INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Orientering fra rådmannen: Tema: Tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold, jf. referatsak 08/16.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold (leder), Idar Tronstad (nestleder), Siril Follerås Engedal (medlem), Hege Lønning (medlem), Rune Engeset (medlem). INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 11. oktober 2016 kl. 08.15 i bystyresalen. SAKSLISTE: Orientering fra rådmannen: Tema: Tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold, jf. referatsak 08/16. SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 07.06.16 SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 SAK 17/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016 2019 SAK 18/16 FORHANDLINGER MED GRUNNEIERE I STRØMSVIKA, VEDTAK I DRIFTSSTYRET FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: Planlegging neste møte 29.11.16 (saker og orienteringer) EVENTUELT REFERATER Ref. 10/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 11/16 Kommunerevisjonen Vest. Innkalling representantskapet 27.09.16 Ref. 12/16 Bystyret, vedtak plan for selskapskontroll Mandal, 3. oktober 2016 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf. 90 95 62 46. Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 15/16 Møtedato: 11.10.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 07.06.16 Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 07.06.16 Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra 07.06.16 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 07.06.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2

MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/16 Dato: 07.06.16, kl. 08.15 09.15. Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Hege Lønning, medlem Siril Follerås Engedal, medlem Rune Engeset, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen v/ Irene Loka. Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: SAKSLISTE: SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2015 utsatt fra forrige møte SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 03.05.16 SAK 13/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER SAK 14/16 FINANSFORVALTNINGEN 2015 - REVISORUTTALELSE FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 28.04.16 Ref. 08/16 Rådmannen, tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold Ref. 09/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3

Møtebok 07.06.16 Mandal kontrollutvalg SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. 3. Utvalget anbefaler at leder orienterer bystyret om årsmeldingen i neste møte. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2015 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE 03.05.16 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra 03.05.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte 03.05.16 Bakgrunn for saken: 2 4

Møtebok 07.06.16 Mandal kontrollutvalg Forslag til møtebok fra 03.05.16 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra 03.05.16 godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 13/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER I MANDAL KOMMUNE Revisjonssjef presenterte prosjektplanen med vekt på gjennomgang av foreslåtte problemstillinger. Disse ble gjennomgått og diskutert. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert 30.05.16 og ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet i tråd med denne. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan datert 30.05.16 Bakgrunn for saken: I møte den 03.05.16 bestilte kontrollutvalget en prosjektplan med beskrivelse av hvordan dette prosjektet kan gjennomføres. Forslag til prosjektplan foreligger nå og den inneholder blant annet forslag til problemstillinger. Kontrollutvalget må ta stilling til om de foreslåtte problemstillinger er egnet til å gi svar på de spørsmål man ønsker svar på. Prosjektplanen inneholder en fyldig beskrivelse av prinsipper for prosjektstyring. Utover dette beskriver også prosjektplanen valg av metode, samt planlagt ressursbruk og tidsplan. Det tas sikte på at endelig rapport fra prosjektet foreligger i løpet av året. Revisjonssjef vil orientere kontrollutvalget nærmere om innholdet i prosjektplanen i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert 30.05.16 og ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet i tråd med denne. 3 5

Møtebok 07.06.16 Mandal kontrollutvalg SAK 14/16 FINANSFORVALTNINGEN 2015 REVISORUTTALELSE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2015 til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Attestasjonsuttalelse fra revisor til rådmannens finansforvaltning datert 12.04.16 Bakgrunn: Revisors attestasjonsuttalelse er sendt til kontrollutvalget med kopi til rådmannen. Revisjonen har kontrollert rådmannens etterlevelse av forskrift, reglement og rutiner for finansforvaltningen i Mandal kommune i 2015. Rådmannen er ansvarlig for at finansforvaltningen gjennomføres i henhold til finansreglement fastsatt i samsvar med lov og forskrift, samt etablerte rutiner for finansforvaltningen. Revisjonens oppgave er å avgi en uttalelse om rådmannens finansforvaltning. Attestasjonsoppdraget er utført i samsvar med internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE 3000). Revisors konklusjon er at rådmannen i det alt vesentlige har etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og rutiner. Det vises for øvrig til attestasjonsuttalelsen som følger vedlagt. Vurderinger: I og med at revisjonen ikke har merknader til rådmannens finansforvaltning, anbefaler jeg kontrollutvalget å ta attestasjonsuttalelsen til orientering. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2015 til orientering. FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Møteplan 2. halvår 2016. 4 6

