnummer (STN) evt. navn på siste stillingsinnehaver, forslag til hvor stillingen skal lyses ut (utover standard) og ønsket dato for søknadsfrist. Utlysing og stillingsomtale sendes også elektronisk. Mottar fra PØA endelig utlysningstekst. Mottar/journalfører brev fra instituttet ets brev, utlysingstekst og stillingsomtale mottas også elektronisk for professor Timebasert vit. stilling/timelærer utlysing Annonseres internt ved oppslag og på instituttets nettside. Evt. ta direkte kontakt med aktuelle personer. Fast teknisk/adm. stilling utlysing tekstmaler Brev til fakultetet med forslag til utlysingstekst og søknadsfrist. Brevet skal inneholde evt. navn på siste stillingsinnehaver, Stillinger ved institutter/enheter: Mottar/journalfører forslag til utlysing ets brev og utlysingstekst mottas 5
stillingsnummer og ønsket dato for søknadsfrist. Utlysing sendes også elektronisk. Mottar kopi av fakultetets brev til PØA Mottar fra PØA endelig utlysingstekst. også elektronisk Kvalitetssikrer utlysingstekst Skriver brev og ekspederer saken til PØA for effektuering Brevet avskrives i Doculive Brevet kommer i retur fra PØA, vedlagt endelig utlysingstekst, inkl. søknadsfrist Stillinger ved fakultetssekretariatet: Utarbeide kravspesifikasjon Skriver forslag til utlysing Skriver brev og ekspederer saken til PØA for utlysing Sender brev og utlysingstekst også elektronisk til saksbehandler ved PØA Kontrollerer/evt. oppretter STN Gjør i stand arkivomslag Brevet kommer i retur fra PØA, vedlagt endelig utlysingstekst med søknadsfrist, og arkiveres for professor, men i tillegg påføres saksnummer for Tilsettingsrådet. Midlertidig teknisk/adm. stilling engasjement/vikariat (over 6 mnd.) utlysing tekstmaler Samme rutine som for fast teknisk/adm. stilling Utlysinger ved institutter/enheter: for fast teknisk/adm. stilling for fast teknisk/adm. stilling. 6
Stillinger ved fakultetssekretariatet: for fast teknisk/adm. stilling for fast teknisk/adm. stilling. MOTTAK AV SØKNADER Fast vitenskapelig stilling professor mottak av søknader Personalreglement for vitenskapelige stillinger Mottar kopi av fakultetets bekreftelsesbrev til søkerne Mottar kopi av enkel søkerliste fra fakultetet Mottar kopi av utvidet søkerliste fra fakultetet Mottar og registrerer søknader i 5 eks. Gjennomgår søknadene for å se om de er i tråd med utlysing og stillingsomtale Sorterer og plasserer søknadene i hjelpearkiv Lager adresseliste (adr.merkelapper) Skriver brev til søkerne om at søknaden er mottatt innen 1 uke etter søknadsfrist / påpeker ev. mangler (kopi til inst.) Setter opp enkel søkerliste (offentlig men søkere kan reservere seg mot oppf.) Setter opp utvidet søkerliste (fortrolig) Sender utvidet søkerliste til søkere som ber om det (brev/e-post) Mottar, pakker ut vitenskapelige arbeider (5 eks.) og registrerer mottaket i egen bok for utlyste professorat 7
Professor II mottak av søknader (vanligvis ikke utlyst) Personalreglement for vitenskapelige stillinger Mottar søknad om bedømmelse for professor II, vedlagt vitenskapelige arbeider. Søknaden journalføres. Gjennomgår søknaden og vitenskapelige arbeider, sorterer og legger de i bunker Fast vitenskapelig stilling førsteamanuensis mottak av søknader Personalreglement for vitenskapelige stillinger Mottar søknader og vitenskapelige arbeider. Søknadene journalføres. Gjennomgår søknader og vitenskapelige arbeider, sorterer og legger de i bunker. Skriver brev til søkerne og bekrefter at søknad er mottatt senest 1 uke etter søknadsfristens utløp, ber evt. samtidig om å få tilsendt vitnemål og attester som mangler. Skriver enkel søkerliste inkl. søknadsfrist, navn og adresse til søkerne i alfabetisk rekkefølge. Mottar kopi av enkel søkerliste fra instituttet 8
