Protokoll Styremøte nr 3/2016 15.03.2016 kl 14:00-17:30 NSG, Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Karl Peter Aasland (KPA), Kjell A Saastad (KAS), Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) Forfall: Olaug Slethei (OS) 18-03/16 Underskrift av protokoll fra styremøte nr. 2/2016 Protokoll fremlagt og underskrevet. 19-03/16 Konstituering av styret valg av komiteer Vedtak: Grethe (GKN) gjenvalgt som styrets nestleder. Asle P (APJ) og Espen (NEO) har hatt møte med Anita Sandtrø 14. mars. Positivt. Hun anbefales utnevnt. Vedtak: Som Turneringskomite utnevnte styret Asle (Leder), Lasse, Karl Peter, Reidar, Anita Sandtrø. og DL (Espen). Etter god drøfting av komitéstruktur og deres virke valgte styret å be holde region og markedskomiteene. Vedtak: Styret utnevnte følgende medlemmer til Markedskomité: Kjell A Saastad (KAS), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Arvid Eie (AE) og Espen Olafsen (NEO) Vedtak: Styret utnevnte følgene Regionkomité: Brita Kleven Thorsvik (BKT), Olaug Slethei (OS) og Espen O (NEO) 20-03/16 Status administrasjon NEO redegjorde for dagligliv på Servicekontoret som nå i hovedsak består av å forberede program og reiserute for regionmøter, medlemsmottak og utmeldinger. Mar Menor-uke vel gjennomført. Markedsarbeidet og øvrig innsats for og med ESGA 2016 fortsetter. Nye logoklær vel i hus. Ny brosjyre (skal deles ut til KKer for distribusjon på regionmøtene) ble presentert til styrets anerkjennelse. Brosjyren er i trykken, og er ferdig tirsdag over påske.
Medlemskontingentene, sendt 24. feb. har gitt en del retur som følge av posthåndtering/adressefeil samt utmeldinger mottatt. Imidlertid er returbunken betydelig mindre i år enn i fjor. En umiddelbar evaluering av NSG Winter Tour til Mar Menor konkluderte med en vellykket turnering, der det tur- reise- bo- og transport-arrangementet, turneringsavviklingen og tilhørende hurring og premiering fungerte i godt samspill. Et godt grunnlag for ny kontrakt er lagt, som også vi sees sammen med brukerundersøkelse Premium reiser ved TAT iverksetter straks over påske.. Helge og Espen ga en kjapp innføring om det hørings/orienterings-møte de deltok i hos NGF. Sammen med øvrige interesseorganisasjoner rundt golfsporten fikk vi presentert oss på en god måte. Det er ikke sendt ut referat fra møtet, men vi har tilgang til de øvrige organisasjoners presentasjoner, om det er ønskelig å gå gjennom ved en passende anledning. Regionmøtene er i rute og vil bli holdt som følger: Regionmøter NSG 2016 Dato Region Klubb Hotell Varighet Ons 30.3 Vestfold Vestfold 17:00-19:00 Tors 31.3 Sørlandet Ernst 17:00-19:00 Tirs 5.4 Oslo V Asker GK 17:00-19:00 Ons 6.4 Trøndelag Stjørdl 17:00-19:00 Tor 07.04 Møre/Roms Molde GK 17:00-19:00 Tir 12.04 Oslo Ø Drøbak 17:00-19:00 Ons 13.04 Hed/Opp HOT 17:00-19:00 Tor 14.04 Østfold Moss 17:00-19:00 Tir 19.04 Hordaland Bjørnefjd 17:00-19:00 Ons 20.04 Haugesund HOT 17:00-19:00 Tor 21.04 Rogaland HOT 17:00-19:00 21-03/16 Økonomi og regnskap Status medlemmer og betalt kontingent. Inn 173 Ut 143 (inkl. utmeldte pr 1.1.16) Innbetalinger begynner å komme, det er foreløpig ingen overraskelser på kostnadssiden og som styreleder presiserte; det er litt tidlig å få noe stort bilde av driftsåret. Det viktigste i denne fasen av året er at vi har rammene på plass. -Budsjettet er periodisert og vi mangler kun 200 medlemmer for å være i mål budsjettmessig. -Vi ligger bra an. Ingen grunn til å se nøyere på utgifter og balanse. Styret tok det fremlagte regnskap tatt til etterretning. Ved nærmere ettersyn har vi overraskende lav rente på våre plasserte midler i Bien Bank. Det må gjøres noe med