Møtebok 07.06.16 Mandal kontrollutvalg Møtedato Orienteringer Saker 11.10.16 Integrering/flyktningarbeid Plan for forvaltningsrevisjon, Budsjett 2017 29.11.16 Helse/omsorg 17.01.17 Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 28.04.16 Ref. 08/16 Rådmannen, tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold Ref. 09/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Konklusjon: Ref. 08/16: Kontrollutvalget ønsker at rådmannen i neste møte orienterer utvalget om hva saken gjaldt og hvilken konklusjon som ble trukket. Ref. 7/16 og 9/16: Referatene ble tatt til orientering. 5 7

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 16/16 Møtedato: 11.10.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt 2017 2. Agder Sekretariat, vedtatt 2017 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsendelse av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet et i møte 01.09.16 og legger i sitt opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 120.000 i 2016 til kr. 123.000 i 2017, en økning tilsvarende 2,5%. For ytterligere informasjon vises til et som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Driftstilskuddet skal dekke gjennomføringen av revisjonsoppgaver. Budsjettet er fastsatt av representantskapet i møte den 27.09.16. Budsjettet innebærer som tidligere år 550 timer til regnskapsrevisjon og 400 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll m.m. Mandal kommunes tilskudd til revisjonen økes fra 963.000 i 2016 til kr. 996.000 i 2017, en økning tilsvarende 3,4%. For ytterligere informasjon vises til et som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av et for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i forslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten har stått uforandret i flere år, og den foreslås økt fra kr. 15.000 til kr. 20.000. Dette for at posten skal kunne dekke deltakelse på den årlige kontrollutvalgskonferansen for to av kontrollutvalgets medlemmer. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget for 2017 Det fremlagte forslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års ramme for kontroll og tilsyn Vedtatt for Kommunerevisjonen Vest for 2017 Vedtatt for Agder Sekretariat for 2017 8

Tabell: Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt 2016 Vedtatt 2015 Tilskudd til Kr. 996.000 Kr. 963.000 Kr. 931.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 123.000 Kr. 120.000 Kr. 117.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr. 20.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 Total Kr. 1.139.000 Kr. 1.098.000 Kr. 1.063.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en ramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 1.139.000,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 9

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 16/2016 Representantskapet Møtedato: 27.09.2016 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Års 2017 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan 2017 2020. Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte års for 2017 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2017 2020 vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Saksutredning: Vedlegg: Styresak 10/2016. Forslag til for 2017. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra 01.01.2017. Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at styret legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden 2017 2020 som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. 1 10

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets arbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste år og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om års for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for innarbeidelse i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for et vises det til vedlagt styresak 10/2016. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017, dvs. samme all er videreført. Økonomiplan i perioden 2017 2020: Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring 2015 2016 2017 2018 2019 20020 2016-2017 Sum driftsinntekter -7 702-8 310-8 640-8 640-8 640-8 640 3,97 % Sum driftsutgifter 7 728 8 324 8 660 8 660 8 660 8 660 4,04 % Brutto driftsresultat 26 14 20 20 20 20 42,9 % Netto finansinntekter -55-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -29-26 -30-30 -30-30 Netto avsetninger 29 26 30 30 30 30 Årets mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 248-7 300-7 550-7 550-7 550-7 550 Inntekt fra andre kunder -1 302-950 -1 000-1 000-1 000-1 000 Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er ert med kr 7 550 000. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2016. Fordelingsnøkkelen 2 11

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2017: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte års for 2017 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2017 2020 vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 3 12

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Flekkefjord, 01.09.2016 Irene Loka revisjonssjef 4 13

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2016 Styret Møtedato: 01.09.2016 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett 2017. Økonomiplan 2017-2020 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene 2017-2020 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Saksutredning: Vedlegg: Forslag til års for 2017. Rammer for et Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra 01.01.2017. Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at vi legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden 2017 2020 som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. 1 14