Listen er offentlig, men søkere kan reservere seg mot oppføring, off.loven 6, nr. 4, 3. pkt.. Skriver utvidet søkerliste, som skal inneholde søkerens navn, alder og fullstendige opplysinger om utdanning og yrkespraksis (fortrolig) Utvidet søkerliste sendes de av søkerne som har bedt om det (brev/e-post) Mottar kopi av utvidet søkerliste fra instituttet Rekrutteringsstilling postdoktor mottak av søknader Personalreglement for vitenskapelige stillinger for førsteamanuensis mottak av søknader for førsteamanuensis mottak av søknader Rekrutteringsstilling stipendiat mottak av søknader Personalreglement for vitenskapelige stillinger for førsteamanuensis for førsteamanuensis Fast teknisk/adm. stilling mottak av søknader Personalreglement for tekniske og administrative stillinger Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling 9
Mottar og journalfører søknader Kontrollerer at utvidet søkerskjema er vedlagt og fylt ut. De som selv er søkere til stillingen, kan be om å få tilsendt utvidet søkerliste (merket fortrolig). Dersom noen av de øvrige søkerne har bedt om konfidensiell behandling, skal følgende kommentar stå i følgebrevet til den/de søkerne som får tilsendt utvidet søkerliste: Jeg gjør oppmerksom på at følgende person(er) har bedt om konfidensiell behandling: NN. Da du selv er søker til stillingen, har du rett til å få oppgitt samtlige navn, men du har ikke anledning til å informere andre om at vedkommende også søkte på stillingen Skriver enkel søkerliste inkl. søknadsfrist, navn og adresse til søkerne i alfabetisk rekkefølge. Listen er offentlig, men søkere kan reservere seg mot oppføring, off.loven 6, nr. 4, 3. pkt. Listen fungerer som adresseliste ved institutt, men søknader journalføres ikke Mottar kopi av enkel søkerliste fra instituttet 10
Skriver brev til søkerne senest 1 uke etter søknadsfristens utløp og bekrefter at søknad er mottatt, ber evt. samtidig om å få tilsendt ev. manglende vitnemål og attester. Midlertidig teknisk/adm. stilling engasjement/vikariat (over 6 mnd.) mottak av søknader Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling for fast teknisk/adm. stilling ved institutt, men søknader journalføres ikke BEDØMMELSE Fast vitenskapelig stilling professor bedømmelse Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorat økonomiavdelinge n Mottar og journalfører brev fra fakultetet der instituttet blir bedt om forslag til sakkyndigkomite. Mottar samtidig ett sett søknader. Brev til fakultetet med forslag til sakkyndigkomite inkl. forslag til leder eller administrator som ikke er medlem av komiteen. Forslaget Skriver brev og oversender ett sett søknader til instituttet og ber om forslag til sakkyndigkomite Mottar/journalfører instituttleders forslag til sakkyndigkomite PØA/prosjektadministrasjo n 11
skal inneholde nøyaktig adresse og evt. e-post adresse til søkerne. Begge kjønn skal være representert. Dersom ikke begge kjønn er representert, skal dette begrunnes. Medlemmene i sakkyndigkomiteen skal ikke ha publisert eller hatt nært faglig samarbeid med søkerne. (Samtlige medlemmer må være forespurt og sagt seg villig til å være med i komiteen) Mottar fakultetets brev om oppnevning av sakkyndigkomite Mottar kopi av fakultetets brev til søkerne. Mottar kopi av fakultetets brev til ev. administrator Mottar kopi av brevene til sakkyndigkomiteen Skriver saksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak Kopierer og sender sakspapirene til fakultetsstyret Oppdaterer adresseliste/merkelapper Skriver brev til institutt om fakultetsstyrets vedtak Skriver brev til søkerne om komiteens sammensetning (kopi til inst./ev. administrator) Skriver brev til ev. administrator (kopi til inst.) Skriver oppnevningsbrev til komiteens medlemmer (kopi til inst./ev. administrator) Vedlegg til oppnevningsbrevene: Utlysing/stillingsomtale/utv. søkerliste/midl. regler/utfyllende regler/veiledning for de sakkyndige/ skjema for søknad om skattekort: Application for tax deduction card for foreign 12