Vedtak: Opprette ny konto med høyere rente på konto. Oppfølging: Espen kontakter banken og setter pengene fra Nibor-kontoen inn på en mer gunstig rente. 22-3/16 Status med TB 2016 Helge tok oss kyndig gjennom hovedfunnene i Dameundersøkelsen og Asle P redegjorde for konklusjonen i TK som hadde gitt følgende klasseinndeling: Det lages egne dameklasser over hcp 15,0. Klasse 8 (D1) går fra 15,0 21,9. Klasse 9 (D2) fra 22,0 36,0. Dersom det ikke samlet i disse klassene er minimum 5 deltagere spiller alle i miks klasse. For klasse 1 3 premieres i hver turnering beste Netto Score for Damer. Vedtak: TKs forslag fikk enstemmig tilslutning Oppfølging: Helge skriver en sammenfatning om konklusjonen som legges ut på hjemmesiden. I anledning drøfting av landskamper, der Island foreløpig viser seg vanskelig å få i stand noen avtale med, er det derimot klart at både Sverige og Danmark er villige til å ta imot 4 6 spiller i klasse 70+ under de oppsatte landskamper. Dette la grunn for følgende vedtak: Vedtak: Til landskampene mot Sverige og Danmark tas det ut fire spillere fra klasse 7-70Tour. Da dette var siste sak i Turneringsbestemmelsene for 2016 ble også disse lagt frem for styret til godkjenning. Vedtak: TB 2016 vedtatt. Oppfølging: Espen påser at TB 2016 legges på hjemmesiden 23-03/16 Status Terminlisten 2016 Terminlisten er så godt som ferdig og full, men grunnet ustabile driftsforhold på Borre GK går turneringene der ut og Tyrifjord GK kommer inn. Videre er turneringsopplegg på Hakadal GK inne og med turnering på Miklagard er forhandling om mulig tidspunkt i gang. Oppfølging: Med basis i terminlisten utarbeider i første rekke Helge en database og tilhørende operative tabellfunksjoner for turneringskontroll. Helge utvikler samtidig oppsett av ny premietabell og regnskapsskjema, etter innspill blant annet fra Erik Økseter.
24-03/16 Status ESGA 2016 Med bakgrunn fra møtet i Styringsgruppa 14. mars (dagen før styremøtet) redegjorde Helge hovedtrekkene i gjennomgangen av milepeler i fremdriftsplanen. (Det henvises for øvrig til det fullstendige referatet fra møtet i styringsgruppa (SG3 ESGA-2016_Referat_SG3_2016_03_14)) Et av hovedelementene i møtet var et nytt budsjett på ca 1.6 MNOK med utgangspunkt i eurokurs på 9,4. Her ligger vi pt ned 50.000 på inntekter. Vi har også fått klage fra ESGA v/kiefer på pris Euro 380, som mente at dette ikke var formelt godkjent. De vil ha oss ned til Euro 360. ESGA har også klaget på forskjellen pris for de presidenter de som spiser og ikke spiser Presidents Dinner. Helge har tilskrevet Kiefer om hva de eventuelt vil redusere på i forbindelse med middagen. Oppfølging: Helge/Kåre Den gode delen av arbeidet med ESGA 2016 så langt er at ansvarsoppgaver er fordelt på en god måte. Dommere NGF er kontaktet vedr utnevnelse av dommere, slik at vi da får tildelt dommere fra NSGs terminliste for dommere. (Sannsynligvis en TD og to dommere på hver bane) Registreringer Rydding i roller og skjemaføring, spesielt samleskjema blir Jan og Kåre sitt ansvar. Dette skjema overleveres sekretariatet lørdag før turneringen. (Jan (JHS) følger med dette skjema inn i sekretariatet.) Med hensyn til eventuelt manglende opplysninger må vi ha en kontroll på dette og innhente disse opplysningene primo juli. Seremonier Det planlegges et møte mellom Kåre, Helge og Espen om åpnings- og avslutningsseremoni i nærmeste fremtid. Styret gikk gjennom elementer i åpnings- og avslutningsseremoni som retningslinjer for møtet. Herunder premier og gjennomføring av åpnings- og avslutningsseanse.. Fotografering/film Espen har hatt et positivt møte med Thomas Bekkevar om filming og fotografering alle dager under mesterskapet. Han skal ha kr 5.000,- pr dag (fire dager), xx km under oppdragsdagene a kr 4,10 samt opphold på Scandic Park. Helge avsluttet med å konkludere med å dele en god følelse for arrangementet. Styringsgruppa begynner å fungere stadig bedre
25-03/16 Kommende styremøter 2016 ü Styremøte 4 11. mai 2016 ü Styremøte 5 17. august 2016 ü Styremøte 6 11. oktober 2016 ü Styremøte 7 13. desember 2016 ü Styremøte 1/2017 17. januar 2017 26-03/16 Eventuelt Espen oppfordret styret til å vurdere et strategiseminar med innlagt golfspill en helg litt ut på høsten Oppfølging: Styret tenker nøye over dette frem til neste styremøte.. 24. mars 2016 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Grethe Kristensen Nysveen Karl Peter Aasland Kjell A Saastad Asle Petter Johansen Olaug Slethei