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Følgende forutsetninger er lagt for et: Når det gjelder bemanningssituasjonen, så er det ert med 7,8 årsverk (8 ansatte) i tillegg til noe kjøp av tjenester. Dette nivået fordrer en svært effektiv revisjon samt effektiv regnskapsavleggelse fra kommunenes side. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr 7 308 000 Lønnen for 2016 er ert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, samt at jeg forutsetter et ut fra 7,8 årsverk og at noe av personalbehovet vil bli dekket ved kjøp av tjenester fra andre. Jeg har beregnet lønnsutgiftene med et generelt lønnstillegg på 2,5 % fra 1.5. i 2017. Overtiden er ert med kr 250 000. Dette er på samme nivå som overtidsbruken er i 2016. Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 17 %. Jeg har ikke noe fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr 900 000 i et. Dette er noe lavere enn et for 2016. Nivået på et er usikkert, men fra fra erfaringer fra tidligere år bør dette være tilstrekkelig. Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, ert med en økning på 1,16 % fra 2016. Andre driftsutgifter Budsjett: kr 1 352 000 Sum driftsutgifter er økt med kr 250 000. Dette gjelder hovedsakelig kjøp av tjenester som er ert med kr 310 000, og noen reduksjoner av andre driftsposter bl.a. kurs og reise. Enkelte av postene som er ert gjelder bl.a.: 2017 2016 Forsikring ansatte 25 000 20 000 Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap 110 000 106 000 Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) 130 000 165 000 Current timeregistreringssystem Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor Lyngdal) Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur) Drifting IT 115 000 115 000 2 15

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr 7 550 000 Inntektene fra kommunene har en økning på 3,4 %. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr 1 000 000 En har basert inntekten med en økning i timepris fra kr 750 til kr 790. Finans overføringer Renteinntektene er ert med kr 50 000. I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr 30 000 for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er ert med kr 7 550 000. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2016. Fordelingsnøkkelen er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 3 16

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan: En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017: Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring 2015 2016 2017 2018 2019 20020 2016-2017 Sum driftsinntekter -7 702-8 310-8 640-8 640-8 640-8 640 3,97 % Sum driftsutgifter 7 728 8 324 8 660 8 660 8 660 8 660 4,04 % Brutto driftsresultat 26 14 20 20 20 20 42,9 % Netto finansinntekter -55-40 -50-50 -50-50 25,0 % Netto driftsresultat -29-26 -30-30 -30-30 Netto avsetninger 29 26 30 30 30 30 Årets mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 248-7 300-7 550-7 550-7 550-7 550 Inntekt fra andre kunder -1 302-950 -1 000-1 000-1 000-1 000 Den videre prosessen: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme fordelingen av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for å innarbeide dette i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene 2017-2020 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 4 17

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal 340 100 440 6,1 % 461 000 3,4 % 446 000 6,1 % 383 000 403 Farsund 520 360 880 12,2 % 923 000 3,5 % 892 000 12,2 % 821 000 863 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 839 000 3,5 % 811 000 11,1 % 840 000 884 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 440 000 3,3 % 426 000 5,8 % 319 000 336 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 787 000 3,4 % 761 000 10,4 % 643 000 677 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 745 000 3,5 % 720 000 9,9 % 409 000 431 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 807 000 3,3 % 781 000 10,7 % 686 000 722 Mandal 550 400 950 13,2 % 996 000 3,4 % 963 000 13,2 % 1 005 000 1 057 Marnardal 380 150 530 7,4 % 556 000 3,5 % 537 000 7,4 % 280 000 294 Sirdal 400 100 500 6,9 % 524 000 3,4 % 507 000 6,9 % 534 000 562 Åseral 350 100 450 6,3 % 472 000 3,5 % 456 000 6,3 % 327 000 344 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 550 000 3,4 % 7 300 000 100 % 6 247 000 6 573 Flekkefjord, 01.09.2016 Sign. Irene Loka Revisjonssjef 5 18