Mottar og journalfører brev fra fakultetet vedlagt sakkyndigkomiteen s uttalelse. citizens and others / skatteopplysningsskjema/ søknader/vitenskapelige arbeider Gjør i stand skatteopplysningsskjema/ skjema for søknad om skattekort og finner frem / ev. kopierer øvrige vedlegg Sorterer vedleggene/søknader og vitenskapelige arbeider i tre (ev. fire) like bunker Pakker inn søknader/arbeider inkl. oppnevningsbrev m/vedlegg Fyller ut følgebrev/adressekort og som klistres på pakken Fyller ut proforma invoice, som legges i konvolutt påklistret pakken Brevene avskrives i Doculive/arkiveres Dersom noen av søkerne bare har levert ett eksemplar av noen av arbeidene, må de sakkyndige, ev. i eget brev, gjøres oppmerksom på at disse må sendes på sirkulasjon Mottar i retur skatteopplysningsskjema og søknad om skattekort m/vedlegg Stempler, undertegner og kopierer søknad om skattekort m/vedlegg, og sender det til Ligningskontoret/arkiverer Mottar sakkyndigkomiteens uttalelse Fyller ut honorarskjema Kopierer og sender honorarskjema m/vedlegg til Lønnskontoret Kopierer sakkyndigkomiteens uttalelse og sender den til søkerne for ev. merknader innen en gitt frist og til instituttet Brev avskrives i 13
Mottar kopi av fakultetets brev til komiteen vedlagt kommentarer til sakkyndigkomiteen s uttalelse Mottar kopi av fakultetets brev til søker vedlagt tilsvar fra sakkyndigkomiteen. Doculive/arkiveres Mottar/journalfører ev. merknader til sakkyndigkomiteens uttalelse Kopierer og sender ev. merknader til komiteens medlemmer for ev. tilsvar innen en gitt frist m/kopi til instituttet Brev avskrives i Doculive/arkiveres Mottar/journalfører ev. tilsvar fra komiteen Skriver brev og sender ev. tilsvar fra komiteen til vedkommende søker m/kopi til instituttet Brev avskrives i Doculive/arkiveres i saksarkivet Professor II bedømmelse (vanligvis ikke utlyst) Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorat Brev til fakultetet vedlagt kandidatens CV + publikasjonsliste (ev. søknad), begrunnelse, forslag til stillingsomtale og forslag til sakkyndigkomite inkl. forslag til leder eller administrator som ikke er medlem av komiteen. Hvis engelsktalende medlem i komiteen, skal stillingsomtale også foreligge på engelsk. Forslaget skal inneholde nøyaktig adresse og evt. e-post adresse til Mottar/journalfører instituttets brev med forslag til sakkyndigkomite, vedlagt kandidatens CV/publikasjonsliste + forslag til stillingsomtale (norsk + engelsk). Dersom det dreier seg om en adjungert prof. IIstilling, følger avtale fra oppdragsgiver om finansiering over et visst antall år. 14
kandidaten. Begge kjønn skal være representert i komiteen. Dersom ikke begge kjønn er representert i komiteen, skal dette begrunnes. Dersom det dreier seg om en adjungert prof. IIstilling, skal det legges ved avtale fra oppdragsgiver om finansiering over et visst antall år. Medlemmene i sakkyndigkomiteen skal ikke ha publisert eller hatt nært faglig samarbeid med kandidaten. (Samtlige medlemmer må være forespurt og sagt seg villig til å være med i komiteen) For øvrig samme rutine som for professor For øvrig samme rutine som for professorbedømmelse Fast vitenskapelig stilling førsteamanuensis bedømmelse Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger Brev til fakultetet med forslag til sakkyndigkomite, inkl. forslag til leder eller administrator som ikke er medlem av komiteen. Forslaget skal inneholde nøyaktig adresse og evt. e-post adresse til søkerne. Begge kjønn skal være representert. Mottar/journalfører instituttets brev med forslag til sakkyndigkomite. 15
Dersom ikke begge kjønn er representert i komiteen skal dette begrunnes. Medlemmene i sakkyndigkomiteen skal ikke ha publisert eller hatt nært faglig samarbeid med søkerne. (Samtlige medlemmer må være forespurt og sagt seg villig til å være med i komiteen) Mottar og journalfører brev fra fakultetet om oppnevnt sakkyndigkomite Pakker inn søknader/arbeider vedlagt utvidet søkerliste. Noterer i mappen dato sendt Brev/e-post fra en av søkerne som trekker sin søknad. Videresender brevet/e-posten til sakkyndigkomiteen Mottar uttalelse fra sakkyndigkomiteen (fra det interne medlemmet) innen ca. tre måneder etter oppnevning. Brev med sakkyndiguttalelsen sendes konfidensielt til søkerne og likestillingskomiteen med en frist på 14 dager for evt. kommentarer. Mottar og journalfører brev med kommentarer fra en av søkerne. Videre stort sett samme rutine som for professor, men søknader og arbeider sorteres, pakkes og sendes fra instituttet. Praksis er at sakkyndigkomiteens uttalelse ofte først kommer til instituttet ikke til fakultetet. Hvis sakkyndiguttalelsen kommer til fakultetet, blir rutinen stort sett samme som på instituttet, men honorar anvises fra fakultetet. Jf. rutinen for professorbedømmelse. 16
Brev vedlagt kommentarene sendes til sakkyndigkomiteen. Mottar og journalfører tilsvar fra sakkyndigkomiteen Brev vedlagt tilsvar fra sakkyndigkomiteen sendes søkeren Dersom rangerte nr. 1 trekker seg, informeres rangerte nr. 2 om dette. Rekrutteringsstilling postdoktor bedømmelse Retningslinjer for tilsetting i postdoktorstillinger Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger for førsteamanuensis for førsteamanuensis Rekrutteringsstilling stipendiat bedømmelse Retningslinjer for tilsetting i stilling som stipendiat ved universitet og høgskoler Utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved UiB Forslag til sakkyndigkomite leveres instituttleder. Forslaget kommer fra den faggruppen som har lyst ut stillingen. Begge kjønn skal være representert. Dersom ikke begge kjønn er representert skal dette begrunnes. leder godkjenner 17
komiteen ved påtegning Brev med søknader vedlagt evt. arbeider, samt utlysingstekst, evt. stillingsomtale og utvidet søkerliste sendes sakkyndigkomiteen. Brev/e-post fra ev. søkere som trekker sin søknad. Videresender brevet/eposten til sakkyndigkomiteen Mottar sakkyndigkomiteens uttalelse. Det må foretas en omfangsvurdering av utdanningen til aktuelle kandidater med utenlandsk utdanning. Vitnemål og karakterutskrifter oversendes fakultetet for vurdering. Dette for å være sikker på at de fyller kravene for opptak til PhD-studiet. Denne prosedyren kan gjennomføres av komitéen før uttalelsen skrives eller av instituttet før instituttleders innstilling skrives. Brev med sakkyndigkomiteens uttalelse sendes søkerne og likestillingskomiteen med en frist på 14 dager for evt. kommentarer. Mottar og journalfører brev med kommentarer fra en av søkerne. Brev vedlagt kommentarene sendes sakkyndigkomiteen. Mottar og journalfører tilsvar fra sakkyndigkomiteen Brev vedlagt tilsvar fra sakkyndigkomiteen sendes søkeren Dersom rangerte nr. 1 trekker seg, informeres 18