Driftsinntekter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til års 2017 Forslag års Års Regnskap Endring 2017 2016 31.12.15 B2017-B2016 16200 Inntekt kommuner -7 550 000-7 300 000-6 248 100 3,42 % 16201 Honorar o.l. 16500 Inntekt fra andre -1 000 000-950 000-1 302 190 5,26 % 17100 Refusjon sykepenger -64 372 17290 MVA.komp drift -90 000-60 000-87 280 50,00 % 17700 Diverse refusjoner 17701 Refusjon telefon ansatte -558 Sum Driftsinntekter -8 640 000-8 310 000-7 702 500 3,97 % Driftsutgifter: 10100 Lønn faste stillinger 5 020 000 4 950 000 4 802 436 1,41 % 10200 Vikariater 10300 Ekstrahjelp 70 000 70 000 66 776 0,00 % 10400 Overtid 250 000 200 000 192 353 25,00 % 10500 Annen lønn 12 500 10501 Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg 48 000 54 000 52 000-11,11 % 10800 Godtgjørelse styremedl. 100 000 100 000 78 480 0,00 % 10850 Tapt arbeidsfortjeneste 10 000 20 000 720-50,00 % 10900 Pensjon 900 000 930 000 506 225-3,23 % Premieavvik Pensjon 251 522 10990 Arbeidsgiveravgift 910 000 900 000 761 725 1,11 % 10995 Avsetn. Feriep. Arb.g.avg. 76 635 Sum Personalutgifter 7 308 000 7 224 000 6 801 372 1,16 % 11000 Trykking/papir/rekvisita m.v. 40 000 40 000 38 528 0,00 % 11001 Faglitteratur,håndbøker m.v. 30 000 30 000 32 487 0,00 % 11004 Andre kontorutgifter 5 000 5 000 4 487 0,00 % 11150 Møteutgifter, bevertning 15 000 15 000 20 728 0,00 % 11200 Velferdstiltak 17 000 17 000 16 500 0,00 % 11202 Andre varer og tjenester 5 000 5 000 1 100 0,00 % 11205 Regnskapsføring 35 000 35 000 32 960 0,00 % 11300 Telefon 0 1 200-100,00 % 11301 Tjenestetelefon (ansatte) 5 000 4 500 6 295 11,11 % 11302 Porto 5 000 5 000 4 015 0,00 % 11400 Annonser 20 000 20 000 0,00 % 11500 Kurs/opplæring 135 000 155 000 113 210-12,90 % 11600 Reiseutg. Oppg.pl. 150 000 170 000 145 862-11,76 % 11650 Andre oppgavepl. Godtgj. 20 000 20 000 20 620 0,00 % 11700 Reiseutgifter, ikke oppg.pl. 50 000 61 300 28 093-18,43 % 11850 Forsikring 25 000 20 000 19 921 25,00 % 11950 Kontingenter 110 000 106 000 110 644 3,77 % 11951 It-lisenser 130 000 165 000 121 198-21,21 % 12000 Inventar og utstyr 10 000 10 000 0,00 % 12001 IT-utstyr 10 000 20 000-50,00 % 12005 It-programvare 10 000 10 000 8 009 0,00 % 12400 Driftsavtale IT 115 000 115 000 100 000 0,00 % 12706 Revisjon 10 000 10 000 14 615 0,00 % 19

Forslag års Års Regnskap Endring 2017 2016 31.12.15 B2017-B2016 13700 Kjøp fra private 310 000 46 14290 MVA. pl. anskaffelser 90 000 60 000 87 280 50,00 % Sum Andre driftsutgifter 1 352 000 1 100 000 926 598 22,91 % Avskrivninger Sum driftsutgifter 8 660 000 8 324 000 7 727 970 4,04 % Brutto driftsresultat 20 000 14 000 25 470 42,86 % 15000 Netto renteutgifter 19000 Netto renteinntekter -50 000-40 000-54 826 25,00 % 19900 Motpost avskrivninger Netto driftsresultat -30 000-26 000-29 356 19300 Bruk av tidligere mindreforbruk 19400 Bruk av disposisjonsfond 15400 Avsetning til disposisjonsfond 15700 Overført til inv. 30 000 26 000 29 356 Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk 0 0 0 20

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 1. september 2016 SAK 05/16 BUDSJETT FOR 2017 AGDER SEKRETARIAT Enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til for 2017 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 05/16 BUDSJETT FOR 2017 AGDER SEKRETARIAT Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om års. Årset skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årset skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om års og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene. 2017 er det 13. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling de siste fem årene: 2013: kr 109.000 2014: kr 114.000 2015: kr 117.000 2016: kr 120.000 () 2017: kr 123.000 () Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 21

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2015 hadde selskapet en egenkapital på kr 691.111. Kommentarer: Det eres med en lønnsvekst med 3,5 % fra 1.5.2017. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2016-et. Andre kostnader økes med ca. 1.6%. Dette skyldes bl.a. indeksregulering av husleie, økt kontingent til NKRF, og den forventede prisveksten på kjøp av varer/tjenester. Totalt øker et med 2.5% i forhold til for 2016. Forslag til for driftsåret 2017 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2017 2016 2015 Tilskudd fra eierkommunene 1 968 1 920 1 872 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 1 968 1 920 1 872 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 791 1 757 1 602 Andre driftsutgifter 187 183 215 Sum driftsutgifter 1 978 1 940 1 817_ Brutto driftsresultat - 10-20 55_ Finansinntekter 10 20 22 Netto driftsresultat 0 0 + 77 Bruk av disposisjonsfond 0 0 0 2 22