rangerte nr. 2 om dette. Midlertidig vit. stilling engasjement/vikariat (over 9 mnd.) bedømmelse Personalreglement for vitenskapelige stillinger for stipendiat Samme rutine som for stipendiat Fast teknisk/adm. stilling forslag til innstilling fra oppnevnt komite Personalreglement for tekniske og administrative stillinger Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling leder oppnevner en komite på minst tre medlemmer til å utarbeide forslag til innstilling Komiteen får utdelt utlysingstekst, "Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling og utvidet søkerliste (= utvidete søkerskjema). Søknadene sendes på sirkulasjon blant komiteens medlemmer. De av søkerne som synes best kvalifisert innkalles til intervju. (PØAs intervjuguide). Innstillende Stillinger ved fakultetssekretariatet: setter sammen komite som skal skrive forslag til innstilling Gjennomgår søknadene med komite for å plukke ut aktuelle kandidater til intervju Avtaler dato for intervju med aktuelle kandidater 19
myndighet skal delta. Ev. reisekostnader ifm. intervju må dekkes av instituttet. Hvis noen av søkerne trekker sin søknad, skal komitéen orienteres om dette. Referanser innhentes Komiteen skriver forslag til innstilling Forslag til innstilling undertegnes av komiteens medlemmer og legges fram for instituttleder Setter opp intervjuplan på bakgrunn av kravspesifikasjon og utlysingstekst Gjennomfører intervjuer med aktuelle kandidater Gjennomfører referanseintervju Skriver forslag til innstilling fra oppnevnt komite, som legges frem for fakultetsdirektøren Midlertidig teknisk/adm. stilling engasjement/vikariat (over 6 mnd.) forslag til innstilling fra oppnevnt komite Personalreglement for tekniske og administrative stillinger Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling for fast teknisk/adm. stilling for fast teknisk/adm. stilling INNSTILLING Fast vitenskapelig stilling professor innstilling Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorat 20
leder nedsetter intern intervjukomite. Komiteen innkaller den som er rangert som nummer én av sakkyndigkomiteen, og evt. de som er rangert på 2. og 3. plass. Kandidatene holder prøveforelesning. Komiteen er til stede. Brev med instituttleders innstilling sendes fakultetet, evt. med forslag til tiltredelsesdato. Ber evt. om å få saken tilbake dersom innstilte nr. 1 ikke tar i mot stillingen Saken arkiveres. Mottar/journalfører instituttleders innstilling, vedlagt ett sett søknader Gjennomgår innstillingen og innhenter ev. manglende opplysinger Professor II innstilling (vanligvis ikke utlyst) Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorat Brev med instituttleders innstilling sendes fakultetet, evt. med forslag til tiltredelsesdato. Saken arkiveres. Mottar i retur kandidatens CV + publikasjonsliste (ev. søknader) og vitenskapelige arbeider fra sakkyndigkomiteen. Returnerer papirene til kandidaten for professor Fast vitenskapelig stilling førsteamanuensis innstilling Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger 21
for professor Samme rutine som for professor Rekrutteringsstilling postdoktor innstilling Retningslinjer for tilsetting i postdoktorstillinger for professor Samme rutine som for professor Rekrutteringsstilling stipendiat innstilling Retningslinjer for tilsetting i stilling som stipendiat ved universitet og høgskoler Utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved UiB for professor, men intervju brukes sjeldent. Samme rutine som for professor Midlertidig vit. stilling engasjement/vikariat (over 9 mnd.) innstilling Personalreglement for vitenskapelige stillinger for stipendiat Samme rutine som for professor Fast teknisk/adm. stilling innstilling Personalreglement for tekniske og administrative stillinger Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling 22
leder skriver innstilling på grunnlag av søknadene, forslaget fra komiteen og de opplysninger som fremkom i personlige konferanser og ved referanser. Dersom det er flere kvalifiserte søkere skal vanligvis tre søkere innstilles i rangert rekkefølge Oversender fakultetsdirektørens innstilling, forslag til innstilling fra oppnevnt komite, utlysingstekst, enkel søkerliste, utvidet søkerliste samt søknader med vedlegg til Tilsettingsrådet. Konvolutten skal merkes "Tilsettingsrådet" samt saksnr. Søkerne har videre rett til å gjøre seg kjent med faktiske opplysninger om seg selv som blir gitt i sakens dokumenter, og til opplysninger om dem som blir innstilt. Alle slike henvendelser skal rettes til. Saken arkiveres ved institutt, men fakultetsdirektøren skriver innstilling Forslag til innstilling kvalitetssikres. Hvis PØA har merknader til innstillingen, sendes den i retur til inst./fak. Hvis saken er i orden, sendes den til Tilsettingsrådets medlemmer, som har 3 dager på å vurdere saken og gi eventuelle merknader (tar ca. 1 uke pga. av postgangen). Dersom Tilsettingsrådet ikke har merknader, sendes saken til fakultetet for effektuering. Dersom en eller flere av Tilsettingsrådets medlemmer har merknader, sørger PØA for at saken blir møtebehandlet og at vedtak fattes. Midlertidig teknisk/adm. stilling engasjement/vikariat (over 6 måneder) innstilling Personalreglement for tekniske og administrative stillinger Rutiner ved tilsetting i teknisk og administrativ stilling 23
for fast teknisk/adm. stilling for fast teknisk/adm. stilling for fast teknisk/adm. stilling Flyttegodtgjøringer Besvarer spørsmål om kompensasjon for utgifter i forbindelse med flytting Hjelper kandidater med å søke flyttegodtgjøring Saken behandles ved PØA i henhold til særavtale om flyttegodtgjørelse i staten. TILSETTING Fast vitenskapelig stilling professor tilsetting Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorat Handlin g Mottar kopi av fakultetets brev til den tilsatte + ev. grønt skjema Bekreftet tiltredelse Handling Handling Handling Skriver saksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak Kopierer og sender sakspapirene til fakultetsstyret Protokollfører tilsettingsvedtaket Skriver tilbud om tilsetting m/svarfrist, vedlagt svarskjema/opplysningsskjema m.m. (kopi til instituttet/lønnskontoret/ev. Program for læringsforskning) Brev avskrives i Doculive/arkiveres Mottar svarskjema m/ønsket tiltredelsesdato, opplysningsskjema, økonomiavdelinge n PØA/prosjektadministrasj on 24
Mottar kopi av svarskjema Mottar og journalfører kopi av arbeidsavtale Returnerer grønt skjema i utfylt stand til fakultetet Saken arkiveres ev. kopi av arbeidstillatelse Sender kopi av svarskjema til instituttet Skriver arbeidsavtale i 2 eksemplar samt følgebrev (kopi instituttet/lønnskontoret) Brev avskrives i Doculive/arkiveres Fyller ut og sender utbetalingsbilag for lønn til Lønnskontoret og/eller a kontoskjema dersom for sen til ordinær lønnsutbetaling/eller pga. manglende personopplysninger (vedlagt kopi av tilsettingsbrev/arbeidsavtale/følgebr ev til arbeidsavtale) A kontoutbetalinger må unngås i størst mulig grad. Registrerer person- og stillingsopplysninger i SLP4 Oppretter personalmappe og registrerer person- og stillingsopplysninger på personalkort Mottar arbeidsavtale i undertegnet stand Ordner tilsettingspapirene i personalmappen i rett rekkefølge og arkiverer den i personalarkivet Skriver avslagsbrev og returnerer gjenværende søknadspapirer/arbeider Ett sett søknader arkiveres i saksarkivet Gjennomgår og rydder saksmappen, før den legges i saksarkivet Professor II tilsetting Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i professorat Samme rutine som for professor, bortsett fra at gjenværende søknadspapirer/ for professor, bortsett fra at instituttet returnerer gjenværende søknadspapirer/arbeider 25