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Rett utskrift: Kjell Ivar Hommen 3 23

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 17/16 Møtedato: 11.10.16 Saksbehandler: Willy Gill SAK 17/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune 2016-2019 Overordnet analyse Mandal kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 22. september 2015 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 3. mai 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på xx ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 for Mandal kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: - - - - - 24

Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 400 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført årlige prosjekter i løpet av perioden. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Mandal kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Hensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer i kommunen. Det er viktig med et godt samarbeid mellom administrasjonen, revisor og kontrollutvalget for å lykkes med dette. Forslag til innstilling: Bystyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune 2016-2019» der følgende områder/prosjekter prioriteres: - - - - - Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. 25

Agder Sekretariat PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalgets forslag pr. 11.10.16 MANDAL KOMMUNE 2016 2019 Oktober 2016 26

Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 - Mandal kommune Bakgrunn Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner bestemmer at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. På denne bakgrunn har kontrollutvalget i Mandal kommune bestilt en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som grunnlag for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Innholdet i plan for forvaltningsrevisjon Hjemmelen for forvaltningsrevisjon følger av kommuneloven (koml.) 77 nr. 4, som fastsetter at kontrollutvalget skal se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).., jf. tilsvarende formulering i 9 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Etter 10 skal det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Det er videre fastsatt at kommunestyret vedtar planen. Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikten med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, settes fokus på økonomi og måloppnåelse. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større krav til kvalitet, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markedet skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget bl.a. til: o å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger o å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift Statlig tilsyn med kommunesektoren er omtalt i koml. kap. 10A, og det er også gjennom Meld. St. 12 (2011-2012) oppfordret til samordning av tilsyn, også i forhold til kommunens egenkontroll. Kontrollutvalget vil bidra til samordning mellom statlig tilsyn og kommunens egenkontroll. Agder Sekretariat 2 27

Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 - Mandal kommune Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonen Gjennomføring Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget sørge for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtar problemstillinger, prosjektplan og ressurser, og om det i så fall skal gjennomføres foranalyse. Bestillingen sendes kommunerevisjonen Rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Rapport og resultater fra det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt legges fortløpende frem for kommunestyret. Prioriteringer i denne planperioden Generelt Overordnet analyse er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk for den enkelte kommune dessuten samtaler med administrativ ledelse og ordfører. Vi viser til den overordnede analysen for nærmere opplysninger. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger (jf. vedlegg). Et prosjekt blir bl.a. iverksatt for å bidra til å redusere en mulig trussel. I tillegg vil dette være prosjekter som skal fokusere på en målrettet, rasjonell og kostnadseffektiv drift. Ved en konkret utvelgelse av prosjekter bør nytteverdien vurderes i forhold til forventet ressursbruk for å gjennomføre prosjektet. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Prioritering av forvaltningsrevisjoner I oversikten nedenfor er det foreslått forvaltningsrevisjoner ut fra de opplysningene som foreligger. Etter en helhetlig vurdering har kontrollutvalget valgt å foreslå følgende prosjekter for Mandal kommune for 2016 2019: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse En nærmere begrunnelse for valg av disse prosjektene, ligger i vedlegget( Overordnet analyse). Agder Sekretariat 3 28

KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Mandal kommune 2016 2019 29

Mandal kommune Overordnet analyse 2016-2019 Innhold 1 Innledning... 4 1.1 Forvaltningsrevisjoner i forrige planperiode... 5 1.2 Overordnet perspektiv - kommunens virksomhet i henhold til kommuneloven... 5 2 Om Mandal kommune... 7 2.1 Organisering politisk og administrasjon... 7 2.2 Gjennomførte tilsyn... 8 3 Overordnet analyse... 9 3.1 Funksjonsdyktig kommunalt folkestyre... 9 3.2 3.1.1 Forsvarlig utredning og iverksettelse av vedtak... 9 3.1.2 Delegasjon av myndighet... 9 3.1.3 Forvaltningsloven... 10 3.1.4 Offentlighetsloven... 10 3.1.5 Personvern... 11 3.1.6 Journalføring og saksbehandling... 11 3.1.7 Etikk og varsling... 11 Rasjonell og effektiv forvaltning av ressursene... 12 3.2.1 Økonomisk utvikling... 13 3.2.2 Likestilling, mangfold og diskriminering... 14 3.2.3 Helse- og omsorg... 15 3.2.4 Oppvekst... 25 3.2.5 Byutvikling... 27 4 Oppsummering... 29 Tabelloversikt: Tabell 1: Kostratall pleie- og omsorgstjenestene... 16 Tabell 2: Kostratall helsestasjonstjenester... 22 Tabell 3: Kostratall barnevern.... 23 Tabell 4: Oversikt over mulige prosjekter for forvaltningsrevisjon.... 30 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 2 30