arbeider returneres til den tilsatte til den tilsatte Fast vitenskapelig stilling førsteamanuensis tilsetting Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger for professor, bortsett fra at avslagsbrev skrives og gjenværende søknadspapirer/arbeider returneres til søkerne Samme rutine som for professor, bortsett fra at instituttet skriver avslagsbrev m.m. Rekrutteringsstilling (postdoktor) tilsetting Tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger Retningslinjer for tilsetting i postdoktorstillinger økonomiavdelin gen for professor, bortsett fra at avslagsbrev skrives og gjenværende søknadspapirer/arbei der returneres til søkerne Oppretter saksnr. i nummerliste for tilsettingsrådet Skriver saksforelegg til tilsettingsrådet med forslag til vedtak. Kopierer og sender sakspapirene til tilsettingsrådets medlemmer Mottar og registrerer medlemmenes svar i Protokoll for tilsettingsrådet. Innkaller til møte dersom dette er krevd, og skriver protokoll. Skriver tilbud om tilsetting PØA/prosjektadministra sjon 26
m/svarfrist, vedlagt svarskjema/opplysningsskjema m.m. (kopi til instituttet/lønnskontoret)) Brev avskrives i Doculive/arkiveres Mottar svarskjema m/ønsket tiltredelsesdato, opplysningsskjema, ev. kopi av arbeidstillatelse Mottar instituttets bekreftelse på tiltredelsesdato Skriver arbeidsavtale i 2 eksemplar samt følgebrev (kopi instituttet/ Lønnskontoret) Brev avskrives i Doculive/arkiveres Fyller ut og sender utbetalingsbilag for lønn til Lønnskontoret og/eller skjema dersom for sen til ordinær lønnsutbetaling/eller pga. manglende personopplysninger (vedlagt kopi av tilsettingsbrev/arbeidsavtale/følg ebrev til arbeidsavtale) A kontoutbetalinger må unngås i størst mulig grad. Registrerer person- og stillingsopplysninger i SLP4 Oppretter personalmappe og registrerer person- og stillingsopplysninger på personalkort Mottar arbeidsavtale i undertegnet stand Ordner tilsettingspapirene i personalmappen i rett rekkefølge og arkiverer den i personalarkivet Returnerer øvrige søknader til instituttet med anmodning om retur og avslagsbrev Gjennomgår og rydder saksmappen, før den legges i saksarkivet Rekrutteringsstilling (stipendiat) tilsetting Retningslinjer for tilsetting i stilling som stipendiat ved universitet og høgskoler Utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved UiB 27
Tilsettingsrådet for forsker- og rekrutteringsstillinger for postdoktor Samme rutine som for postdoktor Midlertidig vit. stilling engasjement/vikariat (over 9 måneder) tilsetting Personalreglement for tekniske og administrative stillinger økonomiavdeli ngen for hhv. førsteamanuensis/postdoktor/ stipendiat for hhv. førsteamanuensis/postdoktor/ stipendiat PØA/prosjektadminis trasjon Midlertidig vit. stilling engasjement/vikariat (inntil 9 måneder) tilsetting Personalreglement for vitenskapelige stillinger Brev til fakultetet med forslag om navn på den som skal engasjeres, tidsrom for engasjementet, arbeidsoppgaver og evt. hvilken fast stilling engasjementet/vikariatet er opprettet for. Mottar og journalfører kopi av fakultetets tilsettings- /forlengelsesbrev sammen med grønt skjema Bekreftet tiltredelse fra fakultetet Mottar og journalfører kopi av arbeidsavtale Returnerer grønt skjema Mottar/journalfører brev fra instituttet Skriver tilsettings- /forlengelsesbrev Skriver arbeidsavtale i 2 eksemplarer Fyller ut 28