Mandal kommune Overordnet analyse 2016-2019 Forord Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, har fått i oppdrag av kontrollutvalget i Mandal kommune å foreta en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere områder der det kan være behov for å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Arbeidet er hovedsakelig utført i september 2016. Flekkefjord, 29.09.2016 Sign. Irene Loka Revisjonssjef Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 3 31

Mandal kommune Overordnet analyse 2016-2019 1 Innledning Denne rapporten gir en overordnet analyse av Mandal kommune. Hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Analysen skal baseres på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I tillegg kommer vurderinger av om regelverket etterleves, om kommunens styringssystemer og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget som legges fram for politiske organer er i samsvar med offentlige utredningskrav. Hensikten er bl.a. å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Det er kontrollutvalget som skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon kan kommunen oppnå: Å få påvist forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger. Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for: Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen. Ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse. Vi har basert den overordnede analysen på dokumentgjennomgang og en analyse av Kostratall. Dokumentene som er gjennomgått er i hovedsak kommuneplanens samfunnsdel 2015 2027, for 2016, økonomiplan 2016-2019, og årsregnskapet og årsberetningen for 2015. Vi har også brukt Eldreplan 2020 og integreringsplan for perioden 2015 2018.. Videre har vi tatt hensyn til erfaringer fra regnskapsrevisjon, samt møter med rådmann, ordfører og kontrollutvalg. Gjennom møtene har vi ønsket å drøfte og få innspill til nyttige og relevante prosjekter. Innspill fra disse møtene har vi lagt stor vekt på i analysen, og enkelte av prosjektene vi foreslår som aktuelle, baserer seg på disse innspillene. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 4 32

Mandal kommune Overordnet analyse 2016-2019 1.1 Forvaltningsrevisjoner i forrige planperiode I forrige planperiode for forvaltningsrevisjoner er følgende prosjekter gjennomført: 1 Offentlige anskaffelser. 2 Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Halse Eiendom AS. 3 Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak. 4 Digital mobbing skjult mobbing. Forvaltningsrevisjon av styring av investeringsprosjekter er påbegynt i 2016. 1.2 Overordnet perspektiv kommunens virksomhet i henhold til kommuneloven Kommunens overordnede målsetting er, ifølge kommuneloven, rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser. For å nå dette målet må kommunen ha en god måloppnåelse, riktig oppfølging av vedtak, god økonomistyring og en optimal produktivitet. Analysen tar utgangspunktet i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Kommuneloven 1 deler den kommunale virksomheten inn i fire kategorier: Legge til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre. Stå for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap. Bidra til en bærekraftig utvikling. Legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Dersom en tar utgangspunkt en risiko- og vesentlighetsvurdering kan en utdype disse kategoriene videre: Fungerer lokaldemokratiet som forutsatt i kommuneloven? Risiko- og vesentlighetsvurderingene vil her for eksempel være knyttet til spørsmålet om i hvor stor grad administrasjonen realiserer vedtak fattet av folkevalgte organer, om sakene som legges fram for folkevalgte organer er tilfredsstillende utredet, og om kravene i forvaltningsloven og offentlighetsloven overholdes. Vurderingene kan også gjelde spørsmålet om sakene legges fram på en måte som treffer de folkevalgte som målgruppe. Produserer kommunen de tjenestene innbyggerne har krav på, og skjer produksjonen på en rasjonell og effektiv måte? Dette punktet innbefatter det meste av kommunens økonomiske aktivitet og gjelder kommunens ytelse av tjenester overfor innbyggerne. Kravet til de kommunale tjenestene finnes nedfelt i ulike lover og forskrifter. De mest sentrale lovene er opplæringsloven, barnehageloven, pasient- og brukerrettighetsloven, helse- og omsorgstjenesteloven, sosialtjenesteloven, barnevernloven, introduksjonsloven og plan- og bygningsloven. Her vil Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS side 5 33